Tipos de archivo en la Gestión Documental
Guía ilustrada
Conceptos y funciones
Introducción
¿Qué se entiende como archivo en la Gestión Documental?
¿Cuáles son las funciones del archivo?
Tipos de archivo
¿Y los documentos digitales? Para ellos: la Gestión de Archivos
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Índice
La información es la base central de todos los procesos administrativos, por ello es de vital importancia reconocer lo relacionado a las actividades propias de la gestión. En este caso vamos a revisar uno de los conceptos más importantes: el archivo.
¿Cuál es su función e importancia?, lo veremos a continuación.
Introducción
Archivo es una palabra que hace referencia al conjunto ordenado de ciertos documentos tanto recibidos, como creados por una entidad. Pese a ello, la palabra archivo puede hacer énfasis a otros tipos de significados igualmente aceptados por la gestión documental, por ejemplo:
Fondo: conocido como fondo documental, en el que se establecen los conjuntos de documentos que son recibidos por cualquier sujeto, para el ejercicio de sus actividades.
Espacio: entorno destinado para la custodia del fondo documental.
Entidad: institución u organización encargada de la custodia y tratamiento
¿Qué se entiende como archivo
en la Gestión Documental?
En términos generales, los tres significados son funcionales a la hora de llevar a cabo un proceso de gestión documental, ya que, dependiendo el ciclo de la información, el deber a realizar con la misma, y las necesidades del cliente, se aplicará uno u otro.
Aun así, vamos a sintetizar el término de la siguiente manera:
Archivo:
Acción de guardar y salvaguardar de manera ordenada, bajo ciertas categorías y tipologías, manteniendo una lógica: cronológica, conceptual, organizacional o alfabético-numérica, los documentos de utilidad de una entidad o persona, con el fin de facilitar su ubicación,
La gestión documental tiene su énfasis en la correcta conservación y tratamiento de los documentos, de esta manera, el archivo es el puente, el modo, para poder garantizar dicha acción.
Dentro de sus funciones principales están:
Conservar de manera óptima los documentos a través del tiempo.
Mantener el orden y la clasificación de la información, de manera lógica.
Proporcionar facilidad de búsqueda y consulta.
¿Cuáles son
las funciones del archivo?
Existen tres tipos de archivo los cuales responden a las necesidades de almacenamiento de las entidades, lo anterior depende en gran medida de la utilidad, tramitología y tiempo de ciclo de vida de los documentos.
También conocidos como archivos activos, los cuales, por su relevancia y relación con los trámites propios de las empresas, se mantienen en constante movimiento.
Este tipo de archivo tiende a manejarse al interior de la empresa.
Tipos de archivo
Archivo de Gestión:
También categorizado como archivo semiactivo, se caracteriza por conservar documentos de consulta no tan recurrente, pero que siguen manteniendo su vigencia y utilidad.
Archivo central:
Archivo histórico:
La Gestión de archivos se relaciona con la administración de información de manera organizada y controlada. Dicha gestión solo es llevada a cabo gracias a sistemas operativos o softwares, los cuales ayudan a los usuarios a mantener un control integral sobre los documentos y un acceso seguro y fácil a los mismos.
De este modo, la gestión de archivos permite a los usuarios realizar ciertos procesos con los documentos registrados o creados como, por ejemplo:
Crear, nombrar, y determinar ubicación de un documento.
Acceder a la información contenida en las matrices.
Editar o eliminar el documento (cuando aplique).
¿Y los documentos digitales?
Para ellos: la Gestión de
Archivos
La gestión de archivos tiene los siguientes objetivos:
Optimizar la categorización de la
información.
Optimizar la categorización de la
información.
Brindar soporte directo ante el manejo de los
datos y para los Minimizar la pérdida de
datos.
Facilitar el acceso a los documentos.
Revisar y garantizar la validez de los archivos.
Si deseas mayor información sobre éste u otros procesos de gestión documental, no dudes en contactarnos.
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