Manual de Procedimientos para las Adquisiciones de Bienes y Servicios del CONAFE

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Manual de Procedimientos para las Adquisiciones de Bienes y Servicios del

CONAFE

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS

DEL CONAFE

AGOSTO 2007

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DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS DEL CONAFE

Dirección General

Dr. Arturo Sáenz Ferral Director General

Participantes:

Miguel Angel López Reyes

Director de Administración y Finanzas Sergio Arturo Piña Arroyo Murrieta Subdirector de Recursos Materiales Patricia Castro Rico

Jefe de Departamento de Adquisiciones Marco Antonio Sosa Illan

Líder de Proyecto

Coordinación del Manual:

Juan José Gómez Escribá Director de Planeación

Supervisión de Elaboración:

María Guadalupe Sánchez Sánchez

Subdirectora de Organización y Estudios Administrativos

Elaboración:

Miguel Fco. Guevara Cárdeno Técnico de Proyecto

México, D. F., Agosto 2007.

Clave de Identificación: 4.6.3.1, 3ra. Versión

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ÍNDICE

Página

INTRODUCCIÓN 3

1. MARCO JURÍDICO 4

2. OBJETIVOS DEL MANUAL 6

3. PROPÓSITO 6

4. NORMAS GENERALES 7

5. ALCANCE 10

6. PROCEDIMIENTOS 11

6.1 PROCEDIMIENTO DE LICITACIÓN 12

6.1.1 DIAGRAMA DE FLUJO 13

6.1.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 18

6.1.3 FORMATO 25

6.2 PROCEDIMIENTO DE INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS 32

6.2.3 FORMATO 40

6.3 PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA 41

6.3.3 FORMATO 44

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 45

8. GLOSARIO 46

9. CAMBIOS A ESTA VERSIÓN 49

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4.6.3.1 Versión: Tercera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LAS ADQUISICIONES

DE BIENES Y SERVICIOS DEL CONAFE

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DIIRREECCCCIIÓÓNN DDEE A

ADDMMIINNIISSTTRRAACCIIÓÓNN YY FFIINNAANNZZAASS

INTRODUCCIÓN

Mantener vigentes permanentemente los manuales administrativos y los instrumentos de apoyo interno, es un requisito indispensable que deben cumplir las entidades de la Administración Pública Federal; tal como lo establece el artículo 59, Fracción VI de la Ley Federal de Entidades Paraestatales.

Dentro de este marco tenemos la necesidad de que el Consejo cuente con una normativa interna eficiente, lo que obliga a revisar los manuales de políticas y procedimientos para proponer su simplificación y permanente actualización. Sobre esta base se actualizó el Manual de Procedimientos para las Adquisiciones de Bienes y Servicios, en su tercera versión, mismo que regula las acciones relativas a la planeación, programación, presupuestación, contratación, gasto y control de las adquisiciones, arrendamiento de bienes y la prestación de servicios de cualquier naturaleza, que realicen las unidades administrativas en el desarrollo de los programas y proyectos que opera el Consejo.

El manual está integrado por el marco jurídico, objetivos del manual, propósito, normas generales, alcance y los procedimientos. A su vez, cada procedimiento está integrado por su diagrama de flujo, descripción de procedimientos y formatos; como parte final se cuenta con los documentos de referencia, glosario de términos y cambios a esta versión.

El manual queda sujeto a su revisión periódica, a fin de incorporar las modificaciones o

adecuaciones que se deriven de la propia operación, por lo que se solicita que las sugerencias y

observaciones se hagan llegar a la Dirección de Planeación, con domicilio en Río Elba No. 20,

Piso 14, Colonia Cuauhtémoc, Delegación Cuauhtémoc, C. P. 06500, México, D. F.; Teléfono 52-

41-74-00, Fax 52-86-46-59 y Correo electrónico [email protected] y

[email protected].

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1. MARCO JURÍDICO

LEYES

• Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público;

(D. O. F. 04-01-2000), última reforma (D. O. F. 20-02-2007).

• Ley, Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria (D. O. F. 30-03-2006), última reforma (D. O. F. 27-12-2006).

• Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos;

(D. O. F. 31-12-1982), última reforma (D. O. F. 13-03-2002).

• Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental;

(D. O. F. 11-06-2002).

REGLAMENTOS

• Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público;

(D. O. F. 20-08-2001), última reforma (D. O. F. 30-11-2006)

• Reglamento de la Ley, Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria (D. O. F. 18-11-1981), última reforma (D. O. F. 05-06-2002).

• Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental;

(D. O. F. 11-06-2003).

DECRETO

• Presupuesto de Egresos de la Federación del ejercicio fiscal correspondiente.

NORMAS

• Normas, Adquisiciones con Prestamos del Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF) Y Créditos de la Asociación Internacional de Fomento (AIF) Enero 1995, última edición 01 1999.

POLÍTICAS

• Políticas Básicas y Procedimientos de Adquisiciones del BID 1995.

MANUALES

• Manual de Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del CONAFE Febrero 2007.

• Manual de Integración y Funcionamiento del Comité de Adquisiciones Arrendamientos y

Servicios, CONAFE Marzo 2002.

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• Manual de Integración y Funcionamiento del Subcomité de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios, CONAFE Junio 2002.

• Manual de Integración y Funcionamiento del Subcomité Encargado de la Revisión de Bases de Licitaciones e Invitaciones a Cuando Menos Tres Personas, CONAFE Agosto 2006.

• Disposiciones Generales a las que deberán sujetarse las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para su incorporación al programa de Cadenas Productivas de Nacional Financiera, S.N.C., Institución Bancaria de Desarrollo.

•

Decreto que Establece las Medidas de Austeridad y Disciplina del Gasto de la Administración Pública Federal y;

•

Lineamientos Específicos para la Aplicación y Seguimiento de las Medidas de Austeridad y Disciplina del Gasto de la Administración Pública Federal

.

Y demás disposiciones relativas en materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del

Gobierno Federal.

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2. OBJETIVOS DEL MANUAL

¾ Regular las acciones relativas a la planeación, programación, presupuestación, contratación, gasto y control de las adquisiciones, arrendamiento de bienes y la prestación de servicios de cualquier naturaleza, que realicen las unidades administrativas en el desarrollo de los programas y proyectos que opera el Consejo.

¾ Cumplir con el marco normativo establecido por el Gobierno Federal para llevar a cabo las adquisiciones, arrendamientos y servicios que se realizan por licitación pública, invitación a cuando menos tres personas y adjudicación directa.

¾ Unificar los criterios con base en los cuales deben realizarse los procedimientos autorizados para la adquisición, arrendamiento de bienes y servicios.

3. PROPÓSITO

¾ Adquirir bienes y servicios con los criterios de economía, eficiencia, eficacia,

imparcialidad y honradez para el Consejo Nacional de Fomento Educativo, de

acuerdo a lo establecido en la normatividad aplicable.

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4. NORMAS GENERALES

4.1 PLANEACIÓN

¾ La Subdirección de Recursos Materiales, Jefatura de Servicios Administrativos y Jefatura de Adquisiciones, consolidará la elaboración del Programa Anual de Adquisiciones de Programa Regular, Programa Integral de Educación Comunitaria (PIEC) y Programa de Acciones Compensatorias para abatir el Rezago Educativo en Educación Inicial y Básica, con las Unidades Administrativas Centrales, toda vez que cada unidad administrativa estatal remita la información correspondiente

¾ La Dirección de Administración y Finanzas / Delegación Estatal, será el área encargada de convocar al Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del CONAFE, para la revisión y autorización del Programa Anual de Adquisiciones.

¾ El Programa Anual de Adquisiciones será informativo y estará sujeto a ajustes, de acuerdo a las metas, presupuesto y prioridades que establezcan las Unidades Administrativas en caso de crédito externo deberá enviarse para no objeción a Nacional Financiera, BIRF por el periodo de crédito en intervalos de 18 meses y BID por periodos de crédito de intervalo de 12 meses.

¾ La versión vigente del Programa Anual de Adquisiciones se mantendrá disponible en la página de Internet del Consejo, conforme a los criterios de acceso que dicte la Dirección de Administración y Finanzas.

¾ La Dirección de Administración y Finanzas / Delegación Estatal a través de la Subdirección de Recursos Materiales / Jefatura de Servicios Administrativos Estatales, invitará invariablemente por medio de oficio al Órgano Interno de Control, Unidad Jurídica y área requirente a todos los eventos que se relacionen con los procedimientos de licitación pública nacional o internacional e invitación a cuando menos tres personas.

4.2 REQUISICIÓN DE COMPRA

¾ Es el documento por medio del cual las Unidades Administrativas Centrales y

Delegacionales del Consejo Nacional de Fomento Educativo solicitan bienes y

servicios que requieren para el desempeño eficaz y eficiente de sus

funciones; su elaboración y forma correcta de llenado, facilitan su recepción y

procedimiento a seguir.

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4.3 TIPOS DE ADQUISICIÓN

4.3.1 LICITACIÓN PÚBLICA

¾ De acuerdo a lo que establece el Artículo 134 constitucional, se le denomina

“Licitación”, al procedimiento a través del cual la Administración Pública (Federal, Estatal o Municipal), elije a la persona física o moral, que le ofrece las condiciones más convenientes en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad, eficacia y honradez, para celebrar un contrato determinado y, para ello hace un llamado a los particulares de manera impersonal o personal, para que formulen sus ofertas a fin de llevar a cabo la contratación. Constituye una invitación dirigida a todos los interesados para que sujetándose a las bases establecidas presenten sus ofertas y de ellas seleccionar a la más conveniente, este procedimiento, podrá realizarse con recursos fiscales y con créditos externos (BID y BIRF).

4.3.2 EXCEPCIONES A LA LICITACIÓN PÚBLICA

Se podrá aplicar procedimiento distinto a la licitación pública en los siguientes casos:

a) Cuando a petición del área requirente el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios determine que no es necesario celebrar licitación pública, por encontrarse en alguno de los supuestos de excepción previstos en los artículos 41 y 42 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. En los casos de créditos externos con el BIRF o BID deberá someterse a la no objeción de los mismos por medio de Nacional Financiera.

b) En las licitaciones que una o varias partidas se declaren desiertas, la convocante podrá proceder: a celebrar una nueva licitación en esas partidas o bien, realizar un procedimiento de invitación a cuando menos tres personas o de adjudicación directa, según corresponda.

c) Cuando se realicen dos licitaciones públicas que se declaren desiertas y se cumpla con lo establecido en el inciso a) de este numeral.

d) Se podrán realizar adquisiciones entre entidades en los siguientes casos:

¾ La entidad que actúa como proveedor será la única que pueda entregar el bien o prestar el servicio.

¾ Después de haber realizado el sondeo en el mercado, la entidad que

actúa como proveedor oferta las mejores condiciones de calidad,

oportunidad y precio.

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¾ Si existen dos o más dependencias o entidades que puedan entregar los bienes o prestar los servicios, se deberá solicitar cotizaciones con la finalidad de obtener las mejores condiciones de calidad, precio y tiempo de entrega al CONAFE.

¾ En caso de que solo una Dependencia o Entidad pueda suministrar los bienes o prestar el servicio se solicitará cotización con la finalidad de determinar si es conveniente y asegurar las mejores condiciones para el CONAFE.

¾ Una vez que se cuente con las cotizaciones se elaborará Cuadro Comparativo de las cotizaciones y se seleccionará aquella Dependencia o Entidad que cumpla con lo requerido por el CONAFE y oferte el precio más bajo.

¾ Una vez seleccionada la Dependencia o Entidad a la que se le asigna el pedido o contrato se le notificará por escrito.

¾ En virtud de que las dependencias o entidades no son susceptibles de otorgar garantías para los contratos, no se requiere que estas presenten la garantía para el cumplimiento del contrato.

¾ En la formalización de la adquisición se debe establecer claramente los derechos y obligaciones de cada una de las partes para dar cumplimiento al contrato o pedido.

¾ El gasto para las adquisiciones, arrendamientos y servicios se sujetará en su caso, a las disposiciones específicas del Presupuesto de Egresos de la Federación, así como lo previsto en la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria y su Reglamento, Ley de de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento y demás disposiciones aplicables.

4.3.3 INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS

¾ Es el procedimiento de adquisición que conforme a los artículos 41, 42 y 43 de la Ley de de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, se puede realizar, invitando a cuando menos tres personas, cuyas actividades comerciales estén relacionadas con los bienes o servicios a adquirir.

¾ Este tipo de adquisición se llevará a cabo, cuando el importe de cada

operación no exceda de los montos de actuación autorizados para el

ejercicio fiscal correspondiente, conforme al Presupuesto de Egresos de la

Federación.

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4.3.4 ADJUDICACIÓN DIRECTA

¾ En este procedimiento de adquisición se pedirán cotizaciones a las personas, cuyas actividades comerciales estén relacionadas con los bienes a adquirir y que cuenten con capacidad de respuesta inmediata, se determinará los requisitos mínimos que debe cumplir la persona en la presentación de su propuesta.

5. ALCANCE

¾ El presente Manual debe ser utilizado por el personal adscrito a la

Subdirección de Recursos Materiales, Jefaturas de Servicios Administrativos

en Delegaciones y Unidades Coordinadoras Estatales, y podrá ser

consultado por las Unidades Administrativas de Oficinas Centrales,

Delegacionales y Unidades Coordinadoras Estatales del CONAFE, y

ciudadanía a través del Módulo de Acceso a la Información Pública

Gubernamental.

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6. PROCEDIMIENTOS

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6.1. PROCEDIMIENTO DE LICITACIÓN

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4.6.3.1 Versión: Tercera PROCEDIMIENTO DE LICITACIÓN

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6.1.1 DIAGRAMA DE FLUJO

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1

JEFE (A) DEL DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES / JEFE (A) DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

DELEGACIONAL

RECIBE, ANALIZA Y ENVÍA REGISTRO DE NO OBJECIÓN Y GIRA INSTRUCCIONES PARA CONTINUAR CON EL PROCEDIMIENTO DE LICITACIÓN AL JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES / JEFE(A)DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS DELEGACIONAL.

2.10

NO OBJECIÓN

CONVOCA POR MEDIO DE OFICIO A REUNIÓN DEL SUBCOMITÉ REVISOR DE BASES , ANEXANDO BASES O DOCUMENTOS ESTÁNDAR DE LICITACIÓN.

2.11

OFICIO

BASES O DOCUMENTO

ESTANDAR

REALIZA VENTA DE BASES O DOCUMENTOS ESTÁNDAR DEL BID / BIRF DE MANERA DIRECTA Y POR COMPRANET , DURANTE EL PERÍODO ESTABLECIDO EN LAS BASES DE ACUERDO A LA LEY DE ADQUISICIONES ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS O LAS NORMAS DE ADQUISICIONES DEL BID / BIRF.

3.1

BASES O DOCUMENTO

ESTANDAR

3 DIRECTOR(A) DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS /

DELEGADO(A) ESTATAL

RECIBE, MUESTRAS Y DA ACUSE DE RECIBO (CUANDO ASÍ SE SOLICITE EN LAS BASES) E INFORMA

4.1

INVITA A TRAVÉS DE OFICIO AL ÁREA REQUIRENTE, UNIDAD JURÍDICA Y ÓRGANO INTERNO DE CONTROL A PARTICIPAR EN EL ACTO DE APERTURA DE PROPOSICIONES TÉCNICAS Y ECONÓMICAS.

4.2

OFICIO OIC

EN ACTO PÚBLICO RECIBE PROPUESTAS TÉCNICAS Y ECONÓMICAS POR MEDIOS ELECTRÓNICOS, MENSAJERÍA Y TRADICIONALES EN UN SOBRE CERRADO DE CADA PARTICIPANTE.

4.3

OFICIO PROPUESTAS

TÉCNICAS PROPUESTAS ECONÓMICAS

OFICIO UNIDAD JURÍDICA OFICIO ÁREA REQUIRENTE SUBCOMITÉ REVISOR DE BASES

RECIBE, ANALIZA Y, EN SU CASO, PROPONE ADECUACIONES A LAS BASES O DOCUMENTOS ESTÁNDAR DE LICITACIÓN Y TURNA AL DIRECTOR(A) DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS / DELEGADO(A) ESTATAL A TRAVÉS DEL JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES / JEFE(A)DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS DELEGACIONAL.

2.12

RECIBE Y REALIZA ADECUACIONES A BASES O DOCUMENTOS ESTÁNDAR DE LICITACIÓN DE ACUERDO A LOS COMENTARIOS EMITIDOS POR EL SUBCOMITÉ REVISOR DE BASES , EN EL PROPIO ACTO Y LEVANTA ACTA DEL EVENTO.

2.13

REALIZA TRÁMITE PARA PUBLICACIÓN DE CONVOCATORIA (RECURSOS FISCALES Y BID ) O LLAMADO A LICITACIÓN (BIRF) EN DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIÓN Y PARALELAMENTE INGRESA BASES O DOCUMENTO ESTÁNDAR A COMPRANET PARA QUE APAREZCAN PUBLICADOS SIMULTÁNEAMENTE.

2.14 BASES O

DOCUMENTO ESTANDAR

INVITA A TRAVÉS DE OFICIO AL ÁREA REQUIRENTE, UNIDAD JURÍDICA Y ÓRGANO INTERNO DE CONTROL A PARTICIPAR EN EL ACTO DE ACLARACIÓN DE DUDAS O ACTO DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS EN CASO DE SER LICITACIÓN FINANCIADA POR EL BID / BIRF.

3.2

OFICIO

RECIBE PREGUNTAS EN FORMA ELECTRÓNICA Y POR MEDIOS TRADICIONALES, Y CON LA PARTICIPACIÓN DE LICITANTES QUE HAYAN PAGADO BASES O DOCUMENTOS ESTÁNDAR , ÁREA REQUIRENTE, UNIDAD JURÍDICA Y ÓRGANO INTERNO DE CONTROL Y LLEVA A CABO JUNTA PUBLICA EN LICITACIÓN CON RECURSOS FISCALES .

3.3

EN CASO DE SER LICITACIÓN CON FINANCIAMIENTO DEL BID / BIRF, REALIZA JUNTA INTERNA PARA RESPONDER PREGUNTAS PRESENTADAS POR LOS LICITANTES, ELABORA ACTA EN LA QUE NO IDENTIFICA NOMBRES DE LAS EMPRESAS QUE REALIZAN PREGUNTAS.

3.4

NOTA: SI ES LICITACIÓN DEL BID NO UTILIZA EL VÍNCULO ELECTRÓNICO.

ACTA

ENTREGA ACTA A LOS PARTICIPANTES PRESENTES, OTROS QUE LO SOLICITEN Y ENVÍA RESPUESTAS A LOS INTERESADOS .

3.5

ACTA

PUBLICA ACTA EN COMPRANET.

3.6

ACTA PREGUNTAS

SUBDIRECTOR(A) DE RECURSOS MATERIALES / DELEGADO(A) ESTATAL

NOTA: SI ES LICITACIÓN DEL BID NO UTILIZA EL VÍNCULO ELECTRÓNICO.

A

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D

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D

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6.1.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Secuencia de

etapas Actividad Responsable

INICIO 1. Recepción y

análisis de la Requisición de Compra

1.1 Envía al Subdirector(a) de Recursos Materiales / Delegado(a) Estatal, requisición de compra con anexos (especificaciones técnicas, certificado de existencia en almacén, matriz de distribución y estudio de mercado) (FO-4.6.3.1-001).

Área Requirente

1.2 Recibe, revisa y registra requisición de compra con anexos (especificaciones técnicas, certificado de existencia en almacén, matriz de distribución y estudio de mercado).

¿La documentación esta completa?

No: Continúa en la siguiente actividad.

Si: Continúa en la actividad No.1.4.

Subdirector(a) de Recursos Materiales / Delegado(a) Estatal

1.3 Devuelve al área requirente indicando los motivos.

(Reinicia en la actividad No. 1.1)

1.4 Envía al Departamento de Adquisiciones / Jefe(a) de Servicios Administrativos Delegacional para su atención.

2. Elaboración de bases o documentos

estándar de licitación

pública y convocatoria

2.1 Recibe y analiza la(s) requisición(es) de compra(s) emitida(s) y determina el proceso de adquisición y elabora bases de licitación o documentos estándar y captura en COMPRANET la convocatoria; y cotiza su publicación en Diario Oficial de la Federación.

Jefe(a) de Departamento de Adquisiciones / Jefe(a) de Servicios Administrativos Delegacional

2.2 Determina el tipo de procedimiento de acuerdo a la clasificación de los recursos: licitación pública nacional o internacional con recursos fiscales o con crédito externo (BIRF / BID), con base al presupuesto de requisición y archiva documentación.

Nota: Recursos fiscales, en caso de existir controversia para la determinación del tipo de licitación, deberá solicitar opinión vía oficio a la Secretaría de Economía. (Art. 28 de la L.A.A.S.S.P. Y 24 de su reglamento).

¿La licitación es con Crédito Externo?

Si: Continúa en la siguiente actividad.

No: Continúa en la actividad No. 2.11.

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D

Secuencia de

2.3 Elabora y turna oficio al Subdirector(a) de Recursos Materiales / Delegado(a) Estatal, para su firma de autorización, acompañado de un ejemplar de los documentos estándar en el cual solicita a Nacional Financiera el registro de Licitación Pública Nacional (LPN) o la No objeción en Licitación Pública Internacional (LPI), indica techo presupuestal estimado e incluye llamado a licitación o anuncio específico de adquisiciones según corresponda.

Jefe(a) de Departamento de Adquisiciones / Jefe(a) de Servicios Administrativos Delegacional

2.4 Recibe y analiza oficio acompañado de un ejemplar de los documentos estándar en el cual solicita a Nacional Financiera el registro de Licitación Pública Nacional (LPN) o la No objeción en Licitación Pública Internacional (LPI), indica techo presupuestal estimado e incluye llamado a licitación o anuncio específico de adquisiciones según corresponda.

¿Esta completa la solicitud?

Si: Continúa en la actividad No. 2.6

Subdirector(a) de Recursos

Materiales /

Delegado(a) Estatal

2.5 Informa al Jefe(a) de Departamento de Adquisiciones / Jefe(a) de Servicios Administrativos Delegacional que la solicitud no esta completa.

(Reinicia en la actividad No. 2.3)

2.6 Envía al Jefe(a) de Departamento de Adquisiciones / Jefe(a)de Servicios Administrativos Delegacional el oficio (firmado) acompañado de un ejemplar de los documentos estándar en el cual solicita a Nacional Financiera el registro de Licitación Pública Nacional (LPN) o la No objeción en Licitación Pública Internacional (LPI), indica techo presupuestal estimado e incluye llamado a licitación o anuncio específico de adquisiciones según corresponda para su corrección.

2.7 Recibe y tramita su registro de No objeción a las Bases ante Nacional Financiera.

Jefe(a) de Departamento de Adquisiciones / Jefe(a)de Servicios Administrativos Delegacional

2.8 Recibe, analiza y en su caso autoriza la solicitud de No objeción a las Bases.

Nota:- En caso de existir observaciones realiza adecuaciones a los documentos estándar de licitación

(Reinicia en la actividad No.2.3.)

Nacional Financiera

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Secuencia de

2.9 Envía el oficio de No objeción a las Bases al Director(a) de Administración y Finanzas / Delegado(a) Estatal.

Nacional Financiera

2.10 Recibe, analiza y envía registro de No objeción y gira instrucciones para continuar con el procedimiento de Licitación al Jefe(a) de Departamento de Adquisiciones / Jefe(a)de Servicios Administrativos Delegacional.

Director(a) de Administración y Finanzas /

Delegado(a) Estatal

2.11 Convoca por medio de oficio a reunión del Subcomité Revisor de Bases, anexando Bases o Documentos estándar de licitación.

2.12 Recibe, analiza y, en su caso, propone adecuaciones a las Bases o documentos estándar de licitación y turna al Director(a) de Administración y Finanzas / Delegado(a) Estatal a través del Jefe(a) de Departamento de Adquisiciones / Jefe(a)de Servicios Administrativos Delegacional.

Subcomité Revisor de Bases

2.13 Recibe y realiza adecuaciones a Bases o documentos estándar de licitación de acuerdo a los comentarios emitidos por el Subcomité Revisor de Bases, en el propio acto y levanta acta del evento.

Jefe(a) de Departamento de Adquisiciones / Jefe(a)de Servicios Administrativos Delegacional.

2.14 Realiza trámite para publicación de convocatoria (Recursos fiscales y BID) o llamado a licitación (BIRF) en Diario Oficial de la Federación y paralelamente ingresa bases o documento estándar a COMPRANET para que aparezcan publicados simultáneamente.

3 Venta de

bases e inicio de

procedimiento de adquisición

3.1 Realiza venta de bases o documentos estándar del BID / BIRF de manera directa y por COMPRANET, durante el período establecido en las bases de acuerdo a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios o las normas de adquisiciones del BID / BIRF.

Jefe(a) de Departamento de Adquisiciones / Jefe(a)de Servicios Administrativos Delegacional.

3.2 Invita a través de oficio al Área requirente, Unidad Jurídica y Órgano Interno de Control a participar en el acto de aclaración de dudas o acto de preguntas y respuestas en caso de ser licitación financiada por el BID / BIRF.

Director(a) de Administración y Finanzas /

Delegado(a) Estatal

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D

Secuencia de

3.3 Recibe preguntas en forma electrónica o por escrito, y con la participación de licitantes que hayan pagado bases o documentos estándar, Área requirente, Unidad Jurídica y Órgano Interno de Control y lleva a cabo junta pública en licitación con recursos fiscales.

Materiales /

Delegado(a) Estatal

3.4 En caso de ser licitación con financiamiento del BID / BIRF, realiza junta interna para responder preguntas presentadas por los licitantes, elabora acta en la que no identifica nombres de las empresas que realizan preguntas.

Nota: Si es licitación del BID no utiliza el vínculo electrónico.

3.5 Entrega acta a los participantes presentes, otros que lo soliciten y envía respuestas a los interesados.

3.6 Publica acta en COMPRANET.

4. Recibe propuestas técnicas y económicas

4.1 Recibe, muestras y da acuse de recibo (Cuando así se solicite en las bases) e informa al Director(a) de Administración y Finanzas / Delegado(a) Estatal / Subdirector(a) de Recursos Materiales.

4.2 Invita a través de oficio al Área requirente, Unidad Jurídica y Órgano Interno de Control a participar en el acto de apertura de proposiciones técnicas y económicas.

Materiales /

Delegado(a) Estatal

4.3 En acto público recibe propuestas técnicas y económicas por medios electrónicos, mensajería y en forma personal, en un sobre cerrado de cada participante.

5. Elabora acta de apertura de propuestas técnicas y económicas

5.1 Realiza apertura de propuestas técnicas y económicas en un solo acto público, con la participación de licitantes, Área requirente, Unidad Jurídica y Órgano Interno de Control, cuando estén presentes.

Materiales /

Delegado(a) Estatal

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Secuencia de

5.2 Da a conocer en voz alta los precios por propuesta y/o partida.

Materiales / Delegado(a) Estatal

5.3 Elabora acta de apertura de proposiciones, técnicas y económicas, recaba firma de los participantes y entrega copia a cada uno, ingresa a COMPRANET y archiva en expediente.

6. Evaluación Técnica

6.1 Envía con oficio propuestas técnicas y muestras en caso de existir, al Área requirente para su evaluación y emisión del dictamen técnico.

6.2 Recibe propuestas técnicas y muestras, realiza evaluación técnica, cuando se solicita en bases envía muestras a laboratorios para su análisis y en su caso lleva a cabo visita física a las instalaciones de los licitantes.

Área requirente

6.3 Elabora informe de resultados de la evaluación técnica, firmado por el Titular del Área requirente y envía al(a) Subdirector(a) de Recursos Materiales / Delegado(a) Estatal, especificando y fundamentando, en su caso, los motivos por los cuales No acepta alguna de las propuestas.

6.4 Recibe y envía el informe de resultados de la evaluación técnica al Jefe(a) de Departamento de Adquisiciones / Jefe(a)de Servicios Administrativos Delegacional.

Materiales /

Delegado(a) Estatal

6.5 Recibe y verifica vía Internet que ninguno de los Licitantes se encuentre inhabilitado por la Secretaría de la Función Pública (S.F.P.).

¿Se encuentra inhabilitado?

Si: Continúa en la siguiente actividad.

No:Continúa la actividad No. 7.1

6.6 Desecha la(s) oferta(s) del licitante que se encuentra inhabilitado e informa al Director(a) de Administración y Finanzas / Delegado(a) Estatal / Subdirector(a) de Recursos Materiales.

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D

Secuencia de

7. Elabora y notifica fallo

7.1 Realiza evaluación económica y elabora cuadro comparativo de propuestas económicas que resultaron solventes técnicamente, determina proveedor que ofertó los precios más bajos y turna al Subdirector(a) de Recursos Materiales / Delegado(a) Estatal.

NOTA: En caso de licitación con recursos fiscales integra dictamen al fallo en acto público.

¿Al menos uno presenta propuesta que se apega al presupuesto autorizado?

Si: Continúa en la actividad No.7.3

7.2 Declara desierta la licitación.

(Reinicia en la actividad No. 2.11, en caso de ser la segunda ocasión, continúa en los procedimientos: Invitación a cuando menos tres personas o Adjudicación directa)

7.3 Verifica dictamen de adjudicación y se adjudica el contrato al licitante que oferte el precio más bajo.

¿Es licitación internacional del BID / BIRF?

Sí: Continúa en la actividad No. 7.5

7.4 En caso de licitación pública con recursos fiscales envía dictamen de adjudicación al Subdirector(a) de Recursos Materiales / Delegado(a) Estatal.

(Continúa en la actividad No. 7.8)

7.5 En caso de licitación pública con crédito del BIRF / BID envía propuesta de Dictamen de Adjudicación a Nacional Financiera para gestionar su No Objeción ante el BIRF / BID.

7.6 Recibe y gestiona ante el BID / BIRF la solicitud de No objeción de propuesta de Dictamen de Adjudicación y turna al Director(a) de Administración y Finanzas / Delegado(a) Estatal.

Nacional Financiera

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Secuencia de

7.7 Recibe la solicitud de No-objeción del BID / BIRF, autorizando el Dictamen de Adjudicación y turna al Jefe(a) de Departamento de Adquisiciones / Jefe(a)de Servicios Administrativos Delegacional.

Nota: En caso de existir observaciones el Subdirector(a) de Recursos Materiales / Jefe(a)de Servicios Administrativos Delegacional hace correcciones y envía a Nacional Financiera para su gestión ante BID / BIRF

Director(a) de Administración y Finanzas / Delegado(a) Estatal

7.8 Recibe la No Objeción al Dictamen de Adjudicación autorizado archiva, elabora fallo y turna al Subdirector(a) de Recursos Materiales / Delegado(a) Estatal.

7.9 Recibe fallo y determina:

¿Es licitación es financiada por BIRF / BID?

No: Continúa en la siguiente actividad Si: Continúa en la actividad No. 7.11

7.10 En licitaciones con recursos fiscales, en junta pública da a conocer el fallo, entregando copia a los proveedores participantes y solicita acuse de recibo e ingresa a COMPRANET.

(Continúa en la actividad No. 8.1)

7.11 Para licitaciones financiadas por el BIRF / BID, notifica a los Licitantes adjudicados por escrito, para que se presenten a firmar el contrato y notifica por el mismo medio a los Licitantes inhabilitados y no adjudicados.

Ingresa fallo a COMPRANET.

Nota: Para el caso de las muestras ver Manual de Procedimientos de los Almacenes del CONAFE.

8. Formaliza Adquisición

8.1 Elabora pedido o contrato y recaba firmas correspondientes

Nota: Los contratos de licitación pública nacionales del BID / BIRF se envían a Nacional Financiara para su registro y los contratos de licitación Pública Internacional se envían al BID / BIRF para su No Objeción.

Director(a) de Administración y Finanzas / Delegado(a) Estatal

TERMINA PROCEDIMIENTO

(27)

D

6.1.3 FORMATO

FORMATO TIEMPO DE CONSERVACIÓN

RESPONSABLES DE CONSERVARLO

CLAVE DE IDENTIFICACIÓN Requisición de

Compra 5 años Subdirección de

Recursos Materiales FO-4.6.3.1-001

(28)

AGOSTO 2007

No. 1

Precio Unitario

Importe aproximado

4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

JUSTIFICACIÓN DE LA COMPRA, USO ESPECÍFICO, ANTECEDENTES Y OTRAS OBSERVACIONES:

SUBTOTAL 17 Se adjunta la siguiente documentación: 20

I.V.A. 18 Especificaciones Técnicas

Nota.- Si este espacio es insuficiente utilizar hojas blancas adicionales TOTAL 19 Certificado de existencias en almacén

Rechazada Matriz de distribución

Motivo:

Estudio de Mercado

15 Originales mecánicos o magnéticos

Otros Destino final de lo solicitado- Dirección o Ubi

16 Fecha en que se requiere:

21

AUTORIZA / DIRECTOR DE AREA TRAMÍTESE

22 23 24 25

Responsable del proyecto Director de área / Titular del área requirente

Encargado de presupuesto delegacional Jefe de servicios administrativos deleg.

Subdirector de Presupuesto / SUFICIENCIA PRESUPUESTAL

FECHA: 3 REQUISICIÓN DE COMPRA

AREA SOLICITANTE: 2

No.

Prog. Cantidad

Subdirector de Recursos Materiales /

Denominación Partida

SOLICITANTE

14

Componente y subcomponente

Unidad Concepto

Pesos

Clave de Proyecto

(29)

IT.4.6.3.1-001 Versión: Tercera REQUISICIÓN DE COMPRA

AGOSTO 2007

D

POLÍTICAS DE OPERACIÓN

1. La Subdirección de Recursos Materiales / Jefatura de Servicios Administrativos Delegacional será la única facultada para atender todas y cada una de las requisiciones emitidas por las áreas del Consejo.

2. La recepción de las requisiciones de compra, se llevará acabo en la Subdirección de Recursos Materiales / Jefatura de Servicios Administrativos Delegacional

3. En caso de que la requisición de compra no cumpla con alguno de los requisitos establecidos, se rechazará especificando el motivo de la devolución.

4. El área requirente será la responsable de presentar debidamente llenado el formato de requisición de compra de los bienes o servicios requeridos considerando los siguientes requisitos:

4.1 Todo formato deberá presentarse con especificaciones técnicas, matriz de distribución (en forma impresa y medio magnético), certificado de existencia en almacén y estudio de mercado

4.2 Establecerá las especificaciones técnicas de los bienes o servicios que se pretenden adquirir, en caso de solicitar pruebas, deberán establecer el procedimiento de las mismas, no deberá solicitar especificaciones que no sean medibles o que no sea posible su comprobación, considerando que por lo menos tres empresas cumplan con dichas especificaciones.

4.3 Presentar el formato de requisición de compra con precios y a su vez anexar estudio de mercado, será requisito indispensable para su trámite que cuente con el Vo. Bo. De Suficiencia Presupuestal de la Subdirección de Presupuesto / Responsable del presupuesto delegacional.

En caso de que los precios estimados por el área requirente sean inferiores a los cotizados, la Subdirección de Recursos Materiales / Jefatura de Servicios Administrativos Delegacional notificará al área requirente para que tome las acciones que considere apropiadas.

5. La compra de bienes de marca específica o derechos de autor se efectuarán siempre y cuando el área requirente presente por escrito justificación técnica, legal y financiera así como cotización de la empresa para que sea sometido a análisis y dictaminación del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Consejo / Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios delegacional y para el caso de crédito externo se obtenga la no objeción del BIRF o del BID.

En el caso de bienes muebles la requisición de compra deberá incluir una copia del oficio de liberación de inversión correspondiente y elaborar una requisición de compra por cada partida presupuestal.

6. Cualquier cambio a la información contenida en la requisición de compra, deberá ser autorizado por el titular del área requirente y en caso de que forme parte de un proceso de licitación pública. o invitación a cuando menos tres personas solo se aceptarán cambios con antelación a la apertura de propuestas, con el fin de aclarar especificaciones técnicas y no para cambiar bienes o servicios.

(30)

AGOSTO 2007

7. La requisición de compra deberá de presentarse en cuatro tantos originales con firmas autógrafas siendo la distribución como sigue:

1er original.- Subdirección de Presupuesto / Responsable del presupuesto delegacional.

2do original.- Dirección o Área requirente.

3er original.- Subdirección de Recursos Materiales / Jefatura de Servicios Administrativos Delegacional.

4to original.- Responsable del procedimiento de adquisición dentro de la Subdirección de Recursos Materiales / Jefatura de Servicios Administrativos Delegacional.

.

8. La Subdirección de Recursos Materiales / Jefatura de Servicios Administrativos Delegacional asesorará a las áreas en los aspectos que éstas consideren necesarios con relación al proceso de adquisiciones, cuestiones normativas sobre los procedimientos de compra, estudios de mercado y otros de su competencia.

INSTRUCCIONES DE LLENADO

Deberá de llenarse en 4 originales, en computadora o máquina de escribir, conteniendo los datos completos y firmas autógrafas.

No. Nombre del campo Deberá anotarse

1 No. Número consecutivo que corresponda, (Uso exclusivo

de la Subdirección de Recursos Materiales / Jefatura de Servicios Administrativos Delegacional).

2 Área Solicitante Nombre de la Dirección, Subdirección, Departamento o unidad administrativa solicitante.

3 Fecha Día, mes y año de la elaboración de la requisición

4 No. Progresivo Número consecutivo de los artículos solicitados, iniciando con el “1”

5 Cantidad La cantidad solicitada, de acuerdo a la unidad de

medida del bien o servicio detallado en la columna de descripción.

6 Unidad La especificación del tipo de unidad de medida del

bien o servicio solicitado.

7 Descripción Características del bien o servicio requerido 8 Precio Unitario El costo unitario (SIN IVA) en moneda nacional 9 Importe Aproximado El resultado de multiplicar el precio unitario por la

cantidad

10 Clave de Proyecto La clave conforme a la nueva estructura programática establecida para el ejercicio fiscal, con el fin de identificar con mayor precisión el proyecto a que corresponda las adquisiciones solicitadas.

11 Denominación El nombre del proyecto el cual deberá ser congruente con la clave correspondiente.

12 Componente y Subcomponente En caso del Programa Integral de Educación Comunitaria (PIEC), deberá anotar el componente y para el Programa de Acciones Compensatorias para Abatir el Rezago Educativo en Educación Inicial y Básica, deberá anotar ambos.

13 Partida Partida presupuestal correspondiente al artículo o

(31)

AGOSTO 2007

D

No. Nombre del campo Deberá anotarse

servicio señalado en la columna de descripción, conforme al clasificador por objeto del gasto vigente.

Para efectos de adquisiciones de bienes muebles (capítulo 5000), se deberá elaborar una requisición de compra por partida presupuestal.

14 Justificación de la compra, uso específico, antecedentes y otras observaciones

Especificar claramente el objetivo o meta que cumplirá la adquisición o contratación del bien o servicio requerido.

15 Motivo de rechazo En caso de ser rechazada la requisición, se indicará el motivo (Uso exclusivo de la Subdirección de Recursos Materiales / Jefatura de Servicios Administrativos Delegacional).

16 Destino Final de lo solicitado Lugar físico al que se asignarán los bienes adquiridos o servicios contratados

17 Subtotal La suma de los importes aproximados, en moneda

nacional.

18 I.V.A. La cantidad correspondiente al impuesto al valor

agregado (IVA) en moneda nacional.

19 Total La cantidad que resulte de sumar el subtotal y el IVA

en moneda nacional.

20 Se adjunta la siguiente documentación Marcar con una “X” el apartado que corresponda a la documentación que se anexa como especificaciones técnicas detalladas, certificación de existencia en almacén, matriz de distribución, estudio de mercado; o en su caso oficio de inversión y justificación legal Art.

41

21 Fecha en que se requiere Fecha específica para la cual se requieren los bienes y servicios solicitados. En su caso anexar programa de entrega. (Conforme a los anexos 1 y 2)

22 Solicitante

Responsable del Proyecto

Nombre completo y firma autógrafa del responsable del proyecto correspondiente

23 Autoriza

Director de Área / Titular del Área requirente

Nombre completo y firma autógrafa del Director de Área / Titular del Área requirente

24 Visto Bueno

Suficiencia Presupuestal / Responsable del Presupuesto Delegacional

Nombre completo y firma autógrafa del Subdirector de Presupuesto / Responsable del Presupuesto Delegacional

25 Tramítese

Subdirección de Recursos Materiales/

Jefatura de Servicios Administrativos Delegacional.

Nombre completo y firma autógrafa del Subdirector de Recursos Materiales / Jefatura de Servicios Administrativos Delegacional.

(32)

AGOSTO 2007

Anexo 1

• Tiempo de ejecución del procedimiento para programa regular (Días naturales)

Modalidad

Tiempo de Entrega Tiempo Total Tipo de

procedimiento Nacional Internacional Nacional Internacional Nacional Internacion al

• Licitación Pública (LP)

40-50 50-60 30-60 30-60 70-110 80-120

• Invitación a cuando menos tres personas (IC3)

20 20 30 40 50 60

• Adjudicación Directa

a) Art 42 LAASSP, (monto PEF) b) Art 41 LAASSP,

excepción a LP c) Art 1 LAASSP,

entre

dependencias

7

15

10

15

30

22

45

40

(33)

AGOSTO 2007

D

Anexo 2

• Tiempo de ejecución del procedimiento para el Programa de Acciones Compensatorias y – PIEC.

(Días Naturales)

Modalidad

Tiempo de Entrega Tiempo Total Tipo de

procedimiento Nacional Internacional Nacional Internacional Nacional Internacional

• Licitación Pública (BM)

• Licitación Pública (BID)

70-80

80-90

90-100

80-90

60-90

130-170

140-180

150-190

140-180

• Invitación a cuando

menos tres personas (IC3)

20 20 30 40 50 60

• Adjudicación Directa

a) Art 42 LAASSP, (monto PEF) b) Art 41

LAASSP, excepción a LP

c) Art 1 LAASSP, entre

dependencias

7

15

30

22

45

(34)

PERSONAS

AGOSTO 2007 Página 32 de 49

6.2. PROCEDIMIENTO DE INVITACIÓN A

CUANDO MENOS TRES PERSONAS

(35)

4.6.3.1 Versión: Tercera DIRECCIÓN DE

ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

PROCEDIMIENTO DE INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS

6.2.1 DIAGRAMA DE FLUJO

(36)

PERSONAS

(37)

4.6.3.1 Versión: Tercera DIRECCIÓN DE

ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

PROCEDIMIENTO DE INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS