La fibra no tiene competencia
Manual de Usuario:
ÍNDICE
MENU CONFIG ... 04
Formularios ... 04 1 Copias impresas ... 04 2 Datos de Configuración ... 05 3 Datos de empresa ... 08 4 Departamentos ... 09 5 Divisas ... 10 6 Formas de pago ... 11 7 Logotipos Adicionales ... 12 8 Medios de pago ... 15 9 Series de documento ... 16 10 Tipo de Actividad... 19 11 Tipos de Entidades ... 20 12 Tipos de IVA ... 21 13 Zonas ... 21Menú Almacenes ... 22
Formularios ... 22 1 Almacén ... 22Menú Catálogo ... 24
Formularios ... 24 1 Artículos ... 24 2 Búsqueda Rápida ... 30 3 Categorías/Familias/Subfamilias... 30 4 Configuración PLU ... 33 5 Mantenimiento de Artículos ... 36 Listados ... 37 1 Códigos De Barras ... 37Menú Ventas ... 38
Formularios ... 38 1 Clientes ... 38 2 Facturación de tickets ... 47 3 Facturar Tickets ... 50 4 Facturas ... 51 5 Mantenimiento de clientes ... 56 6 Sobres ... 58 7 Tickets TPV ... 588 Tiendas - Centros de venta ... 59
ÍNDICE
Listados ... 63
1 Clientes ... 63
2 Estadística de cobros por tienda y medio de pago ... 64
3 Estadística Diaria Tickets ... 65
4 Etiquetas de Clientes ... 66
5 Historial de Clientes ... 67
6 Importes cobrados por tiendas ... 67
7 Resumen de Facturación ... 68 8 Resumen de Ventas ... 70 9 Tickets TPV ... 72 10 Ventas Tiendas ... 73 Configuración ... 73 1 Configuración de TPV ... 73
Menú Tesorería ... 76
Formularios ... 76 1 Caja ... 76 2 Cierres de caja ... 77 3 Cobros ... 78 Listados ... 82 1 Cobros Pendientes ... 822 Resumen cierres de caja ... 83
Configuración ... 84 1 Cajas ... 84 2 Tipos de Apunte ... 85
Menú RR.HH. ... 87
Formularios ... 87 1 Personal ... 87 Listados ... 90 1 Personal ... 90Menú Comunicación ... 91
Formularios ... 91 1 Enviar E-Mail ... 91 2 Mensajes a Móviles ... 92Menú Servicios ... 93
Formularios ... 931 Barra de acceso rápido ... 93
2 Importar Documentos ... 93 3 Solicitud Personalizaciones ... 94 4 Soporte remoto ... 94 5 Soporte y Ayuda ... 95 Listados ... 95 1 Ayuda On Line ... 95 2 Consulta Personalizada ... 96 3 Solicitud Personalizaciones ... 96 4 Soporte y Ayuda ... 96
MENU CONFIG
Formularios
1 Copias impresas
En este apartado vamos a poder definir el número de copias impresas que queremos generar de un documento
y describir las distintas leyendas que reflejará cada copia de documento.
Una vez abierto el formulario encontramos los siguientes campos a rellenar:
•Leyenda: Describimos el texto que aparecerá en la leyenda del documento.
•Documento: En este campo nos aparece un menú despegable en el que podemos seleccionar el mtipo de documento en el que aparecerá la leyenda.
Una vez introducidos los datos correspondientes a las copias si quiere guardar los datos y generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón GUARDAR, situado en la barra inferior de la pantalla. Automáticamente accederá a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los datos de una nueva copia.
Dentro de esta pantalla puede acceder a la función de Búsqueda.
EDITAR
Las copias de documentos que aparecen en la pantalla podrán ser editadas, para ello pulse la leyenda correspondiente (texto en azul).
Campos que podemos modificar:
•Documento
Menú Config
Menú Config
Una vez modificados los campos pulse el botón GUARDAR para que la copia sea guardada con los nuevos datos.
En el caso de que queramos eliminar una copia o nos hayamos equivocado en el texto de la leyenda,deberemos pulsar el enlace de la leyenda correspondiente (texto en azul), y a continuación pulsar el botón BORRAR.
En el caso de que después de seleccionar una copia para editarla no queramos realizar ninguna modificación podremos cancelar la acción pulsando el botón CANCELAR.
2 Datos de Configuración
En este apartado vamos a poder definir los Datos de Configuración generales del sistema.
Menú Config
Índice
Parámetros a definir:
•Valores por defecto que podremos determinar
• IVA por defecto que afectará a los productos.
• Almacén de procedencia de los productos.
• Precio por Km, definimos el coste del Km. Para las hojas de gastos.
• Decimales en Cantidades.
• Decimales en Precios. Recomendable poner 3 o más, para un correcto redondeo.
• Recargo. Para calcular los PVP a partir del coste siempre con este recargo.
• Actualizar PVP automáticamente, al marcar la casilla correspondiente se actualizará automáticamente el precio de los artículos.
• Actualizar Coste automáticamente, al marcar la casilla correspondiente se actualizará automáticamente el coste de los artículos.
• No permitir superar el límite de límite de riesgo max. Autorizado (este valor se configura en la ficha de cada cliente).
• No permitir superar el límite de compras del mes (este valor se configura en la ficha de cada proveedor).
• Obtener precios sin aplicar descuento, al marcar la casilla correspondiente el PVP se obtendrá sin aplicar los descuentos el artículo.
• Avisar de cambios en el precio base para imprimir etiquetas, al marcar la casilla correspondiente se mostrará un aviso en la pantalla de bienvenida indicando que hay artículos cuyo precio base se ha modificado y aún no se han impreso las etiquetas correspondientes.
• Aplicar descuentos de cliente a artículos en documentos de venta.
• Descontar el stock del escandallo FIJO del almacén de venta, al marcar la casilla correspondiente se descontará el stock del escandallo al realizarse la venta de un artículo que tenga escandallo FIJO.
Menú Config
Índice
•Contadores
• Clientes.
• Proveedores.
• Referencia automática, al marcar la casilla correspondiente la referencia de un nuevo artículo se generará automáticamente.
•Pedidos Bis
• Es un pedido que se genera automáticamente, cuando el albarán no coincide con el pedido correspondiente. De esta forma el material pendiente no será olvidado, ya que el sistema lo generará automáticamente en un documento nuevo al marcar la casilla correspondiente que aparece en pantalla y afectará a las serie de pedidos que podemos elegir en el menú despegable. Si no activa el pedido bis, al convertir parcialmente un pedido en albarán, la parte pendiente quedará reflejada en el pedido original.
• Exportación
• En este apartado definimos la ruta del directorio o carpeta en la que se guardarán los distintos documentos que generemos en Ilion Gestión.
•Mostrar equivalencia en Pts en los Listados
• Al marcar la casilla correspondiente todos los precios mostrarán su equivalencia en pesetas.
•Generar vencimientos automáticamente
• Al marcar la casilla correspondiente el sistema nos presentará los vencimientos correspondientes al facturar, pedidos y albaranes.
•Multiempresa
• Crear artículos en todas las empresas.
• Crear artículos en todos los almacenes.
•Contador del Generador de Código de Barras
• Contador de la cantidad de códigos generados por el sistema.
Una vez seleccionadas y definidas todas las opciones de la pantalla deberemos pulsar el botón GUARDAR para que los cambios se efectúen.
A continuación se nos mostrará un mensaje de confirmación comunicándonos que los datos han sido actualizados.
Menú Config
Índice
3 Datos de empresa
En este apartado podemos definir los datos de nuestra empresa que posteriormente aparecerán en documentos tales como facturas, albaranes y pedidos.
Una vez abierto el formulario encontramos los siguientes campos a rellenar:
•Logotipo: En este campo introducimos la ruta del archivo en el que guardamos el logotipo de la empresa. Si pulsamos el botón Examinar , podremos buscar en nuestro disco duro el archivo con la imagen deseada. Podemos guardar hasta tres logotipos.
•Borrar: Si marcamos la casilla correspondiente a este campo pondremos el logotipo de nuestra configuración.
•Datos Fiscales de la Empresa: Nombre, Nombre Comercial, Administrador, Dirección, Población, Provincia, Código Postal, País, Teléfono, Teléfono 2, Fax, E-mail.
•% Retención Fiscal (IRPF).
•Imprimir logotipo: Marcando esta casilla, el logotipo aparecerá impreso cada vez que imprimamos un documento en el que aparezcan los datos de la empresa.
•Imprimir Datos de Empresa: Marcando esta casilla, los datos de la empresa aparecerán impresos cada vez que imprimamos un documento.
•Imprimir Datos Tienda: Marcando esta casilla, los datos de la tienda aparecerán impresos cada vez que imprimamos un documento
•Control de Stocks: Marcando esta casilla, los artículos correspondientes a la empresa seleccionada pasarán al control general de stock.
Índice
•Leyenda: texto que aparecerá en los documentos de venta.
•Objeto Social: campo donde describir el objeto social de la empresa.
•Firma e-mail: firma en modo texto que se incluirá al final de los e-mails enviados desde el sistema.
•Texto: texto adicional que se puede mostrar en los documentos del sistema mediante configuración de los formatos de impresión.
Una vez seleccionadas y definidas todas las opciones de la pantalla deberemos pulsar el botón GUARDAR para que los cambios se efectúen.
A continuación se nos mostrará un mensaje de confirmación comunicándonos que los datos han sido actualizados.
Si queremos añadir una nueva empresa a la lista deberemos pulsar el botón AÑADIR.
Los Datos de las Empresas que aparecen en la pantalla podrán ser editados, para ello deberemos pulsar el enlace del nombre de la empresa correspondiente (texto en azul).
A continuación entraremos en una pantalla donde podremos modificar todos los datos.
Una vez modificados los campos que hemos querido editar deberemos pulsar el botón GUARDAR para que la empresa sea guardada con los nuevos datos.
En el caso de que queramos eliminar una empresa deberemos pulsar en el enlace del nombre de la empresa correspondiente (texto en azul), y a continuación pulsar el botón BORRAR.
En el caso de que después de seleccionar una empresa para editarla no queramos realizar ninguna modificación en sus datos podremos cancelar la acción pulsando el botón CANCELAR.
4 Departamentos
En este apartado vamos a poder definir los distintos departamentos dentro de los cuales se van a encontrar nuestros clientes.
Una vez abierto el formulario encontramos los siguientes campos a rellenar:
•Código: Introducimos el código que identificará a cada Departamento.
•Descripción: En este campo deberemos introducir el nombre con el que identificaremos al departamento.
Índice
Una vez introducidos los datos correspondientes a los Departamentos si quiere guardar los datos y generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón GUARDAR, situado en la barra inferior de la pantalla.
Automáticamente accederá a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los datos de nuevos departamentos.
Dentro de esta pantalla puede acceder a la función de Búsqueda. EDITAR
Los departamentos que aparecen en la pantalla pueden ser editados, para ello pulse el código correspondiente (texto en azul).
Campos que podemos modificar:
• Descripción
Una vez modificados los campos pulse el botón GUARDAR para que el departamento sea guardado con los nuevos datos.
En el caso de que queramos eliminar un departamento deberemos pulsar en el enlace del código correspondiente (texto en azul), y a continuación pulsar el botón BORRAR.
En el caso de que después de seleccionar un departamento para editarlo no queramos realizar ninguna modificación podremos cancelar la acción pulsando el botón CANCELAR.
5 Divisas
En este apartado vamos a poder definir las divisas con las que vamos a trabajar en nuestro sistema, seleccionar la moneda base y el factor de cambio.
Podemos Editar y modificar las divisas que aparecen en la pantalla pulsando el código numérico de color azul.
Índice
Campos que podemos modificar:
•Descripción: Introduciremos el nombre de la divisa.
•Factor de Cambio: Introduciremos el valor correspondiente de la divisa frente a la moneda base seleccionada.
•Decimales: Introduciremos el número de decimales que el sistema aproximará por defecto.
•Última cotización: En este campo registramos la fecha de la última cotización de la divisa que estamos definiendo.
•Moneda base: Marcando la casilla correspondiente a este campo. Definimos la moneda en cuestión como moneda base con la que operaremos en nuestro sistema.
Dentro de esta pantalla puede acceder a la función de Búsqueda.
6 Formas de pago
En este apartado del menú de configuración podemos definir las distintas formas de pago con las que vamos a trabajar en nuestro sistema.
Una vez abierto el formulario encontramos los siguientes campos a rellenar:
•Código: Debemos introducir el código que va a identificar a la forma de pago que vamos a introducir.
•Descripción: Nombre o Características de describan la forma de pago.
•Días de fecha/factura: Podemos determinar el número de días que van a transcurrir desde que recibimos la factura hasta que realicemos el primer pago. Ejemplo: Si ponemos en este campo 20 y recibimos la factura el 15 de enero suponiendo que vamos a pagar en 2 cuotas de 30 días, pagaremos la primera cuota el 5 de Febrero y la segunda cuota el 5 de Marzo.
•Días cuotas: Número de días que comprende cada cuota.
•Nº cuotas: Número total de cuotas en que vamos a realizar el pago.
Una vez introducidos los datos correspondientes a las Formas de Pago si quiere guardar los datos y generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón GUARDAR, situado en la barra inferior de la pantalla.
Índice
Automáticamente accederá a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los datos de una nueva forma de pago.
Dentro de esta pantalla puede acceder a la función de Búsqueda.
Una vez modificados los campos pulse el botón GUARDAR para que la forma de pago sea guardada con los nuevos datos.
En el caso de que queramos eliminar una forma de pago deberemos pulsar en el enlace del código correspondiente (texto en azul), y a continuación pulsar el botón BORRAR.
En el caso de que después de seleccionar una forma de pago para editarla no queramos realizar ninguna modificación podremos cancelar la acción pulsando el botón CANCELAR.
7 Logotipos Adicionales
En este apartado vamos a poder definir logotipos adicionales que podrán aparecer en los distintos documentos que creemos en la parte de gestión.
Campos que podemos modificar:
• Descripción
• Días cuotas
• Nº cuotas
Índice
Una vez abierto el formulario encontramos los siguientes campos a rellenar:
•Descripción: Nombre o características del logotipo.
•Ancho (cm): Anchura de la imagen gráfica del logotipo en cm.
•Alto (cm): Altura de la imagen gráfica del logotipo en cm.
•Logotipo: En este campo introducimos la ruta del archivo en el que guardamos el logotipo de la empresa. Si pulsamos el botón Examinar, podremos buscar en nuestro disco duro el archivo de imagen deseado.
•Borrar: Si marcamos la casilla correspondiente al campo borrar, eliminaremos el logotipo de nuestra configuración.
El Código correspondiente al logotipo que creamos se generará de forma automática al guardar los datos. Una vez introducidos los datos correspondientes al logotipo, si quiere guardarlos y generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón Guardar.
Automáticamente accederá a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los datos de un nuevo logotipo.
Una vez que los logotipos han sido creados en el listado que se nos presenta en la pantalla, además de ver las propiedades que hemos definido anteriormente, podremos:
• Ver la imagen del logotipo pulsando el botón Ver Logotipo.
• Definir los formatos de impresión donde aparecerá el logotipo, pulsando el botón Formatos de impresión donde aparecerá el logotipo.
En primer lugar deberemos seleccionar el tipo de documento en el que vamos a insertar el logotipo cuando lo imprimamos.
Una vez que hemos elegido el documento nos aparecerán todos los tipos de impresión que el sistema nos permite seleccionar a la hora de imprimir ese tipo de documento, marcando la casilla correspondiente podremos seleccionar aquellos formatos del documento en los que aparecerá el logotipo.
Índice
A continuación deberemos pulsar el botón GUARDAR.
En el caso de que queramos cancelar la acción podremos pulsar el botón CANCELAR.
• Definir las empresas en las que queremos que aparezca el logotipo, para ello deberemos pulsar el botón Empresas donde aparecerá el logotipo.
Índice
Si nuestro producto es multiempresa, para seleccionar las empresas en las que queremos que aparezca el logotipo deberemos marcar en la casilla correspondiente, en el caso de que queramos seleccionar todas las empresas podremos hacerlo marcando la casilla ‘Seleccionar Todos’ que aparece al final de la lista.
A continuación deberemos pulsar el botón GUARDAR.
Dentro de la pantalla principal de logotipos adicionales pantalla se puede acceder a la función de Búsqueda.
EDITAR
Los logotipos que aparecen en la pantalla pueden ser editados, para ello pulse el código correspondiente (texto en azul).
Campos que podemos modificar:
• Descripción
• Anchura (cm)
• Alto (cm)
• Logotipo
Una vez modificados los campos pulse el botón Modificar para que el logotipo sea guardado con los nuevos datos. En el caso de que queramos eliminar un logotipo deberemos pulsar el botón Borrar. En el caso de que después de seleccionar un logotipo para editarlo no queramos realizar ninguna modificación podremos cancelar la acción pulsando el botón CANCELAR.
8 Medios de pago
En este apartado vamos a poder definir los distintos medios de pago con los que vamos a trabajar en nuestro sistema, tanto para cobros como para pagos.
Índice
Una vez abierto el formulario encontramos los siguientes campos a rellenar: Código: Valor numérico que identifica el medio de pago.
Descripción: Asociamos un nombre al medio de pago.
Una vez introducidos los datos correspondientes a los Medios de Pago si quiere guardar los datos y generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón GUARDAR, situado en la barra inferior de la pantalla.
Automáticamente accederá a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los datos de un nuevo medio de pago.
Para buscar un medio de pago ya definido, puede acceder a la función de Búsqueda, en la parte inferior derecha de la ventana.
EDITAR
Los Medios de Pago que aparecen en la pantalla pueden ser editadas, para ello pulse el código correspondiente (texto en azul).
Campo que podemos modificar:
• Descripción
Una vez modificados los campos pulse el botón MODIFICAR para que la forma de pago sea guardada con los nuevos datos.
En el caso de que queramos eliminar un Medio de pago deberemos pulsar en el enlace del código correspondiente (texto en azul), y a continuación pulsar el botón BORRAR.
En el caso de que después de seleccionar un medio de pago para editarla no queramos realizar ninguna modificación podremos cancelar la acción pulsando el botón CANCELAR.
9 Series de documento
En este apartado vamos a poder definir las distintas series de documentos con las que vamos a trabajar en nuestro sistema. Definir estas Series de Documentos es imprescindible para poder generar documentos.
Definiendo series de documentos podremos gestionar nuestras facturas, pedidos, albaranes,
presupuestos, Tickets, etc., de forma cómoda y ordenada, pudiendo segmentar dentro de cada tipo de documentos otros, con el fin de dotarlos de especificaciones diversas y localizarlos inmediatamente.
Índice
Una vez abierto el formulario encontramos los siguientes campos a rellenar:
•Serie: Asignamos caracteres que identifican a cada serie de documentos.
•Nombre: Asignamos un nombre a cada serie de documentos que vamos a definir.
•Empresa: Seleccionamos la empresa en la que vamos a definir los documentos.
•Contador: Nos indica, de forma automática, el número de documentos que hemos generado pertenecientes a esa serie.
•Documento: Menú desplegable en el que podremos elegir el tipo de documento al que pertenecerá la serie que estamos definiendo.
•Serie por defecto: Marcando la casilla correspondiente a la serie, estamos seleccionando por defecto la aparición de esta serie.
•Cliente/Proveedor por defecto: Marcando la casilla correspondiente a la serie, estamos seleccionando por defecto la aparición de esta serie.
• Cliente/Proveedor por defecto: Si pulsamos el botón Buscar, nos aparece una pantalla en la que podemos seleccionar un cliente o proveedor dependiendo del documento seleccionado. A este cliente o proveedor se le asociará por defecto la serie de documentos que hayamos seleccionado por defecto en el campo anterior.
Índice
En el caso de que queramos eliminar el contenido de este campo pulsaremos el botón BORRAR.
•Formato Impresión: Menú desplegable donde podemos seleccionar el formato de impresión
•Facturable: Si marcamos esta casilla la serie que estamos definiendo se podrá convertir en factura.
• Cuentas Contables:Cuenta Ventas, Cuenta Compras, Cuenta Abono Ventas, Cuenta Abono Compras, Cuenta Caja, Cuenta RF Ventas, Cuenta RF Compras, Cuenta RET Ventas, Cuenta RET Compras: En cada uno de estos campos introduciremos los números correspondientes a las cuentas contables del sistema de contabilidad, al que se puede enlazar desde el menú servicios. Si rellenamos estos campos podremos exportar los datos de las series de documentos para facilitar el control contable.
•Fecha: Se genera de forma automática y nos indica la fecha en la que se genero el último documento perteneciente a esa serie.
Una vez introducidos los datos correspondientes a las series de documentos si quiere guardar los datos y generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón GUARDAR.
Automáticamente accederá a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los datos de una nueva serie.
Dentro de esta pantalla puede acceder a la función de Búsqueda.
EDITAR
Las Series de Documentos que aparecen en la pantalla pueden ser editadas, para ello pulse el número de serie correspondiente (texto en azul).
Una vez modificados los campos pulse el botón GUARDAR para que la serie de documentos sea guardada con los nuevos datos.
En el caso de que queramos eliminar una serie de documentos deberemos pulsar el código correspondiente (texto en azul), y a continuación pulsar el botón BORRAR.
En el caso de que después de seleccionar una serie para editarla no queramos realizar ninguna modificación podremos cancelar la acción pulsando el botón CANCELAR.
Índice
10 Tipo de Actividad
En este apartado vamos a poder definir los distintos tipos de actividad con los que vamos a trabajar en nuestro sistema.
Una vez modificados los campos pulse el botón GUARDAR para que la forma de pago sea guardada con los nuevos datos.
En el caso de que queramos eliminar un Tipo de Actividad deberemos pulsar en el enlace del código correspondiente (texto en azul), y a continuación pulsar el botón BORRAR.
En el caso de que después de seleccionar un tipo de actividad para editarla no queramos realizar ninguna modificación podremos cancelar la acción pulsando el botón CANCELAR.
Una vez abierto el formulario encontramos los siguientes campos a rellenar:
• Código: En este campo introducimos un código que identifique el tipo de actividad a definir.
• Descripción: Introducimos el nombre correspondiente al tipo de actividad que estamos definiendo.
Una vez introducidos los datos correspondientes a los tipos de actividad si quiere guardar los datos y generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón GUARDAR, situado en la barra inferior de la pantalla.
Automáticamente accederá a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los datos de un nuevo tipo de actividad.
Dentro de esta pantalla puede acceder a la función de Búsqueda.
EDITAR
Los Tipos de actividad que aparecen en la pantalla pueden ser editados, para ello pulse el código correspondiente (texto en azul).
Campo que podemos modificar:
•Descripción
Índice
11 Tipos de Entidades
En este apartado vamos a poder definir las distintas entidades con los que vamos a trabajar en nuestro sistema. Podemos definir las entidades según el tipo.
Una vez abierto el formulario encontramos los siguientes campos a rellenar:
• Código: En este campo introducimos un código que identifique el tipo de actividad a definir.
• Descripción: Introducimos un nombre correspondiente a la entidad que estamos definiendo.
• Tipo: Seleccionamos un tipo de entidad: CLIENTE, PROVEEDOR, CONTACTO COMERCIAL, CENTRO, ARTÍCULO, etc.
Una vez introducidos los datos correspondientes a las entidades si quiere guardar los datos y generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón GUARDAR, situado en la barra inferior de la pantalla. Automáticamente accederá a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los datos de una nueva entidad.
Dentro de esta pantalla puede acceder a la función de Búsqueda.
EDITAR
Las Entidades que aparecen en la pantalla pueden ser editadas, para ello pulse el código correspondiente (texto en azul).
Campo que podemos modificar:
•Descripción
•Tipo
Una vez modificados los campos pulse el botón GUARDAR para que la entidad sea guardada con los nuevos datos.
En el caso de que queramos eliminar una Entidad deberemos pulsar en el enlace del código correspondiente (texto en azul), y a continuación pulsar el botón BORRAR.
En el caso de que después de seleccionar una Entidad para editarla no queramos realizar ninguna modificación podremos cancelar la acción pulsando el botón CANCELAR.
Índice
12 Tipos de IVA
En este apartado vamos a poder definir las distintas cuentas relacionadas con cada tipo de IVA con los que vamos a trabajar en nuestro sistema.
Para modificar las cuentas de los Tipos de garantía pulse el código correspondiente (texto en azul). Campos que podemos modificar:
•Cuenta IVA repercutido.
•Cuenta RE repercutido.
•Cuenta Intracomunitario Repercutido.
•Cuenta IVA soportado.
•Cuenta RE soportado.
•Cuenta Intracomunitario soportado
Una vez modificados los campos pulse el botón GUARDAR para que estado del documento sea guardado con los nuevos datos.
En el caso de que después de seleccionar un tipo de IVA para editarlo no queramos realizar ninguna modificación podremos cancelar la acción pulsando el botón CANCELAR.
13 Zonas
Al definir zonas podrá asociar a cada zona un artículo de su almacén que corresponda a los gastos de envío o portes para esa zona. El dato de la zona se asocia a un cliente en su ficha de manera que todos los documentos de venta que se hagan para ese cliente llevarán automáticamente una línea de detalle con ese artículo de gastos de envío.
El dato de zona también le permitirá utilizar este valor como filtro en algunos listados.
Índice
Menú Almacenes
Formularios
1 Almacén
A través de este formulario podemos dar de alta, modificar o eliminar almacenes en nuestro sistema. Los almacenes se utilizan para ser asociados a Tiendas, y para asignar a ellos los albaranes o facturas de proveedores.
El formulario tiene tres campos obligatorios:
•Código
•Descripción
•Domicilio
Después de rellenar los campos y pulsar el botón de GUARDAR de la barra inferior de botones el sistema nos presenta los datos que acabamos de introducir (modo de presentación de datos).
Podremos Editar los datos de un almacén pulsando el botón EDITAR.
A continuación nos aparece una pantalla donde podremos modificar los datos correspondientes a ese almacén.
Índice
Para almacenar los cambios pulse el botón de GUARDAR.
NOTA: El sistema no permitirá modificar el código del almacén si ya se dio de alta algún artículo en el almacén.
Para dar de baja un almacén del sistema bastará con pulsara el botón BORRAR. NOTA: El sistema no permitirá borrar un almacén si existen artículos dados de alta en él. Para dar de alta un nuevo almacén en el sistema sólo debemos pulsar el botón AÑADIR.
A continuación nos aparecerá un nuevo formulario en blanco donde podremos rellenar los datos del mismo.
Dentro de la pantalla de Almacenes podrá acceder a la función de Búsqueda, cuyo funcionamiento nos permite buscar almacenes ya introducidos en el sistema mediante los campos del desplegable, o dejando el cuadro en blanco y pulsando Buscar. En este segundo caso mostrará una lista con todos los almacenes definidos.
FUNCIONES
Índice
Menú Catálogo
Formularios
1 Artículos
En este apartado de menú vamos a poder crear, editar y dar de baja artículos en nuestro sistema.
Índice
Una vez que hemos accedido a la pantalla principal de artículos encontramos lo siguientes campos a rellenar:
• Referencia: Referencia del artículo. (Este campo es obligatorio). No es recomendable usar el código de barras del artículo como referencia del artículo. No están permitidos espacios en blanco ni caracteres especiales (barra /, asteriscos, interrogaciones, comillas). Es preferible usar sólo letras, números y guiones.
• Nombre: Descripción del artículo. (Este campo es obligatorio).
• PVP: Precio de venta del artículo (IVA no incluido). Por defecto siempre que en un documento de venta recuperemos un artículo éste es el precio que nos aparecerá a no ser que el artículo esté sujeto a una tarifa. Más adelante veremos el manejo de tarifas.
• %Dto: Descuento que se aplicará por defecto en la venta de un artículo determinado.
• IVA: Tipo de IVA aplicable en la venta del artículo.
• Divisa: Divisa en la que está expresado el precio del artículo. En el caso de que al recuperar un artículo en un documento éste tenga distinta divisa a la del documento el sistema preguntará al usuario si desea realizar la conversión de monedas.
• Familia: El sistema permite la agrupación de artículos en familias. A través de este campo podemos asociar el artículo que estamos dando de alta a una familia previamente creada.
• Fecha de Baja: Rellenar este campo para indicar que el artículo no debe usarse.
• Tipo: En este campo desplegable podrá seleccionar el tipo de artículo dentro del cual se encuentra el producto. Los tipos de artículos han sido definidos anteriormente en el apartado tipos de entidades del menú configuración.
• Unidad auxiliar: El sistema permite utilizar una medida auxiliar a parte de la utilizada por defecto. El sistema le pedirá este valor cada vez que se utilice este artículo en un documento.
• Calcular importe detalle: marcando esta casilla el sistema calcula automáticamente el importe a partir del PVP y el recargo.
• Tipo de garantía: En este campo desplegable podrá seleccionar el tipo de garantía del producto dentro de las garantías que haya definido anteriormente en el apartado tipos de garantía del menú de configuración (automáticamente se rellenarán los campos de meses de garantía que se han definido asociadas a ese tipo de garantía).
• Bono: Con la activación de este campo el artículo será considerado como un bono, de manera que podremos crearle un escandallo y tras una venta del bono, en las sucesivas ventas de los artículos incluidos en el bono, el importe cobrado será nulo, mientras la cantidad restante de los artículos del bono vendido no llegue a cero.
• Control de Stock: Con la activación de este campo se activa un sistema de mensajes que avisa al usuario del estado del stock del artículo en el caso de que se llegaran a ciertos valores mínimos. El stock de un artículo se modifica en el menú Catálogo > Formularios > Regularización de inventario.
Índice
• Unidad de embalaje: indica la cantidad mínima de artículos de compra al proveedor.
• Nº de serie: Si el artículo requiere la gestión de números de serie tanto en compras como en ventas y para la gestión posterior de incidencias de mantenimiento y postventa, active esta casilla.
• Agr. Tallas: Si está haciendo el alta de un artículo padre, en este campo desplegable podrá seleccionar la agrupación de tallas para el artículo padre. Si lo que está es visualizando un artículo hijo, en este campo podrá ver la talla del producto.
• Agr. Colores: Si está haciendo el alta de un artículo padre, en este campo desplegable podrá seleccionar la agrupación de colores del artículo padre. Si lo que está es visualizando un artículo hijo, en este campo podrá ver la talla del producto.
IMPORTANTE: Las agrupaciones de tallas y colores, en caso de necesitarlas, tienen que estar creadas antes de crear el artículo y deben ser asignadas en el momento del alta, ya que después no es posible editar estos campos.
Una vez creado el artículo no es posible añadir, modificar o eliminar la agrupación de tallas y/o colores a la que este pertenece. Sí que es posible en todo momento modificar las tallas y colores que pertenecen a una agrupación.
Para crear los artículos correspondientes a cada una de las combinaciones de tallas y colores tenemos que realizar un pedido, albarán o una factura de compra, de manera que se crearán los artículos de aquellas combinaciones de tallas y colores que incluyamos en el documento de compra.
Una vez que hemos introducido los datos de nuestro artículo debemos pulsar el botón GUARDAR, para que los datos queden almacenados correctamente.
Podemos acceder a un artículo a través de la función búsqueda:
•Búsqueda combinando los criterios que aparecerán en los menús despegables de la función:
Rellene el campo en blanco con el contenido o parte del contenido que desea buscar y a continuación debe pulsar el botón Buscar.
• Búsqueda pulsando el botón Buscar dejando vacío el campo de búsqueda correspondiente. Si realizamos la búsqueda de esta forma se nos presentarán en forma de listado, en el panel izquierdo de la ventana, todos los Artículos que hemos definido.
Índice
Una vez que hemos seleccionado un artículo pulsando en el enlace del número de artículo (texto en azul), nos aparece una pantalla, en donde podemos acceder a los datos del artículo:
Desde esta pantalla podemos ver todos los datos correspondientes a nuestro artículo. Podremos editarlos, pulsando el botón EDITAR, imprimirlos pulsando el botón IMPRIMIR.
Para crear un nuevo artículo debemos pulsar el botón AÑADIR, que aparece al final de la página. Información el artículo a la que podemos acceder:
• ALMACENES: Para poder acceder a los almacenes en los que se encuentra nuestro artículo deberemos pulsar el enlace Almacenes. En esta ventana podemos consultar todos los datos de stock relativos al artículo en cada uno de los almacenes.
Menú Catálogo
• PROVEEDORES: Para poder consultar los proveedores que nos venden el artículo deberemos pulsar el enlace Proveedores.
Índice
Aquí dispone de la información de la última compra, fecha en que se produjo, importes, descuentos, etc.
También puede establecer un nivel de objetivo de compras con su proveedor (en unidades).
• ESCANDALLO: Para poder ver, añadir o modificar los artículos que pertenecen al escandallo del artículo deberemos pulsar el enlace Escandallo.
• HISTORIAL: Para poder ver el historial de movimientos del artículo en un almacén deberemos pulsar el enlace Historial.
Índice
Puede elegir un solo almacén o verlos todos. Mostrará el total de unidades de entrada y salida. Si pulsa un mes en concreto, entonces verá el detalle de los documentos de entrada o salida, según elija, de ese mes en particular.
• EQUIVALENCIAS: Para poder ver los artículos equivalentes al artículo deberemos pulsar en el enlace Equivalencias.
• CODIGOS DE BARRAS: Para poder ver, añadir o modificar los códigos de barras asignados al artículo deberemos pulsar el enlace Código de Barras.
• RECURSOS: Para poder ver, añadir o modificar los recursos del artículo deberemos pulsar el enlace Recursos.
Índice
2 Búsqueda Rápida
En este apartado se abrirá una nueva ventana donde podemos realizar una búsqueda rápida de artículos o servicios creados en el sistema.
Nos permitirá buscar por:
•Referencia •Nombre •Cod. Barras •Ref. Proveedor •Tipo de artículo •Subfamilia 3 Categorías/Familias/Subfamilias
En este apartado podemos crear los grupos con los que podemos clasificar los artículos.
jerárquica y el valor que asignaremos al artículo para su clasificación será la Subfamilia, por lo que si no necesita utilizar tres niveles de detalle, configure sólo Familia y Subfamilia, o sólo las Subfamilias. Primero tenemos que crear las categorías.
Accedemos a un formulario donde debemos rellenar los siguientes campos:
•Código
•Descripción
A continuación nos aparece un nuevo formulario en categoría.
EDITAR
Para modificar la descripción de las categorías que aparecen en pantalla pulse el código de la categoría correspondiente que nos aparece con texto en azul.
Índice
Para guardar los cambios pulsaremos el botón Modificar. Para borrar la categoría pulsaremos el botón Borrar, una categoría no puede ser borrada si está asignada en una familia. Para cancelar los cambios pulsaremos el botón CANCELAR.
Para ver, añadir y modificar las familias pulsamos el botón Familias.
Accedemos a un formulario donde debemos rellenar los siguientes campos:
•Código
•Descripción
•Categoría
Para guardar los cambios pulsaremos el botón Nuevo Para modificar y borrar las familias es similar al proceso con las categorías. Las familias no pueden ser borradas si están asignadas en una subfamilia. Para ver, añadir y modificar las familias pulsamos el botón Subfamilias.
Accedemos a un formulario donde debemos rellenar los siguientes campos:
•Código
•Subfamilia
•Familia
Índice
Para guardar los cambios pulsamos el botón Guardar. Para cancelar pulsamos el botón Cancelar. Podemos acceder a una subfamilia a través de la función búsqueda:
•Búsqueda combinando los criterios que aparecerán en los menús despegables de la función:
Rellene el campo en blanco con el contenido o parte del contenido que desea buscar y a continuación debe pulsar el botón Buscar.
•Búsqueda pulsando el botón Buscar dejando vacío el campo de búsqueda correspondiente. Si realizamos la búsqueda de esta forma se nos presentarán en forma de listado, todos las Subfamilias que hemos definido.
Para modificar las subfamilias que aparecen en pantalla pulse el código de la subfamilia correspondiente que nos aparece con texto en azul.
Para añadir un artículo a la subfamilia, escribimos la referencia del artículo o lo buscamos pulsando en el botón Buscar, y pulsamos el botón Nuevo.
Podemos modificar el precio a los artículos de una subfamilia rellenando el campo Incremento del Precio y pulsando el botón Actualizar Precio.
Podemos modificar una subfamilia, para ello pulsamos el botón EDITAR. Para borrarla pulsamos el botón BORRAR.
Para añadir una nueva subfamilia pulsamos el botón AÑADIR.
Índice
4 Configuración PLU
Si maneja TPV en versión táctil, y desea incluir un artículo en uno de los botones rápidos de la parte derecha, este apartado del menú de productos le permitirá configurarlos.
El artículo deberá estar dado de alta antes de venir a crear el botón correspondiente.
Entre en Catálogo > Formularios > Configuración PLU. Pulsando en el enlace ‘aquí’ podrá descargarse un conjunto de imágenes optimizadas para los botones del TPV.
Pulsando en la carpeta Grupos, podemos crear los distintos grupos a los que se pueden asignar los botones, para que luego su localización sea más rápida.
Índice
Escriba una descripción para el grupo, y escriba el número de botón al que se asociará el grupo.
También puede escribir una descripción más adecuada al tamaño del botón. En el cuadro de Color pulse la lupa para elegir el color de fondo del botón. Cuando lo tenga todo configurado, pulse el botón Nuevo Grupo para guardar los cambios.
Una vez guardado el grupo podremos, editando de nuevo el grupo pulsando en el enlace del código de grupo (texto en azul), añadir una imagen que se mostrará en lugar del texto del botón.
Pulsando en el botón Examinar, podremos seleccionar una imagen, las dimensiones máximas son 56 x 56 píxeles, y un máximo de 3Kb de tamaño. Y pulsaremos el botón Guardar guardar los cambios. Pulsando en el enlace Vista Previa podemos ver los botones de los grupos en una ventana a parte
Pulsando en la carpeta PLU´s, podemos asignar los artículos a los botones, así como a un grupo.
Índice
Pulse el número del botón al que quiere asignar el artículo. Con los botones >> y << puede avanzar y retroceder por las diferentes pantallas de botones. Dispone de hasta 180 botones para asignar agrupados de 18 en 18 por pantalla.
Cuando haya pulsado el botón, se abrirá un cuadro para localizar la referencia del artículo que desea.
Índice
Pulse el botón de la lupa para buscar el artículo. Cuando lo seleccione, se mostrará la descripción de la ficha del artículo. Para el botón puede escribir una descripción más adecuada al tamaño del botón. En el desplegable del campo Grupo puede elegir un grupo al que asignar este botón. En el cuadro de Color pulse la lupa para elegir el color de fondo del botón. Cuando lo tenga todo configurado, pulse el botón Nuevo Artículo para guardar los cambios. Pulse el botón Borrar para desasignar este botón al artículo seleccionado.
Al igual que con los grupos, una vez creado el botón del artículo podremos poner una imagen que sustituya al texto del botón.
5 Mantenimiento de Artículos
En este apartado del menú de productos podemos modificar los datos de las fichas de los artículos de manera rápida.
En el apartado Campos a mostrar, podemos seleccionar los campos del artículo que queremos mostrar, y que por tanto podremos modificar, marcando la casilla correspondiente a cada campo.
En el apartado Filtros de selección, podemos filtrar con varias opciones para elegir que artículos se van a mostrar.
A continuación pulsamos el botón Cargar Artículos para mostrar los artículos.
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Seleccionando el campo deseado con el puntero, podremos editar cualquier dato del artículo seleccionado, quedando guardadas las modificaciones en cuanto pulsemos la tecla Intro del teclado. Recordemos que la referencia del artículo y la agrupación de talla y color no se pueden modificar una vez creado el artículo.
Listados
1 Códigos De Barras
Este listado generará etiquetas con los códigos de barras para imprimir en algún formato estándar y con la información que usted decida mediante los campos de selección y ordenación de los artículos a imprimir. La información que se imprimirá en la etiqueta la decide con las casillas que hay en la parte central de la ventana. La opción Líneas es el código de barras en sí.
También puede exportar el listado resultante en CSV y manejarlo desde otra aplicación de impresión de etiquetas.
NOTA: Para imprimir correctamente las etiquetas, debe tener activada la opción de Imprimir colores e imágenes de fondo, en la configuración de su Internet Explorer. Compruébelo en el menú Herramientas – Opciones de Internet – Opciones avanzadas.
Del listado resultante puede imprimir la página con el botón IMPRIMIR, o mejor IMPRIMIR LISTADO para que se ajuste al tamaño A4 y hagas la paginación del listado.
Índice
Menú Ventas
Formularios
1 Clientes
En este apartado del menú ventas vamos a poder introducir todos los datos que corresponden a nuestros clientes: •Datos generales •Datos comerciales •Datos bancarios •Direcciones de envío •Otros datos •Configuración de documentos •Campos personalizables
Pulsando en las carpetas correspondientes que aparecen en la línea superior de la pantalla nos aparecerán los campos que debemos rellenar, con el fin de obtener el máximo de información de nuestros clientes. Podemos tener abiertas simultáneamente varias carpetas. En ese caso necesitaremos utilizar la barra de desplazamiento vertical de la ventana para poder visualizar todo su contenido. Los campos mínimos obligatorios para el alta de un cliente serán su CIF, la razón social y la dirección.
Índice
Menú Ventas
Índice
Una vez que hemos introducido los datos de nuestro cliente debemos pulsar el botón GUARDAR, para que los datos queden almacenados correctamente.
Podemos acceder a un cliente a través de la función búsqueda:
•Búsqueda combinando los criterios que aparecerán en los menús despegables de la función:
Rellene el campo en blanco con el contenido o parte del contenido que desea buscar y a continuación debe pulsar el botón Buscar.
•Búsqueda pulsando el botón Buscar dejando vacío el campo de búsqueda correspondiente. Si realizamos la búsqueda de esta forma se nos presentarán en forma de listado, todos los Clientes que hemos definido.
Una vez que hemos seleccionado un cliente pulsando el enlace del número de cliente (texto en azul), nos aparece una pantalla, en donde podemos acceder a los datos del cliente:
Índice
Desde esta pantalla podemos ver todos los datos correspondientes a nuestro cliente.
Podremos editarlos, pulsando el botón EDITAR, imprimirlos pulsando el botón IMPRIMIR, o eliminarlos pulsando el botón BORRAR.
Para crear un nuevo Cliente debemos pulsar el botón AÑADIR, que aparece al final de la página. Información el cliente a la que podemos acceder:
• PRESUPUESTOS: Para poder acceder a los presupuestos que le hemos hecho a nuestro cliente deberemos pulsar en el enlace Presupuestos.
Desde esta misma ventana podremos añadir un nuevo presupuesto pulsando el botón AÑADIR y buscar un presupuesto utilizando la función búsqueda pulsando el botón Buscar.
• PEDIDOS: Para poder acceder a los pedidos que nos ha hecho nuestro cliente deberemos pulsar en el enlace Pedidos.
Desde esta misma ventana podremos añadir un nuevo pedido pulsando el botón AÑADIR y buscar un pedido utilizando la función búsqueda pulsando el botón Buscar .
• ALBARANES: Para poder acceder a todos los Albaranes que le hemos hecho a nuestro cliente deberemos pulsar en el enlace Albaranes.
Índice
Desde esta misma ventana podremos añadir un nuevo albarán pulsando el botón AÑADIR y buscar un albarán utilizando la función búsqueda pulsando el botón Buscar .
• FACTURAS: Para poder acceder a las Facturas que le hemos hecho a nuestro cliente deberemos pulsar en el enlace Facturas.
Desde esta misma ventana podremos añadir un nueva factura pulsando el botón AÑADIR y buscar una factura utilizando la función búsqueda pulsando el botón Buscar.
• TICKETS: (Si dispone del módulo de TPV). Para poder acceder a los tickets que le hemos realizado a nuestro cliente tendremos que pulsar el enlace Tickets
Desde esta misma ventana podremos buscar un ticket utilizando la función búsqueda pulsando el botón Buscar.
• CORREO: Podemos imprimir los datos del cliente como remite de un en caso de que queramos enviarle una carta, para ello deberemos pulsar en el enlace Correo.
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• HISTORIAL: Para poder acceder a una pantalla donde se muestran todos los correos electrónicos que desde el programa hemos enviado a nuestro cliente deberemos pulsar en el enlace Historial. En la ficha de Historial también puede hacer anotaciones a mano, como si de un bloc de notas se tratase.
Tendremos la opción de ver el texto del correo enviado pulsando en el enlace Ver Texto. Desde esta misma ventana podremos buscar un e-mail utilizando la función búsqueda pulsando el botón Buscar.
• E-MAIL: Podemos enviarle un e-mail al cliente, para ello deberemos pulsar en el enlace E-mail. A continuación rellenar los campos del e-mail. También puede adjuntar un documento que debe buscar en su ordenador o red local con el botón Examinar.
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• COMPRAS HABITUALES: Podemos ver un listado de los artículos habituales que el cliente adquiere, para ello deberemos pulsar en el enlace Compras habituales.
Pulsando en el número de factura correspondiente, el sistema nos muestra en pantalla la factura en la que aparece el artículo.
• CONTACTOS: Podemos ver una lista con las personas de contacto del cliente, para ello deberemos pulsar en el enlace Contactos.
Pulsando en el enlace de la dirección e-mail podremos enviar un correo electrónico al contacto seleccionado, y pulsando el enlace del número de móvil podremos enviar un SMS al contacto. Desde esta misma ventana podremos buscar un contacto utilizando la función búsqueda pulsando el botón Buscar.
• RECURSOS: Podemos ver una lista con lo recursos relacionados con el cliente o añadir uno nuevo, para ello deberemos pulsar en el enlace Recursos.
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• SALDO DE BONOS: Podemos ver los saldos disponibles de los bonos comprados por el cliente, para ello deberemos pulsar en el enlace Saldo de Bonos.
• CAMPOS ADICIONALES: Podemos ver los campos adicionales del cliente, para ello deberemos pulsar en el enlace Campos Adicionales. Estos campos se crean desde Gestión > Formularios > Campos Adicionales Cliente.
Podremos enviarle una carta al cliente seleccionando un modelo de carta en el campo desplegable que aparece junto a esta opción, y pulsando el enlace Carta.
Las cartas disponibles se crean desde Gestión > Formularios > Cartas de Presentación
Si nuestro Cliente es un distribuidor y queremos que aparezca no solo como cliente sino también como Proveedor nuestro, es decir, que también pueda facturarnos a nosotros deberemos pulsar el botón Convertir a distribuidor que aparece en el ángulo derecho de la pantalla.
Al pulsar este botón nos pedirá la confirmación.
Una vez que aceptamos entramos en una pantalla similar a la anterior pero en la que además de acceder a la información anterior podemos obtener los siguientes datos:
• PEDIDOS EMITIDOS: En este enlace Ped. Emitidos se muestra la información de los pedidos hechos por el cliente, que antes encontrábamos en “Pedidos”.
• ALBARANES EMITIDOS: En este enlace Alb. Emitidos se muestra la información de los Albaranes que le hemos emitido al cliente, y que antes encontrábamos en “Albaranes”.
• FACTURAS EMITIDAS: En este enlace Fac. Emitidas se muestra la información de las Facturas que le hemos emitidas al cliente, y que antes encontrábamos en “Facturas”.
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• TICKETS EMITIDOS: En este enlace Tickets Emitidos se muestra la información de las Facturas que le hemos hecho al cliente, y que antes encontrábamos en “Tickets”.
• PEDIDOS RECIBIDOS: En este enlace Ped. Recibidos se muestra la información de los pedidos que hemos recibido del distribuidor (cliente), actuando como proveedor.
• ALBARANES RECIBIDOS: En este enlace Alb. Recibidos se muestra la información de los albaranes que nos ha hecho el distribuidor (cliente).
• FACTURAS RECIBIDAS: En este enlace Fac. Recibidas se muestra la información de las facturas que nos ha hecho el distribuidor (cliente).
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• CLIENTES: En este enlace Clientes se muestra información clientes directos de nuestra empresa.
2 Facturación de tickets
Mediante esta opción podrá convertir masivamente los tickets generados por el TPV en facturas, pudiendo seleccionar los tickets que va a incluir por rango de fechas, de un cliente concreto, por los importes, la tienda y/o las series de documentos, etc.
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Una vez ajustados los parámetros de selección de los tickets que deseamos convertir, pulsamos el botón SELECCIONAR DOCUMENTOS.
Pasamos entonces a la pantalla de resultados y en la cual, indicaremos los parámetros para generar las facturas.
En la parte inferior se muestra información agrupada por día de la cantidad de tickets y el importe de los tickets que cumplan los criterios de filtrado. Por un lado muestra Tickets Contado, las ventas al contado (cliente 00000 o cliente asignado a la serie de tickets) y en otra carpeta los tickets de Clientes, si alguno cumplía las opciones de filtrado, dando la información ticket a ticket, sin agrupar. El número de ticket será un hipervínculo para acceder a revisar el ticket en cuestión.
Esta información por día estará a su vez desglosada en el número de tickets y el importe total así como en el número de tickets y el importe de los tickets de METALICO. En la parte más a la derecha se proporcionan cuadros de texto para que el usuario pueda elegir el importe o porcentaje de METALICO que desea facturar.
IMPORTANTE: Se facturan tickets completos, por lo que el hecho de especificar un importe o porcentaje de METALICO a facturar implica que el importe a facturar precalculado no será exacto. En la parte central, el cuadro nos permite elegir las condiciones para generar la factura. Podemos elegir el Cliente de la factura, es decir, crear la factura a un cliente concreto, seleccionable con el botón Buscar o a cada uno de los clientes por defecto de la serie de tickets, o al cliente indicado en el ticket en el momento de la venta.
En otro cuadro indicaremos la Fecha Factura, pudiendo elegir una fecha concreta para toda la
facturación, o que genere una factura por día del periodo seleccionado. La primera opción creará todas las facturas necesarias en función de los demás parámetros pero con la fecha que ha especificado el usuario en el cuadro de texto.
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Efectos de las combinaciones de opciones de facturación
Vamos a ver un pequeño cuadro con los resultados que se deben obtener en función de las combinaciones de opciones de facturación. Primero veamos un par de requisitos a cumplir.
•Agrupar por los descuentos de cabecera: Ya que no se puede incluir en una misma factura tickets con diferentes descuentos de cabecera, se generarán tantas facturas como diferentes descuentos de cabecera haya.
•Siempre se unifica por cliente: No pueden existir dos facturas a un mismo cliente si se ha elegido facturar con una fecha especificada por el usuario salvo que entre en conflicto con el requisito anterior.
Las 6 combinaciones posibles de opciones de facturación serían las siguientes.
•CON FECHA DE FACTURA FIJA.
•Factura al cliente seleccionado. Esta combinación generará una única factura con la fecha elegida por el usuario y emitida al cliente elegido por el usuario. El mensaje de advertencia al usuario antes de proceder será el siguiente: “ATENCION: Se va a generar una única factura con la fecha y el cliente seleccionado. ¿Está seguro?”
•Factura al cliente de cada serie de tickets. Esta combinación generará tantas facturas como series distintas haya en los tickets seleccionados con la fecha elegida por el usuario y usando el cliente asociado a cada serie. Si alguna serie no tiene asociado cliente se utilizará el cliente genérico de contado (00000). El mensaje de advertencia al usuario antes de proceder será el siguiente: “ATENCION: Se van a generar tanta facturas como series distintas existan en los tickets seleccionados. Para cada factura se utilizará la fecha especificada y el cliente asociado a la serie. Si alguna serie no tuviera cliente asociado se utilizará el cliente contado 00000. ¿Está seguro?”
•Factura al cliente de cada ticket: Esta combinación generará tantas facturas como clientes distintos haya en los tickets seleccionados y con la fecha de todas ellas seleccionada por el usuario. El mensaje de advertencia al usuario antes de proceder será el siguiente: “ATENCION: Se van a generar tantas facturas como clientes distintos haya en los tickets seleccionados. Para cada factura se utilizará la fecha especificada y el cliente del ticket. ¿Está seguro?”
•CON FACTURA POR DIA Y SERIE.
•Factura al cliente seleccionado. Esta combinación generará una factura distinta por día con datos y serie distinta utilizando el cliente seleccionado por el usuario. . El mensaje de advertencia al usuario antes de proceder será el siguiente:“ATENCION: Se va a generar una factura por día y serie distinta de tickets. Para cada factura se utilizará el cliente seleccionado y la fecha del día. ¿Está seguro?”
•Factura al cliente de cada serie de tickets: Esta combinación generará una factura distinta por día con datos y serie distinta que haya en los tickets seleccionados y usando el cliente asociado a cada serie. Si alguna serie no tiene asociado cliente se utilizará el cliente genérico de contado (00000). El mensaje de advertencia al usuario antes de proceder será el siguiente: “ATENCION: Se va a generar una factura por día y serie como series distintas existan en los tickets
seleccionados. Para cada factura se utilizará el cliente asociado a la serie y la fecha del día. Si alguna serie no tuviera cliente asociado se utilizará el cliente contado 00000. ¿Está seguro?”
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•Factura al cliente de cada ticket: Esta combinación generará una factura distinta por día con datos y serie distinta y cliente distinto que haya en los tickets seleccionado. El mensaje de advertencia al usuario antes de proceder será el siguiente: “ATENCION: Se va a generar una factura por día, serie y cliente distintos que haya en los tickets seleccionados. Para cada factura se utilizará el cliente de cada ticket y la fecha del día. ¿Está seguro?”
3 Facturar Tickets
En este apartado vamos a poder facturar un ticket a un cliente.
Primero seleccionamos el cliente al que facturamos el ticket, a continuación tenemos que escribir el número de ticket y elegir una serie y una fecha para la factura. Finalmente pulsamos el botón CONVERTIR.
Nos muestra una ventana confirmando los datos del ticket seleccionado:
Y nos informa del número de factura que ha creado:
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4 Facturas
En este apartado vamos a poder realizar facturas a clientes o revisar facturas ya emitidas.
Aquí accedemos a la cabecera de la factura, donde introduciremos los datos, que como mínimo deben ser el cliente, el número de factura, la serie y la fecha.
A la hora de introducir el cliente, se puede hacer de dos maneras:
• Pulsando en el botón Buscar para buscar el cliente en nuestra base de datos, o
• Si sabemos el código de cliente, lo introducimos en la casilla de referencia y automáticamente pondrá el nombre del cliente.
Al elegir el cliente, también se rellenaran automáticamente los demás datos de la cabecera que tenga configurados en su ficha.
Si marcamos la casilla “Cobrada”, con esta marca, se activara un proceso para poner la factura como cobrada. Con esto no podremos efectuar ningún cambio en la factura.
NOTA: Si hay vencimientos, también los pondrá como cobrados.
Si marcamos la casilla “Contabilizada”, la factura pasará a contabilizarse. Esta casilla será solamente informativa, ya que esta marca no efectúa ninguna operación de bloqueo la factura.
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En esta ventana introduciremos los detalles del documento, es decir los artículos que lo componen. Para ello especificaremos la referencia, el sistema la buscará en nuestra base de datos de Artículos y completará el almacén y la descripción. Rellenaremos la cantidad, el precio de venta, el IVA aplicado y los descuentos, si fuera necesario.
Pulsando el botón NUEVO las líneas de detalle se irán añadiendo a nuestra factura. Repetiremos el proceso para todos los artículos que queramos incluir en el documento. Los artículos ya añadidos al documento aparecerán en el recuadro, justo debajo de la línea de campos que usamos para introducirlos.
Podemos editar cada línea de detalle pulsando el número que aparece al comienzo de cada línea en este cuadro, para de esta forma modificar nuestra factura.
En la parte inferior de esta pantalla nos aparecen detalladas y desglosadas las cantidades correspondientes a los artículos y/o conceptos de nuestra factura.
En la parte inferior de esta pantalla nos aparecen detalladas y desglosadas las cantidades correspondientes a los artículos y/o conceptos de nuestra factura.
De la misma forma que estamos facturando artículos podemos facturar conceptos pulsando la carpeta correspondiente “Conceptos”.
Podemos especificar una dirección de envío distinta a la que aparece en la cabecera de la factura pulsando la carpeta correspondiente “Dirección de envío”.
Podemos contabilizar pagos a cuenta pulsando en la carpeta correspondiente “Pagos a cuenta” y rellenado los campos correspondientes. También podemos realizar pagos a cuenta que de forma automática que serán contabilizados en la caja seleccionada utilizando el botón Anotar en caja , en la parte superior izquierda de la ventana.
Una vez rellenados los campos correspondientes a la cabecera, pulsamos el botón GUARDAR y accederemos a la pantalla correspondiente a detalles
Índice
Para definir vencimientos pulsamos la carpeta correspondiente “Vencimientos”.
Podemos crear los vencimientos de tres maneras:
• Manual: Los datos necesarios son: fecha e importe. Pulsar para guardar el vencimiento manual. • Automática: Dando al botón Crear Vencimientos , y según la forma de pago que hayamos
definido en la cabecera de la factura, se generará los vencimientos. Los importes los dividirá entre el número de vencimientos generados.
• A la creación de la factura: Si en la opción Datos de configuración del menú Configuración, hemos definido que se generen automáticamente vencimientos y en la cabecera de la factura, ponemos una forma de pago, los vencimientos se generan conforme a esa forma de pago. Si un vencimiento estuviera pagado debemos marcar la casilla “Pagado”.
Si cambiamos la forma de pago, el importe o la fecha de la factura en la cabecera, nos preguntará si deseamos volver a calcular los vencimientos.
Una vez hayamos estipulado que un vencimiento este cobrado, no vamos a poder cambiar la factura. Si la factura estuviera pagada y tuviera vencimientos, como estos también estarán pagados, eliminando la casilla “Cobrada” nos avisara que también van a eliminarse los vencimientos.
Dentro de la pantalla principal de la Factura vamos a poder ver un resumen del seguimiento del Cobro, pulsando el botón SEGUIMIENTO DEL COBRO .
Índice
Dentro de la pantalla principal de la Factura podemos ver los costes/beneficios que han sido generados por el Documento, pulsando el botón Costes/Beneficio del documento.
A continuación accedemos a una pantalla donde nos aparecen de forma detallada los Costes y Beneficios asociados a cada uno de los artículos que componen el Albarán.
A continuación accedemos a una pantalla en la que aparecen los cobros realizados al cliente.
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En la ventana de la Factura podemos ver un resumen de las compras Habituales, pulsando el botón VER COMPRAS HABITUALES .
A continuación accedemos a una pantalla en la que aparecen los productos adquiridos por el cliente.
Dentro de la pantalla principal de la Factura podemos imprimir un sobre con los datos de la empresa y del contacto que hemos seleccionado, pulsando el botón IMPRIMIR SOBRE .
A la hora de imprimir la Factura debemos seleccionar el formato de impresión con el que queremos que se imprima, mediante el desplegable en la parte superior derecha de la ventana:
Pulsando en el enlace Impresión nos aparece la factura en una pantalla con el formato de impresión que hemos seleccionado. Otra posibilidad es mandarle un e-mail al cliente incluyendo la factura en formato PDF. Para ello pulse el botón ENVIAR POR E-MAIL.
Dentro de la pantalla principal de la factura podemos seleccionar el modelo de carta con el que podemos acompañar la factura, en caso de que queramos enviarle una carta al cliente.
Dentro de cualquiera de las pantallas que componen el apartado de facturas podrá acceder a la función de Búsqueda. Elija cómo va a buscar la factura.
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Rellene el campo en blanco con la información de que dispone y a continuación debe pulsar el botón Buscar.
Si pulsa el botón Buscar dejando vacío el campo de búsqueda correspondiente, se nos presentarán todas las facturas que hemos definido. En este caso, se limita automáticamente a las facturas de los últimos dos meses.
Si queremos eliminar una factura solo tenemos que seleccionar la factura dentro de la lista y pulsar el botón BORRAR.
Es recomendable no borrar una factura, a menos que sepamos que es la última realizada, ya que la numeración de las facturas, de una misma serie, tiene que ser consecutiva y sin saltos.
A continuación nos aparece una ventana que nos pide que confirmemos que realmente queremos eliminarla factura.
Recordamos que a efectos legales no puede haber saltos en la numeración de las facturas, de manera que no es recomendable borrar una factura que no sea la última realizada.
Para crear un nueva Factura debemos pulsar el botón AÑADIR.
5 Mantenimiento de clientes
En este apartado del menú Ventas podemos modificar los datos de los clientes de manera rápida. En la carpeta Parámetros de selección podremos seleccionar los Campos a mostrar, que serán los que luego podremos editar directamente desde la ficha de Resultados, repartidos en secciones para cada uno de los módulos activos.
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En la carpeta Filtros de selección, podemos filtrar con varias opciones para elegir que clientes se van a mostrar.
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A continuación pulsamos el botón ACEPTAR para mostrar los clientes en la pestaña Resultados y poder realizar las modificaciones que necesite.
Podemos movernos por la rejilla utilizando los cursores del teclado, pulsando la tecla F2 del teclado para modificar el valor de una casilla y la tecla Intro para guardar los cambios.
Importante: en el caso de seleccionar los artículos con los cursores del teclado es importante mantener el cursor del ratón fuera de la rejilla.
6 Sobres
Con esta opción puede preparar la información necesaria para imprimir direcciones de clientes en sobres.
Con el formulario de filtrado, indique las condiciones de los clientes que desea listar.
A continuación pulse el botón ACEPTAR y obtendrá una vista previa de los sobres a emitir. Si está correcto,
pulse el botón de imprimir de su navegador.
7 Tickets TPV
Permite consultar los datos de los tickets de TPV generados. Al entrar en la opción, la ventana nos mostrará automáticamente una lista de los tickets emitidos en los últimos 10 días, para poder ver los datos de uno concreto con sólo pulsar en enlace del número de ticket (texto en azul). Otros datos que muestra la lista son el operador y la fecha y hora de emisión del ticket y el importe del mismo.
Índice
8 Tiendas - Centros de venta
En esta opción se definen los datos de las tiendas que se vayan a usar en la gestión de la empresa. Estos datos permitirán luego asignar el PC a la tienda y así automatizar algunos pasos en la generación de documentos, facilitando el manejo del sistema.
En la carpeta Datos Generales podremos asignar un cliente concreto a la tienda seleccionada y podremos relacionarla con un almacén y una tarifa.
En las carpetas de Series Docs Ventas y Series Docs Compras se indican las series que usará la tienda para generar pedidos, albaranes y facturas.
Al pie de la pantalla encontrará las opciones para filtrar y buscar otros tickets, pudiendo buscar por número de ticket, o por operador:
