PROCEDIMIENTO
GESTIÓN DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA
Código: PA.03.PI.P01
Proceso: PROYECCIÓN INSTITUCIONAL
CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha Descripción del cambio Responsable
1.0 19/JUL/2010 Versión Inicial
Coordinador de Comunicaciones y Protocolo
C
1. OBJETIVO
Determinar los criterios para la identificación y difusión a los públicos internos y externos de la información generada por la Universidad de San Buenaventura Cali.
2. ALCANCE
Este documento aplica para toda la información que es generada por la Universidad de San Buenaventura Cali para su divulgación.
3. DEFINICIONES
AGENDA. Tipo de publicación que incluye toda la programación de los eventos y actividades de carácter académico, cultural, deportivo, administrativo y de la pastoral que se van a realizar la semana siguiente a su publicación.
BANNER. Formato de promoción en Internet compuesto por imagen, gráfico y texto cuyo objetivo es atraer tráfico hacia lo que se está anunciando.
BANNER PRINCIPAL. Cuadro que se encuentra en la parte superior derecha de la página principal de la web de la Universidad de San Buenaventura Cali, y se caracteriza por tener movimiento.
BANNER SECUNDARIO. Cuadros que se encuentra bajo el banner principal y están ubicados en la página principal de la web de la Universidad de San Buenaventura Cali, y se caracterizan por tener menor tamaño y ser estáticos.
BREVILOQUIO. Informativo institucional de publicación bimestral que recoge todos los acontecimientos relevantes en el quehacer de la universidad.
CACAREANDO. Informativo que se envía por correos electrónicos a los públicos internos y resalta los hechos relevantes que se produzcan en la universidad. Se envía en el mismo día en que se genera la noticia de importancia.
CARTELERAS. Es un espacio donde se pública información de interés para la comunidad universitaria.
COMUNIDADES. Término utilizado en la página web para diferenciar los públicos de interés.
CORREOS ELECTRÓNICOS. Es un servicio de red que permite enviar información de interés para la comunidad universitaria. Están organizados de acuerdo con los públicos objetivos de la universidad.
INFORMACIÓN. Conjunto de datos significativos y de interés para los públicos internos y externos de la Universidad de San Buenaventura Cali.
MEDIO DE COMUNICACIÓN. Instrumento o forma de contenido por el cual se realiza el proceso comunicacional, para la Universidad de San Buenaventura Cali, los medio de distribución y publicación de la información son: página web, agenda semanal, cacareando, correos electrónicos, tableros electrónicos, Breviloquio y carteleras.
PÚBLICOS EXTERNOS. Se refiere a egresados, aspirantes, comunidad en general, medios de comunicación, organizaciones sin ánimo de lucro, empresas, etc.
PÚBLICOS INTERNOS. Se refiere a estudiantes, docentes y personal administrativo de la Universidad de San Buenaventura Cali.
TABLEROS ELECTRÓNICOS. Dispositivo electrónico que se utiliza para hacer promoción de actividades de interés para la comunidad universitaria.
WEBMASTER. Persona encargada de diseñar, desarrollar y programar en un sitio web, es quien está encargado de la redacción, edición y publicación de los contenidos.
4. LÍDER DE PROCEDIMIENTO
Coordinador de Comunicaciones y Protocolo
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a
Verificar versión en Listado Maestro de Documentos5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
TAREAS DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS DIAGRAMA DE
FLUJO RESPONSABLE
Inicio
1. Identificar el tipo de información
1.1 Recepcionar solicitudes de
publicación Web máster
1.2 Identificar el tipo de información. (PCC) Coordinador de Comunicaciones y Protocolo 1.3 Definir si el medio de comunicación es Breviloquio (PCC) 1.4 Determinar el medio para
publicar la información. (PCC) Web máster
1.5 Definir la fecha de salida de la información. Coordinador de Comunicaciones y Protocolo 2. Publicar la información a través de los diferentes medios
2.1 Identificar los formatos en los que se publicará la información.
(PCC) Web máster 2.2 Determinar la extensión de la información. (PCC) Coordinador de Comunicaciones y Protocolo 2.3 Realizar diseño de publicación
según su objetivo. (PCC) Web máster
2.4 Determinar la necesidad realizar ajustes al diseño de la publicación.
Coordinador de Comunicaciones y
Protocolo 2.5 Realizar ajustes al diseño de la
publicación Web máster
2.6 Remitir para su publicación al
procedimiento de GESTIÓN
EDITORIAL Código PA.03.PI.P03
Coordinador de Comunicaciones y Protocolo 2.7 Definir si el medio de publicación es interno. 3.1 1.3 2.6 1 2.9 SI SI NO NO SI NO
TAREAS DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE 2. Publicar la información a través de los diferentes medios
2.8 Publicar información. Web máster
2.9 Gestionar con medios externos
(radio, presa, etc.), para
publicación de información. Coordinador de Comunicaciones y Protocolo 3. Revisar el estado de la publicación 3.1 Revisar la publicación. (PCC) Coordinador de Comunicaciones y Protocolo 3.2 Notificar la terminación del
proceso al solicitante Web máster
4. Realizar ajustes 4.1 Identificar la necesidad de realizar ajustes Coordinador de Comunicaciones y Protocolo 4.2 Realizar ajustes requeridos
Web máster 4.3 Archivar los documentos
inherentes a la publicación. (PCC) Fin
Revisó: Julio Enrique Trujillo Bocanegra Cargo: Coordinador de Calidad Fecha: 23/JUN/2010 Firma:
Elaboró: Yohana Patiño Velasco Cargo: Secretaria de Comunicaciones Fecha: 19/MAY/2010
Firma:
Aprobó: Magda Luz Arias Leal
Cargo: Coordinadora de Comunicaciones y Protocolo Fecha: 19/JUL/2010 Firma: 1 2.6 2.7 SI NO