MEMORIA JUSTIFICATIVA PARA LA DIGITALIZACIÓN DE SOPORTES MAGNÉTICOS Y ÓPTICOS EN PELIGRO DE OBSOLESCENCIA PARA EL DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA Y CENTRO DE DOCUMENTACIÓN MUSEO NACIONAL CENTRO DE ARTE REINA SOFÍA (MNCARS)
1. Necesidad del contrato
Este servicio de digitalización tiene como finalidad garantizar el acceso, preservación y difusión de los contenidos grabados en soportes magnéticos y ópticos sujetos a obsolescencia tecnológica.
Por un lado, la UNESCO y la IASA (The International Association of Sound and Audiovisual Archives) se hacen eco del riesgo de los soportes magnéticos en su proyecto Magnetic Tape Alert. En dicho proyecto, UNESCO y IASA reconocen que: “nuestro conocimiento actual sobre la diversidad lingüística y cultural humana se debe en gran parte a lo registrado en cinta magnética analógica en los últimos 60 años. Sin embargo, los formatos de cinta magnética analógica de audio y video ya están obsoletos. La provisión de piezas de repuesto y el servicio de mantenimiento técnico está desapareciendo rápidamente, y se estima que la transferencia rutinaria de documentos en cinta magnética analógica va a terminar en torno a 2025. La única manera de preservar estos sonidos e imágenes a largo plazo, y de asegurar que sean accesibles para futuras generaciones, es digitalizándolos y transfiriendo las copias digitales a repositorios seguros”.
Por otro lado, en 2019 la Digital Preservation Coalition (DPC) añadió los soportes ópticos a la “Bit List” of Digital Endangered Species, incluyendo a los CD, DVD u otros soportes ópticos y recomendando que se tomaran medidas en 3 años para evitar la pérdida de datos, acciones que requieren relativamente escaso esfuerzo. Entre los factores de riesgo asociados a la falta de acceso a los reproductores, cabe también mencionar las medidas tecnológicas de protección que dificultan el acceso a los contenidos. Medidas que entidades como el MNCARS tiene derecho a eludir con intermediación de los titulares de los derechos para realizar copias con fines de investigación y conservación como sería el caso del presente servicio (artículo 197 1.f de la TRLPI
1).
Entre las misiones de la Biblioteca y Centro de Documentación y Biblioteca del Museo Nacional Centro de Arte Reina Sofía está generar un nuevo modelo de archivo que preserve
1 : “Los titulares de derechos sobre obras o prestaciones protegidas con medidas tecnológicas eficaces deberán facilitar a los beneficiarios de los límites que se citan a continuación los medios adecuados para disfrutar de ellos, conforme a su finalidad, siempre y cuando tales beneficiarios tengan legalmente acceso a la obra o prestación de que se trate […] f. f) Límite relativo a las reproducciones de obras con fines de investigación o conservación realizadas por determinadas instituciones en los términos previstos en el artículo 37.1.”
para las generaciones futuras el legado documental de las prácticas artísticas y culturales contemporáneas, y que a la vez participe de la dinámica de circulación, intercambio y acceso universal que posibilitan las nuevas tecnologías y que demanda la sociedad. Esta misión concibe la formación de un Archivo de archivos al que han ingresado ya más de 50 archivos de artistas, críticos y galerías, y que constituye un fondo de gran valor histórico.
Entre los materiales integrantes de estos archivos se encuentran, con frecuencia soportes magnéticos y ópticos de audio y vídeo (cintas beta, vhs, casettes, cd, dvd, cd-rom…etc), soportes que también pueden encontrarse en las colecciones adquiridas por otras vías2 para la biblioteca y centro de documentación bien desde el nacimiento del MNCARS y/o de predecesores como el MEAC. En el caso de los soportes magnéticos esto es especialmente frecuente en el contexto del arte contemporáneo en el que, además, existe el género del videoarte, una expresión artística que nació a finales de los 70 y del que hay numerosos ejemplos en la colección de la biblioteca y del museo.
Actualmente estos soportes bien su consulta es limitada (caso de los soportes ópticos) o no se están pudiendo consultar en absoluto (caso de los soportes magnéticos) ante la falta de reproductores adecuados con los que cuenta la biblioteca, y ante la extrema fragilidad que pueden presentar los soportes. Es más, aunque se contara con reproductores, no sería aconsejable su reproducción ante el elevado riesgo de rotura de las cintas magnéticas e ilegibilidad de los soportes. Tampoco el museo cuenta con infraestructura suficiente como para llevar a cambio en tiempo y forma la digitalización masiva y urgente que se requiere. La digitalización de este material no sólo requiere equipos y personal especializados de los que carece la biblioteca, sino que consiste en un proceso que implica la reproducción en tiempo real de los materiales. El contratar un servicio de digitalización masiva introduce la posibilidad de realizar digitalizaciones en paralelo, lo que permitiría además reducir el tiempo necesario en la digitalización de estos soportes en peligro.
Por estas razones, se hace imprescindible este servicio de digitalización con el fin de evitar la inminente de pérdida de acceso a los documentos de audio y audiovisuales que figuran en estos tipos de soportes físicos. Se entiende, por tanto, de un tipo de reproducción que busca sobre todo la preservación y quedaría amparada por el artículo 37.1 del Texto Refundido de la Propiedad Intelectual (TRLPI)3
2 distintas a la entrada de archivos personales
3 37.1. Los titulares de los derechos de autor no podrán oponerse a las reproducciones de las obras, cuando aquéllas se realicen sin finalidad lucrativa por los museos, bibliotecas, fonotecas, filmotecas, hemerotecas o archivos de titularidad pública o integradas en instituciones de carácter cultural o científico y la reproducción se realice exclusivamente para fines de investigación o conservación.
Además, la digitalización no sólo garantizará la legilibilidad y acceso al contenido de estos materiales, sino que abriría la puerta a su difusión4 e incorporación de estos materiales a su proyecto estratégico de biblioteca digital (objetivo 3, línea 3.2, proyecto 3.2.2 del plan general de actuación del MNCARS5), proyecto en el que se trabaja en estrecha colaboración con el resto de departamentos del museo (i.a. colecciones titulares de un importante fondo de videoarte con soportes magnéticos6).
La biblioteca del MNCARS se encuentra imbricada en una institución depositaria de patrimonio artístico, cultural y/o documental. En el contexto el arte contemporáneo especialmente se adoptan las formas y soportes más variados, y con gran frecuencia, llegan soportes magnéticos
Con el presente pliego se pretende establecer una experiencia piloto de digitalización centrada en varias tipologías de soporte magnético y óptico presentes en los fondos del MNCARS: vhs, beta, casetes, cd, dvd… entre otros. En concreto, son susceptibles de digitalización los conjuntos que figuran en las tablas a continuación. A cada conjunto se le ha asignado una prioridad del 1 al 2 (siendo 1 el máximo de prioridad, 2 el mínimo). En función del precio/minuto/soporte, se podrá concretar el alcance real del proyecto. Las prioridades se abordarán por orden de acorde a las siguientes tablas, no se aceptará la digitalización parcial de materiales que pertenezcan a un mismo conjunto intelectual (ej: todos los soportes de un mismo archivo personal deben de quedar digitalizados dentro del alcance del proyecto).
2. Elección del procedimiento de licitación
El presente contrato de servicios tiene carácter administrativo. De acuerdo con la naturaleza y extensión de las necesidades que pretenden cubrirse mediante este contrato, el procedimiento de licitación elegido es el de abierto simplificado.
3.
Presupuestobase de licitación del contrato
El presupuesto base de licitación del contrato es el límite máximo de gasto que en virtud del contrato puede comprometer el órgano de contratación, sin contar las prórrogas ni modificaciones, e incluido el Impuesto sobre el Valor Añadido.
De acuerdo con el artículo 101.1 de la LCSP, la determinación de este límite se ha realizado a tanto alzado, referido a la totalidad del trabajo, por no resultar posible o conveniente su descomposición en precios unitarios, y teniendo en cuenta el Convenio Colectivo del Sector de Oficinas y Despachos
4 siempre respetando la legislación en materia de propiedad intelectual )(TRLPI) y los límites a los que puede disfrutar como institución cultural sin ánimo de lucro (i.a.: articulo 37.3 y siguientes).
5 Disponible en: https://www.museoreinasofia.es/sites/default/files/plan_general_de_actuacion_2018- 2021_baja.pdf
6 Y objeto de antológicas como . Videoarte: los primeros 25 años conmemora el primer cuarto de siglo de vida de este medio de expresión artística con una exposición antológica, comisariada por Barbara London,
de la Comunidad de Madrid (publicado en BOCM nº 225, de 26 de octubre de 2019 y vigente hasta 31 de diciembre de 2021) y de acuerdo con el artículo 100.2 de la LCSP, aplicando la metodología de análisis de costes.
De acuerdo con estos criterios, el importe del presupuesto base de licitación del contrato es de 29.996,46 euros, IVA incluido (punto 1 del Anexo 1 al PCAP).
4. Valor estimado del contrato y coste por conceptos (artículo 101 CLSP).
Se ha estimado que, de acuerdo con criterios de mercado, el importe valor estimado es de 24.790,46 euros (excluyendo IVA). En este caso no hay ni prórrogas, ni modificaciones a tener en cuenta.
• Costes de Personal “derivados de la aplicación de las normativas laborales vigentes”
De acuerdo con el artículo 100.2 de la LCSP, en los contratos en que el coste de los salarios de las personas empleadas para su ejecución forme parte del precio total del contrato, el presupuesto base de licitación indicará de forma desglosada y con desagregación de género y categoría profesional los costes salariales estimados a partir del convenio laboral de referencia.
En el presente contrato, para el cálculo del salario, se ha tomado como base el Convenio Colectivo del Sector de Oficinas y Despachos de la Comunidad de Madrid (publicado en BOCM nº 225, de 26 de octubre de 2019 y vigente hasta 31 de diciembre de 2021). Se ha revisado dicho convenio de referencia para comprobar que los salarios brutos de mercado utilizados para el cálculo del coste de mano de obra no vulneran la normativa laboral, es decir, no están por debajo de los costes de los convenios.
En concreto se ha tenido en cuenta la tabla económica del 2021 recogida en el anexo III del citado convenio:
De acuerdo con el artículo 100.1 de la LCSP, se desglosan en la siguiente tabla los costes salariales del equipo técnico encargado de la ejecución de los servicios. Estos se encontrarán constituidos por:
• Un digitalizador, asimilable a categoría grupo IV, nivel 8
Se hace constar que los costes salariales son idénticos tanto para hombres como para mujeres.
Categoría profesional
Número de profesionales
Salario Bruto Medio Anual
Dedicación mensual en %
Coste salarial total (*)
Un digitalizador 1 14.431,01
euros
0,85 17.997,20
(*) Para el cálculo de estos coste salarial total se ha tenido en cuenta, además de los salarios brutos del convenio colectivo anteriormente citado:
• Seguros sociales (31% costes salariales)
• Suplencias [7% (costes salariales+seguros sociales)
• Indemnizaciones [5% (costes salariales+seguros sociales)
Se ha estimado, de acuerdo con criterios de mercado, tal y como se ha detallado en los cuadros anteriores, que dichos costes directos ascienden a 17.997,20 euros.
• Costes Directos “que se deriven de la ejecución material de los servicios”
De acuerdo con el artículo 101.2 de la LCSP, en el cálculo del valor estimado deberán tenerse en cuenta otros costes que se deriven de la ejecución material de los servicios.
Se incluyen en este concepto los gastos directos, distintos a los costes de personal, asociados a la ejecución del contrato.
SERVICIO/ (12 meses) COSTE
Material de apoyo 1.600
TOTAL 1.600 euros
COSTE DIRECTOS = Costes de Personal “derivados de la aplicación de las normativas laborales vigentes”
+ Costes Directos “que se deriven de la ejecución material de los servicios” = 17.997,20 euros + 1.600 euros = 19.597,20 euros
Se ha estimado, de acuerdo con criterios de mercado, que dichos costes directos ascienden a 19.597,20 euros.
• Costes Indirectos o “gastos generales de estructura”
De acuerdo con el artículo 101.2 de la LCSP, en el cálculo del valor estimado deberán tenerse en cuenta otros costes que se deriven de los gastos generales de estructura.
Se estima razonable para el cálculo del presupuesto base de licitación que los gastos generales supongan 15% de la suma total de los costes directos.
Se ha estimado, de acuerdo con criterios de mercado, un importe que asciende a 2.939,58 euros.
• Beneficio Industrial
De acuerdo con el artículo 101.2 de la LCSP, en el cálculo del valor estimado deberán tenerse en cuenta otros costes que se deriven del beneficio industrial.
Se estima razonable para el cálculo del presupuesto base de licitación que el beneficio industrial suponga un 10% de la suma total de los costes directos e indirectos.
Se ha estimado un beneficio industrial un importe que asciende a 2.253,68 euros.
• Impuesto sobre el Valor Añadido
A la cantidad resultante de la suma de los apartados anteriores hay que añadir el 21 % de IVA, es decir:
la cantidad de 5.206,00 euros.
Presupuesto Base de Licitación: 29.996,46 euros
5. División en lotes del objeto del contrato (artículo 116.4 letra g) LCSP).
De acuerdo con el artículo 99.3 LCSP, se considera que el objeto de este contrato no puede dividirse en lotes ya que dificultaría la correcta ejecución del mismo desde el punto de vista técnico.
6. Modificaciones del contrato No.
7. Prórrogas del contrato No se contemplan.
8. En su caso, primas o pagos a los candidatos o licitadores (en su caso)
No.
CUADRO-RESUMEN DEL PRESUPUESTO BASE DE LICITACIÓN DESGLOSADO Concepto del coste Importe
Costes de personal 17.997,20 euros
Costes directos 1.600 euros
Costes indirectos 2.939,58 euros Beneficio industrial 2.253,68 euros
IVA 5.206,00 euros
IMPORTE TOTAL ESTIMADO 24.790,46 euros (SIN IVA)
Distribución por anualidad
Ejercicio
2021 2022Importe
(IVA incl.)
7.499,12 € 22.497,34 €Madrid, a fecha de firma electrónica Jefa del Departamento de
Biblioteca y Centro de Documentación
Isabel Bordes Cabrera
El subdirector Gerente
Juan Francisco Melgar Jaquotot
BORDES
CABRERA ISABEL - DNI 50737242R
Firmado digitalmente por BORDES CABRERA ISABEL - DNI 50737242R Fecha: 2021.08.10 15:23:23 +02'00'
