Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Determinar las actividades para liquidar y generar la nómina de los servidores
públicos y docentes contratista del ISER, de conformidad con la normatividad
vigente de Pamplona
.
2. ALCANCE
Va desde la recepción de novedades hasta el archivo de los registros.
El responsable de la correcta ejecución es el Líder del Proceso de Talento
Humano.
4. DEFINICIONES
NÓMINA: documento en el que la empresa especifica la erogación por su servicio
prestado.
LIQUIDACIÓN: Procedimiento que busca establecer y cuantificar un valor a
reconocer y pagar por un concepto determinado.
NOVEDADES DE NÓMINA: Hace referencia al reporte periódico de las diferentes
modificaciones contractuales, descuentos legales, judiciales y voluntarios que tienen un
efecto directo en la liquidación mensual y pago de la nómina.
PRESTACIONES SOCIALES: Prestación social es lo que debe el patrono al trabajador en
dinero, especie, servicios u otros beneficios, por ministerio de la ley, o por haberse
pactado en convenciones colectivas o en pactos colectivos, o en el contrato de trabajo, o
establecida en el reglamento interno del trabajo, en fallos arbitrales o en cualquier acto
unilateral del patrono, para cubrir los riesgos o necesidades del trabajador que se originan
durante la relación de trabajo o con motivo de la misma. Se diferencia del salario en que
no es retributiva de los servicios prestados y de las indemnizaciones laborales en que no
reparan perjuicios causados por el patrono.
DESPRENDIBLE DE NOMINA: Documentos que indican la cantidad pagada y los
descuentos efectuados a los empleados por los servicios que prestó durante un periodo
de tiempo.
1. OBJETIVO
5. MARCO LEGAL
5.1 Decreto 3135 de 1968, por el cual se prevé la integración de la seguridad
social entre el sector público y el privado y se regula el régimen prestacional de los
empleados públicos y trabajadores oficiales.
5.2 Decreto 1045 de 1978, por el cual se fijan las reglas generales para la
aplicación de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados públicos y
trabajadores oficiales del sector nacional.
5.3 Decreto 1042 de 1978, Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y
clasificación de los empleos de los ministerios, departamentos administrativos,
superintendencias,
establecimientos
públicos
y
unidades
administrativas
especiales del orden nacional, se fijan las escalas de remuneración
correspondientes a dichos empleos y se dictan otras disposiciones.
5.4 Ley 100 de 1993, Sistema de seguridad social en Colombia.
5.4 Ley 995 de 2005, por medio de la cual se reconoce la compensación en dinero
de las vacaciones a los trabajadores del sector privado y a los empleados y
trabajadores de la administración pública en sus diferentes órdenes y niveles.
5.5 Decreto 404 de 2006, por el cual se dictan disposiciones en materia
prestacional.
6. CONTENIDO
N° Nombre la actividad Tiempo de Ejecución
Responsable Registros CONSIDERACIONES
GENERALES
Para el personal que se posesiona fuera de la fecha límite para la inclusión de nómina, será incluida la novedad en la planilla de seguridad social en forma manual ya que no se hace el respectivo pago del salario y el salario de los días laborados se le cancela en el siguiente mes incluyendo la novedad de retroactivo salarial.
Si se presenta solicitud de autorización de libranzas, se efectuará un estudio de capacidad de endeudamiento con el fin de dar trámite, si no posee la capacidad de endeudamiento se informa tanto al interesado como a la entidad bancaria. Se recibirán libranzas hasta el día 15 de cada mes, las que se reciban después de esta fecha se procesarán el siguiente mes. Con el fin de garantizar el cumplimiento de las labores y/o funciones del personal Docentes Hora Catedra, los Decanos de cada Facultad deberán reportar en medio físico a esta dependencia a más tardar el segundo día de cada mes en el formato F-TH-21 Novedades Hora Catedra, el cumplimiento de las horas efectivamente dictadas; así misma adición de horas para la respectiva nómina.
Verificar que se realicen de forma correcta los pagos a terceros o entidades externas, como lo bancos, juzgados, etc. Para lo cual debe revisar que en el auxiliar que genere el Profesional Universitario de Talento Humano se discrimine el nombre del trabajador por el cual se realiza el pago, el valor y la obligación a la cual debe abonarse el descuento practicado.
En caso de evidenciar que faltase por relacionar algún descuento que se practicó, deberá regresar la información para que sea corregida
El Vicerrector Administrativo y Financiero debe dar su Visto Bueno, para que el líder del proceso autorice el giro a estas entidades
6.1 NOVEDADES 6.1.1
Recibir y remitir en medio físico a Talento Humano antes del 15 de cada mes novedades de
descuento de las
entidades externas tales como: -Fondo de empleados
-Cooperativas -Bancos (Libranzas) Juzgados
Seguros
Así mismo los cambios de cuentas para pago de nómina las novedades internas de descuento para servicios educativos, administrativos previamente autorizados por la Rectoría.
15 primeros días de cada mes Entidades externas Técnico Administrativo de Pagaduría Registros de novedades 6.2. CONSOLIDACIÓN DE NOVEDADES DE NÓMINA Ingresar las novedades, al sistema, organiza, consolida y valida que hayan quedado correctamente registradas en Gestasoft 15 primeros días de cada mes Profesional Universitario de Talento humano Aplicativo Gestasoft SISTEMA DE INFORMACION PARA nomina 6.3. LIQUIDACION DE NÓMINAS PRELIQUIDACIÓN DE NÓMINA 6.3.1 crear el periodo a liquidar en el
sistema de información Gestasoft
15 minutos Profesional Universitario de Talento humano Aplicativo Gestasoft Software para pago de nomina 6.3.2 Procesadas las novedades
objeto de liquidación, se procede a realizar la pre liquidación de la nómina y verificar que el cargue de las novedades se hizo correctamente.
Nota: En caso de que haya algún error en la prenomina se debe eliminar, hacer la corrección pertinente y volver a liquidar.
Talento humano
6.3.3 Imprimir borrador de la nómina y entregar mediante el control de comunicaciones al Vicerrector Administrativo y Financiero para su revisión y refrendación. 3 días Profesional Universitario de Talento humano Vicerrector Administrativo y Financiero Nómina borrador 6.4 LIQUIDACIÓN DE NÓMINA 6.4.1 Una vez realizado borrador de la
nómina, ejecutar la liquidación definitiva de la misma, igualmente verificar o constatar que ésta se encuentra de forma correcta. Día 20 de cada mes Profesional Universitario de Talento humano Nómina borrador 6.5. VERIFICACIÓN DE NÓMINA 6.5.1 Ejecutada la nómina se realiza la
revisión de la información asociada a cada trabajador, para que coincida con la información suministrada de salarios, seguridad social, tiempo de servicio, descuentos, novedades generales.
1 DIA Universitario de Profesional Talento humano Vicerrector Administrativo y Financiero N/A 6.5.2 En caso de inconsistencias se procede a realizar la respectiva corrección en Gestasoft el sistema para generar la nómina
1 DIA Universitario de Profesional Talento humano
N/A
6.6 APROBACIÓN Y CIERRE DE NÓMINA
6.6.1 Evidenciada que la liquidación definitiva de nómina se encuentra correcta deberá entregarse al Vicerrector Administrativo y Financiero en medio físico a través del libro radicador de correspondencia interna para que proceda a realizar su revisión y dé el visto bueno.
1 DIA Universitario de Profesional Talento humano Vicerrector Administrativo y Financiero Nómina 6.7. ENTREGA DE NÓMINA 6.7.1 La nómina elaborada en el sistema e impresa la “Planilla de Nomina” con sus respectivos soportes “Relación de Terceros” firmada por el Profesional
Universitario de Talento Humano y el Vicerrector Administrativo y Financiero se entregan mediante el libro de control de comunicaciones al proceso de Recursos Financieros para realizar la contabilización de la nómina y pago de la misma.
Financiero Profesional Universitario de
Presupuesto
6.7.2 Verificar que el pago se realizó en forma exitosa. Primeros tres días de cada mes Técnico Administrativo de pagaduría N/A 6.8. REMISIÓN DESPRENDIBLES DE NÓMINA
6.8.1 Una vez realizado el cierre y pago de la nómina, se procede a enviar mediante correo electrónico el respectivo desprendible de nómina a cada uno de los empleados.
1 día Profesional Universitario de Talento Humano Correo electrónico 6.9. LIQUIDACION DE APORTES SOCIALES Y PARAFISCALES 6.9.1 Cerrada la nómina se genera el
archivo plano de Gestasoft- Talento Humano IG- en la ruta Nomina/Consultas e Informes/Planilla Única de Pago de seguridad social que se cargara a la PILA (Planilla Integrada de Liquidación y Aportes) de Seguridad Social del respectivo mes.
1 día Profesional Universitario de Talento humano
Planilla pila
6.9.2 Verificar que en el archivo plano de seguridad social generado por Gestasoft- Talento Humano IG se identifiquen cada una de las novedades presentadas en el periodo de liquidación de la nómina y que interfieren directamente en el pago de aportes parafiscales y seguridad social, como ingresos, retiros, licencias no remuneradas, horas extras, Incapacidades, vacaciones, entre otras.
1 día Profesional Universitario de Talento humano N/A 6.9.3 De encontrarse correcto, el archivo disponible para el pago de aportes y seguridad social, se procede a ingresar o cargar y validar la información en el operador correspondiente. Si se presenta alguna corrección
1 día
Profesional Universitario de
se debe hacer en Gestasoft – Talento Humano IG y volver a generar el archivo plano.
6.9.4 Posteriormente, se remite el archivo a Pagaduría para que procedan a realizar el respectivo pago y al Proceso Recursos Financieros para que realice la respectiva contabilización. Nota: Debe dejarse constancia del respectivo pago.
2 días Técnico Administrativo de pagaduría Profesional Universitario de Presupuesto Profesional Universitario de Contabilidad N/A 6.10 LIQUIDACIÓN DEFINITIVA DE PRESTACIONES SOCIALES 6.10.1
Una vez realizado el cierre de la nómina, se verifica si rectoría ha hecho llegar algún acto administrativo u oficio de personal que presentó renuncia voluntaria, terminación del periodo pactado o terminación justificada, jubilación, despido etc., con el fin de elaborar la liquidación definitiva de prestaciones sociales a que este tenga derecho. Cinco días siguientes al cierre de la nómina Profesional Universitario de Talento humano N/A 6.10.2
Una vez realizada la liquidación de prestaciones sociales, se imprime y se remite mediante libro radicador de correspondencia interna al Vicerrector Administrativo y financiero para ser refrendada, como requisito para contar con la aprobación del Nominador.
1 día Administrativo y Vicerrector financiero
Liquidación de prestaciones sociales
6.10.3
Se remite mediante el control de comunicaciones oficiales al proceso de Recursos Financieros para que realice el respectivo descargue de la misma y a Pagaduría para realizar el pago.
1 día Técnico Administrativo de pagaduría Profesional Universitario de Presupuesto Técnico Administrativo de pagaduría Liquidación de prestaciones sociales 6.10.4 Se descarga de Gestasoft – Talento Humano IG la Liquidación Definitiva y se entrega copia al empleado como constancia de cumplimiento por parte de la Institución en el pago de sus obligaciones, y por lo tanto deberá ser firmada por las partes.
6.10.5
Se descarga del Aplicativo Gestasoft el archivo en Excel correspondiente a cesantías, se convierte en Archivo Plano y se sube a la Página del Fondo Nacional del Ahorro en la ruta (Fondo en línea/Cargue por Archivo/cargue de Archivo Plano)
30 minutos Universitario de Profesional Talento humano
Aplicativo Gestasoft
Software para pago de nomina
6.10.6
Archivar los registros de conformidad con las TRD
1 hora Administrativo Auxiliar Adscrito a Talento
Humano
TRD
7. CONTROL DE REGISTROS
CODIGO NOMBRE RESPONSABLE Y
UBICACION ACCESO SOPORTE Y FORMATO TIEMPO DE RETENCION y DISPOSICION FINAL F-TH-21 Novedades de Nomina de Hora Catedra Talento Humano /
Nóminas Docentes Clasificada
Papel TRD
N.A. Registros de novedades
Talento Humano /
Nóminas personal Clasificada
Papel TRD N.A. Nómina Talento Humano / Nóminas Clasificada Digital Bases de datos Aplicativo Gestasoft – Módulo Talento Humano TRD
8. DOCUMENTOS RELACIONADOS
8.1 Manual de usuario de Gestasoft nómina
9. HISTORIA DE LAS MODIFICACIONES
Versión Fecha Ítem modificado Descripción
00 15/10/2013 Actualización por directrices del proceso Gestión
Documental
01 03/11/2016 Todos
Actualización del procedimiento conforme al nuevo software adquirido para la liquidación de nómina Gestasoft.
02 26/11/2018 Se actualizó con los ajustes que se han realizado
