Archivos y archivistas ante el reto de los documentos electrónicos
Reunión Nacional de Archivos 2010
Querétaro, Qro.
13-16 de abril de 2010
Margarita Vázquez de Parga Archivista del Estado de España
Consultora de Gestión Documental y Archivos
El impacto de las TIC en todos los ámbitos de la sociedad:
El e-Gobierno y la administración interconectada
En España:
Ley 30/1992 y desarrollo normativo y la Ley 11/207 de Acceso electrónico de los ciudadanos a las Administraciones Públicas y Reglamentos de Interoperabilidad y de Seguridad
En México:
Ley Federal de procedimiento Administrativo
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la información Pública Gubernamental
Reglamento de la Ley de Transparencia….
Lineamientos de desarrollo del Reglamento
El gran reto archivístico: el impacto de las TIC
Se aprueba:
la utilización de medios electrónicos en la relación de los ciudadanos con la Administración
La interconexión de las Administraciones
La disponibilidad de la información en la Web en las Unidades de Enlace de las dependencias
Objetivo: Facilitar la transparencia mediante el acceso a la información pública y alcanzar la oficina sin papel
La información deberá ser:
Clara
Completa
Veraz,
Oportuna
Confiable
El gran reto archivístico: el impacto de las TIC
Regula :
La Clasificación y desclasificación de expedientes
Su acceso
Establece la elaboración del inventario de expedientes clasificados
El tramiento y acceso a la Información Confidencial:
La protección de datos personales
El AGN responsable de expedir los lineamientos para la organización de los archivos de la administración federal
El gran reto archivístico: el impacto de las TIC
¿Cómo repercute el entorno electrónico en los Archivos, los archivistas y la archivística?
La evolución del mundo físico al mundo electrónico o virtual
Produce inquietud e inseguridad entre los profesionales
El entorno electrónico y su repercusión en la profesión
Nos preguntamos:
¿El e-Gobierno supone un cambio radical en nuestra profesión?
¿Estamos capacitados los archivistas para gestionar los documentos públicos administrativos producidos por medios electrónicos?
¿Los procesos establecidos en la metodología archivística y probados a lo largo del tiempo siguen siendo válidos?
O ¿han cambiado de tal forma que es necesario un nuevo perfil profesional para la gestión de los documentos y archivos electrónicos?
¿La formación actual es la adecuada o hay que revisar los curricula?
El nuevo entorno y su repercusión en la profesión
El e-Gobierno mantiene los principios fundamentales de la actuación administrativa:
El principio de legalidad de las actuaciones administrativas
El procedimiento administrativo es garantía de legalidad
El expediente administrativo es el instrumento de prueba legal de la resolución de los asuntos
Los procesos del tratamiento archivístico se mantienen vigentes
La iniciativa de INTERPARES (Luciana Duranti)
Los archivistas están capacitados para gestionar este nuevo entorno pero se deben actualizar los curricula y establecer programas de formación continuada
El nuevo entorno y su repercusión en la profesión
Producción de documentos electrónicos
Docume ntos presentados por los ciudadanos
en los Registro de entrada Con firma electrónica
Producidos por las administraciones
Aplicaciones de Tramitación Notificación electrónica
Imágenes Digitales de documentos analógicos Digitalización certificada
Documentos y expedientes electrónicos
•El ciudadano puede elegir la forma de comunicarse con la administración
•La tramitación administrativa se automatiza
•Se otorga validez a la firma electrónica
Documentos de origen electrónico :
Bases de datos acumulativas: Registro de E/S
Ficheros de carácter temporal
Ficheros cuyos datos se modifican
Correos electrónicos
Gráficos
Información de la web
Documentos físicos convertidos a formato digital:
Cualquier tipo de documento analógico, convertido a formato digital
Tipología de documentos electrónicos
Problemas Tecnológicos:
Son documentos virtuales,
Documentos dinámicos y facilmente modificables Dependencia tecnológica para su lectura
Diversidad y obsolescencia de programas y hw
Diversidad de formatos y estándares poco asentados
Expedientes mixtos con documentos en papel y electrónicos
Autenticidad Integridad Seguridad Disponibilidad Ciclo de vida
Problemática de la gestión de los documentos electrónicos
de archivo
Problemática de la gestión de los documentos electrónicos
Problemas Organizativos:
– Dispersión en su Creación y Producción
– Evolución de los sistemas informáticos
– Gestión de los documentos
electrónicos en fase de tramitación
orientado a datos y no a expediente Ordenadorcentral
Sistema centralizado
Terminal Terminal
Terminal
PC
PC PC
Sistema distribuido
Sistema interconectado
Problemática de la gestión de documentos electrónicos
Problemas Administrativos
– Dificultad para su identificación y valoración – Conciliación de Acceso versus privacidad
– Escasa conciencia de las Administraciones Públicas de la
necesidad de gestionar y conservar los documentos electrónicos a largo plazo
– Concepto de histórico en el medio informático
La participación del archivista puede contribuir a reconducir esta situación
¿Y los archivistas…. dónde nos posicionamos?
Todavía muchos esperan en la meta …..
algunos se han incorporado a la mitad….
y unos pocos están en la salida
Problemática de la gestión de documentos electrónicos
¿….. y en dónde debemos posicionarnos?
Sin duda alguna en la salida de la carrera: en el momento del diseño de los Sistemas de Gestión de las administraciones
Problemática de la gestión de documentos electrónicos
Estrategia:
Anticipar el momento de aplicar los procesos archivísticos
La inmediatez de la participación (Charles Dollar)
Cambiar el concepto de ciclo de vida de los documentos, que se
inicia una vez cerrado el expediente, al de ciclo o “record” continuo, desde su diseño hasta su eliminación o transferencia a un archivo final
Participar en la planificación de la implantación del e-Gobierno
Problemática de la gestión de documentos electrónicos
La Norma ISO 15489: Diseño de Sistemas de Gestión Documental
Define los procesos que deben realizarse para el tratamiento correcto de los documentos:
Identificación de procedimientos
Identificación de los tipos documentales que intervienen en cada procedimiento
Clasificación
Valoración de series documentales estableciendo los criterios de conservación-eliminación
Definición de metadatos a incorporar en la descripción, incluyendo los tecnológicos
La ISO 15489 incorpora los procesos de la metodología archivística, anticipando su aplicación al momento del diseño del Sistema de Gestión Documental
Problemática de la gestión de documentos electrónicos
El equipo de trabajo, como en todo, clave del éxito Multidisplinar y coordinado:
Técnicos de administración Gestores administrativos Archiveros
Juristas
Informáticos
El trabajo en equipo
¿Qué entendemos por gestión de documentos electrónicos?
El tratamiento de los documentos administrativos producidos por
medios electrónicos y validados con firma electrónica, a lo largo de su ciclo de vida, desde el momento de su diseño hasta su
transferencia final a un archivo histórico
Gestión electrónica de documentos
Fase de archivo.
Fase de producción y vida activa Fase de creación.
Fase de diseño y análisis.
Gestión electrónica de documentos
El diseño del sistema de gestión documental es fundamental para garantizar la gestión correcta de los documentos lo largo de su ciclo de vida,
garantizando su conservación, autenticidad, integridad y disponibilidad a largo plazo.
Definición de criterios, normas, arquitectura….
Aplicaciones de registro y
tramitación Gestor de docume ntos
electrónicos
Gestor de docume ntos electrónicos de Archivo
En su ciclo de vida intervienen distintos elementos
Los documentos electrónicos requieren distintas formas de gestión durante su ciclo de vida, en fase de tramitación (SGDE) y en fase de archivo definitivo (SGDEA)
Sistemas de gestión documental: documentos electrónicos
C A P T U R A
Gestor de documentos electrónicos
Gestor de documentos electrónicos de Archivo
Producción Tramitación Archivo
SGDE SGDEA
Intra e Interoperabilidad Aplicaciones de
registro y tramitación diseño y creación
Docume ntos,
metadatos, hw y sw
Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos-
Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
Integración de SGDE y SGDEA
Unificación del cuadro de Clasificación de ambos
Identificar los documentos en trámite y documentos de archivo
Declarar documentos de archivo y borrar los de tramitación
Transferencia de documentos del SGDE al SGDEA mediante
servicios web
Obligatorio Opcional
Mantenimiento del contexto
Documentos de archivo Documentos
en trámite Orientación
Obligatorias Opcionales
Estructura de clasificación y almacenamiento
Obligatorias Opcionales
Normas de conservación
Impedido Permitida
Borrado de documentos
Impedido Permitido
Modificación de Documentos
SGDEA- MoReq2 SGDE- ISO
15489 PROPIEDAD
Normas técnicas: Especificaciones sobre las aplicaciones para el ejercicio de las potestades
El Consejo Superior de Informática publica en1990 primeras especificaciones:
• ATRIO , define los principios generales que deben cumplir los sistemas de gestión documental para las Administraciones,
• SICRES, por la que se deben regir los sistemas automatizados de Registros de E/S de documentos
• ESTROFA, para los sistemas de tramitación y seguimiento de expedientes,
Especificaciones técnicas que deben cumplir:
• aplicaciones,
• soportes,
• tipos de ficheros
Por los que se crean los documentos resultantes de la actividad registral y de la tramitación automatizada.
Siste mas de gestión orientados a datos Siste mas de gestión
orientados a datos Falta de control de documentos
Falta de control de documentos
Metodología de Análisis y Gestión de Riesgos Metodología de Análisis y Gestión de Riesgos
Obsolescencia y deterioro tecnológicos
Obsolescencia y deterioro tecnológicos
• Obsolescencia de hw y sw
•Deterioro de soportes y me dia
• Obsolescencia de hw y sw
•Deterioro de soportes y me dia
• Falta de :
• docume ntación del siste ma
• información contextual
• metadatos
• Falta de :
• docume ntación del siste ma
• información contextual
• metadatos
•Acumulacion incontrolada de documentos
•Destrucción y borrado
•Manipulación de datos
•Acceso incontrolado
•Acumulacion incontrolada de documentos
•Destrucción y borrado
•Manipulación de datos
•Acceso incontrolado
Amenazas Amenazas
Conservación a largo plazo: Análisis y Gestión de riesgos
WWW.map.es/csi/criterios_conservacion.htm . (consultado sept. 2009)
Conservación a largo plazo: Análisis y Gestión de riesgos
– Datos que se deben analizar:
• Tipología documental que se debe conservar
• Valoración y Plazos de conservación
• Durabilidad de los soportes y formatos
• Niveles y tipos de accesibilidad
• Amenazas que afectan a la información y consecuencias
• Medidas organizativas y técnicas a adoptar ...
Datos fundamentales en el proceso de valoración de series De nuevo el valor añadido del conocimiento archivístico
Metodología de Análisis y Gestión de Riesgos: MAGERIT
Metodología de Análisis y Gestión de Riesgos: MAGERIT
Sistemas de Gestión de documentos
Gestión de documentos electrónicos Gestión de documentos electrónicos
La gestión de los documentos electrónicos
La gestión de los documentos electrónicos
La plataforma de gestión de archivo
La plataforma de gestión de archivo
Normas Normas
El diseño del Siste ma El diseño del Siste ma
• Norma ISO 15489
•Diseño e imple mentación de Siste mas de Gestión
documental
• Norma ISO 15489
•Diseño e imple mentación de Siste mas de Gestión
documental
• ISO 14721-Modelo OAIS
•Siste ma de ge stión de documentos electrónicos
• ISO 14721-Modelo OAIS
•Siste ma de ge stión de documentos electrónicos
•Requerimientos funcionales de las aplicaciones para la gestión de docume ntos electrónicos de archivo
•Requerimientos funcionales de las aplicaciones para la gestión de docume ntos electrónicos de archivo
Sistemas de gestión documental: Norma ISO 15489
Fase 1 Análisis Situación
Fase 2 Análisis Actividad
Fase 4 Informe Siste mas existentes
Fase 6 Diseño del
Siste ma Fase 5
Definición Estrategia Fase 3
Identificación Docume ntos
necesarios
Política
Normas Diseño
Implantación
Fase 7
Imple mentación Fase 1
Análisis Situación
Fase 1 Análisis Situación
Fase 2 Análisis Actividad Fase 1
Análisis Situación
Fase 5 Definición Estrategia Fase 3
Identificación Docume ntos
necesarios Fase 2
Análisis Actividad Fase 1
Análisis Situación
Fase 5 Definición Estrategia Fase 3
Identificación Docume ntos
necesarios Fase 2
Análisis Actividad Fase 1
Análisis Situación
Fase 5 Definición Estrategia Fase 3
Identificación Docume ntos
necesarios Fase 2
Análisis Actividad Fase 1
Análisis Situación
Fase 5 Definición Estrategia Fase 3
Identificación Docume ntos
necesarios Fase 3 Identificación Docume ntos
necesarios Fase 3 Identificación Docume ntos
necesarios
Fase 7
Imple mentación Fase 7
Imple mentación Fase 8
Seguimiento Y
Adaptaciones
Fase 7
Imple mentación
Análisis de la Actividad
Funciones y Procedimientos que se tramitan Formas y sistemas de tramitación
Tipos documentales producidos y formatos Documentos necesarios
Encuesta
Sistemas de gestión documental
Clasificación e identificación de los documentos
identificación de procedimientos y documentos
Política de conservación y eliminación existente
Inventario de Series documentales
Criterios de organización y clasificación Catálogo de Procedimientos
Diseño de la solución
Normas de transferencia Productos
Criterios para su valoración y eliminación
Selección sw de aplicación de gestión y de archivo Política de digitalización de documentos
Sistemas de gestión documental
Catálogo de procedimientos y normas
de organización y gestión
Definición de Estrategia
Definición de Políticas de gestión documental Normas a desarrollar de gestión documental
Diseño del Sistema
Prototipo de aplicación de gestión y archivo Plan de implantación del Sistema
Productos Informe de criterios y pautas de digitalización
Sistemas de gestión documental
Sistemas de gestión documental: evaluación continua
Retroalimentación
Implantación de adaptaciones
Adaptaciones.
Sistema
El archivista es el más adecuado para realizar el seguimiento del funcionamiento del Sistema
Seguimiento y evaluación
Modelo de Gestión de Documentos Electrónicos ISO 14721-OAIS
ADMINISTRACIÓN
PLAN DE PRESERVACIÓN
CAPTURA
B.D. Gestión de información
Sistema de
Almacenamiento
PIA PIA
PIC
Infor mación descripti va
Infor mación descripti va
CONS ULTA Y
ACCES O
P R O D U C T O R E S
PIT
U S U A R I O S PIC
E-firma Sello de
tie mpo E-Índice
Paquetes de Información
Contenedor conceptual de la información de contenido y la
información de preservación encapsuladas en un objeto identificable por medio del empaquetamiento
Captura y Registro de Documentos
Información de contenido
Información de preservación
Paquete de información
Empaquetar: unir, identificar y relacionar, de forma real o lógica, el contenido con la descripción y la información de preservación.
Paquetes de Información de transferencia
Captura y Registro de Documentos
Documento
M. Información y Gestión
Documento Expediente
O.digital
Conversión XML-PDF-A
E-Firma Checksum Check sum
Fichero Os.digitales
M. Información y Gestión
Metadatos e-firma
Metadatos Representación E-Índice
Paquetes de Información de Archivo
Captura y Registro de Documentos
expediente
Documento
Pista de auditoría Documento
Metadatos Descripción
Documento Expediente
Os.digitales
Conversión XML…
Información representación
Fichero
Metadatos administrativos
Metadatos contextuales
Os.digitales
Metadatos Descripción
Metadatos Descripción
Información representación
Paquete Información Archivo
Paquetes de Información de Comunicación
Captura y Registro de Documentos
PIC: Paquete de Información de Comunicación:
• Copia del PIA en respuesta a una solicitud
•Incluye los datos y metadatos estructurales, de descripción y de representación del PIA
• se eliminan metadatos administrativos
• traza de auditoría
• comprobante de autenticidad, originalidad e integridad (check sum) El protocolo de transformación de los PIA en PIC comprueba:
• que la transferencia de datos coincide con la información descriptiva
• que los datos de los objetos digitales están completos, correctos, son legibles
Modelo de Requerimientos del SGDEA
Modelo de referencia
Requerimientos funcionales opcionales
Introducción
Requerimientos funcionales obligatorios
Requerimientos esenciales Terminología
Requerimientos no funcionales Requerimientos
Gestión de me tadatos Apéndices y
Modelo de Metadatos
MÓDULO DE TEST DE CUMPLIMIENTO Plataforma informática del SGDEA
Cuadro de Clasificación
Controles y Seguridad
Conservación Eliminación
Captura y Registro de Docume ntos
Referenciación
Búsquedas Recuperación
Presentación
Administración
Modelo de Requerimientos del SGDEA
Funcionalidades obligatorias
Cuadro de Clasificación
Pista de Auditoría
Pista de Auditoría
Valoración de Series documentales
Valoración de series documentales
Posibilidad de creación de tablas de valoración, sin límite,
Formato para Transferencia de documentos
Tiene que transferir documentos según el esquema XML de MoReq2 Tiene que transferir la totalidad de los componentes manteniendo sus relaciones
Gestión de Documentos
físicos
Eliminación documentos
físicos
Gestión Documentos en
tramitación
Integración con S. G. contenido
E-firma
Encriptación Derechos
digitales
Sistemas distribuidos
Integración Con FAX
Categoría Seguridad documentos
Requerimientos funcionales opcionales
Requerimientos funcionales opcionales
Gestión de documentos físicos
Repositorio Documentos Electrónicos De Archivo
Correos electrónicos y Ficheros adjuntos
Expedientes electrónicos,
Imágenes,
Papel, fotografías, videos,
microfilm etc.
Gestión unificada de documentos de archivo
•El sistema de referencia y la valoración de series es la misma para los documentos físicos y electrónicos
•Cambian los metadatos y la presentación de los documentos
Gestión de Documentos
físicos
Requerimientos de metadatos
Modelo de referencia
Requerimientos funcionales opcionales
Introducción
Requerimientos funcionales obligatorios
Requerimientos esenciales Terminología
Requerimientos no funcionales Requerimientos
Gestión de me tadatos Apéndices y
Modelo de Metadatos
MÓDULO DE TEST DE CUMPLIMIENTO
Requerimientos de metadatos
Tipos de metadatos:
– Administrativos – Técnicos
– Descriptivos
Número ilimitado de metadatos
Definición de distintos tipos de metadatos para distintos tipos de documentos
Definición de metadatos obligatorios y opcionales
Metadatos capturados de forma automática y manual
Validación de metadatos desde fuentes externas
Metadatos como elemento de búsqueda
Requerimientos metadatos
E l valor añadido del conocimiento archivístico
Muchas gracias por su atención
