El Archivo

Según (Quíroz, 2008, pág. 117) Es el conjunto de documentos públicos y privados que se administran y conservan para tener al alcance la información en forma oportuna. “Es la agrupación sistemática de documentos con características comunes que permitan un conocimiento detallado de cada documento.

La misma autora dice que es la acción de administrar, organizar clasificar, arreglar y conservar forma técnica los documentos que son importantes para la empresa.

Para (Quíroz, 2008, pág. 117) el manejo del archivo es el proceso que se encarga de administrar la documentación. La secretaria maneja documentos que son guardados en las oficinas y no en el archivo general; y es la responsable de administrar la correspondencia de las oficinas.

Según (Pascual, 2011, pág. 27) el progreso de toda organización, así como el volumen cada vez mayor de información que recibe, tienden a sustituir la institución genial y las dotes brillantes del individuo por la estandarización y unificación de métodos y criterios de eficacia en el trabajo.

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1.2.3.4. El documento

Para (Caro, 2004, pág. 137) el documento es como un instrumento escrito que ilustra sobre algún hecho. Tiene gran importancia jurídica como plasmación de declaraciones de voluntad y medio de prueba de las mismas.

Según (Gómez Martínez Domingo, 2007, pág. 8)existen dos tipos estos son:

a. Primario:

 Valor administrativo: utilidad inmediata para la gestión (nóminas), valor contable, fiscal, de comunicación, transparencia.

 Valor jurídico, legal: probatoria y testimonial (nombramiento), garantía de derechos y deberes, legalidad de actuación.

 Valor informativo: datos, antecedentes, estadísticas, facilita la gestión y las decisiones, eficacia y eficiencia.

b. Secundario:

 Valor histórico: memoria e investigación, patrimonio documental, continuidad en la gestión administrativa.

(Aguilar, 2007, pág. 8) Da a conocer que el manejo general de documentos es básico para el buen funcionamiento de un negocio o una empresa. El hombre de negocios inteligente no solamente se preocupa por no saber cómo se adaptan los documentos a sus sistemas comerciales; él sabe también cuál es el ciclo de vida de cada documento.

Según (Carmen M. Correa, 2010, págs. 7,8) las determina de la siguiente manera.

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 Recibo y distribución. Los documentos se reciben y se distribuyen por medio del servicio postal.

 Archivo. Es una fase esencial en el sistema de administración de documentos.

 Protección. Un documento debe ser conservado bajo condiciones ambientales adecuadas.

 Localización y uso. La razón básica para conservar los documentos es que estos se necesitarán y deben localizarse rápidamente.

 Disposición. La disposición de documentos incluye la transferencia, destrucción y conservación permanente.

(Óscar Sánchez Estella, 2010, pág. 139) Da a conocer que “hoy en día cualquier entidad, con independencia de su tamaño, utiliza aplicaciones informáticas para su gestión documental; como son los paquetes integrados, aplicaciones a medida, entre otras”.

1.2.3.5. La administración de datos

Según (Post, 2006, pág. 331) Consiste en planificación y coordinación requerida para definir datos de manera congruente en toda la compañía. Una persona o grupo debe tener responsabilidad de determinar qué datos deben reunirse, como deben guardarse y fomentar modos de utilizar dichos datos.

Según (Carmen M. Correa, 2010, pág. 11:13) existes dos tipos de sistemas de archivo que se da a conocer a continuación:

 Sistema de archivo manual. Consiste en un conjunto de principios, reglas y procedimientos que se siguen en la clasificación, uso y manejo de los documentos.

 Sistema de archivo electrónico. Es aquel que se crea, procesa, maneja, rastrea, conserva y comunica la información de forma lógica, no física, por medio de computadoras dotadas de gran memoria y capacidad.

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1.2.4. El Trabajo en la Oficina

Para (Valencia, 2002, pág. 118) el trabajo en la oficina tiene como función principal “la creación de documentos y su distribución para satisfacer las necesidades de la empresa”. Este trabajo debe ser considerado principalmente como un servicio y añade; “puede consistir en registrar datos, elaborar formas, mecanografiar documentos computar información o cualquier otra labor de oficina”.

1.2.5. Recopilación de información

En cuanto a la recopilación de la información (Valencia, 2002, pág. 118) existen, en toda oficina, siete elementos considerados como factores de análisis que influyen en las organizaciones y en el trabajo. Estos elementos son: formas, informes o reportes, archivos, equipo de oficina, personal, espacio, actividades.

1.2.6. Sistemas de información

Para (Kenneth C. Laundon, 2010, pág. 14) El sistema de información es un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización. También pueden ayudar a los gerentes y los trabajadores a analizar problemas, visualizar asuntos complejos y crear nuevos productos.

Según (Álvaro Gómez Vieintes, pág. 14) estas son:

 Se encarga de entregar la información oportuna y precisa, con la presentación y el formato adecuado, a la persona que lo necesita dentro de la organización.

 El sistema de información es el encargado de que la información sea gestionada siguiendo criterios de eficiencia y eficacia.

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1.2.7. La Comunicación

Según (Caries T.Bel Mallén, 2003, pág. 193) la comunicación es un elemento fundamental para el buen funcionamiento, e incluso la propia existencia, de la sociedad. El profesional de la comunicación responsable, el que ejerce bien su profesión, posibilita la plenitud del derecho humano a la información.

Para (Boda, 2011, pág. 176) la comunicación es un comportamiento humano por el cual las personas nos relacionamos.

Según (Emilio Pablo Díez de Castro, 2001, pág. 160) la comunicación es un proceso mediante el cual se intercambia la información en las organización (tanto entre los agentes internos como entre éstos y el exterior) para contribuir a lograr con eficiencia sus objetivos.

De acuerdo a las definiciones anteriores la comunicación es un comportamiento y un proceso, mediante el cual damos a conocer nuestras ideas y pensamientos a un receptor.

Según (Forero, 2004, pág. 19) al realizar una simple observación de la naturaleza, fácilmente comprobamos como aún en seres menos evolucionados persisten unos procesos de comunicación que, si bien son elementos, también son funcionales en términos de satisfacción.

Para (Echaniz, 2004, pág. 48) la comunicación significa, en su sentido más amplio, hacer llegar información, a través de una canal de comunicación, como son: el emisor, el mensaje, el lenguaje, el canal, el receptor, el ruido, y el feedback o retroalimentación.

Para (Gibson, 2011, pág. 420) el proceso general de la comunicación contiene cinco elementos: el comunicador, el mensaje, el medio, el receptor y la retroalimentación.

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Según los conceptos anteriores se puede tomar en cuenta la definición (Gibson, 2011).

(Mateus, 2008, pág. 26) Indica que “un buen comunicador se caracteriza por su dominio de la materia que trata,” su facilidad de palabra y poder de convicción. Indudablemente, el dominio de la materia incrementa la confianza, el análisis previo de los asuntos que se van a tratar.

Para (Pablos Heredero Carmen, 2011, pág. 32) Hoy nos llega y podemos acceder a más información que nunca. Se estima que en los últimos 50 años la humanidad ha producido más información que en toda su historia anterior y que en estos momentos cada 4 años se duplica en el mundo la información existente. En el campo profesional la situación no es distinta. En la obra de(George R. Terry, 2006, pág. 23)cita a(Work, 1977, pág. 280)

 La comunicación formal.- Sigue la cadena de mando de la organización formal. Para cualquiera de esa comunicación la trayectoria de transmisión está prescrita y estipulada.

 Comunicación informal.- Comúnmente llamada rumor o tentar la comunicación formal.

Según (Esclapez, 2003, pág. 427) los departamentos de comunicación han cobrado una importante creciente dentro de la estructura de las empresas en los últimos años, se deriva de la necesidad de establecer una relación de feedback o retroalimentación entre la propia empresa y sus clientes potenciales.

1.3. Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones teóricas