Justificación de la propuesta

El conocimiento de un modelo y su operatividad por parte del personal que labora en el Registro de la Propiedad resulta importante para un desempeño profesional eficiente en la interrelación diaria que se mantiene con los usuarios que son cada vez más exigentes debido a las demandas de la comunidad moderna. Aspectos como la tecnología, la adquisición de bienes y la certificación de documentos que validen su existencia requieren de un tratamiento preciso y rápido al considerar que una institución como el Registro de la Propiedad se mueve en distintos frentes e interactúa con otras dependencias tanto del sector público, entre otras las notarías y los juzgados, así como entidades privadas, tal es el caso de bancos y mutualistas que ofrecen préstamos en los que se requiere gravar inmuebles.

La aplicación de un modelo de gestión brindará a los usuarios, principales beneficiarios de este trabajo, un espacio de tranquilidad al ver sus trámites realizarse sin contratiempos y de manera ágil y cordial por parte de sus empleados y funcionarios, al mismo tiempo que se fortalece el clima interno de la institución notándose un incremento positivo en el desempeño laboral de sus empleados.

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Los Departamentos de Secretaria de los organismos de servicio público a lo largo de su trayectoria, para la realización de sus actividades, no cuenta con las rutas técnicas que contengan información necesaria y sea un medio de consulta permanente, lo que le permita incorporar procesos dentro de su gestión, y muchas de esta no pasen por desapercibidas realizándolas de forma rutinaria, así no se obstaculizará la gestión la que deberá ser adecuada para todos quienes trabaja con estos departamentos para poder tomar los correctivos necesarios y su aporte al desarrollo organizacional sea eficaz, ya que están dotados de personal con los conocimientos necesarios y que tienen claro el papel protagónico dentro de cada una de las instituciones ya que el mismo es generador de desarrollo.

La Gestión secretarial busca poner de manifiesto las actitudes y aptitudes de las secretarias en las diferentes tareas encomendadas, como satisfacer al personal con el que interactúa al brindar un servicio de acuerdo a su perfil y puesto de trabajo. Dependerá de la secretaria y del aporte de los directivos para su aplicación.

En el modelo de gestión estratégica para el Registro de la Propiedad del cantón Ibarra, las secretarias será un factor determinante, para que mejore notablemente sus actividades diarias dentro de cada departamento y por ende usuarios de esta institución ya que son ellos lo que califican su profesionalismo.

3.2.5. Desarrollo de la propuesta

GESTIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LAS SECRETARIAS

Concepto

La guía es un documento destinado a implementar mecanismos para la gestión y organización de las secretarias en el desempeño de sus tareas. Por lo que su trabajo debe ser coordinado, aplicado conjuntamente con las autoridades; los contenidos permitirán que la gestión sea complementada al tener información precisa a la mano, que servirá en la vida de todos los involucrados.

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Importancia

La gestión y organización de las actividades de las secretarias es importante para el desarrollo de las labores del Registro de la Propiedad del cantón Ibarra, mismo que proporciona elementos primordiales para alcanzar los conocimientos para que sean ejecutados para que su gestión aporte al desarrollo del organismo logrando mejores resultados.

Manejo de la Agenda

Organizar, planificar y gestionar la agenda de trabajo son tareas que cualquier profesional del secretariado deberá dominar, para ello, es necesario tener unas buenas dotes organizativas y de sentido común, anotar toda la información que afecte al trabajo, incluso aquella que pueda inicialmente no parecer importante: citas, contactos, fechas, asuntos a tratar, eventos, reuniones, planificaciones, etc.

Pero anotar toda la información como si de un diario se tratase no será suficiente, es necesario anotarla de forma eficaz, para ello, se debe tener en cuenta los siguientes consejos:

 Usar distintas agendas de trabajo clasificadas según qué asuntos guardar: agenda personal, agenda de reuniones, agenda diaria, agenda planning, etc. Es conveniente usar distintos colores si se usan agendas físicas (en papel).

 La información que se anote deberá ser clara, concisa y breve. Una recomendación es que aquello que se anote siempre responda a preguntas como: ¿Qué se anota? ¿Por qué se anota? ¿Quién lo solicita? ¿Cuándo se anota y vence?, etc.

 La información deberá poderse localizar de forma rápida, para ello, es conveniente fechar las notas o codificarlas, por ejemplo, una reunión mantenida el 24 de octubre de 2013 podría codificarse como REU20131024. (cursiva del autor como ejemplo).

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 No es recomendable usar la agenda física para anotar información confidencial, pero de hacerse, la agenda de trabajo deberá guardarse siempre bajo llave y con las medidas de seguridad oportunas.

¿Qué información debe contener?

Una agenda de trabajo deberá contener información útil. Alguna de la información que deberá contener es:

 Datos de los contactos: direcciones, teléfonos, e-mails, etc.

 Un calendario que contenga el año anterior, el actual y el posterior donde poder planificar.

 Un planificador que permitirá gestionar las citas, eventos, proyectos, etc. durante un cierto período de tiempo.

 Un dietario que permita anotar por horas, distribuyendo así las tareas a lo largo de un día de trabajo.

 Si la agenda es en papel, debería disponer de separadores en colores para identificar mejor las secciones y pode localizar así la información más rápidamente.

TIPOS DE AGENDA

Existen distintos tipos de agenda atendiendo al formato de ésta o al ámbito de la misma Según el formato de la agenda:

Agenda de Papel

Representa la agenda tradicional que podemos encontrar en cualquier papelería. Como principal ventaja podemos destacar que resulta fácil y rápida de utilizar y además, podemos llevarla a cualquier lugar sin necesidad de disponer de ninguna infraestructura. Pero presenta también inconvenientes:

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 Se agota y por tanto hay que renovarla,

 No permite borrar los errores,

 No dispone de recordatorios,

 La información es difícil de explotar,

 No dispone de medidas de protección frente a la confidencialidad de los datos que porta, etc.

Aún con estos inconvenientes, ¿Quién no dispone de una agenda o cuaderno en su trabajo donde tomar notas? La agenda tradicional sigue vigente, aunque se suele usar en combinación con dispositivos electrónicos.

Agenda Electrónica

La evolución de la agenda electrónica disfruta de enormes posibilidades frente a la agenda tradicional.

Mini-Ordenador

Son ordenadores portátiles de reducidas dimensiones (similar a una libreta o cuaderno) y un mínimo espesor, pero con las funcionalidades de los equipos grandes de sobremesa. En ello, podremos llevar la documentación que necesitemos, portar herramientas ofimáticas e incluir software que nos permita llevar la agenda del día a día.

Según el ámbito de la agenda se puede encontrar:

Agenda personal. De uso estrictamente personal.

Agenda de trabajo. De uso profesional, en ella se anotará todo aquello que afecte al día a día de trabajo, de una forma ordenada, clara, concisa y fechada.

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Agenda de su superior. Es donde se anotan las actividades, tareas, citas, reuniones, viajes, etc. que su superior (para quien presta sus servicios el profesional del secretariado) tiene planificadas. Es necesario consensuar todas las citas y anotar todos aquellos detalles que afecten a las mismas.

AGENDA QUE USA LA SECRETARIA

En ella se planificarán las tareas, día y hora de realización y entrega.

Agenda del Jefe

En esta se anotaran todas aquellas actividades que competen al jefe.

Gestión de la Agenda del Jefe

Las actividades de la agenda del jefe se deben distinguir en tres ámbitos:

1. Familiar: No se debe invadir, si es necesario hay que consultarlo con él, tienen que ser casos excepcionales.

2. Ocio: No se debe interrumpir, él necesita estos momentos para poder rendir mejor. En caso necesario se debe consultar con él.

3. Tiempo empresarial: Es necesario conocer las costumbres del jefe.

 No se necesita permiso para la gestión de este tiempo.

 Hay que tener en cuenta la duración de las tareas y dejar margen.

 Debemos considerar el ritmo biológico, y no programar tareas complicadas al principio o final de la jornada.

45 4. Siempre que no se use tiene que estar bajo llave. 5. Planificación diaria, mensual y anual

6. Antes de registrar las tareas en la agenda hay que hacer un borrador, las normas que tendremos en cuenta para la planificación son:

7. El objetivo tiene que ser concreto y asequible.

8. Tiene que tener un plazo temporal. No se deben planificar tareas más allá de un trimestre. El tiempo ideal son 15 días.

9. Se debe conocer el propio ritmo biológico y laboral.

10. Después de concretar el borrador de las tareas hay que elaborar un planning siguiendo lo siguiente:

 No dedicar más de 2 horas seguidas en una misma tarea.

 La tarea se entregará a las 12 del día de entrega.

 Las tareas más difíciles se harán en horas Hill

 Los lunes y los viernes no programar tareas difíciles

 Los días festivos no se programan

 No se puede cargar una jornada con más de 5 tareas de máxima dificultad.

REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA

Flujo de la Información

Dentro de un proceso lógico de organización es condición indispensable normalizar el flujo de la información, los procesos de recibido y despacho de la documentación situación que sería la ideal, pues de esta manera puede garantizarse el control total de la información desde la oficina de secretaria, es necesario que se establezcan lineamientos básicos para este

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departamento, con el fin de controlar que la documentación que en ella se produce llegue a su destino, de igual con la que se recibe sea tramitada en su totalidad y oportunamente.

Registro de Correspondencia

En necesario asegurarse que es en esta oficina donde se dará la respuesta a la correspondencia se lleve este registro de información con toda la documentación que llegue o salga de la oficina.

Características del Trabajo

Bajo supervisión inmediata, realiza trabajos de dificultad rutinaria efectuando labores secretariales y realiza tareas afines según sea necesario.

Tareas típicas:

 Efectúa trabajos mecanográficos tales como: oficios, memorandas, formularios, documentos diversos, borradores, cuadros y otros.

 Recibe y atiende visitantes y público en general.

 Lleva el control de las audiencias de su supervisor

 Efectúa y recibe llamadas telefónicas y las pasa a su supervisor

 Mantiene, organiza y administra los archivos generales de la unidad.

Conocimiento, Habilidades y Destrezas Requeridos:

 Conocimiento de procedimientos y métodos de oficina.

 Conocimiento de organización y procedimientos administrativos.

 Habilidad para tomar dictados taquigráficos con rapidez.

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Especificación del campo ocupacional

La secretaria es asistente directa del jefe y constituye el principal eslabón de comunicación entre él y el resto de personas, es portavoz de las decisiones de su superior.

La función asistencial del secretariado

La secretaria es asistente directa del jefe y constituye el principal eslabón de comunicación entre él y el resto de personas, es portavoz de las decisiones de su superior y sus funciones principales son:

a) Representar personalmente al feje

Ésta es una de sus primeras funciones, pues por la confianza que el jefe tiene en ella, le delega una serie de responsabilidades: realizar determinadas gestiones, coordinar actividades con otros departamentos, recibir a los clientes y facilitar los trámites, ocuparse del trato con el personal de la empresa, etc. Toda esta representatividad debe ejercerla cuidando la imagen de la empresa, de su jefe y la suya propia, por lo que requiere excelentes conocimientos sobre relaciones públicas.

b) Organizar el trabajo del jefe

La secretaria es la más cercana colaboradora del jefe, en consecuencia, le corresponde organizar la agenda de trabajo de su superior. Ella es la memoria de su jefe y le recordará los compromisos internos y externos adquiridos con anticipación, relacionados con entrevistas, reuniones viajes, etc. Además, le compete preparar los documentos relativos a todas estas acciones.

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c) Preparar la correspondencia de rutina del jefe

La preparación de la correspondencia habitual significa evitarle al jefe una serie de esfuerzos secundarios que le causan preocupaciones y le quitan gran parte de su tiempo, así él puede disponer de más tiempo para dedicarse a los asuntos inherentes a sus funciones.

d) Coordinar adecuadamente las actividades de la oficina

La secretaria tiene un papel de coordinación muy importante pues permite establecer un vínculo entre el jefe y los demás funcionarios de la oficina, mantener y asegurar las acciones internas de la empresa a través de la comunicación, para la organización del trabajo, la planificación de las actividades de la oficina y el cumplimiento de las tareas de los empleados. Esta misión de coordinar, delegada por el jefe, requerirá de un alto grado de concentración que dé como resultado la ejecución de trabajos bien hechos, con un margen mínimo de error y un máximo de eficacia.

e) Mantener la oficina en funcionamiento en ausencia del jefe

Para asegurar las actividades propias de la oficina y de su función, con frecuencia la secretaria tendrá que hacer frente a determinadas situaciones en ausencia del jefe y debe estar preparada para solucionar ciertos asuntos con suficiente seguridad, así como para tomar decisiones por su cuenta, lo que le obliga a conocer con exactitud y amplitud el funcionamiento de la oficina.

TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN PARA EL TRABAJO DE OFICINA

Todo empleado de oficina debe conocer las técnicas de organización que ayuda hacer mejor uso del tiempo, de las facilidades físicas, del equipo y de los materiales que tiene a su disposición. Para demostrar buena organización en el trabajo de oficina debe conocerse y ponerse en la práctica y teórica y procedimientos que faciliten la realización del mismo, ya que

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una buena organización es vital para la eficiencia en las tareas que se realizan diariamente. Entre estas puede mencionarse las siguientes:

 Ahorrar tiempo y dinero

 Aumentar la productividad

 Disminuye tenciones

 Crear un ambiente de trabajo agradable

 Permite una comunicación más efectiva

 Produce satisfacción

Factores para una buena organización

Para establecer una buena organización en el lugar de trabajo es necesaria:

 Conocer el trabajo que se va a realizar

 Tener claras las metas y objetivos de la empresa, del departamento y del superior

 Tener estas metas por escrito

 Establecer prioridades manejar entrevistos, interrupciones y emergencias con facilidad

 Aprender a delegar

 Hacer un trabajo final de primer intención adiestrar a los compañeros y administradores en las destrezas de planificación y organización

 Tener flexibilidad

 Conocer preferencias del ejecutivo del equipo d trabajo con el cual se labora

Materiales que ayudan en la organización

Entre los materiales necesarios en la planificación de las tareas están:

 Libreta y lápiz.- la secretaria debe tener estos siempre a la mano. Es recordable escribir las instrucciones y no confiar en la memoria.

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 Calendario.- Debe mantenerse en un lugar accesible no solo el calendario del año actual, sino del año anterior y el del año siguiente. Estos calendarios deben estar accesibles al frente en la libreta de tomar notas, en el calendario de escritorio, en la pared o algún otro lugar cercano. Deben marcarse los días feriados o libres.

 Hojas de planificación.- pueden comprarse o diseñarse de acuerdo con las necesidades de la oficina.

ACTIVIDADES EJECUTIVAS

La atención al público

Para empezar a prestar un buen servicio, se debe hacer el inventario de los momentos de verdad y su evaluación. El servicio requiere una estrategia bien concebida; hay que crear sistemas amables con el cliente.

Importancia de la atención al público

La importancia a la atención al público es la buena educación. Por ello el éxito de las empresas y de las personas depende de la mejora del enfoque hacia el público. Esto equivale a la atención y respuestas adecuadas.

El trato al visitante

La actitud de la secretaria con las visitas es muy importante porque transmite una determinada imagen de la empresa para la que trabaja. Además, la secretaria suele ser la primera persona con quien habla el visitante y es de sobras conocido que las primeras impresiones son bastante decisivas. Aunque nadie juzgará a una empresa sólo por el comportamiento de su secretaria, si obtiene una impresión desfavorable de ésta, no dejará de preguntarse cómo una empresa de tal categoría puede contratar a esa secretaria o permitir que actuara de ese modo con los visitantes.

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Cómo recibir y atender al cliente

1. No haga esperar al cliente, salúdelo de inmediato. 2. Dar atención total, sin distracciones o interrupciones 3. Concede valor a los clientes

4. Pregunte en qué puede servir al cliente 5. Escuche al cliente

6. Haga que los primeros 30 segundos cuenten 7. Demuestre energía y cordialidad (entusiasmo)

8. Sea agente de su cliente (sino puede usted resolver el problema, ayude para ver quién puede)

9. Piense, use su sentido común para ver cómo puede resolver el problema del cliente 10. Haga que los últimos 30 segundos cuenten (dejar una buena impresión)

Cuando el visitante se presenta por primera vez

A una oficina acude todo tipo de visitantes, con motivos muy diferentes. La secretaria debe atenderlos siempre con toda corrección, porque ella asume la función de enlace entre la visita y su jefe.

Si una persona se imagina que el visitante entra en el despacho de la secretaria, esta puede conocer la identidad del visitante bien por que acude con una cita previa, bien porque acude con una cita previa bien porque desde recepción le ha comunicado su nombre del visitante, aunque ocurra lo contrario que la secretaria desconozca al visitante las formalidades son las siguientes:

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 Saludarle con naturalidad con un “Buenos días” o “Buenas tardes” nunca hola es un tratamiento demasiado familiar.

 No estrecharle la mano, a menos que lo haga él

 Ofrecerle asiento

 Esperar a que aclare el motivo de su visita.

Cómo atender al visitante que no sabe dónde tiene que realizar un trámite

En primer lugar, la persona que labora en la oficina debe ser cortes y averiguar de manera discreta pero directa el trámite que va a realizar el visitante. El anfitrión debe mostrarse atento y presto para ayudar en cualquier información requerida por el visitante, es preciso que se informe de manera precisa y clara, que no de lugar a confusiones; de esta manera se satisface las necesidades del visitante y a la vez proyecta una imagen de eficiencia personal e institucional.

Cómo atender al visitante a quien el jefe no puede recibir

La secretaria se lo comunicará con la mayor diplomacia y le propondrá alguna solución alternativa como darle hora para otro día, intentar atender ella misma su petición o buscar algún otro miembro de la empresa que pueda hacerlo. Lo importante es que en ningún momento dé la impresión de que esa persona no es bienvenida.

Cómo debe recibir la secretaria a una persona que ocupa un puesto jerárquico más alto que el de su jefe

Si el jefe desea concertar una entrevista con un superior Jerárquico, lo correcto es que sea él quien la solicite directamente. En tal caso, el superior jerárquico tendrá prioridad para fijar el día y hora del encuentro. También es correcto delegar esta tarea en la secretaria, pero debemos precisar que ésta hablará siempre con la secretaria del superior jerárquico, nunca con él

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directamente. Por regla general, lo correcto es que la cita tenga lugar en la oficina del ejecutivo de rango superior.

Planificación del trabajo

En la planificación del trabajo es prioritario discernir entre las tareas que le van a reportar beneficios y las que son de simple rutina. En esta parte aprenderá a establecer metas de largo alcance y a dejar en un segundo plano o a delegar las actividades de bajo rendimiento. Una de

In document Modelo de gestión estratégica para el registro de la propiedad de la ciudad de Ibarra (página 52-101)