Política de la Compañía
Refiérase al documento original en inglés en caso de dudas
G&K Confidencial
-- Versión en Español –
Contenido e identificación por
titulo:
Código de Conducta Ética de G&K Services
Rev
Descripción del cambio
Dueño
Aprobación
Fecha
D Actualizando la política Linda Newman,
Directora de Auditorías Internas Jackie Punch, SVP de Recursos Humanos y Jeff Wright, CFO 07/01/11 1. Declaración de la política
La manera en que los empleados de G&K Services llevan a cabo sus negocios es muy importante al éxito de la compañía. G&K tiene responsabilidades hacia sí mismo, sus clientes, sus accionistas y las comunidades en que lleva a cabo negocios. De modo que podamos conducir negocios en la manera más eficaz, G&K debe esforzarse por conducir negocios de la manera más éticamente posible.
2. Alcance de la política
Esta política abarca a todos los empleados, funcionarios y directores de G&K (conjuntamente referidos como empleados en este documento).
3. Intención de la política
G&K ha identificado cinco valores fundamentales que gobernarán su comportamiento. Estos valores son:
Concentrarse en satisfacer siempre a los clientes alcanzando una calidad superior en todo lo que hacemos.
Operar con integridad, asegurando especialmente la seguridad y el cuidado del medioambiente.
Colaborar con el desarrollo de las personas y los equipos y ayudar a que juntos sean exitosos.
Sentir la obligación de decir lo que se piensa, desafiar, escuchar y ser abierto con los demás.
Impulsar un crecimiento rentable mediante una ejecución rápida, simple y bien dirigida.Se espera que todos los empleados de G&K acepten y se adhieran a estos valores cuando lleven a cabo negocios en el nombre de G&K. Siempre que surjan conflictos éticos tiene que haber un compromiso de parte de todos de actuar con honestidad e integridad. Este compromiso sobrepasa cualquier otra expectativa y responsabilidad. Hasta la apariencia de impropiedad debe de evitarse.
Las siguientes áreas están incluidas en éste Código de Conducta Ética:
Acatamiento a la ley y la política de informantes (“Whistleblower”)
Responsabilidad del empleado
Oportunidades de igualdad de empleo (Employment Equity Opportunities - Canadá)
Conducta de negocio en generalo Clientes y suplidores
o Regalos y gratificaciones
Conflicto de intereseso Competidores y distribuidores
o Empleo de familiares
o Intereses y actividades fuera de G&K
Protegiendo información confidencial y exclusiva
Competencia justa
Abuso de información privilegiada o confidencial
Retención de documentos y reportes financieros
Uso de recursos y bienes de la compañía
Salud y seguridad
Gerencia de protección ambiental
Actividades políticas
Gobierno, analistas y preguntas de los medios de comunicación Acatamiento a la ley y la política de informantes “Whistleblower”G&K se esfuerza en proveer a sus empleados un ambiente que cumple con todas las leyes y reglamentos aplicables. G&K desea crear un ambiente donde sus empleados entiendan las expectativas y se sientan cómodos en traer a la atención de cualquier miembro de la gerencia sus cuestiones legales o violaciones de políticas. Se llevará a cabo todo esfuerzo de evaluar e investigar cada cuestión y resolverla cuando las mismas se hagan saber.
G&K no tolerará represalias de ningún tipo por reportar una sospecha de violación a la ley, reglamentos, y políticas de la compañía incluyendo, sin limitarse a, asuntos de contabilidad y auditoría. Todo empleado que traiga a colación cualquier asunto o cuestión, o contribuya con información adicional bajo el Código de Conducta Ética será tratado con respeto y dignidad. No obstante, G&K se reserva el derecho de disciplinar cualquier empleado que haga acusaciones falsas, provea información falsificada o actúe de mala fe y de manera inapropiada.
Responsabilidad del empleado
Se espera que cada empleado esté familiarizado y cumpla con las políticas establecidas de G&K. Además, los empleados deben de cumplir con todas las leyes y reglamentos todo el tiempo. Por consiguiente, cualquier empleado que no esté seguro si está cumpliendo debidamente con alguna política de la compañía o la ley deberá de obtener un entendimiento claro antes de tomar alguna acción. Es imprescindible que la reputación de G&K y la de sus empleados no se comprometa en ningún momento.
Los gerentes y supervisores de G&K deberán asegurarse que los empleados estén informados de sus responsabilidades y que vigilen su cumplimiento. Cada empleado de G&K tiene la obligación de traer asuntos o sospechas de violaciones a leyes, reglamentos y políticas de G&K incluyendo la política de Código de Conducta Ética a la atención de cualquier miembro de la gerencia o de manera anónima al sistema telefónico de “MySafeWorkplace”. Los empleados a todos los niveles están prohibidos de actuar con represalias o de amenazar a cualquier persona por reportar o proveer información sobre cualquier asunto.
G&K ha establecido y mantendrá un programa por escrito para asegurar cumplimiento con todas las leyes y reglamentos aplicables y cualquier otra política que la compañía adopte. Los programas escritos existentes son el Código de Conducta Ética, adiestramientos, auditorías periódicas, y la línea telefónica anónima llamada “MySafeWorkplace” donde se puede reportar cualquier violación del Código de Conducta Ética. La Línea está disponible para todos empleados a (888-281-9628) o a www.MySafeWorkplace.com para reportar conducta que parece en contra del Código de Conducta Ética. La información que se provea mediante esta fuente se evaluará cuidadosamente y resoluciones prontas serán obtenidas. La identidad de la persona haciendo la queja se mantendrá confidencial a menos que haya una necesidad de saber oun requerimiento de ley de divulgar la información
.
Adherencia a las leyes aplicables y reglamentos en G&K es una condición de empleo para todos los empleados. Violaciones pueden exponer a G&K o a sus empleados a riesgos o penalidades criminales o civiles además de dañar su reputación y la habilidad de competir
en el mercado. Toda violación se tratará prontamente y podría resultar en acción disciplinaria hasta e incluyendo el cese de empleo.
Igualdad de las oportunidades de empleo (Employment Equity Opportunities - Canadá)
G&K hace todo esfuerzo de tratar a todos sus empleados y solicitantes de empleo de manera justa. Las calificaciones, destrezas y logros de los individuos son la base sobre la cual las decisiones de empleo se llevan a cabo, algunas de ellas siendo, reclutamiento,
promociones, transferencias y la administración de salarios.
G&K provee oportunidades de empleo independiente de raza, sexo, edad, religión, estado marital, ciudadanía, origen nacional, discapacidades mentales o físicas o cualquier otra clasificación protegida por ley. G&K cree que las ideas destrezas, ideas y experiencias diversas se complementan unas a las otras y mejoran el servicio al cliente. Cualquier pregunta sobre la política de Igualdad de las oportunidades de empleo se puede dirigir al gerente o director de recursos humanos.
Conducta de Negocio en General
Relaciones de clientes y suplidores
Como empleado de G&K, es importante mantener relaciones profesionales con sus clientes y suplidores. Por consiguiente, las siguientes áreas se consideran inapropiadas en las operaciones diarias:
Tomar ventaja injusta de cualquier otra persona a través de la manipulación, ocultamiento, abuso de información privilegiada, mala representación de los hechos o cualquier otra práctica injusta.
Comunicar falsedad en cualquier relación de negocios.
Recibir beneficios impropios como resultado de la posición que uno ocupa en la compañía.Regalos y gratificaciones
Cuando sea que un empleado trate con un proveedor, cliente o agencia de gobierno, el empleado tiene la obligación de actuar en el mejor interés de la compañía. El propósito de entretener y regalar en nombre de hacer negocios es para crear buena voluntad y mantener en buen estado las relaciones de negocios y no para tomar una ventaja injusta. Los regalos o gratificaciones que se dan o implican una obligación de parte del destinatario no son aceptables. Nadie deberá ofrecer, dar, pedir o aceptar de forma directa o indirecta, pagos, favores, gratificaciones o cualquiera otra cosa de valor de cualquier empleado, agente, cliente potencial, o suplidor excepto cuando estos se consideren legalmente permisible y se reconozcan como gratificaciones u obsequios de la industria.
Estas gratificaciones u obsequios de regalos incluyen, sin limitarse a, regalos, comidas, cócteles, descuentos, hospitalidad,
entretenimientos, recreación, boletos, artículos promocionales, transportación y cualquier otro artículo tangible o intangible “de valor” por el cual el destinatario no pagará el valor del mercado.
Se considera que las gratificaciones u obsequios que se pueden aceptar son los siguientes:
Comidas comunes de negocios que siguen las normas establecidas por G&K.
Entretenimiento (individual o en conjunto) que no exceda los $400 durante un período de 12 meses. Cualquierentretenimiento que exceda dicho valor deberá ser aprobado por escrito por el vicepresidente y el Departamento legal, con una notificación al director del departamento interno de auditoría.
Bajo ninguna circunstancia puede el empleado dar o recibir dinero en efectivo, ofrecer o recibir directa o indirectamente regalos de cualquier valor a un empleado o agente del gobierno, y dar regalos u obsequios a clientes o suplidores en el cual se le prohíbe a dicha persona aceptar los mismos.
Conflicto de intereses
El conflicto de interés se presenta cuando un empleado se ve en la obligación de tener que escoger entre beneficiarse a sí mismo, un miembro de su familia o G&K. Los empleados deben evitar cualquier situación que tiene o aparenta tener un conflicto de interés. Los empleados deben divulgar a sus supervisores cualquier conflicto de interés actual o potencial.
Es de gran importancia que las decisiones y actos de negocios no se hagan con la intención de obtener ganancia financiera o personal. Es igualmente importante que las decisiones personales que se hagan no traigan un efecto adverso a las operaciones de la compañía.
Los siguientes ejemplos se consideran actividades que crean conflicto de interés que son inaceptables a G&K:
Competidores y distribuidores
Ser dueño de acciones (más de 2%), o el poder votar hacia las acciones de una compañía o grupo que tiene una relación financiera con G&K como un competidor, proveedor de materiales o servicios o un cliente. (Nota: Conforme a lo siguiente, es aceptable tener una pequeña cantidad de acciones en una compañía reconocida a nivel nacional en la bolsa de valores).
Ser dueño, comprar o tener acciones u otros valores de deuda o participación en cualquiera de los competidores principales de G&K.Empleo de familiares
Permitiendo familiares de empleados, contratistas o vendedores que trabajen en el mismo departamento o en una posición que represente un conflicto de interés real o percibido. En ningún momento se permitirá que familiares trabajen directamente como subordinado del otro o que haya relación de supervisor o gerente uno al otro. Los empleados que contraen matrimonio también deberán seguir estas guías.
Reclutando o presionando a otra compañía a reclutar un familiar o amigo como consultor o empleado.Intereses y actividades fuera de G&K
Actuando como contratista o proveyendo servicios a G&K mientras se esté empleado por G&K.
Trabajando simultáneamente para un competidor, cliente o suplidor.
Empleo o membresía en otra organización que interfiera con las labores y el desempeño, use propiedad de la compañía, involucre el auspicio de la compañía o cree una situación adversa pública.Protegiendo información confidencial y exclusiva
Se requiere confidencialidad con relación a la información de G&K. La mayoría de la información que es accesible y se desarrolla en la compañía es propiedad exclusiva de G&K y se considera bienes de negocios. La información exclusiva de G&K nunca se deberá usar para obtener ganancia personal durante o después de empleo con G&K.
Hay que tomar precauciones adecuadas para proteger la información de G&K. El divulgar sin autorización la información exclusiva puede destruir el valor de la compañía y poner en ventaja a los competidores. Todos los empleados son responsables de proteger la
información de G&K. El divulgar o compartir información deberá limitarse a aquellas personas que deben saberla a causa de su responsabilidad diaria.
La información exclusiva que requiere protección no se limita a información que generalmente no se conoce en público sobre G&K como lista de clientes y suplidores, información financiera, reportes de ventas, materiales que se usan o desarrollan internamente como sistemas de programación, equipos, procesos administrativos y manufactureros, planes de negocios, lista de precios o tarifas,
comunicaciones, incluidas las comunicaciones internas, ya sean verbales o escritas, discursos u otras presentaciones realizadas o divulgadas por el personal de G&K, incluidas las copias electrónicas de los mismos o cualquier información que le dé ventaja a G&K para competir en el mercado o cualquier información que le da ventaja a G&K para competir en el mercado.
Además, información sobre empleados actuales, pasados o futuros debe de mantenerse confidencial. Solo las personas que necesitan tal información para llevar a cabo sus funciones diarias deben de tener conocimiento sobre dicha información. Toda verificación el empleo deberá coordinarse a través de recursos humanos. Cualquier empleado que a sabiendas altere, falsifique o de mala representación a información sobre empleados estará sujeto a acción disciplinaria hasta e incluyendo el cese de su empleo.
Salvo que se haya autorizado específicamente con anticipación, los empleados tendrán prohibido realizar declaraciones en
nombre de G&K y utilizar propiedad intelectual de G&K, lo que incluye marcas comerciales y logotipos. Además, los
empleados deben considerar su obligación de mantener la confidencialidad, sin importar cuál sea el foro de divulgación, lo
que incluye, entre otros, redes sociales como Facebook®, MySpace®, Twitter®, salas de chateo de Internet y weblogs. Los
empleados serán legalmente responsables por todos los comentarios publicados o divulgados. Si un empleado hace algún
comentario sobre G&K, el empleado deberá divulgar su afiliación con G&K e incluir un descargo en el que se aclare que la
opinión expresada es la del empleado y que no refleja necesariamente la opinión de G&K. El empleado seguirá siendo
responsable de mantener la confidencialidad de toda la información luego del cese de su relación laboral con G&K.
Cualquier situación en que alguna información confidencial o exclusiva de G&K se haya transigido deberá reportarse inmediatamente al departamento legal de G&K o a través de la línea de información anónima de MySafeWorkplaceal (888) 281-9628 o por Internet en el sitio www.mysafeworkplace.com
.
Competencia justa
Las leyes antimonopolistas de los E.U. y las leyes de competición fuera de los E.U. existen para asegurar la competencia abierta y honesta en el mercado. G&K apoya estos principios puesto que es parte integral para mantener estándares éticos elevados.
Los empleados no pueden tomar acción colaborativa con cualquier competidor o tomar cualquier acción que pudiera tener un efecto anti-competitivo impropio. Ejemplos de esta conducta prohibida incluye:
Acuerdos o entendimientos con competidores, sea de forma directa o con intermediarios para fijar precios, dividir clientes o territorios o poner restricciones en ventas.
Intercambio de precios u otra información exclusiva con competidores como términos de ventas, adjudicación del mercado o estructura de costo de la compañía.
Discriminación y/o precios ilegales o rehusar competir justamente. Los servicios y productos de G&K deberán hacerse disponibles a todo cliente por igual.Los empleados nunca deberán hacer declaraciones falsas o engañosas de cualquier competidor o sus productos, prácticas de negocios, estatus financiero, y fiabilidad.
La gerencia de G&K debe familiarizarse con los principios básicos de las leyes antimonopolistas y como éstas afectan los negocios y también deberá evitar cualquier actividad que viole o cree la apariencia de violar leyes. Los empleados de G&K deben entender las leyes antimonopolistas a medida que éstas apliquen a su trabajo diario. Violaciones a tal leyes pueden resultar en riesgos o penalidades civiles y criminales para G&K y sus empleados.
Abuso de información privilegiada o confidencial “Insider Trading”
Se le prohíbe a todo empleado de G&K abusar de información privilegiada o confidencial que se relaciona con la compra o intercambio de acciones. El término “insider trading” se refiere a hacer intercambios de acciones de G&K en la bolsa de valores porque se está al tanto de información privilegiada o confidencial que al divulgarse públicamente pudiera afectar el precio de tal acciones. La información privilegiada o confidencial es información que un inversionista consideraría importante para tomar la decisión de comprar o vender las acciones de la compañía incluyendo ganancias proyectadas, dividendos, nuevas acciones o deudas, adquisiciones futuras, y despojos.
La divulgación de cualquier tipo de información a otra persona incluyendo familiares, amigos, o corredores de acciones que dé una ventaja en el intercambio de las acciones sobre el público en general está prohibida. Los empleados no pueden divulgar cualquier información privilegiada o confidencial, lo que incluye, entre otros ejemplos, el correo electrónico, las salas de chateo de
Internet o los
weblogs, o la divulgación a través de cualquier red social disponible en Internet, como Facebook®, MySpace® o Twitter®.
Restricciones similares aplican a la acción de intercambios de acciones de otra compañía la cual se haga saber mediante información de un empleado a través del curso de su empleo. Existen reglamentos estrictos diseñados para proteger el interés público y estos
reglamentos se imponen con severas penalidades civiles y criminales a cualquier persona que viole dichos reglamentos.
Para más información refiérase a la política de G&K “G&K’s Policy on Avoidance of Insider Trading”.
Retención de documentos y reportes financieros
Los negocios de G&K mantienen archivos y cuentas precisas para asegurar prácticas legales y éticas y para evitar actividades fraudulentas. Los archivos y cuentas de negocios deben estar completas y no ser engañosas. Todos los archivos de contabilidad y los reportes que se producen deberán retenerse de acuerdo a las leyes aplicables y relevantes y mediante los estándares de contabilidad. Cualquier pregunta sobre los reportes financieros deberá enviarse al vicepresidente y contralor.
Ningún fondo o valor que haya quedado sin divulgarse o reportarse podrá mantenerse por ningún motivo. Sólo se mantendrá un proceso de contabilidad o libros (excepto cuando las leyes de impuestos requieran que se mantenga información adicional). Tampoco se podrá hacer anotaciones o entrada de datos artificiales o falsas a cualquier cuenta. Todo empleado tiene la responsabilidad de reportar fraude o cualquier situación de falta de control interno a un miembro de la gerencia, auditoría interna o “MySafeWorkplace”.
Uso de recursos y bienes de la compañía
Como empleado de G&K, proteger los recursos y bienes de la compañía es muy importante. Todo empleado deberá de usar buen juicio en la manera que usan los recursos y bienes de la compañía, sea el salvaguardarlas de pérdidas, daños, mal uso o abuso, o hurto. Hay que tomar las debidas precauciones para que los recursos o bienes no sean usurpados, prestados o otros, vendidos o donados sin la debida autorización. Algunos ejemplosde recursos y bienes de G&K son fondos (dinero), inventarios, bienes inmuebles, computadoras y sistemas de programación.
Salud y seguridad
El mantener un ambiente seguro, saludable y libre de accidentes es un compromiso importante de G&K. La seguridad es responsabilidad de todos. Se espera que todos los empleados se conduzcan en conformidad con las expectativas y responsabilidades de la compañía, la industria y las leyes aplicables de salud y seguridad en el trabajo. Para obtener más detalles sobre el compromiso de G&K en cuanto a la salud y seguridad de sus empleados, consulte la Política de seguridad de G&K.
Gerencia de protección ambiental
G&K se compromete a llevar a cabo negocios de una forma responsable y hará todo lo posible de mejorar el desempeño de sus empleados, clientes, comunidades, accionistas y el ambiente en general. Todos los empleados son responsables de asegurarse que las tareas de negocios estén en conformidad con las leyes aplicables y que se lleven a cabo de una manera segura, y de proteger el ambiente. Para obtener detalles adicionales sobre el compromiso de G&K con el ambiente, consulte la Política de manejo del ambiente de G&K
Actividades políticas
Se anima a todo empleado a participar en actividades políticas. Es importante que los empleados estén enterados de las cuestiones que afectan a las comunidades donde G&K lleva a cabo negocios y que apoyen a candidatos políticos que ellos crean que los representan y actúan en el mejor interés de ellos y la compañía.
Conforme a los términos de la Política de no petición/distribución, los empleados no pueden llevar a cabo actividades de campaña ni solicitar contribuciones monetarias para cualquier partido político, comité o candidato postulado para un oficio público durante el horario de trabajo o en la propiedad de G&K.
La compañía tampoco desea verse como un benefactor político. Se considera una violación de ley involucrar a la compañía en:
Hacer contribuciones a una campaña política.
Ofrecer sobornos, comisiones u otro pago ilegal.
Ofrecer regalos o favores a cualquier funcionario o empleado del gobierno. Gobierno, analistas y preguntas de medios de comunicaciónDe vez en cuando, los empleados recibirán preguntas de los medios de comunicación, comunidad financiera, agencias del gobierno u otras fuentes. Toda pregunta que provenga de la comunidad financiera/analista deberá referirse al director de relaciones inversionistas de la compañía. Todas las demás preguntas deberán dirigirse al vicepresidente, al departamento legal y a la secretaría corporativa.
Resumen
Se espera que todos los empleados lean y entiendan esta política y la usen para llevar a cabo sus tareas de forma ética diariamente. Es la responsabilidad de todo empleado reportar cualquier actividad que no esté en conformidad con esta política.
Todo empleado deberá comunicarse con la gerencia de G&K, el departamento de recursos humanos, el departamento de auditorías internas o el departamento legal si tiene dudas o preguntas sobre esta política.
