1 FORMULARIO DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE SERIES DOCUMENTALES A. DATOS DE LA SERIE DOCUMENTAL
1. Denominación de la serie
Expedientes de Estudios de Doctorado. 2. Unidad productora
Centro de Ampliación de Estudios. Doctorados. 3. Objeto de la gestión administrativa
Recoger la trayectoria académica de los alumnos inscritos en los programas de doctorado, así como formalizar la tramitación administrativa y ejecución de dichos programas.
4. Años que abarca la serie 1990-2000.
5. Tipo de soporte Papel.
Electrónico: Aplicación informática SIGMA (desde 1996 inclusión de datos de alumnos).
Informático: Base de datos en ACCESS (incluye las tesis desde 1990 y las tesinas leídas desde 1997). 6. Volumen de la serie
20 metros lineales aprox. en todo el periodo. 7. Documentos que integran la serie Expediente del Alumno
Subprocedimiento de Superación de créditos de doctorado. Fase de Admisión:
- Solicitud de admisión en formulario normalizado.
En caso de homologación de estudios extranjeros, además:
- Solicitud de autorización de acceso al programa de Doctorado del interesado. - Copia acta de graduación.
- Certificación (acreditación) de la universidad de procedencia. - Programa de estudios de la universidad de procedencia.
- Informe sobre la solicitud de acceso a los estudios de doctorado del Director del Doctorado. - Resolución del Rector aprobando la admisión en el programa de doctorado.
- Certificación académica.
- Copia del Título Oficial de Licenciado, Arquitecto o Ingeniero o en su defecto, copia del documento acreditativo del pago de derechos de expedición del título.
2 - Curriculum Vitae.
- Cartas de presentación de profesores o especialistas en la materia. - Fotocopia del DNI o Pasaporte.
Fase de matriculación: - Impreso de matriculación.
- Documento acreditativo de reducción o exención de tasas académicas de matriculación. - Copia documentación acreditativa de familia numerosa.
- Copia de la certificación personal de ayudante o asociado. - 2 Fotografías.
- Fotocopia del DNI o Pasaporte.
- Liquidación del abono de las tasas académicas.
En caso de obtención de créditos fuera del programa de Doctorado:
- Autorización del tutor para realizar los créditos fuera del programa de Doctorado. - Certificado de haber realizado los créditos.
En el caso de convalidación de créditos de cursos realizados en otra Universidad: - Solicitud de convalidación del interesado.
- Certificado académico.
- Informe del Director de Doctorado y Director del Departamento.
- Remisión de la solicitud de convalidación de la Comisión de Doctorado al Director del doctorado correspondiente.
- Informe favorable/desfavorable en relación con la solicitud de convalidación. - Resolución de convalidación por la Comisión de Doctorado.
En caso de cambio de asignaturas y matriculación en nuevos cursos: - Solicitud cambio de asignatura o matriculación en nuevos cursos.
- Autorización del Jefe de Sección de Tercer Ciclo al cambio de asignatura o matriculación en nuevos cursos.
- Comunicación al interesado de la autorización.
- Liquidación del abono de las tasas académicas correspondientes. Obtención del Certificado de Suficiencia Investigadora (antiguo R.D.)
- Solicitud de certificación académica personal de estudios terminados o certificación de reconocimiento de Suficiencia Investigadora.
- Liquidación del abono de las tasas académicas correspondientes. - Certificado de reconocimiento de Suficiencia Investigadora.
Reconocimiento de Suficiencia Investigadora (nuevo R.D.) - Certificado de superación de la Fase de Docencia.
- Certificado-Diploma acreditativo de estudios avanzados.
3 - Escrito del Director del Departamento comunicando a los miembros del Tribunal día, lugar y hora de
celebración de la lectura de la tesina. - Tesina.
- Remisión del acta a los miembros del Tribunal para calificación de la tesina. - Acta de calificación de la tesina.
Otros Documentos del Expediente del Alumno: - Certificado de notas obtenidas.
- Informe del Director del Doctorado correspondiente de calificaciones obtenidas. - Credencial de homologación del título de licenciado.
- Credenciales diversas.
En caso de solicitud del certificado del Título de Doctor: - Solicitud de certificación.
- Abono de las tasas académicas correspondientes.
- Certificado de superación de los Estudios de Tercer Ciclo oportuno para la obtención del Título Universitario Oficial de Doctor.
Subprocedimiento de presentación y defensa de la tesis doctoral:
En caso de petición de prórroga del plazo de presentación de la tesis:
- Petición de prórroga del plazo de presentación de la tesis dirigida a la Comisión de Doctorado. - Informe sobre la petición de prórroga del Director de la misma.
- Remisión de la petición de prórroga de la Comisión de Doctorado al Director del Departamento correspondiente.
- Informe favorable o desfavorable en relación con la petición de prórroga. - Resolución de la Comisión del Doctorado.
- Certificación de depósito de tesis en el Departamento/Instituto correspondiente. - Tesis.
- Notificación de disponibilidad de tesis para emisión de posterior informe. - Informe favorable del Director de la Tesis.
- Solicitud del doctorando para solicitar la incoación del trámite de lectura de tesis.
- Informe favorable, a expensas de la valoración del Tribunal, del Director del Departamento o Instituto.
- Breve resumen de la tesis del doctorando.
- Informe del Departamento/Instituto en el que se propone los 10 miembros del Tribunal, acompañado de un informe de idoneidad de los miembros propuestos.
- Relación de los miembros propuestos con su número de teléfono, fax o correo electrónico. - Fotocopia del reconocimiento de suficiencia investigadora.
- Acuerdo de la Comisión de Doctorado por el que, una vez aceptada la defensa de la tesis, se designa el Tribunal que ha de juzgarla, así como los dos miembros suplentes.
- Resolución del Rector por la que aprueba la composición del Tribunal.
- Resolución de la Comisión de Gobierno por la que aprueba la composición del Tribunal. - Comunicación a los miembros titulares del Tribunal su nombramiento para su aceptación. - Aceptaciones de los miembros del Tribunal.
- Informes de los miembros del Tribunal relativos a la tesis. - Comunicación de la fecha propuesta para la defensa de la tesis.
- Comunicación de la sección de Tercer Ciclo al Decano, Director del Doctorado correspondiente, al Departamento/Instituto correspondiente, al Vicerrector de Investigación, Gabinete de Prensa del Rectorado de la lectura de tesis.
- Modelo normalizado para la reserva de aula.
- Comprobante de abonos de tasas correspondientes a la lectura de tesis. - Petición de confección del traje académico.
- Solicitud del material necesario para la lectura de la tesis. - Certificado de asistencia de los miembros del Tribunal.
4 - Declaración jurada de los miembros del Tribunal de no haber percibido en el año en curso en concepto de asistencias por participación en Tribunales de oposiciones y concursos, importe superior al 10% de las retribuciones anuales correspondientes a su puesto de trabajo.
- Certificado individual de asistencia acompañado de documentos acreditativos. - Impreso con datos bancarios relativos a los miembros del Tribunal.
- Documentos económicos: pago por asistencia a la lectura de la tesis a los miembros del Tribunal. - Acta del examen de grado de Doctor realizado al doctorando en la que se especifica la calificación
obtenida.
- Notificación de remisión de la tesis doctoral a Dirección de biblioteca para su archivo y clasificación (en duplicado).
- Autorización del autor de la tesis para su utilización para fines de investigación por parte de la Universidad Carlos III.
- Libro de Actas de Doctorado. Expediente del Bienio
- Tríptico o díptico informativo sobre los programas de los cursos de doctorado. - Actas de calificación (asignatura/curso).
- Otra documentación relativa a trámites administrativos (reservas de aulas, notas interiores, etc.). 8. Ordenación
Cronológica (bienal) por Programas de Doctorado. Alfabética (Expedientes de alumnos).
9. Legislación
· R.D. 778/98, de 30 de abril, por el que se regula el tercer ciclo de estudios universitarios, la obtención y expedición del título de Doctor y otros estudios de postgrado.
· Normativa interna aprobada por la Comisión de Gobierno de fecha 16/12/1998, Procedimiento de presentación y defensa de tesis doctorales. (Arts. 9 y 10 del R. D. 778/98, de 30 de abril).
· R.D. 185/85, de 23 de enero, por el que se regula el Tercer Ciclo de Estudios Universitarios, la obtención y expedición del Título de Doctor y otros Estudios Postgraduados (en vigor hasta el año 1998 y para los alumnos ingresados ese año).
· Normativa interna de la Comisión Gestora del 09/10/95 sobre prórroga de tesis doctorales. 10. Procedimiento administrativo
Los programas de doctorado de la Universidad Carlos III se estructuran en dos cursos académicos con asignaturas cuatrimestrales o trimestrales.
Para que se tramite la admisión en los programas de doctorado, es imprescindible la presentación de una solicitud en el formulario normalizado, acompañado de certificación académica, fotocopia del título, curriculum vitae, y dos cartas de presentación de profesores o especialistas en la materia.
Las comisiones de admisión de cada uno de los programas de doctorado (formada por el Director del Programa de Doctorado y varios miembros del departamento), llevan a cabo una cuidadosa selección de los candidatos teniendo en cuenta su curriculum académico, interés investigador y capacidad personal. Estas comisiones mantienen, si lo estiman oportuno, una entrevista personal con todos los candidatos. Cada programa de doctorado tiene sus requisitos específicos de admisión (titulación exigida, plazos, solicitud, etc.)
5 La matrícula de los doctorados se realiza durante el mes de octubre y se envía, a los alumnos admitidos, por correo, el sobre de matrícula citándoles en día y hora determinada para la realización de la misma. Para lo cual se debe acudir en el día, lugar y hora indicados en la cita al Servicio de Tercer Ciclo. Los documentos que no puedan ser presentados en el momento de la matrícula, pueden entregarse después, excepto aquellos que justifican exenciones de tasas o reducciones de las tasas de matriculación. Al formalizar la matrícula no es necesario pagar nada. Se entrega a cada alumno una liquidación económica para efectuar el abono, en el plazo de diez días en cualquier sucursal del Banco Bilbao Vizcaya, Banco Central Hispano, Caja de Madrid o Santander. El banco se queda con una copia, el interesado con otra y una tercera se entrega en el Servicio de Tercer Ciclo. Se realiza una matrícula por cada curso de doctorado: 1er y 2º año.
La totalidad de créditos de cada programa están divididos en dos periodos: el primero de ellos constituye el periodo de docencia y el segundo el periodo de investigación tutelado, y tiene como finalidad la especialización del estudiante en un campo científico, técnico o artístico determinado, así como su formación en técnicas de investigación. Con el nuevo R.D. 778/1998, al final del primero de los periodos, se expide un certificado homologable en toda la Universidad Española, con una valoración global que acredita que el interesado ha superado la fase de docencia. A la finalización del segundo de los periodos indicados, se expide un certificado - diploma acreditativo de los estudios avanzados realizados por el interesado, que, sin solaparse con los estudios de postgrado, permite la funcionalidad múltiple del doctorado, favorece la salida voluntaria de los que no deseen seguir la tesis y sustituye con ventaja la actual suficiencia investigadora. El mencionado certificado – diploma supone para quien lo obtenga el reconocimiento a la labor realizada en una determinada área del conocimiento, acredita su suficiencia investigadora y es homologable en toda la Universidad Española.
Obtención de créditos fuera del programa de Doctorado:
Se puede realizar hasta cinco créditos fuera del programa de Doctorado sin que se requiera el reconocimiento por parte de la Comisión de Doctorado, pero sí la autorización del tutor y la certificación de haber realizado los cursos, así como el programa de dichos cursos.
Cuando se trate de más de cinco créditos cursados en otra Universidad en programas de doctorado, se necesita la convalidación por la Comisión de doctorado, que resuelve previo informe del Director del Doctorado y Director del Departamento.
Obtención de certificados:
Para la obtención de cualquier certificado de estudios de Tercer Ciclo, se tiene que rellenar una instancia que se recoge en el Registro de la Universidad. Previamente a la solicitud se tiene que parar por el despacho de Tercer Ciclo para recoger la liquidación de tasas académicas correspondientes y abonarlas en cualquier sucursal de los bancos anteriormente mencionados. Una vez abonas las tasas, se debe enviar el justificante de pago, así como la instancia por registro al Servicio de Tercer Ciclo.
Subprocedimiento de presentación y defensa de la tesis doctoral:
Terminada la elaboración de la tesis doctoral, el Director o Directores autorizan su presentación,
debiendo adjuntarse esta autorización a la tesis doctoral para iniciarse su tramitación. La tesis doctoral, previa conformidad del Departamento responsable, se presenta a la Comisión de Doctorado y ésta a su vez lo comunica a todos los Departamentos o institutos universitarios de su Universidad.
Al presentar la tesis doctoral, el doctorando debe entregar dos ejemplares de la misma en la Secretaría General, que quedan en depósito durante el tiempo que fije la Universidad, uno en dicha Secretaría General y otro en el Departamento responsable de la tesis. Cualquier Doctor puede examinarlo y, en su caso, dirigir por escrito a la Comisión de Doctorado las consideraciones que estime oportuno formular.
6 Transcurrido el tiempo de depósito, la Comisión de Doctorado, a la vista de los escritos recibidos y previa consulta al Departamento y a los especialistas que estime oportunos, decide si se admite la tesis a trámite o si, por el contrario procede retirarla.
Admitida a trámite la tesis, el Director del Departamento correspondiente, solicita de la Comisión de Doctorado, oído el Director de la tesis la designación del Tribunal que ha de juzgarla: el cual es designado de entre diez especialistas en la materia a que se refiere la tesis o en otra que guarde afinidad con la misma, propuestos por el Departamento correspondiente, oídos el Director de la tesis y los especialistas que dicha Comisión estime oportuno consultar. Dicha propuesta del Departamento debe ir acompañada de un informe razonado sobre la idoneidad de todos y cada uno de los miembros propuestos para constituir el Tribunal. Éste esta constituido por cinco miembros titulares y dos suplentes, todos ellos Doctores, españoles o extranjeros, vinculados a Universidades u organismos de enseñanza superior o investigación. De los mismos no puede haber más de dos miembros del mismo Departamento ni tres de la misma Universidad.
Una vez designado y constituido el Tribunal, la Comisión de Doctorado de un plazo para que el doctorando haga llegar a los miembros de dicho Tribunal, junto con su curriculum vitae, la tesis que ha de ser juzgada. A partir de ese momento, los miembros del Tribunal disponen de un mes para enviar a la Comisión de Doctorado un informe individual y razonado en el que se valore la tesis y se apruebe o desapruebe la misma. A la vista de los informes, la Comisión de Doctorado dispone si procede o no la defensa pública o en su caso, la interrupción de su tramitación, remitiendo al doctorando las observaciones que sobre la misma estime pertinentes. En caso de delegación del trámite de defensa de la tesis doctoral por la Comisión de Doctorado, o después de su defensa, el doctorando puede solicitar certificación literal de estos informes.
A continuación, el doctorando debe abonar las tasas correspondientes para la lectura de la tesis doctoral, y una vez recibido el comprobante de haber abonado dichas tasas, se encarga la confección del traje académico. Además, el doctorando debe facilitar día y hora de lectura que tendrá lugar en sesión pública durante el periodo lectivo del calendario académico y se anunciará con la debida antelación.
Terminada la defensa de la tesis, el tribunal otorga la calificación de “no apto”, “aprobado”, “notable” o “sobresaliente”, previa votación en sesión secreta. Puede otorgarse, por su excelencia, la calificación de sobresaliente Cum Laude, habiendo obtenido un mínimo de cuatro votos. La calificación que proceda se hace constar en el anverso del correspondiente título de doctor. En dicha sesión es entregada al doctorando por parte del tribunal la papeleta con la calificación obtenida.
Una vez aprobada la tesis, el Departamento remite a la Comisión de Doctorado de la Universidad, un ejemplar de la misma, a efectos de archivo y documentación. La Comisión de Doctorado, a su vez, remite al Consejo de Universidades, al Ministerio de Educación y Cultura y a la Comunidad Autónoma de Madrid la correspondiente ficha de tesis que se establezca reglamentariamente.
Por último, el doctorando abonará las tasas para la expedición del Título de doctor/a (ver procedimiento en el Expediente Registro de Títulos Oficiales de 1er, 2º y 3er Ciclo.
11. Ubicación de la serie
Centro de Ampliación de Estudios. Doctorados. Secretaría General de la Universidad Carlos III. Archivo/biblioteca (duplicado de tesis). 12. Series antecedentes o relacionadas
Expedientes de Registro de Títulos Oficiales de 1er, 2º y 3er Ciclo.
Expedientes de Creación de Programas de Doctorado. Expedientes de Premios Extraordinarios de Tercer Ciclo.
7 13. Documentos recapitulativos
Memoria de la Universidad. 14. Documentos duplicados
Documentos contables (Servicio de Gestión Económica). 15. Propuesta de evaluación que se presenta a la Comisión
Período de permanencia en los archivos de gestión: 7 años para toda la documentación excepto: tesinas (un año desde la obtención del certificado de Suficiencia Investigadora) y las solicitudes de no admitidos (6 meses).
Valor administrativo: 50 años para toda la documentación (salvo las tesinas y las solicitudes de los no admitidos)
Valor histórico: transcurridos 50 años, aquellos documentos considerados de conservación permanente.
Las tesinas se evalúan bajo la norma de conservación 1/96 Exámenes y otros documentos de base de calificación, por tratarse únicamente de trabajos destinados a la obtención de créditos de doctorado. 16. Propuesta de accesibilidad por parte de los usuarios que se presenta a la Comisión
Libre
X Restringido (10 años para los trabajos)
Los 12 primeros meses, el acceso es restringido únicamente al interesado y a los profesores que participen en el proceso de calificación.
17. Propuesta de resolución que se presenta a la Comisión
X Eliminación (Solicitudes de no admitidos a partir de los 6 meses y las tesinas al año de obtener el certificado de Suficiencia Investigadora o documento similar).
Muestreo
Conservación permanente X Conservación parcial
Conservación permanente del Libro de Actas de Doctorado (Secretaría General), los expedientes de aquellos individuos que hayan obtenido el título de doctor y las tesis doctorales.
18. Observaciones
El Real Decreto 778/1998, de 30 de abril, entró en vigor en el año 1999 (salvo los artículos 9 y 10), y aunque sí se han indicado los nuevos procedimientos, a fecha actual, no hay ningún expediente completo con la documentación generada por dichos procedimientos.
Tercer Ciclo deberá indicar al interesado la posibilidad de recoger su tesina en el plazo de un año, desde la obtención del Certificado de Suficiencia Investigadora. Transcurrido ese plazo, las tesinas que aún estén depositadas en el Servicio de Tercer Ciclo, se remitirán al Archivo General para su eliminación, siéndoles de aplicación la norma de conservación 1/96 Exámenes y otros documentos de base de calificación.
8 El libro original de las Actas de Doctorado se encuentra depositado en la Secretaría General de la Universidad. Asimismo se ha incluido en el Programa de Documentos Esenciales del Archivo General.
B. DATOS A CUMPLIMENTAR POR LA COMISIÓN 19. Resolución de evaluación
Período de permanencia en los archivos de gestión: Valor administrativo:
Valor histórico
20. Resolución de accesibilidad por parte de los usuarios Libre
Restringido
21. Resolución de disposición final Eliminación
Muestreo
Conservación permanente Conservación parcial 22. Observaciones
C. DATOS DEL EXPEDIENTE DE VALORACIÓN Y EXPURGO 23. Número del expediente:
24. Sesión: 25. Asistentes
26. Fecha del dictamen de la Comisión 27. Firmas
9 28. Fecha de aprobación por la Comisión de Gobierno
D. DATOS COMPLEMENTARIOS 29. Fecha de remisión al órgano competente 30. Número de expediente del órgano competente 31. Fecha de resolución del órgano competente 32. Observaciones
