Alma Máter del Magisterio Nacional ESCUELA DE POSGRADO
Tesis
Implementación de un software para un sistema de gestión eficiente en el Área de Almacén del Instituto Tecnológico de Ayaviri – 2017
Presentada por
Ivette SALAZAR ESQUIVEL
Asesor
Ermes Ysidro RIVERA MANDARACHE
Para optar al Grado Académico de Maestro en Administración con mención en Gestión Pública
Reconocimientos
A mi Madre que en vida fue un pilar muy importante para mí, siempre me demostró su cariño y dedicación, y ahora que no se encuentra físicamente siento que está conmigo dándome fuerzas para seguir adelante y terminar de cumplir con todas mis metas.
A mi Padre por sus enseñanzas y confiar en mis decisiones en el aspecto profesional.
Tabla de contenidos
Título ii
Dedicatoria iii
Reconocimientos iv
Tabla de contenidos v
Lista de tablas vii
Lista de figuras viii
Resumen ix
Abstract x
Introducción xi
Capítulo I. Planteamiento del problema 13
1.1 Determinación del problema 13
1.2 Formulación del problema 15
1.2.1. Problema general 15
1.2.2. Problemas específicos 15
1.3 Objetivos 15
1.3.1. Objetivo general 15
1.3.2. Objetivos específicos 15
1.4 Importancia y alcances de la investigación 16
1.5 Limitaciones de la investigación 17
Capítulo II. Marco teórico 18
2.1 Antecedentes de la investigación 18
2.1.1. Antecedentes internacionales 18
2.1.2. Antecedentes nacionales 21
2.2 Bases teóricas 23
2.2.1. Implementación de un software 23
2.2.2. Gestión eficiente 40
2.3 Definición de términos básicos 52
Capítulo III. Hipótesis y variables 54
3.1 Hipótesis 54
3.1.1. Hipótesis general 54
3.1.2. Hipótesis especificas 54
3.3 Operacionalización de variables 55
Capítulo IV. Metodología 57
4.1 Enfoque de investigación 57
4.2 Tipo de investigación 57
4.3. Método de investigación. 57
4.4 Diseño de investigación 58
4.5 Población y muestra 58
4.6 Técnicas e instrumentos de recolección de información 60
4.7 Tratamiento estadístico 61
4.8. Procedimiento de la observación de la implementación de un software y la gestión eficiente en el área de almacén del Instituto Superior Tecnológico de Ayaviri.
62
Capítulo V. Resultados 63
5.1. Validez y confiabilidad de los instrumentos 63
5.2. Presentación y análisis de resultados 66
5.3. Discusión de resultados 74
Conclusiones 76
Recomendaciones 78
Referencias 79
Apéndices 81
Apéndice A. Matriz de consistencia 82
Apéndice B. Instrumentos 84
Lista de tablas
Tabla 1. Tipos de almacén 50
Tabla 2. Proceso de gestión de almacén 51
Tabla 3. Población de estudio, agentes educativos del Instituto Superior Tecnológico de Ayaviri – 2017.
59
Tabla 4. La muestra de 62 estudiantes, trabajadores de la Instituto Superior Tecnológico de Ayaviri.
60
Tabla 5. Consistencia interna de la encuesta 64
Tabla 6. Consistencia interna del cuestionario 64
Tabla 7. Validez de la encuesta sobre la implementación de un software 65
Tabla 8. Validez del cuestionario de la gestión eficiente del área de almacén del Instituto Superior Tecnológico de Ayaviri.
65
Tabla 9. Nivel de satisfacción de la Implementación de un software para un sistema de gestión eficiente en el área de almacén del Instituto Superior Tecnológico de Ayaviri – 2017
66
Tabla 10. Nivel de satisfacción del cuestionario de gestión eficiente en el área de almacén del Instituto Superior Tecnológico de Ayaviri – 2017.
67
Tabla 11. Correlación entre puntajes alcanzados de la implementación de un software y el sistema de gestión eficiente en el área de almacén del Instituto Superior Tecnológico de Ayaviri – 2017.
Lista de figuras
Figura 1. Resultados de nivel de satisfacción de la implementación de un software.
66
Figura 2. Resultados de nivel de satisfacción del sistema de gestión eficiente en el área de almacén.
Resumen
Las Tecnologías de Información son recursos críticos en el funcionamiento de una empresa de hoy, pero no es claro si su uso resulta estrictamente beneficioso para la organización educativa. Por lo que esta investigación tiene el objetivo general de contribuir a hacer más eficaz el desempeño en las áreas de almacén en el instituto superior tecnológico de Ayaviri mediante la implementación de software para el uso eficiente del almacén. En ese contexto, SGA su objetivo es tener controlado en todo momento salidas o entradas de material del almacén. (Las siglas SGA corresponden a Software Gestión Almacén). En ese sentido, la implementación de un software se relaciona significativamente con el sistema de gestión eficiente en el área de almacén del Instituto Superior Tecnológico de Ayaviri – 2017, los resultados muestran haber alcanzado un nivel de relación satisfactorio; siendo que, la implementación de un software alcanzo un promedio de 46,3 puntos y el sistema de gestión eficiente en el área de almacén alcanzo un promedio de 60,4 puntos, que lo confirmaron los 62 estudiantes y trabajadores, asimismo se obtuvo una correlación positiva fuerte r xy = 0,85 puntos y la contrastación de hipótesis
es /to = 6,704 / > /tc.= 1,675 /; por lo que rechazamos la hipótesis nula (H0) y aceptamos la
hipótesis alterna (H1); es decir, “existe relación estadísticamente significativa entre los
puntajes obtenidos de la implementación de un software y el sistema de gestión eficiente en el área de almacén del Instituto Superior Tecnológico de Ayaviri, 2017”.
Abstract
Information Technologies are critical resources in the operation of a company today, but it is not clear if its use is strictly beneficial for the educational organization. Therefore, this research has the general objective of contributing to make more efficient the
performance in warehouse areas in the higher technological institute of Ayaviri by
implementing software for the efficient use of the warehouse. In this context, SGA aims to have outputs or material entries from the warehouse controlled at all times. (The acronym SGA corresponds to Warehouse Management Software). In this regard, the
implementation of software is significantly related to the efficient management system in the warehouse area of the Higher Technological Institute of Ayaviri - 2017, the results show that a satisfactory level of relationship has been reached; being that, the
implementation of software reached an average of 46.3 points and the efficient
management system in the warehouse area reached an average of 60.4 points, which was confirmed by the 62 students and workers, also a correlation was obtained positive strong r xy = 0.85 points and the test of hypothesis is / to = 6.704 /> /tc.= 1.675 /; so we reject the null hypothesis (H0) and accept the alternative hypothesis (H1); that is, "there is a
statistically significant relationship between the scores obtained from the implementation of software and the efficient management system in the warehouse area of the Higher Technological Institute of Ayaviri, 2017".
Introducción
En la última década se vienen realizando políticas importantes, esfuerzos para poder cambiar y mejorar las condiciones y procesos de trabajo en las empresas, fortaleciendo las áreas de trabajo en los gobiernos regionales, municipalidades, etc., con el fin de lograr mayor inclusión, eficiencia en las gestiones.
Por otra parte en el mundo globalizado y competitivo en el que vivimos, las
empresas se ven en la necesidad de innovar sus métodos de gestión con el objetivo de tener información que les permita una toma de decisiones más acertadas, por esto, buscan
utilizar los avances en las tecnologías de la información para predecir con antelación los resultados futuros de las decisiones que se tomen en el presente.
Sin embargo en la actualidad, las empresas se ven en la necesidad de innovar sus métodos de gestión para no perder el paso dentro del sistema competitivo y tener información que les ayude en la toma de decisiones que apunten al cumplimiento de los objetivos y metas trazadas por la empresa.
Tomar decisiones basados en información, producto de un análisis cuidadoso y bajo un soporte tecnológico siempre es mejor que apelar, únicamente, a la intuición o la experiencia; por lo que existe la necesidad de contar con herramientas tecnológicas que brinden este soporte.
A lo largo del desarrollo de esta investigación se describe el análisis, diseño e implementación de un software que permita realizar una gestión eficiente en el Instituto Superior Tecnológico de Ayaviri.
grado de confiabilidad en la predicción de los resultados en el instituto superior
tecnológico, se realizará un análisis enfocado en las características y el funcionamiento específicamente en el área de almacén.
Por otra parte este sistema de un software en el almacén, permite adquirir grandes ventajas competitivas, reduciendo costos y tiempo. Sin embargo, el llevar a la práctica este tipo de sistemas resulta un tanto complejo. Es preciso indicar que la implementación de estos sistemas no es como cualquier otro proyecto de implantación de software. Un sistema de información y comunicación permite cambiar la forma de trabajo de una empresa, y busca con esto, generar una estructura con habilidades para competir.
Capítulo I
Planteamiento del problema
1.1. Determinaci ón d el probl ema
La rápida evolución de las tecnologías de la información, ha obligado a asimilar grandes novedades tecnológicas a gran velocidad y ha permitido la aparición de nuevos productos y herramientas informáticas para la gestión electrónica de documentos, sin embargo para aproximarse a estas nuevas tecnologías, y quiere implantar un sistema de estos, se llega a una realidad completamente diferente a lo que normalmente se espera.
“La forma en que cada escuela se relaciona con la tecnología, el modo de gestión impulsado desde el equipo directivo, el ambiente o clima institucional y la disponibilidad de equipamiento constituyen los componentes sobre los cuales se construirá la
incorporación de TIC en cada institución”
Acompañando las propuestas del PCI, y en línea con el documento “Gestión institucional, cambio pedagógico e integración de TIC en los Institutos Tecnológicos”, para los institutos Tecnológicos, esta investigación pretende continuar acompañando a los equipos de gestión “para la construcción de una política institucional fuerte, así como posibles caminos para que los equipos directivos intervengan en los procesos de
transformación y de integración de las TIC en las diferentes dimensiones de la gestión y de la vida institucional”
En la última década se vienen realizando desde las políticas educativas importantes esfuerzos para poder cambiar y mejorar las condiciones y procesos de gestión en la
instituciones educativas, fortaleciendo las trayectorias educativas de los estudiantes, con el fin de lograr mayor inclusión, la distribución, democrática de los saberes y de las
Desde esta perspectiva, transformar los procesos de enseñanza de aprendizaje, implica definir la política institucional teniendo en cuenta aspectos que requieren ser pensados en su conjunto, tales como: la gestión del equipo directivo; la política de fortalecimiento de la enseñanza que comprende: el desarrollo curricular, la formación y capacitación de los docentes, la dotación y el aprovechamiento pedagógico de diferentes recursos tecnológicos (TIC, software, etc) que signifiquen modernización en la atención al cliente, un control oportuno de los materiales en el área de logística, el trabajo en equipo, donde estén involucrados, estudiante, docentes, directivos.
Pero vivimos en una sociedad donde el cambio constituye un proceso permanente y cotidiano, donde la transformación sugiere que las mejorar en las instituciones educativas deben ser rápidas y realizadas de manera tal que permitan que la innovación prospere, que se vea que funciona y que pueda ser difundida a través de los docentes o toda la
comunidad escolar, por lo que en las instituciones educativas el proceso de cambio tiene características particulares.
Numerosas instituciones iniciaron procesos de cambio intentando dar respuesta a las demandas uno de ellos es el instituto superior tecnológico de Ayaviri, que quiere
sistematizar las áreas de gestión.
Solo, cambian, innovan, se transforman, aquellas instituciones en las que se reconocen las carencias, que destacan sus imperfecciones y atrasos, y que toman decisiones para superarlas con una actitud proactiva. (Aguerrondo Lugo 1999)
1.2. Formul aci ón d el p roblema 1.2.1 Problema general
¿Cuál es la relación que existe entre la implementación de un software y el sistema de gestión eficiente en el área de almacén del Instituto Superior Tecnológico de Ayaviri – 2017?
1.2.2 Problemas esp ecíficos
Pe1. ¿Qué relación existe entre la implementación de un software y la organización e insumos en el área de almacén del Instituto Superior Tecnológico de Ayaviri – 2017? Pe2. ¿Qué relación existe entre la implementación de un software y la ejecución de los
procesos en el área de almacén del Instituto Superior Tecnológico de Ayaviri – 2017?
Pe3. ¿Qué relación existe entre la implementación de un software y la pertinencia en el área de almacén del Instituto Superior Tecnológico de Ayaviri – 2017?
1.3. Objeti vos
1.3.1. Ob jetivo general
Determinar la relación que existe entre la implementación de un software y el sistema de gestión eficiente en el área de almacén del Instituto Superior Tecnológico de Ayaviri – 2017.
1.3.2. Ob jetivos esp ecíficos
Oe1. Establecer la relación existente entre la implementación de un software y la
organización e insumos en el área de almacén del Instituto Superior Tecnológico de Ayaviri – 2017.
Oe3. Establecer la relación existente entre la implementación de un software y la pertinencia en el área de almacén del Instituto Superior Tecnológico de Ayaviri – 2017.
1.4. I mportan cia y al cances d e l a inves tigaci ón
Las TICs, están transformado la educación notablemente, ha cambiado tanto la forma de enseñar como la forma de aprender y por su puesto el rol del maestro y del estudiante, al mismo tiempo cambian los objetivos formativos para los estudiantes dado que estos tendrán que formarse para utilizar, usar y producir con los nuevos medios, además el docente tendrá que cambiar estrategias de comunicación y asumir su función de facilitador del aprendizaje de los a estudiante en entornos cooperativos para ayudarlos a planificar y alcanzar los objetivos.
Por otra parte al analizar una de las definiciones de logística:
“Es el proceso de planificación, implementación y control eficiente del flujo de materiales y/o productos terminados, así como el flujo de información relacionada, desde el punto de origen hasta el punto de destino, cumpliendo al máximo con las necesidades de los clientes y generando los mínimos costos operativo”, se puede identificar la importancia de los sistemas de información para los procesos logísticos de una institución educativa, empresa, etc.
Los sistemas de información sirven como soporte a los procesos administrativos y operativos desarrollados en la empresa, instituciones educativas, haciendo más eficiente el manejo de la información, lo cual es fundamental para que los procesos de la cadena logística fluyan y se cumpla el objetivo final, que es llevar el producto al cliente.
los procesos desarrollados en la institución y su correcta utilización es ahí donde radica la importancia de esta investigación. Que tendrá de alcance a los directivos, docente, estudiantes y clientes del Instituto superior tecnológico de Ayaviri.
1.5. Li mi tacion es d e l a i nves tigación
Como toda investigación que se desarrolló fuera de la capital encontramos limitaciones de diferentes tipos que entre ellas podemos enumerar:
Escasa instituciones, con bibliografía actualizada que me permitan recabar
información pertinente de acuerdo al tiempo.
Asesoramiento de la tesis online, que dependemos de internet que funcione en óptimas
condiciones, sino perjudica nuestro trabajo
Capitulo II
Marco teórico
2.1. An teced entes d e l a investigación 2.1.1 Anteced en tes i nternaci onal es .
Víctor Manuel de Haro Martínez, 2012 Estudio e implementación de un sistema de gestión de almacén y logística en una PYME Española, Universidad Politécnica de Cartagena. España
El objetivo fundamental de este proyecto fin de carrera es el de llevar a cabo el análisis de la gestión del área de Almacén y Logística de una Pyme a través de herramientas informáticas basadas en el concepto de Sistemas de Control de Gestión.
La importancia de los sistemas de gestión en la práctica actual de la empresa se debe al aumento de la competitividad derivada de la creciente globalización de los mercados. Ante esta situación las empresas deben responder rápidamente ante las distintas situaciones que se pueden presentar en su entorno. En este contexto, la fluidez en el intercambio de información entre las distintas partes de la empresa juega un papel fundamental para la toma de decisiones. Desde esta perspectiva, los nuevos sistemas de gestión apuestan por la utilización de herramientas que permitan conectar los distintos departamentos a través de los datos derivados desde sus correspondientes actividades con el objetivo de obtener una visión global de la situación de la empresa. A pesar de las ventajas de estas prácticas de gestión, su aplicación en las pymes es escasa. Esta característica se debe
fundamentalmente a las limitaciones de recursos de las empresas de reducido tamaño así como a su falta de motivación a modificar su gestión tradicional.
Juan Carlos Cabiativa 2014 “Impacto del uso de herramientas tecnológicas en la gestión de almacenes para la renta de equipos de cómputo” Universidad Militar Nueva
Actualmente la logística es parte fundamental dentro de las organizaciones porque permite a la dirección definir las técnicas y medios para gestionar y controlar los flujos de materiales e información para satisfacer las necesidades en bienes y servicios de un cliente y/o mercado. (Pau & De Navascues, 2001)La logística controla un 30% de los costos de la empresa (Pau & De Navascues, 2001).
La evolución de las compañías se ha generado por la aparición de nuevas tecnologías y específicamente las tecnologías de la información, conocidas hoy en día como
tecnologías de la información y comunicaciones (TIC). El análisis de la información es una herramienta indispensable para la gestión de almacenes ya que nos permite identificar tipos de productos y referencias, estacionalidad de la actividad, valoración de los
productos según calificación tipo ABC, tiempos de entrega etc… esto con el fin de realizar un control y manejo de la información que facilitan la recolección y el análisis de bases de datos para tener una mayor eficiencia y eficacia de los procesos y generar un menor costo de la actividad.
En la actualidad existen diferentes tipos de tecnologías y herramientas Informáticas aplicadas a la gestión y operación de almacenes, como lo son WMS (Warehouse
Management System), RFID (Radio Frequency Identification), que se aplican tiendo en cuenta el tipo de almacén y su función es la planeación, control y ejecución de las operaciones, basándose en el análisis de la información y optimizando la gestión de los inventarios. (López, 2013)
Marco a. Burgos León, 2010 “Propuesta para la Implementación de un Sistema de Gestión documental en la empresa international quality systems ltda.” Universidad del Bío Bío, México.
gestión integrado, en el marco del mejoramiento continúo de este.
El trabajo consistió en el estudio de los procesos administrativos de la empresa para lograr un entendimiento en profundidad de estos y poder modelarlos, determinando a partir de los modelos realizados las necesidades funcionales que se le exigirían al software seleccionado.
La necesidad de implementar un sistema de gestión documental que fuese soportado vía software fue identificada al interior de la empresa como una de las conclusiones de auditorías internas realizadas al sistema de gestión integrado, y fue el gatillante para iniciar el estudio de una propuesta que analizara las características técnicas y económicas de la implementación del mencionado software.
Del análisis a los departamentos que componen el área de administración y finanzas, objeto en estudio, se identificó que el nivel de implementación en el departamento de Contabilidad era de un 54%, en el departamento de Facturación y Cobranzas de un 17%, en el de Adquisiciones 62%, Pagos y Tesorería un 56%, mientras que en Recursos Humanos alcanzaba un 88%, el nivel más alto de entre los departamentos estudiados. El estudio se basó en información recogida por las auditorías internas al sistema realizadas en el mes de Junio del 2009, en la cual se concluyó como factores determinantes de la poca implementación del sistema, la entropía existente en la gestión de la información del SGI, el desconocimiento y por ende falta de seguimiento de los procedimientos, y la dispersión existente en el almacenamiento de registros e información generada
cumplimiento de las necesidades establecidas. Esta terna fue sometida a una evaluación económica que se esperaba determinara el software a elegir, además se debió incluir al criterio de selección el factor cualitativo para poder realizar la selección final.
2.1.2. An teceden tes nacion al es
Claudia Patricia Becerra Díaz, 2015 “Propuesta de Mejora de los Procesos de Recepción, Gestión de inventarios y distribución de un operador logístico”, Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas”
El presente proyecto de investigación aplicada tiene como objetivo la elaboración y desarrollo de propuestas de mejora continua para un operador logístico del país. Se analizaron los procesos de recepción, gestión de inventarios y distribución de la empresa; en los cuales se identificaron problemas para luego analizar las causas de los mismos y plantear diversas propuestas para mejorar los procesos, cada uno con su respectiva validación. En el proceso de recepción se lleva a cabo un plan piloto, en el de gestión de inventarios una implementación y en distribución un plan piloto. Los métodos empleados a lo largo del proyecto son: Toyota Business Practices, Kaizen y 5S.
Francisco Guillermo García Altamirano 2016 Desarrollo de un Sistema para la Administración de la Cadena de Suministro, aplicando modelo de inventarios en la empresa Sipan distribuciones sac, facultad de ingeniería, arquitectura y urbanismo, Universidad señor de Sipan.
población muestra, interpretando y analizando los resultados de la solución puesta en marcha, la propuesta de muestra cómo se diseñó la solución bajo la metodología de SCRUM, para concluir y recomendar mejoras en la propuesta planteada en esta investigación.
Carmen Marcela Távara Infantes, 2014 en su tesis titulado, "Mejora del sistema de almacén para optimizar la gestión logística de la empresa comercial Piura" para optar el grado académico de ingeniero.
El presente estudio cuyo objetivo principal es proponer la mejora del sistema para optimizar la gestión logística de la Empresa Comercial Piura, define en su primer capítulo las actividades del Sector Comercial dedicado a prendas de vestir en la región de Piura y a nivel Nacional.
El capítulo II, enfoca los conceptos, clasificación y funciones de los almacenes, detallando la importancia del almacén con la finalidad de lograr una mayor fluidez de las operaciones continuas de la empresa.
En el capítulo III, se detalla a la empresa Comercial Piura, en cuanto a los procesos de almacenamiento y a los artículos que comercializa los productos que comercializan hacia un público consumidor del segmento económico B y C Se efectúa en el capítulo IV un diagnóstico de los almacenes en la empresa en estudio determinando la problemática de sus almacenes en el que se observa deficiencias en sus áreas, el manejo de sus stocks que trae como consecuencia alto costos de almacenamiento y stocks, y pérdidas económicas. En el capítulo V, analizamos el Layout del almacén y aplicamos la técnica ABC con la finalidad de clasificar los productos dando prioridad a los de más alta rotación y ubicados en las áreas que se logre su optimización.
deportivos en la tienda casa de deportes rojitas - Chimbote; 2014.
La presente investigación fue desarrollada bajo la línea de investigación:
Implementación de las tecnologías de información y comunicación para la mejora continua de la calidad en las Organizaciones del Perú, de la escuela profesional de Ingeniería de Sistemas de la Universidad Católica los Ángeles de Chimbote.
La investigación tuvo como objetivo implementar un Sistema de Información para mejorar la gestión de los procesos de compra, venta y almacén de productos deportivos de la Tienda Casa de Deportes Rojitas, de la ciudad de Chimbote, la investigación tuvo como diseño no experimental, de tipo documental y descriptiva, la población y muestra fue delimitada en 16 trabajadores, con lo que una vez que se aplicó el instrumento se
obtuvieron los siguientes resultados: En lo que respecta a las interrogantes más relevantes, se puede visualizar que un 75% expresó que la tienda requiere de la implementación de un Sistema de Información, como también se encontró que un 75% manifiesta que es
beneficioso contar con un Sistema de Información, así mismo un 100% revela que existe pérdida de tiempo al realizar los reportes de los procesos que existen en la tienda, además un 100% declara que existen desactualización de datos en la administración.
Todos estos resultados coinciden con la hipótesis general, por lo que esta
investigación queda debidamente justificada en la necesidad de realizar la implementación de un Sistema de Información para ayudar a mejorar la gestión de los procesos de Compra, Venta y Almacén de productos en la Tienda Deportiva Rojitas.
2.2. Bas es teóri cas
2.2.1. Implementación de un software
se han visto en la necesidad de implementar cambios en su estrategia laboral a la hora de enfrentar los retos que se les presentan.
La productividad y el manejo del capital humano en las organizaciones, se convierten en elementos clave de sobrevivencia, por tanto, la coordinación, dirección, motivación y satisfacción del personal son aspectos cada vez más importantes del proceso administrativo. Entre estos, la satisfacción del trabajador ocupa un lugar preferente, ya que, la percepción positiva o negativa de los trabajadores con respecto a su trabajo influye en la rotación de personal, ausentismo, aparición de conflictos, entre otros.
“Todas las organizaciones tienen un propósito, estructura y una colectividad de
personas y están conformadas por un grupo de elementos interrelacionados entre sí, tales como: estructura organizacional, procesos que se dan dentro de ellas y conducta de los grupos e individuos. La interacción de estos componentes producen patrones de relación variadas y específicas que encajan en lo que se ha denominado Clima Organizacional”
Por otra parte el clima organizacional es un componente importante de elementos que pueden descomponerse en términos de estructuras organizacionales, tamaño de la organización, modos de comunicación, estilos de liderazgo, entre otros. Todos los elementos mencionados conforman un clima particular donde prevalecen sus propias características, que en cierto modo presenta, la personalidad de la organización y la influencia en sus individuos en el trabajo.
“La importancia de este concepto radica en el hecho de que el comportamiento de un trabajador no es una resultante de los factores organizacionales existentes, sino que
Este es uno de elementos indispensable para desarrollar este tema, que se fundamenta en la incorporación de software en el sistema de control de almacén en el Instituto Superior Tecnológico de Ayaviri, materia de investigación lo que nos va permitir encontrar respuesta a la necesidad de informatizar el área, para una satisfacción de los usuarios.
Para los empleados de cualquier organización la satisfacción o comodidad que siente en su entorno laboral ayuda muchísimo en su productividad y explotación de habilidades, debido a la seguridad presentada y tranquilidad que siente al poder trabajar sin ningún otro problema que lo pueda limitar. A todo este entorno que rodea el trabajador se le
satisfacción laboral y buen clima organizacional Pensamiento sistémico
El pensamiento sistémico es la actitud del ser humano, que se basa en la percepción del mundo real en términos de totalidades para su análisis, comprensión y accionar, a diferencia del planteamiento del método científico, que sólo percibe partes de éste y de manera inconexa. El pensamiento sistémico aparece formalmente hace unos 45 años atrás, a partir de los cuestionamientos que desde el campo de la Biología hizo Ludwing Von Bertalanffy, quien cuestionó la aplicación del método científico en los problemas de la Biología, debido a que éste se basaba en una visión mecanicista y causal, que lo hacía débil como esquema para la explicación de los grandes problemas que se dan en los sistemas vivos.
estructura de lo que se define como "sistema", así como también de todo aquello que conforma el entorno del sistema definido
Bajo la perspectiva del enfoque de sistemas nos hace ver la realidad que concibe el observador que aplica esta disciplina se establece por una relación muy estrecha entre él y el objeto observado, de manera que su "realidad" es producto de un proceso de
co-construcción entre él y el objeto observado, en un espacio –tiempo determinados, constituyéndose dicha realidad en algo que ya no es externo al observador y común para todos, como lo plantea el enfoque tradicional, sino que esa realidad se convierte en algo personal y particular, distinguiéndose claramente entre lo que es el mundo real y la realidad que cada observador concibe para sí.
La consecuencia de esta perspectiva sistémica, fenomenológica y hermenéutica es que hace posible ver a la organización ya no como que tiene un fin predeterminado (por alguien), como lo plantea el esquema tradicional, sino que dicha organización puede tener diversos fines en función de la forma cómo los involucrados en su destino la vean,
surgiendo así la variedad interpretativa. Estas visiones estarán condicionadas por los intereses y necedades que las personas requieren para realizar un trabajo y satisfacer al cliente.
En ese contexto esta la implementación de un software en el instituto para mejorar el servicio en el área de almacén.
Modelo de sistema viable (MSV)
sistemas viables que comparten un contexto vital común. El MSV ofrece, descentralización funcional y cohesión de la totalidad.
Está comprendido por principios cibernéticos fundamentales de comunicación y control en organizaciones complejas. Estos principios ofrecen un camino para
proporcionar autonomía y fortalecimiento dentro de un marco de trabajo integrado, junto con las uniones necesarias entre las partes individuales. Abreviando, el MSV proporciona un entorno de trabajo para diseñar flexibles y adaptables organizaciones, que balanceen perspectivas externas e internas y objetivos a corto y largo plazo.
Una unidad autónoma, (o sistema viable) necesita tener cinco sistemas claves posicionados, si quiere operar eficazmente en su entorno. Estos son:
Implementación Coordinación Control Inteligencia Política.
A continuación se muestra una descripción de la naturaleza y el propósito de cada una de estas diferentes funciones sistémicas.
Sistema 1: Implementación
El Sistema Uno identifica la sub – organización directamente responsable de la implantación de las tareas básicas (producción de artículos o servicios) de la organización.
nivel recursivo por administradores que buscan actuar en coherencia con las pautas, recursos, estrategias tecnológicas y lineamientos de la organización del nivel recursivo superior.
El sistema uno debe además reportar información detallada y sintética al sistema tres (herencia del siguiente nivel de organización) sobre la ejecución de las tareas y uso de recursos y a los demás sistemas uno, sobre sus prioridades y acciones.
Sistema 2: Coordinación
Es natural que se presenten conflictos entre responsables de las tareas básicas en el sistema uno. Esta situación genera “oscilaciones” en sus relaciones, las cuales deben
amortiguarse diseñando mecanismos anti-oscilatorios. Buscando que actúen en armonía, el sistema dos ejerce una función preventiva, anti-oscilatoria, en las interacciones de los responsables del sistema uno. El sistema dos opera en el dominio administrativo, por fuera del canal tradicional de control, con el objeto de amortiguar las oscilaciones, como un servicio al sistema uno y como médula de comunicación con el Sistema Tres. En general el Sistema Dos provee los mecanismo para el manejo de la información rutinaria sobre la operación de los sistemas uno, tanto en el lenguaje como en los formatos diseñados por a la administración “senior”.
Sistema 3: Control el sistema
administración de variedad se pueden identificar como los canales de: requerimientos legales y corporativos, negociación de recursos y responsabilidad.
Sistema 4: Monitoreo
En el sistema tres es el que sirve para conseguir información de diferente naturaleza de la provista por los canales mencionados, y obtenida directamente de la fuente, para complementar, ampliar o validar la información que recibe la administración por los demás canales verticales de la cadena de mando y que opera por fuera de la función de control. Ejemplos de este mecanismo son los esquemas de auditoría, los estudios sobre el estado de mantenimiento de los equipos, los estudios del clima organizacional, entre otros.
Sistema 5: Inteligencia
El sistema cuatro debe contribuir un contexto apropiado en la organización a fin de prever escenarios de acción que responda a los retos y externalidades en forma oportuna. Debe permitir visualizar el “afuera y el mañana”, para ser capaz de responder a los retos percibidos en el entorno.
Para ello, debe proporcionar a la organización relevante sobre el entorno sobre el cual opera. En consecuencia, debe desarrollar filtros para monitorear la información del entorno que le permita reconocer los patrones de tendencias futuras con base en los comportamientos históricos. El sistema cuatro además debe desarrollar el modelo de la organización misma, de lo que ella es o ella hace, para ofrecer autoconocimiento al sistema en foco. Este de modelo de sí mismo es un modelo recursivo
Una de las condiciones claves para la eficacia organizativa se relaciona con el modo en que las funciones de inteligencia y de control están organizadas e interconectadas. Mecanismo de Monitoreo – Control
Entre la organización y los sistemas uno, existen canales de comunicación
que incluye diferentes tipos de canales de comunicación (Intervención Corporativa, Negociación de Recursos, Responsabilidad), el Sistema Tres y el sistema Dos. Conjuntamente los Sistemas Uno, Dos, Tres y Tres constituyen el Mecanismo de Monitoreo y Control.
Este es una de las formas que se puede implementar, un sistema de software para el sistema de control de almacén en el instituto superior tecnológico
Mejora continua –Kaizen
La continua mejora de la capacidad y resultados de la organización, debe ser el objetivo permanente. La excelencia, ha de alcanzarse mediante un proceso de mejora continua. Mejora, en todos los campos, de las capacidades del personal, eficiencia de la maquinaria, de las relaciones con el público, entre los miembros de la organización, con la sociedad. Y cuanto se les ocurra, que pueda mejorarse en una empresa, y redunde en una mejora de la calidad del producto. Que equivale a la satisfacción que el consumidor obtiene de su producto o servicio. Si tecnológicamente no se puede mejorar, o si la mejora no es a un coste razonable, la única forma de mejorar el producto, es mediante un sistema de mejora continua. Siempre hay que intentar mejorar los resultados. Lo que lleva
aparejada una dinámica continua de estudio, análisis, experiencias y soluciones, cuyo propio dinamismo tiene como consecuencia un proceso de mejora continua de la satisfacción del cliente.
Kaizen es un sistema enfocado en la mejora continua de toda la empresa y sus componentes, de manera armónica y proactiva. El sistema al cual hacemos referencia se denomina kaizen, lo cual significa “mejora continua que involucra a todos”.
Es pues un sistema integral y sistémico destinado a mejorar en el largo plazo tanto a las empresas, como a los procesos y actividades que las conforman, y a los individuos que son los que las hacen realidad. El objetivo primero y fundamental es mejorar para dar al cliente o consumidor el mayor valor agregado, mediante una mejora continua y sistemática de la calidad, los costes, los tiempos de respuestas, la variedad, y mayores niveles de satisfacción
Concepto de almacén
El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.
Los almacenes son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de
mercancía. La formulación de una política de inventario para un departamento de almacén depende de la información, disponibilidad de materiales, tendencias en los precios y materiales de compras, es la mejor fuente de esta información.
Esta función controla físicamente y mantiene todos los artículos inventariados, se deben establecer resguardos físicos adecuados para proteger los artículos de algún daño de uso innecesario debido a procedimientos de rotación de inventarios defectuosos y robos. Los registros se deben mantener, lo cual facilitan la localización inmediata de los artículos. Clasificación de los almacenes
Según la seguridad y control del almacén
Almacén cerrado. Un almacén cerrado es una zona controlada donde solo entran personas autorizadas es decir, los trabajadores del mismo, de forma que los productos solo entran y salen mediante documentos. Hay máxima seguridad y estricto control de la mercancía. Toda la información está centralizada en un inventario permanente. Con alta por factura o entrada y baja por vale de entrega el stock existente debe revisarse, al menos una vez al año, de alguna de estas maneras:
a. Recuento anual fijo: Muchas empresas hacen recuento físico del stock una vez al año, al año cierre del periodo fiscal, es preciso para ello, para todo el funcionamiento de la empresa y organizar un equipo especial para la realización del recuento
b. Recuento permanente: A principios de cada año (o periodo fiscal) algunas empresas dividen su stock en 52 grupos iguales teniendo cada uno de ellos ser recontados semanalmente. De esta manera los trabajos de recuento pueden hacerse continuamente y sin interrumpir el funcionamiento normal de la empresa.
c. Recuento en el punto más bajo. Algunas empresas hacen el recuento de forma irregular, por ejemplo siempre que el nivel del stock de un artículo almacene su punto más bajo.
permanentemente. Para el recuento que en estos almacenes se lleva a cabo dos veces al año, de la siguiente manera: existencias = existencias iniciales compras — salidas. Sistema de almacenaje al azar. Este sistema constituye una variante del almacén cerrado, en el sentido que no existe un sitio fijo para cada artículo, sino que cada uno se ubica en donde hay espacio libre. El almacén está divido en áreas que requieren un mismo tipo de almacenamiento (pallet contenedores, etc.) el personal de almacén conoce los espacios vacíos y ante una nueva entrada, lo asigna a la mercancía. Una ventaja de este sistema es que para los empleados es más difícil localizar el producto y el recuento pude ser más largo. Pero como ventaja, podemos señalar que se puede utilizar el espacio más eficiente y posee una gran flexibilidad. Con la ayuda de una adecuada aplicación
informática, que indique donde se encuentra cada artículo, este sistema puede llegar a ser mejor.
En determinados almacenes puede observar el clásico y el viejo slogan "un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar" indudablemente, lo de un lugar en cada cosa puede planificarse relativamente bien: lo de cada cosa en su lugar pude ser una tarea no muy fácil. Desarrollando u buen sistema de localización de lugares de almacenaje se puede se puede ayudar a quienes intentan tener cada cosa en su lugar. Cada artículo guardado en el almacén, tiene un lugar específico que debería estar indicando en un listado como índice de localizaciones.
Procedimiento de Almacén
El área de Almacén es el espacio físico en el que se almacenan los insumos y los productos. Tiene entre sus funciones principales:
Mantener los insumos y productos en buen estado
Controlar los ingresos y salidas de los insumos y/o productos
Actualmente, el proceso del área de Almacén de la empresa se maneja de la siguiente manera:
Ingresos: Cuando los productos terminados se encuentran listos para su venta, no se realiza el registro de la cantidad de los mismos. El mismo caso, sucede cuando se adquieren los nuevos insumos.
Salida. Si se requiere de algún insumo para la preparación de los productos, se retira del almacén sin registrar dicha salida; por otro lado, si el insumo requerido no se encuentra en almacén, se realiza un pedido al administrador para la compra del mismo. Procedimiento de Venta
Actualmente, el proceso de Venta de la empresa se maneja de la siguiente manera: Los clientes se comunican con el administrador para realizar los pedidos. Si se cuenta con el stock necesario se realiza el despacho hacia el cliente; por otro lado, si no se contara con el stock suficiente de los productos, se realiza la producción necesaria.
Procedimiento de Compra
Actualmente, el proceso de Compra de la empresa se maneja de la siguiente manera: El área de Almacén realiza la petición por medio presencial o telefónico sobre la falta de stock de uno ó más insumos. El administrador, al ser informado, se realiza la compra de los insumos, buscando en la lista de proveedores, que se encuentra en formato físico y manual, el proveedor al que se le realizará la compra de los insumos requeridos. Stock
El stock o las existencias es la suma de los artículos tangibles de la empresa. Están conformados por los insumos que serán usados para la elaboración de un producto y los productos que serán puestos a la venta.
económica de la empresa mediante la valorización aproximada de los activos existentes para la venta.
Módulo de Software de Control de Stock
Qualoupe LIMS fue diseñado por la empresa Two Fold Software. Este software está diseñado especialmente para laboratorios químicos, el módulo de control de stock permite controlar el stock de los químicos para evitar quedarse sin los productos necesarios Algunas de sus funcionalidades son:
Manejo de materiales con especificación y límite asignado. Manejo de usuarios y roles.
Registro de formularios Validaciones de pruebas.
PIIMS Sistema de Gestión de Inventario
PIIMS es un sistema de gestión de inventario, diseñado especialmente para la gestión de suministros, permite administrar y controlar los productos mediante la lectura de los códigos de barras de los productos. Minimiza la cantidad de residuos y pérdidas
económicas, manejando la salida de los productos bajo el concepto de FIFO (Primeros en entrar, primeros en salir).
Asimismo, puede generar los siguientes informes Reportes de stock actual de los productos.
Reportes de productos usados. Reportes de mermas.
logró mediante el análisis y diseño de los procesos mencionados anteriormente. Con ello, se buscar cubrir las necesidades que presenta actualmente la empresa e identificar las oportunidades de mejora en cada uno de los procesos. El diseño de los procesos permitirá definir las funcionalidades a desarrollar en cada uno de módulos que serán implementados.
El objetivo al que tiende una empresa en su proceso de recepción de mercancías es la automatización tanto como sea posible, con la intención de eliminar o minimizar la
burocracia e intervenciones humanas que no añaden valor al producto. Es importante realizar inspecciones, aunque estas no añaden valor, por lo que es factor clave una adecuada selección de proveedores para tender hacia una recepción segura y eliminar pasos de las inspecciones. Veamos un flujo básico de la recepción que le permitirá
identificar por qué representa un alto costo de personal y por ende incide en el costo total:
Cómo se puede apreciar en la figura el solo proceso de recepción requiere la
intervención de personal y de máquinas y equipo especializado que requiere de altos costos operativos.
¿Qué mercados se van a servir? ¿Qué gama de productos necesita?
¿Cuáles son las necesidades de los clientes? ¿Cómo, dónde y cuándo producir?
¿Qué nivel de stock mantener?
¿Cuántos proveedores son necesarios? ¿Cuándo, dónde y cómo crear stock? ¿Dónde y cómo mantener el stock? ¿Cómo y cuándo mover el stock?
Formas de optimizar la eficiencia en la gestión de almacenes
El impulso a la eficiencia operativa dentro del almacén suele ser una de las
prioridades de cualquier plan logístico, sin embargo, supone también un desafío para sus responsables, ya que:
las posiciones cambian continuamente
se incorporan nuevos empleados que tienen que aprender y familiarizarse con los procesos
la lista de productos en stock varía
En este escenario, la gestión de almacenes se complica, a la vez que son requeridas diferentes ubicaciones de almacenamiento, se incorporan nuevos procedimientos cambian las necesidades de manipulación, esto dificulta las iniciativas de automatización. Apostar por la eficiencia y la calidad precisa del apoyo de la tecnología.
Cómo mejorar resultados en la gestión de almacenes
La automatización se plantea como la solución más lógica cuando el objetivo es aumentar la eficiencia en la gestión de almacenes. Sin embargo, en la práctica, no es posible hacer extensible la automatización a la selección de todos los productos, puesto que existen inconvenientes como:
Peculiaridades Tamaños inusuales
Requisitos de manipulación específicos
Los Sistemas de Gestión de Almacenes (SGA)
Son programas informáticos pensados para gestionar de la manera más operativa posible un almacén. También se conocen como WMS (siglas en inglés de Warehouse Management System). Los SGA permiten gestionar las tareas del almacén y mantener el flujo constante de información de entradas, salidas, pedidos e inventarios en tiempo real. Entre los beneficios de disponer de un software SGA:
Mayor control de las ubicaciones. Hay un control exhaustivo de la mercancía que hay en el almacén y donde está ubicada, por eso, es fácil saber que espacios están vacíos en cada momento
Minimizar el tiempo que los empleados utilizan en movimientos dentro del almacén Mejorar la planificación de las necesidades de la empresa
Controlar la actividad (entradas, salidas y pedidos), los inventarios y el stock en tiempo
real.
Simplificar y automatizar procesos: desde los movimientos dentro del almacén hasta las tareas administrativas.
Control de la trazabilidad, caducidades o cuarentenas, que mejoran la calidad y la precisión de la información que maneja la empresa
Reducción de errores. El sistema avisa, por ejemplo, de obsolescencias dentro del almacén y reduce la posibilidad de realizar pedidos erróneos
Cómo mejorar nuestra gestión almacén
Además de aprovechar las herramientas y plataformas digitales creadas para mejorar
Automatización de los sistemas de almacenaje. La robotización de los procesos de almacenaje, distribución y envío es imparable: estanterías inteligentes, apoyo de pequeños robots logísticos, dispositivos móviles inteligentes con todo tipo de alertas… Automatizar al máximo nuestra gestión almacén es una inversión inteligente que debería plantearse cualquier empresa que quiera seguir siendo líder y competitiva.
Mejora de las capacidades tecnológicas del personal que se ocupa de la gestión almacén. Este punto se refiere a no olvidar que la formación continua de nuestra plantilla de almacén es fundamental para seguir incrementando su eficacia y productividad laboral. Explotación de los datos en cuanto a necesidades reales del mercado. Hoy por hoy dar respuesta a las necesidades y deseos de nuestro target objetivo es fundamental no solo para la gestión almacén, sino para la rentabilidad global de nuestro negocio. Un ejemplo claro lo tenemos en los servicios rápidos de mensajería que ya han puesto en marcha los grandes comercios electrónicos: en su día detectaron que había una necesidad creciente de recibir productos en un par de horas y automáticamente enfocaron su gestión almacén a cubrir esa necesidad con creces. ¿El resultado? Un aumento de las ventas y, lo que es más
importante, una mejora importante en la experiencia final del cliente.
Por lo tanto, aprovechar la tecnología para mejorar el flujo de trabajo de nuestro almacén es clave para nuestra estrategia de atención y fundamental para la organización de nuestro almacén.
2.2.2. Gestión eficiente
Para lograr total claridad sobre la eficacia, hace falta precisar lo que constituye un “objetivo”. Particularmente, necesitamos estipular que un objetivo bien definido explicita lo que se busca generar, incluyendo la calidad de lo que se propone. Asimismo, un objetivo debe delimitar el tiempo en que se espera generar un determinado efecto o producto. Por tanto, una iniciativa resulta eficaz si cumple los objetivos esperados en el tiempo previsto y con la calidad esperada.
Eficacia, eficiencia, equidad y sostenibilidad
Cuatro términos muy frecuentemente utilizados en los diálogos y debates sobre política social conforman un conjunto de criterios que dan fundamento a la formación, gerencia y evaluación de políticas y programas sociales, operativos técnicos: eficacia, eficiencia, equidad y sostenbilidad. Estos cuatro criterios representan un conjunto mínimo de pautas para la ejecución, implementación programas. No obstante, estos cuatros
constituyen un conjunto prioritario de criterios, por relacionarse con la misma relevancia e impactos de las políticas y programas y por haber logrado un uso convencional y común en el dialogo sobre políticas y programas.
Reflejan elementos relevantes para el análisis de iniciativas apoyadas con dineros públicos, pues reflejan algunos aspectos del rol de Estado (en la promoción de equidad) y de las demandas sobre la manera en que se usan los recursos fiscales (eficiencia y
equidad). Estos cuatro términos forman parte de la jerga cotidiana de los que participan en la formación, la gestión y la evaluación de políticas y programas, a nivel del sector
público.
Eficacia vs efectividad
El Diccionario Webster’s asocia los dos términos directamente, pues utiliza efectividad (“effectiveness”) para definir eficacia (“efficacy”).
No obstante, la aceptación de que la eficacia y la efectividad sean sinónimos no es universal. Por ejemplo, Cohen y Franco (1993) indican que la “eficacia” mide “el grado en que se alcanzan los objetivos y metas... en la población beneficiaria, en un período determinado... ” mientras que la “efectividad” constituye la relación entre los resultados (previstos y no previstos) y los objetivos. Así, estos autores proponen la efectividad como una medida que reconocería resultados diferentes a los que fueron esperados en la
delimitación de los objetivos de la iniciativa Eficiencia técnica
Para aportar a una mayor claridad de terminología, conviene definir bien la
eficiencia técnica La eficiencia técnica examina la relación entre el producto o resultado generado y la cantidad de un determinado insumo utilizado en su generación. Algunas definiciones señalan que la eficiencia técnica mide la relación entre el producto y la energía utilizada en su producción. En ciertas aplicaciones, la energía sirve como unidad de medición que permite estimar el “costo” (en unidades de energía) de diversas técnicas o tecnologías de producción.
Estas unidades de medición limitan el uso del criterio de eficiencia técnica. Solo resulta útil para aquellos casos en que se quieren comparar diferentes maneras de lograr un determinado logro, con relación a un determinado resultado. Por ejemplo, se podría utilizar para comparar diversas maneras de superar el fracaso escolar, en términos de cada insumo.
La eficiencia técnica mediría el impacto que tiene cada propuesta sobre el fracaso escolar y el uso del insumo relevante (tiempo del maestro, tiempo de computadora, textos y materiales, etc.). Al comparar el uso de tutores pares (caso en que los estudiantes toman un papel en apoyar el aprendizaje de sus compañeros y, de paso, mejoran su propio
aprendizaje) y tutoriales computarizados, se podría tener que el uso de tutores pares resulta ser más eficiente que el uso de los tutoriales computarizados en el uso de tiempo de
computadoras.
Eficiencia económica
El economista define “eficiencia” en una forma genérica de la siguiente manera: Un sistema está eficiente cuando no hay ninguna forma de redistribuir los recursos que permitiera que alguien tendría mayor bienestar o satisfacción sin que otro tuviera menor bienestar o satisfacción.
La eficiencia de asignaciones de recursos y procesos productivos se juzga a la luz de asignaciones alternativas y sus impactos sobre el bienestar de la población. Se refiere a esta eficiencia como la “eficiencia paretiana”, en referencia al economista italiano quien
desarrolló una teoría sobre comparaciones de diversas asignaciones en la economía y sus impactos sobre el “bienestar social”.
mucho el avance de la teoría económica pero no ha permitido aplicaciones prácticas de las mediciones de eficiencia.
Diversas técnicas y metodologías buscan maneras de encontrar aproximaciones a la medición de bienestar. Por ejemplo, el análisis costo-beneficio intenta interpretar el comportamiento de los individuos en los mercados y utilizar estas interpretaciones para diseñar estrategias de valoración (directas e indirectas) para asignar valor monetario a los bienes, servicios y amenidades que contribuyen al bienestar de los miembros de la sociedad.
Ley de la eficacia
Primera ley: Las tareas se alargan al interrumpirlas
“El tiempo que requiere una tarea crece en proporción al número de veces que la hemos interrumpido y reanudado”.
Teóricamente, toda tarea requiere un tiempo determinado para obtener unos resultados -o calidad- deseados. Esta es, al menos, la impresión subjetiva que tenemos. Pero la realidad es muy distinta. Porque no nos es posible prácticamente nunca realizar de un tirón tareas medianamente complejas.
Esta ley puede ilustrarse con una cuerda. Cada vez que la cortemos, para empalmarla será preciso realizar un nudo que reducirá su longitud. La mente humana funciona de un modo análogo: no cabe retomar una tarea en el punto en que se interrumpió; siempre hay que hacer un “nudo” mental, e incluso físico. Y cada nudo implica pérdida de tiempo. Otra pérdida de tiempo que añadir al que directamente nos ha costado la interrupción.
Segunda ley: es difícil aparcar camiones
“Programar y/o realizar una tarea larga supone dificultades muy superiores a las que plantea una corta”.
Nos resulta difícil programar tareas de envergadura. Nos sentimos, literalmente, sin tiempo para ellas. Y cuando las intentamos, su ejecución tropieza con mil dificultades y parece no avanzar
Es una consecuencia lógica de lo expuesto en la ley anterior. Y responde a una ley puramente física: es más difícil aparcar un camión que una moto. Para una de estas, cualquier hueco entre coches proporciona espacio suficiente. Pero un camión...
En cualquier momento podemos firmar una carta -lo que podría hacer “por orden” nuestra propia secretaria- o dedicar unos minutos a cualquier pelmazo; o hacer una llamada telefónica. Siempre es fácil encontrar un espacio para ello -para programarlo o para
hacerlo-; aunque no sea importante.
Pero nos resulta bien difícil encontrar una semana para ese seminario de formación que se nos antoja tan interesante. O para llevar a buen fin esa negociación, al que vamos a pedir -¡otra vez!- que nos la retrase un par de semanas. O para diseñar un nuevo plan de marketing. Aparcar camiones es otra cuestión. Bien difícil, por cierto. No caben en ningún sitio.
El problema resulta, ordinariamente, muy serio, porque las tareas importantes requieren, con frecuencia, períodos de tiempo importantes. Y lo que es peor, no suelen parecer urgentes. Una y otra circunstancia facilita el que se dejen una y otra vez para más tarde. Y que se caiga en el riesgo que señala la tercera ley.
Tercera ley: de la champearía al perfeccionismo
La experiencia nos permite establecer un gráfico que recoja -siquiera sea de modo intuitivo- cómo varía el valor de un trabajo cualquiera en función del tiempo que se le dedica. El gráfico es aplicable lo mismo a un trabajo sencillo -por ejemplo, hacer una taza de café o lavar nuestro carro- que a una tarea más compleja- levantar una nueva fábrica o preparar un plan estratégico de marketing.
Veamos cómo evoluciona el valor de la tarea al ir invirtiendo tiempo en ella. Inicialmente, la tarea va consumiendo tiempo, sin variar, prácticamente, su valor, que sigue siendo nulo: el coche de nuestro ejemplo sigue sucio y no hay café que beber por ninguna parte. Del plan de marketing no existe sino la solicitud o la recogida de datos y estudios.
De modo progresivo, en una segunda etapa, va apareciendo un valor cada vez mayor en nuestro trabajo, que va tomando forma, aunque falten cosas. El carro empieza a verse limpio; y el plan de marketing ha tomado forma, aunque le falten determinadas
concreciones.
Evolución del valor de un trabajo en función del tiempo que se le dedica Zona de chapuza, eficiencia, perfeccionamiento
Gestión de almacén
Es un proceso clave que busca regular los flujos entre la oferta y la demanda, optimizar los costos de distribución y satisfacer los requerimientos de ciertos procesos productivos.
Por su parte, Gunasekaran, Lai y Cheng (2008) describen que…”la gestión de almacenes contribuye a una efectiva gestión de la cadena de suministro debido a que está directamente implicada en el intercambio de información y bienes, entre proveedores y clientes, incluyendo fabricantes, distribuidores y otras empresas que participan en el funcionamiento de la cadena de suministro”.
La gestión de los almacenes es un elemento clave para lograr el uso óptimo de los recursos y capacidades del almacén dependiendo de las características y el volumen de los productos a almacenar.
La gestión de los almacenes es un elemento clave para lograr el uso óptimo de los recursos y capacidades del almacén dependiendo de las características y el volumen de los productos a almacenar (Poirier y Reiter, 1996).
Principios y objetivos en la gestión de almacenes
Entre los principios para la gestión óptima de los almacenes se considera la coordinación con otros procesos logísticos, el equilibrio en el manejo de los niveles de inventario y en servicio al cliente y la flexibilidad para adaptarse a los cambios de un mundo empresarial globalizado.
Minimizar:
El espacio empleado, con el fin de aumentar la rentabilidad
Las necesidades de inversión y costos de administración de inventarios.
Los riesgos, dentro de los cuales se consideran los relacionados con el personal, con los
productos y con la planta física.
Pérdidas, causadas por robos, averías e inventario extraviado.
Las manipulaciones, por lo cual los recorridos y movimientos de las personas, equipos
de manejo de materiales y productos, deben ser reducidos a través de la simplificación y mejora de procesos.
Los costos logísticos a través de economías de escala, reducción de faltantes y retrasos en la preparación de despachos.
Maximizar:
La disponibilidad de productos para atender pedidos de clientes. La capacidad de almacenamiento y rotación de productos. Operatividad del almacén
La protección a los productos.
Cabe destacar que los dos primeros objetivos de maximización son parcialmente contrapuestos, por lo cual se debe equilibrar su nivel de implementación, debido a que a mayor capacidad de almacenamiento se tiende a reducir la operatividad en el almacén. Importancia.
De esta forma, Urzelai (2006), Mauleón (2006), indican que los objetivos a buscar con la gestión de almacenes son:
Por un lado, minimizar el espacio que se emplea para aumentar la rentabilidad, las necesidades de inversión
los costos de administración
los riesgos relacionados con el personal los productos
la planta física.
También enfatizan que se debe buscar minimizar las pérdidas causadas por robos, averías e inventario extraviado, las manipulaciones a través de simplificación y mejora de procesos y por último los costos logísticos a través de economías de escala.
Por otro lado, se debe maximizar la disponibilidad de productos para atender los pedidos de clientes, así como la capacidad de almacenamiento y rotación de productos. Además, se busca maximizar la operatividad del almacén y la protección a los productos.
Cabe destacar que los dos primeros objetivos de maximización son parcialmente contrapuestos, por lo cual se debe equilibrar su nivel de implementación, debido a que a mayor capacidad de almacenamiento se tiende a reducir la operatividad en el almacén. Tipos de almacén
La selección y configuración del tipo de almacén suele ser crítica para que la
empresa opere adecuadamente y atienda satisfactoriamente las necesidades de los clientes. Por estos motivos en la tabla 1, se presentan los tipos o funciones más comunes de la gestión de almacenes. De acuerdo a la Tabla 1, se puede inferir que existen diferentes tipos de almacenes, por lo cual, en el momento de su selección, se recomienda analizar la
Finalmente, el tipo de almacén con que cuente una empresa es el principal factor para configurar los procesos que componen la gestión de almacén.
Tabla 1
Tipos de almacén Tipos de almacén
Operativo o planta de producción Logística Almacén de materia
prima
Garantiza el nivel de inventario para garantizar el nivel de materia prima
Almacén de fabrica
Se encuentran en las instituciones desde ahí despachan Almacén de
producto en proceso
Garantiza el nivel de inventario para proteger el nivel productivo
Almacén regulador de distribución intermedio
Envía productos a los proveedores y clientes
Almacén de
producto terminado
Desarrolla un conjunto de procesos logísticos
Distribuidores Atienden a zonas o región especifica Almacén auxiliar Garantiza la disponibilidad de material auxiliar Plataforma de tránsito Almacén temporal y realizan operaciones de inventario Procesos de la gestión de almacenes
Los procesos de la gestión de almacenes son los que permiten que este cumpla con sus objetivos. Debido a su importancia, se presentan algunas generalidades y
características de sus procesos de recepción, almacenamiento, preparación de pedidos y despacho.
Según los autores se consideraron a Rouwenhorst, Reuter, existen diferentes procesos que configuran la gestión de almacenes, por lo cual, para cada empresa se debe analizar cuáles y cómo utilizarlos con el fin de garantizar un adecuado uso de los recursos y capacidades del almacén.
y manejo, es necesario definir sistemas de almacenamiento adecuados, los cuales son resultado de la mezcla de equipos y métodos de operación utilizados en un ambiente de almacenaje y recuperación de productos.
Los procesos de la gestión de almacenes son los que permiten que este cumpla con sus objetivos. Debido a su importancia, se presentan algunas generalidades y
características de sus procesos de recepción, almacenamiento, preparación de pedidos y despacho. Dentro de los autores se consideraron a Rouwenhorst, Reuter, Stockrahm, van Houtum, Mantel y Zijm (2000), Van Den Berg (2007)
Tabla 2
Proceso de gestión de almacén
Recepción, control e inspección Almacenamiento Descargar del camión y registrar los
productos recibidos
Inspeccionar cuantitativa y cualitativamente, los productos recibidos para determinar si el producto cumple o no con las condiciones de calidad
Distribuir los productos para su almacenamiento u otros procesos que lo requieran
Ubicar los productos en la posesión de almacenamiento
Dentro de la organización del almacén, se debe considerar la categorización ABC, la cual prioriza las posiciones y productos por el nivel de rotación
Almacenar el producto en el área de reserva o recuperación rápida.
Guardar físicamente los productos hasta que sea demandado por el cliente Preparación de pedidos Embalaje y despacho
Consiste en la preparación y adecuación de las ordenes de
pedidos para atender las necesidades de los clientes
Recuperación de los productos desde su ubicación de almacenamiento para preparar los pedidos de los clientes
Establecimiento de políticas acerca del diseño distribución de la zona de preparación de los pedidos
Chequear, empacar y cargar los vehículos en el medio de transporte
Establecer políticas para ubicar las
unidades de carga en camiones en la zona de descargue.
2.3. Defini ción d e temi mos b ási cos
Autonomía: La libertad de un subsistema para actuar bajo su propia iniciativa pero solo dentro del marco de acción determinado por el propósito del sistema total
Autorregulación: Mecanismo que permite mantener el equilibrio dinámico de sí mismo, gracias a la intervención de sus procesos de retroalimentación compensadas
Complejidad: Es el número de estados observados en un sistema, puede ser expresada como el número de distinciones hechas por un observador en una situación y esto depende del observador
Eficacia: Cumplimiento de metas propuestas por un grupo de personas
Eficiencia: Empleo óptimo de los recursos para llevar a cabo la transformación de las entidades.
Organización: La organización sistémica se refiere al patrón de relaciones que definen los estados posibles (variabilidad) para un sistema determinado.
Insumo Los insumos son las materias primas necesarias para la elaboración de un producto Por ejemplo, la leche o la harina son algunos de los insumos requeridos para la producción de los panetones.
Producto Refiere a todo lo fabricado por la empresa y que será puesto a la venta. Se obtiene mediante la elaboración y transformación de los insumos para su comercialización, distribución y venta
Stock El stock o las existencias es la suma de los artículos tangibles de la empresa. Están conformados por los insumos que serán usados para la elaboración de un producto y los productos que serán puestos a la venta.
precio establecido, en ella se especifican los datos del proveedor, la cantidad de artículos solicitados, los términos de pago, la fecha de entrega, entre otros.
Procedimiento de Compra Actualmente, el proceso de Compra de la empresa se maneja de la siguiente manera: El área de Almacén realiza la petición por medio presencial o telefónico sobre la falta de stock de uno ó más insumos. El administrador, al ser
