Herramientas de control para la validación y reporte de informes a entes de control

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(1)HERRAMIENTAS DE CONTROL PARA LA VALIDACION Y REPORTE DE INFORMES A ENTES DE CONTROL. SUSY NAYIBE MOJICA GOMEZ. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PROGRAMA CONTADURIA PÚBLICA ARAUCA – ARAUCA 2014 1.

(2) HERRAMIENTAS DE CONTROL PARA LA VALIDACION Y REPORTE DE INFORMES A ENTES DE CONTROL. Práctica Empresarial. SUSY NAYIBE MOJICA GOMEZ. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PROGRAMA CONTADURIA PÚBLICA ARAUCA – ARAUCA 2014 2.

(3) NOTA DE ACEPTACIÓN. Director Práctica: Carmen Miranda. Arauca, noviembre 12 de 2014 3.

(4) DEDICATORIA. A mi esposo René por su amor y dedicación, a mis hijos Andrés Camilo y Juan Sebastián por ser la razón de mi existencia, a mis padres Jairo y Ruth por su amor incondicional y siempre estar presentes en cada paso de mi vida y demás familiares que de una u otra forma me acompañaron en este proceso de manera incondicional.. 4.

(5) AGRADECIMIENTOS. A mi directora de la práctica empresarial Carmen Rosa Miranda Valencia quien siempre estuvo atenta a colaborarme en las inquietudes que se me presentaron durante el desarrollo de la práctica; a Raquel Parales Velásquez y Facundo Castillo Cisneros amigos incondicionales, quienes me impulsaron a iniciar mi pregrado.. A las personas que integran la Subdirección Administrativa y Financiera de la Unidad Administrativa Especial de Salud de Arauca, quienes siempre estuvieron atentos a colaborarme y apoyarme en este proceso.. 5.

(6) RESUMEN. La práctica empresarial se desarrolló en la Unidad Administrativa Especial de Salud de Arauca, en donde, se busca consolidar una herramienta de control para la Subdirección Administrativa y Financiera, por medio de un Excel que contiene unas macros que al momento de enviar los informes a la Supersalud y Contraloría éstos tienen unos parámetros, que permiten que el Excel identifique los errores.. Tal idea nació de la necesidad de corregir los errores que se venían presentando en la consolidación de los informes que se tienen que enviar a los Entes de Control, generando con ello inconvenientes para la Subdirección Administrativa y Financiera, que repercutían en tiempo y credibilidad de los funcionarios que hacen parte de la Subdirección; razón por la cual y aprovechando las bondades de la tecnología se diseña una herramienta que evita que los errores pasen desapercibidos generando con ello una seguridad al momento de emitir cualquier información.. Palabras clave: Práctica empresarial, Subdirección Administrativa y financiera, Entes de control, plantilla, recursos.. 6.

(7) ABSTRAC. The business practices developed in the Special Administrative Unit of Health Arauca, where it seeks to consolidate control tool for Administrative and Financial Branch, through a Excel which contains a macro that when you submit the reports to the Controller Supersalud and they have a configuration which allows the Excel identify errors.. Such an idea was born from the need to correct the errors that were being presented in the consolidation of the reports must be sent to the Control Authorities , thereby generating problems for Administrative and Financial Branch that influenced on time and credibility officials who are part of the Branch ; reason and taking the benefits of technology a tool that prevents errors go unnoticed thereby generating a security when issuing any information is designed.. Keywords: Business Practice, Administrative and Financial Branch, Control Entities template resources.. 7.

(8) CONTENIDO. INTRODUCCIÓN. 14. 1. PRÁCTICA PROFESIONAL. 15. 1.1.. TITULO. 15. 1.2.. IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA. 15. Formulación del problema. 15. 1.3.. JUSTIFICACIÓN. 15. 1.4.. OBJETIVOS. 16. 1.4.1.. Objetivo general. 16. 1.4.2.. Objetivos específicos. 16. DISEÑO METODOLÓGICO. 17. 1.5.1.. Tipo de investigación. 17. 1.5.2.. Operatividad del proyecto. 17. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES. 18. 1.2.1.. 1.5.. 1.6.. 2. MARCO TEÓRICO. 19. 2.1. ENTIDAD: UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE SALUD DE ARAUCA. 19. 2.2. AREA DE UBICACIÓN DEL TRABAJO. 26. 2.3. CONTROL INTERNO. 27. 2.3.1. Componentes del control interno.. 29. 2.3.2. El Control Interno en la Auditoria de los Estados Financieros. 36. 2.3.2.1. Los beneficios del efectivo control interno sobre el proceso de presentación de los reportes financieros.. 37. 2.4. MARCO CONCEPTUAL. 38. 2.5.. MARCO LEGAL. 39. 2.6.. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES. 40. Recopilación de información. 40. 2.6.1.. 8.

(9) 2.6.2.. Análisis de los informes. 41. 2.6.3.. Diseño de la herramienta. 47. 2.6.4.. Socialización de la herramienta en la Subdirección Administrativa y. Financiera de la Entidad. 54. 2.6.5.. 55. Flujo de procesos. 3. APORTES. 57. 3.1. ESTRATEGIA DE MEJORAMIENTO PARA LA AGENCIA DE PRÁCTICA 57 3.2. APORTE PARA EL FORTALECIMIENTO DEL PROGRAMA ACADÉMICO 57 3.3. FORTALEZAS Y DEBILIDADES DE LA SUBDIRECCIÓN FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA. 58. CONCLUSIONES. 59. RECOMENDACIONES. 60. BIBLIOGRAFÍA. 61. ANEXOS. 63. 9.

(10) LISTA DE FIGURAS. pág.. Figura 1. Área de ubicación del trabajo. 20. Figura 2. Organigrama Administrativa Especial de Salud de Arauca. 26. Figura 3. Características fundamentales sobre el control interno. 28. Figura 4. Pantallazos para la presentación de informes – antes de la plantilla. 43. Figura 5. Pantallazos para el envió de informes – antes de la plantilla. 44. Figura 6. Modelo de plantilla – con las filas y columnas necesarias.. 51. Figura 7. Contenido general de la plantilla. 53. Figura 8. Ejemplo de diligenciamiento de la plantilla propuesta.. 54. Figura 9. Grupo de trabajo atendiendo las explicaciones de la nueva plantilla. 55. Figura 10. Funcionarias de la Subdirección Administrativa y financiera poniendo en práctica la plantilla. 55. Figura 11. Flujo de procesos. 56. Figura 12. Matriz FODA. 58. 10.

(11) RAE NÚMERO DE RAE: PAIS: Colombia. TÍTULO DEL DOCUMENTO: Herramientas de control para la validación y reporte de informes a entes de control. AUTOR (ES) PERSONAL (ES): Susy Nayibe Mojica Gómez. AUTOR CORPORATIVO: Universidad Cooperativa de Colombia- Sede Arauca.. FECHA DE EDICIÓN:. PIE DE IMPRENTA:. PALABRAS CLAVE: Práctica empresarial, Subdirección Administrativa y financiera, Entes de control, plantilla, recursos.. DESCRIPCIÓN: Práctica empresarial. CONTENIDO: Diseño de una plantilla para la Subdirección Administrativa y financiera de la UAESA. OBJETIVO: Diseñar una herramienta de control para el Departamento de Contabilidad de la Unidad Administrativa Especial de Salud de Arauca, con el fin de generar el instrumento de validación a Entes de control.. FUENTES CONSULTADAS:. Academia.edu. (s.f). Recolección de información. Recuperado el 6 de Septiembre de 2014, de Academia.edu: https://www.academia.edu/4183334/Tema_VI_El_proceso_de_investigacion. 11.

(12) Alcaldía de Arauca. (19 de Mayo de 2004). Plan de Desarrollo 2004 - 2007 . Ordenanza No. 06E de 2004. Arauca: Alcaldía de Arauca.. Cinar Sistemas. (s.f). Sistema de gestión de la calidad. Recuperado el 5 de Septiembre de 2014, de Cinar Sistemas: http://www.cinarsistemas.edu.co/pdf/definicion-calidad.pdf.. EcuRed. (s.f). Base de datos. Recuperado el 25 de Agosto de 2014, de EcuRed: http://www.ecured.cu/index.php/Bases_de_datos. El informe financiero. (s.f). El informe financiero,. Recuperado el 6 de Septiembre de 2014, de prezi.com:. http://prezi.com/i4dxclaitbfu/el-informe-financiero-es-un-documento-que-transcribe-. una-ref/. Estupiñan, R. (2006). Control interno y fraudes. Con base en los ciclos transaccionales . Colombia: ECOE ediciones.. Hernández. (2010). Metodología de la Investigación (5 ed.). Cánada: McGraw Hill.. Mantilla, S. (2005). Control Interno Informe COSO. Bogotá, D.C. : ECOE ediciones.. Organismos Educativos Internacionales 9. (s.f). Competencia. Recuperado el 1 de Septiembre de 2014,. de. Organismos. Educativos. Internacionales. 9:. http://organismoseducativosinternacionales9.blogspot.com/2012/06/competencia-las-competenciasson-las.html. Ramos, D. (11 de Abril de 2013). Control Interno. Recuperado el 5 de Septiembre de 2014, de Ramos, David: http://david-ramosm.blogspot.com/. Universidad Nacional Abierta y a Distancia. (s.f). Concepto sobre función pública y generalidades. Recuperado. el. 7. de. Septiembre. de. 2014,. de. Unad.edu.co:. http://datateca.unad.edu.co/contenidos/109133/eXe_109133/Modulo/MODULO_EXE/leccin_1_co ncepto_sobre_funcin_pblica_y_generalidades.html 12.

(13) METODOLOGÍA: Descriptiva. CONCLUSIONES: Esta herramienta se podrá convertir en un antecedente para la creación de nuevos software, aplicable a otras áreas de trabajo. De resultar efectiva y funcional para la presentación de informes, la Administración Pública se verá beneficiada, reflejándose en que ya estos informes, no serán ese dolor de cabeza para los administradores y funcionarios; y podrá ser utilizada no solo por la Unidad de Salud Administrativa Especial de Salud de Arauca y los programas que le competen, también por las demás Entidades que prestan servicios básicos a la población.. RESUMEN ELABORADO POR: Susy Nayibe Mojica Gómez. FECHA: Arauca, 29 de septiembre de 2014.. 13.

(14) INTRODUCCIÓN. De acuerdo a la normativa colombiana, todas las entidades y dependencias que reciben recursos del Estado, llámense de carácter público o mixto, están obligadas a presentar informes periódicos donde reporten, en qué y cómo invierten esos recursos. Las exigencias de la ciudadanía en el ejercicio de sus legítimos derechos, se encaminan a que los organismos del Estado tengan la mejor gerencia y un uso racional de los recursos del erario público dispuestos para generar bienes y servicios; ello se traduce también, en el derecho que le asiste a la ciudadanía de recibir cuentas a través del mecanismo denominado para el efecto como “rendición de cuentas”.. Este ejercicio, reglado mediante la Ley 489 de 1998, obliga a los gobernantes a cumplir con esta norma, como una apuesta del Programa Presidencial de Lucha contra la Corrupción y el Departamento Administrativo de la Función Pública, que implementó este mecanismo con acciones eficaces para disminuir o evitar la corrupción y el fraude contra el patrimonio público. Este aspecto representa un gran desafío; básicamente para las entidades territoriales y sus ordenadores de gasto, convirtiéndose en una herramienta eficaz para los organismos de fiscalización, quienes deben controlar y ser monitoras de las inversiones que los entes territoriales ejecuta con recursos del erario público. De acuerdo a la norma, es una acción de carácter técnico y democrático, en donde la ciudadanía tiene el papel de veedora de la ejecución de los programas e inversiones realizadas con recursos del Estado.. De modo que, la presente práctica empresarial ofrece un modelo de plantilla para la Subdirección Financiera y Administrativa de la Unidad Administrativa Especial de Salud de Arauca, como una forma de responder a las necesidades que tiene la Subdirección en pro de brindar un trabajo limpio y transparente de acuerdo a las exigencias de la Contraloría Departamental.. 14.

(15) 1. PRÁCTICA PROFESIONAL. 1.1.. TITULO. HERRAMIENTAS DE CONTROL PARA LA VALIDACION Y REPORTE DE INFORMES A ENTES DE CONTROL. 1.2.. IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA. La Subdirección Financiera y Administrativa de la Unidad Administrativa Especial de Salud de Arauca – UAESA –, en el desempeño de sus funciones ha generado una serie de inconvenientes por la presentación de informes a los Entes de Control que requieren que la información que se les envía sea confiable y ceñida a la realidad; sin embargo, la información que se estaba enviando desde hace ya algún tiempo, ha presentado una serie de inconvenientes que ha generado problemas de credibilidad y seguimiento en los reportes que se envían.. 1.2.1. Formulación del problema. ¿De qué manera contribuye a mejorar el funcionamiento de la Subdirección Financiera y Administrativa de la UAESA, el diseño de una herramienta con macros para la presentación de los informes a los Entes de Control?. 1.3.. JUSTIFICACIÓN. Ante los inconvenientes de carácter administrativo que ha padecido la Unidad Administrativa Especial de Salud de Arauca, en su proceso de consolidación y especialmente durante el período de la intervención, uno de los aspectos en que más observaciones se hicieron y por el cual se ratificaron los hallazgos fue en los. 15.

(16) procedimientos en donde las bases de datos son el instrumento base para ejercer un control; en los hallazgos del área financiera, también se observaron calificaciones negativas.. De ahí que el diagnóstico de la presentación de informes financieros no haya sido muy positivo; un aspecto decisivo para que un grupo de profesionales se diera a la tarea de observar e indagar en dónde radican las dificultades a la hora de consolidar los informes. El diagnóstico fue que no existe concordancia en los rubros, ni consolidación automática de los resultados de esas inversiones, por lo cual se hace necesaria una herramienta que unifique esas denominaciones y puedan ser constantes en los informes.. Lo anterior se convierte en una razón válida para comenzar un proceso de indagación que determine cuáles son los ítems cuya constancia no varía dentro de la ficha diseñada para la presentación de los informes; y que el lleno de esa herramienta sea un proceso ágil y sin traumas para la entidad.. 1.4.. OBJETIVOS. 1.4.1. Objetivo general. Diseñar una herramienta de control para el Departamento de Contabilidad de la Unidad Administrativa Especial de Salud de Arauca, con el fin de generar el instrumento de validación a Entes de control.. 1.4.2. Objetivos específicos • Recopilar datos y normatividad que rige los informes presentados por La Unidad Administrativa Especial de Salud de Arauca ante los entes de control. • Analizar los informes presentados a los diferentes entes de control y vigilancia según la vigencia 2013 y primer trimestre del año 2014. 16.

(17) • Diseñar una herramienta que facilite el control, inspección y la elaboración de los informes de manera precisa y eficiente. • Socializar la herramienta entre las dependencias de la Entidad para dar a conocer sus beneficios.. 1.5.. DISEÑO METODOLÓGICO. 1.5.1. Tipo de investigación. El tipo de estudio utilizado, en la presente práctica empresarial fue el descriptivo, que procura brindar una buena percepción del funcionamiento de un fenómeno y de las maneras en que se comportan los factores o elementos que lo componen. “Los estudios descriptivos llegan finalmente a conclusiones generales construidas por medio de abstracciones, que dan cuenta de los hechos observados” (Hernández, 2010, pág. 112).. Los pasos abordados para el desarrollo de la práctica empresarial, fueron: • Investigación del tema • Revisión bibliográfica (revisión de normas) • Recopilación de información • Desarrollo del proyecto • Entrega documento final. 1.5.2. Operatividad del proyecto. Los instrumentos para la recolección de información de la práctica empresarial, fueron: primarias que son de donde se originan la información, siendo específicamente la Unidad Administrativa Especial de Salud de Arauca, Subdirección Administrativa y financiera. 17.

(18) Fuentes secundarias, fueron aquellas que ofrecieron información sobre el tema, pero que no son la fuente original de los hechos o situaciones, sino que lo referencia. Las principales fuentes secundarias para la obtención de la información son la revisión teórica de libros, revistas, documentos escritos, documentales, noticieros y medios de información.. La técnica de recolección de información, fue la documental, técnica orientada a establecer contacto directo con la fuente de información con relación al tema de la herramienta control para la Subdirección Administrativa y financiera de la UAESA como instrumento de validación para los entes de control.. 1.6.. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES. La práctica empresarial se llevó acabo siguiendo el siguiente cronograma que contiene las actividades y tiempo de ejecución. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD Monitoreo de elaboracion de informes Monitoreo de las actividades Recoleccion de la informacion, Proceso de indagacion Investigacion textual Marco juridico Diseño de la herramienta Socializacion Simulacro de la herramienta Implementacion de la herramienta Evaluacion. LUGAR Oficina de contabilidad Oficina control interno Oficina de contabilidad Todas las dependencias Oficina de contabilidad Archivo de oficina juridica y UAESA Oficina de contabilidad Oficina de contabilidad Oficina de contabilidad Todas las dependencias. MES MES MES MES 1 2 3 4 X X X X X X X X X X. X X X. X X X X X. X X X. 18.

(19) 2. MARCO TEÓRICO. 2.1.. ENTIDAD: UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE SALUD DE. ARAUCA. 2.1.1. Reseña Histórica. El área de ubicación del trabajo será la Unidad Administrativa Especial de Salud de Arauca situada en el departamento de Arauca ubicado en el extremo norte de la región de la “Orinoquia del país; limita al norte y al este con Venezuela, al sur con los departamentos de Vichada y Casanare, y por el oeste con Boyacá; su territorio ocupa una superficie de 23.818 km², con una población de 273.136 habitantes (aproximadamente el 0.59% del total nacional), de los cuales 149.034 (54.6% del total departamental) se encuentran ubicados en las cabeceras urbanas y 124.102 (45.4%) en las áreas rurales” (Alcaldía de Arauca, 2004, pág. 14).. La Unidad Administrativa Especial de Salud de Arauca creada mediante Decreto No. 333 de Julio de 2005, con Personería Jurídica, Patrimonio propio, Autonomía Administrativa y Financiera y Régimen Supletorio de los Establecimientos Públicos de conformidad con la Ley 489 de 1998 y el Código de Régimen Departamental y cuyos estatutos fueron adoptados según Acuerdo No 001 de 2008, Entidad de carácter técnico, adscrita a la Secretaria de Planeación Departamental o quien haga sus veces, estará conformado por un consejo Directivo y un Director quien será el representante legal. Con una estructura flexible permitiendo el cumplimiento de las funciones establecidas en la Ley de manera eficaz y eficiente.. Se encuentra situada en el área urbana del municipio de Arauca, en la calle 20 Nº 20-21 y el área específica de trabajo será la Oficina de Contabilidad, a quien compete la elaboración de informes reglamentados por la Ley y solicitados por los organismos de control a quienes. 19.

(20) concierne la evaluación y vigilancia de las inversiones realizadas por la Entidad en cumplimiento de su función (Véase figura 1).. Figura 1. Área de ubicación del trabajo Fuente: Alcaldía Arauca (2004). 2.1.2. Aspectos Teleológicos. Misión. Garantizar el acceso a los Servicios de Promoción, Prevención y Recuperación de la salud, como componente del Bienestar, la Seguridad y el Desarrollo integral de la población del Departamento de Arauca, mediante la Dirección, Coordinación, Control y Vigilancia del Sector Salud y el Sistema General de Seguridad Social en Salud y la formulación de Planes, Programas y Proyectos para el Desarrollo del Sistema General de Seguridad Social en Salud y promover el mejoramiento de la calidad de vida de su personal, impulsar la innovación tecnológica, atendiendo con una mayor eficiencia, eficacia y equidad las Disposiciones Nacionales 20.

(21) Visión. La Unidad Administrativa Especial de Salud de Arauca será reconocida nacionalmente como Entidad Rectora de Salud Pública, exitosa en la Dirección, Coordinación y Vigilancia del Sector Salud y el Sistema General de Seguridad Social en Salud, con Capacidad Técnica y Administrativa para ofertar servicios de asesorías en Vigilancia y Control a los municipios del Departamento, destacados, además, por su dedicación a la formación, capacitación y desarrollo de sus empleados en el medio ambiente y compromiso con la salud de Arauca. Políticas y estrategias: • Articulación de los actores del sistema Departamental de Seguridad: la unidad, los municipios, las EPS subsidiadas o contributivas y las ESES y las IPS, para el cumplimiento de las funciones en materia de promoción de la salud y prevención de la enfermedad. • Fortalecimiento de la red de laboratorio y del laboratorio de Salud Pública Fronterizo en el Departamento de Arauca. • Implementación del Plan Departamental de alimentación y Nutrición y coordinación intersectorial para la implementación de la política Departamental de PAN. • Promoción de estilos de vida saludable para la prevención y control de enfermedades crónicas con el apoyo interinstitucional. • Fortalecimiento de la política de salud sexual y reproductiva. • Fortalecer la política de salud mental.. 21.

(22) • Reducción de enfermedades inmunoprevenibles y prevalentes de la infancia y mortalidad infantil. • Concertación de los componentes del Plan Atención Básica para su formulación y desarrollo. • Vigilar la calidad el agua, alimentos, bebidas alcohólicas para consumo humano y plaguicidas en los municipios del Departamento. • Inspección, vigilancia y control de los actores de riesgo del ambiente. • Capacitación y asistencia técnica a municipios para el manejo de la afiliación al RSS. • Reactivación y fortalecimiento de veedurías comunitarias en salud para el control social al SISBEN. • Gestión de recursos para garantizar el subsidio a la demanda (población vinculada que se encuentra por fuera del SGSSS) • Gestión con las Alcaldías municipales para el aumento de las coberturas del régimen subsidiado. • Financiación de los costos del personal necesario para la prestación de los servicios primero y segundo de atención, mediante la adecuada y oportuna formulación de proyectos. • Adecuación, remodelación y ampliación de la infraestructura física hospitalaria. • Adecuación, remodelación y ampliación de la infraestructura física del Laboratorio de Salud Pública Fronteriza. 22.

(23) • Estudio de vulnerabilidad sísmica a los hospitales de primer nivel de atención. • Evaluación de la infraestructura física de salud y levantamiento del catastro físico. • Dotación de equipos tecnológicos e insumos necesarios para la prestación de servicios se salud a la población del Departamento. • Fortalecimiento a las IPS Y ESES para el cumplimiento de los requisitos esenciales de garantía y calidad. • Inspección, vigilancia y control a prestadores de servicios de salud inscritos en el Departamento. • Inspección, vigilancia y control a EPS Subsidiada y Contributiva y coordinaciones de Régimen Subsidiado Municipales. • Implementar el sistema de atención a la comunidad en todos los municipios durante la vigencia 2004 – 2014. • Acompañamiento a las Alcaldías en los procesos de contratación con las EPS Subsidiada y Contributiva. • Actualización y Capacitación del recurso humano responsable de la vigilancia y control al SGSSS. • Gestión de recursos necesarios para el funcionamiento de la dirección territorial de salud.. 23.

(24) • Establecimiento de manuales de procedimientos y de control interno para las diferentes áreas de la dirección de salud. • Adecuación y dotación de la planta física de la dirección territorial de salud. • Implementación del sistema de contabilidad de costos a las IPS administradas por la dirección de salud. • Establecimiento des estatuto orgánico de la dirección territorial de salud. • Capacitación al recurso humano responsable de la formulación de planes y proyectos de salud. • Seguimiento y evaluación permanente a la ejecución de los planes y proyectos. • Implementación del sistema único de información para el seguimiento de la situación de salud. • Conformación de la red de controladores del SGSSS en el departamento. • Acompañamiento a la comunidad en la conformación de los comités de usuarios de los hospitales, EPS subsidiada y contributiva, e IPS 2.1.3. Estructura Organizacional y Funcional. La estructura de la Unidad Administrativa Especial de Salud de Arauca, según el Decreto No. 333 de Julio de 2005 artículo 6°, tiene la siguiente estructura jerárquica: • Nivel directivo • Nivel asesor 24.

(25) • Nivel profesional • Nivel técnico • Niveles asistencial. De otra parte, la estructura orgánica dispuesta en el artículo 7°, se conforma de la siguiente manera: • Gerencia -. Despacho del Gerente. • Sub-direcciones -. Sub-dirección de Salud Pública Sub-dirección de Seguridad Social. • Oficinas -. Oficina asesora jurídica Oficina asesora de control interno Oficina financiera y administrativa. Según el artículo 8° los órganos de Dirección están a cargo del Consejo Directivo integrado por 3 miembros y el Gerente quien es el representante legal. Los tres miembros son: • El Gobernador del Departamento o su delegado, quien será el presidente. • El Secretario de Planeación Departamental. • El Secretario de Hacienda o su delegado.. 25.

(26) Figura 2. Organigrama Administrativa Especial de Salud de Arauca Fuente: Unidad Administrativa Especial de Salud de Arauca (2014).. 2.2. AREA DE UBICACIÓN DEL TRABAJO. La Subdirección Administrativa y financiera, tiene a su cargo el manejo y control de los recursos de la Unidad Administrativa Especial de Salud de Arauca, buscando que todas las operaciones que se realicen en la Entidad se encuentren articuladas con los lineamientos en materia financiero y contable que rigen las finanzas pública. Las funciones de la Subdirección, son: • Manejar las políticas administrativas y financieras para todas las dependencias de la Unidad Administrativa Especial de Salud de Arauca. 26.

(27) • Encargada de dirigir y coordinar las acciones relacionadas con la administración en materia de ejecución presupuestal, contabilidad, contratación, archivo, sistemas y planeación de la Unidad Administrativa Especial de Salud de Arauca • Tienen la responsabilidad de ejecutar en coordinación con las demás áreas los procesos de adquisición, manejo, utilización, optimización y control de los recursos financieros, Talento Humano, Físicos y de información necesarios para alcanzar los objetivos de la Unidad Administrativa Especial de Salud de Arauca. • Es donde recae toda la responsabilidad de custodiar y velar por todos los recursos económicos de propiedad de la Unidad Administrativa Especial de Salud de Arauca. • Donde se Planea, se programa y se adelanta las gestiones tendientes a la oportuna disposición de recursos financieros, tanto para la ejecución de programas de inversión, como para garantizar la operación y funcionamiento del UAE de Salud de Arauca. • Área donde se administran los recursos destinados al Fondo de salud del departamento de Arauca.. 2.3. CONTROL INTERNO. El control interno es un sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la entidad, con el fin de “procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones así como la administración de la información y los recursos se realicen acorde con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos” (Mantilla, 2005, pág. 2).. 27.

(28) El control interno en su sentido más amplio incluye controles que puedan ser considerados como contables y administrativos: • Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos cuya misión es salvaguardar los activos y la fiabilidad de los registros financieros. • Los controles administrativos se relacionan con normas y procedimientos relativos a la eficiencia operativa y a la adhesión, a las políticas establecidas por la administración. Estos controles solo influyen indirectamente en los registros contables (Véase figura 1).. EFECTIVIDAD DEL CONTROL INTERNO Depende del funcionamiento efectivo de todos los componentes para proveer certeza razonable sobre el logro de una o más de las tres categorías del objetivo. Alcance o logro de los objetivos de las. Información confiable y útil. Cumplimiento de leyes, regulaciones y. Presencia y funcionamiento conjunto de los componentes del control interno. Figura 3. Características fundamentales sobre el control interno Fuente: Estupiñan, R. (2006). Control interno y fraudes. Con base en los ciclos transaccionales. Análisis de informe COSO I y II. Colombia. ECOE. p. 25. • Es un proceso que hace parte de los demás sistemas y procesos de la empresa incorporando en la función de administración y dirección, no adyacente a esto. • Orientado a objetivos en un medio, no es un fin en sí mismo.. 28.

(29) • Es concebido y ejecutado por personas de todos los niveles de la organización a través de sus acciones y palabras. • Proporciona una seguridad razonable, más que absoluta, de que se lograrán los objetivos definidos.. 2.3.1. Componentes del control interno. “El control interno consta de cinco componentes interrelacionados, que se derivan de la forma como la administración maneja el ente, y están integrados a los procesos administrativos, los cuales se clasifican como 1., 2., 3., 4., 5” (p, 18).. 1. Ambiente control 2. Valoración de riesgos 3. Actividades de control 4. Información y comunicación. 5. Monitoreo.. El control interno, no consiste en un proceso secuencial en donde alguno de los componentes afecta sólo al siguiente, “sino en un proceso multidireccional repetitivo y permanente, en el cual más de un componente influye en los otros y conforman un sistema integrado que reacciona dinámicamente a las condiciones ambientales” (p.26). “Establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno términos utilizados para delimitar la responsabilidad de la gerencia sobre el sistema de control interno, en cuanto a instituirlo, darle permanencia y mejorarlo constantemente, sus componentes son” (p, 27). • Ambiente control. El ambiente control tiene una influencia profunda en la manera como se estructuran las actividades del negocio, se establecen los objetivos y se valoran los 29.

(30) riesgos. El ambiente de control está influenciado por la historia y por la cultura de la entidad. Influye en la conciencia de control de su gente. “Las entidades efectivamente controladas se esfuerzan por tener gente competente, inculcan actitudes de integridad y conciencia de control a todo lo ancho de la empresa. Establecen las políticas y los procedimientos apropiados, incluyen a menudo un código de conducta escrito, el cual fomenta la participación de los valores y el trabajo en equipo, en aras de conseguir los objetivos de la entidad” (p, 27).. Es en esencia el principal elemento sobre el que se sustenta o actúa los otros cuatro componentes e indispensable, a su vez, para la realización de los propios objetivos de control, la base de los demás componentes de control a proveer disciplina y estructura para el control e incidir en la manera como (Estupiñan, 2006, pág. 27):. - Se estructuran las actividades del negocio. - Se asigna autoridad y responsabilidad - Se organiza y desarrolla la gente - Se comparten y comunican los valores y creencias - El personal toma conciencia de la importancia del control • Valoración de riesgos. “Todas las entidades enfrentan riesgos en todos los niveles de sus organizaciones. Los riesgos afectan la habilidad de la entidad para sobrevivir, no existe una manera práctica para reducir los riesgos a cero. En verdad, la decisión de estar en los negocios crea riesgos. La administración debe determinar cuántos riesgos es prudente aceptar, y se esfuerza por mantenerlos dentro de esos niveles” (p, 39).. La definición de objetivos es una condición previa para la valoración de riesgos. Primero que todo, deben definirse los objetivos a fin de que la administración pueda identificar los riesgos y tomar las acciones necesarias para administrarlos. La definición de objetivos, entonces, es una parte clave del proceso administrativo. No es un componente del control interno, pero es un prerrequisito para hacer posible el control interno. 30.

(31) • Categorías de objetivos. - Objetivos de operaciones: se relacionan con la consecución de la misión básica de una entidad, razón fundamental de su existencia. Incluyen sub – objetivos relacionados con las operaciones, dirigidos a engrandecer la efectividad y la eficiencia, orientando la empresa hacia sus metas últimas.. - Objetivos de información financiera: Se orientan a la preparación de estados financieros publicados que sean confiables, incluyendo estados financieros interinos y condensados y datos financieros seleccionados derivados de dichos estados, tales como ganancias realizadas, de conocimiento público. Las entidades necesitan conseguir objetivos de información financiera para cumplir obligaciones externas.. - Objetivos de cumplimiento: Las entidades deben conducir sus actividades, y a menudo tomar acciones específicas, de acuerdo con leyes y regulaciones aplicables. Esos requerimientos se pueden relacionar, con mercados, precios, impuestos, el ambiente, bienestar de los empleados y comercio internacional. Esas leyes y regulaciones establecen los niveles mínimos de comportamiento los cuales son integrados por la entidad en su cumplimiento de objetivos. “El registro del cumplimiento de una entidad con las leyes y regulaciones puede afectar de manera significativa tanto positiva como negativamente su reputación en la comunidad” (Estupiñan, 2006, p, 41). • Actividades de control: Son políticas y procedimientos, son acciones de las personas para implementar las políticas, para ayudar a asegurar que se están llevando a cabo y que las directivas administrativas identifican como necesarias para manejar los riesgos. Las actividades de control se pueden dividir en tres categorías, basadas en la naturaleza de los objetivos de la entidad con los cuales se relaciona: operaciones, información financiera y cumplimiento. 31.

(32) Normalmente los controles se relacionan únicamente con un área, esto es dependiendo las circunstancias, una actividad particular de control puede ayudar a satisfacer los objetivos de la entidad en más de una de las tres categorías. Así, “los controles de operaciones también pueden ayudar a asegurar información financiera confiable, los controles de información financiera pueden servir para efectuar cumplimiento” (Estupiñan, 2006, p, 59). • Tipos de actividades de control: Estas son algunas actividades de control que comúnmente desempeñan el personal en varios niveles en las organizaciones, sin embargo la organización puede adoptar una en particular (Mantilla, 2005, pág. 83).. - Revisiones de alto nivel: Las revisiones se realizan sobre el desempeño actual frente a presupuestos, pronósticos, períodos anteriores y competidores. Las iniciativas principales se rastrean – tales como arremetidas de mercadeo, mejoramiento de procesos de producción y programas para contener o reducir costos – a fin de medir la extensión en la cual los objetivos están siendo logrados. La implementación de planes es monitoreada para el desarrollo, alianzas conjuntas con o sin financiación, de nuevos productos. Las acciones administrativas que se realizan y los consiguientes informes representan actividades de control.. - Funciones directas o actividades administrativas: Los administradores dirigen las funciones o las actividades revisando informes de desempeño. - Procesamiento de información: Se implementa una variedad de controles para verificar que estén completos y autorizar las transacciones. - Controles físicos: Equipos, inventarios, valores y otros activos se aseguran físicamente en forma periódica son contados y comparados con las cantidades presentadas en los registros de control. - Indicadores de Desempeño: Relacionar unos con otros los diferentes conjuntos de datos – de operación o financieros - , además de analizar las interrelaciones e investigar y corregir 32.

(33) las acciones, sirven como actividades de control. La información se usa solamente para tomar decisiones de operación o, también lo hacen bajo resultados inesperados reportados por los sistemas de información financiera, determinan si el análisis de los indicadores de desempeño sirve para propósitos operacionales o si, únicamente, para propósitos de control de la información financiera. - Segregación de responsabilidades: Las responsabilidades se dividen o segregan, entre diferentes empleados para reducir el riesgo de error o de acciones inapropiadas. Un administrador que autoriza créditos de ventas no debería ser responsable de mantener los registros de cuentas por cobrar o de manipular los recibos de caja. Son muchos los procedimientos que cada día se aplican en las empresas y que sirven para forzar la adherencia a los planes de acción establecidos y que mantienen a las entidades en la dirección adecuada hacia el cumplimiento de sus objetivos. - Políticas y procedimientos: Las actividades de control usualmente implican dos elementos; el establecimiento de una política que pueda cumplirse y sirviendo como base para el segundo elemento, procedimientos para llevar a cabo la política. El procedimiento es la revisión misma, desempeñada de manera oportuna y con la atención prestada a factores establecidos en la política, tales como la naturaleza y el volumen de los valores negociados y su relación con el valor neto y la edad del cliente. • Información y comunicación: Cada empresa debe capturar información pertinente, financiera y no financiera, relacionada con actividades y eventos tanto externos como internos. La información debe ser identificada por la administración como relevante para el manejo del negocio. Debe entregársele a la gente que la necesita, en una forma y oportunidad que le permita llevar a cabo su control y sus otras responsabilidades (Mantilla, 2005, p, 83). - Información: Esta se requiere en todos los niveles de la organización para operar el negocio y moverlo hacia la consecución de los objetivos de la entidad en todas las 33.

(34) categorías, operaciones, información financiera y cumplimiento. Se usa un ordenamiento de la información. La información financiera, por ejemplo, se usa no solamente para desarrollar estados financieros de difusión externa, también se emplea para decisiones de operación, tales como monitoreo del desempeño y asignación de recursos. Los reportes administrativos de mediciones monetarias y relacionadas permite el monitoreo.. De igual manera la información operacional es esencial para el desarrollo de los estados financieros. Ello incluye lo rutinario compras, ventas y otras transacciones lo mismo que información sobre los competidores, liberación de productos o condiciones económicas, que pueden afectar las valuaciones de inventarios y de cuentas por cobrar.. La información es identificada, capturada, procesada y reportada mediante sistemas de información. El término sistemas de información frecuentemente es usado en el contexto del procesamiento de datos generados internamente, relacionados con las transacciones, tales como compras, ventas y actividades de operación interna. Los sistemas de información operan algunas veces en un modo de monitoreo, realizando captura rutinaria de datos específicos. En otros casos, se realizan acciones especiales para obtener la información requerida (Estupiñan, 2006, pág. 35). • Comunicación: La comunicación es inherente a los sistemas de información, ésta puede proporcionar información al personal apropiado a fin de que ellos puedan cumplir responsabilidades de operación, información financiera y de cumplimiento. Pero las comunicaciones también deben darse en un sentido amplio, relacionándose con las expectativas, las responsabilidades de los individuos y de los grupos y otros asuntos importantes (Mantilla, 2005, pág. 83).. La comunicación puede ser interna, desde la organización a todos los empleados en los sentidos que sean necesarios e igualmente desde los empleados hacía arriba. También la comunicación puede ser externa dado que existe la necesidad de comunicación abierta, a los clientes y proveedores ya que ellos pueden proporcionar datos de entrada altamente 34.

(35) significativos respecto del diseño o calidad de los productos o servicios, facilitando a la entidad orientarse al desarrollo de las demandas o preferencias de los clientes. • Monitoreo: Los sistemas de control interno cambian con el tiempo, igualmente, la manera como se aplican los controles tiene que evolucionar, debido a que los procedimientos pueden tornarse menos efectivos, o quizás no se desempeñen ampliamente. Las circunstancias para las cuales se diseñó el sistema de control interno pueden también cambiar, originando que se llegue a ser menos capaces de anticiparse a los riesgos originados por las nuevas condiciones. Por consiguiente, la administración necesita determinar si el sistema de control interno continúa siendo relevante y capaz de manejar los nuevos riesgos (p, 93).. El monitoreo asegura que el control interno continúa operando efectivamente. Este proceso implica la valoración, por parte del personal apropiado, del diseño y de la operación de los controles en una adecuada base de tiempo y realizando las acciones necesarias. Se aplica para todas las actividades en una organización, lo mismo que algunas veces para contratistas externos. El monitoreo puede hacerse de dos maneras: mediante actividades ongoing1 o mediante evaluaciones separadas2 . Los sistemas de control interno usualmente se estructurarán para monitorearse a sí mismos sobre una base ongoing en algún grado. A mayor grado de efectividad del monitoreo ongoing se necesita menos evaluaciones separadas.. La frecuencia de las evaluaciones separadas necesarias para que la administración tenga una seguridad razonable respecto de la efectividad del sistema de control interno es asunto del juicio de la administración. Para tomar tal determinación, deben hacerse las siguientes. 1. El monitoreo Ongoing consiste en la extensión en la cual el personal, en el desempeño de sus actividades regulares, obtiene evidencia de si el sistema de control interno continúa funcionando. 2 Las Evaluaciones separadas, son el alcance y frecuencia de las evaluaciones separadas del sistema de control interno, la conveniencia del proceso de evaluación y si la metodología del sistema de evaluación es lógica y apropiada 35.

(36) consideraciones: la naturaleza y el grado de los cambios que ocurren y sus riesgos asociados, la competencia y la experiencia de la gente en la implementación de los controles, lo mismo que los resultados del monitoreo ongoing. Usualmente, alguna combinación de monitoreo ongoing y evaluaciones separadas asegurará que el sistema de control interno mantenga su efectividad en el tiempo. • Proceso del control interno: El diseño del control interno implica que cada uno de sus componentes estén aplicados a cada categoría esencial de la empresa convirtiéndose en un proceso integrado y dinámico permanentemente.. Como paso previo cada entidad debe establecer los objetivos, políticas y estrategias relacionadas entre sí con el fin de garantizar el desarrollo organizacional y el cumplimiento de las metas corporativas.. En Colombia se ha institucionalizado la aplicación del control interno en las entidades y organismos del Estado mediante la ley 87 de 1993, esta ley establece los objetivos que busca la administración se cumplan en aras del bienestar común buscando una adecuada gestión y control ciudadano conforme a las características estudiadas y analizadas en el informe COSO para su adecuado diseño, interpretación, implementación y evaluación.. 2.3.2. El Control Interno en la Auditoria de los Estados Financieros. La comisión encargada de realizar la auditoria de los estados financieros debe proceder a estudiar las normas de auditoria y efectuar un estudio y evaluación adecuados del control interno existente en la empresa que examina, con el fin básico de determinar la confianza que puede asignar a cada fase y actividad de la empresa, para precisar la naturaleza, alcance y oportunidad que ha de dar a sus pruebas de auditoria (Mantilla y Cante, 2005, p, 83).. 36.

(37) El estudio de la evaluación del control interno, tienen como objeto primario la formulación de un programa de auditoria, que al ejecutarse permite al contador público emitir un dictamen sobre los estados financieros.. El fin de la revisión de los procedimientos de contabilidad y de control interno, es averiguar cuáles son los procedimientos empleados y la eficiencia del sistema de control interno existente, como base para determinar el alcance del examen. La revisión no termina con las investigaciones realizadas al principio de la auditoria sino que continúan en el transcurso de ella.. Otro objetivo es el de tomar nota sobre cualquier modificación que pueda recomendarse para reforzar, mejorar o simplificar el sistema existente. Estos aspectos se deben comunicar por medio de memorandos de sugerencias, conteniendo las deficiencias localizadas en la organización del negocio.. 2.3.2.1.. Los beneficios del efectivo control interno sobre el proceso de. presentación de los reportes financieros. Las compañías usan los controles internos como verificaciones para una variedad de procesos, incluyendo presentación de reportes financieros, eficiencia y efectividad de la operación en cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables.. El control interno sobre el proceso de presentación de reportes financieros consta de políticas y procedimientos de la compañía, diseñados y operados para proveer seguridad razonable sobre la confiabilidad de la presentación de reportes financieros de una compañía y sobre su proceso para preparar y presentar razonablemente estados financieros de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados.. Las valoraciones regulares y la presentación de reportes sobre esas valoraciones, pueden ayudar a que la administración desarrolle, mantenga y mejore el control interno existente. Las variaciones pueden identificar procedimientos que son costo – inefectivos, reducir 37.

(38) costos del procesamiento de la información contable, incrementar la productividad de la función financiera de la compañía, y simplificar los sistemas de control financiero. También puede derivar en pocas expresiones de estadios financieros y menos litigios.. Como muchos otros procesos del control interno sobre la presentación de reportes financieros es un proceso que implica diligencia y cumplimiento humano y en consecuencia, puede ser evadido de manera intencional.. En consecuencia, ningún sistema de control interno sobre la presentación de reportes financieros independiente de qué tan bien esté diseñado u opere, puede proveer aseguramiento absoluto de que los estados financieros de una compañía son exactos (p, 126).. 2.4. MARCO CONCEPTUAL Base de datos: “es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso” (EcuRed, s.f). Competencias: “son las capacidades de poner en operación los diferentes conocimientos, habilidades, pensamientos, carácter y valores de manera integral en las diferentes interacciones que tienen los seres humanos para la vida en el ámbito personal, social y laboral” (Organismos Educativos Internacionales 9, s.f). Control Interno: “conjunto de áreas funcionales en una empresa y de acciones especializadas en la comunicación y control al interior de la empresa” (Ramos, 2013) Función Pública: “conjunto de la Administración pública; la actividad de los funcionarios públicos; o bien toda la actividad que realiza el Estado” (Universidad Nacional Abierta y a Distancia, s.f).. 38.

(39) Gestión de calidad: “es una serie de actividades coordinadas que se llevan a cabo sobre un conjunto de elementos (Recursos, Procedimientos, Documentos, Estructura organizacional y Estrategias) para lograr la calidad de los productos o servicios que se ofrecen al cliente, es decir, planear, controlar y mejorar aquellos elementos de una organización que influyen en satisfacción del cliente y en el logro de los resultados deseados por la organización” (Cinar Sistemas, s.f). Informes financieros: “es un documento que transcribe una reflexión personal o grupal sobre un tema definido por una problemática que se esté o haya generado dentro o fuera de la organización, en el cual se analiza y produce una reflexión sobre un tema determinado. Se realiza con el fin de favorecer la toma de decisiones, al proponer soluciones aplicables que impulsen la acción” (El informe financiero, s.f).. Órganos de control: de acuerdo con la Constitución Política de 1991(art. 117), se considera que los organismos de control son el Ministerio Público, Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República. Recolección de información: “se refiere al uso de una gran diversidad de técnicas y herramientas que pueden ser utilizadas por para desarrollar una actividad; con la finalidad de buscar información que será útil a una investigación en común” (Academia.edu, s.f).. 2.5. MARCO LEGAL. Las normas y leyes que reglamentan la obligatoriedad de las entidades del sector salud y en general las pertenecientes a la Función Pública, son, entre otras: • Ley 715 de 2001, por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias, de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud entre otros. 39.

(40) • Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. • Ley 489 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional. • Ley 872 de 2003, por la cual se crea el Sistema de Gestión de Calidad en la Rama Ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadoras de servicios. • Ley 617 de 2000, por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994, el Decreto 1421 de 1993 y se dictan otras normas tendientes a fortalecer la descentralización y se dictan normas para la racionalización del gasto público nacional. • Resolución orgánica No. 143 de 2009, por la cual se prescriben la forma y los términos para la rendición electrónica de cuentas e Informes que se presentan, a la Contraloría Departamental de Arauca. • Circular Única de la Superintendencia de Salud, por la cual se reúnen en un solo cuerpo normativo todas las instrucciones generales de la Superintendencia que se encuentran vigentes.. 2.6. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES. 2.6.1. Recopilación de información. La práctica empresarial comenzó con la búsqueda de la información pertinente, para el diseño de la herramienta, las cuales recaen básicamente en las leyes que rigen para tal fin. Así, las normas y leyes que reglamentan la obligatoriedad de las entidades del sector salud y en general las pertenecientes a la Función Pública, son, entre otras:. 40.

(41) • Ley 715 de 2001, por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias, de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud entre otros. • Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. • Ley 489 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional. • Ley 872 de 2003, por la cual se crea el Sistema de Gestión de Calidad en la Rama Ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadoras de servicios. • Ley 617 de 2000, por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994, el Decreto 1421 de 1993 y se dictan otras normas tendientes a fortalecer la descentralización y se dictan normas para la racionalización del gasto público nacional. • Resolución orgánica No. 143 de 2009, por la cual se prescriben la forma y los términos para la rendición electrónica de cuentas e Informes que se presentan, a la Contraloría Departamental de Arauca. • Circular Única de la Superintendencia de Salud, por la cual se reúnen en un solo cuerpo normativo todas las instrucciones generales de la Superintendencia que se encuentran vigentes.. 2.6.2. Análisis de los informes. Con el objetivo de demostrar la situación relacionada con la presentación de informes, se realizó la práctica empresarial en el primer semestre de 2014 en Subdirección 41.

(42) Administrativa y financiera de la UAESA, revisando situaciones de devoluciones del segundo semestre de 2013 (Véase anexo A) la cual se logró gracias a la colaboración del jefe de la Subdirección, quien ha ofrecido la información pertinente para la generación de los informes que llevan al diseño de la herramientas en Excel con macros, de acuerdo a las Exigencias de la contraloría Departamental de Arauca, que van a permitir no tener errores.. El procesamiento y análisis de la información se hizo a través de la práctica empresarial, que permitió evidenciar la problemática en relación con los errores presentados en los informes que ocasionan que la Subdirección Administrativa y financiera de la UAESA no funcione con toda su capacidad, debido al formato que utilizaba, antes de generar la plantilla con macros, propuesta a través de esta práctica empresarial, tal como se puede ver a continuación:. 42.

(43) Figura 4. Pantallazos para la presentación de informes – antes de la plantilla Fuente: Subdirección Administrativa y financiera de la UAESA (2014). Como se puede observar en los pantallazos, a pesar de decir examinar se encuentra que no se evidencia ningún tipo de alarma, distintivo, o referente que evidencie alguna clase de error de la información consignada. 43.

(44) Figura 5. Pantallazos para él envió de informes – antes de la plantilla Fuente: Subdirección Administrativa y financiera de la UAESA (2014). Terminada de consignar la información se da él envió de la misma en la página de la Superintendencia de Salud, en cuyo proceso no se mostró ninguna clase de error. Situación que cambio con la plantilla en el Excel, pues ésta muestra los errores en las filas y las columnas.. Así, el monitoreo realizado permitió establecer la necesidad del diseño de la herramienta de control para la Subdirección Administrativa y financiera de la UAESA. Para tal fin se tuvo 44.

(45) en cuenta, las exigencias de la Contraloría Departamental de Arauca, en el diligenciamiento de los formularios, permitiendo contar con una directriz que facilitó la propuesta de la plantilla.. El diligenciamiento de los Formularios para la Rendición de Cuentas constituye una obligación formal. Estos deben presentarse ante las Contralorías en el término establecido por ellas y éstos (las Contralorías) a su vez por el término establecido de presentación ante la Auditoría General de la República.. Todas las cifras que corresponden a valores monetarios de cualquier formato, se deben ingresar en moneda nacional reflejando el saldo en pesos (No aproximar a miles o millones, incluyendo centavos). En el caso de tener que informar cifras en moneda extranjera, se debe hacer la conversión a moneda nacional indicando la tasa empleada vigente al 31 de diciembre del período rendido.. Será obligación de los Contralores (Nacionales, Departamentales, Distritales y Municipales) rendir cuentas y éstos solicitar a las Entidades sujetas de vigilancia la acción de responder por la gestión de la Entidad.. Se recomienda tener la Hoja de Cálculo Excel® de Microsoft y en caso contrario se puede usar el Open Office® para el diligenciamiento y análisis de los formatos e informes. Igualmente se debe listar el Plan Contable que actualmente rige y las Cuentas de Ingresos y Gastos de Presupuestos, de acuerdo a las siguientes cuentas:. [F01_AGR]:. FORMATO 1. Catálogo de Cuentas. [F02A_AGR]:. FORMATO 2A. Resumen de Caja Menor. [F02B_AGR]:. FORMATO 2B. Relación de Gastos de Caja. 45.

(46) [F03_AGR]:. FORMATO 3. Cuentas Bancarias. [F04_AGR]:. FORMATO 4. Pólizas de Aseguramiento. [F05A_AGR]:. FORMATO 5A. Propiedad, Planta y Equipo - Adquisiciones y Bajas. [F05B_AGR]:. FORMATO 5B. Propiedad, Planta y Equipo - Inventario. [F06_AGR]:. FORMATO 6. Ejecución Presupuestal de Ingresos. [F07_AGR]:. FORMATO 7. Ejecución Presupuestal de Gastos. [F08A_AGR]:. FORMATO 8A. Modificaciones al Presupuesto de Ingresos. [F08B_AGR]:. FORMATO 8B. Modificaciones al Presupuesto de Egresos. [F09_AGR]:. FORMATO 9. Ejecución PAC de la Vigencia. [F10_CDA]:. FORMATO 10. Sistema Estadistico Unificado de Deuda - SEUD. [F11_AGR]:. FORMATO 11. Ejecución Presupuestal de Cuentas por Pagar. [F12_AGR]:. FORMATO 12. Proyectos de Inversión. [F12A_CDA]:. Formato 12A. Presupuesto Proyectos de Inverisón. [F13_AGR]:. FORMATO 13. Contratación. [F14A1_AGR]: FORMATO 14A1. Talento Humanos - Funcionarios por Nivel [F14A2_AGR]: FORMATO 14A2. Talento Humano - Nombramientos [F14A3_AGR]: FORMATO 14A3. Talento Humano - Pagos por Nivel [F14A4_AGR]: FORMATO 14A4. Talento Humano - Cesantías [F15A_AGR]:. FORMATO 15A. Evaluación de Controversias Judiciales. [F15B_AGR]:. FORMATO 15B. Acciones de Repetición. [F22_CDA]:. Formato 22. Inventario del Recurso Tecnológico. [F99_CDA]:. Formato 99. Documentos Anexos a la Cuenta. 46.

(47) 2.6.3. Diseño de la herramienta. Analizados los informes que afectan el buen funcionamiento de la Subdirección Administrativa y Financiera de la UAESA, se procedió al diseño de la herramienta que va a permitir la recepción de los informes de una forma correcta y precisa ante la Supersalud. De modo que, las cuentas relacionadas, requieren de un instructivo para diligenciar los formatos de rendición: • Paso I. La información debe ser ofrecida en un texto de archivo plano.. El nombre del archivo debe contemplar las siguientes características:. - El nombre debe ser Formato_aaaamm_ididid.csv. Solo estos nombres se tienen en cuenta para Rendición. - Tener la extensión.CSV. Solo este tipo se tiene en cuenta para Rendición aaa mm corresponde a la Vigencia (AAAAMM) que se está rindiendo. - ididid corresponde al ID del formato que se está rindiendo. Si no está definido no se tiene en cuenta para Rendición - Pueden ser creados usando una Hoja de Cálculo o un programa para crearlo automáticamente. No debe contener espacios en su nombre. Se aceptan archivos hasta 2000K de tamaño físico. Este instructivo indicará cada formato facilitando su creación ya sea manual o automática. Cuando la Hoja de Cálculo es quien crea el archivo .CSV, éste tendrá todas las especificaciones necesarias. En caso de usarse programas locales para copiar los datos al archivo .CSV, se debe prestar especial cuidado de mantener la norma .CSV. Usted solo debe tener cuidado de mantener las siguientes reglas:. - Cada columna o campo se debe separar con una coma - En los campos numéricos no incluir el separador de miles y punto decimal.. 47.

(48) - Si el valor numérico es negativo debe colocarse el signo menos delante del número (ej. -9000). - En los campos tipo texto no incluir comas, es mejor cambiarlas por punto y coma o colocar todo el campo entre comillas dobles - Campo texto con una coma dentro de él - Campo texto con una , coma dentro de él - En un campo texto si incluye comillas dobles debe colocar todo el campo en comillas dobles: Campo "tipo" texto, campo ""tipo"" texto" • Paso 2: Una vez creados los archivos .CSV, se debe dirigir a la opción "Explorador de Expedientes" ubicada en el Menú del Sistema que aparece en la parte superior izquierda de la página. El sistema crea para cada entidad un Expediente donde se guardan los diferentes tipos de documentos. Anexos, Comunicaciones o los Resultados de la rendición son incorporados a este Expediente. Cada Entidad tiene un código único numérico asignado y éste número identifica el expediente acompañado del período de rendición. Un ejemplo podría ser 18560/2007_2 donde 18560 es el código de la Entidad y 2007_2 es el período de rendición.. El Explorador de Expedientes muestra todos los documentos que contiene y en la parte inferior la opción para subir de su PC al Expediente.El nombre no debe tener espacios y el tamaño no puede superar los 2000K. El sistema no permite modificar archivos ya guardados. En caso necesario de modificación deberá dirigirse al Administrador quién le guiará en los pasos necesarios. Es posible que el período esté cerrado, pero el sistema le permite subir la rendición, y esto no obliga a la oficina que vigila en aceptar esta rendición si está fuera de fecha. Una entidad puede tener varios expedientes (uno por cada período) donde cada período se maneja de manera totalmente independiente. Cada expediente almacena la información y documentación de un período en particular. • Paso 3: Incorporar los anexos de cada Formulario. Los anexos deben tener como nombre de archivo: formato_aaaamm_ididid_anexos.ext, donde aaaamm corresponde a la vigencia 48.

(49) (AAAAMM), donde ididid corresponde al ID del formato a la que pertenece el anexo, donde anexos corresponde al tipo de anexo, ayudándo a identificar el contenido del anexo presentado, donde ext corresponde a la extensión del archivo (ej. .jpg, .doc, .xls, etc). Es importante SIEMPRE guardar copias de los anexos presentados. • Paso 4: Ya incorporados todos los anexos se procede a copiar los archivos .CSV al Expediente. Por cada Formulario se entrega un LOG (Resultado) del proceso. Si hay error el archivo .CSV se borrará. Si faltan anexos se reportará en él .log y no se acepta la rendición. Es importante guardar copias de los archivos .CSV en caso de necesitarse reprocesar la rendición. Si ha perdido su archivo .CSV usted puede situar el apuntador del mouse en el archivo .FMT correspondiente al Formulario y el programa se lo envía convirtiendo los datos a formato .CSV.. Finalmente se dan las instrucciones para el proceso de rendición. En esta sección se explica paso a paso cómo diligenciar la "Rendición Electrónica de Cuentas" del Sistema Integral de Auditoría - SIA. Las reglas establecidas para cada Formulario se explican a continuación: • Campo tipo texto para expresar un código de Cuenta de Ingresos para Presupuestos. El código debe estar incluido en el Código Presupuestal de Ingresos. El campo debe contener números que equivalen al código de cuenta, donde los 4 primeros dígitos deben estar contenidos en el código de Ingresos. La capacidad máxima de este tipo son 24 dígitos numéricos. • Campo tipo texto para expresar un código de Cuenta de Gastos para Presupuestos. El código debe estar incluido en el Código Presupuestal de Gastos. El campo debe contener números que equivalen al código de cuenta, donde los dos primeros dígitos deben estar contenidos en el código de Gastos. La capacidad máxima de este tipo son 24 dígitos numéricos, excepto el primer dígito (A/B/C).. 49.

(50) • Campo tipo texto para expresar un código de SubCuenta. Debe Existir la Cuenta Mayor. El campo debe contener números que equivalen al código de cuenta y debe ser del nivel de Subcuenta (nivel 5). Los cuatro primeros dígitos establecen la cuenta mayor y ésta debe existir dentro del Plan de Cuentas. Recuerde que usted solo rinde las cuentas de nivel 4, las de nivel 1 a 3 no se deben incluir, por cuanto el programa lo reportará como un error rechazando la Rendición. La capacidad máxima de este tipo son 24 dígitos numéricos. Recuerde las cuentas Cero reportarlas con una "Z" mayúscula o minúscula. • Campo numérico de solo valores enteros (No decimales) entre 0 ~ 999999999999999. Preferiblemente usar para incluir valores como cantidades, número de días, etc. Si no hay valor se debe escribir un 0. No se aceptan campos nulos. • Campo numérico decimal de valores entre 0 a 999999999999999.9999. Preferiblemente para expresar campos de tipo moneda. Si no hay valor se debe escribir un 0. No se aceptan campos nulos. • Campo tipo texto para expresar descripciones o leyendas no superiores a 2048 letras. Cualquier campo de más de este límite, será truncado a 2048 (2K) letras. No se aceptan valores nulos. Si no hay datos escribir ND de No Disponible. • Campo tipo fecha. Debe expresarse en el formato AAAA / MM / DD. No se aceptan valores nulos. Si no hay fecha que suministrar, escribir "ND" de No Disponible. • Campo tipo porcentaje. Los rangos pueden estar entre 0 ~ 10.000,0000%. No se deben incluir el signo % al rendir una cuenta de este tipo. El campo admite hasta 4 cifras decimales. No se aceptan campos nulos, debe escribir 0 si no aplica o no hay valor.. Estas exigencias que siempre han existido, pero que no habían sido tenidas en cuenta con la rigurosidad necesaria, permitieron generar la matriz propuesta. Tal como se muestra a continuación: 50.

(51) Figura 6. Modelo de plantilla – con las filas y columnas necesarias. Fuente: Subdirección Administrativa y financiera de la UAESA (2014). La plantilla está organizada con todos los dígitos que se requieren para que la información se ofrezca completa y organizada, con los debidos espacios para consignar la información.. 51.

(52) 52.

(53) Figura 7. Contenido general de la plantilla Fuente: Subdirección Administrativa y financiera de la UAESA (2014). Cada cuenta tiene una plantilla y cada plantilla tiene un contenido general que asegura que su diligenciamiento sea exacto, permitiendo la verificación de la información consignada.. Finalmente, el modelo de la plantilla se ve reflejado en el siguiente ejemplo de referencia y contrarreferencia, en intervención forzosa Administrativa Supersalud, de la Unidad Administrativa Especial de Salud de Arauca, capítulo Entidades Territoriales – Orinoquía.. 53.

(54) Figura 8. Ejemplo de diligenciamiento de la plantilla propuesta. Fuente: Subdirección Administrativa y financiera de la UAESA (2014). Como se había expresado en apartados anteriores, el diseño de la nueva plantilla permite arrojar los errores que se identifican en rojo o con los signos ###########, que exijen sean corregidos inmediatamente. Esto evitará que se sigan suscitando problemas con los informes, y que la Subdirección financiera continue siendo objeto de requerimientos por un trabajo mal elaborado.. 2.6.4. Socialización de la herramienta en la Subdirección Administrativa y Financiera de la Entidad. Realizado el programa se procedió a socializar la herramienta con los compañeros de trabajo de la Subdirección Administrativa y financiera (Véase anexo B), para determinar el funcionamiento de ésta, estableciéndose la funcionalidad de la misma, de cuyo ejercicio se muestra la evidencia, en las fotos que a continuación se muestran:. 54.

(55) Figura 9. Grupo de trabajo atendiendo las explicaciones de la nueva plantilla Fuente: Subdirección Administrativa y financiera de la UAESA (2014). Figura 10. Funcionarias de la Subdirección Administrativa y financiera poniendo en práctica la plantilla Fuente: Subdirección Administrativa y financiera de la UAESA (2014). 2.6.5. Flujo de procesos En la práctica empresarial desarrollada, las actividades que se llevaron a cabo para lograr la plantilla, se resumen en el siguiente flujo de procesos.. 55.

(56) UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE SALUD DE ARAUCA. Subdirección Administrativa y financiera. INFORMES. ENTES DE CONTROL. Aspectos de contenido y de forma. NO. SI 1. Información obtenida del software contable TNS. 2. Se monta la plantilla Excel – macros. 3. Se pasa la información a un archivo plano. 4. Se sube la información a la SUPERSALUD. Figura 11. Flujo de procesos Fuente: Unidad Administrativa Especial de Salud de Arauca – Subdirección Financiera y Administrativa (2014) FIN DEL PROCESO. 56.

(57) 3. APORTES. 3.1. ESTRATEGIA DE MEJORAMIENTO PARA LA AGENCIA DE PRÁCTICA. Dentro de la Estrategia de mejoramiento que beneficiará a la Entidad y demás instituciones que quieran aplicar la herramienta, está la indagación y exploración de los componentes o aspectos que se solicitan en los informes financieros del sector de la salud en Colombia; unificación de estos criterios para el sector salud y consignación en una herramienta que permita hacer este proceso más ágil y eficiente.. Aplicabilidad de la herramienta y sus efectos dentro de las competencias de la oficina de Contabilidad.. Menos tiempo requerido por un funcionario en la elaboración de los informes, por supuesto más eficiencia y disposición hacia sus tareas, de parte de quienes tienen la competencia de elaborar informes.. 3.2. APORTE PARA EL FORTALECIMIENTO DEL PROGRAMA ACADÉMICO. El programa académico se verá fortalecido, por cuanto esta herramienta es una creación de los estudiantes de la Facultad de ciencias administrativas y contables; en caso de ser aprobada y demostrada su eficacia, se convertiré en un instrumento aplicable a todos los organismos del Estado a quienes les asiste la obligación de presentar informes periódicos. En la primera fase, la herramienta se probará dentro de la Unidad Administrativa Especial de Salud de Arauca, pero a posteriori y comprobada su efectividad, se podrá ajustar a otras Entidades a quienes de la misma manera les corresponde presentar informes periódicos de sus inversiones, a los organismos de control del Estado colombiano.. 57.