i
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
CAMPUS SANTO DOMINGO
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE LICENCIATURA DE CONTABILIDAD Y
AUDITORIA
TESIS PREVIA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIADA
EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TEMA
DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE ADMINISTRATIVO PARA EL MEJORAMIENTO DE LAS OPERACIONES DEL COMERCIAL “TU
COMISARIATO” DE LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO
Estudiante:
MARITZA ERMILDA CRUZ MORALES
Director de tesis
MSC. MARIO GANCHALA
Santo Domingo – Ecuador
ii
DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE ADMINISTRATIVO PARA EL MEJORAMIENTO DE LAS OPERACIONES DEL COMERCIAL “TU COMISARIATO” DE LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO
APROBADO
PRESIDENTE DEL TRIBUNAL ………..
MIEMBRO DEL TRIBUNAL ………...
MIEMBRO DEL TRIBUNAL ………..
DIRECTOR DE TESIS ……….
SECRETARIO DEL TRIBUNAL ………..
iii UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
Campus Santo Domingo.
Santo Domingo de los Tsáchilas
INFORME DEL DIRECTOR DE TESIS
Msc
Mario Ganchala
, en calidad de director de tesis del tema “diseño de un sistema contable administrativo para el mejoramiento de las operaciones del comercial “tu comisariato” de la ciudad de santo domingo” realizada por la señorita Maritza Cruz, para optar por el título de licenciada en contabilidad y auditoría CPA, doy fe de que el trabajo de investigación ha sido dirigido y revisado en todas sus partes, por lo cual autorizo su respectiva presentación.Santo Domingo, Octubre del 2012.
Atentamente,
Msc. Mario Ganchala
iv
DEDICATORIA
Primeramente doy gracias al señor Jesucristo por el amor y fe que
me dado para poder llegar al final de mis estudios y culminar este
proyecto
La presente tesis se la dedico a cada una de las personas que
estuvieron allí y gracias a su apoyo pude concluir mi carrera y
cumplir mis objetivos
A mi difunta mamita Ermilda Morales por brindarme los recursos
necesarios y haber estado a mi lado hasta su último soplo de vida
apoyándome y aconsejándome siempre.
A mi padre Sergio Cruz Moreno por hacer de mí una mejor
persona a través de sus consejos, enseñanzas y amor.
Gracias a ustedes señores catedráticos que difunden para que
otros cosechen
v
AGRADECIMIENTO
Al señor Jesucristo por llenar de dicha y bendiciones
A mis padres, a quienes agradezco de todo corazón por su amor,
cariño y compresión. En todo momento los llevo conmigo.
A mis hermanos por brindarme el apoyo y saber que siempre
cuento con ellos.
A mis amigas por su confianza y lealtad
A mis catedráticos por su disposición y ayuda brindada
vi TABLA DE CONTENIDO
Portada i
Hoja de sustentación y aprobación de los integrantes del tribunal ii Informe de aprobación del director de tesis iii
Dedicatoria iv
Agradecimiento v
Índice vi
Resumen xvi
CAPÍTULO I. TÍTULO DE LA INVESTIGACIÓN
1.1Planteamiento del problema 1
1.2Formulación del problema 1
1.2.1 Interrogantes de la investigación 2
1.3. Delimitaciones del estudio 3
1.3.1 Delimitaciones temporales espaciales y conceptuales 3 1.3.2 Delimitaciones socio económicas y políticas 3
1.4. Limitaciones de la investigación 3
1.4.1. Limitaciones de tiempo 3
1.4.2. Limitaciones socio – económicas y políticas 4
1.5. Justificación de la investigación 4
1.5.1 Impacto teórico 4
1.5.2 Impacto metodológico 4
1.5.3 Impacto practico 4
vii
1.6 Objetivos 5
1.6.1 Objetivo general 5
1.6.2 Objetivos específicos 5
1.7 Sub preguntas de la investigación 5
CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO Y LEGAL
2.1 Fundamentación teórica y conceptual 6
2.2 La administración 10
2.2.1 Importancia de la 10
2.2.2 Funciones de la administración 11
2.2.3 Control administrativo 11
2.2.4 Proceso administrativo 12
2.2.5 Planificación 12
2.2.6 Organización 13
2.2.7 La dirección 13
2.2.8 El control 13
2.2.8.1 Control interno 14
2.2.8.2 Control contable 14
2.2.8.3 Control administrativo 14
2.2.8.4 Importancia 15
2.2.9. La comunicación 15
2.2.10 Supervisión 16
2.2.11 La autoridad 16
viii
2.2.13 Ecuación contable 17
2.2.14 Sistema contable 18
2.2.15 Ciclo contable 19
2.2.16 Sistemas Contables automatizados 19
2.2.17 Procedimiento para instalar un Sistema de Contabilidad 19
2.2.18 Diagrama de un sistema contable 20
2.2.19 Documentación fuente 21
2.2.20 Estado de situación inicial 22
2.2.21 Libro diario 23
2.2.22 Libro mayor 23
2.2.23 Balance de comprobación 24
2.2.24 Ajustes 25
2.2.25 Normas internacionales de información financiera NIIFs 25
2.2.26 Estructura de un sistema contable 30
2.2.27 Los estados financieros según las NIIFs 31
2.2.28 Estados financieros 34
2.2.29 Naturaleza de las cuentas 35
2.3 Marco legal 36
2.3.1 Principios contables 36
2.3.1.1 Principios de equidad 36
2.3.1.2 Principio de ente 37
2.3.1.3. Bienes económicos 37
2.3.1.4 Moneda en cuenta 37
ix
2.3.1.6 Valuación del costo 38
2.3.1.7 Ejercicio 38
2.3.1.8 Devengado 38
2.3.1.9. Objetividad 39
2.3.1.10 Realización 39
2.3.1.11 Prudencia 39
2.3.1.12 Uniformidad 39
2.3.2 Ley de régimen tributario interno 39
2.3.3. Impuesto al valor agregado 40
2.3.4. Quienes pagan IVA 40
2.3.5 Impuesto a la renta 41
2.3.6 Retención en la fuente del impuesto al valor agregado 41
2.3.7 Otros casos de retención 42
2.3.8 Retenciones a comisionistas 43
2.3.9 Comprobantes de retención 43
2.4 Variables de la investigación 44
2.4.1. Variables independientes 44
2.4.2 variables dependientes 44
2.4.3. Operacionalización de las variables 45
CAPÍTULO III: METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
3.1 Diseño de la investigación 46
x
3.3. Métodos de la investigación 46
3.4 Población y Censo 47
3.4.1 Población 47
3.4.2 Censo 47
3.5. Técnicas y fuentes para la recolección de la información 47
3.5.1 Técnicas 47
3.5.2 Entrevistas dirigidas a los administradores 48
3.5.3 Fuentes primarias 52
3.5.4 Fuentes secundarias 52
3.5.5 Validez y confiabilidad 52
3.5.6. Plan de procesamiento de la información 53
3.5.7. Planteamiento de la hipótesis 53
3.5.8 Cálculo estadístico 53
CAPÍTULO IV: ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS 4.1. Análisis e interpretación de las encuestas 54 CAPÍTULO V: PROPUESTA
5.1. Tema 56
5.2 Situación actual de la empresa 56
5.3 Antecedentes de la propuesta 56
5.4. Análisis FODA 58
5.5. Misión 59
xi
5.7. Justificación 59
5.8. Objetivos 60
5.8.1. Objetivo general 60
5.9 administración de la propuestas 60
5.10 Organigrama Estructural 61
5.10.1 Funciones del gerente general 61
5.10.2 Funciones del gerente financiero 62
5.10.3 Funciones de gerente de marketing 62
5.10.4 Funciones del contador 63
5.10.4.1 Perfil profesional del contador 63
5.10.5. Funciones de la secretaria auxiliar 64
5.10.5.1 Perfil de la secretaria auxiliar 64
5.11 Sistema Contable Administrativo 64
5.12 Sistema contable 65
5.13 Ciclo Contable 65
5.14 Libro de Inventarios 65
5.15 Sistema de registro y control de mercaderías 65
5.16 Método de valoración 66
5.17 Inventario 67
5.18 Plan de cuentas: 68
5.19 Control de ingresos 72
xii
5.21 Control Interno de Gastos 75
5.22 diagrama de gastos o compras 76
5.23 Asiento Contable 77
5.24 Control Interno de Activos 78
5.25 Diagrama de control de Activos 79
5.26 Control Interno de caja 80
5.27 Diagrama de control interno de caja 80
5.28 Ejercicio Contable 81
CAPÍTULO VI: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1 Conclusiones y recomendaciones 99
Bibliografía 101
xiii
ÍNDICE DE TABLAS
Descripción Página
Tabla # 1 Tabla de impuestos 41
Tabla # 2 Kárdex 67
Tabla # 3 Inventario 68
Tabla # 4 Arqueo de Caja 85
Tabla # 5 Estado de Situación Inicial 86
Tabla # 6 Libro Diario 89
Tabla # 7 Balance de Comprobación 94
Tabla # 8 Roles de Pago y Provisiones 95
Tabla # 9 Kárdex 96
xiv
ÌNDICE DE GRAFICOS
Descripción Página
Grafico # 1 Definición de la contabilidad 8
Grafico # 2 Sistema de Contabilidad 20
Grafico # 3 Organigrama Estructural 61
xv
ÍNDICE DE ANEXOS
Ruc 104
Permiso de funcionamiento 106
Factura 107
Retenciones 108
Foto # 1 109
Foto # 2 110
xvi
RESUMEN EJECUTIVO.
El presente trabajo de investigación “diseño de un sistema contable administrativo para comercial tu comisariato de la ciudad de santo domingo” está estructurado de seis capítulos, con esta investigación se busca mejorar el control de los activos, ingresos y egresos de la empresa.
En el capítulo I, el planteamiento del problema, se encuentran la formulación del problema, las interrogantes de la investigación, las delimitaciones del estudio, la justificación de la investigación, así mismo el objetivo general y especifico, las limitaciones de la investigación y las su preguntas de la investigación.
En el capítulo II, Marco teórico, permite conocer la fundamentación científica de algunos autores y escritores expertos en contabilidad y administración además se encuentran conceptos básicos necesarios en el marco legal con respecto a los principios contables, aplicación de las normas internacionales de información financiera (NIIFs) y la ley de régimen tributario interno.
En el capítulo III, Se encuentran las estrategias metodológicas utilizadas en la investigación, población y muestra, técnicas y fuentes para la recolección de la información, preguntas para entrevistas a los directivos, fuentes de la investigación, validez y confiabilidad, plan de procesamiento de la información, planteamiento de la hipótesis y calculo estadístico.
En el capítulo IV, Encontramos las encuestas realizadas a los administradores de comercial tu comisariato, con su respectivo análisis.
1
CAPÍTULO I.
EL PROBLEMA
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Santo Domingo de los Tsáchilas es una de las provincias más jóvenes del país, actualmente se ha constituido en el punto de enlace entre las región Sierra y Costa, siendo su principal vía de acceso la vía Alóag - Santo Domingo. Es un sitio privilegiado, no solo por la riqueza étnica, sino también por los paisajes inusitados que se pueden encontrar desde el ingreso mismo a esta bella ciudad.
Santo Domingo de los Tsáchilas, es una provincia con gente maravillosa, trabajadora y emprendedora, que lucha incansablemente por el desarrollo y progreso de la ciudad.
El Comercial Tu Comisariato se dedica a la comercialización de productos de consumo masivo, el mismo que está ubicado en la Ciudad de Santo Domingo de los Tsachilas, desde el año 2002, mismo que al principio funcionaba como una pequeña tienda de abarrotes, con el pasar del tiempo su clientela se ido incrementándose, razón por la cual surgieron nuevas necesidades, una de ellas la de constituirse como comercial, para brindar mejor servicio a su clientela e incrementar sus productos y variedades, así mismo mejorar su rentabilidad.
1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
En la investigación realizada a comercial Tu comisariato sobre la situación contable y administrativa, se determina que este comercial necesita la elaboración de un diseño de un sistema contable administrativo para precautelar sus bienes y recursos económicos, esto les permitirá confiar aún más en la administración actual y optimizar los recursos.
2
delos bienes y recursos económicos no garantiza la normal utilización de sus recursos económicos y a futuro se podrán presentar serios problemas, ya que en los actuales momentos se pueden evidenciar las siguientes falencias:
No cuenta con un diseño contable administrativo de ninguna clase, ya que sus registros se los realiza en forma empírica, es decir que los movimientos económicos no se los registra de manera adecuada.
Los administradores no conocen en forma real y oportuna la situación financiera de la empresa, para tomar decisiones en forma oportuna
Los recursos económicos y bienes de la empresa no están bien utilizados por los responsables de la administración.
Con la ejecución del diseño de un sistema contable administrativo en el comercial tu comisariato, permitirá a su propietario a tomar decisiones acertadas sobre la situación económica y el control de sus activos de la empresa.
1.2.1 INTERROGANTES DE LA INVESTIGACIÓN:
¿Sera necesario realizar un diagnóstico de la empresa para conocer su estado actual en la parte contable administrativa?
¿El diseño de un sistema de control contable administrativo permitirá a su propietario conocer de manera oportuna sobre la situación actual de la empresa?
¿Qué importancia tendrá la implementación un diseño contable administrativo para la empresa?
3
1.3 DELIMITACIONES DEL ESTUDIO
El presente trabajo de investigación tiene como finalidad diseñar un Sistema Contable administrativo para ser puesto en práctica en comercial tu comisariato de la ciudad de Santo Domingo de los Tsáchilas, en lo referente a las actividades que realizan.
1.3.1 Delimitaciones temporales espaciales y conceptuales
Se la realizará en un periodo comprendido de enero a septiembre del 2012, en la ciudad de Santo domingo a los administradores de comercial Tu Comisariato.
1.3.2 Delimitaciones socio – económicas y políticas
Están basadas en el índice de inflación a enero 2012, que es de 0.57% cuyo porcentaje acumulado al término del año es del 5.29%, según datos obtenidos del INEC al 30 de Enero2012.1
1.4 LIMITACIONES DE LA INVESTIGACIÒN
El presente trabajo de investigación tiene como finalidad diseñar un Sistema de Contable administrativo para ser puesto en práctica en comercial tu comisariato de la ciudad de Santo Domingo de los Tsáchilas, en lo referente a las actividades que realizan.
1.4.1 Limitaciones de tiempo
Se la realizará en un periodo comprendido de enero a septiembre del 2012, en la ciudad de Santo Domingo a los administradores de comercial tu comisariato
4
1.4.2 Limitaciones socio - económicas y políticas
Están basadas en el índice de inflación del primer semestre del 2012, que es de 1.04% cuyo porcentaje acumulado al término del año es del 6.73%, según datos obtenidos del INEC al 30 de junio del 2012.2
1.5. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN.
1.5.1 Impacto teórico
El presente tema está basado en ciencias contables y financieras, adoptando conocimientos teóricos que ayudarán a los administradores a conocer en forma oportuna la situación actual de la empresa.
1.5.2 Impacto Metodológico.
Este trabajo tiene un impacto metodológico debido a que la investigación estará basada en investigación de campo, aplicando las técnicas cómo base de datos y sobre todo nos ayudarán a recopilar información, necesaria para conocer la situación contable y administrativa de la empresa.
1.5.3 Impacto práctico
Esta investigación ayudará a tener buen manejo y control de efectivo, eficiente en la recuperación de inversión ya que tendrá como objetivo la reducción de costos y así mejorar la rentabilidad de la empresa.
1.5.4 Impacto Económico
El presente proceso cuenta con los recursos necesarios, el apoyo de su propietario y además con la disposición absoluta del personal que labora en la empresa
5
1.6 OBJETIVOS
1.6.1 OBJETIVO GENERAL
Diseñar un sistema contable administrativo para el mejoramiento de las operaciones en el Comercial “Tu comisariato” de la ciudad de Santo Domingo.
1.6.2 OBJETIVOS ESPECIFÍCOS
Determinar la situación actual del comercial Tu comisariato, a fin de conocer la situación económica financiera en los actuales momentos
Revisar los reglamentos, procedimientos y políticas para un mejor control de los bienes económicos y recursos de la empresa.
Elaborar un sistema contable – administrativo que permita un control de todas las operaciones que maneja la empresa.
1.7 SUBPREGUNTAS DE LA INVESTIGACIÓN
¿Qué importante es para la empresa la implementación de un sistema contable administrativo?
¿La elaboración de un sistema contable permitirá a sus administradores a tener un mejor control de los inventarios existentes?
6
CAPÍTULO II.
MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL
2.1. Fundamentación teórica y conceptual
Contabilidad, ZAPATA Sánchez, Pedro2005) manifiesta que “la
contabilidad se evidencia a través de la anotación adecuada de las
transacciones económicas efectuadas por un ente mercantil, a partir de
los documentos que se generan como prueba, además los libros que se
hayan previsto en el sistema deben de estar diseñados a fin de permitir
el registro preciso, claro y objetivo que se constituya en una fuente de
información idónea”3
El papel de la contabilidad es muy trascendental en las actividades ya sea de personas naturales o entes jurídicas, que conducen y nos permiten conocer con exactitud la situación real económica de una empresa, cuando no llevamos la contabilidad, no se conoce la veracidad; cuanto se tiene, cuanto nos deben o debemos, cuales es el volumen de compras, ventas, gastos; en conclusión solo se tiene una idea aproximada de la situación económica de la empresa, o sea en forma empírica.
Por lo visto el contador debe de esmerarse en el diseño de los libros principales y auxiliares que se utilizan en el registro y por los documentos fuentes emitidas
La Contabilidad Financiera permite a las empresas la utilización de ciertos principios al registrar, clasificar y sumar, en términos monetarios, datos financieros y económicos, para informar de manera oportuna y fehaciente las operaciones de la empresa. La función principal de la contabilidad financiera es llevar en forma histórica la vida económica de una empresa: los registros de cifras pasadas sirven para tomar decisiones que beneficien en el presente o a futuro
7
Clasificación de la Contabilidad, según BRAVO Mercedes (2010) Para
brindar un mejor aporte al sistema contable y financiero, la contabilidad se clasifica en:
a.- Contabilidad Privada
Es aquella que clasifica, registra y analiza todas las operaciones económicas, de empresas de socios o individuos particulares, y que les permita tomar decisiones ya sea en el campo administrativo, financiero y económico.
b.- Contabilidad Comercial: Es aquella que se dedica a la compra y venta de mercadería y se encarga de registrar todas las operaciones mercantiles.
c.- Contabilidad de Costos: Es aquella que tiene aplicación en el sector industrial, de servicios y de extracción mineral registra de manera técnica los procedimientos y operaciones que determinan el costo de los productos terminados.
d.- Contabilidad Bancaria: Es aquella que tiene relación con la prestación de
8
Grafico N°- 1 Definición de la contabilidad
Fuente: Pedro Zapata.
La Contabilidad
Ordenar
Registrar
Par La toma De Decisiones
Interpretar
Presentar
Clasificar
Se ocupa de
Para Formar
Estado de flujos de efectivo
Estado de Cambios en el
Patrimonio
Datos económicos Financieros
Estados de resultados
Balance general
9
Empresa, BRAVO Valdivieso Mercedes, (2007) “Las empresas
comerciales son entidades compuesta por capital y trabajo que se
dedica a actividades de producción, comercialización y prestación de
bienes y servicios a la colectividad”.4
La Empresa en sí es todo ente económico cuyo esfuerzo se orienta a ofrecer bienes y servicios a la sociedad, al ser vendidos producirá una rentabilidad .Las empresas fundamentalmente necesitan de la colaboración de perdonas que aportan sus ideas y trabajo personal.
Tipos de empresas, ZAPATA, Pedro (2007) clasifica a la empresa de la
siguiente manera:
Según su naturaleza:
Industriales, Comerciales y de Servicios,
Industriales.- Aquellas que se dedican a la transformación de la materia primas en nuevo producto Ejemplos; Textileras y Procesadoras:
Comerciales.- Son aquellas que se dedican a la compra y venta de
productos, convirtiéndose en intermediarios entre productores y consumidores. Ejemplo: Importadora el Rosado.
Servicios.-Son aquel que se dedican a la generación venta de productos intangibles destinados a satisfacer necesidades complementarias de seguridad, protección, desarrollo, tecnificación, mantenimiento, custodia de valores. Ejemplo: Banco del Pichincha, Multicines
Según el Sector donde Pertenecen:
Públicas, Privadas y Mixtas.
Públicas.- Son aquellas empresas que su capital pertenecen únicamente al sector público (Estado) Ejemplo coreos del Ecuador.
10
Privadas.- Son aquellas empresas cuyo capital pertenecen solo al sector privado, y pueden ser personas naturales o jurídicas, Ejemplo Copeto Cía. Ltda.
Mixtas.- Son aquellas empresas cuyo capital pertenecen tanto al sector público como al sector privado. Ejemplo explocem.
Según la integración de capital:
Unipersonales y Sociedades y Compañías.
Unipersonales.- Son aquellas cuyo capital se conforma con el aporte de una
sola persona.
Sociedades o Compañías.- son aquellas cuyo capital se forma mediante el aporte de varias personas naturales o jurídicas.
2.2 La administración
La administración: “consiste en dirigir los recursos materiales y humanos hacia los objetivos comunes de la organización. Abarca la fijación de un
objetivo para la organización, la planeación de actividades internas que
permiten alcanzar los objetivos y el control de esas actividades de
manera que los resultados finales sean los deseados”5
La administración es la ciencia que nos permite armonizar todos los recursos que poseen las organizaciones, en forma especulativa y eficiente con el fin de alcanzar sus objetivos y metas propuestos, en miras de satisfacer las
necesidades de los asociados.
2.2.1 Importancia de la administración
Las empresas están predestinadas a brindar una actividad de prestación de servicios y constituye un instrumento de los negocios como medio para facilitar información financiera de las empresas además menciona que la contabilidad es el conjunto de conocimientos y funciones referentes a la
5
11
sistemática iniciación, la comprobación de autenticidad, del registro, la clasificación, el procesamiento, el resumen, el análisis, la interpretación y el suministro de información confiable y significativa, relativa a las transacciones y a los acontecimientos.6
La administración es de vital importancia en las empresas porque por medio de ella nos permite conocer en forma correcta todos los procesos administrativos y financieros de la empresa.
2.2.2 Funciones de la administración
Según Fayol, “La proporcionalidad de las funciones administrativas, se reparte por todos los niveles de la jerarquía de la empresa y no son
privativas de la alta dirección y concluyó en que:
A medida que se asciende en la escala jerárquica, la importancia
relativa de la capacidad administrativa aumenta, en tanto que
disminuye la de la capacidad técnica.
La capacidad principal del director es la capacidad administrativa.
Cuando más elevada sea el nivel jerárquico del director, más
necesita dicha capacidad”7
A los administradores les compete realizar funciones de planeación, organización, dirección, coordinación control, las mismas que son aplicadas en todas las empresas.
2.2.3 Control Administrativo
“Se refiere primordialmente a las actividades que tiene la empresa que
no consideran financieras, comprenden todos los métodos y
procedimientos relacionados principalmente con la eficiencia
operacional y la adherencia a las políticas de la empresa que no
6 VASCONEZ A. José :(2008) Contabilidad para el siglo XXI pag.25 segunda edición 7FUYOL Henry (2009) Teoría clásica de la Administración
12
contienen aspectos financieros; como los siguientes ejemplos; los
procedimientos de presupuestación departamental, los informes sobre
el desempeño y los procedimientos para otorgar créditos a los clientes.8
2.2.4 Proceso Administrativo
Proceso administrativo: “significa secuencia de funciones para realizar las tareas; medio, método o manera de ejecutar ciertas actividades. Se toma
la administración como proceso para hacer énfasis en que los
administradores, sin importar sus niveles ni funciones, se comprometen
continuamente actividades interrelacionadas, como planear organizar,
dirigir, y controlar, para alcanzar los objetivos deseados”.9
El proceso administrativo es un conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales la administración, las mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. Es la interacción de la planificación, organización, dirección, control, la comunicación y la supervisión.
2.2.5Planificación
Un propósito adicional de la planificación consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de las organizaciones. Se ha dicho que la planificación es como una locomotora que arrastra el tren de las actividades de la organización, la dirección y el control. Por otro lado, se puede considerar a la planificación como el tronco fundamental de un árbol imponente, del que crecen las ramas de la organización, la dirección y el control. Sin embargo, el propósito fundamental es facilitar el logro de los objetivos de la empresa.
8
HORNGREN Charles, SUNDEM Gary, ELLIOTT John,(2000) Introducción a la Contabilidad Financiera, Editorial Pearson Educación, México, Pág. 189
9
13
2.2.6 La organización
Desde siempre el ser humano ha estado consciente de que la obtención de eficiencia solo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos. Una vez establecidos los objetivos lo que se quiere hacer a través de la planeación, será necesario determinar qué medidas utilizar para lograr una organización estable y duradera.
Para Agustín Reyes Ponce: "Organización es la estructura de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de
los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin
de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos
señalados"10
2.2.7 La Dirección
Comprende la influencia interpersonal del administrador a través de la cual logra que sus subordinados obtengan los objetivos de la organización mediante la supervisión, la comunicación y la motivación.
“La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y,
consecuentemente en la productividad, su calidad se refleja en el logro
de los objetivos, la implementación de métodos de organización y en la
eficacia de los sistemas de control. También consiste en dirigir e influir
en las actividades de los miembros de un grupo o una organización
entera, con respecto a una tarea.11
2.2.8 El Control
Control se puede definir como: La evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.
10
REYES P. Agustín: (2009) Administración Moderna Editorial Limusa
11
14
2.2.8.1 Control interno
Según BRAVO Mercedes dice “Es el plan organizacional y todas medidas correspondientes adoptadas por una entidad para:
Proteger o salvaguardar los recursos contra desperdicios, fraudes
e insuficiencias.
Asegurar registros contables exactos y confiables.
Fomentar la eficiencia operacional
Estimular el cumplimiento de las políticas de la compañía.”12
Control interno es un procedimiento, efectuado por la junta directiva o consejo de administración de una entidad, por su grupo directivo (gerencial) y por el resto del personal, diseñados específicamente para proporcionarles seguridad razonable para lograr en la empresa los tres siguientes objetivos:
Efectividad y eficiencia de las operaciones
Suficiencia y confiabilidad de la información financiera
Cumplimiento de las leyes de regulaciones aplicables.
Los controles internos implican controles administrativos y controles contables.
2.2.8.2 Control contable
Los controles contables introducen los métodos y procedimientos que resguardan los activos, delegan las operaciones y aseguran la exactitud de los registros financieros.
2.2.8.3 Control administrativo
Los controles administrativos incluyen el plan de organización, los métodos y procedimientos que ayudan a los gerentes a lograr la eficiencia operacional y
12
15
la ejecución de las políticas de la empresa. La meta de los controles administrativos es descartar los desperdicios.
2.2.8.4 Importancia.
Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se enlacen los planes exitosamente.
Determina y analiza rápidamente las causas que puede originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el
Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamente al reiniciarse el proceso de planeación.
Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.
2.2.9 La Comunicación
“La comunicación es el proceso a través del cual se transmite y recibe
información en un grupo social. La comunicación en una Empresa
comprende múltiples interaccionares, que abarcan desde las
conversaciones telefónicas informales hasta los sistemas de
información más complicados. La comunicación supone un intercambio
dialéctico de mensajes, en la que los polos dialogantes pueden hacer
reversible la dirección del flujo y poseen una simetría basada en la posesión del máximo „coeficiente de comunicabilidad‟, que es el que
distingue la comunicación humana de otras formas de comunicación
con bajos coeficientes”.13
16
La comunicación en si es aquella que comunica y recoge información en un determinado grupo de personas. Dentro de una empresa es muy importante porque permite un intercambio de ideas y dialectos de mensajes.
2.2.10 Supervisión
“La supervisión consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal
forma que las actividades se realicen adecuadamente. Este nivel aplica
por lo general a niveles jerárquicos inferiores, aunque todo
administrador, en mayor o menor grado, lleva a cabo esta función; por
esto, de acuerdo con el personal criterio de los autores, se considerará
la supervisión, el liderazgo y los estilos gerenciales como sinónimos,
aunque referidos a diversos niveles jerárquicos.
El liderazgo, o supervisión, es de gran importancia para la empresa, ya
que mediante él se imprime la dinámica necesaria a los recursos
humanos, para que logren los objetivos de trabajo más profesional”.14
La supervisión es muy importante ya que por medio de aquello optemos el liderazgo en la empresa y así podremos ejercer a la cima.
2.2.11 La Autoridad
La autoridad es la facultad de que está investida una persona dentro de una organización, para dar órdenes y exigir que sean cumplidas por sus subordinados, para la realización de aquellas acciones que quien las dicta considera apropiadas para el logro de los objetivos del grupo
2.2.12 Principios de partida doble
“En toda transacción contable interviene una parte real (objetiva) y la otra parte financiera (dinero). Es decir intervienen las personas o empresas que reciben algo y otra que entrega al mismo tiempo.
14
17
2.2.13 Ecuación contable
“Es la base sobre la que se sustenta un sistema de contabilidad por partida doble; se define, bajo los principios de contabilidad generalmente aceptados, de la siguiente forma:”.15
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO
ACTIVO : Todo lo que posee la empresa
PASIVO : Todo lo que se adeuda a otras personas
PATRIMONIO: Diferencia entre lo que tiene y lo que adeuda la
empresa
2.2.14. Sistema contable.
Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo.
Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y
15ZAPATA, S. Pedro. (2010) Contabilidad General. 5ta Edición. Editorial McGrarw – Hill. Colombia,
Pág. 18.
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO
PASIVO = ACTIVO – PATRIMONIO
18
que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras.
Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructura-configuración cumpla con los objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe estar tan íntimamente ligada que integre de tal manera el esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma.
2.2.15 Sistema contable
Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, y libros.
Un sistema de contabilidad que utilice una entidad debe de estar especialmente ajustado a su tamaño y a las necesidades de información que pueda tener, la ejecución del sistema desde dos fases:
a.- La primera, con la preparación y análisis de los documentos relacionados con ingresos y gastos;
b.- La segunda con el ingreso de datos al sistema.
Para comercial tu comisariato de la ciudad de Santo Domingo de los Tsachilas, es necesario implementar un sistema contable administrativo de acorde a las necesidades y compromisos económicos que realiza la empresa durante un periodo contable, teniendo como objetivo principal la optimizar de los recursos económicos y financieros que posee la empresa comercial.
2.2.16 Ciclo Contable
19
obviamente, los datos que figuren en los libros y estados financieros no serán confiables.
2.2.17 Sistemas Contables automatizados
Con la tecnología actual, la contabilidad y todo su compendio se ve con mayor agilidad la actualización de datos, por todo lo anterior dicho, mencionamos algunos sistemas contables computarizados
Aspel COI.- Procesa, integra y mantiene actualizada la información contable y fiscal de la empresa en forma segura y confiable.
SAP BUSSINES ONE.- diseñado para empresas con menos de 250 empleados que requieren un acceso rápido a información del negocio de forma precisa, integral y segura
SAI.- Sistema Administrativo Integral16
2.2.18 Procedimiento para instalar un Sistema de Contabilidad
Tener conocimiento de la empresa, por medio de entrevistas, visitas, etc.
Elaborar informes.
Preparar Catálogo de Cuentas y Manual de Procedimiento
Diseñar formularios para todas las operaciones.
Diseñar reportes
Preparar los libros. Balance inicial
Diseñar nóminas 17
16
Rojo Ramírez Alfonso A. Sistemas Contables y Nuevas Necesidades de Información. En: Revista del Contador, Julio- Septiembre.2001, pp 9 - 43.
17
20
2.2.19 Diagrama de un sistema contable
Grafico #2.- Sistema de Contabilidad
Fuente: Pedro Zapata
2.2.20 Documentación fuente
a.- La factura es un documento con el que se documenta la venta de mercaderías u otros efectos. En él se hacen constar las mercaderías vendidas, en cantidades, precios e importes, las condiciones de pago y otros datos relativos a la operación. Las facturas suelen emitirse por triplicado. El
Bienes o Servicios
Estado De Situación Financiera
Estado De Resultado
Bienes o Servicios
Ingresos Procesa Egresos
Comprobantes Libro diario Libro Mayor
Ajustes
Controla Registra
21
original al cliente y las copias se utilizan para contabilizar la venta en los registros pertinentes.
b.- Ingreso de caja es un documento probatorio de uso interno que justifica y documenta la entrada de dinero en caja en aquellos casos en que no existe otro
documento que respalde la operación.
c.-Egreso de caja es de efecto contrario al anterior ya que se realiza para documentar una salida de dinero de caja de la cual no se tiene comprobante alguno.
d.- La orden de compras es un formulario comercial que identifica la mercadería y/o productos que desea comprar una compañía.
e.- La nota de débito se utiliza para contabilizar una partida a favor de la empresa y contra un acreedor o cliente. Puede emitirse en tres ejemplares. El original se envía a la persona que debemos cargar con su importe. El duplicado y triplicado, al igual que la factura se emplean para sus registros en el mayor auxiliar respectivo y en los libros de entrada original.
f.- La nota de crédito es una notificación que se envía al cliente a favor de su cuenta. Estas se orientan a favor de los clientes en el Diario de Ventas y las Notas de Crédito a favor de la empresa en el Diario de Compras.
g.- El cheque es una orden de pago dada sobre un banco en el cual el librador tiene fondos depositados en cuenta corriente a su orden o crédito en descubierto. En fin, es un medio por el que una persona/empresa ordena a un banco el pago de una suma de dinero, siempre que tenga saldo a su favor o autorización para girar aunque no disponga de saldo.
2.2.21 Estado de situación inicial
22
1. Activos.-Son todos los bienes que son de propiedad de la empresa y
no está disponible para la venta, entre ellos tenemos: Caja, edificio, vehículo, muebles de oficina, etc.
2. Pasivos.- Son todas las obligaciones que tiene la empresa para con
terceras personas, entre ellas podemos enumerar: Documentos por pagar, Cuentas por pagar, Préstamo bancario, etc.
3. Patrimonio.-Es el capital con el cual se inicia la empresa o es la aportación de sus socios.”18
18
ZAPATA SÁNCHEZ, Pedro. (2011). Contabilidad General(6ta. Ed.).Santa Fe Bogotá – Colombia: Edit. Mc Graw Hill. Pág. 39
COMERCIAL TU COMISARIATO ESTADO DE SITUACIÓN INICIAL AL…..DE………..DEL 20XX
ACTIVOS
ACTIVOS CORRIENTES XXXX
ACTIVOS CORRIENTES DISPONIBLES
Caja XXXX
ACTIVOS CORRIENTES EXIGIBLES XXXX
Documentos por Cobrar XXXX
ACTIVOS CORRIENTES REALIZABLES XXXX
Mercaderías XXXX
PAGOS ANTICIPADOS XXXX
Arriendo Prepagados XXXX
ACTIVOS FIJOS
TANGIBLES NO DEPRECIABLES XXXX
Terrenos XXXX
TANGIBLES DEPRECIABLES XXXX
Edificios XXXX
OTROS ACTIVOS
Inversiones XXXX
TOTAL ACTIVOS XXXX
PASIVOS
PASIVOS CORRIENTES O CORTO PLAZO XXXX
Sueldos por pagar XXXX
Cuentas por pagar XXXX
PASIVOS FIJOS O LARGO PLAZO XXXX
Hipotecas por pagar XXXX
COBROS ANTICIPADOS XXXX
Publicidad pre cobrada XXXX
TOTAL PASIVOS XXXX
PATRIMONIO XXXX
Capital XXXX
TOTAL PASIVOS Y PATRIMONIO XXXX
……….. ………
23
2.2.21 Libro diario
“El libro diario tiene por objeto registrar y reflejar cronológicamente los hechos contables. Es decir, según las fechas en que se producen las diferentes transacciones de la empresa.
El libro diario o diario general, es conocido también como libro de entrada original, porque en él se registran por primera vez las operaciones de la empresa. En el quedarán registradas todas las transacciones que se dan lugar en una empresa y en orden cronológico; se registrará indicando el nombre de las cuentas que han de cargarse y abonarse, así como los importes de los débitos y créditos”.19
COMERCIAL TU COMISARIATO LIBRO DIARIO
DEL…..AL…. DE…………DEL 20XX
FECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER
-1-
XXXX Caja XXX
Muebles de Oficina XXX IVA 12% en ventas XXX Ref. / ………..
XXXX -2-
Edificio XXX
IVA 12% en Compras XXX
Banco XXX
Ref. / ………..
2.2.22 Libro mayor
“El libro mayor tiene como función básica, recopilar sistemáticamente las
operaciones inscritas en el libro de diario.
El libro mayor constituye un libro obligatorio que debe llevar toda empresa (Art. 32 del C.C.), este libro agrupa todas las cuentas de activo, pasivo, capital, ingresos y egresos que son utilizadas en una organización para llevar la contabilidad. Es decir, que sirve para llevar control de cada cuenta contable
19
24 del balance, a efecto de terminar, en cualquier fecha, los saldos de cada una de éstos”.20
COMERCIAL TU COMISARIATO LIBRO MAYOR
CUENTA: BANCOS CÓDIGO: 1.1.2
FECHA REF. CONCEPTO DEBE HABER
XXXX 1 Estado de Situación Inicial XXX XXXX 3 Depósito Nro. 78512 XXX
XXXX 4 Compras según Fact. 645 XXX
2.2.23 Balance de comprobación
“El balance de comprobación es un instrumento financiero que se utiliza para visualizar la lista del total de los débitos y de los créditos de las cuentas, junto al saldo de cada una de ellas (ya sea deudor o acreedor). De esta forma, permite establecer un resumen básico de un estado financiero”.21
El balance de comprobación refleja la contabilidad de una empresa u organización en un determinado periodo. Por eso, este balance actúa como base a la hora de preparar las cuentas anuales.
COMERCIAL TU COMISARIATO BALANCE DE COMPROBACIÒN Del …al…. de……….del 20XX
COD. CUENTAS SUMAS SALDOS
DEBE HABER DEUDOR ACREEDOR
1.1.1 Caja XXX XXX XXX
1.1.2 Banco XXX XXX XXX
1.1.3 Cuentas por cobrar XXX XXX XXX 1.1.4 Doc. por cobrar XXX XXX
1.1.5 Edificio XXX XXX
1.1.6 Muebles de oficina XXX XXX
1.1.7 Vehículos XXX XXX
2.1.1 Cuentas por pagar XXX XXX
2.1.2 Documentos por pagar XXX XXX 2.1.3 Hipoteca por pagar XXX XXX
3.1.1 Capital social XXX XXX
20
SARMIENTO R., Rubén. (2005). Contabilidad General (8ta. Ed.).Quito-Ecuador: Editorial Voluntad. Pág. 97
21
25
2.2.24 Ajustes
Al finalizar el periodo contable, las cuentas deben presentar su saldo real, por cuanto estos valores servirán de base para preparar estados financieros. Cuando los saldos de las cuentas no son reales es necesario aumentarlos, disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable llamado asiento de ajuste.
Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor real.
Son los asientos que se realizan con frecuencia, en la empresa en cada periodo contable. Este tipo de ajustes afectan las siguientes cuentas:
Caja Bancos
Provisiones y deudas de difícil cobro Inventario de mercancías
Depreciación acumulada
Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos Ingresos recibidos por anticipado
Ingresos por cobrar
Costos y gastos por pagar
Provisiones para obligaciones laborales
2.2.25 Normas Internacionales de Información Financiera NIIFs
26
NIIF 1 Adopción por primera vez de las NIIF
NIIF 2 Pagos basados en acciones
NIIF 3 Combinaciones de negocios
NIIF 4 Contratos de seguro
NIIF 5 Activos no corrientes mantenidos para la venta y actividades interrumpidas
NIIF 6: Exploración y Evaluación de recursos minerales
NIIF 7: Instrumentos Financieros información a revelar
NIIF 8: Reporte por Segmento
NIIF 1. Adopción por primera vez de las Normas Internacionales de
Información Financiera.
Esta norma regula que las empresas deben aplicar las NIIF, los objetivos, el procedimiento, las exenciones de aplicar alguna de ellas.
27
NIIF 2. Pagos basados en acciones.
El objetivo de esta NIIF consiste en especificar la información financiera que ha de incluir una entidad cuando lleve a cabo una transacción con pagos basados en acciones. Requiere a la empresa los efectos de las transacciones con acciones y los gastos asociados a la operación.
Está dirigido a todas aquellas transacciones con pagos basados en acciones liquidados en efectivo o mediante instrumentos de patrimonio en las que se reciba bienes o servicio a cambio.
En definitiva, se puede decir que es atribuir al patrimonio el valor de mercado y no el de adquisición. Esto supone que una empresa debe revisarlo anualmente, y consecuentemente puede ser que una pyme en nuestro caso obtenga beneficios o pérdidas por este concepto. Esto se aplica en algunas NIC, el concepto de valor razonable para sus activos.
NIIF 3. Combinaciones de Negocio.
El fin de esta norma es aclarar la información financiera que debe ser dada por una empresa cuando tenga una combinación de negocios. Está destinado a negocios conjuntos o combinaciones de negocios entre entidades. Todo este tipo de organizaciones se contabilizarán mediante el método de adquisición. El método de adquisición consiste en lo siguiente:
• Según la misma norma se define como empresa adquiriente a la que toma el mando del conjunto de entidades.
• Valoración del coste de la combinación de negocios.
• Distribución en la fecha de adquisición del coste de la combinación de negocios entre los activos adquiridos, y los pasivos asumidos.
28
NIIF 4. Contratos de seguro.
El objetivo de esta NIIF consiste en especificar la información que debe dar una empresa a cerca de los contratos de seguro. Esta norma va destinada a la empresas que tengan un contrato de seguro, es decir todas prácticamente.
Esta NIIF establece ciertas normas:
Las compañías tienen que publicar en sus informes anuales mucha información adicional relativa a sus contratos de seguro, como por ejemplo el contrato.
Se prohíben las provisiones de estabilización y catástrofes. Al parecer esta era una práctica común en países en los que las catástrofes naturales son cotidianas. De esta forma absorbían parte del impacto producido en sus cuentas por la catástrofe.
Esta norma será de gran impacto sobre las empresas aseguradoras puesto sus activos financieros en el que se concentra la base de las aseguradoras, se contabilizaran por el valor razonable y no por el valor histórico como se venía haciendo.
NIIF 5. Activos no corrientes mantenidos para la venta y operaciones
interrumpidas.
La norma define los activos que cumplen con el criterio para ser clasificados como mantenidos para la venta. La medición de dicho valor será al más bajo entre su valor neto y su valor razonable, menos los costes de venta y su depreciación a fecha de anulación del activo. Una empresa clasificará a un activo no corriente como mantenido para la venta, si su importe se recuperará fundamentalmente a través de una transacción de venta.22
22
29
NIIF 6: Exploración y evaluación de recursos minerales
Introduce nuevas exigencias para mejorar la información sobre los instrumentos financieros de la entidad, que figure en sus estados financieros. Esta norma sustituye a la NIC 30 Información a revelar en los estados financieros de bancos y entidades financieras similares y parte de la información exigida en la NIC 32 Instrumentos financieros: presentación e información a revelar
NIIF 7: Instrumentos Financieros, información a revelar
El objetivo de esta NIIF es requerir a las entidades que, en sus estados financieros, revelen información que permita a los usuarios evaluar:
La relevancia de los instrumentos financieros en la situación financiera y en el rendimiento de la entidad.
La naturaleza y alcance de los riesgos procedentes de los instrumentos financieros a los que la entidad se haya expuesto durante el ejercicio y en la fecha de presentación, así como la forma de gestionar dichos riesgos.
NIIF 8: Reporte por Segmento
Prescribir los criterios para seleccionar y cambiar políticas contables, junto con el tratamiento contable y la información a proporcionar en cuanto a cambios en políticas contables, cambios en estimaciones y errores
30
2.2.26 Estructura de un diseño contable
Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.
El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilicé, se debe ejecutar en tres pasos básicos utilizando relación con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y su interpretación.
Registro de la Actividad Financiera: En un diseño contable se debe
llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada más que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos monetarios.
Clasificación de la Información: Un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información debe clasificarse en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.
Resumen de la Información: Para que la información contable
31
ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia de Ford necesitará la información de ventas resumida por almacén
2.2.27 Los estados financieros según las NIIFS
Los estados financieros de las personas jurídicas organizadas, deberán ser elaborados y presentados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, entendiéndose como tal a las normas internacionales de información financiera (NIIFS), oficializadas mediante el consejo normativo de contabilidad.
Según las NIIFS, los estados financieros deben ser elaborados utilizando reglas, principios y procedimientos uniformes, de tal manera que permita analizar adecuadamente la situación financiera y los resultados obtenidos por la empresa, permitiendo la comparación de dicha información y sobre todo facilitando una adecuada toma de decisiones por parte de los inversionistas.23
2.2.28 Estados financieros
Son aquellos que presentan la situación de la empresa, entre estos tenemos:
a) Estado de Resultados
b) Estado de Situación Financiera
Los estados financieros resultan de la relación entre los rubros del activo que representan recursos líquidos y las deudas de la empresa a cancelar dentro de los mismos plazos de liquidación del activo.
El estado financiero es dinámico, ya que abarca un período durante el cual deben identificarse perfectamente los costos y gastos que dieron origen al ingreso del mismo.
a) Estado de Resultados.- “Es un documento complementario donde se informa detallada y ordenadamente como se obtuvo la utilidad del ejercicio contable. El estado de resultados está compuesto por las cuentas nominales,
23
32 transitorias o de resultados, o sea las cuentas de ingresos, gastos y costos. Los valores deben corresponder exactamente a los valores que aparecen en el libro mayor y sus auxiliares, o a los valores que aparecen en la sección de ganancias y pérdidas de la hoja de trabajo durante un periodo determinado”.24
b) Estado de Situación Financiera.- Es un documento contable, en él se refleja la situación patrimonial de una empresa en un momento determinado.
Está compuesto por dos partes, activo y pasivo. El activo muestra los elementos patrimoniales de la empresa, suele subdividirse en inmovilizado y activo circulante, este incluye los bienes muebles e inmuebles que constituyen la estructura física de la empresa, son los fondos de la sociedad, el capital social y las reservas. Mientras que el pasivo detalla su origen financiero. En el
24
LOPEZ ROMERO, Javier. (2008). Contabilidad Superior.Editorial Mc Graw-Hill. Pág. 12
COMERCIAL XXX ESTADO DE RESULTADOS DEL….AL…..DE…………DEL 20XX
VENTAS XXXXX
(-) COSTO DE VENTAS: XXXXX
Ganancia bruta en ventas XXXXX
GASTOS OPERACIONALES: XXXXX
GASTOS DE VENTAS XXXXX
GASTOS DE ADMINISTRACIÓN XXXXX
GASTOS FINANCIEROS XXXXX
XXXXX
(-) OTROS GASTOS:
(+) OTROS INGRESOS: XXXXX
Utilidad del ejercicio ante de distribución XXXXX 15% Participación utilidades
trabajadores XXXXX
25% Impuesto a la renta empresarial XXXXX
Utilidad neta del ejercicio XXXXX
33 pasivo se distingue entre recursos propios, pasivo a largo plazo y pasivo circulante, él pasivo a largo plazo lo constituyen las deudas a largo plazo empréstitos, obligaciones, y el pasivo circulante son capitales ajenos a corto plazo, crédito comercial, deudas a corto.
Este balance es el estado básico que muestra la situación financiera de una empresa, a una fecha determinada y preparado de acuerdo con los principios básicos de contabilidad gubernamental que incluye el activo, el pasivo y el capital contable.25
COMERCIAL XXX
ESTADO DE SITUACIÒN FINANCIERA AL…….DE………….DEL 20XX
ACTIVO
ACTIVO CORRIENTE
Caja XXXXX
Bancos XXXXX
Cuentas por Cobrar XXXXX (-) 1% de Cuentas Incobrables XXXXX
Mercaderías XXXXX
Total de Activo Corriente XXXXX
ACTIVO NO CORRIENTE
Muebles y Enseres XXXXX XXXXX (-) Depreciación Muebles y Enseres XXXXX
Total de Activo No Corriente XXXXX
TOTAL DE ACTIVOS XXXXX
PASIVOS
PASIVO CORRIENTE
Cuentas por Pagar XXXXX
Documentos por Pagar XXXXX
Total Pasivo Corriente XXXXX
TOTAL PASIVOS XXXXX
PATRIMONIO
Capital inicial XXXXX
Total Patrimonio XXXXX
TOTAL PASIVO + PATRIMONIO XXXXX
……… ………
Gerente Contador
25
34
2.2.29 Naturaleza de las cuentas.
a.- Caja.- La cuenta de caja registra los aumentos y disminuciones que sufre
el dinero en efectivo propiedad de la entidad, el cual está representado por la moneda de curso legal o sus equivalentes. Su saldo es deudor y representa el valor nominal del efectivo propiedad de la entidad.
b.- Fondo fijo de caja chica.- En esta cuenta se registran los movimientos que experimenta el fondo fijo de caja chica, la cual representa el valor nominal del dinero efectivo propiedad de la entidad establecido en un importe fijo, destinado a efectuar pagos menores. Su saldo es deudor y representa el valor nominal del importe del fondo en efectivo, en comprobantes, o por la suma de ambos.
c.- Bancos.- Registra los aumentos y las disminuciones que experimenta el
efectivo propiedad de la entidad, depositado en cheques de instituciones del sistema financiero (bancos). Su saldo es deudor.
d.- Inversiones temporales.- Registra los aumentos y disminuciones que
experimentan las inversiones que con carácter temporal realiza la entidad ya sea en casas de bolsa o cualquier otro organismo del sistema financiero nacional, con el propósito de obtener un rendimiento o ganancia en breve tiempo.
e.- Clientes.- Registra los aumentos y disminuciones derivados de ventas de
mercancía o prestación de servicios, exclusivamente a crédito. Se dice que esta cuenta representa el derecho (exigible) que tiene la entidad de exigir a sus clientes el pago de su adeudo por la venta de mercancías o la prestación de servicios a crédito; es decir, representa un beneficio fundadamente esperado.
f.- Documentos por cobrar.-Esta cuenta representa el derecho (exigible) que
35
mercancías o la prestación de servicios a crédito; es decir, representa un beneficio futuro fundadamente esperado.
g.- Deudores.- Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones derivados
de la venta de conceptos distintos a las mercancías o la prestación de servicios, los préstamos concedidos y otros conceptos de naturaleza análoga, única y exclusivamente a crédito abierto, sin exigir garantía documental representada por títulos de crédito.
h.- Papelería y útiles.- Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones que experimentan aquellos materiales y útiles de oficina.
i.- Propaganda y publicidad.- Registra los aumentos y disminuciones que sufren las inversiones efectuadas por la empresa en los medios de comunicación, para informar al público sobre las mercancías, productos o servicios que ofrece.
j.- Terrenos.-Registra los aumentos y disminuciones que se realizan en los terrenos propiedad de la empresa, valuados a precio de costo.
k.- Edificios.-Registra los aumentos y disminuciones relativos a los edificios adquiridos o construidos, propiedad de la entidad, a precio de costo.
l.- Mobiliario y equipo de oficina.- Registra los aumentos y disminuciones que se realizan en los muebles y el equipo de oficina, propiedad de la empresa, valuados a precio de costo.
m.- Muebles y enseres.- Registra los aumentos y disminuciones que se realizan en los muebles y enseres propiedad de la empresa, valuados a precio de costo.
36
o.- Gastos de organización.- Registra los aumentos y disminuciones que se
realizan por concepto de las erogaciones que la empresa paga a los profesionales que hayan llevado a cabo la organización de la empresa.
p.- Documentos por pagar.- Registra los aumentos y disminuciones
derivados de la compra de conceptos distintos a las mercancías o la prestación de servicios, única y exclusivamente a crédito documentado.
2.3.- MARCO LEGAL
Está constituido por normas, leyes y reglamentos que son aplicables en la contabilidad moderna.
2.3.1 Principios contables
Los principios de contabilidad generalmente aceptados (P.C.G.A.) aprobados por la VII Conferencia Interamericana de Contabilidad y la VII Asamblea nacional de graduados en ciencias económicas efectuada en Mar del Plata en 1965, comprenden los siguientes:
2.3.1.1 Principio de equidad
37
2.3.1.2 Principio de ente
Los estados financieros se refieren siempre a un ente donde el elemento subjetivo o propietario es considerado como tercero. El concepto de "ente" es distinto del de persona, ya que una misma persona puede producir estados financieros de varios entes de su propiedad.
2.3.1.3 Bienes económicos
Los estados financieros se refieren siempre a bienes económicos, es decir bienes materiales e inmateriales que posean valor económico y por ende susceptibles de ser valuados en términos monetarios.
2.3.1.4 Moneda de cuenta
Los estados financieros reflejan el patrimonio mediante un recurso que se emplea para reducir todos sus componentes heterogéneos a una expresión que permita agruparlos y compararlos fácilmente. Este recurso consiste en elegir una moneda de cuenta y valorizar los elementos patrimoniales aplicando un precio a cada unidad.
38
2.3.1.5 Empresa en marcha
Salvo indicación expresa en contrario se entiende que los estados financiero pertenecen a una empresa en marcha, considerándose que el concepto que informa la mencionada expresión, se refiere a todo organismo económico cuya existencia personal tiene plena vigencia y proyección futura.
2.3.1.6 Valuación al Costo
El valor de costo adquisición o producción- constituye el criterio principal y básico de la valuación, que condiciona la formulación de los estados financieros llamados de situación., en correspondencia también con el concepto de:
Empresa en marcha, razón por la cual esta norma adquiere el carácter de principio. Esta afirmación no significa desconocer la existencia y procedencia de otras reglas y criterios aplicables en determinadas circunstancias, sino que, por el contrario, significa afirmar que en caso de no existir una circunstancia especial que justifique la aplicación de otro criterio, debe prevalecer el de "costo" como concepto básico de valuación.
2.3.1.7 Ejercicio
En las empresas en marcha es necesario medir el resultado de la gestión de tiempo en tiempo, ya sea para satisfacer razones de administración, legales, fiscales o para cumplir con compromisos financieros, etc. Es una condición que los ejercicios sean de igual duración, para que los resultados de dos o más ejercicios sean comparables entre sí.
2.3.1.8 Devengado
39
2.3.1.9 Objetividad
Los cambios en los activos, pasivos y en la expresión contable del patrimonio neto, deben reconocerse formalmente en los registros contables, tan pronto como sea posible medirlos objetivamente y expresar esa medida en moneda de cuenta.
2.3.1.10 Realización
Los resultados económicos solo deben computarse cuando sean realizados, o sea cuando la operación que los origina queda a la perfección, desde el punto de vista de la legislación o prácticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundamentalmente todos los riesgos inherentes a tal operación. Debe establecerse con carácter general que el concepto "realizado" participa del concepto devengado.
2.3.1.11 Prudencia
Significa que cuando se deba elegir entre dos valores por un elemento del activo, normalmente se debe optar por el más bajo, o bien que una operación se contabilice de tal modo que la alícuota del propietario sea menor. Este principio general se puede expresar también diciendo: "contabilizar todas las pérdidas cuando se conocen y las ganancias solamente cuando se hayan realizado".
2.3.1.12 Uniformidad
