INFORME DE ACTIVIDADES CONSOLIDADO
DEL CENTRO DE TRADUCCIÓN
2014
DECISIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN EL 24 DE MARZO DE 2015N°CT/CA-006/2015/01ES Y
DECISIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN EL 28 DE JUNIO DE 2015 N°CT/CA-030/2015ES
El presente Informe Anual de Actividades Consolidado (IAA) ha sido redactado de conformidad con el artículo 8, apartado 3, del Reglamento (CE) nº 2965/94 del Consejo, de 28 de noviembre de 1994, por el que se crea un Centro de Traducción de los Órganos de la Unión Europea, cuya última modificación la constituye el Reglamento (CE) nº 1645/2003 del Consejo de 18 de junio de 2003 («Reglamento de Base»), y con el artículo 47 del Reglamento Financiero de 2 de enero de 2014 aplicable al Centro de Traducción de los Órganos de la Unión Europea.
Informe de Actividades consolidado del Centro de Traducción en 2014
La presente publicación del Centro de Traducción de los Órganos de la Unión Europea está disponible en el sitio web del Centro: http://cdt.europa.eu.
© Centro de Traducción de los Órganos de la Unión Europea, 2015. Todos los derechos reservados. ISBN 978-92-95074-84-2
ISSN 1830-0308 doi: 10.2817/5397
ÍNDICE
Evaluación del Consejo de Administración Resumen ejecutivo
Introducción
PART I. LOS LOGROS DEL AÑO ... 7
CHAPTER 1ACTIVIDAD OPERATIVA PRINCIPAL: TRADUCCIÓN ... 7
CHAPTER 2ACTIVIDADES DE APOYO ... 18
CHAPTER 3ACTIVIDADES DE PROYECCIÓN EXTERIOR ... 23
CHAPTER 4ACTIVIDADES DE DIRECCIÓN Y SUPERVISIÓN ... 26
ACTIVIDADES ADICIONALES ... 32
PART II. GESTIÓN ... 34
CHAPTER 1ACTIVIDADES DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN ... 34
CHAPTER 2GESTIÓN PRESUPUESTARIA Y FINANCIERA ... 36
2.1. Ingresos ... 36
2.2. Gastos ... 36
2.3. Indicadores clave de resultados financieros ... 37
CHAPTER 3 GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS ... 38
CHAPTER 4EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS DE AUDITORÍA DURANTE EL AÑO DEL INFORME ... 38
4.1. Servicio de Auditoría Interna (SAI) ... 38
4.2. Función de Auditoría Interna (SAI) ... 39
4.3. Tribunal de Cuentas Europeo (TCE) ... 39
CHAPTER 5SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES Y PLANES DE ACCIÓN RESULTANTES DE AUDITORÍAS ... 39
CHAPTER 6SEGUIMIENTODELASOBSERVACIONESDELAAUTORIDADRESPONSABLEDELAAPROBACIÓNDELA GESTIÓNPRESUPUESTARIA ... 40
PART III. EVALUACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DE LOS SISTEMAS DE CONTROL INTERNO ... 41
CHAPTER 1 GESTIÓN DE RIESGOS ... 41
CHAPTER 2CUMPLIMIENTO Y EFECTIVIDAD DE LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO(NCI) ... 42
PART IV. FIABILIDAD DE LA GESTIÓN ... 43
CHAPTER 1REVISIÓN DE LOS ELEMENTOS QUE CONTRIBUYEN A LA FIABILIDAD ... 43
CHAPTER 2RESERVAS ... 44
CHAPTER 3CONCLUSIONES GENERALES SOBRE FIABILIDAD ... 44
PART V. DECLARACIÓN DE FIABILIDAD ... 45
EVALUACIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
(DECISIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN EL 28 DE JUNIO DE 2015 N°CT/CA-030/2015ES)
1. El Consejo de Administración considera que el Informe anual de actividades consolidado de 2014 ofrece una presentación fiel y completa de los trabajos iniciados por el Centro en 2014. Le satisface señalar que se completó la mayor parte del Programa de Trabajo de 2014 (85,4 %), y en particular el 96,9 % de las actividades operativas centrales.
2. El Consejo de Administración reconoce el aumento de la carga de trabajo y felicita al Centro por su compromiso y dedicación a sus funciones y a sus clientes y la eficacia del servicio que prestó manteniendo en todo momento un alto nivel de calidad.
3. El Consejo de Administración se complace en señalar que se han tenido en cuenta las recomendaciones del Comité de evaluación para el Informe de actividades de 2013. Estas se refieren concretamente a un resumen de conclusiones más conciso, la introducción de un sistema semafórico/código cromático que ilustre los niveles de consecución y la revisión de la metodología de ponderación. El Consejo valora asimismo las iniciativas en lo que respecta a la revisión de las mediciones de la satisfacción de los clientes.
4. Por lo que respecta a la información sobre la aplicación de las medidas, sugiere mencionar no solo la tasa de aplicación sino también la ponderación de dicha medida dentro de la actividad. Esto permitiría tener en cuenta la importancia de la medida en cuestión a la hora de evaluar el nivel de aplicación.
5. El Consejo de Administración sugiere asimismo introducir los mismos criterios de evaluación y niveles de calidad para evaluar el desempeño de los traductores internos y externos.
6. La Parte III del Informe contiene la suficiente información general relativa a los controles internos y a los procesos de gestión de riesgos para evaluar su eficacia. El Consejo de Administración se declara satisfecho con las medidas tomadas para reducir los riesgos y la intención de priorizar todos los esfuerzos para cumplir íntegramente con las normas de control interno.
7. La Parte IV del Informe proporciona los elementos de garantía. El Consejo de Administración señala que no hay ningún caso de error significativo o repetitivo ni controles inadecuados/ineficaces, y se declara satisfecho con el número limitado de recomendaciones por aplicar, ninguna de las cuales es de importancia decisiva.
8. Por último, en consonancia con las disposiciones del artículo 29, apartado 3, del Reglamento Financiero Marco, se pide al Centro de Traducción que añada el resultado del ejercicio de evaluación comparativa, en consonancia con la metodología aprobada por la Red de Agencias. Por el Consejo de Administración,
(firmado)
R. Martikonis Presidente
RESUMEN EJECUTIVO
En el presente informe de actividades consolidado se ofrece una visión de conjunto de la actividad y los logros del Centro de Traducción durante el año 2014. Se ciñe estrechamente a las directrices que está elaborando la Red de desarrollo del rendimiento de las agencias de la UE.1
En el informe se han tenido plenamente en cuenta las recomendaciones formuladas en el «Análisis y evaluación del Informe de Actividades 2013» por el Consejo de Administración:
a) El Centro ha reducido la extensión del resumen ejecutivo.
b) El Centro ha reconsiderado la ponderación de sus cuatro actividades: actividad operativa principal – traducción, actividades de apoyo, actividades de proyección exterior y actividades de dirección y supervisión. La metodología utilizada se explica en la Parte 1, Capítulo 4, Acción 4.9.
c) Se ha aceptado la sugerencia de introducir un semáforo/sistema de codificación de colores y se ha incluido en la presentación de los indicadores y parámetros clave del Anexo VIII.
d) El Centro ha sometido a revisión el sistema de medición del grado de satisfacción del cliente. Antes de resumir las actividades y la labor realizadas en 2014, habrá que poner de relieve que en julio el Centro firmó un acuerdo de sede con el país anfitrión, el Gran Ducado de Luxemburgo. Ahora, el Centro satisface el requisito relativo a los acuerdos de sede formulado en la Hoja de ruta de la
Comisión para el seguimiento del enfoque común aplicado a las agencias descentralizadas de la UE.
La primera parte de este informe, que versa sobre «Los logros del año», presenta la consecución de las metas y objetivos establecidos en el Programa de trabajo correspondiente a 2014. Según la revisión al final de ejercicio realizada por la Dirección del Centro, y aplicando los nuevos factores de ponderación, la tasa de ejecución global del Programa de trabajo para 2014 fue del 85,5 %.
Considerando la importancia de sus cuatro actividades y en línea con los recursos humanos y financieros previstos para 2014, el Centro ha atribuido las siguientes ponderaciones:
• Actividad operativa principal: traducción – 70 % • Actividades de apoyo – 18 %
• Actividades de proyección exterior – 5 % • Actividades de dirección y supervisión – 7 %
Por lo que se refiere a la «actividad operativa principal: traducción», la mayoría de las acciones se completó con éxito.
En términos de volumen, el Centro tradujo 758 061 páginas frente a las 682 342 páginas previstas en el Programa de trabajo de 2014, lo cual supone, no obstante, una disminución del 5,8 % con respecto a 2013, que debe ser considerado un año excepcional.
El Centro siguió manteniendo una estrecha cooperación con sus clientes, en particular con su principal cliente, la Oficina de Armonización del Mercado Interior (OAMI), para desarrollar pautas de trabajo eficientes y mejorar aún más la calidad.
Después de la encuesta sobre posibles nuevos productos y servicios realizada en 2013, el Centro empezó con los preparativos para la prestación de los servicios de subtitulado de vídeos durante la segunda mitad de 2014, con la introducción del nuevo servicio al inicio de 2015.
La importancia de la garantía de la calidad de la traducción se vuelve patente una vez más a través de un nutrido número de acciones destinadas a mejorar la calidad y el grado de satisfacción de los clientes. Cabe mencionar en este contexto que el Centro ha comenzado a revisar su sistema de gestión de los comentarios recibidos del cliente.
1 El objetivo general de esta red, creada el 1 de junio de 2011 por los responsables de las agencias, es ayudar a éstas a
alcanzar mejor sus objetivos, atender mejor a las necesidades de las partes interesadas del ámbito europeo, proporcionar mayor valor añadido a los ciudadanos europeos y ser más rentables, subrayando el valor de los instrumentos y métodos para la mejora del rendimiento y la rendición de cuentas.
En marzo, el Centro organizó un taller para los traductores externos seleccionados en el marco de licitaciones con el fin de familiarizarlos con los métodos de trabajo del Centro. El taller fue valorado muy positivamente y el Centro tiene previsto organizar este tipo de taller periódicamente.
En cuanto a las «actividades de apoyo», cabe destacar el desarrollo del nuevo sistema de gestión del flujo de traducción, el programa e-CdT, y la implementación de una nueva herramienta de traducción asistida por ordenador (TAO). En julio de 2014, el primer equipo lingüístico (los traductores de estonio) empezó a utilizar la nueva herramienta TAO. El proyecto piloto fue considerado un éxito, pero puso de manifiesto la necesidad de seguir automatizando las tareas. Posteriormente, en diciembre de 2014 se programó la implementación de la herramienta TAO para los demás equipos lingüísticos para principios de 2015. Además, en 2014 se implementó plenamente una nueva herramienta de planificación y seguimiento del presupuesto, que se utilizó para elaborar el presupuesto para 2015.
Uno de los principales objetivos de las «actividades de proyección exterior» del Centro es brindar información a los clientes y desarrollar medidas derivadas de las encuestas y visitas realizadas a clientes. El Centro ha seguido gestionando, en nombre de sus socios en la familia interinstitucional, la base de datos terminológica más extensa del mundo: IATE. El Centro siguió participando activamente en las diferentes redes interagencias y llevó a cabo una encuesta sobre los enfoques de las agencias de la UE con respecto al multilingüismo.
Al igual que todos los organismos públicos, el Centro desarrolla un gran número de «actividades de
dirección y supervisión». Tras la entrada en vigor del nuevo Estatuto de los funcionarios y del
Reglamento financiero en enero de 2014, el Centro adaptó un número considerable de disposiciones de aplicación y revisó sus procesos y procedimientos.
Las cuatro partes restantes del informe (Gestión, Evaluación de la efectividad de los sistemas de
control interno, Fiabilidad de la gestión y Declaración de fiabilidad) se elaboraron del mismo modo que en las ediciones previas. Cabe destacar que el Centro siguió haciendo progresos en lo concerniente a las normas de control interno, pero aún tiene que intensificar sus esfuerzos en relación con la continuidad de las actividades y la gestión de documentos.
La Dirección del Centro invirtió un tiempo y energía considerables en la elaboración de la nueva
INTRODUCCIÓN
El Centro de Traducción de los Órganos de la Unión Europea se creó en 1994 en virtud del Reglamento (CE) n°°2965/94 del Consejo, de 28 de noviembre de 1994, cuya última modificación la constituye el Reglamento (CE) n° 1645/2003 del Consejo, de 18 de junio de 2003.
La misión del Centro de Traducción es prestar servicios de traducción a las otras agencias descentralizadas de la UE y ayudar a las instituciones y órganos de la Unión Europea que cuentan con servicios de traducción propios en momentos de sobrecarga de trabajo. Su segunda tarea principal consiste en contribuir a la cooperación interinstitucional entre los servicios de traducción de la UE con objeto de racionalizar los métodos de trabajo, armonizar los procedimientos y obtener ahorros globales en el ámbito de la traducción.
El cumplimiento del mandato del Centro, las declaraciones de misión y la realización de las actividades y operaciones específicas del Centro están encomendados a cuatro departamentos (Traducción, Apoyo a la Traducción, Administración y Tecnologías de la Información) y a la Oficina de la Directora.
Los clientes son la razón de ser del Centro. A finales de 2014, la cartera de clientes del Centro estaba constituida por 60 clientes. En junio, el Centro firmó un acuerdo con la Empresa Común ECSEL, que sustituyó a las Empresas Comunes ARTEMIS y ENIAC, las cuales habían sido clientes del Centro. En diciembre, se firmó un acuerdo de cooperación con la Junta Única de Resolución (JUR).
En 2014, el Centro desarrolló sus actividades ateniéndose a las prioridades estratégicas fijadas en su «Estrategia 2012-2015: Afrontar los retos». Esta estrategia persigue cinco objetivos, concretamente: retener a los actuales clientes; ganar en competitividad; encontrar nuevos clientes; incrementar la rentabilidad y la eficacia; y ser un buen empresario.
Las operaciones del Centro se basan en programas de trabajo anuales que se dividen en las siguientes cuatro actividades:
1. Actividad operativa principal: traducción 2. Actividades de apoyo
3. Actividades de proyección exterior 4. Actividades de dirección y supervisión
PART I.
LOS LOGROS DEL AÑO
Chapter 1
ACTIVIDAD OPERATIVA PRINCIPAL: TRADUCCIÓN
El Centro ha atribuido a esta actividad una ponderación del 70 %.2 La tasa de ejecución general fue del 96,9 %. Acción 1.1 Traducir, modificar, corregir el estilo y revisar documentos con arreglo a los criterios de calidad establecidos.
Indicador/resultado: número de páginas de documentos traducidas, modificadas y revisadas. Objetivo para 2014: 286 276 páginas
El número total de páginas traducidas del Centro ascendió a 758 061 páginas, lo cual supone un incremento del 11,1 % con respecto a las 682 342 páginas previstas en el Programa de trabajo para 2014. No obstante, si se comparan estos datos con las cifras de 2013, el número total de páginas traducidas se redujo en un 5,8 %.
Los documentos sumaron un total de 276 827 páginas, lo que representa una disminución del 3,3 % con respecto al objetivo fijado (286 276 páginas).
En la figura 1 se muestran las fluctuaciones de las previsiones y los volúmenes reales.
2 Véase la Parte I, Acción 4.9 Preparar una metodología para calcular el nivel general de ejecución del programa de trabajo
Acción 1.2 Traducir y revisar marcas comunitarias con arreglo a los criterios de calidad establecidos
Indicador/resultado: número de páginas de marcas traducidas y revisadas. Objetivo para 2014: 396 066 páginas
De un total de 758 061 páginas traducidas en 2014, 481 234 páginas (el 63,5% de la carga de trabajo total) correspondían a marcas comunitarias, en lugar de las 396 066 previstas en el Programa de trabajo. En junio, la OAMI anunció un incremento en el número de páginas de marcas comunitarias de acuerdo con las previsiones incluidas en el presupuesto rectificativo para el año. En la figura 1 se muestran las fluctuaciones de las previsiones y los volúmenes reales.
Acción 1.3 Prestar sus servicios a los clientes respetando los plazos
Indicador/resultado: porcentaje de plazos cumplidos Objetivo para 2014: 99%
El Centro entregó las traducciones a sus clientes dentro de plazo en el 99,3 % de los casos.
Alrededor del 56,5 % de las traducciones de documentos tuvo un plazo normal, mientras que el 17,2 % estaba programado y el 13,5 % era urgente. En 2013, las cifras correspondientes fueron del 46,9 %, el 24,9 % y el 16 %, respectivamente.
Las traducciones «lentas» representaron el 12,2 % del volumen de documentos traducidos, un porcentaje similar al de 2013. La demanda de servicios de traducción «muy urgentes» se mantuvo baja, representado un 0,6 % del volumen total.
Acción 1.4 Aplicar las medidas previstas en el «Plan de Acción de Garantía de la Calidad 2013-2014», realizar una evaluación final y un seguimiento
Indicador/resultado: grado de aplicación de las acciones contempladas en el Plan
Objetivo para 2014: ejecución al 100% del Plan de Acción de Garantía de la Calidad de la Traducción Indicador/resultado: informe de evaluación
Objetivo para 2014: elaborado el informe sobre el Plan de Acción de Garantía de la Calidad de la Traducción A finales de 2012, el Centro había adoptado un nuevo Plan de Acción de Garantía de la Calidad de las traducciones (TQAP) para 2013-2014. En el Programa de trabajo del Centro para 2014, el objetivo era lograr la ejecución del 100 % de este plan. A finales del año, se había ejecutado algo más del 90 % del Plan, es decir, un porcentaje muy próximo al objetivo inicial.
Se hizo especial hincapié en el examen de los procesos vigentes de revisión con el fin de optimizar el flujo y la calidad del producto final; la mejora del flujo de información sobre documentos relacionados traducidos o revisados por diferentes traductores; la implementación de controles de calidad ex post de marcas comunitarias; y el desarrollo de un nuevo enfoque para garantizar la calidad de las traducciones en lenguas de países no pertenecientes a la UE, cuestión que también se debatió a escala interinstitucional. Asimismo, se revisó y mejoró el proceso de control de la calidad ex post de las traducciones internas.
El Centro ha seguido creando memorias de traducción fiables y de alta calidad. En 2014, llevó a cabo la alineación de un elevado volumen de documentos con el fin de crear una memoria de traducción de alta calidad que empezará a usarse una vez que todos los equipos lingüísticos hayan concluido la migración a SDL Trados Studio 2014.
Finalmente, también se logró mejorar el control de la calidad ex post de marcas comunitarias, gracias a la actualización sistemática de las memorias de traducción cada vez que se completa un ejercicio de control de calidad ex post (EPQC) y el análisis sistemático de los errores identificados durante dichos ejercicios, de manera que puedan adoptarse medidas correctivas adecuadas en caso necesario. Indicador/resultado: Plan de Acción de Garantía de la Calidad de la Traducción revisado
Objetivo para 2014: elaborado el «Plan de Acción de Garantía de la Calidad de la Traducción 2015-2016»
Se ha elaborado un nuevo Plan de Acción de Garantía de la Calidad de la Traducción para 2015 y 2016, en el que se enumera una serie de medidas que deben llevarse a cabo para que el Centro pueda seguir prestando servicios de alta calidad a sus clientes. El nuevo conjunto de medidas hace hincapié, entre otros temas, en las ventajas que pueden derivarse de la migración a SDL Trados Studio 2014, especialmente en lo que respecta a garantizar el uso de la terminología preferida por los clientes. Asimismo, también tiene como objetivo principal la formación relacionada con los nuevos servicios ofrecidos por el Centro (p. ej. subtitulación), nuevos enfoques, como la postedición de la traducción automática, y la adaptación de tipos específicos de actividades a las nuevas herramientas introducidas en el Centro. También la elaboración de glosarios compilados en colaboración con los clientes del Centro y validados por los mismos continuará siendo un componente esencial de este plan de acción.
Acción 1.5 Controlar a posteriori la calidad de la traducción
Indicador/resultado: porcentaje de traducciones de documentos de buena o excelente calidad Objetivo para 2014: 75 %
En 2010 se empezó a aplicar un control ex post de los documentos traducidos internamente cuyo objetivo es detectar posibles problemas recurrentes en el proceso de traducción y adoptar las medidas necesarias para solucionar dichos problemas.
En 2014, se llevaron a cabo cuatro controles ex post, es decir, uno por cada trimestre, en documentos de diversos clientes y sectores. Los controles posteriores fueron efectuados por traductores externos con los que el Centro tiene firmados contratos marco. En total, el 96 % de los documentos traducidos internamente fueron de calidad excelente, buena o satisfactoria. El 4 % restante no alcanzó los niveles exigidos. Los documentos fueron analizados con los equipos de traducción correspondientes con el fin de extraer las conclusiones pertinentes y adoptar, en su caso, las medidas correctivas.
Figura 2: Resultado de los ejercicios de control a posteriori de la calidad de los documentos traducidos internamente en 2014
En julio de 2013, la OAMI puso en marcha un ejercicio piloto de control de calidad ex post para el segundo trimestre (T2) de 2013, que debía aplicarse a las traducciones administrativas y los servicios de corrección de pruebas prestados por el Centro a la OAMI con el fin de satisfacer los requisitos internacionales de certificación de la calidad. Los EPQC se incorporaron al proceso productivo de la OAMI en abril de 2014. La Oficina completó tres ejercicios en el primer, segundo y tercer trimestre de 2014 y obtuvo los siguientes resultados: la OAMI consideró que el 100 % (T1), el 88 % (T2) y el 97 % (T3) de las traducciones administrativas eran o bien de calidad excelente o bien aptas para sus fines. En lo que respecta a las correcciones de pruebas, el 98 % (T1), el 96 % (T2) y el 97 % (T3) de los trabajos entregados se consideraron o bien de calidad excelente o bien aptos para sus fines.
Indicador/resultado: porcentaje de errores en las traducciones de las marcas (sobre la base de segmentos) Objetivo para 2014: < 3 %
Los controles de calidad ex post de las marcas traducidas habían comenzado ya en 2012 con una fase piloto que incluía dos ejercicios.
Al igual que en 2013, en 2014 se realizaron cuatro ejercicios trimestrales sobre algo más del 17 % de las traducciones de marcas comunitarias que cubrían 38 combinaciones lingüísticas en el caso de los tres primeros trimestres, y 44 combinaciones en el último trimestre. El Centro destinó aproximadamente 110 días de trabajo/persona a estos controles de calidad ex post.
En estos ejercicios se utilizan tres indicadores: tasa de error por marca comunitaria, tasa de error por combinación de lenguas y tasa de error por segmentos (véase la figura 3).
75% 21% 4% Número de traducciones consideradas «excelentes» o «buenas» Número de traducciones consideradas «satisfactorias» Número de traducciones que no alcanzan «los niveles exigidos»
Con un porcentaje de buena calidad suministrada por sus proveedores de servicios lingüísticos superior al 99 %, por lo general, el Centro está satisfecho con sus contratistas externos. A lo largo de los años, el Centro ha aplicado estrictos criterios de selección en los procedimientos de contratación y también ha realizado grandes esfuerzos en lo que respecta a la provisión de material de referencia y recursos terminológicos, a lo que hay que sumar los comentarios constructivos acerca de las traducciones transmitidos a los contratistas. Los mecanismos combinados de evaluación y reclasificación han demostrado ser una herramienta eficaz a la hora de gestionar cuestiones de calidad con los proveedores de servicios de traducción.
Acción 1.6 Analizar los formularios de satisfacción del cliente (CSF) recibidos y remitir las conclusiones a los clientes
Indicador/resultado: porcentaje de CSF devueltos por los clientes Objetivo para 2014: tasa de retorno de los CSF del 5 %
En 2014, el número total de formularios de satisfacción del cliente (CSF) tramitados por el Centro (2.281 CSF) superó la cifra máxima alcanzada en 2012 (2 161 CSF). No obstante, dado que se produjo un incremento en el número de documentos traducidos/corregidos en cuanto al estilo en comparación con 2013, la tasa de respuesta general fue un 3,8 % inferior a la tasa de respuesta en 2013 (4,7 %).
participantes debatieron sobre cómo racionalizar el sistema de medición y gestión de la respuesta del cliente de manera que suponga una menor inversión de tiempo para todas las partes implicadas; cómo garantizar la existencia de un servicio posventa eficaz para los clientes; cómo permitir al Centro redactar conclusiones fundadas sobre la calidad de su trabajo; y cómo obtener una calidad permanente en los resultados tanto para los clientes como para el Centro.
Tras evaluar las ideas presentadas, se acordaron las siguientes acciones a corto plazo (2015) y a largo plazo (a partir de 2016):
• En respuesta a las observaciones realizadas por el Consejo de Administración en relación con el Informe Anual de Actividades 20134, la medición del grado de satisfacción del cliente será considerada aparte de la gestión o la respuesta sobre las traducciones; de ahora en adelante, el grado de satisfacción del cliente se medirá mediante encuestas anuales, en lugar de las estadísticas sobre formularios de satisfacción del cliente.5 Las estadísticas CSF serán desglosadas en las cuatro categorías existentes y presentadas como información
complementaria a los resultados de las encuestas. Con el fin de proporcionar una imagen más justa de la respuesta recibida del cliente, dejarán de calcularse las cifras acumuladas de CFS «positivos» frente a CFS «negativos».
• El Centro trabajará en simplificar el flujo de trabajo para gestionar la respuesta en la medida de lo posible, tanto por lo que concierne a los clientes como al personal del Centro como parte del nuevo proyecto e-CdT.
En el informe «Los momentos más relevantes del ejercicio 2014» se incluyen más detalles sobre cifras CSF específicas de clientes y se exponen los resultados del taller de «tormenta de ideas».
Acción 1.7 Realizar auditorías a proveedores externos de servicios lingüísticos (en función de los resultados de los ejercicios de auditoría de 2013)
Indicador/resultado: informes de auditoría publicados
Objetivo para 2014: dos auditorías realizadas e informe elaborado
El informe de la auditoría llevada a cabo en 2013, que contenía doce recomendaciones y un requisito, fue entregado a la Dirección y al proveedor externo correspondiente en enero de 2014. El proveedor presentó una prueba de cumplimiento del requisito dentro del plazo establecido y aplicó una serie de mejoras a sus procedimientos internos siguiendo las recomendaciones de la auditoría. En general, la auditoría proporcionó información útil sobre los métodos de trabajo del proveedor.
La experiencia de la auditoría llevada a cabo en 2013 puso de manifiesto que el Centro necesita que los diferentes proveedores de servicios de traducción le proporcionen más información sobre los métodos de trabajo reales antes de definir una política de auditoría clara con objetivos definidos en relación con la frecuencia de las auditorías. Los costes en concepto de trabajos preparatorios, viaje, elaboración de informes y análisis, así como cuestiones relativas a la planificación de plazos, revelaron
4Observaciones del Consejo de Administración:
La medición del índice de satisfacción estándar del cliente incluye los CSF positivos, pero «ningún comentario». La inclusión de comentarios podría dar una cifra muy superior, por lo que se sugiere incluir solo CSF positivos.
En una nota similar, la tasa de retorno de CSF negativos incluye únicamente la mención «no satisfecho en absoluto», que se supone que es la puntuación más negativa de la escala. Con objeto de garantizar una puntuación exacta, todas las demás puntuaciones
asimismo que el Centro solamente estaría en posición de llevar a cabo un único ejercicio de auditoría. Prevista inicialmente para diciembre de 2014, debido a que el proveedor objeto de la auditoría no estaba disponible, la auditoría fue reprogramada para enero de 2015. Los resultados de esta auditoría determinarán si el Centro iniciará o no una actividad de auditoría más amplia en los próximos años.
Acción 1.8 Crear glosarios terminológicos
Indicador/resultado: número de glosarios Objetivo para 2014: crear cuatro glosarios
El Centro, en realidad, ha llevado a cabo cinco proyectos terminológicos para la AESPJ, el OEDT y la AEVM y dos para la ECHA en 2014, y por lo tanto ha superado los objetivos establecidos en el Programa de trabajo. En 2014 se realizaron otras actividades de carácter terminológico para clientes como el TJUE, el BCE, la AEMA, el BEI y Eurojust. Los proyectos para el BCE, la AEMA, la AESPJ, la AEVM, Eurojust y el OEDT han sido importados o actualizados en IATE.
Además, durante 2015 se va a seguir trabajando en una serie de proyectos iniciados en 2014 para el SEPD, la EFSA, la EMA y la EU-OSHA, en el caso de esta última vinculando IATE con el tesauro de EuroVoc de la Oficina de Publicaciones de la Unión Europea.
Acción 1.9 Proponer nuevos productos o servicios a los clientes del Centro
Indicador/resultado: número de nuevos servicios lanzados Objetivo para 2014: un nuevo servicio
El Centro llevó a cabo una encuesta en 2013 que reveló que a varias agencias les gustaría recurrir a los servicios del Centro para la subtitulación de sus vídeos. En 2014 se lanzó un proyecto piloto con la OAMI y, en el transcurso del año, se fueron investigando los diferentes aspectos de la definición de este nuevo servicio. El Centro adquirió un paquete de software para la subtitulación. En octubre de 2014, el Consejo de Administración aprobó la propuesta del Centro de añadir la subtitulación a su cartera de servicios a partir de 2015. Con el lanzamiento de este nuevo servicio, el Centro espera recibir vídeos de sus clientes en 2015 y contribuir a facilitar su presencia multilingüe en los medios sociales y en Internet.
Acción 1.10 Cooperar con la DG SANCO6 y la DGT en relación con las necesidades de
traducción del proyecto Resolución de Litigios en Línea
Indicador/resultado: estado de la aplicación del marco técnico y administrativo
Objetivo para 2014: acuerdo firmado entre la DG SANCO y el Centro; aplicación técnica definida y prueba de concepto (PoC) ejecutada al 100 %; ofrecer servicios de traducción para la prueba programada de la plataforma de Resolución de Litigios en Línea.
El Sistema Europeo de Resolución de Litigios en Línea (RLL) que está implementando la Comisión permitirá a los consumidores y comerciantes de la UE presentar sus reclamaciones en línea sin necesidad de recurrir a la vía judicial. El lanzamiento de la plataforma está previsto para el 1 de enero de 2016.
El Centro acordó estudiar la viabilidad de traducir las conclusiones finales del procedimiento RLL, siempre que así lo solicite una de las partes implicadas en el proceso. Por lo tanto, el Centro elaboró una oferta de servicios basada en diversas estimaciones y supuestos sobre los volúmenes totales que
se llegarían a traducir y las tasas de reutilización que se pueden alcanzar mediante el uso de plantillas y bases de datos de traducción.
El Centro preparó un acuerdo de nivel de servicio en el que se describían los trabajos preparatorios que debían llevarse a cabo en 2015 y la fase operativa que se iniciará en 2016, lo cual le reportó comentarios y reacciones positivas por parte de la DG SANCO. Se espera que la firma de este acuerdo tenga lugar a principios de 2015, después de lo cual el Centró podrá convocar una licitación e iniciar el proceso de contratación del personal adicional necesario para realizar esta nueva tarea. Los desarrollos relacionados con el futuro flujo de trabajo y la plataforma de comunicación que se debe crear entre la DG JUST y el Centro serán llevados a cabo en 2015.
Acción 1.11 Organizar una conferencia para contratistas
Indicador/resultado: conferencia organizada
Objetivo para 2014: una conferencia para contratistas.
En marzo de 2014, el Centro organizó un taller para los traductores externos que habían superado la licitación para traducciones de ámbito general en 2013. Unos 90 contratistas, tanto traductores individuales autónomos como representantes de empresas de traducción, acudieron a Luxemburgo para participar en este taller de un día.
El principal objetivo del evento era familiarizar a los nuevos contratistas con los métodos de trabajo del Centro: el flujo de trabajo de traducción, las medidas de garantía de la calidad y los recursos lingüísticos. Los ponentes también hicieron referencia a asuntos jurídicos y administrativos, tales como las obligaciones contractuales y todo aquello que hay que tener presente para emitir facturas por servicios lingüísticos. Asimismo, el evento brindó al Centro la oportunidad de presentar a sus socios externos el proyecto e-CdT para la creación de una nueva herramienta de flujo de trabajo. El programa de ejecución relativo al e-CdT prevé el lanzamiento de un nuevo sitio web en 2015 que será utilizado para trabajar con los contratistas del Centro.
Los participantes valoraron muy positivamente la oportunidad de ampliar sus conocimientos sobre el Centro y de conocer a las personas con las que habitualmente solo mantienen contacto por teléfono o por correo electrónico. Un gran número de contratistas externos manifestaron que les gustaría que el Centro organizara eventos similares de forma periódica. La Dirección del Centro estudió esta solicitud y decidió organizar este tipo de conferencias cada dos años.
Chapter 2
ACTIVIDADES DE APOYO
El Centro ha atribuido a esta actividad una ponderación del 18 %. La tasa de ejecución general fue del 57,4%. Acción 2.1 Flujo de trabajo de traducción e-CdT: desarrollo interno del segundo y el tercer módulos de e-CdT (módulo de externalización y módulo de distribución interna)
Indicador/resultado: porcentaje de resultados
Objetivo para 2014: el 100 % del segundo módulo (módulo de externalización) implementado y el 40 % del tercer módulo (módulo de distribución interna) implementado
A lo largo de 2014 se continuó desarrollando el software e-CdT que sustituirá a las herramientas electrónicas de flujo de trabajo utilizadas en el marco de la actividad principal del Centro para gestionar el trabajo de traducción.
Gracias a un equipo estable de desarrolladores altamente cualificados y la participación y el compromiso del personal operativo, el proyecto avanzó a buen ritmo. Esto permitió al Centro revisar la planificación general del proyecto y programar la entrega de una primera versión de la herramienta de flujo de trabajo e-CdT para el segundo trimestre de 2015. La primera versión de la herramienta e-CdT incluirá todas las funciones básicas necesarias para gestionar el flujo de trabajo y la interacción del Centro con los clientes y los contratistas externos. La metodología de desarrollo ágil/Scrum seleccionada permite incorporar de forma sistemática mejoras graduales, aunque regulares, a la aplicación.
Acción 2.2 Implementación de la herramienta de traducción asistida por ordenador SDL Trados
Indicador/resultado: número de grupos lingüísticos que trabajan con la nueva herramienta Objetivo para 2014: todos los grupos lingüísticos trabajan con la nueva herramienta
En 2014, el Centro empezó a instalar SDL Trados Studio 2014, la herramienta de traducción asistida por ordenador seleccionada en el marco de una licitación interinstitucional. Esta herramienta sustituye al software Translator’s Workbench (TWB) utilizado por el Centro desde 1997. Aunque SDL Studio 2014 es el «sucesor» de TWB, la migración ha demostrado ser algo más que una simple actualización técnica.
En julio de 2014, el equipo lingüístico de estonio comenzó a utilizar SDL Trados Studio en calidad de grupo piloto. La experiencia confirmó el potencial de la herramienta para reducir el trabajo repetitivo y limitar la carga de trabajo en la fase de postproducción, en particular la corrección de problemas de formato.
No obstante, la experiencia también permitió identificar la necesidad de disponer de una herramienta de TI que permita un mayor grado de automatización de tareas con el fin de no incrementar la necesidad de recursos humanos en el Departamento de Apoyo a la Traducción y, al mismo tiempo, reducir el riesgo de errores. Se consideró necesario instalar esta herramienta antes de que los demás equipos lingüísticos pudieran ir migrando gradualmente a SDL Studio 2014.
Por consiguiente, el Centro empezó a estudiar las posibilidades de implementar dicha herramienta en el último trimestre de 2014. Se eligió SDL WorldServer, dado que gestiona las memorias de traducción centralmente y automatiza determinados pasos preparatorios indispensables en el flujo de trabajo.
Puesto que SDL WorldServer fue instalado en diciembre de 2014, la implementación de SDL Trados Studio para todos los equipos lingüísticos se aplazó al primer trimestre de 2015 con vistas a favorecer una transición fluida y sin incidentes.
Acción 2.3 Estudiar la posible introducción de un módulo de traducción en línea de la nueva herramienta de TAO para los proveedores externos
Indicador/resultado: grado de ejecución del proyecto Objetivo para 2014: un proyecto piloto completado
SDL WorldServer proporciona una herramienta de traducción integrada en el navegador (Browser Workbench) que permite a los traductores y revisores trabajar en línea y que muestra el contenido como una serie de pares de segmentos con la lengua de origen y de destino.
SDL ha anunciado el lanzamiento de una nueva versión profundamente mejorada de Browser Workbench para el primer semestre de 2015. La herramienta en línea será comparable con la herramienta de escritorio SDL utilizada por traductores y revisores.
A la luz de este hecho, el Centro decidió cambiar su plan inicial y probar el nuevo módulo de traducción en línea tan pronto como esté disponible en 2015 antes de lanzar un proyecto piloto.
Acción 2.4 Implantar la estrategia de traducción automática del Centro
Indicador/resultado: grado de ejecución del proyecto
Objetivo para 2014: un proyecto piloto implantado con la herramienta de traducción automática seleccionada El experimento llevado a cabo a finales de 2013 con el sistema de traducción automática de la Comisión, MT@EC, puso de manifiesto que el Centro no estaba preparado para integrar este tipo de sistema en su flujo de trabajo. Sería necesario adaptar el sistema a las características de los textos del Centro mediante el tratamiento de textos que representaran la diversidad de los clientes y los tipos de texto, de forma que pudiera ser más útil en el futuro. Esta es la razón por la cual el Centro lanzó un proyecto destinado a la alineación de una cantidad masiva de textos con el fin de alimentar sus memorias de traducción y en el futuro alimentar también MT@EC.
Acción 2.5 Mejorar el proceso de traducción de textos en el ámbito de la propiedad intelectual para la Oficina de Armonización del Mercado Interior (Marcas, Dibujos y Modelos) (OAMI)
Indicador/resultado: intercambio de marcas entre el Centro y las agencias externas a través de B2B Objetivo para 2014: PoC ejecutada con una agencia
Este objetivo, estrechamente vinculado con el «proyecto de flujo de trabajo unificado» que se describe más abajo, quedó en suspenso para tener en cuenta el resultado de las deliberaciones previstas para 2015.
El Centro implementó una solución íntegra B2B (business-to-business) con la OAMI para el procesamiento y la traducción de términos para la Consola de Gestión de Terminología de la OAMI.
Indicador/resultado: poner en marcha las medidas técnicas y administrativas necesarias para seguir reduciendo los tiempos de procesamiento de la traducción de las marcas comunitarias en 2015
Objetivo para 2014: nueva licitación para la traducción de marcas comunitarias
El Centro puso en práctica los desarrollos técnicos necesarios para devolver un porcentaje de marcas traducidas antes del plazo acordado. El objetivo de entregar un promedio anual del 7 % de los archivos en el plazo de tres días laborables se alcanzó a principios de diciembre. De común acuerdo con la OAMI, en noviembre se pusieron en práctica otros desarrollos técnicos de menor relevancia relativos al procesamiento y a la segmentación de los archivos.
En octubre, el Centro convocó 23 licitaciones con vistas a la celebración de contratos marco para la traducción de textos técnicos estandarizados en el ámbito de la propiedad industrial/intelectual. Las lenguas de origen y de destino cubiertas incluían todos los idiomas de la UE excepto el irlandés. Indicador/resultado: racionalizar la pretraducción y los recursos lingüísticos en colaboración con la OAMI Objetivo para 2014: por definir en negociaciones bilaterales con la OAMI
La intensa y fructífera cooperación entre la OAMI y el Centro en los años anteriores propició reflexiones conjuntas sobre la aplicación de un enfoque de pretratamiento común para las marcas comunitarias. En noviembre de 2012, la OAMI había sugerido estudiar la posibilidad de que «la OAMI y el Centro compartieran sus memorias de traducción y armonizaran sus respectivos flujos de trabajo con el fin de asegurar la transparencia y la eficiencia del proceso, la actualidad de los resultados, y la calidad del producto final en su conjunto, es decir, desarrollar un proceso más sostenible».
El Centro invirtió mucha energía y grandes esfuerzos en redactar una propuesta de flujo de trabajo unificado que pudiera cubrir y racionalizar la pretraducción de las marcas comunitarias. Esta propuesta fue presentada a la OAMI en abril de 2014. Incluía una simulación de costes y describía escenarios alternativos para reducir el tiempo general de procesamiento en el proceso de publicación de marcas comunitarias.
Pese a que la OAMI acogió con satisfacción esta propuesta y confirmó su interés en el enfoque subyacente, en 2014 no se llegó a adoptar una decisión final sobre este proyecto. Las simplificaciones sugeridas tendrían un impacto considerable en las actividades, tanto en Alicante como en Luxemburgo, y se requieren más análisis y evaluaciones de riesgos. Los dos organismos acordaron continuar estudiando las oportunidades y los retos que implicaría continuar adelante con el proyecto en 2015. La información intercambiada durante las videoconferencias mensuales permitió a los implicados detectar y solventar una serie de asuntos de escasa importancia con los recursos lingüísticos respectivos. Los contactos se han establecido desde hace tiempo con el fin de intercambiar puntos de vista, sugerencias y consejos en relación con la fiabilidad y corrección de las bases de datos de ambos organismos. Además, el control de calidad ex post que se lleva a cabo trimestralmente de las traducciones de las marcas comunitarias ha permitido al Centro detectar algunos problemas aislados, los cuales se corrigen o se eliminan sistemáticamente de las memorias de traducción del Centro, siempre que sea aplicable o posible.
Acción 2.6 Gestión de los contratos y clasificación de los contratistas
Indicador/resultado: grado de ejecución Objetivo para 2014: ejecutado al 100 %
El análisis del proyecto de gestión de los contratos y clasificación de los contratistas se concluyó en 2014. El Comité de Dirección de TI pospuso la puesta en práctica de la nueva herramienta hasta el año 2015, puesto que debía darse prioridad al proyecto e-CdT.
La puesta en práctica cubrirá el ciclo de vida íntegro de los contratos, desde la fase previa a la adjudicación (licitaciones) hasta la supervisión de los contratos firmados. Paralelamente, el Centro investigó cómo integrar la contratación electrónica en sus procedimientos.
Acción 2.7 Sistema de gestión de las competencias y de la descripción de puestos
Indicador/resultado: grado de ejecución Objetivo para 2014: ejecutado al 100 %
Los requisitos operativos para el sistema de gestión de las competencias y de la descripción de puestos se redactaron en 2014. El Comité de Dirección de TI aplazó la selección y la puesta en práctica de la nueva herramienta hasta el año 2015, puesto que debía darse prioridad al proyecto e-CdT.
Acción 2.8 Sistema de gestión de expedientes del personal
Indicador/resultado: grado de ejecución
Objetivo para 2014: 100 % del análisis realizado (y 100 % aplicado si se mantiene la opción Sysper II)
Tal y como se había establecido en el Programa de trabajo, se completó el análisis del sistema de gestión de expedientes del personal. Se mantuvo la solución Sysper II y se presentó ante la Comisión una solicitud de acceso a este módulo a principios de 2015 con vistas a firmar un acuerdo de nivel de servicio. Entretanto, ya se ha escaneado casi el 70 % de los expedientes del personal.
Acción 2.9 Disponibilidad y carga de trabajo de los traductores
Indicador/resultado: grado de ejecución Objetivo para 2014: ejecutado al 100 %
Uno de los prerrequisitos del proyecto e-CdT era desarrollar una nueva herramienta que permitiera a los administradores del flujo de trabajo de traducción conocer la disponibilidad y la carga de trabajo de los traductores en cualquier momento. El desarrollo de esta nueva herramienta se dividió en dos fases: el módulo de la «disponibilidad» y el módulo de la «carga de trabajo». Ambos se presentaron en 2014 de conformidad con el Programa de trabajo.
Acción 2.10 Herramienta de planificación y seguimiento del presupuesto
Indicador/resultado: grado de ejecución Objetivo para 2014: ejecutado al 100 %
El Centro empezó a utilizar la herramienta SAPBusiness Planning and Consolidation, la herramienta de planificación y seguimiento del presupuesto seleccionada en 2013 sobre la base de un contrato marco existente. El presupuesto del Centro para 2015 fue elaborado íntegramente con dicha herramienta.
Acción 2.11 Sustituir el sistema de informe de evaluación
Indicador/resultado: grado de ejecución
Objetivo para 2014: análisis de posibles soluciones
En la reunión mantenida por la red de jefes de administración en Viena en octubre de 2014 se presentó una propuesta relativa a las nuevas normas de aplicación de las evaluaciones, redactada por un grupo de trabajo interagencias, con la participación de la Dirección General de Recursos Humanos y
Seguridad de la Comisión. Sobre la base de los resultados de este proceso, el sistema de informe de evaluación no será sustituido para el ejercicio de 2015. El análisis final será llevado a cabo en 2015.
Acción 2.12 Sustituir el sistema de correo electrónico
Indicador/resultado: grado de ejecución
Objetivo para 2014: el 100 % de los estudios sobre las opciones de externalización del sistema terminados y analizados; selección llevada a cabo entre la externalización y la migración interna; PoC de migración interna concluida.
El estudio sobre la externalización del sistema de correo electrónico ha revelado que no es recomendable proceder con la migración técnica de la plataforma de correo electrónico actual y su externalización en una única operación. Con el fin de reducir los riesgos de que el sistema no esté disponible y/o no funcione correctamente, el proyecto deberá ser llevado a cabo en dos fases. Dada la complejidad del estudio, la PoC será concluida en 2015.
Acción 2.13 Actualización del sitio web del Centro a SharePoint 2013 – Actualización del sistema de puesta en común de documentos internos a SharePoint 2013
Indicador/resultado: grado de ejecución (sitio web) Objetivo para 2014: 100 % actualizado
El Centro finalizó la migración técnica de su sitio web externo en 2014. Al realizar este paso aprovechó la oportunidad de integrar nuevas funciones, como habilitar la adaptación automática de la presentación de la página web para facilitar una visualización mejorada en un ordenador portátil o un teléfono inteligente. La nueva versión del sitio web estará disponible en febrero de 2015.
Indicador/resultado: grado de ejecución (sistema de puesta en común de documentos internos) Objetivo para 2014: 100 % actualizado
Se ha completado la actualización técnica de SharePoint, el sistema de gestión y almacenamiento electrónicos de documentos. Esta nueva versión ofrece nuevas funciones que el Centro prevé introducir en un futuro próximo.
Acción 2.14 Implementación de módulos de Microsoft System Centre Service Manager relacionados con incidentes/problemas, cambios y configuración
Indicador/resultado: grado de ejecución
Objetivo para 2014: 100 % de los módulos seleccionados implementados
El Centro ha tratado de adquirir herramientas eficaces para gestionar incidentes y cambios en el área de las TI. Ha elegido completar la implementación del software de Microsoft System Centre, que satisface plenamente los requisitos del Centro, añadiendo módulos de Microsoft System Centre Service Manager. Dado que se trata de expertos externos en esta nueva área, la implementación se inició en 2014 y va a continuar durante la primera mitad de 2015.
Chapter 3
ACTIVIDADES DE PROYECCIÓN EXTERIOR
El Centro ha atribuido a esta actividad una ponderación del 5 %. La tasa de ejecución general fue del 62,5 %. Acción 3.1 Poner en marcha el plan de acción fruto de la encuesta general de satisfacción de los clientes realizada en 2013
Indicador/resultado: porcentaje de acciones ejecutadas Objetivo para 2014: 50 % de acciones ejecutadas
El Centro lleva a cabo una encuesta sobre la satisfacción general de los clientes con una frecuencia bienal con el fin de averiguar qué consideración tienen los clientes del Centro como proveedor de servicios. En 2014, el Centro trabajó en la puesta en práctica del plan de acción para el período 2014-2015, elaborado a partir de la encuesta general de satisfacción de los clientes realizada en 2013. El plan comprende cuatro grupos de acción (garantía de la calidad de la traducción; previsión y precios; facturas y estadísticas; mejoras en el Portal de clientes con, en total, nueve subacciones de acuerdo con las áreas de mejora destacadas en las respuestas recabadas en la encuesta a los clientes. Al final del año, se habían concluido dos acciones, en concreto la licitación para proveedores de servicios de traducción en el ámbito financiero, y la organización de cursos de formación específicos para traductores de los ámbitos de finanzas y medicina; tres acciones seguían en curso y cuatro acciones estaban pendientes de ejecución. La tasa de ejecución es, por lo tanto, inferior al objetivo, sin embargo no constituye un motivo de preocupación porque la mayoría de las acciones cuyo trabajo está en curso se encuentra ya en una fase muy avanzada.
En el informe «Los momentos más relevantes del ejercicio 2014» se incluye información más detallada al respecto.
Acción 3.2 Continuar con las visitas a los clientes/de los clientes
Indicador/resultado: actas de las reuniones (con puntos de actuación) redactadas Objetivo para 2014: 20 % de encuentros con clientes al año
En 2014, de conformidad con las prioridades definidas en el plan de visitas al cliente establecido a finales de 2013, el Centro se reunió con 147 de los 60 clientes de su cartera a principios de 2014, cumpliendo su objetivo de llegar a formalizar el «20 % de encuentros» fijado en el Programa de trabajo (23 %). Algunos encuentros fueron organizados durante el año con el fin de debatir proyectos específicos con algunos clientes (p. ej. OAMI, EMA, ECHA).
Las medidas formativas en los ámbitos de actividad de los clientes del Centro son especialmente importantes para mejorar la calidad de las traducciones. En 2013, el Centro organizó, junto con la EASO, un seminario sobre cuestiones relacionadas con el asilo y se celebró un intercambio de puntos de vista específicos relacionados con la lengua con un representante de la autoridad nacional francesa de la EMA (ANSM: Agence nationale de sécurité du médicament et des produits de santé, Agencia nacional francesa para la seguridad de los medicamentos y los productos sanitarios).
7 OAMI, ERA, DGT/DG SANCO, DGT de la CE, EU-OSHA, AESPJ, OEDT, ECHA, TCE, EASO, eu-LISA, EMA, ABE y
Como resultado de estos encuentros con los clientes se elaboró un total de 49 acciones y se continuó trabajando en las 10 acciones iniciadas en 2013. La tasa de ejecución de las nuevas acciones y de las prorrogadas del año anterior fue del 41 %.
En el informe «Los momentos más relevantes del ejercicio 2014» se incluye información más detallada sobre las actividades relativas a los clientes.
Acción 3.3 Darse a conocer mejor entre sus clientes facilitándoles la documentación necesaria sobre los productos, servicios y actividades del Centro.
Indicador/resultado: folleto para los clientes dedicado a la terminología Objetivo para 2014: un folleto
El Centro publicó en octubre de 2014 el folleto Terminology – Investing in quality, que puede descargarse del sitio web del Centro. El folleto describe de manera concisa lo que conlleva un proyecto terminológico y cómo contribuye a garantizar la calidad.
Indicador/resultado: boletín para los clientes The Language Hub publicado Objetivo para 2014: un boletín para los clientes
El Centro presentó el cuarto número de su boletín para los clientes The language hub en la reunión del Consejo de Administración celebrada en octubre de 2014. Este número se centra en la labor de la Sección de apoyo lingüístico y tecnológico, así como de la Sección de Planificación Presupuestaria y Estratégica; describe cómo el Centro planifica y hace un seguimiento de sus actividades a través de estrategias plurianuales y programas de trabajo anuales, y describe brevemente la estrategia para el período 2016-2018; presenta la subtitulación de vídeos como un nuevo servicio que se ofrecerá a los clientes a partir de 2015; e incluye información sobre la labor terminológica del Centro y el nuevo folleto sobre terminología. Por último, desgrana para los clientes del Centro los resultados de la encuesta sobre los enfoques de las agencias de la UE en relación con el multilingüismo.8 Los clientes pueden acceder al boletín desde el Portal de clientes.
Indicador/resultado: «Informe a los Clientes 2013» publicado Objetivo para 2014: un informe a los clientes
A finales de 2013, se decidió sustituir la denominación «Informe a los clientes» por «Los momentos más relevantes del ejercicio X», ya que su propósito no consiste solamente en presentar lo que se ha hecho para los clientes a lo largo del año, sino en presentar la diversidad de actividades del Centro e ilustrar sobre su papel dentro de la familia de instituciones, órganos, agencias y organismos de la UE. De acuerdo con esta decisión, «Los momentos más relevantes del ejercicio 2013» se presentaron al Consejo de Administración en la reunión celebrada en marzo de 2014 como complemento al informe anual de actividades. El informe está disponible en el sitio web del Centro.
Indicador/resultado: «Guía Práctica para los Clientes» actualizada Objetivo para 2014: una guía para los clientes
La publicación «The Translation Centre – a practical guide for clients» (El Centro de Traducción: guía práctica para los clientes) fue actualizada en dos ocasiones durante 2014 con el fin de reflejar los cambios en la organización, así como la estructura de precios y la oferta de servicios del Centro. Tanto las versiones en PDF como las versiones en línea están disponibles en el Portal de clientes como herramientas de guía y referencia para los clientes a la hora de solicitar encargos de traducción.
8 Véase la sección «Actividades adicionales».
Acción 3.4 Participar activamente en las reuniones del CITI y de la IAMLADP/JIAMCATT
Indicador/resultado: índice de asistencia a las reuniones Objetivo para 2014: asistencia al 100 %
Se participó en todas las reuniones del CITI y de la IAMLADP, incluida la reunión anual del IAMLADP celebrada en junio de 2014 y organizada por las instituciones de la UE en Bruselas. El Centro asistió también a la reunión que el JIAMCATT celebró en Estrasburgo.
Indicador/resultado: Número de Iniciativas conjuntas de formación (ICF) ofrecidas Objetivo para 2014: una ICF
Tras el destacado interés hacia las ICF del Centro en 2012 (500 participantes), ninguna organización de la IAMLADP invitó al Centro a organizar una de las dos ICF ofrecidas en el catálogo del IAMLADP: «Herramientas de comprobación» y «Revisión de la traducción»
Acción 3.5 Proporcionar apoyo técnico y organizativo para la base de datos interinstitucional IATE
Indicador/resultado: ejecución del Programa de trabajo IATE para 2014. Objetivo para 2014: todos los informes de actividad aceptados
Todos los documentos IATE definidos en el mandato del Grupo de Gestión de IATE (IMG), que está presidido por el Centro, fueron aprobados por los diferentes comités interinstitucionales: el informe intermedio de actividad, el informe intermedio de ejecución del presupuesto y el Programa de trabajo para 2015.
Entre los principales logros para 2014 se incluía una revisión de la plantilla de evaluación de IATE que proporciona indicadores sobre el uso y el contenido de IATE. La versión pública de esta base de datos terminológica recibió más de 45 millones de consultas en 2014.
En el informe «Los momentos más relevantes del ejercicio 2014» se incluye más información sobre los desarrollos de IATE.
Chapter 4
ACTIVIDADES DE DIRECCIÓN Y SUPERVISIÓN
El Centro ha atribuido a esta actividad una ponderación del 7 %. La tasa de ejecución general fue del 60,1 %. Acción 4.1 Aplicar los cambios necesarios para seguir cumpliendo con el marco regulatorio de la UE (Estatuto de los Funcionarios y Reglamento Financiero).
Indicador/resultado: disposiciones de aplicación del Estatuto de los Funcionarios elaboradas y presentadas a la Comisión
Objetivo para 2014: el 70 % de las disposiciones de aplicación preparado
Se alcanzó el objetivo previsto en el Programa de trabajo para 2014, ya que a finales de 2014 se había elaborado el 72 % de las disposiciones de aplicación.
La mayoría de las nuevas disposiciones de aplicación introducidas por la Comisión en diciembre de 2013 fueron adoptadas por analogía en 2014 (12 disposiciones de aplicación). En el caso de una disposición de aplicación, el Centro derogó su propia decisión.
El Centro solicitó una exención con respecto a una disposición de aplicación y una excepción a la obligación de aplicación por analogía para otras seis disposiciones de aplicación. A finales de 2014, la Comisión aún no había respondido en relación con las solicitudes de exención o excepción a la obligación de aplicación. Estas siete disposiciones de aplicación deberán ser adoptadas en 2015. En el caso de cinco disposiciones de aplicación no fue necesaria ninguna acción adicional, ya que esas disposiciones no son aplicables al Centro (decisiones relativas al personal en delegaciones).
Indicador/resultado: Reglamento Financiero aprobado por el Consejo de Administración Objetivo para 2014: nuevo Reglamento Financiero aprobado
En colaboración con la Dirección General de Presupuestos de la Comisión (DG BUDG), el Centro pudo preparar y adoptar su nuevo Reglamento Financiero a finales de 2013. Fruto de esta excelente cooperación, el Centro pudo contar con un entorno regulatorio apropiado a principios de 2014.
Indicador/resultado: normas de desarrollo del Reglamento financiero enviadas a la Comisión Objetivo para 2014: normas de desarrollo enviadas
Tras la adopción del nuevo Reglamento financiero, el Centro elaboró el proyecto de normas de desarrollo sobre la base de un modelo preparado por la DG BUDG y un grupo de trabajo interagencias. A la luz de sus necesidades específicas, el Centro, junto con la DGT, llevó a cabo negociaciones con la DG BUDG con el fin de adaptar determinadas disposiciones del proyecto de normas de desarrollo. Además, a petición de los clientes, diseñó un mecanismo para que los clientes pudieran pagar por adelantado al final del ejercicio por traducciones contratadas que no iban a ser entregadas hasta el año siguiente. La DG BUDG no aprobó el nuevo proyecto de normas de desarrollo antes de que concluyera el año 2014, de modo que el texto será presentado ante el Consejo de Administración para su aprobación en 2015.
Las medidas que permitirán al Centro cumplir la norma de control interno NCI 14 se describen detalladamente en el Plan de acción de las NCI (Anexo VII). Un gran número de acciones del Plan de acción de las NCI están relacionadas con las recomendaciones de aplicación de la gestión de la continuidad de las actividades. Cualquier cumplimiento (cierre) de estas recomendaciones afectará inmediatamente al estado del Plan de Acción de las NCI.
Indicador/resultado: porcentaje de recomendaciones muy importantes plenamente aplicadas
Objetivo para 2014: 90 % de recomendaciones muy importantes pendientes a 1 de enero de 2014 plenamente aplicadas
A comienzos de 2014, seguían abiertas diez de las recomendaciones derivadas de las auditorías del SAI y la CAI, que incluían dos recomendaciones «muy importantes», siete «importantes» y una «deseable». Las diferentes acciones para aplicar las recomendaciones abiertas de carácter «muy importante» no pudieron completarse a finales de año. La recomendación «deseable» fue cerrada por el IAS, y una de las recomendaciones «importantes» fue considerada «lista para revisión» por parte del Centro.
Indicador/resultado: porcentaje de procedimientos y procesos documentados Objetivo para 2014: el 70 % de procedimientos y procesos documentados
Basándose en las prioridades y los planes de acción resultantes de sus autoevaluaciones, la Dirección del Centro trabajó en seguir mejorando ámbitos clave de sus sistemas de control interno y en actualizar sus procesos y procedimientos. Esto implica también la elaboración o la actualización de un gran número de instrucciones de trabajo, lo cual va más allá del ámbito de este indicador.
Acción 4.3 Definir las disposiciones de aplicación de la política del Centro sobre la gestión de documentos
Indicador/resultado: número de disposiciones de aplicación adoptadas Objetivo para 2014: dos disposiciones de aplicación adoptadas
A finales de 2012, el Centro comenzó una importante revisión de su política de gestión de documentos con el objetivo de desarrollar un sistema de gestión de documentos seguro, eficaz y coherente. La puesta en práctica de esta política pasa por la adopción de un marco de normas e instrucciones que cubran el ciclo vital de los documentos. Por lo tanto, en 2014 se hizo hincapié en la formulación y puesta en práctica del plan de clasificación del Centro. Los trabajos preparatorios en el grupo interdepartamental de responsables de la gestión de documentos permitieron la toma de decisiones en relación con el establecimiento y aplicación de un plan de clasificación con una nomenclatura común para todos los servicios del Centro. Por lo tanto, se logró el objetivo del Programa de trabajo 2014. Además de este trabajo, el Centro continuó poniendo en práctica la estructura organizativa requerida, o sea, el establecimiento de centros de gestión de documentos en cada departamento, los cuales, junto con los jefes de departamento y el personal, constituyen los interlocutores clave para lograr una política de gestión de documentos eficaz.
Acción 4.4 Aplicar las medidas para una gestión eficiente de la continuidad de las actividades
Indicador/resultado: porcentaje de mini PCA para procesos críticos preparados Objetivo para 2014: 100 % de mini PCA preparados para procesos críticos
El nuevo modelo de procesos del Centro publicado en marzo de 2014 y el traslado a las nuevas dependencias a finales de 2013 trajo aparejado un gran número de cambios en el PCA del Centro. En consecuencia, los documentos relativos al PCA, incluidas las plantillas de comunicación, empezaron a ser revisados y adaptados en 2014.
Puesto que el principal propósito del PCA es garantizar la continuidad del servicio a los clientes en los casos en que se dé una interrupción grave de las actividades por parte del Centro, en junio se llevó a cabo una encuesta entre 51 clientes9 con el fin de recabar información sobre el período máximo tolerable/aceptable de perturbaciones10 que los clientes estarían dispuestos a aceptar en relación con la prestación de los servicios lingüísticos. En total, se obtuvieron 24 respuestas, lo que corresponde al 47 % de la muestra. A partir de las respuestas, el Centro pudo evaluar la información facilitada por los clientes en cuanto al período máximo tolerable/aceptable de perturbaciones (que oscilaba entre cuatro horas y un mes) por tipo de trabajo (p. ej. publicaciones de carácter general, informes, documentos administrativos, comunicados de prensa, traducciones de sitios web, etc.) e identificar los recursos necesarios para garantizar la continuidad de las actividades.
Una de las recomendaciones del SAI es llevar a cabo una evaluación de riesgos de los procesos más críticos que se realizan en el Centro. Con vistas a cumplir esta recomendación muy importante y lograr una recuperación de procesos críticos oportuna, fluida y eficaz, el Centro comenzó con la revisión del Análisis del impacto sobre las actividades a finales de 2014. A este ejercicio le seguirá la evaluación de riesgos de los procesos críticos y la actualización de los planes de continuidad de las actividades a nivel operativo (mini PCA) sobre la base de la estrategia de mitigación del riesgo.
Indicador/resultado: número de pruebas realizadas Objetivo para 2014: una prueba importante realizada
A la luz del número de cambios necesarios en el PCA, el Centro aplazó la realización de la prueba importante a principios de 2015.
Acción 4.5 Desarrollar las competencias del personal (en aras de su adaptabilidad)
Indicador/resultado: competencias esenciales de al menos dos personas en cada sección Objetivo para 2014: incremento del 25 % con respecto a 2013
El proyecto de adaptabilidad se inició en 2014 con presentaciones a los directivos del Centro. Se elaboró un inventario de las actividades y tareas del personal en todas las secciones y se detectaron lagunas. Se identificaron las tareas que deben adquirirse. Ahora que el Centro tiene una imagen fidedigna de las competencias esenciales de su personal, podrá adoptar medidas para mejorar la adaptabilidad hasta 2015.
Acción 4.6 Lanzar la Encuesta de Satisfacción del Personal 2014
Indicador/resultado: Encuesta de Satisfacción del Personal en marcha Objetivo para 2014: una Encuesta de Satisfacción del Personal en marcha
A finales de 2014 el Centro lanzó una encuesta para evaluar el grado de satisfacción del personal en áreas como gestión, comunicación y trabajo en equipo. Los resultados estarán disponibles a principios de 2015.
9 La encuesta no fue enviada a las instituciones europeas, a excepción de la DG EMPL (CCE-Empleo), debido a que
cuentan con sus propios servicios de traducción.
10 El período máximo tolerable/aceptable de perturbaciones es el intervalo de tiempo durante el cual la recuperación debe
