Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios
¿Conoce usted las nuevas condiciones aplicables a partir del 1 de julio?
A partir del 01.07.2010 rige el artículo13º de la Resolución Nº 234-2006/SU-NAT, que establece los formatos e infor-mación mínima de los Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios, por tal razón, en el presente informe se abordan los aspectos más importantes relaciona-dos con el llevado de dichos libros y/o registros a efectos de orientar sobre el adecuado cumplimiento de las formalida-des exigidas.
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1. Generalidades
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Los libros y registros constituyen las he-rramientas fundamentales para obtener infor-mación, evaluar la eficiencia y desempeño de las diversas áreas y cumplir adecuadamente sus obligaciones. Así, en función a la infor-mación anotada en los libros y registros se elaboran los Estados Financieros, permitien-do cubrir las necesidades comunes de infor-mación de una amplia gama de usuarios.
En efecto, dado que en ellos se anotan las operaciones realizadas por los contribuyen-tes, se proporciona a la Administración Tribu-taria evidencia documenTribu-taria constituyéndo-se también en una herramienta al momento de realizar sus laborares de fiscalización y verificación.
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2. Perspectiva contable
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El artículo 33° del Código de Comercio es-tablece que en general todo negocio (sea una persona natural o jurídica) debe llevar necesa-riamente, con la finalidad de proteger los inte-reses que confluyen en la empresa, los
siguien-LIBROS Y REGISTROS QUE DEBE LLEVAR TODO NEGOCIO LIBROS PRINCIPALES:
Diario, Mayor, Inventarios y Ba lances LIBROS AUXILIARES OBLI GATO RIOS:
Registro de Compras, Registro de Ventas, Libro Caja y Bancos, Registros de Control de Inventario (kardex en unidades o valorizado), Registro de Control de Bienes del Activo Fijo, Registro del Régimen de Retenciones, Registro del Régimen de Percepciones, entre otros. LIBROS AUXILIARES VO LUNTA RIOS:
Registro de control de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, libro bancos, libro de caja chica, etc.
tes libros contables: (i) Inventarios y Balances, Diario, Mayor (Libros Principales) y (ii) los demás libros que ordenen las leyes especiales (Libros y Registros Auxiliares obligatorios).
De esta forma, en general, a manera de resumen se puede decir que todo ne-gociante debe llevar los siguientes libros y registros:
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3. Libros y Registros obligatorios
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El Anexo 1 de la Resolución Nº 234-2006/ SUNAT –en adelante la Resolución–detalla la relación de los libros y registros vinculados a asuntos tributarios, que deberán llevar los contribuyentes en tanto resulten obligados y que por ende deben ser legalizados.
Así, respecto al Impuesto a la Renta, se regula la obligación de llevar libros y registros en fun-ción al tipo de renta que genere el contribuyente y para el caso de Rentas de Tercera Categoría, según el régimen en el cual se encuentra.
A continuación se muestra gráficamente los libros y registros que se deben llevar se-gún tipo de contribuyente:
CUADRO Nº 1: LIBROS Y REGISTROS QUE SE DEBEN LLEVAR
TIPO DE RENTA CONDICIONES O PARÁMETROS LIBRO Y/O REGISTRO
SEGUNDA CATEGORÍA
(Artículo 65º TUO LIR)
TERCERA CATEGORÍA
CUARTA CATEGORÍA
(Artículo 65º TUO LIR)
En el ejercicio gravable anterior o en el curso del ejercicio hubieran percibido rentas brutas que excedan las 20 UITs.
Es decir, para el ejercicio 2010 haber percibido en el ejercicio anterior rentas brutas superiores a S/. 72,000. a. Contribuyentes del Régimen General (Artículo 65º TUO LIR)
b. Contribuyentes del RER (Artículo 120º TUO LIR)
Aplicable a todos los generadores de rentas de cuarta categoría sin excepción
LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS
Ingresos Brutos mayores a 150 UIT: CONTABILIDAD COMPLETA. Ingresos Brutos Anuales hasta 150 UIT: CONTABILIDAD SIMPLIFICADA Registro de Ventas y Registro de Compras
Así como se ha establecido una obliga-ción dispuesta expresamente por la Ley del Impuesto a la Renta, se puede afir-mar que la Ley del Impuesto General a las Ventas (en adelante, LIGV) posee sus propias exigencias tal como se advierte del artículo 37º del TUO de la LIGV don-de se señala que los “contribuyentes” del Impuesto están obligados a llevar un Registro de Ventas e Ingresos y un Regis-tro de Compras, en los que anotarán las operaciones que realicen, de acuerdo a las normas que señale el reglamento. Además, se exige la obligación de llevar un Registro de Consignaciones respecto a contribuyentes que realicen Ventas en Consignación.
Téngase presente que también cons-tituyen libros y registros vinculados a asuntos tributarios, los libros societarios: Actas de la Junta General de Accionis-tas, Actas del Directorio, Matrícula de Acciones y el libro de Actas de la EIRL, así como la Planilla Electrónica. Adicio-nalmente, el mencionado Anexo 1 con-templa otros registros vinculados con algunas actividades específicas y que de resultar obligados a llevarlos los mismos también tendrán que ser legalizados, tal como es el caso del Registro de Huéspe-des.
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4. Sistemas de contabilidad
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Uno de los primeros pasos que debe seguir toda unidad empresarial a efectos de registrar
las operaciones comerciales en forma orde-nada y diligente y que sirvan de utilidad tanto para la propia empresa, así como proveedo-res, clientes, accionistas y el Estado mismo, consiste en elegir el Sistema de Contabilidad a través del cual se llevarán los libros y regis-tros vinculados a asuntos tributarios.
Los Sistemas de Contabilidad que pueden ser empleados son tanto el Sistema Manual como el Sistema Computarizado.
Sobre el particular debe tenerse en cuen-ta que el Sistema Concuen-table, viene determi-nado según la llevanza de los Libros Princi-pales, es decir, Diario, Mayor e Inventarios y Balances, el que deberá ser comunicado a la SUNAT al momento de inscribirse en el RUC. Ello implica que, los libros y registros distintos a los libros principales, tales como Registros de Compras y Ventas, y otros pue-dan llevarse mediante un sistema diferente no teniendo que adecuarse estos necesaria-mente al sistema empleado para los Libros Principales.
Al respecto el Tribunal Fiscal en la RTF Nº 1006-4-99 (29.11.99) ha señalado que los Registros de Compras y Ventas son registros auxiliares cuya información se encuentra re-cogida en los libros principales de Contabi-lidad, por lo que el hecho que la recurrente lleve en otro sistema los mismos no significa que hubiera cambiado el sistema de contabi-lidad de los Libros Principales.
Es importante señalar que una vez adopta-do el sistema en que serán llevaadopta-dos los Libros principales no podrá ser variado en el curso del ejercicio sino hasta el ejercicio siguiente
de conformidad a lo señalado en la Resolu-ción Directoral Nº 010-DGC (13.02.70). En este supuesto, se requiere que se comunique a la Administración Tributaria el cambio que debe efectuarse necesariamente al inicio de cada ejercicio que conforme a lo establecido en el artículo 24º de la Resolución de Superin-tendencia Nº 210-2004/SUNAT (18.09.2004) tiene como plazo los 5 días hábiles siguien-tes, utilizando para tal efecto el Formulario Nº 2127: Solicitud de modificación de Datos; o a través de SUNAT Virtual utilizando para tal efecto el Sistema SOL, “SUNAT Operaciones en Línea” debiendo contar para tal efecto con su Código de Usuario y su clave Sol, en la op-ción Modificación de Datos RUC de Trámites y Consulta de RUC.
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5. Contabilidad completa y lidad simplificada
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5.1. Contabilidad completa
De conformidad con el artículo 65º del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta para algunos contribuyentes generado-res de rentas de tercera categoría exis-te la obligación de llevar “Contabilidad Completa”, regulándose en dicho artícu-lo que mediante Resolución de Superin-tendencia se definirían los libros y regis-tros que la comprenden; lo que ocurrió con la publicación de la Resolución Nº 234-2006/SUNAT (30.12.2006), en cuyo artículo 12º vigente a partir del 01.01.2009, se detalla los libros y regis-tros contables que la integrarían.
CONTABILIDAD COMPLETA (*) (A partir del 01.01.2009)
LIBROS Y REGISTROS AUXILIARES EXIGIBLES DE CORRESPONDER SU LLEVADO LIBROS PRINCIPALES Y AUXILIARES OBLIGATORIOS
(*) Para efectos tributarios se encuentran obligados a llevar contabilidad completa tanto las personas jurídicas como personas naturales con negocio cuyos ingresos brutos anuales sean mayores a 150 UIT en virtud a la modificación producida al artículo 65º del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta a través del artículo 2º del Anexo del Decreto Supremo Nº 007-2008-TR (30.09.2009).
REGISTRO DE COSTOS INVENTARIO PERMANENTE VALORIZADO INVENTARIO PERMANENTE EN UNIDADES FÍSICAS PLANILLA
ELECTRÓNICA Y SÓLO EN SU DE-FECTO LIBRO DE RETENCIONES INCISOS E) Y F) ARTÍCULO 34º LIR (1) REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS INVENTARIOS Y BALANCES MAYOR DIARIO LIBRO CAJA Y BANCOS
REGISTRO DE VENTAS REGISTRO DE COMPRAS
5.2. Contabilidad simplificada
A raíz de la modificatoria efectuada al artículo 65º de la Ley del Impuesto a la Renta por el artículo 2º del Anexo del TUO de la Ley de MYPES (aprobado por Decreto Supremo Nº 007-2008-TR),
se regula que los perceptores de rentas de tercera categoría (sin hacer distin-go de la calidad de persona, es decir sea persona natural o jurídica) cuyos ingresos brutos anuales no superen las 150 UIT deberán llevar como mínimo
(i) un Registro de Ventas, (ii) un Registro de Compras y (iii) Libro Diario de Forma-to Simplificado, de acuerdo a las normas de la materia.
El artículo 38° del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta, señala que para
determinar los ingresos referidos en el artículo 65° se considerarán los ingresos obtenidos en el ejercicio gravable ante-rior y la UIT correspondiente al año en curso. En el caso que inicien actividades generadoras de rentas de tercera catego-ría en el transcurso del ejercicio consi-derarán los ingresos que se presuman se obtendrán en el mismo.
Para el ejercicio 2010, 150 UIT equivalen a S/. 540,000.
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6. Contenido de la Resolución Nº 234-2006/SUNAT y su vigencia
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En función a la estructura antes referida, se aprecia que a partir del 01.07.2010, rige la re-gulación dispuesta en el artículo 13º respecto a los formatos e información mínima a incluir en cada libro o registro. A continuación, en el presente numeral referimos algunos alcances relacionados con los aspectos que regula la Resolución Nº 234-2006/SUNAT y que se en-cuentran vigentes.
6.1 Legalización
Para que los libros y registros adquieran validez éstos deben legalizarse, en tanto se lleven bajo el sistema manual o com-putarizado (2), estableciendo el artículo
3º de la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT que éstos deben ser legalizados ANTES de su uso, por un Notario quien certificará la apertura de libros u hojas sueltas de actas de con-tabilidad y otros que la Ley señale, o a falta de éstos, los jueces de paz letrados o jueces de paz, quiénes sellarán todas las hojas del libro o registro, las mismas que deberán estar debidamente foliadas No existe un plazo máximo propiamen-te dicho para efectuar la legalización, sin embargo teniendo en cuenta el plazo máximo de atraso permitido para anotar las operaciones; se puede advertir en función a la fecha en que se legaliza si se había observado o no dicho plazo.
Vigencia de la Norma – Legalización y Empaste – Requisitos generales que
deben contener
– Modificación de la razón o denominación social – Plazo máximo de atraso
01.01.2007
– Pérdida y Destrucción 01.01.2007 – Contabilidad Completa 01.01.2009 01.07.2010
Según el numeral 2.4 del artículo 2º de la Resolución, en ningún caso el número de legalización, folios o de registros po-drá contener adicionalmente caracteres distintos, tales como letras.
a. Procedimiento para legalización En el supuesto que el contribuyente
haya optado por el Sistema Compu-tarizado, el procedimiento a seguir sería el siguiente:
a.1. Plazos a considerar
Tal como se ha referido, los libros y/o registros contables vinculados a asuntos tributarios deben ser legali-zados antes de su uso, vale decir an-tes de que se efectúe la impresión de las operaciones que comprendan los mismos.
Al respecto, debemos señalar que dado que existe un plazo máximo de atraso (Anexo 2 de la Resolución) para anotar (incluye impresión) las operaciones en los libros y/o registros vinculados a asuntos tributarios, la Administración Tributaria tiene como criterio aplicar dicho plazo también para efectos de la legalización. a.2. Proyección de hojas a utilizar En principio, los contribuyentes que
opten por llevar sus registros y libros vinculados a asuntos tributarios en forma computarizada deben efectuar una adecuada proyección del núme-ro de hojas continuas que se van a legalizar de acuerdo a la frecuencia con que planifiquen que vayan a efectuar dichas legalizaciones.
PROYECCIÓN DE HOJAS Se debe tener en cuenta:
El volumen de operaciones que realiza la em-presa de acuer-do a su giro o actividad.
Elección del papel ade-cuado para cada tipo de libro y/o registro, de acuerdo al número de columnas que éstos contienen, según el tipo de impresora.
– Fallas durante la impre-sión.
– Errores del personal en-cargado de la impresión. – Errores del sistema al
momento de la impre-sión.
Referencia del núme-ro de hojas utilizadas en el ejercicio ante-rior complementado con las expectativas del crecimiento de la empresa.
a.3. Foliación
Una vez determinado el número de hojas continuas a legalizar, se deberá proceder a su foliación, vale decir a la numeración de cada uno de los fo-lios que constará el libro y/o registro contable llevado en forma computa-rizada.
a.4. Tratamiento de las Hojas
• Inutilizadas
Pueden producirse errores, fallas de impresión o cualquier otra si-tuación que inutilice una hoja previamente legalizada, en estas circunstancias, conforme al últi-mo párrafo del numeral 5.3 del artículo 5º de la Resolución Nº 234-2006/SUNAT, se deberá in-cluir las hojas anuladas dentro del periodo que se empastará. Entendiendo que, la anulación se realizará tachándolas o inutilizán-dolas de manera visible.
• Sobrantes
Conforme con el numeral 5.3
del artículo 5º de la Resolución Nº 234-2006/SUNAT las hojas sueltas o continuas correspon-dientes a un libro o registro de una misma denominación, que no hubieran sido utilizadas para el registro de operaciones del ejercicio en que se trate, podrán emplearse para el registro de operaciones del ejercicio inme-diato siguiente.
En este caso, de producirse el em-paste en varios tomos, cada uno incluirá como primera página una fotocopia del folio que contenga la legalización del libro o registro al que corresponde.
b. Legalización del segundo y siguien-tes libros
Para la legalización del segundo y si-guientes libros y registros vinculados a asuntos tributarios, de una misma denominación, el artículo 4º de la Resolución establece que se deberá tener en cuenta lo siguiente:
– Utilizando hojas sueltas o conti-nuas: Se deberá presentar el
úl-– Formatos e Informa-ción mínima que de-ben incluir en cada libro o registro
timo folio legalizado por notario del libro o registro anterior. – Llevados en forma manual: Se
deberá acreditar que se ha con-cluido con el anterior. Dicha acreditación se efectuará con la
presentación del libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada por notario del folio donde conste la legalización y del último folio del mencionado libro o registro.
6.2. Empaste de los Libros y/o Registros lle-vados en hojas sueltas o continuas En caso existan hojas sobrantes y no se desee utilizarlas en el año siguiente, las mismas deberán ser anuladas e incluidas en el empaste a realizar.
6.3. Plazo máximo de atraso de los libros y registros
La anotación de las operaciones implica asentar una operación a través del co-rrespondiente registro contable ya sea en forma manual o computarizada. El plazo máximo de atraso, se regula en el anexo 2 de la Resolución Nº 234-2006/ SUNAT (30.12.2006). En el caso de sis-tema computarizado, se entiende que dentro del plazo máximo de atraso debe efectuarse la legalización, anotación y posterior impresión.
6.4. Requisitos generales en la llevanza de los Libros y Registros vinculados a asun-tos tributarios
La Resolución Nº 234-2006/SUNAT establece en su artículo 6º, las siguien-tes condiciones que deben llevar los libros y registros vinculados a asuntos tributarios:
a) Respecto al Libro
En lo que concierne al contenido, en general éstos deben tener como Da-tos de Cabecera lo siguiente: • Denominación del libro o
regis-tro.
• Periodo y/o Ejercicio al que co-rresponde la información regis-trada.
• Número de RUC del deudor tribu-tario, Apellidos y nombres, deno-minación y/o razón social de éste. Esta información sólo será nece-saria en el primer folio de cada periodo o ejercicio en caso de ser llevado en forma manual el libro
o registro, se entiende que deberá ser consignada en todos los folios o páginas de ser llevado en forma computarizada.
• Incluir los registros o asientos de ajuste, reclasificación o rectifica-ción que corresponda, así como las operaciones que se omitieron registrar en meses o ejercicios res-pecto de los cuales ya se realizó la totalización correspondiente. • Contener folios originales, no
ad-mitiéndose la adhesión de hojas o folios, salvo disposición legal en contrario (3).
Como una Regla Específica, se dispone que en el caso del Libro de Inventarios y Balances se con-signe la firma al cierre de cada pe-riodo o ejercicio gravable, según corresponda, por:
• Deudor tributario o su represen-tante legal.
• Contador Público Colegiado (CPC) o Contador Mercantil, res-ponsable de su elaboración. b) Respecto de las Operaciones
conte-nidas en los libros
De manera general establece las si-guientes cinco (5) condiciones: • Orden cronológico y correlativo. • Legibilidad y confiabilidad. • Empleo del Plan Contable
Ge-neral vigente en el país. Para el ejercicio 2010, puede utilizarse el PCGR o el PCGE, según la op-ción que tome el contribuyente. A partir del ejercicio 2011, obli-gatoriamente se debe utilizar el PCGE.
No obstante, dada la existencia de ciertos sectores económicos con características propias que se encuentren obligados a emplear un Plan de Cuentas, Manual de
Empaste de Hojas Sueltas
o Continuas
Dentro de los cuatro (4) primeros meses del ejercicio gravable al que corresponden las operaciones. Dentro de los cuatro (4) primeros me-ses del ejercicio gravable siguiente a aquél en que se reunieron 20 hojas. Regla General:
Empastar las hojas sueltas por periodo.
Regla Especial:
Empastar sólo a partir del periodo en que se tiene 20 hojas o más.
Contabilidad u otro similar distin-to, en cuyo caso deberán utilizar estos últimos.
• Totalización de los importes por cada folio, columna o cuenta contable.
• Expresado en moneda nacional y en castellano, salvo la excepción dispuesta en el numeral 4 artículo 87º del Código Tributario referi-da a contribuyentes autorizados a llevar Contabilidad en Moneda Extranjera.
Lo expresado anteriormente, no re-sulta aplicable para los siguientes libros regulados en normas especia-les:
– Libro de Actas de la Empresa Indi-vidual de Responsabilidad Limita-da.
– Libro de Actas de la Junta General de Accionistas.
– Libro de Actas del Directorio. – Libro de Matrícula de Acciones. – Libro de Planillas.
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7. Formatos e información mínima vigente a partir del 01.07.2010
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7.1. Antecedentes
A través de la Resolución de Super-intendencia Nº 239-2008/SUNAT (31.12.2008) y vigente a partir del 1 de enero 2009, se produjeron modifi-caciones a la Resolución Nº 234-2006/ SUNAT relacionadas con el Libro Diario de Formato Simplificado, la información mínima y de algunos formatos del Libro de Inventarios y Balances.
Producido los cambios referidos, a partir del 01.01.2009; entraron en vigencia el artículo 12º (que regula sobre Contabi-lidad Completa) y 13º (Información Mí-nima y Formatos) de la Resolución. No obstante, a través de la Resolución de Superintendencia Nº 017-2009/SUNAT (24.01.2009) se suspende en forma ex-cepcional a partir del 25 de enero y has-ta el 31 de diciembre de 2009, la aplica-ción de lo previsto en el artículo 13º de la Resolución, con excepción de lo es-tablecido en el inciso 5-A (Libro Diario de Formato Simplificado) y el numeral 13.4. (Registro de Inventario Permanente en Unidades).
Sin embargo, con la dación de la Re-solución de Superintendencia N°286-2009/SUNAT (31.12.209) se prorroga la suspensión de la vigencia del artículo 13° hasta el 30.06.2010. Por lo cual, su vigencia ocurre a partir del 1 de julio 2010, en forma obligatoria.
7.2. Aspectos que regula el artículo 13º
7.3. Sistemas de llevado de Libros y Regis-tros: Manual, Computarizado y/o Siste-ma Electrónico
A partir del 01.07.2010 también entra en vigencia el sistema de llevado de
libros y registros en forma electrónica pero en forma opcional, por lo cual corresponderá a cada contribuyente evaluar la opción a utilizar. Inclusive pueden coexistir ambos sistemas
(Ma-nual o Computarizado con el Sistema Electrónico), ya que la opción para este último sistema (electrónico) puede ser solo para un Libro o Registro.
OBLIGATORIO OPCIONAL Para cada libro o registro del 01.07.10 al 31.12.10 SistemaMa-nual y Com-putarizado Sistema Electrónico
Información Mínima y formatos
Artículo 13º Resolución de Superintenden-cia Nº 234-2006/SUNAT
Determinación de los formatos, estructura e información de los libros y registros
Resolución Nº 286-2009/SUNAT (31.12.2009)
El ejercicio de la opción genera para el ejer-cicio 2011, la obligación de llevar todos los libros y/o registros de manera electrónica NOTAS
(1) El uso de este libro es de carácter residual, el inciso j) del artículo 21º del RLIR modificado por Decreto Supremo Nº 177-2008-EF(30.12.2008), dispuso que el sustento formal de los conceptos referidos, para aquellos obligados a presentar el PDT 601 corresponde a la Planilla Electrónica.
(2) A través de la Resolución de Superintendencia Nº 286-2009/SUNAT (31.12.2009) se implementa el llevado de determinados libros y/o registros vinculados a asuntos tributarios de manera electrónica. Al respecto, si el contribuyente opta por esta opción para llevar sus libros y/o registros, ya no tendrá obligación a nivel tributario de legalizar sus libros y/o registros puesto que ya no se procederá a su impresión (computarizado) o anotación (manual), ello independientemente que tenga que contar con un sistema para generar los archivos a transferir el aplicativo desarrollado por SUNAT, denominado aplicativo PLE.
(3) La única disposición legal que admite el pegado de hojas para el caso del Libro de Actas, es el artículo 136º de la Ley General de Sociedades que de manera excep-cional permite la adhesión.
