1 Auditoria N° 3.1
INFORME DE AUDITORÍA N° 2
Santiago, 17 de abril de 2009
En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria Interna para el presente año se realizó la auditoría al Proceso Administración y Ejecución de Programas de Empleo, Subproceso Fortalecimiento de la Red Pública de Intermediación, el cual está bajo la administración del Departamento de Programas de Empleo, de cuyo resultado se da cuenta en el presente Informe.
Esta auditoria corresponde a los objetivos institucionales, se realizó de acuerdo con las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas y el examen ha sido realizado sobre el universo del programa, por lo que las observaciones y recomendaciones resultantes son aplicables a todas las materias relacionadas.
INFORME EJECUTIVO
a) Materia Específica auditada
Como se indicó, el examen realizado corresponde a las materias relacionadas con el Subproceso N° 3.1. del Plan Anual de Auditoría, Fortalecimiento de la Red Pública de Intermediación.
b) Alcance
Se seleccionó y revisó el total de la documentación soportante del programa emanado del nivel central, y los resultados obtenidos de las auditorias efectuadas a las Direcciones Regionales de:
Valparaíso;
Bío Bío, Los Lagos y
Región Metropolitana
Correspondiente al período transcurrido en el primer semestre del año 2009.
c) Objetivo General de la auditoria
Objetivo Institucional: Examinar el apego a la normativa legal, manuales e instrucciones para la ejecución del proceso, subprocesos y etapas definidas.
d) Principales Hallazgos o Temas relevantes:
En el transcurso del año aún no se concreta en general la transferencia de recursos de parte de SENCE a las Municipalidades para la implementación del Servicio Local de Empleo, situación que se traduce que los riesgos asociados a esta situación, no se han podido pesquisar, implicando que no se encontraran hallazgos relevantes.
No obstante lo anterior, cabe señalar que de todas maneras se encontraron como principales hallazgos los que se indican a continuación, para las regiones que se señalan:
2 V Región: De Valparaíso:
En visitas en terreno efectuadas a las diferentes OMIL de la muestra, con la encargada del Programa Fortalecimiento de la Red Publica de Intermediación, se evidenció que no se verifica en forma documental la inscripción de los trabajadores en busca de trabajo, sólo se realiza en forma verbal, aún cuando la encargada del Programa cuenta con una ficha técnica con diversas pregunta sobre el referido Programa.
VIII Región: Del Bío Bío.
Por una parte, se encuentran registradas en el libro de resoluciones de la DR del Bío Bío, con fecha 15 de enero de 2009, Ordinario Nº 0238 de fecha 19 de Enero de 2009, D.R. Bío Bío, Mat. Resoluciones Exentas donde asigna proyectos del SLE., sin que se evidencien copias u originales de dichas resoluciones.
Por otra parte, se evidencian resoluciones que asignan proyectos, y registros en el libro de resoluciones de la Dirección Regional a las comunas de Hualqui, Tomé y Laja las cuales no se encuentran en el Acta de asignación de proyectos del Programa del Servicio Local de Empleo firmada por el Comité Técnico Regional.
X Región: De Los Lagos.
Por una parte, se pudo verificar falta de evidencia formal que acredite la entrega por parte de SENCE de la metodología para la implementación del SLE a la OMIL, y por otra, que la supervisón realizada, por parte de la encargada de Sence en la región, a la puesta en uso de la metodología se ha ejecutado por medio de visitas personales a los encargados OMIL, llamados telefónicos y en ocasiones vía e-mail, no ha permitido dejar evidencia formal de la supervisión ni de posibles acuerdo o cambios realizados.
Región Metropolitana:
Se realizan talleres y se presenta evidencia de ello, (listados de asistencia) en las que se les entregan conocimientos sobre diversas materias, entre las cuales se contemplan las referidas a la implementación del SLE, aún cuando no existen actas formales que acrediten los temas tratados en dichas reuniones.
Por parte, relacionados con otras materias auditadas, se constata que no se efectúa un proceso de asesoría ni de supervisión permanente y continua a las OMIL, respecto de las diversas funciones que deben cumplir relacionadas con SENCE, ya que incluso al momento de la supervisión a estas entidades el Encargado de OMIL se enteró que habían cambiado a los encargados de las Oficinas de Intermediación y las conoció en esos momentos.
Finalmente, cabe señalar que se detectó que las direcciones regionales no operan con los mismos procedimientos ni sistemas administrativos y de control.
e) Conclusiones Generales:
En base a lo mencionado, se sugiere que en los Objetivos que se pudieron auditar, se adopten las medidas de control y las recomendaciones establecidas en el presente informe, y que en aquellos casos en que no se encuentran hallazgos, se continúen ejecutando los procesos como se han desarrollado, y se establezcan procedimientos de control en forma proactiva que permitan monitorear el avance y ejecución de los traspasos de recursos a las
3 OMIL, y el cumplimiento tanto de parte de SENCE como de parte de la OMIL de las obligaciones establecidas en los convenios firmados entre ambas partes, particularmente el control de la inversión de los recursos traspasados, velando por la ejecución del presupuesto durante el año calendario.
INFORME DETALLADO
Objetivo General
Objetivo Institucional: Examinar el apego a la normativa legal, manuales e instrucciones para la ejecución del proceso, subprocesos y etapas definidas.
Objetivos Específicos:
1.- Verificar la existencia de metodología de trabajo y correcta implementación del Sistema Local de Empleo en las OMIL
2.- Verificar que los recursos traspasados a las OMIL son utilizados para los fines previstos de acuerdo a los Convenios suscritos entre SENCE y las Municipalidades, y que existan las rendiciones de cuentas correspondientes dentro de los plazos previstos.
3.- Verificar que se realiza la planificación de talleres para asesorar sobre el uso de la Bolsa Nacional de Empleo (BNE) y que periódicamente se ejecute una revisión para determinar el uso correcto de esta.
4.- Verificar que se realiza la ejecución de talleres para asesorar sobre el uso de la Bolsa Nacional de Empleo (BNE) y que periódicamente se ejecute una revisión para determinar el uso correcto de esta.
5.- Verificar que se realizan seguimientos permanentes a través de la BNE al proceso de certificación y que los incumplimientos por parte de la OMIL han sido comunicados a la Municipalidad correspondiente.
Alcance de la auditoria:
Se seleccionó y analizó el total de la documentación soportante del programa emanado del nivel central, y los resultados obtenidos de las auditorias regionales, correspondientes a las direcciones regionales de:
Valparaíso;
Bío Bío, Los Lagos y
Región Metropolitana
Correspondiente al período transcurrido en el primer semestre del año 2009.
Oportunidad de realización de la Auditoria:
La auditoria se efectuó desde el 09 de marzo, hasta el 06 de abril de 2009, en las oficinas de la Unidad de Auditoria del Nivel Central y en las Direcciones regionales mencionadas en el alcance. Se ocuparon aproximadamente 704 horas auditor.
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4 Equipo de Trabajo:
El equipo de trabajo estuvo conformado por los siguientes auditores internos:
Marcela Negrete Irrazabal, de profesión Ingeniera de Ejecución en Control de Gestión, quien realizó la auditoría a Región del Bío Bío.
Marianella Pedreros González, de profesión Ingeniera en Ejecución con Mención en Administración Pública, quien realizó la auditoría a la Región del Bío Bío.
Carlos Naveas Vásquez, Administrador de Redes Computacionales, quien realizó la auditoría a la Región de Valparaíso.
Erwin Linares Llanos, de profesión Contador Público y Auditor, quien realizó la auditoría a la Región de Los Lagos
Mauricio Dasso Dote, de profesión Psicólogo, quien realizó la auditoría a la Región Metropolitana.
Figura como responsable del equipo el Sr. Mauricio Dasso Dote.
Metodología aplicada:
La metodología aplicada para la realización del presente trabajo correspondió en las siguientes etapas:
- Planificación de auditoria en base a riesgos determinados con aplicación de la metodología contenida en el documento técnico N° 24.
- Ejecución de la auditoria con aplicación de los procedimientos y técnicas propias de la función.
Se examinó la documentación soportante y sistema de información computacional, para cada subproceso, además del examen físico, concordante con el objetivo específico de la auditoria y pruebas de cumplimiento asegurando y verificando que los procedimientos utilizados fueran consistentes y vigentes.
- Visitas en terreno a las Oficinas Municipales de Información Laboral - Evaluación y análisis de los resultados obtenidos.
- Conclusiones.
- Emisión del Informe con formulación de observaciones y recomendaciones, aplicando para tal efecto el Documento Técnico N° 25 – Versión 0.4 e indicando un plazo de respuesta para la realización del seguimiento posterior.
Limitaciones observadas en el desarrollo de la Auditoria
En la Región de los Lagos, la muestra inicial determinada para ejecutar el trabajo de auditoria, incluía la revisión del programa de Servicio Local de Empleo en las comunas de Frutillar, Maullin, Osorno, Puerto Montt, Puerto Varas y Los Muermos, sin embargo esta muestra debió ser modificada y reducida, debido a que sólo las comunas de Purranque, Ancud, Osorno y Puerto Montt, se encontraban a la fecha, en proceso de implementación, situación que obligó a cambios en la programación y a desplazamientos más extensos.
Resultados detallados de la Revisión
A continuación se presenta el resultado del trabajo realizado por Proceso, Sub proceso, Etapas y puntos críticos para cada una de las Direcciones Regionales auditadas. Para los hallazgos advertidos durante el examen, se señalan sus causas, sus efectos reales o potenciales y las sugerencias o recomendaciones para mitigarlos.
5 Se seleccionó y revisó el total de la documentación soportante del programa emanado del nivel central y los resultados obtenidos de las auditorias regionales. De estas acciones consideradas para llevar a cabo el proceso de revisión del beneficio, se observaron las siguientes situaciones, todas ellas referidas al Proceso: Administración y Ejecución de Programas de Empleo y al subproceso Fortalecimiento de la Red Pública de Intermediación:
DIRECCIÓN REGIONAL DE VALPARAÍSO
1.- Etapa: Traspaso de metodología de trabajo a los Municipios para implementación del SLE.
Punto critico: Falta de asistencia técnica para la utilización de una metodología estandarizada.
No se pudo auditar ya que este programa se encuentra en etapa de invitación a las diversas OMIL.
2.- Etapa: Transferencia de recursos a las OMIL para el SLE
Punto crítico: Utilización de recursos en fines no contemplados en las normas que rigen la administración del programa de Fortalecimiento de las OMIL. Este punto crítico reemplaza al riesgo registrado en el Plan Anual “Desconocimiento y mal manejo de la plataforma informática de la Bolsa Nacional de Empleo”, por cuanto en la revisión preliminar para la Programación específica de esta auditoría, el encargado del proceso indicó que este último no corresponde.
No se pudo auditar ya que este programa se encuentra en etapa de invitación a las diversas OMIL.
3.- Etapa: Inscripción de trabajadores en busca de trabajo e ingreso de vacantes disponibles en la Bolsa Nacional de Empleo
Punto crítico: Omisión de datos en la inscripción o falta de ingreso de datos por parte de la OMIL
El examen documental no observó debilidades de control, por lo tanto no dio mérito a observaciones
4.- Etapa: Cruce de ofertas y demanda de trabajos
Punto crítico: Desconocimiento del Sistema de la Bolsa Nacional de Empleo que implique la utilización de un sistema manual.
El examen documental no observó debilidades de control, por lo tanto no dio mérito a observaciones.
5.- Etapa: Certificación mensual realizada por las OMIL a Beneficiarios del FCS
Punto crítico: Incumplimiento de plazos por parte de la OMIL en la certificación del beneficiario.
El examen documental no observó debilidades de control, por lo tanto no dio mérito a observaciones.
6.- Otras materias auditadas
6.1. Hallazgo.
En visitas en terreno efectuadas a las diferentes OMIL de la muestra, con la encargada del Programa Fortalecimiento de la Red Publica de Intermediación, se evidenció que no
6 se verifica en forma documental la inscripción de los trabajadores en busca de trabajo, sólo se realiza en forma verbal, aún cuando la encargada del Programa cuenta con una ficha técnica con diversas pregunta sobre el referido Programa.
Causa: Falta de procedimientos en la Dirección Regional y falta de control en el cumplimiento de requisitos de los trabajadores para ser acreedores del beneficio
Efecto: El beneficio podría ser otorgado a trabajadores que no cumplen los requisitos para ello.
Recomendación: Se sugiere a la Directora Regional, disponer que en la ficha técnica existente, se incorpore el registro de la evidencia documental examinada, y se mejore su contenido de acuerdo a los programas existentes que tengan relación con la OMIL.
6.2. Hallazgo
Se puedo observar que en las hojas de asistencia de las capacitaciones realizadas durante el año 2008, en relación a la bolsa nacional de empleo, no se registran los contenidos de la capacitación y el relator.
Causa: No hay metodología de la parte administrativa de la capacitación que se efectúa a las OMIL.
Efecto: No poder acreditar los conocimientos que han sido entregados a los participantes, y de esta manera poder determinar los conocimientos complementarios que permitan cubrir las brechas de conocimientos que se produzcan en ellos.
Recomendación: Se recomienda a la Directora Regional disponer que se incorpore en las hojas de asistencia lo siguiente:
- Contenidos de la capacitación - Nombre del o los relatores 6.3. Hallazgo.
En visitas a terreno efectuadas con la encargada del Programa a las diferentes OMIL de la muestra, se evidencia que no se verifica en forma documental los inscritos en la certificación mensual realizada por las OMIL a los Beneficiarios del FCS, lo cual se realiza en forma verbal.
Causa: Falta de procedimientos en la Dirección Regional para controlar el cumplimiento de requisitos de los trabajadores para ser acreedores del beneficio.
Efecto: Que los beneficios puedan ser otorgados a trabajadores que no los cumplen con los requisitos.
Recomendación: Se recomienda a la Directora Regional disponer que se incluya en la ficha técnica, los registros de control realizados de manera de dejar evidencia respecto la revisión de los inscritos en la certificación mensual realizadas por las OMIL.
DIRECCIÓN REGIONAL DEL BÍO BÍO
1.- Etapa: Traspaso de metodología de trabajo a los Municipios para implementación del SLE.
Punto critico: Falta de asistencia técnica para la utilización de una metodología estandarizada.
7 Del examen documental y de entrevistas efectuadas a los encargados de OMIL, no se observaron debilidades de control, por lo tanto no dio mérito a observaciones.
2.- Etapa: Transferencia de recursos a las OMIL para el SLE
Punto crítico: Utilización de recursos en fines no contemplados en las normas que rigen la administración del programa de Fortalecimiento de las OMIL. Este punto crítico reemplaza al riesgo registrado en el Plan Anual “Desconocimiento y mal manejo de la plataforma informática de la Bolsa Nacional de Empleo”, por cuanto en la revisión preliminar para la Programación específica de esta auditoría, el encargado del proceso indicó que este último no corresponde.
No se pudo auditar, por cuanto a la fecha, SENCE no ha traspasado recursos por este Programa, a ninguna de las OMIL de las comunas consideradas en la auditoria.
3.- Etapa: Inscripción de trabajadores en busca de trabajo e ingreso de vacantes disponibles en la Bolsa Nacional de Empleo
Punto crítico: Omisión de datos en la inscripción o falta de ingreso de datos por parte de la OMIL
Hallazgos: El examen documental no observó debilidades de control, por lo tanto no dio mérito a observaciones
4.- Etapa: Cruce de ofertas y demanda de trabajos
Punto crítico: Desconocimiento del Sistema de la Bolsa Nacional de Empleo que implique la utilización de un sistema manual.
El examen documental no observó debilidades de control, por lo tanto no dio mérito a observaciones.
5.- Etapa: Certificación mensual realizada por las OMIL a Beneficiarios del FCS
Punto crítico: Incumplimiento de plazos por parte de la OMIL en la certificación del beneficiario.
El examen documental no observó debilidades de control, por lo tanto no dio mérito a observaciones.
6.- Otras materias auditadas
6.1. Ingreso y egreso de documentación a la Dirección Regional
Hallazgos:
a) No se evidencia la realización de invitaciones a participar a las comunas.
b) Se encuentra Ordinario Nº 0238 de fecha 19 de Enero de 2009, D.R. Bio Bio, Mat.
Resoluciones Exentas donde asigna proyectos del SLE. No se evidencia copias u originales de dichas resoluciones, las cuales se encuentran registradas en el libro de resoluciones de la DR del Bío Bio, con fecha 15 de enero de 2009.
c) Se observa que las resoluciones que asignan proyectos, no poseen las mismas fechas con que fueron registradas en el libro de resoluciones de la Dirección Regional.
d) Se evidencian registros de Resoluciones Exentas que “aprueban convenio de transferencia de recursos para la ejecución del Servicio Local de Empleo (SLE)”, no se encuentra copias de dichos convenios.
e) Se evidencian resoluciones que asignan proyectos, y registros en el libro de resoluciones de la Dirección Regional a las comunas de Hualqui, Tomé y Laja las cuales no se encuentran en el acta de asignación de proyectos del Programa del Servicio Local de Empleo firmada por el Comité Técnico Regional.
8 f) En la documentación revisada no se evidencia fechas de ingreso al SENCE ni
timbres de oficina de partes.
Causa
Falta de rigurosidad en el cumplimiento de los procedimientos establecidos para el flujo y control en oficina de partes y secretaría.
Efectos
Esta situación produce que la información registrada en los libros sea inconsistente con la señalada en los documentos que le dan origen, además la pérdida de los documentos mencionados en la letra b) anterior, lo que a su vez puede producir observaciones frente a una revisión por parte de la Contraloría General de la República respecto la carencia de estos respaldos, incumplimiento de plazos, etc.
Recomendación:
Se recomienda al Director Regional, disponer que se proceda a revisar el funcionamiento de la oficina de partes, la cual debe recibir, registrar, fechar y numerar los documentos recibidos y despachados en Dirección Regional, para lo cual se recomienda establecer procedimientos por escritos.
6.2. Respecto al resguardo de la documentación
a) Se evidencia desorden en la documentación que respalda al programa, encontrándose dispersos en archivadores y en cajas de cartón lo cual no aporta al control.
b) No se evidencia timbres de oficina de partes en ninguna de la documentación revisada.
c) No se evidencia registros de control de ingreso de documentación por parte del encargado del Programa.
d) Se observa falta de orden en el archivo de la Unidad de Empleo.
Causa:
Falta de prolijidad y de resguardo de la documentación respaldatoria de los Programas de SENCE.
Efectos:
Esta situación puede producir una eventual pérdida de documentación, deterioro de la misma, documentación inubicable, etc.
Recomendación: Se recomienda al Director Regional:
a) Instruir la clasificación, resguardo y conservación de la documentación del Programa, aplicando orden a toda la documentación en carpetas separadas por OMIL, para lo cual se recomienda además establecer instrucciones y procedimientos por escrito.
b) Instruir gestionar la adquisición de kardek para la unidad de Empleo.
c) Gestionar la implementación de una bodega de manera de mejorar los espacios para el resguardo de la documentación que sustentan los programas de SENCE en la Región.
9 d) A su vez, se recomienda al Jefe de Administración y Finanzas, instruir a la Jefa de Administración del Nivel Central, evaluar la posibilidad de instalar una bodega o mejorar los espacios para el resguardo de la documentación que sustentan los programas de SENCE en la Región.
DIRECCIÓN REGIONAL DE LOS LAGOS
1.- Etapa: Traspaso de metodología de trabajo a los Municipios para implementación del SLE.
Punto critico: Falta de asistencia técnica para la utilización de una metodología estandarizada.
1.1. Hallazgo: Se pudo verificar falta de evidencia formal que acredite la entrega por parte de SENCE de la metodología para la implementación del SLE a la OMIL.
Causa: Falta de procedimientos que establezca entre otras acciones, la documentación de respaldo que evidencie las acciones realizadas en esta materia.
Efecto: No es posible evidenciar si la metodología ha sido entregada en su totalidad y si se ha cumplido la entrega en forma oportuna.
Recomendación: Se recomienda a la Directora Regional disponer que la encargada de intermediación laboral Srta. Priscila Winkler proceda a formalizar ante los encargados del SLE en las OMIL la entrega de la metodología de implementación del SLE, lo que debe traducirse en un documento formal que contenga al menos los siguientes datos:
a) Contenido de la Metodología b) Fecha de entrega
c) Firma de Responsable en la OMIL que recepciona.
d) Firma de Responsable SENCE que pone a disposición la Metodología de Implementación del SLE.
1.2. Hallazgo: La supervisón realizada, por parte de la encargada de Sence en la región, a la puesta en uso de la metodología se ha ejecutado por medio de visitas personales a los encargados OMIL, llamados telefónicos y en ocasiones vía e- mail, lo que no ha permitido dejar evidencia formal de la supervisión ni de posibles acuerdo o cambios realizados.
Causa: Falta de procedimientos que entre otras funciones establezca la documentación y evidencia que debe contener la supervisión.
Efecto: No se tiene evidencia formal que acredite que la supervisión se ejecuta y por otro lado imposibilita el proceso de retroalimentación del sistema en forma objetiva.
Recomendación: Se recomienda a la Directora regional disponer que la encargada de intermediación laboral, Srta. Priscila Winkler implemente actividades de supervisión formal, basado en la generación de actas o minutas que permitan dejar evidencia de los avances, dificultades, cambios y recomendaciones para cada etapa o actividad que se realice en el proceso de
10 implementación del SLE con las OMIL, de manera que estas controlen el proceso, por un lado y también permitan entregar la retroalimentación al sistema operado desde el nivel central.
2.- Etapa: Transferencia de recursos a las OMIL para el SLE
Punto crítico: Utilización de recursos en fines no contemplados en las normas que rigen la administración del programa de Fortalecimiento de las OMIL. Este punto crítico reemplaza al riesgo registrado en el Plan Anual “Desconocimiento y mal manejo de la plataforma informática de la Bolsa Nacional de Empleo”, por cuanto en la revisión preliminar para la Programación específica de esta auditoría, el encargado del proceso indicó que este último no corresponde.
No se pudo auditar, por cuanto a la fecha, SENCE no ha traspasado recursos por este Programa, a ninguna de las OMIL de las comunas consideradas en la auditoria.
3.- Etapa: Inscripción de trabajadores en busca de trabajo e ingreso de vacantes disponibles en la Bolsa Nacional de Empleo
Punto crítico: Omisión de datos en la inscripción o falta de ingreso de datos por parte de la OMIL
El examen documental no observó debilidades de control, por lo tanto no dio mérito a observaciones
4.- Etapa: Cruce de ofertas y demanda de trabajos
Punto crítico: Desconocimiento del Sistema de la Bolsa Nacional de Empleo que implique la utilización de un sistema manual.
El examen documental no observó debilidades de control, por lo tanto no dio mérito a observaciones.
5.- Etapa: Certificación mensual realizada por las OMIL a Beneficiarios del FCS
Punto crítico: Incumplimiento de plazos por parte de la OMIL en la certificación del beneficiario.
Hallazgos: No existe evidencia que permita acreditar la realización de seguimientos a través de la BNE al proceso de certificación mensual
Causa: La supervisión del cumplimiento del proceso de certificación, que ejerce el encargado Sence sobre la OMIL, se ejecuta vía telefónica y a través de consultas en la BNE, en los días previos al cierre del plazo sin embargo no se deja evidencia documental que se ha realizado, ni de los problemas encontrados en el desarrollo.
Efecto: Dar origen a la omisión de la supervisión, en una o varias ocasiones, sin que sea detectado sino hasta la ocurrencia de un incumplimiento grave.
Recomendación: Se recomienda a la Directora Regional disponer que la encargada de intermediación laboral Srta. Priscila Winkler, implemente la documentación de la supervisión que realiza en este ámbito, dejando evidencia impresa del sistema BNE que permita verificar la situación inicial a una fecha determinada y los avances obtenidos una vez ejecutadas las acciones de control sobre las OMIL.
La documentación, antes señalada, debe incluir también, detalle de los problemas y situaciones que debió enfrentar durante desarrollo de la actividad, de manera que esta puede servir de retroalimentación al sistema.
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DIRECCIÓN REGIONAL METROPOLITANA
1.- Etapa: Traspaso de metodología de trabajo a los Municipios para implementación del SLE.
Punto critico: Falta de asistencia técnica para la utilización de una metodología estandarizada.
Hallazgos: Se realizan talleres y se presenta evidencia de ello, (listados de asistencia) en las que se les entregan conocimientos sobre diversas materias, entre las cuales se contemplan las referidas a la implementación del SLE, aún cuando no existen actas formales que acrediten los temas tratados en dichas reuniones.
Causa: Falta de procedimientos que establezca entre otras acciones, la documentación de respaldo que evidencie las acciones realizadas en esta materia.
Efecto: Falta de evidencia que permita acreditar que ya dichos temas fueron tratados en las reuniones, no teniendo respaldo la Región frente a eventuales errores u omisiones en el accionar de las OMIL.
Recomendación: Que el Sr. Director Regional disponga un sistema de monitoreo de cumplimiento de funciones y adecuado sistema de control de materias tratadas y de archivo en la unidad que esta a cargo del Programa OMIL generando la existencia de respaldo de los traspaso de metodologías.
2.- Etapa: Transferencia de recursos a las OMIL para el SLE
Punto crítico: Utilización de recursos en fines no contemplados en las normas que rigen la administración del programa de Fortalecimiento de las OMIL. Este punto crítico reemplaza al riesgo registrado en el Plan Anual “Desconocimiento y mal manejo de la plataforma informática de la Bolsa Nacional de Empleo”, por cuanto en la revisión preliminar para la Programación específica de esta auditoría, el encargado del proceso indicó que este último no corresponde.
No se pudo auditar, por cuanto a la fecha, SENCE no ha traspasado recursos por este Programa, a ninguna de las OMIL de las comunas consideradas en la auditoria.
3.- Etapa: Inscripción de trabajadores en busca de trabajo e ingreso de vacantes disponibles en la Bolsa Nacional de Empleo
Punto crítico: Omisión de datos en la inscripción o falta de ingreso de datos por parte de la OMIL
El examen documental no observó debilidades de control, por lo tanto no dio mérito a observaciones
4.- Etapa: Cruce de ofertas y demanda de trabajos
Punto crítico: Desconocimiento del Sistema de la Bolsa Nacional de Empleo que implique la utilización de un sistema manual.
El examen documental no observó debilidades de control, por lo tanto no dio mérito a observaciones.
5.- Etapa: Certificación mensual realizada por las OMIL a Beneficiarios del FCS
Punto crítico: Incumplimiento de plazos por parte de la OMIL en la certificación del beneficiario.
12 El examen documental no observó debilidades de control, por lo tanto no dio mérito a observaciones.
6.- Otras materias auditadas
6.1. Se constata que no se efectúa un proceso de asesoría ni de supervisión permanente y continua a las OMIL, respecto de las diversas funciones que deben cumplir relacionadas con SENCE, ya que incluso al momento de la supervisión a estas entidades el Encargado de OMIL se enteró que habían cambiado a los encargados de las Oficinas de Intermediación y las conoció en esos momentos.
Causa: Falta de personal, ya que la persona que estaba cumpliendo esas funciones, el Sr. Héctor Meléndez, jubiló y aún no ha sido reemplazado.
Efecto: Que se produzcan errores u omisiones en la gestión que deben cumplir las OMIL, por desconocimiento de las normativas de los programas, con lo cual se perjudique el accionar de SENCE, y falta de actualización de los datos de los encargados de las OMIL.
Recomendación: Que el Sr. Director Regional disponga el reemplazo del funcionario que cumplía las funciones señaladas, requiriendo de ser preciso al Departamento de Administración y Finanzas, en Gestión y Desarrollo de las Personas, la contratación del funcionario que corresponda.
6.2. Se detectó que las direcciones regionales no operan con los mismos procedimientos ni sistemas administrativos y de control.
Causa: Falta de instrucciones claras y explícitas y de sistemas de monitoreo y control emanados e implementados desde el Nivel Central.
Efecto: Sistemas de administración y control diferentes en las diferentes Direcciones Regionales, generando dificultades de interpretación acerca de la calidad de gestión y de cumplimiento de funciones por parte de las Direcciones Regionales.
Recomendación: Que el Jefe del departamento de Empleo entregue las instrucciones pertinentes para:
a) Que en el Nivel Central se elaboren manuales o instructivos operativos a aplicar por todas las Direcciones Regionales,
b) Establecer y ejecutar un Plan de capacitación para los funcionarios de SENCE que correspondan, para velar por su correcta implementación, y establecer un plan de seguimiento, monitoreo y retroalimentación a las direcciones regionales.
Retroalimentación o aseguramiento al proceso de gestión de riesgos
El examen efectuado a la identificación y análisis de riesgos en la matriz de Riesgos Estratégica, permite apreciar que éstos son razonables en base a la criticidad e importancia en los procesos a los cuales se asocian. Tanto el subproceso, como las etapas, riesgos y controles establecidos en la matriz original son consistentes con lo realizado en el Servicio.
No obstante lo anterior, en la etapa “Transferencia de recursos a las OMIL para el SLE”, el riesgo “Desconocimiento y mal manejo de la plataforma informática de la Bolsa Nacional de Empleo”, contemplado en la Matriz original y por ende en el Plan Anual 2009, fue
13 reemplazado por el riesgo “Utilización de recursos en fines no contemplados en las normas que rigen la administración del programa de Fortalecimiento de las OMIL”, por cuanto en la revisión preliminar para la Programación específica de esta auditoría, el encargado del proceso indicó que este último no corresponde. Por lo tanto es recomendable que el encargado del proceso realice las modificaciones pertinentes en la matriz, de manera que refleje el riesgo que efectivamente se puede producir en la ejecución de la mencionada etapa.
Es cuanto se puede informar.
MARCELA NEGRETE I. MAURICIO DASSO D.
AUDITORA INTERNA AUDITOR INTERNO
CARLOS NAVEAS V. ERWIN LINARES Ll.
AUDITOR INTERNO AUDITOR INTERNO
MARIANELLA PEDREROS G.
AUDITORA INTERNA
JAIME VERGARA M.
JEFE DE AUDITORIA INTERNA
