Ejecución de auditoria a las juntas de acción comunal (JAC) y participación ciudadana

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(1)1 EJECUCIÓN DE AUDITORIA A LAS JUNTAS DE ACCIÓN COMUNAL (JAC) Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA. MODALIDAD DE GRADO – PRACTICAS EMPRESARIAL, SOCIAL Y SOLIDARIA DESARROLLADA EN LA GOBERNACION DEL META. ERIKA JANNETH ROJAS QUEVEDO. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICA, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PROGRAMA DE CONTADURIA PUBLICA VILLAVICENCIO – META 2017.

(2) 2 EJECUCIÓN DE AUDITORIA A LAS JUNTAS DE ACCIÓN COMUNAL (JAC) Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA. MODALIDAD DE GRADO – PRACTICAS EMPRESARIAL, SOCIAL Y SOLIDARIA DESARROLLADA EN LA GOBERNACION DEL META. ERIKA JANNETH ROJAS QUEVEDO. Informe de trabajo de grado como requisito previo para optar al título de Contador Público. Asesora de la Práctica y Metodológica JANETH LOZANO LOZANO Contador Público Magister en Administración de Empresas con Especialidad en Finanzas Corporativas. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICA, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PROGRAMA DE CONTADURIA PUBLICA VILLAVICENCIO – META 2017 AUTORIDADES ACADEMICAS.

(3) 3 UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA. Directivos Nacionales Maritza Rondón Rangel Rectora. Directivos Sede Villavicencio Dr. CESAR AUGUSTO PEREZ LONDOÑO Director Sede Villavicencio. Dra. DORA NAVARRO QUINTERO Decano Facultad de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables. Dra. EDNA RUTH AYALA MILLAN Jefe de programa Contaduría Pública. Dra. JANETH LOZANO LOZANO Asesora de la Práctica y Metodológica. noviembre de 2017. Tabla de contenido Descripción .....................................................................................................................................7.

(4) 4. 1.1 Resumen Informativo.................................................................................................................7 1.2 Cumplimientos de objetivos ......................................................................................................9 1.3 Metodología…………………………………………………………………………………….…9 1.4 Resultados de objetivos específicos………………………………………………………….10 1.4.1 Apropiar la reglamentación que deben cumplir las JAC y ESAL según lo establecido en la ley ..........................................................................................................10 1.4.2 Examinar los documentos que presentan las JAC y ESAL según normas legales vigentes…………………………………………………………………..11 1.4.3 Documentar los hallazgos encontrados en las auditorías realizadas a las JAC y ESAL……………………………………………………………..11 1.5 Aportes…….…………………………………………………………………………………12 1.5.1 Aportes de la práctica a la empresa……...…………………..………………………..12 1.5.2 Efectos socioculturales e impacto…………………………..……...…………………12 1.6 Divulgación de resultados……………………………………….…………….……………..13 1.7 Conclusión …………………………………………………………………..………………18 1.8 Referencia bibliográficas…………………………………………………………………….18. Lista de tablas.

(5) 5. Tabla 1. Actividades según los objetivos …………………………………..............................9. Lista de figuras.

(6) 6. Figura 1. Presentación de pasantes, Gobernación del Meta …………………………………….14 Figura 2. Capacitación NIIF …………………………………………………………………….14 Figura 3. Formato Oficio de respuesta ID……………………………………………………….15 Figura 4. Formato de requerimiento de la Fiscalía………………………………………………15 Figura 5. Oficios para la inscripción y/o actualización de las ESAL …………………………...16 Figura 6. Formato Excel para la auditoria ………………………………………………………16 Figura 7. Formato Oficio para la auditoria ……………………………………………………...17 Figura 8. Aplicativo ORSO………………………………………………………………………17. GUIA PARA LA PRESENTACIÓN DE DOCUMENTO FINAL DE PRACTICA PROFESIONAL 1.. DESCRIPCIÓN 1.1 Resumen informativo.

(7) 7. El presente informe tiene como finalidad presentar el trabajo realizado como alumna durante el desarrollo de la Práctica Profesional en la Gobernación del Meta durante los meses de febrero a mayo de 2017.. La práctica social y solidaria se encuentra tipificada en el capítulo III del acuerdo 219 del 14 de octubre de 2014 donde se describen las diferentes modalidades de grado avaladas por la Universidad Cooperativa de Colombia. Partiendo del convenio firmado por la universidad y la Gobernación del Meta, las practicas se desarrollaron entre el 24 de febrero y el 16 de mayo de 2017 teniendo una duración de 336 horas e impactando un total de ochenta (80) números de personas internas y externas de la entidad.. A través de las pasantías que se realizaron en la secretaria de gobierno y poniendo en práctica los conocimientos contables ¿Cuál es la importancia de la auditoria en las organizaciones comunales y sociales del departamento? Es fundamental realizar una intervención de auditorías a las agrupaciones que requieren la licencia de funcionamiento, debido a la cantidad existente, las diferentes problemáticas que se encuentran dentro de ellas y en su mayoría debido a las falencias en el cumplimiento de requisitos en relación con la documentación, soportes e irregularidades en los estados financieros. Por tal, razón este proceso de auditoria es más evidente y necesario en toda actividad a realizarse relacionados en lo económico, financieros, administrativos entre otros, ya que permite determinar.

(8) 8. resultados acordes al objetivo propuesto, a través de un proceso sistemático que identifique el hallazgo y su posible causa.. La Gobernación del Meta en sus múltiples funciones gestiona y promueve el desarrollo integral de todos sus habitantes, mediante la adopción y ejecución de planes y programas que propicien el crecimiento económico y el desarrollo social sostenible del departamento. En desarrollo de su misión institucional, el Departamento, atenderá de manera prioritaria las demandas que efectúe su población, con el fin de eliminar diferencias a partir de acuerdos, alianzas y convenios que permitan elevar la calidad de vida, dinamizar el desarrollo económico del departamento con la participación de todos los actores, de acuerdo las políticas contenidas en el plan de desarrollo económico y social.. El trabajo fue realizado en su totalidad en la oficina de la Gerencia de Acción Comunal y Participación ciudadana cuyo objetivo es el de inspección, control y vigilancia a las juntas de acción comunal, asociaciones y demás organizaciones sociales, cumpliendo lo estipulado en el acta de reunión con la gerencia. La práctica consistió en estudiar la normatividad exigida en cuanto a normas, leyes, decretos relacionados con organizaciones sociales, para tener una idea del proceso de inspección, control y vigilancia que lleva a cabo la Gerencia de Acción Comunal y Participación Ciudadana con Entidades Sin Ánimo de Lucro y Juntas de Acción Comunal, y así mismo no tuviese problemas en reconocer e identificar problemáticas o malas prácticas en el desarrollo de las actividades. Se logro realizar distintas actividades en la verificación de los documentos establecidos para cada organización ya sea en el momento de su inscripción y/o actualización de los datos..

(9) 9 1.2. Cumplimiento de los objetivos. Para el cumplimiento de cada uno de los objetivos propuestos se realizaron las siguientes actividades: Tabla 1 Actividades según los objetivos. Objetivos Específicos Actividad Apropiar la reglamentación que deben cumplir Consultar las normas, decretos y/o leyes las JAC y ESAL según lo establecido en la ley. relacionados con las JAC y Esal para garantizar el cumplimento de los documentos presentados ante la gerencia. Examinar los documentos que presentan las Revisar JAC y ESAL según normas legales vigentes.. detalladamente. establecidos. para. la. los. documentos. actualización. y/o. inscripción de las ESAL o juntas de acción comunal, verificando que tengan los soportes de. años. vigentes. desde. la. fecha. de. constitución. Documentar los hallazgos encontrados en las Registrar en los formatos establecidos los auditorías realizadas a las JAC y ESAL. hallazgos de la auditoría.. Presentar informe de las auditorias efectuadas Informar mediante un oficio a la agrupación a las JAC y ESAL. auditada, el cumplimiento a la ley, solicitando soportes y documentos pertinentes en el proceso de auditoría.. 1.3. Metodología. La práctica social empresarial se realizó en la Gobernación del Meta, en la Gerencia Junta de Acción Comunal y Participación ciudadana, para el cumplimiento de los objetivos este trabajo.

(10) 10. estuvo bajo la supervisión de Fernando Bulla Castellanos jefe inmediato asignado por la Gobernación. Para la realización de la práctica se consultó la normatividad vigente establecidas para las organizaciones sociales y juntas de acción comunal, se solicita la documentación necesaria para realizar de forma detallada y minuciosa el respectivo control y vigilancia correspondiente a las organizaciones existentes en el departamento del Meta verificando los que se encuentran activos e inactivos. El aplicativo ORSO es una herramienta tecnológica que posee la gerencia para analizar de forma general cuales son aquellas organizaciones o juntas que falta por actualizar la información, y así mismo tomar las medidas necesarias para informales mediante correos electrónicos los procesos que deben hacer para allegar los documentos solicitados a la gerencia en el menor tiempo posible. El registro de documentos y soportes para llevar a cabo la auditoria se elaboran en formatos establecidos en Excel, son suministrados y establecido por la entidad para determinar y registrar hallazgos encontrados en la auditoria, se informa mediante un oficio a la agrupación auditada el cumplimiento a la ley, solicitando estados financieros, soportes y demás documentos que se consideren pertinentes en el proceso de auditoría. Se realizó desplazamiento hasta el archivo departamental para hacer seguimiento y revisión de las carpetas que se encuentran allí con información de los años 1987 aproximadamente, en los municipios de lejanías, el dorado y el castillo para dar cumplimiento a un requerimiento de la fiscalía que solicitan información de unas personas relacionadas en una base de datos, para determinar si se encuentran o fueron registradas en alguna junta de acción comunal, veredal, municipal y/o departamental. 1.4. Resultados.

(11) 11 . 1.4.1 Resultados del primer objetivo (Apropiar la reglamentación que deben cumplir las JAC y ESAL según lo establecido en la ley.). La gerencia da a conocer la normatividad con las que se basan para el proceso de control y vigilancia de las organizaciones sociales y juntas de acción comunal. Según la resolución 2070/ 87. En los estatutos debe estar definida la naturaleza y finalidades de la organización, así como los derechos y deberes de sus integrantes, el periodo de los dignatarios, su régimen fiscal, disciplinario, patrimonial, la afiliación y retiro de sus miembros. Todas las entidades Sin ánimo de lucro (ESAL) y Juntas de Acción Comunal deben estar registradas ante la cámara de comercio. Para el efecto, el documento de constitución deberá expresar cuando menos, los requisitos establecidos por el artículo 40 del Decreto 2150 de 1995 y nombre de la persona o entidad que desempeña la función de fiscalización, si es del caso (Decreto 2150, 1995) . 1.4.2 Resultados del segundo objetivo (Examinar los documentos que presentan las JAC y ESAL según normas legales vigentes.. Se hizo constante revisión en cuanto a los documentos establecidos para la actualización y/o inscripción de las ESAL o juntas de acción comunal, verificando que tengan estados financieros de años vigentes según desde la fecha de constitución, notas a los estados financieros, estatutos aprobados por Cámara de Comercio, registro de libros, Rut actualizado, presupuesto para la vigencia actual, declaración de renta de todos los años vigentes, y los estados financieros del año 2016 deben estar bajo normatividad de NIIF y estar certificados por un contador o revisor fiscal si la ley lo exige. . 1.4.3 Resultados del tercer objetivo (Documentar los hallazgos encontrados en las. auditorías realizadas a las JAC y ESAL. Se verificaron los soportes de comprobantes de ingreso y egreso, extractos bancarios, libros de tesorería, estados financieros de las juntas de acción comunal, se lleva el registro en un formato de.

(12) 12. Excel suministrado por la entidad, dado el caso se evidencie un hallazgo como la falta de soportes o que no concuerden los datos suministrados por las juntas, se elabora un oficio solicitando información necesaria para la respectiva auditoria, mencionando el cumplimento a la ley 743 de 2002, que reglamenta la organización de acción comunal. 1.5 Aportes 1.5.1 Aportes de la práctica a la empresa.. La práctica en la Gobernación del Meta me permitió trabajar en equipo con las funcionarias a cargo de la gerencia, conociendo la labor que cada una desempeña, y apoyando en las distintas actividades realizadas. Se brinda apoyo a las auditorias que se realizan a las Juntas de Acción Comunal (JAC) y las Entidades Sin Ánimo de Lucro (ESAL), Informar a los usuarios la normatividad existente para las organizaciones o juntas que la ley exige para garantizar su debida inspección, control y vigilancia. 1.5.2Efectos socioculturales e impacto de calidad de vida, susceptibles de concretarse a corto, mediano y largo plazo en:. La Gerencia de Acción Comunal y Participación ciudadana es la encargada de realizar control y vigilancia a todas las organizaciones sociales y juntas de acción comunal que se formen en el departamento del Meta, allí se puede observar que los usuarios más afectados en cuanto a mantener la documentación actualizada y más con relación a la parte contable son aquellos que pertenecen a zonas rurales, ya que no poseen los recursos necesarios para trasladarse hasta la dependencia o para acceder a la información que se brinda por medios electrónicos en la página de la gobernación..

(13) 13. de la gobernación. Se logro acompañamiento a más de 50 usuarios, donde se les brindo información para la actualización y/o inscripción de las Juntas de Acción Comunal o Esal, mediante correos electrónicos se informó de los documentos que deben allegar en el menor tiempo posible a la gerencia. Principalmente se realizó un convenio con la Universidad Cooperativa de Colombia para capacitar a los once (11) funcionarios encargados de brindar la información necesaria a los usuarios sobre la normatividad en ámbitos contables y tributarias que exige la ley para las ESAL. Posteriormente, se organiza fechas para capacitar a los usuarios que estén interesados en llevar su documentación bajo la normatividad establecida. 1.6 Divulgación de los resultados. La Universidad Cooperativa dio a conocer a la comunidad por los distintos medios institucionales el inicio de la práctica que se llevó a cabo en la Gobernación del Meta. El día 23 de febrero de 2017, se realizó la presentación de los pasantes a los distintos jefes inmediatos en las dependencias correspondientes para la realización de las practicas, asignando funciones para realizar en el transcurso de las pasantías. Figura 1 Presentación pasante, Gobernación del Meta.

(14) 14. Nota: fotografía tomada por Ruth, Gobernación del Meta, Villavicencio, (2017).. De acuerdo con las funciones asignadas por la entidad se cumplió con la totalidad, se evidencia la necesidad de capacitar en temas referente a la aplicación de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y Reforma tributaria en las Entidades Sin Ánimo de Lucro a los funcionarios de la dependencia de Acción Comunal y Participación ciudadana y pasantes. Se desarrolló la jornada de actualización en la sede de la salud de la Universidad Cooperativa de Colombia, liderado por los docentes de la Facultad de Contaduría Pública Smith Parrado Rincón y Julio Alexander Tobar Martínez. Figura 2 Capacitación NIIF. Nota: Universidad Cooperativa de Colombia, sede Ciencias de la Salud, Villavicencio, (2017)..

(15) 15. En el transcurso de las practicas del 2017 se realizaron diferentes actividades entre ellas se evidencia los siguientes formatos suministrados por la gerencia: Figura 3 Formato Oficio de respuesta ID. Nota: fotografía tomada por Erika Rojas. Figura 4 Formato de requerimiento de la Fiscalía. Nota: fotografía tomada por: Erika Rojas. Figura 5.

(16) 16 Oficios para la inscripción y/o actualización de las ESAL,. Nota: fotografía tomada por Erika Rojas Figura 6 Formato Excel para la auditoria. Nota: Fotografía tomada por Erika Rojas.

(17) 17. Figura 7 Formato Oficio para la auditoria. Nota: Fotografía tomada por Erika Rojas Figura 8 Aplicativo ORSO. Nota: fotografía tomada por Erika Rojas.

(18) 18 1.7 Conclusión. El trabajo realizado en la dependencia de Junta de Acción Comunal y Participación ciudadana fue una gran experiencia porque se aplican todos los conocimientos adquiridos durante el transcurso del periodo académico, como fue el afianzar la normatividad que rigen a las Esal y Juntas de Acción Comunal. Al realizar esta práctica, se puede observar que hay falencias en cumplir con los requerimientos establecidos para conformar una Junta de Acción Comunal JAC y ESAL, lo que más se evidencia es la falta de actualización referente a temas contables, de igual forma se elaboró oficios donde se hacía un requerimiento de la documentación faltante por la entidad, informando la importancia que es el presentar oportunamente la documentación para garantizar el control y vigilancia.. 1.8 Referencias bibliográficas. Webgrafía Ley 743.constitucion política de Colombia, Colombia, 05 de Junio de 2002. Recuperado de: http://www.meta.gov.co/web/content/secretar%C3%ADa-de-gobierno. Gobernación. del. Meta. (2016).. secretaria. de. gobierno.. Meta.. Recuperado. de:. http://www.meta.gov.co/web/content/secretar%C3%ADa-de-gobierno. Decreto 2150. Diario Oficial No. 42.137, Colombia, 6 de diciembre de 1995. Recuperado de: http://www.meta.gov.co/web/sites/default/files/adjuntos/Decreto-2150-1995_0.pdf.

(19) 19. Decreto 2350. Diario Oficial No. 45.287, Colombia, 20 de agosto de 2003. Recuperado de: http://www.meta.gov.co/web/content/secretar%C3%ADa-de-gobierno. Resolución 2070.Constitución política de Colombia, 11 de junio de 1987. Recuperado de: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=3374.

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