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Secretarias. Inteligencia emocional para sobrevivir y adaptarse a los cambios. Adaptación a las distintas interpretaciones del Protocolo Empresarial

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Colaboración estratégica con el directivo:

Strategic Partnership

Inteligencia emocional

para sobrevivir y adaptarse a los cambios

Project Management

para Secretarias

Gestión avanzada de

múltiples prioridades

Técnicas eficaces de gestión de

archivos digitales:

control, modificación y conservación

Pautas prácticas de Access y Excel

Comprensión e interpretación de la información financiera en tiempo de crisis

Inteligencia emocional para sobrevivir y adaptarse a los cambios

Adaptación a las distintas interpretaciones del Protocolo Empresarial

Programa Superior en

8 Módulos formativos

Secretarias

de

Dirección

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MODULO 1

QUE HABILIDADES DESARROLLAR PARA POTENCIAR

LA SINERGIA Y LA COLABORACION ESTRATEGICA

CON EL DIRECTIVO: STRATEGIC PARTNERSHIP

Cómo definir la colaboración estratégica

Objetivo como colaborador estratégico: doblar la productividad del directivo, no asumir la mitad

Estudio de estilos personales de gestión directiva y conductas asociadas

Técnicas de anticipación/colaboración con el directivo

– Escucha activa – Proactividad

Gestión del flujo de la información

Técnicas avanzadas de toma de decisiones con y para el directivo Ana Isabel Córcoles Cubero

Secretaria Virtual

MISECREVIRTUAL.COM

MODULO 2

PROJECT MANAGEMENT PARA SECRETARIAS:

UNA METODOLOGIA PARA PLANIFICAR, EJECUTAR

Y CONTROLAR PROYECTOS CON EXITO

Factores que influyen en el éxito de los proyectos, y las pautas para gestionarlos eficazmente

– Definición, características y fases del proyecto – Cómo afrontar lo inesperado gestionando el riesgo

Planificación, ejecución y control del proyecto

– Cómo gestionar y cerrar proyectos de manera ordenada – Métodos de cálculo y representación de proyectos – Herramientas para la gestión de proyectos

Factores clave del éxito de un proyecto

– Trabajo en equipo – El equipo de trabajo

Entender los requisitos del directivo, liderando el inicio del proyecto de manera efectiva

Comunicación efectiva: ¿qué, a quién, cómo y cuándo hay que decirlo?

Marta Irimia Alcocer Secretaria de Dirección

ENDESA

MODULO 3

GESTION AVANZADA DE MULTIPLES

RESPONSABILIDADES Y PRIORIDADES

PARA ALCANZAR OBJETIVOS Y RESULTADOS

Establecimiento de objetivos en entornos multi-task

Claves para distinguir con eficacia entre objetivos a medio y largo plazo

– La programación

Toma de decisiones en la priorización y ejecución de la tarea

Planificación eficaz del trabajo

– Gestión eficaz del tiempo

– Consecuencias de una mala gestión del tiempo

– Cómo cumplir con los plazos cuando no es posible la delegación

Cómo tratar los imprevistos e “imponderables” que trastocan el plan de trabajo

– Adaptación al cambio

Técnicas y herramientas para afrontar la presión y reducir el estrés

Blanca San Juan Montero Consultor Senior

GRIKER & ORGEMER

MODULO 4

GESTION DE ARCHIVOS DIGITALES: CONTROL,

SEGUIMIENTO, MODIFICACION Y CONSERVACION

Herramientas para digitalizar y limpiar documentos en papel

Cómo organizar los archivos informáticos: documentos, imágenes, correo electrónico

Tratamiento práctico de los documentos del correo electrónico

Codificación de documentos e informes

Claves para seleccionar los documentos según su importancia

Sistemas para realizar cambios en los archivos digitales

Esquema gráfico

Sistema de digitalización

Creación de ficheros en formato PDF

OCR, conversores y empaquetadores

Aplicaciones y sistemas para modificar y recuperar archivos digitales

Aplicaciones de selección electrónica de documentos

Control de documentos físicos enviados al archivo –custodia de documentos por externos–

Recuperación de documentos digitales perdidos o borrados accidentalmente

Copias de respaldo –back-up– Elena Gómez Deiros

Técnico Apoyo. Subdirección de Proyectos

ENDESA

MODULO 5

EXCEL Y ACCESS EN LA PRACTICA: OPTIMIZACION

Y GESTION ELECTRONICA DE LA INFORMACION A

TRAVES DEL USO DE HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS

Claves para utilizar el paquete informático adecuado al tipo de archivo y documentos que se gestionan

Creación de una base de datos en Access

– Campos imprescindibles y recomendados – Códigos y leyendas de utilidad – Bases de datos relacionales

Elaboración del índice

– Creación de carpetas y subcarpetas – Referencias cruzadas

– Seguimiento y actualización

Documentos y versiones

– En formato papel

– En formato electrónico (e-mails y documentos adjuntos)

Elaboración de informes basados en Access

– Operaciones matemáticas de utilidad para obtener resultados totales

Cómo diseñar bases de datos y hojas de cálculo con la estructura necesaria para los documentos que se deben controlar

Portabilidad de una base de datos a Excel

– Gráficos estadísticos – Filtros

– Etiquetas

Ana Isabel Córcoles Cubero Secretaria Virtual

MISECREVIRTUAL.COM

MODULO 6

INTELIGENCIA FINANCIERA: COMPRENSION

E INTERPRETACION DE LA INFORMACION FINANCIERA

PARA ACOMETER CON EXITO PROYECTOS

RELACIONADOS CON FINANZAS

Conceptos claves de contabilidad financiera

– Principios contables – Método contable

– Ciclo de compras de bienes y servicios

(3)

– Ciclo de ventas de bienes y prestación de servicios – Ciclo de inversión

– Ciclo de financiación

Cómo interpretar los estados contables

– Balances

– Cuenta de resultados – Estados de flujo

Diferenciar entre beneficio y cash flow

Conocer e interpretar los balances provisionales Luis Peregrina Ayú

Director Financiero

ABB

MODULO 7

INTELIGENCIA EMOCIONAL/ADAPTACION AL

CAMBIO-CRISIS. DESARROLLAR LAS HABILIDADES

EMOCIONALES IMPRESCINDIBLES PARA ADAPTARSE

AL CAMBIO CON CREATIVIDAD Y ENFRENTARSE

A LAS SITUACIONES DE CRISIS

¿Qué es la Inteligencia Emocional?

– Coeficiente intelectual y distintos tipos de inteligencia – La inteligencia, ¿capacidad innata o adquirida?

Las cinco habilidades prácticas de la Inteligencia Emocional

– Auto-conocimiento, control emocional, motivación, empatía, habilidades sociales y habilidades de negociación

Adaptarse al cambio

– Factores que motivan el cambio – El proceso de adaptación y sus fases

– Lecciones aprendidas de “¿Quién se ha llevado mi queso?” – Herramientas básicas para enfrentarse al cambio

Gestión de situaciones de crisis

– Identificar potenciales crisis

– Establecer procedimientos de actuación

– Marcar las líneas generales de comunicación a seguir – Asignar responsabilidades

Mª Claudia Londoño Mateus Personal Assistant

TELEFONICA SOLUCIONES SECTORIALES

MODULO 8

COMO ACTUAR ANTE VISITAS, REUNIONES Y ACTOS:

ADAPTACION A LAS DISTINTAS INTERPRETACIONES

DEL PROTOCOLO EMPRESARIAL

¿Por qué la mayoría de las normas sociales no tienen aplicación en el mundo de la empresa? Cortesía social y cortesía empresarial

El comportamiento corporativo de la secretaria en la recepción de visitas

El nuevo papel de la secretaria en las reuniones de trabajo

– Organización protocolaria cuando no tienes acceso a la reunión – La función de la secretaria cuando tiene una participación activa

en la reunión

– Plantillas básicas para el desarrollo de la documentación necesaria en la reunión

Cómo elaborar el proyecto de planificación y estructuración de un acto

– La organización de actos protocolarios – Posibles distribuciones de la sala – Modelos de listas de invitados

– Check list para la realización de cualquier acto

Legislación vigente sobre los actos protocolarios para la organización de eventos

Carmen Cuadrado Directora

COMMUNICATION AND PROTOCOL SERVICES

¿Cómo funciona

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Cada curso está compuesto por una serie de

lecciones o módulos, redactado de una forma

estructurada, lógica y orientada al estudio

y aprendizaje

Los módulos contienen tanto aspectos técnicos

y teóricos, como contenidos prácticos aplicables

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Se trata de un material 100% didáctico y orientado

a directivos, diseñado para poder ser seguido y

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resumen del material presentado, ejercicios de

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para que pueda identificar rápidamente notas

importantes, ejemplos prácticos, jurisprudencia

y referencias cruzadas con otros módulos

Además, dispone de tutorías con el autor

para las consultas sobre la comprensión

de contenidos a través de un email directo:

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están redactados por un equipo de reconocidos

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Dirigido a:

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Secretaria de Dirección

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Personal Assistant (PA)

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El Equipo de Autores

Elena Gómez Deiros

Técnico Apoyo. Subdirección de Proyectos

ENDESA

Es Diplomada en Dirección y Gestión de Empresas por la Comunidad Autónoma de Madrid y Diplomada en Contabilidad por la Universidad de La Salle. Ha desempeñado funciones de archivo en la Secretaría de Estado de Cultura y Ministerio de Educación y Cultura. También ha trabajado en la Oficina de Supervisión de Proyectos del Ministerio de Educación y Cultura. Tiene amplia experiencia como Profesora y Coordinadora en cursos de verano de la Universidad Pontificia de Salamanca en protocolo así como en la Asociación de Comunicación y Relaciones Públicas de Castilla y León.

Ana Isabel Córcoles Cubero

Secretaria Virtual

MISECREVIRTUAL.COM

Actualmente es Secretaria Freelance, ejerciendo la actividad de Secretaria Virtual bajo la marca Misecrevirtual.com. Máster en Secretariado Ejecutivo por el Instituto de Secretariado Europeo y Diplomada Europea de Secretariado de Dirección. Ha impartido seminarios de Secretariado a nivel internacional. Desde 2001 a 2009 ha sido formadora de ASPM, Asociación del Secretariado Profesional de Madrid. Tiene amplia experiencia como Secretaria de Dirección en diversas empresas nacionales y asociaciones internacionales. Autora del libro “El Manual de Acogida en la empresa”, “Cómo realizar buenos informes”, “Empatía -Póngase en su lugar-“ y “Ponencias-Métase al público en el bolsillo” publicados por FC Editorial.

Luis Peregrina Ayú

Director Financiero

ABB

Actualmente es Director Financiero de Asea Brown Boveri. Ha desarrollado su carrera profesional en el Banco Santander Central Hispano como Responsable de Proyectos Especiales y en Ericsson España como Director Financiero, Controller y Director del Centro de Servicios Compartidos.

Carmen Cuadrado Esclapez

Directora

COMMUNICATION AND PROTOCOL SERVICES Licenciada en Ciencias de la Información por la Universidad Complutense de Madrid. Especializada en “Comunicación Institucional y Empresarial: Gabinetes de Prensa” por la Universidad Carlos III de Madrid. Actualmente es Directora de Communication & Protocol Services, dedicada a la organización de actos y la consultoría dentro del campo de la imagen y la comunicación empresarial. Profesora en la Universidad Complutense de Madrid impartiendo clases tanto en los “Expertos Universitarios” como en los cursos de verano. Autora de los libros “Protocolo y Comunicación en la Empresa y los Negocios” (4ª Edición) año 2001 Editorial Confemetal y “Mi Jefe me sigue cediendo el paso. Manual de protocolo para la Secretaria Ejecutiva” Editorial Confemetal. En proyecto: “Las Relaciones Comerciales con Extranjeros” Editorial Confemetal.

CHIEF EDITOR

Mª Claudia Londoño Mateus

Personal Assistant

TELEFONICA SOLUCIONES SECTORIALES Titulada como Secretaria Bilingüe en Coral Gables University (Florida-EE.UU.). Desde 1973 trabaja como Secretaria de Alta Dirección en el Grupo Telefónica. Autora de los libros “Guía para la Secretaria Ejecutiva” (3ª Ed.) y “Habilidades de Gestión para la Secretaria Eficaz” (2ª Ed.) “Atención al Cliente y Gestión de Reclamaciones: En busca del Grial” y “Cómo Sobrevivir al Cambio: Inteligencia Emocional y Social en la Empresa” (2ª Ed.) editados por FC Editorial. Coautora del libro de texto y la guía didáctica “Organización del Servicio y Trabajos del Secretariado (Editorial Editex). Participó en el diseño del perfil profesional del secretariado y definición del ciclo de formación de Técnico Superior en Secretariado dentro del Proyecto de Renovación de los Contenidos de Formación Profesional como experto tecnológico. Asimismo, actuó como Experto Tecnológico del Grupo de Trabajo de Administración y Gestión para la elaboración del Catálogo Nacional de las Cualificaciones Profesionales. Diseña e imparte cursos especializados en la formación del secretariado orientados al perfeccionamiento de las competencias emocionales y técnicas. Ponente y panelista para diversas instituciones. Presidenta de la Asociación del Secretariado Profesional de Madrid.

Marta Irimia Alcocer

Secretaria de Dirección

ENDESA

Asistente de Dirección de la Subdirección General de Ingeniería I+D en Endesa. También ha estado en la Dirección de Marketing y Líneas de Negocio, y Dirección de Tesorería Corporativa. Máster Internacional de Secretariado Ejecutivo y de Dirección. Tiene amplia experiencia como Secretaria de Dirección en diferentes empresas.

Blanca San Juan Montero

Consultor Senior

GRIKER & ORGEMER

Licenciada en Psicología por la Universidad Pontificia de Salamanca. Performance Design Fundamentals School, Center for Profesional Education, Andersen Consulting, Chicago, Business Practice School, Center for Professional Education, Andersen Consulting Holanda. Además ha realizado otros cursos sobre diversos temas de management.

En cuanto a su experiencia profesional trabajó en Andersen Consulting como Consultor Senior de RR.HH., trabajó en Cubiertas y M.Z.O.V. como Adjunta al Subdirector de RR.HH. y fue Directora de Desarrollo Directivo en Grupo Prisa y Gerente de Consultoría y Formación en GRIKER & ASOCIADOS.

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con el directivo

Factores que influyen en el

éxito de los proyectos

Herramientas para afrontar la presión y reducir el estrés de

entornos

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La recuperación de

documentos digitales

perdidos

La

interpretación

de

balances

y cuentas de resultados

Reglas protocolarias

en la organización de actos

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Deberá ser comunicada por escrito. Si se comunica hasta 7 días laborables antes del inicio del curso, se devolverá el importe menos un 10% en concepto de gastos administrativos. Pasado este periodo no se reembolsará el importe de la inscripción pero se admite la sustitución de su plaza, que deberá ser notificada por escrito hasta 15 días antes de la fecha del comienzo del curso.

iiR le recuerda que la inscripción únicamente estará garantizada si el pago del curso es realizado antes de la fecha de inicio.

Los autores están confirmados. iiR se reserva la posibilidad de modificar el programa y de sustituir a los autores si a ello se viera obligado, siempre por motivos ajenos a su voluntad.

© iiR ESPAÑA S.L. 2010

Datos personales: En cumplimiento con el artículo 5 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de Diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, le informamos de que los datos personales que aporte en el presente formulario serán incorporados a los ficheros de “Institute for International Research España, S.L.”, debidamente inscritos ante la Agencia Española de Protección de Datos, y cuyas finalidades son la gestión y cumplimiento de la relación establecida como consecuencia de la inscripción en el evento a que hace referencia, así como la gestión por parte de iiR de la selección de los asistentes al mismo, así como la realización de envíos publicitarios acerca de las actividades, servicios, ofertas, promociones especiales y de documentación de diversa naturaleza y por diferentes medios de información comercial, además de la gestión de la información de la que se disponga para la promoción de eventos, seminarios, cursos o conferencias que pudieran resultar de interés para los inscritos, de acuerdo con las labores de segmentación y obtención de perfiles relativa a los mismos, todo ello al objeto de personalizar el trato conforme a sus características y/o necesidades. Mediante la presente, usted queda informado y consiente que sus datos puedan ser cedidos a patrocinadores, publicaciones, expositores en ferias u otros sujetos en base a la relación que iiR mantiene con los mismos para procurar una mayor eficiencia de la gestión de sus actividades. Para el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición de sus datos por parte de iiR, deberá remitir un escrito identificado con la referencia “Protección de Datos” a “Institute for International Research España, S.L.”, con domicilio social en la calle Príncipe de Vergara nº 109, 28002 Madrid, en el que se concrete la solicitud y al que acompañe fotocopia de su Documento Nacional de Identidad.

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