MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE NÓMINAS

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Toluca, Estado de México Noviembre 2021

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTO DE NÓMINAS

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PÁGINA 2 de 22

FECHA DÍA MES AÑO

SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

ELABORACIÓN 08 08 2001 ACTUALIZACIÓN 03 11 2021

MANPRO-45021 CNDA-A13

C

ONTENIDO

PÁG.

INTRODUCCIÓN ... 3

MARCO JURÍDICO Y NORMATIVO ... 4

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y DESARROLLO DE PERSONAL ... 5

Departamento de Nóminas ... 5

Procedimiento 1: Elaboración de la nómina y pago de sueldos. ... 5

Objetivo ... 5

Políticas ... 5

Desarrollo ... 7

Diagrama de flujo ... 8

Procedimiento 2: Elaboración y emisión de dieta a diputadas y diputados. ... 9

Objetivo ... 9

Políticas ... 9

Desarrollo ... 10

Procedimiento 3: Finiquito por baja de servidor público. ... 12

Objetivo ... 12

Políticas ... 12

Desarrollo ... 13

Procedimiento 4: Pago de tiempo extraordinario... 15

Objetivo ... 15

Políticas ... 15

Desarrollo ... 16

ANEXOS ... 18

Hoja de Control de Cambios ... 21

HOJA DE AUTORIZACIÓN Y VALIDACIÓN ... 22

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I

NTRODUCCIÓN

Es atribución de la Secretaría de Administración y Finanzas, la elaboración de manuales de procedimientos para lograr el óptimo funcionamiento de las dependencias y unidades administrativas que integran el Poder Legislativo del Estado de México.

En cumplimiento al artículo 160 fracción XIX del Reglamento del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México, a través de la Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo, se elabora el presente manual que tiene por objeto ser un instrumento normativo que describa de manera precisa y sistemática las actividades en forma ordenada, secuencial y detallada de los procedimientos de cada una de las funciones con objetivos, políticas, diagramas de flujo y formatos utilizados, basados en la “Guía para la Elaboración de Manuales de Procedimientos”.

El presente manual es sujeto de revisión y actualización constante, en la búsqueda de la mejora continua y simplificación administrativa, basado en las variaciones de ejecución de procedimientos, normativa vigente, cambios de estructura orgánica y demás aspectos fundamentales que influyan en la operatividad del mismo.

La Secretaría de Administración y Finanzas y la Dirección de Administración y Desarrollo de Personal a través de la Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo, ponen a disposición de los servidores públicos del Poder Legislativo del Estado de México el “Manual de Procedimientos del Departamento de Nóminas”, elaborado de manera conjunta por el Departamento de Normatividad, Organización y Desarrollo y la propia unidad administrativa.

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M

ARCO

J

URÍDICO Y

N

ORMATIVO

Normatividad federal

 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

 Ley Federal del Trabajo.

 Ley del Impuesto Sobre la Renta.

Normatividad estatal

 Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México.

 Ley del Trabajo de los Servidores Públicos del Estado y Municipios.

 Ley de Seguridad Social para los Servidores Públicos del Estado y Municipios.

 Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios.

 Ley de Responsabilidades Administrativas del Estado de México y Municipios.

 Ley de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados del Estado de México y Municipios.

 Código Financiero del Estado de México y Municipios.

Poder Legislativo

 Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México.

 Reglamento del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México.

 Reglamento de las Condiciones de Trabajo del Poder Legislativo.

 Reglamento Interno de la Secretaría de Administración y Finanzas del Poder Legislativo del Estado de México.

 Código de Ética y Conducta del Poder Legislativo del Estado de México.

 Normas Administrativas del Poder Legislativo del Estado de México

 Manual General de Organización de la Secretaría de Administración y Finanzas.

Y demás ordenamientos legales y administrativos aplicables.

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D

IRECCIÓN DE

A

DMINISTRACIÓN Y

D

ESARROLLO DE

P

ERSONAL

Departamento de Nóminas

Procedimiento 1: Elaboración de la nómina y pago de sueldos.

Objetivo

Efectuar pago de sueldo quincenal a servidores públicos del Poder Legislativo, mediante la integración de la nómina y los movimientos de percepciones y deducciones, en términos de la normatividad en la materia.

Políticas

 El sistema de nómina, el catálogo de puestos y el tabulador de sueldos serán las herramientas fundamentales para calcular y determinar los sueldos.

 Los movimientos de personal para la preparación de la nómina, se efectuarán de acuerdo con el calendario de cierre de nómina; toda información recibida de manera extemporánea será procesada en la siguiente quincena.

 Para dar de alta en el Sistema de Nómina al personal de nuevo ingreso, deberá presentar la CLABE interbancaria y número de cuenta expedido por el banco con el que se tenga convenio.

 Los descuentos a realizar deberán estar soportados por documentación oficial del organismo o institución correspondiente, en la que describa nombre del servidor público, concepto e importe.

 Todas las deducciones de ley y descuentos por convenios autorizados, deberán capturarse con al menos tres días hábiles antes del cierre de nómina.

 Los días de pago serán los 13 y 28 de cada mes, o el día hábil inmediato anterior cuando estas fechas correspondan a días de descanso o festivos.

 El Departamento de Nóminas, reportará a la Dirección de Administración y Desarrollo de Personal los importes de nómina antes de la fecha de pago, para que solicite a la Dirección de Finanzas, los recursos suficientes para su pago.

 La Dirección de Administración y Desarrollo de Personal, solicitará a la Dirección de Finanzas la autorización para la dispersión de la nómina en las cuentas bancarias de los servidores públicos.

 Para dar de alta en el Sistema de Nómina al personal de nuevo ingreso, deberá presentar la CLABE interbancaria y número de cuenta expedido por el banco con el que se tenga convenio.

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 El Departamento de Nóminas deberá tramitar en las áreas correspondientes, el pago vía cheque cuando exista rechazo de abono por la institución bancaria.

 La reposición de tarjetas de nómina por extravío, robo entre otras cosas, será responsabilidad del servidor público y deberá realizar los trámites ante la institución bancaria.

 La expedición de comprobantes de pago en copias simples o certificadas a servidor y ex servidor público, se hará de acuerdo al costo sujeto en la tarifa vigente establecida en el Código Financiero del Estado de México y Municipios.

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Desarrollo

Unidad administrativa Actividad

Núm. Descripción

Departamento de Nóminas 1 Verifica y captura en el Sistema de Nómina los movimientos de altas, bajas, cambios, reclasificaciones y deducciones; así como los pagos de tiempo extraordinario autorizados.

2 Procede a determinar la nómina y archiva la documentación soporte.

3 Emite los comprobantes de pago, con la descripción de las percepciones y deducciones de cada servidor público.

4 Genera archivos para transferencia electrónica, así como la afectación presupuestal y contable.

5 Emite reportes de la nómina general y los turna a la Dirección de Administración y Desarrollo de Personal para el soporte de los movimientos realizados.

Dirección de Finanzas 6 Recibe informe del importe de la nómina y realiza el pago correspondiente.

Departamento de Nóminas 7 Proporciona comprobante de pago al servidor público y solicita la firma de recibido en el mismo.

8 Pública en el sistema comprobantes de pago digital, para descargar por los servidores públicos o en su caso otorgara el comprobante impreso en ventanilla a quienes no cuenten con medios electrónicos para realizar el proceso.

9 Ordena e integra los comprobantes de pago, para su archivo y conservación.

Fin

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Diagrama de flujo

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Procedimiento 2: Elaboración y emisión de dieta a diputadas y diputados.

Objetivo

Calcular y emitir los pagos correspondientes de dieta quincenal a diputadas y diputados del Poder Legislativo.

Políticas

 Los cálculos y emisión de dieta a través del Sistema de Nómina.

 La fecha de pago de dieta será a más tardar los días 10 y 25 de cada mes.

 El cierre de la nómina se hará conforme al calendario establecido.

 La Dirección de Finanzas deberá informar a la Dirección de Administración y Desarrollo de Personal los descuentos a aplicar en el pago de dieta.

 La Dirección de Finanzas será la responsable del pago de dieta.

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Desarrollo

Departamento de Nóminas 1 Recibe de la Dirección de Administración y Desarrollo de Personal la relación de descuentos a efectuar a cada diputada o diputado.

2 Verifica y captura en Sistema de Nómina los descuentos correspondientes.

3 Elabora nómina quincenal de la dieta correspondiente.

4 Emite los cheques y comprobantes de pago.

5 Codifica, procesa y guarda la nómina para transferencia bancaria.

6 Remite a la Dirección de Finanzas los reportes de la nómina, cheques y comprobantes de pago.

Dirección de Finanzas 7 Recibe nómina, cheques y comprobantes.

Departamento de Nóminas 8 Genera archivos para transferencia electrónica, así como la afectación presupuestal y contable.

Dirección de Finanzas 9 Realiza la autorización correspondiente y remite los comprobantes de pago firmados al Departamento de Nóminas.

Departamento de Nóminas 10 Recibe, ordena e integra comprobantes de pago para su archivo y conservación.

Fin

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Diagrama de flujo

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Procedimiento 3: Finiquito por baja de servidor público.

Objetivo

Calcular y elaborar en términos de Ley, el finiquito del servidor público que causa baja del Poder Legislativo y realizar el trámite correspondiente para su pago.

Políticas

 Serán la base legal para calcular y otorgar el finiquito correspondiente: La Ley Federal de Trabajo, Ley del Trabajo de los Servidores Públicos del Estado y Municipios, Ley de Seguridad Social para los Servidores Públicos del Estado y Municipios, y el Reglamento de las Condiciones de Trabajo del Poder Legislativo.

 Los servidores públicos que causen baja del Poder Legislativo, deberán solicitar el finiquito por el tiempo de servicio prestado, conforme a la normativa vigente.

 La solicitud de finiquito deberá acompañarse de la renuncia, constancias de no adeudo y credencial oficial de servidor público del Poder Legislativo.

 El finiquito prescribirá en un año, contando a partir del día siguiente al que la obligación sea exigible, con excepción de los casos previstos en el artículo 180 de la Ley del Trabajo de los Servidores Públicos del Estado de México y Municipios.

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Desarrollo

Departamento de Nóminas 1 Recibe turno de la Dirección de Administración y Desarrollo de Personal de solicitud de finiquito.

2 Calcula y elabora el finiquito correspondiente.

3 Requisita el formato “Solicitud de Cheque para Pagos Diversos” (Anexo 1/0252-45021-F01-21) y anexa hoja de cálculo.

Dirección de Administración y Desarrollo de Personal

4 Envía a la Unidad de Información, Planeación, Programación y Evaluación “Solicitud de Cheque para Pagos Diversos” (Anexo 1/0252-45021-F01-21), anexa solicitud de recursos presupuestales para el trámite del cheque y pago correspondiente.

Unidad de Información, Planeación, Programación y Evaluación

5 Recibe y procede al trámite correspondiente de la suficiencia presupuestal y codificación de partidas de gasto y turna a la Dirección de Finanzas para la elaboración del cheque y pago del mismo.

Dirección de Finanzas 6 Elabora el cheque correspondiente y turna al área correspondiente para su entrega al beneficiario.

Fin

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Diagrama de flujo

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Procedimiento 4: Pago de tiempo extraordinario.

Objetivo

Efectuar el pago de tiempo extraordinario de manera quincenal a servidores públicos del Poder Legislativo.

Políticas

 El cálculo y pago por concepto de tiempo extraordinario deberá estar autorizado por el titular de la unidad administrativa y la Dirección de Administración y Desarrollo de Personal a través del formato “Registro de Tiempo Extraordinario” (Anexo 2/0039 45021-F02-20), con su respectivo “Reporte Individual de Tiempo Extraordinario”, emitido por el Departamento de Administración de Personal de la quincena correspondiente.

 Se considerará tiempo extraordinario, el lapso igual o mayor a 30 minutos después del horario de salida establecido, de acuerdo a las necesidades de servicio y la autorización del titular de la unidad administrativa correspondiente.

 No se considerará tiempo extraordinario previo al horario de entrada establecido, salvo petición expresa por escrito y justificada por el titular de la unidad administrativa.

 Para el cálculo y pago del tiempo extraordinario se contabilizará la sumatoria de tiempo adicional, se considerará múltiplos de 30 minutos.

 La retroactividad para el pago de tiempo extraordinario será hasta de dos quincenas inmediatas anteriores, a excepción del segundo período vacacional, de cada año aplicando retroactividad de hasta tres quincenas y pagaderas en la segunda quincena del mes de enero del siguiente año.

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Desarrollo

Departamento de Nóminas 1 Recibe de la Dirección de Administración y Desarrollo de Personal el formato “Registro de tiempo extraordinario” (Anexo 2/0253-45021-F02-21) con su respectivo anexo

2 Codifica y valida información del formato “Registro de tiempo extraordinario” (Anexo 2/0253-45021-F02-21), en la base de datos de tiempo extraordinario.

Dirección de Administración y Desarrollo de Personal.

3 Autoriza el formato “Registro de tiempo extraordinario”

(Anexo 2/0253-45021-F02-21) para proceder al pago.

Departamento de Nóminas 4 Captura y carga en el sistema el importe del tiempo extraordinario de la quincena que corresponda.

Fin

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Diagrama de flujo

(18)

A

NEXOS

Anexo 1/0252: “Solicitud de cheques para pagos diversos” (Anexo 1-0252- 45021-F01-

21).

Anexo 2/0253: “Registro de tiempo extraordinario” (Anexo 2-0253-45021-F02-21).

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Secretaría de Administración y Finanzas Dirección de Administración y Desarrollo de Personal Departamento de Nóminas

SOLICITUD DE CHEQUE PARA PAGOS DIVERSOS DATOS DEL SERVIDOR PÚBLICO

Nombre: Clave. ISSEMYM:

R.F.C.: Fecha de ingreso

Clave Adscripción Fecha de baja:

Puesto: Sueldo:

Antigüedad:

Motivo de Solicitud:

PERCEPCIONES DEDUCCIONES

Sueldo Impuesto Sobre la Renta (I.S.R.)

Compensación Cuota del Sist. Sol. de Reparto (6.10%)

Gratificación Cuota Servicio de Salud (4.625%)

Gratificación Extraordinaria Cuota Oblig. Sist. Capital Indiv. 1.40%

Despensa Préstamo Directo (Anticipos Varios)

Prima por Años de Servicio Préstamo Caja de Ahorro

Premio de Puntualidad Pensión Alimenticia

Vacaciones No Disfrutadas Estancia infantil

Tiempo Extraordinario Libros y Uniformes

Parte Proporcional de Aguinaldo Anticipos y/o Adeudos

Parte Proporcional de Prima Vacacional Parte Proporcional de Gratificación Especial Prima de Antigüedad

Gratificación por Finiquito 3 meses de sueldo base mensual Reembolso Gastos de Servicios Menores Pago por Término de Relación Laboral Prima por Jubilación

A Total Percepciones B Total Deducciones

(A-B) Neto a Pagar: _____________________________________

OBSERVACIONES:

Departamento de Nóminas Dirección de Administración y Desarrollo de Personal

Servidor Público Confirmado

Anexo 1-0252 45021-F01-21 Folio: _________________

Fecha: ____/ _____/ _____

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Secretaría de Administración y Finanzas Dirección de Administración y Desarrollo de Personal Departamento de Nóminas

REGISTRO DE TIEMPO EXTRAORDINARIO

Apellido Paterno Apellido Materno Nombre(s) CURP (10 caracteres)

Puesto Departamento o Grupo Parlamentario Clave de Unidad

Periodo Quincena del Mes Horario Normal

Fecha

(dd/mm/aaaa) Descripción de la Actividad Inicio de

Actividad Término de

Actividad Duración de Actividad

Total Solicitado

Total a Pagar

“C. DIPUTADO(A) Y/O TITULAR DE LA UNIDAD” DIRECCCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y DESARROLLO DE PERSONAL

Notas: Este formato carece de validez si no cuenta con el nombre y firma del jefe inmediato del servidor público, así como de las autorizaciones correspondientes

Anexo 2-0253-45021-F02 21

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Hoja de Control de Cambios

FECHA REFERENCIA OBSERVACIONES

22/10/2021

Sin referencia Actualización 13

(A13)

Se actualiza el presente Manual en el apartado de Marco Jurídico quedando como Marco Jurídico y Normativo, así como su orden jerárquico. JFDH

(22)

H

OJA DE

A

UTORIZACIÓN Y

V

ALIDACIÓN

C.P. Luis David Miranda Gómez SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

Y FINANZAS

Dr. en E.J. Walfred José Gómez Vilchis

Mtra. Silvia Concepción Sepúlveda Venegas

COORDINACIÓN DE NORMATIVIDAD Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y DESARROLLO DE PERSONAL

L.D. Jehú López Sánchez L.A. Edgar Melquisidec García Valdez DEPARTAMENTO DE NORMATIVIDAD,

ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO

DEPARTAMENTO DE NÓMINAS