ELABORACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES DIRIGIDO A LOS EMPLEADOS DE RÉGIMEN LABORAL Y CIVIL DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL ZONA TUMBACO, QUE PERMITA OPTIMIZAR LAS OCUPACIONES DEL PERSONAL, DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO, 2015 2016

(1)

CARRERA DE ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS-PERSONAL

ELABORACION E IMPLEMENTACION DE UN MANUAL DE FUNCIONES

DIRIGIDO A LOS EMPLEADOS DE REGIMEN LABORAL Y CIVIL DE LA

ADMINISTRACION MUNICIPAL ZONA TUMBACO, QUE PERMITA

OPTIMIZAR LAS OCUPACIONES DEL PERSONAL, DISTRITO

METROPOLITANO DE QUITO, 2015-2016.

Proyecto previo a la obtención del título de Tecnólogo en Administración de

Recursos Humanos-Personal

Autor:

Diana Paola Gualpa Cando

Tutor

: Dr. Miguel Cartaya

(2)

ELABORACION E IMPLEMENTACION DE UN MANUAL DE FUNCIONES DIRIGIDO A LOS EMPLEADOS DE REGIMEN LABORAL Y CIVIL DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL ZONA TUMBACO, QUE PERMITA OPTIMIZAR LAS OCUPACIONES DEL PERSONAL, DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO, 2015-2016.

Declaración de Autoría

Yo, Diana Paola Gualpa Cando, declaro que soy el único autor del trabajo de grado

titulado: “Elaboración e Implementación de un Manual de Funciones dirigido a los

Empleados de Régimen Laboral y Civil de la Administración Municipal Zona

Tumbaco, que permita optimizar las ocupaciones del Personal, Distrito

Metropolitano De Quito, 2015-2016.”

Para que así conste firmo la presente a los 26 días del mes de Mayo del 2016.

_________________________

Diana Paola Gualpa Cando

(3)

Certificado de Cesión de Derechos de Autor

Yo,

Diana Paola Gualpa Cando

portador de la cédula de ciudadanía asignada con el

No. 0504081332 de conformidad con lo establecido en el artículo 46 de la Ley de

Propiedad Intelectual, que dice: “La cesión exclusiva de los derechos de autor

confiere al cesionario el derecho de explotación exclusiva de la obra, oponible frente

a terceros y frente al propio autor. También confiere al cesionario el derecho a

otorgar cesiones o licencias a terceros, y a celebrar cualquier otro acto o contrato

para la explotación de la obra, sin perjuicio de los derechos morales

correspondientes. En la cesión no exclusiva, el cesionario está autorizado a explotar

la obra en la forma establecida en el contrato”; en concordancia con lo establecido

en los artículos 4, 5 y 6 del cuerpo de leyes ya citado, manifiesto mi voluntad de

realizar la cesión exclusiva de los derechos de autor al Instituto Superior

Tecnológico Cordillera, en mi calidad de Autor del Trabajo de Titulación que he

desarrollado para la obtención de mi título profesional denominado:

(4)

Facultando al Instituto para ejercer los derechos cedidos en esta certificación y

referidos en el artículo trascrito.

FIRMA

______________________________

NOMBRE

Diana Paola Gualpa Cando

CEDULA

050408133-2

(5)

AGRADECIMIENTO

Primeramente a Dios por brindarme la sabiduría necesaria para continuar cada día

con mis estudios, a mi familia que siempre me brindó su apoyo en cada momento.

Al Instituto Tecnológico Superior Cordillera por brindarme los conocimientos

necesarios para poder desarrollar mí proyecto de titulación.

(6)

DEDICATORIA

Dedico el presente proyecto a mis padres que me apoyaron a lo largo de mis

estudios, a mi esposo que siempre estuvo junto a mí, y a todas las personas que de

(7)

RESUMEN EJECUTIVO

El presente proyecto se realizó en la Administración Municipal Zona Tumbaco,

ubicada en la Provincia de Pichincha en la parroquia de Tumbaco, la misma que se

dedica a brindar atención sobre servicios municipales a la ciudadanía y contribuir al

desarrollo social de la misma.

La situación actual de la Administración es que no cuentan con un Manual de

Funciones que defina de manera clara las actividades que debe desempeñar cada

cargo existente en la entidad.

Con el fin de aportar al crecimiento institucional de la entidad se ha propuesto la

Elaboración e Implementación de un Manual de Funciones que permita optimizar las

ocupaciones del personal y contribuir a elevar los niveles de satisfacción tanto de

clientes internos como externos.

(8)

ABSTRACT

This project was conducted in the Municipal Administration Tumbaco Zone, located

in the province of Pichincha in the parish of Tumbaco, the same that is dedicated to

providing attention to municipal services to citizens and contribute to the social

development of it.

The current situation is that the Administration does not have a manual functions

clearly defining the activities to be played by each existing position in the entity.

In order to contribute to the institutional growth of the company it has proposed the

development and implementation of a Manual of functions for optimizing the

occupations of staff and help raise satisfaction levels both internal and external

customers.

(9)

Índice General

Declaración de Autoría ... ii

Certificado de Cesión de Derechos de Autor ... iii

AGRADECIMIENTO ... v

DEDICATORIA ... vi

RESUMEN EJECUTIVO ... vii

ABSTRACT ... viii

Índice General ... ix

ÍNDICE DE TABLAS ... xiii

ÍNDICE DE FIGURAS ... xiv

CAPÍTULO I ... 1

1.01 Antecedentes de la Investigación ... 1

1.02 Antecedentes Teóricos ... 4

1.02.01 Manual de Funciones ... 4

1.02.02 Importancia de un Manual De Funciones ... 5

1.02.03 Características de un Manual de Funciones ... 5

1.03 Administración ... 6

1.03.01 Definición de Administración ... 6

1.03.02 Tipos de Administración ... 6

1.03.03 Empleados de Régimen Laboral y Civil ... 7

(10)

1.05 Contexto ... 8

1.05.01 Macro ... 8

1.05.02 Meso ... 9

1.05.03 Micro ... 10

1.06 Justificación ... 11

1.07 Matriz T - Definición Del Problema Central ... 12

CAPÍTULO II ... 16

2.01 Mapeo de Involucrados ... 16

2.02 Matriz de Análisis de Involucrados ... 18

CAPÍTULO III ... 22

Problemas y Objetivos ... 22

3.01 Árbol de Problemas: ... 22

3.02 Árbol de Objetivos: ... 25

CAPITULO IV ... 27

4.01 Matriz de Análisis de Alternativas ... 27

4.02 Matriz de Análisis de Impacto de los Objetivos ... 31

4.03 Diagrama de Estrategias ... 35

4.04 Matriz Marco Lógico ... 38

4.05 Diagnostico que sustenta la propuesta ... 42

4.06 Metodología de la Investigación ... 43

4.06.01 Tipo de Investigación... 43

4.06.02 Nivel de la Investigación ... 43

(11)

4.06.04 Población ... 44

4.06.05 Muestra ... 45

4.06.06 Técnicas e instrumentos de recolección de datos ... 46

4.06.07 Técnicas de Análisis de Datos ... 46

4.06.08 Descripción y Análisis de los resultados ... 47

CAPITULO V ... 57

PROPUESTA ... 57

5.01 Antecedentes de la Herramienta o Metodología que propone como

solución. ... 57

5.02 Descripción de la herramienta que propone como solución. ... 58

5.03 Objetivos de la Propuesta ... 59

5.04 Justificación de la propuesta ... 60

5.05 Factibilidad Política de la Propuesta ... 61

5.06 Factibilidad Económica de la Propuesta ... 61

5.07 Factibilidad Institucional ... 61

5.08 Estructura de la Propuesta ... 62

MANUAL DE FUNCIONES ADMINISTRACION MUNICIPAL ZONA

TUMBACO ... 67

CAPITULO VI ... 151

ASPECTOS ADMINISTRATIVOS ... 151

6.01 Recursos ... 151

6.02 Presupuesto ... 152

6.03 Cronograma ... 154

(12)

CAPITULO VII ... 157

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ... 157

7.01 Conclusiones: ... 157

7.02 Recomendaciones: ... 159

(13)

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1 Matriz T - Definición del Problema Central ... 13

Tabla 2 Matriz de Análisis de Involucrados ... 18

Tabla 3 Matriz de Análisis de Alternativas ... 28

Tabla 4 Matriz de Análisis de Impacto de los Objetivos ... 31

Tabla 5 Matriz Marco Lógico ... 38

Tabla 6 Importancia de un Manual de Funciones ... 47

Tabla 7 Socialización acerca de la Importancia de un Manual de Funciones ... 48

Tabla 8 Estructura Organizacional ... 49

Tabla 9 Políticas para la aplicación del Manual de Funciones ... 50

Tabla 10 Políticas para el acceso al Manual de Funciones ... 51

Tabla 11 Definición de Funciones por cargos... 52

Tabla 12 Cargos dentro de la Administración Municipal Zona Tumbaco ... 53

Tabla 13 Levantar información Ocupacional ... 54

Tabla 14 Formato de descripción de cargos ... 55

Tabla 15 Clima Laboral ... 56

Tabla 16 Definir las funciones por cargos ... 62

Tabla 17 Elaborar los descriptivos de cargo ... 63

Tabla 18 Políticas para la aplicación del Manual de Funciones ... 64

Tabla 19 Socialización ... 65

Tabla 20 Implementación del Manual de Funciones ... 66

Tabla 21 Presupuesto del Proyecto ... 153

Tabla 22 Cronograma ... 155

(14)

ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1 Mapeo de Involucrados... 17

Figura 2 Árbol de problemas... 23

Figura 3 Árbol de objetivos ... 25

Figura 4 Diagrama de Estrategias ... 35

Figura 5 Importancia de un Manual de Funciones ... 47

Figura 6 Socialización de la Importancia de un Manual de Funciones... 48

Figura 7 Estructura Organizacional ... 49

Figura 8 Políticas para la aplicación del Manual de Funciones ... 50

Figura 9 Políticas para el acceso al Manual de Funciones ... 51

Figura 10 Definición de Funciones por Cargos ... 52

Figura 11 Cargos dentro de la Administración ... 53

Figura 12 Levantar Información Ocupacional ... 54

Figura 13 Formato de Descripción de Cargos ... 55

(15)

CAPÍTULO I

1.01 Antecedentes de la Investigación

Para un mejor entendimiento y avance del presente proyecto Manual de Funciones

dirigido a los empleados de la Administración Municipal Zona Tumbaco se ha

tomado información de diferentes tesis que son de gran ayuda en el desarrollo del

mismo.

Inicialmente, Pilatasig (2015), elaboro un proyecto de titulación denominado,

Aportar a la gestión del Talento Humano mediante el diseño y sociabilización de un

Manual de Funciones para la Empresa Elaplast S.A ubicada en el Parque Industrial

del Sur en el Distrito Metropolitano de Quito.

Su objetivo principal fue diseñar y sociabilizar un Manual de Funciones para la

empresa, que permita mejorar la Gestión del Talento Humano, asignando las

responsabilidades y definiendo el perfil de cada cargo, para realizar su trabajo

empleó diferentes metodologías como son recolección de información, observación,

encuesta, investigación documental e investigación de campo, entre sus principales

conclusiones están:

(16)

Humano y esto va de la mano con los recursos financieros, ya que disponer

de la información ocupacional facilita la trasmisión de conocimientos, y

reduce el tiempo de capacitación, favoreciendo a la empresa y empleados.

-

Sin una estructura organizacional adecuada es muy difícil que el personal

contribuya eficazmente al logro de los objetivos de la empresa.

Desde otro punto de vista Rivera (2015) desarrollo el proyecto, Elaboración de un

Manual de Funciones para un mejor desempeño de los empleados de la empresa

“Micro Quito y Panaderías” ubicado en el sector Norte del Distrito Metropolitano de

Quito.

El objetivo primordial es mejorar la productividad de los empleados de la

empresa, el investigador utilizó metodologías como, la recolección de datos, técnica

de análisis de datos, encuesta, entrevista, investigación descriptiva y cuantitativa,

entre las conclusiones más importantes están:

(17)

-

Manejar la información dentro de una empresa se ha vuelto hoy en día cada

vez más importante y se ha convertido en un recurso indispensable y

necesario para la toma de decisiones que deben hacer los gerentes para

mantener una buena guía empresarial, es por esto que se plasma cada una de

las actividades de los funcionarios administrativos, como de los procesos que

existen en la empresa, de manera que se incremente la productividad y

eficiencia en cada uno de los empleados de la empresa al conocer el

desarrollo, manejo y aplicación de cada uno de los procesos ya sean

administrativos u operativos.

Luego de la investigación realizada se puede determinar que un Manual de

Funciones es de gran importancia y ayuda para una organización ya sea una entidad

pública o privada, además se puede observar que las metodologías utilizadas por los

autores antes mencionados son muy eficientes en la búsqueda del problema y

solución del mismo.

(18)

1.02 Antecedentes Teóricos

1.02.01 Manual de Funciones

Los Manuales Administrativos tienen su origen durante la Segunda Guerra

Mundial, en donde por la escasez y urgencia de personal adiestrado, fue necesario

preparar a éste mediante manuales. (Parreño, s.f.)

Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que

desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado

técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que

resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o

labores cotidianas. (Gonzalez, s.f.)

El manual describe la organización formal, mencionado, para cada puesto de

trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidades. (Zegarra,

s.f.)

Un Manual de Funciones es un instrumento técnico mediante el cual se puede

asignar de manera correcta las actividades que se deben realizar de acuerdo al cargo,

además permite que los empleados conozcan sus responsabilidades y puedan

(19)

1.02.02 Importancia de un Manual De Funciones

Un Manual de Funciones es el factor fundamental para implementar otros

sistemas organizacionales muy efectivos como: evaluación de desempeño, escalas

salariales, líneas de carrera y otros. El Manual de Organización y Funciones debe de

estar en constante modificación y actualización para adaptarse a los nuevos tiempos,

esto permite una mejor selección y desempeño del personal y la consolidación de la

cultura organizacional. (Gonzalez, s.f.)

Su existencia contribuye a democratizar la información técnica y operacional

horizontal, disminuir el error, y favorecer la confianza y la eficiencia. (Hernández,

2007, pág. 27)

La implementación de un Manual de Funciones es de gran importancia para las

organizaciones ya que es la base para el desarrollo de la gestión del Talento Humano,

generando mayor eficiencia en las actividades realizadas en el puesto de trabajo.

1.02.03 Características de un Manual de Funciones

-

Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del

personal, ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

-

Facilitan las labores de auditoría y evaluación del control interno. (Palma,

s.f., pág. 3)

(20)

-

Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.

-

Establecen los lineamientos y mecanismos para la correcta ejecución de un

trabajo determinado. (Jáuregui, s.f.)

Los Manuales deben tener un lenguaje de fácil comprensión, además que son muy

importantes en la inducción del puesto o el cargo ya que describen las actividades de

cada uno de ellos, y al mismo tiempo deben estar en constante actualización para

mejorar la calidad de servicio de sus empleados.

1.03 Administración

1.03.01 Definición de Administración

Es el conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en las

formas de coordinar un organismo social. (Reyes, 2004, pág. 15)

Fayol define el acto de administrar como planear, organizar, dirigir, coordinar y

controlar. (Chiavenato, 2007, pág. 70)

De manera más específica, definimos administración como el proceso de

estructurar y utilizar conjuntos de recursos orientados hacia el logro de metas, para

llevar a cabo las tareas en un entorno organizacional. (Hitt Michael, 2006, pág. 8)

1.03.02 Tipos de Administración

(21)

- Administración de Empresas: se refiere al conjunto de principios y técnicas

administrativas aplicables tanto a la organización como a los procesos operativos en

las empresas de toda clase: industriales, ganaderas, agrícolas de servicios.

(Thompson, s.f.)

- Administración Pública: Se define también como la "Actividad del Estado,

encaminada al cumplimiento de las leyes y fomento de los intereses públicos. Para

realizar tales fines dispone de órganos centrales, provinciales y locales". (Ordóñez,

s.f.)

Dentro de la administración pública se encuentra la gestión que realizan las

Administraciones Municipales en cada dependencia.

1.03.03 Empleados de Régimen Laboral y Civil

Dentro de la Administración Pública existen dos clasificaciones de empleados que

están compuestas por:

Los trabajadores de régimen laboral se consideran a los obreros y obreras del

sector público que están sujetos al Código de Trabajo, como normas que rigen la

relación laboral en el Ecuador.

Los empleados de régimen civil se consideran a los servidores y funcionaros que

realicen actividades de administración o dirección, ya sea por, selección,

(22)

1.04 Reseña Histórica de la Administración Municipal Zona Tumbaco

La empresa está ubicada en el Distrito Metropolitano de Quito, Parroquia Tumbaco,

en las calles Juan Montalvo s/n y Oswaldo Guayasamín, inicio sus actividades en el

año 1994 como una Agencia Municipal, reportando directamente a la Administración

Municipal Norte, en sus inicios estaba conformada por 14 empleados, a partir del año

2002 se independizo y actualmente se la conoce como Administración Municipal

Zona Tumbaco (AMZT), cuenta con 120 empleados aproximadamente, su gestión

está enfocada en contribuir con la ciudadanía mediante la ejecución de varios

proyectos en diferentes áreas como la cultura, educación, la familia y el medio

ambiente, planes que elabora para mejorar la calidad de vida de los habitantes de las

8 parroquias aledañas.

1.05 Contexto

1.05.01 Macro

Actualmente en el Ecuador todas las Administraciones públicas se rigen a la Ley

Orgánica de Servicio Público (LOSEP).

Según el Dr. Herman Jaramillo Ordóñez, la Administración Pública en el Ecuador

esta presentada por la función Ejecutiva de acuerdo con la jurisdicción territorial, las

funciones y competencias se encuentran organizadas y estructuradas

(23)

Para satisfacer necesidades generales y lograr el desarrollo económico, social y

cultural del País.

Para obtener resultados la administración tiene que formular objetivos, trazar

políticas, elegir procedimientos, decidir correctamente, ejecutar las resoluciones y

controlar las acciones de los servidores.

En este sentido la institución pública representa el grado más alto de

descentralización por servicio; a su vez, es una ventaja y una garantía porque tiende a

tecnificar y especializar a la administración. (Jaramillo, s.f.)

1.05.02 Meso

Actualmente las Administraciones Municipales que es encuentran en la provincia

de Pichincha no cuentan con un Manual de Funciones para cada dependencia, por lo

que no se pueden definir de manera clara las funciones de cada puesto de los

funcionarios, empleados y trabajadores de las diferentes Administraciones.

En el año 2007 se creó un Reglamento Orgánico Funcional que es el principal

instrumento que establece la estructura funcional del Municipio del Distrito

(24)

1.05.03 Micro

Dentro de la parroquia de Tumbaco se conoce que las entidades de gobierno no

cuentan con un Manual de Funciones que defina las responsabilidades de cada

puesto, las herramientas Administrativas en el ámbito público son elaboradas de

carácter general mas no un manual especifico por cada dependencia.

(25)

1.06 Justificación

El desempeño óptimo de los empleados dentro de las organizaciones depende en

gran parte de la claridad con la que estén establecidas las instrucciones o las

actividades a realizarse, es por eso que se plantea la elaboración e implementación de

un manual de funciones, dirigido a los empleados de régimen laboral y régimen civil

de la Administración Municipal Zona Tumbaco que permita asignar de manera

correcta las tareas y responsabilidades de cada puesto de trabajo.

En este sentido, la mencionada herramienta

contribuye con el control interno de la

empresa, facilitando la gestión de cada empleado que pertenece a la misma.

Es por eso que se determina que el presente proyecto está involucrado con los 12

objetivos del Plan Nacional del Buen Vivir, específicamente con el objetivo número

4.- Fortalecer las capacidades y potencialidades de la ciudadanía.- este objetivo

permite a las personas potenciar los conocimientos de manera equitativa y con

calidad, por medio del Manual de Funciones los empleados de la organización

podrán conocer las ocupaciones que corresponden a cada puesto.

Los beneficiarios del presente plan son los funcionarios, servidores y trabajadores

de la nombrada entidad, obteniendo así mayor validez en los procesos realizados.

(26)

1.07 Matriz T - Definición Del Problema Central

También conocida como matriz de análisis de campo de fuerzas, es una técnica

para diagnosticar situaciones, fue desarrollada por Kurt Lewin proporciona un marco

para observar las fuerzas que afectan a una situación problemática. (Valles, 2015)

(En línea)

Los parámetros de evaluación están determinados de la siguiente manera:

1 = Baja

2 = Media Baja

3 = Medio

4 = Medio Alto

(27)

Tabla 1 Matriz T - Definición del Problema Central

SITUACION EMPEORADA

SITUACION ACTUAL SITUACION MEJORADA

Conflictos laborales por

desconocimiento de las funciones.

Ausencia de un Manual de funciones para optimizar las ocupaciones del personal.

Implementación de un Manual de Funciones que permita optimizar las ocupaciones del personal.

conocimiento de los beneficios de un Manual de Funciones.

2 4 2 1

Resistencia por parte de los empleados.

Dar a conocer las funciones de cada empleado según el cargo.

2 5 3 1

Canales de comunicación incorrectos para la transmisión de información a los empleados. Establecer políticas

desde el

Departamento de Recursos Humanos para la aplicación del Manual de Funciones

1 4 2 1

Falta de apoyo por parte de los directivos de la Administración en la implementación del proyecto.

Contribuir con el mejoramiento del recurso humano de la Administración Municipal

2 4 2 1

Escaso compromiso por parte de los empleados de la Administración.

Fuente: Estudio de campo Administración Municipal Zona Tumbaco

(28)

Análisis de la Matriz T

En la definición de la situación actual se nos ha presentado el problema central

que es la Ausencia de un Manual de funciones para optimizar las ocupaciones del

personal, la cual podría causar una situación empeorada si no se realiza nada para

mejorarlo que sería Conflictos laborales por desconocimiento de las funciones, por

otro lado tenemos la situación mejorada que es

Implementación de un Manual de

Funciones que permita optimizar la ocupaciones del personal.

Para determinar de mejor manera la situación actual de la Administración

Municipal Zona Tumbaco tenemos las fuerzas impulsadoras que son las que no van a

permitir que se dé una situación empeorada por medio de estrategias, y las fuerzas

bloqueadoras son las que no van a permitir que se dé una situación mejorada.

Dentro de las fuerzas impulsadoras se tiene propiciar el conocimiento de los

beneficios de un Manual de Funciones, dar a conocer las funciones de cada empleado

según el cargo, establecer políticas desde el departamento de recursos humanos para

mejorar el desempeño de los trabajadores y contribuir con el mejoramiento de

recurso humano de la administración municipal, las mimas que han sido calificadas

con una ponderación de 1 y 2 en la intensidad respectivamente y en el potencial de

cambio se ha dado una valoración de 4 y 5.

(29)

(30)

CAPÍTULO II

2.01 Mapeo de Involucrados

(31)

Fuente: Investigación de campo Administración Municipal Zona Tumbaco

Elaborado por: Paola Gualpa Funcionarios

Ausencia de un Manual de funciones

para optimizar las ocupaciones del

personal.

Ministerio del Trabajo.

Ministerio de Educación

ITSCO

Administración Municipal Zona

Tumbaco

Contraloría General del

Estado

Municipio del Distrito Metropolitano de

Quito

Carrera de Administración de Recursos Humanos

Estudiantes Departamento

de RRHH

Administrador Zonal Trabajadores

Figura 1 Mapeo de Involucrados

(32)

2.02 Matriz de Análisis de Involucrados

El análisis de los involucrados es un instrumento fundamental que permite identificar a aquellas personas y organizaciones involucradas en un

determinado proyecto. (Zigla Consultores, S/F)

Tabla 2 Matriz de Análisis de Involucrados

ACTORES

INVOLUCRADOS

INTERES SOBRE EL PROBLEMA CENTRAL

PROBLEMAS PERCIBIDOS

RECURSOS MANDATOS CAPACIDADES

INTERES SOBRE EL PROYECTO

CONFLICTOS POTENCIALES

Contraloría General del Estado

Controlar y efectivizar que los empleados cumplan con las funciones de acuerdo al cargo.

No se realizan

evaluaciones al personal

Código de trabajo

Ley Orgánica del Servicio Publico Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado

Fomentar que los empleados realicen las funciones

optimizando recursos y tiempo.

Desinterés por parte de los empleados.

Ministerio del Trabajo

Que los empleados se desempeñen de manera óptima en el puesto de trabajo.

Falta de políticas para la elaboración de un manual de funciones

Código de trabajo.

Contar con personal especializado en el tema.

La implementación del Manual de Funciones.

Empleados cumplan con las actividades de manera efectiva en el puesto de trabajo.

Falta de personal para la Elaboración del Manual de Funciones.

Administrador Zonal.

Capacitaciones a los empleados.

Mediante la implementación de Manual los Empleados gestionen de mejor manera las necesidades de la ciudadanía.

Falta de coordinación entre la Alcaldía y la

La Administración desea que los empleados tengan un desempeño satisfactorio en el puesto de trabajo.

La inexistencia de un Manual de Funciones.

Herramientas de trabajo adecuadas. Empleados capaces de desarrollar sus actividades de manera óptima.

El interés que tienen sobre el proyecto es satisfactorio ya que permitirá mejorar el trabajo de cada uno de sus empleados.

Desorganización por parte de los desean optimizar las actividades, realizando las funciones que le competen a cada puesto.

La inexistencia de un Manual de Funciones, que detalle de manera efectiva las funciones de acuerdo al cargo.

Conocimientos necesarios para desempeñar sus actividades en el puesto de trabajo.

Los empleados tienen gran interés sobre el proyecto, ya que podrán desarrollarse de manera efectiva en el puesto de trabajo.

Resistencia al cambio por parte de los empleados de la Administración.

(33)

Análisis:

Luego del análisis desarrollado en base al mapeo de involucrados se procede a

realizar la matriz de análisis, determinando a los involucrados más representativos

como es, la Contraloría General del Estado, cuyo interés sobre el problema central es

controlar y efectivizar que los empleados cumplan con las funciones de acuerdo al

cargo dentro del puesto de trabajo, el problema percibido es que no se realizan

evaluaciones al personal, como mandatos se tomaran en cuenta el código de trabajo,

la Ley Orgánica del Servicio Público y Ley Orgánica de la Contraloría General del

Estado, el interés que dicha entidad tiene sobre el proyecto es fomentar que los

empleados realicen las actividades laborales optimizando recursos y tiempo lo cual

es beneficioso para la Administración, por otro lado un conflicto potencial es el

desinterés por parte de los empleados.

(34)

Manual de Funciones permite mejorar Las ocupaciones del personal, en la

ejecución del proyecto podrían presentarse conflictos potenciales entre los

empleados.

Como tercer involucrado se tiene al Municipio del Distrito Metropolitano de

Quito, el Interés sobre el problema central es importante ya que se desea que los

empleados cumplan con las actividades de manera efectiva en el puesto de trabajo, el

problema percibido es la falta de personal para la Elaboración del mismo, como

recurso se tiene al Administrador Zonal que es el encargado de dar cumplimento a

los requerimientos institucionales y como capacidades se presenta la opción de

brindar capacitaciones a los empleados sobre la importancia de contar con un

instrumento que favorezca al desempeño de las labores diarias, el interés sobre el

proyecto es que mediante la implementación de Manual los Empleados gestionen de

mejor manera las necesidades de la ciudadanía, dentro del desarrollo del mismo

podrían existir conflictos potenciales como la falta de coordinación entre la Alcaldía

y la Administración Zonal.

El interés que tiene La Administración Municipal Zona Tumbaco en el problema

central es que los empleados tengan un desempeño óptimo en el puesto de trabajo, el

problema percibido es la inexistencia de un Manual de Funciones, como recurso se

podrá facilitar las Herramientas de trabajo adecuadas para el desarrollo del proyecto,

además se plantea la capacidad que tienen los empleados de desarrollar las

(35)

Conflicto que se podría presentar es la desorganización por parte de los Directivos

de la Administración.

(36)

CAPÍTULO III

Problemas y Objetivos

3.01 Árbol de Problemas:

El árbol de problemas es una ayuda importante para entender la problemática a

resolver. En él se expresan, en encadenamiento tipo causa/efecto, las condiciones

negativas percibidas por los involucrados en relación con el problema en cuestión.

(Becerra, s.f.)

(37)

Elaborado por: Paola Gualpa

Ausencia de un Manual de funciones para optimizar las ocupaciones del personal.

Ausencia de socialización acerca del beneficio que tiene un Manual de Funciones en la gestión de cada empleado. Inadecuada definición de funciones

dentro del departamento de Recursos Humanos.

Ausencia de políticas para la aplicación de un Manual de

Funciones

Escaso compromiso en la elaboración de un Manual de funciones. Bajo desempeño en las

actividades realizadas

Personal con sobre carga de trabajo

Incumplimiento de objetivos de la Administración Zonal Bajo nivel de satisfacción de los clientes internos y

externos.

Clima laboral inadecuado _{Quejas o demora en las}

actividades realizadas

CAUSAS P.C. EFECTOS

Inexistencia de los descriptivos de cargo.

Desorganización en la ejecución de procesos administrativos.

(38)

Análisis:

Una vez determinado el árbol de problemas se concluye que una causa directa

para llegar al problema central la inadecuada definición de funciones dentro del

departamento de Recursos Humanos, conlleva a una desorganización en la ejecución

de procesos dentro del departamento.

Además que la ausencia de políticas para la aplicación de un Manual de

Funciones, provoca la inexistencia de los descriptivos de cargo, además que y esto

nos lleva a una causa inmediata que es la ausencia de socialización acerca de la

importancia que tiene un Manual de Funciones en la gestión de cada empleado,

permitiendo de esta manera el escaso compromiso en la elaboración de un Manual

de funciones.

El análisis de las causas permite determinar el problema central que es la

Ausencia de un Manual de funciones para optimizar las ocupaciones del personal, el

cual presenta efectos tales como el Bajo desempeño en las actividades realizadas,

personal con sobre carga de trabajo y al mismo tiempo provoca incumplimiento de

objetivos de la Administración Zonal, los mencionados aspectos conjuntamente

relacionados nos llevan a una situación mayor como es el bajo nivel de satisfacción

de los clientes internos y externos.

El efecto superior afecta de manera significativa a la gestión del talento humano

dentro de la Administración, conllevando consigo, quejas o demora en las

(39)

3.02 Árbol de Objetivos:

El Árbol de Objetivos es la versión positiva del Árbol de Problemas. Permite determinar las áreas de intervención que plantea el

proyecto. (Velasco, s.f.)

Presencia de un Manual de Funciones en la Administración Municipal Zona Tumbaco.

Establecidas políticas para la aplicación del Manual de Funciones

Socializada la importancia que tiene un Manual de Funciones en la gestión de cada

empleado. Definidas las funciones por cargos dentro

del departamento de Recursos Humanos.

Comprometidos en la elaboración e implementación del Manual de funciones. Desempeñadas las actividades

de manera óptima

Reducida la sobre carga

de trabajo en el personal Cumplidos los objetivos de _{la Administración Zonal} Aumentados los niveles de satisfacción de los clientes

internos y externos

Clima laboral adecuado _{entregado el trabajo a tiempo.}Reducidas las quejas y

MEDIOS PROPOSITO FINES

Elaborados los descriptivos de cargo. Organizadas las actividades realizadas

dentro del departamento de Recursos Humanos.

(40)

Análisis

En este punto se cambian las causas por medios, dentro del cual se tiene que, una

vez definidas las funciones por cargos dentro del departamento de Recursos

Humanos, permitirá cumplir con los requerimientos de la Administración y realizar

las labores de manera organizada.

Sin dejar de mencionar que el desarrollo de políticas sobre la aplicación del

Manual de Funciones, permitirá obtener mayor información sobre los descriptivos

de cargo.

Por otra parte se determinó que la socialización idónea acerca de la importancia

que tiene un Manual en la gestión de cada empleado, nos permite comprometer a los

funcionarios sobre la implementación del proyecto, conllevando de esta forma a la

ejecución del propósito que es la Implementación de un Manual de Funciones en la

Administración Municipal Zona Tumbaco.

Los efectos antes indicados son cambiados a fines dentro de los cuales se tiene

que, la reducción de la sobre carga de trabajo en el personal más el cumplimiento de

objetivos de la Administración Zonal nos llevan a una determinación muy

(41)

CAPITULO IV

4.01 Matriz de Análisis de Alternativas

(42)

Tabla 3 Matriz de Análisis de Alternativas

OBJETIVOS IMPACTO SOBRE

EL PROPOSITO

FACTIBILIDAD TECNICA

FACTIBILIDAD FINANCIERA

FACTIBILDAD SOCIAL

FACTIBILIDAD POLITICA

TOTAL CATEGORIA

Definir las funciones por cargos dentro del departamento de Recursos Humanos.

5 5 4 5 4 23 ALTO

Elaborar los descriptivos de cargo.

5 5 4 5 4 23 ALTO

Establecimiento de políticas para la aplicación del Manual de Funciones.

5 4 4 4 4 21 MEDIO ALTO

Socializar la importancia que tiene un Manual de Funciones

en la gestión de cada empleado. 5 4 4 5 4 22 MEDIO ALTO

Elaboración e Implementación de un Manual de Funciones en la Administración Municipal Zona Tumbaco.

5 5 5 5 4 24 ALTO

(43)

Análisis:

Dentro de la matriz de análisis de alternativas se encuentran los objetivos que van

a permitir cumplir el propósito, como primer punto se tiene definir las funciones por

cargos dentro del departamento de Recursos Humanos, al cual se le ha dado una

valoración de alta, permitiendo evidenciar la magnitud de importancia que genera en

el cumplimento de la meta.

Como segunda finalidad se presenta, la elaboración de los descriptivos de cargo, a

los cuales se les ha brindado una estimación de categoría alta, afirmando la

relevancia que muestra al contribuir con la implementación del proyecto.

Como tercer punto se tiene, el establecimiento de políticas para la aplicación del

Manual de Funciones, analizando cada determinante se ha podido observar que dicho

objetivo adquiere una ponderación de clase media alta, mostrando así la importancia

que presenta para el cumplimiento del propósito.

(44)

Por último se tiene el Objetivo General que es la elaboración e implementación de

un Manual de Funciones en la Administración Municipal Zona Tumbaco, al cual se

le brindo una calificación de alta, demostrando así la factibilidad que tiene el

proyecto para su elaboración.

(45)

4.02 Matriz de Análisis de Impacto de los Objetivos

En esta matriz se analiza el impacto que presenta cada uno de los objetivos mencionados anteriormente.

Tabla 4 Matriz de Análisis de Impacto de los Objetivos

OBJETIVO FACTIBILIDAD DE LOGRARSE

IMPACTO DE GENERO

IMPACTO AMBIENTAL

RELEVANCIA SOSTENIBILIDAD TOTAL CATEGORIA

Definir las funciones por cargos dentro del departamento de Recursos Humanos.

Si ya de esta manera se podrá cumplir con todas las actividades del departamento de RR.HH.

5

Respeto a las opiniones de los empleados de la Administración.

5

Mejoramiento del entorno laboral de los empleados.

4

Es positiva ya que permitirá realizar los procesos de manera efectiva.

5

De esta manera se podrá cumplir con los objetivos de la Administración.

5

24 ALTO

Elaborar los descriptivos de cargo.

Si ya que de esta manera se contribuye a la elaboración del Manual.

5

Respeto a ambos géneros en el desarrollo de sus actividades.

4

Mejoramiento del entorno laboral de los empleados

4

Ayuda a cumplir los objetivos personales y empresariales.

5

Si ya que de esta manera de dará a conocer las tareas de cada cargo.

5

23 ALTO

Desarrollar políticas para la aplicación del Manual de Funciones.

Se cuenta con el apoyo de la Administración para la implementación del proyecto.

5

Se tomara en cuenta a todos los empleados en el desarrollo del proyecto.

5

Mejoramiento del entorno laboral de los colaboradores mejoramiento de la Administración

4

Se espera que el establecimiento de políticas en el tiempo contribuya al cumplimiento de los objetivos planteados.

5

(46)

Socializar la importancia que tiene un Manual de Funciones en la gestión de cada empleado.

Si ya que permitirá elevar el interés en la implementación del proyecto.

5

Respeto a ambos géneros en el desarrollo de sus actividades.

Ayuda a cumplir los objetivos personales y empresariales.

4

Permite conocer la importancia de un Manual y mejorar los

Implementación de un Manual de Funciones en la Administración Municipal Zona Tumbaco.

Se cuenta con el apoyo de la Administración ya que el proyecto contribuye a la optimización de actividades en el puesto de trabajo.

5

Reconocimiento a ambos géneros en el desarrollo de sus labores.

5

Mejora el clima laboral de la Administración.

4

Permitirá el mejoramiento continuo de procesos llevados a cabo en la Administración

5

Permitirá continuar con los procesos de evaluación del personal, además que contribuye a un mejor desempeño.

5

24 ALTO

(47)

Análisis

En la matriz de análisis de impacto de los objetivos se muestra cada uno de los

fines que se quiere realizar para poder cumplir con el propósito.

Es importante definir las funciones por cargos dentro del departamento de

Recursos Humanos, para de esta manera organizar de mejor manera las actividades

realizadas y brindar un excelente servicio tanto a clientes externos como internos, por

lo que se ha definido proponer una calificación de alto.

Otro de los fines planteados es elaborar los descriptivos de cargo, otorgándole una

ponderación de alto ya que de esta manera se está contribuyendo directamente a la

elaboración e implementación del Manual de Funciones, además que ayuda a

cumplir los objetivos personales y empresariales.

En el objetivo, desarrollar políticas para la aplicación del Manual de Funciones se

ha podido analizar que tiene una calificación de alto, ya que permite establecer

herramientas que contribuyan al mejoramiento y cumplimiento de los objetivos de la

Administración.

(48)

Socialización, además que en la sostenibilidad no se podrá mantener en el tiempo

ya que la asignación de Recursos económicos no será siempre la más favorable.

Como objetivo general se tiene elaborar e implementar un Manual de Funciones

en la Administración Municipal Zona Tumbaco, al cual se le dado una validación de

alto ya que es de gran relevancia y se mantendrá en el tiempo permitiendo el

mejoramiento continuo de procesos dentro de la Institución.

(49)

4.03 Diagrama de Estrategias

El diagrama de estrategias está compuesto por componentes que son los que van a permitir cumplir los objetivos planteados, para poder llegar al

propósito y cumplir la finalidad.

Aumento de los niveles de satisfacción de los clientes internos y externos

- Reducción de quejas y entrega de trabajo a tiempo

- Clima laboral adecuado

-

Presencia de un Manual de Funciones en la Administración Municipal Zona Tumbaco.

-

Definir las funciones por cargos dentro del departamento de Recursos Humanos.

- Revisar la estructura de la empresa.

- Revisar el número de cargos - Realizar el análisis de puestos - Levantar información

ocupacional

-

Elaborar los descriptivos de cargo.

- Procesar la información ocupacional

- Elaborar el formato de descripción de cargos - Ingresar la información

en los descriptivos

Socializar la importancia que tiene un Manual de Funciones en la gestión de cada empleado.

- Revisar las necesidades para la - socialización

- Levantar información que el personal desconoce acerca de un Manual de funciones.

- Procesar la información relevante para la socialización.

- Ejecutar la socialización.

Desarrollar políticas para la aplicación del Manual de Funciones.

- Elaborar políticas de actualización de información de Manual de Funciones. - Elaborar políticas de

inclusión de nuevos cargos - Elaborar políticas de acceso

al Manual de Funciones.

(50)

Análisis

Luego de haber analizado el diagrama de estrategias se determinó cada uno de los

objetivos específicos y dentro de los mismos las actividades que van a permitir

cumplirlos.

Como primer objetivo se tiene definir las funciones por cargos dentro del

departamento de Recursos Humanos, estableciendo actividades tales como: revisar la

estructura de la empresa, revisar el número de cargos, realizar el análisis de cargos y

levantar información ocupacional para un mejor desarrollo del proyecto.

El siguiente objetivo es elaborar los descriptivos de cargo, que tiene como

actividades: procesar la información ocupacional, elaborar el formato de descripción

de cargos, e ingresar los datos en los descriptivos, para la elaboración del Manual.

Otro de los fines es desarrollar políticas para la aplicación del Manual, dentro de

cual se establecieron acciones para su cumplimiento y son: elaborar políticas de

actualización de información, elaborar políticas de inclusión de nuevos cargos,

elaborar políticas de acceso, las cuales permitirán efectuar el objetivo planteado.

Como cuarto objetivo se presenta socializar la importancia que tiene un Manual

de Funciones en la gestión de cada empleado, al cual se le han otorgado diferentes

actividades como son: revisar las necesidades para la socialización, levantar

información acerca de la importancia del mismo, y procesar la investigación

(51)

Luego de haber cumplido con cada uno de los objetivos planteados y

mencionados con anterioridad se puede llegar a la finalidad que es la presencia de un

Manual de Funciones en la Administración Municipal Zona Tumbaco.

(52)

4.04 Matriz Marco Lógico

Marco Lógico es una herramienta utilizada para facilitar el proceso de conceptualización, diseño, ejecución y evaluación de proyectos.

(Milocco, 2008)

Tabla 5 Matriz Marco Lógico

FINALIDAD INDICADORES MEDIOS DE VERIFICACION SUPUESTOS

Aumento de los niveles de satisfacción de los clientes internos y externos

Se considera que los requerimientos fueron atendidos de manera favorable en un 80%.

Evaluación a los clientes tanto internos y externos sobre cómo fueron atendidos.

Aumento de los clientes externos.

PROPOSITO INDICADORES MEDIOS DE VERIFICACION SUPUESTOS

Presencia de un Manual de Funciones en la Administración Municipal Zona Tumbaco.

Adecuada distribución de funciones que permita optimizar las actividades del personal en un 80%

Evaluaciones del desempeño al personal

Ascensos por conocimientos en determinadas actividades.

COMPONENTES INDICADORES MEDIOS DE VERIFICACION SUPUESTOS

1.- Definir las funciones por cargos dentro del departamento de Recursos Humanos.

Se ha incrementado el desarrollo de actividades de manera efectiva en un 80%

Evaluaciones del desempeño al personal

Incentivos por desempeño óptimo en el puesto de trabajo.

2.- Elaborar los descriptivos de cargo. Se ha incrementado el diseño de los descriptivos de cargo en un 90%

El diseño de los descriptivos de cargo Mejor ejecución de procesos o actividades laborales.

3.- Desarrollar políticas para la aplicación del Manual de Funciones

Se ha incrementado la aplicación de políticas sobre el Manual de Funciones en un 70%

(53)

4.- Socializar la importancia que tiene un Manual de Funciones en la gestión de cada empleado.

Se ha incrementado el nivel de compromiso por elaborar e implementar el Manual de Funciones en un 70%.

plan de capacitaciones de los empleados

brindar los recursos necesarios para la elaboración del Manual

ACTIVIDADES RESUMEN PROPUESTO MEDIOS DE VERIFICACION SUPUESTOS

1.1 Revisar la estructura de la empresa

Hojas de Papel bond esferográficos Flash memory Tinta para impresora

Anillado Internet

- Facturas - Recibos - Notas de venta

Asignación adecuada de recursos materiales y económicos para el desarrollo del proyecto. 1.2 Revisar el número de cargos

1.3 Realizar el análisis de los cargos 1.4 Levantar información ocupacional 2.1 Procesar la información ocupacional 2.2 Elaborar el formato de descripción de cargos

2.3 Ingresar la información en los descriptivos

3.1 Elaborar políticas de acceso al Manual de Funciones.

3.2 Elaborar políticas de actualización de información de Manual de Funciones 3.3 Elaborar políticas de inclusión de nuevos cargos

4.1 Revisar las necesidades para la socialización

4.2 Levantar información acerca de la importancia de un Manual de funciones 4.3 Procesar la información relevante para la socialización.

4.4 Ejecutar la socialización

(54)

Análisis

Dentro de la matriz de marco lógico se presenta la finalidad que es el aumento de

los niveles de satisfacción de los clientes internos y externos, como indicador se

considera que los requerimientos fueron atendidos de manera favorable en un 80%,

además que los medios de verificación están determinados por evaluaciones a los

clientes y empleados sobre cómo fueron atendidos, como un supuesto se determinó

que existirá un aumento de los clientes externos.

Dentro del propósito se encuentra la presencia de un Manual de Funciones en la

Administración Municipal Zona Tumbaco, como un indicador se tomó en cuenta la

adecuada distribución de funciones que permita optimizar las actividades del

personal en un 80%, definiendo como un medio de verificación la evaluaciones del

desempeño al personal, permitiendo así llegar a un supuesto, como son los ascensos

por conocimientos en determinadas actividades.

Como primer componente se tiene definir las funciones por cargos dentro del

departamento de Recursos Humanos, lo que indica el incremento del desarrollo de

actividades de manera efectiva en un 80%, tomando como medio de verificación las

evaluaciones del desempeño al personal, mostrando un supuesto como son los

incentivos.

(55)

Descriptivos de cargo, que suponen la mejor ejecución de procesos o actividades

laborales.

Otro componente importante es desarrollar políticas para la aplicación del

Manual de Funciones, en el cual el indicador determinara el incremento de la

aplicación de políticas sobre el Manual de Funciones en un 70%, sin olvidar que el

medio de verificación será el Establecimiento de Políticas, y como supuesto se

presenta la aplicación correcta de políticas que contribuyan al crecimiento de la

Administración.

Es de gran relevancia socializar la importancia que tiene un Manual de Funciones

en la gestión de cada empleado, el indicador determina el incremento del nivel de

compromiso por elaborar e implementar el Manual de Funciones en un 70%, el

medio de verificación está establecido en el plan de capacitaciones de los empleados,

y en el supuesto se desea que se otorguen los recursos necesarios para la elaboración

del proyecto.

(56)