COPIA NO CONTROLADA AL IMPRIMIR O DESCARGAR
OBJETIVO:
Apoyar la formación integral de los estudiantes mediante la ejecución de actividades culturales,
lúdicas, deportivas y asistenciales.
FACTORES CLAVES DE ÉXITO:
Atención oportuna, amable y diligente
Información oportuna
Confidencialidad de la información
Talento
humano
competentes
y
recursos
tecnológicos adecuados
RESPONSABLES:
Líder del proceso (ver matriz de responsabilidades)
PARTICIPANTES:
Líderes de los subprocesos: bibliotecóloga, psicólogos,
responsables de las tiendas escolares y coordinador Club
Deportivo.
ALCANCE:
Cubre los servicios de Biblioteca, Tienda, Psico- orientación y Club Deportivo. Aplica desde la
planeación hasta la verificación y evaluación de la prestación de los servicios.
PROVEEDOR:
1. Padres
de
Familia
y
estudiantes.
2. Diseño
y
ejecución
curricular
3. Direccionamiento
Estratégico
ACTIVIDADES
P1:
Planificar
el
proceso
de
bienestar.
P2: Establecer cronograma de
actividades de bienestar.
H3: Solicitar aprobación
H4: socializar cronograma de
actividades de bienestar.
H5: Desarrollar actividades
V6: Hacer seguimiento a los
servicios.
V7: Reportar indicadores de gestión.
A8: Acciones de mejora.
CLIENTE
Comunidad Educativa Estudiantil
ENTRADAS
1-2 Necesidades
y
expectativas de nuevos
programas y servicios.
3. Políticas Institucionales.
SALIDAS
Cronograma de actividades de
bienestar.
Prestación de los servicios con
calidad.
REQUISITOS
Ley 115 (ver matriz de requisitos)
Norma ISO 9001-2008:
7.5, 7.1, 8.5, 8.1
4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3.d, 5.4.1, 5.5.3, 7.2.3, 7.5.4, 7.5.5,
8.2.1, 8.2.3, 8.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3
Institución:
Manual de Convivencia
Cumplimiento de las actividades del procedimiento
RECURSOS: (Humanos e infraestructura)
Personal Competente
Dotación de Equipos
Recursos de cada subproceso
Libros
Computadores
Estantes
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DOCUMENTOS:
A5PR01: Procedimiento Bienestar Estudiantil
A5IB01: Instructivo para la prestación del servicio de
Biblioteca
A5IPS01: Instructivo para la prestación del servicio
de Psico-orientación
A5IT01: Instructivo para la prestación del servicio de
tiendas
A5ICD01: Instructivo Club Deportivo
A5PYCD01: Proyecto Club Deportivo y Cultural
.
REGISTROS:
A5-FB01: Reserva de cupo en biblioteca
A5-FB02: Horario sala infantil, cuenta cuentos
A5-FB03: Estadística de préstamo de libros
A5-FB04: Encuesta de satisfacción biblioteca
A5-FPS01: Solicitud del Servicio de Psico-orientación
A5-FPS02: Citación y comprobante de asistencia al
Servicio de Psico-orientación
A5-FPS 03: Atención a alumnos y/o padres de familia
A5-FPS04: Asesoría Psicológica
A5-FPS05: Asistencia a escuela de padres
A5-FPS06: Evaluación de actividades de proyectos
Servicio de Psico-orientación
A5-FCD02: Encuesta de satisfacción Club Deportivo y
Cultural
A5-FCD03: Planeación de actividades Club Deportivo y
Cultural
A5-FCD04: Lista de asistencia y registro de actividades
Club Deportivo y Cultural
Cronograma actividades de Bienestar
Informe actividades Bienestar Estudiantil
Actas de reunión de Bienestar
Registros fotográficos de las actividades de Bienestar
Resultados de encuesta de satisfacción con los
programas de Bienestar
INDICADORES
Satisfacción con los programas de bienestar.
Seguimiento a:
La eficacia de los servicios ofrecidos.
Al cumplimiento de actividades programadas
en el cronograma.
A las actividades y servicios de los
Subprocesos.
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2. DEFINICIONES:
2.1 No conformidad:
incumplimiento de un requisito.
2.2 Acción Correctiva:
Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad
detectada.
2.3 Acción Preventiva:
Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial
u otra situación potencialmente indeseable.
2.4 Eficacia:
Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los
resultados planificados.
2.5 Requisito:
Necesidad o expectativa establecida, de manera implícita o explícita
comunicada por el cliente.
2.6 Servicio Complementario:
Servicio que apoya la misión de la Institución y favorece el
desarrollo integral de los estudiantes, tales como: biblioteca, Club Deportivo y Cultural, Servicio
de Psico-orientación y tiendas.
2.7 Servicio Subcontratado:
Servicio que presta una empresa particular con el aval del
Colegio bajo contrato de garantía. Ej. Cafetería.
2.8 Verificación:
Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se ha
cumplido con los requisitos específicos.
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3. CONDICIONES GENERALES
3.1
Las tareas específicas de cada subproceso se describen en los instructivos de este proceso
que se encuentran como anexos del documento.
3.2
El servicio de capellanía forma parte del proceso de Diseño y ejecución curricular, dada su
participación directa en la prestación del servicio educativo.
3.3
La cafetería es un servicio contratado con terceros, con seguimiento del
Colegio
a
través del proceso de Administración de Recursos. Este seguimiento se hace por medio de
una encuesta de satisfacción de la comunidad educativa y el formato de quejas, reclamos y
sugerencias A4-F05. A partir de estas, se acordarán acciones correctivas, preventivas o de
mejora por parte de los terceros.
3.4
En cada periodo académico se comunicarán las actividades establecidas en los
subprocesos a la comunidad estudiantil. La comunicación será, cuando se requiera, a
través de carteleras y en la página Web institucional.
3.5
Las actividades más relevantes de bienestar se relacionan en el cronograma de
actividades institucionales.
3.6
Las actividades de Bienestar se realizan por fuera de la programación académica o en
algunos casos apoyando el desarrollo de la misma.
3.7
El servicio de enfermería hace parte del proceso de A3-Pr-01administración de recursos.
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4. CONTENIDO
P-H-V-A ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
1P
LIDER Y
PARTICIPANTES
DEL PROCESO
Se realiza reunión con los responsables de
todos los subprocesos para analizar la
prestación del servicio, los resultados de
las encuestas de satisfacción de los padres
de familia y estudiantes y hacer ajustes a
los servicios de acuerdo con las políticas
institucionales. Se deja evidencia en acta
de reunión.
2P
LIDER Y
PARTICIPANTES
DEL PROCESO
Se definen las actividades con los líderes
de subprocesos, indicando las fechas. Se
deja
cronograma
de
actividades
de
bienestar.
3H
LÍDER DEL
PROCESO
COMITÉ DE
CALIDAD
Se socializan las actividades en el comité
de calidad y coordinadores para determinar
viabilidad. Se relacionan las actividades
más relevantes de bienestar en el
cronograma de actividades institucionales.
4H
LIDER Y
PARTICIPANTES
DEL PROCESO
Se
entrega
el
cronograma
a
los
coordinadores de sección y se publica en
página Web. Cada subproceso establece
también medios de comunicación de sus
actividades
(Página
Web,
volantes,
circulares, etc.).
5H
LIDER Y
PARTICIPANTES
DEL PROCESO
Para la prestación del servicio ver
instructivos de:
Biblioteca
A5IB-01
Tiendas
A5IT-01
Psico-orientación
A5IPS-01
Club Deportivo A5ICD-01
LIDER Y
Se
hace
seguimiento
semestral
al
cumplimiento
de
las
actividades
PLANIFICAR EL
PROCESO DE
BIENESTAR
INICIOESTABLECER
CRONOGRAMA DE
ACTIVIDADES DE
BIENESTAR
SOCIALIZAR
CRONOGRAMA
ACTIVIDADES DE
BIENESTAR
DESARROLLAR
ACTIVIDADES
HACER SEGUIMIENTO A
LOS SERVICIOS
APROBAR CRONOGRAMA DE ACTIVIDADESSI
NO
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P-H-V-A ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
6V
PARTICIPANTES
DEL PROCESO
establecidas en el cronograma y a la
prestación del servicio. Se deja evidencia
en actas de reunión y en casilla anexa del
cronograma digital de Bienestar.
Además anualmente se hace seguimiento a
los indicadores para ver si se alcanzan las
metas esperadas.
7V
LIDER DEL
PROCESO
Se diligencia un formato de reporte de
indicadores,
el
cual
se presenta
a
direccionamiento estratégico en las fechas
establecidas, con relación a la prestación
del servicio.
8A
LIDER DEL
PROCESO
Se
definen
acciones
preventivas,
correctivas y de mejora con base en el
resultado de indicadores. Las acciones son
documentadas en el proceso de mejoras.
ACCIONES DE
MEJORA
FINREPORTAR
INDICADORES DE
GESTION
A
A
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5. CONTROL DE REGISTROS
IdentificaciónResponsable Archivo
Almacenamiento Protección Tiempo de Retención del Registro Forma de Recuperación Ruta de Consulta Disposición final Código Nombre
A5FB-01 Reserva de cupo en biblioteca
Bibliotecóloga Impreso en carpeta y en el archivo de biblioteca Libre de polvo y humedad Durante el año académico Se busca en carpeta de archivo interno horizontal de biblioteca por orden alfabético con el nombre “registro de cupo en biblioteca” Pasa a formar parte del informe general.
A5FB-02 Horario sala infantil, cuenta
cuentos
Bibliotecóloga Impreso en carpeta en el archivo de biblioteca Libre de polvo y humedad Durante el año académico Se busca en el archivo interno horizontal de biblioteca por orden alfabético con el nombre “Horario sala infantil” Pasa a formar parte del informe general. A5FB-03 Estadística de préstamo de libros
Bibliotecóloga Impreso en carpeta y en el archivo de la biblioteca Libre de polvo y humedad Durante el año académico Se busca en el archivo interno horizontal de biblioteca por orden alfabético con el nombre “registro de préstamo de libros” Pasa a formar parte del informe general A5-FB04 Encuesta de satisfacción biblioteca
Bibliotecóloga Impreso en carpeta y en el archivo de la biblioteca Libre de polvo y humedad Durante el año académico Se busca en el archivo interno horizontal de biblioteca por orden alfabético con el nombre “Encuesta de satisfacción biblioteca” Pasa a formar parte del informe general
A5FPS-01 Solicitud del servicio de
Psico-Orientación
Psicólogos Impreso en carpeta en el archivo de Psico-orientación Libre de polvo y humedad Durante el año académico Se busca en la Carpeta de archivo en el cajón número 1 en Psico-orientación de cada sección por orden alfabético con el nombre “solicitud de servicio de psico-orientación” y en forma virtual. Se conserva durante el año y luego se destruye. Pasa a formar parte del informe final.
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A5FPS-02 Citación y comprobante de asistencia al servicio de Psico-orientaciónPsicólogos Impreso en carpeta en el archivo de Psico-orientación Libre de polvo y humedad Durante el año académico actual. Se busca en la Carpeta de archivo en el cajón número 1 en Psico-orientación de cada sección por orden alfabético con el nombre “citación y comprobante de asistencia” Se conserva durante el año y luego se destruye. Identificación Responsable Archivo
Almacenamiento Protección Tiempo de Retención del Registro Forma de Recuperación Ruta de Consulta Disposición final Código Nombre A5FPS -03 Atención en Psico-orientación a alumnos y/o padres de familia Psicólogos Impreso en carpeta de archivo en Psico-orientación Libre de polvo y humedad Durante el año académico Se busca en la Carpeta de archivo en el cajón número 1 en Psico-orientación de cada sección por orden alfabético con el nombre “atención a alumnos y/o padres de familia” Pasa a formar parte del informe final. Se conserva durante el año en la dependencia y luego se destruye. A5FPS-04 Asesoría psicológica
Psicólogos Formato digital en Excel Libre de polvo y humedad Durante la permanencia del estudiante en el colegio. Se busca archivo de computador, en el escritorio con el nombre “registro de asesoría psicológica”. Se conserva durante la permanencia del estudiante en el colegio y luego se destruye. Cada 15 días se guarda copia en cds. A5FPS-05 Asistencia a escuelas de padres.
Psicólogos Impreso en carpeta en archivo de psico-orientación Libre de polvo y humedad Durante el año académico Se busca en la Carpeta de archivo en el cajón número 1 en Psico-orientación bachillerato por orden alfabético con el nombre “asistencia a escuela de padres”. Pasa a formar parte del informe final. Se conserva durante el año y se destruye.
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A5FPS-06 Evaluación de Actividades de Psico-orientación Psicólogos Impreso en carpeta en archivo de Psico-orientación” libre de polvo y humedad Durante el año académico cajón número 1 en Psico-orientación de cada sección por orden alfabético con el nombre “evaluación de actividades de proyectos”. Pasa a formar parte del informe final. Se conserva durante el año y se destruye. Identificación Responsable ArchivoAlmacenamiento Protección Tiempo de Retención del Registro Forma de Recuperación Ruta de Consulta Disposición final Código Nombre A5FCD-02 Encuesta de satisfacción Club Deportivo y Cultural Coordinador Club Deportivo Formato digital en Word Protegido contra virus y con clave de seguridad 2 años Se busca archivo de computador Club Deportivo en el Departamento de Educación Física, con el nombre “Encuesta de satisfacción Club Deportivo y Cultural”. Pasa a formar parte del informe final. Se conserva durante dos años y luego se destruye. A5-FCD03 Planeación de actividades Club Deportivo y Cultural Coordinador Club Deportivo Formato digital en Word Protegido contra virus y con clave de seguridad 2 años Se busca archivo de computador Club Deportivo en el Departamento de Educación Física, con el nombre “Planeación de actividades Club Deportivo”. Pasa a formar parte del proyecto del club. Se conserva durante dos años y luego se destruye. A5-FCD04 Lista de asistencia y registro de actividades Club Deportivo y Cultural Coordinador Club Deportivo Formato digital en Word Protegido contra virus y con clave de seguridad 1 año Se busca archivo en revistero ubicado en el Departamento de Educación Física, con el nombre “Lista de asistencia”. Se conserva durante un año y luego se destruye.
