Manual de Procedimientos de la Secretaría del Migrante CAPÍTULO II PROCEDIMIENTOS

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Morelia, Michoacán, Junio de 2010

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INDICE

Página

INTRODUCCIÓN --- --- 5 CAPÍTULO I 1. MARCO JURÍDICO --- 6

2. OBJETIVO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS --- 7

3. MISIÓN --- 7

4. VISIÓN --- 7

CAPÍTULO II

PROCEDIMIENTOS

A) OFICINA DEL SECRETARIO

1. Elaboración y Seguimiento del Programa Operativo Anual 8 2. Acuerdo con el titular de la Secretaría sobre el Despacho de Asuntos 12 3. Flujo de correspondencia en la Secretaría 18 4. Elaboración y actualización de convenios 21 5. Recepción de documentos y/o correspondencia vía oficialía de partes de la Secretaría del Migrante 25 6. Control y registro de visitas al Titular de la Secretaría 30 7. Control y registro de llamadas telefónicas al Titular de la Secretaría 33

B) COORDINACIÓN DE POLÍTICAS Y PROGRAMAS TRANSVERSALES

1. Solicitud de Actas del Registro Civil de los Estados Unidos de América, solicitadas desde Michoacán 36 2. Solicitud de Apostilles de Actas del Registro Civil, documentos escolares hasta nivel preparatoria y notariales de los Estados Unidos de América 41 3. Solicitud de Actas del Registro Civil de Michoacán a los Estados Unidos de América 46 4. Solicitud de Apostilles de Actas del Registro Civil de Michoacán, documentos escolares hasta nivel preparatoria y notariales de Michoacán a Estados Unidos de América 50 5. Asesoría en cuanto a los Beneficios Federales de la Administración del Seguro Social, que ofrece el Gobierno de los EUA a través de la Embajada en México, para migrantes radicados en Michoacán 54 6. Asesoría general sobre asuntos migratorios de michoacanos radicados en Estados Unidos de América 59

7. Información de Visas de Turista 63

8. Traducción de Actas del Registro Civil Mexicano y de Estados Unido, documentos escolares hasta nivel preparatoria. 66

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10. Apoyo, asesoría legal y administrativa a los migrantes michoacanos y sus familias 72 11. Localización de personas extraviadas en Estados Unidos de América 75 12. Localización de personas detenidas en Estados Unidos de América 78 13. Información de condenados a pena de muerte en Estados Unidos de América 81 14. Solicitud de traslado de presos para cumplir sentencia penal en México 84 15. Asesoría para el trámite legal de indemnización por accidente automovilístico en los

Estados Unidos de América. 87 16. Apoyo para traslado de occisos a su comunidad de origen 90 17. Solicitud de Visas Humanitarias 93 18. Solicitud de Repatriación de Menores 97 19. Solicitud de traslado de enfermos a su comunidad de origen 100 20. Apoyo para traslado de personas deportadas del extranjero 103 21. Instauración de Centros Municipales de Atención al Migrante Michoacano en los 113

Municipios y Firma del convenio de coordinación y colaboración. 106 22. Asesoría y Capacitación de Centros Municipales de Atención al Migrante Michoacano 112 23. Monitoreo y Autorización de Centros Municipales de Atención al Migrante Michoacano 118 24. Monitoreo, Servicios y Trámites otorgados por los Centros Municipales de Atención al

migrante Michoacano. 124

C)

COORDINACIÓN DE VINCULACIÓN BINACIONAL

1. Realización de eventos culturales para los migrantes, sus familias en los lugares de origen

y destino 130

2. Apoyos especiales a organizaciones de migrantes 135 3. Donaciones Internacionales de Material Médico, Escolar, de Protección Civil y Vivienda 140 4. Capacitación a la población migrante sus familias y comunidades de origen por medio de

talleres ₁₄₃

5. Fortalecimiento de relaciones interinstitucionales en apoyo a migrantes y sus familias 147 6. Operación del centro de información y documentación 152

D) COORDINACIÓN DE PROYECTOS DE DESARROLLO

1. Determinación de las necesidades de comunidades y sus familias 155 2. Promoción de programas de desarrollo para mejorar las condiciones de vida de los

migrantes 158

3. Vinculación interinstitucional para el desarrollo de las comunidades 162 4. Programa de actividades de la Coordinación de Proyectos de Desarrollo 165

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E) DELEGACIÓN ADMINISTRATIVA

1. Elaboración del Anteproyecto de Presupuesto 168 2. Afectación y Modificación Presupuestal 171 3. Adquisición de bienes y servicios por adjudicación directa 175 4. Actualización de inventario del activo fijo 178 5. Solicitud de Servicios Generales ante la Secretaría de Finanzas y Administración 181 6. Actualización del Parque Vehicular 184 7. Solicitud de dictamen técnico para la adquisición de equipo de cómputo 188 8. Elaboración y trámite de autorización de contratos de arrendamientos de inmuebles y

arrendamiento de equipo de fotocopiado

191 9. Elaboración, revisión y trámite de órdenes de servicio de mantenimiento del parque

vehicular de la Secretaría del Migrante

194 10. Movimiento de Personal 197 11. Adquisición de bienes y servicios por licitación pública 200

ANEXOS

1. Control de Revisiones y Modificaciones de los Procedimientos 204 2. Recomendaciones 205 3. Pases de salida del personal durante la jornada laboral (Procedimiento que se agrega a la Delegación Administrativa).

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INTRODUCCIÓN

El Manual de Procedimientos de la Secretaría del Migrante, tiene como propósito

fundamental, precisar el método para realizar las funciones a cada una de las

unidades administrativas que la integran, a fin de evitar duplicidades y determinar

responsabilidades de los mandos medios y superiores, así como del personal que

colabora con ellos, y propiciar la eficiencia y eficacia en el trabajo, a fin de que se

presten servicios con la calidad que los michoacanos requieren.

El presente Manual se elaboró con base en los lineamientos emitidos por la

Secretaría de Finanzas y Administración mediante un proceso en el que participaron

todas los miembros de cada una de las unidades administrativas de la Secretaría

del Migrante, mediante la colaboración en el desarrollo de los procedimientos

sustantivos de cada una de ellas, de manera que al aprobarse el mismo, se tiene la

certeza de que este esfuerzo permitirá avanzar en materia de desarrollo

administrativo.

El Manual se integra por: el marco jurídico que regula su funcionamiento, el objetivo

del manual, la misión, visión y los procedimientos de la Dependencia. Este capítulo

constituye el fin básico del presente Manual, ya que describe paso a paso como se

realizan las actividades para la prestación de los trámites y servicios, logrando el

cumplimiento de las atribuciones asignadas a la Secretaría del Migrante, a través de

su estructura y con el trabajo permanente de quienes tienen la oportunidad y el

privilegio de formar parte de la misma.

Este documento deberá ser actualizado y enriquecido en forma permanente, con

base en la experiencia cotidiana, acciones de simplificación de trámites y el

desarrollo de una política de calidad.

Atentamente

Zaira Mandujano Fernández

Secretaria del Migrante

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1. MARCO JURÍDICO

Federal:

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. D.O 5 de febrero de

1917, última reforma 12 de febrero de 2007.

Estatal:

Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Michoacán de Ocampo.

Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Michoacán de

Ocampo.

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Michoacán.

Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Michoacán

de Ocampo.

Ley del Patrimonio Estatal del Estado de Michoacán. P.O. de 9 de Abril de

1964.

Ley de Planeación del Estado de Michoacán de Ocampo. Ley de Acceso a la

Información Pública del Estado de Michoacán de Ocampo. Ley de los

Trabajadores al Servicio del Estado de Michoacán de Ocampo y de sus

Municipios. P.O. 8 de Agosto de 1983. Ultima reforma 31 de agosto de 2007.

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestaciones de Servicios

Relacionados con Bienes Muebles e Inmuebles del Estado de Michoacán de

Ocampo. P.O. 11 de Junio de 1998. Última 23 de agosto de 2007.

Ley de Archivos Administrativos e Históricos del Estado de Michoacán de

Ocampo y sus Municipios P.O. del 03 de marzo de 2004.

Reglamento de la Ley de Archivos Administrativos e Históricos del Estado de

Michoacán de Ocampo y sus Municipios P.O. del 11 de diciembre de 2006.

Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de

Servicios relacionados con Bienes Muebles e Inmuebles del Estado de

Michoacán de Ocampo. P.O. 11 de Noviembre de 1999.

Reglamento Interior de la Administración Pública Centralizada del Estado de

Michoacán. P.O. 21 de abril de 2008.

Plan Estatal de Desarrollo Michoacán 2008-2012,

Acuerdo por el que se establece el Tercer Plan de Austeridad y Disciplina

Presupuestaria 2010.

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Acuerdo por el que se crea el Consejo Consultivo del Migrante Michoacano.

2. OBJETIVO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El presente Manual, nos permitirá conocer el funcionamiento interno en cuanto al

flujo y descripción de actividades, ubicación, requerimientos, alcance y personal

responsable de su ejecución, definiendo con claridad y de forma ordenada las

responsabilidades y obligaciones de cada área, así como el control y evaluación de

la misma, estableciendo políticas y lineamientos generales a seguir, facilitando la

inducción, adiestramiento y capacitación del personal responsable de los

procedimientos.

3. MISIÓN

Que la misión de este organismo es instrumentar y ejecutar las políticas de

atención a migrantes michoacanos. Para garantizar que éstos y sus familias se

vean protegidos. Mediante mecanismos e instrumentos que salvaguarden el

respeto a sus derechos y a las prerrogativas reconocidas por organismos

internacionales y aceptados por el Estado michoacano.

4. VISIÓN

Fortalecer las políticas públicas a favor de los michoacanos que emigran al

exterior y acercar la atención y servicios de las instituciones estatales de manera

organizada y eficaz a los lugares con mayor presencia de michoacanos en el

extranjero , así como a sus familias.

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CAPÍTULO II

PROCEDIMIENTOS

A) OFICINA DEL SECRETARIO

1.- GENERALIDADES

Nombre del Procedimiento: Elaboración y Seguimiento del Programa Operativo Anual

Código del Procedimiento: P-SM-OS-01

Unidad Responsable: Secretaría Técnica

1.1 Objetivo del Procedimiento:

Coordinar la integración y seguimiento del Programa Operativo Anual de la Secretaría del Migrante, a fin de cumplir en tiempo y forma con el envío hacia la instancia competente.

1.2 Políticas y Normas Generales del Procedimiento:

1. La Secretaría Técnica deberá remitir con anticipación a las Unidades Administrativas los formatos y lineamientos para la integración de la información.

2. Las Unidades Administrativas de la Secretaría del Migrante deberán de enviar la información en los formatos establecidos y debidamente validados por el titular de la misma.

3. La información que remitan las Unidades Administrativas de la Secretaría del Migrante, deberá de contar con la documentación soporte correspondiente, la cual estará resguardada por las mismas.

4. Se deberá designar un enlace por parte de las Unidades Administrativas ante la Secretaría Técnica, a efecto de agilizar el proceso de recopilación de la información.

1.3 Alcance:

Este Procedimiento es aplicable para todas las Unidades Administrativas de la Secretaria del Migrante.

1.4 Fundamento Legal:

Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Michoacán de Ocampo Reglamento Interior de la Administración Pública Centralizada del Estado de Michoacán. Manual de Organización de la Secretaría del Migrante

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2. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Nombre del Procedimiento: Elaboración y Seguimiento del Programa Operativo Anual

Código del Procedimiento: P-SM-OS-01*

Unidad Responsable: Secretaría Técnica

No. Descripción de la Actividad Puesto y Área Insumo Salida

1 Recibe y turna documentos para la integración del Programa Operativo Anual.

Secretario del Migrante

Lineamientos para el POA

Instrucciones 2 Verifica documentos, determina estrategia

para la integración del POA y remite a las Unidades Administrativas los formatos para la recopilación de la información.

Secretario Técnico Instrucciones y lineamientos Tarjeta y formatos

3 Reciben formatos e integran el POA de sus Unidades Administrativas en los formatos correspondientes. Titulares de las Unidades Administrativas de la SDM Tarjeta y formatos POA de sus Unidades Administrativas integrado 4 Remiten debidamente validada a la

Secretaría Técnica. Titulares de las Unidades Administrativas de la SDM POA de sus Unidades Administrativas integrado POA de las Unidades Administrativas validado 5 Recibe la Información en formatos y

procede a su revisión Secretario Técnico Tarjeta y formatos validados Tarjeta y formatos revisados 6 Si tiene correcciones:

Se regresa al área Operativa correspondiente (3) para su modificación

Secretario Técnico Formatos con correcciones para su modificación Correcciones en los formatos

7 Si no, envía a la Delegación

Administrativa para su integración Delegado de _{Administrativo} Tarjeta y _formatos revisados

Formatos revisados 8 Recibe formatos e integra información

Presupuestal. Delegado de Administrativo Tarjeta y formatos revisados Integración de los formatos 9 Presenta POA para su Visto Bueno. Secretario

Técnico

Presenta proyecto POA

Proyecto de POA 10 Recibe POA, firma y remite para su

autorización. Secretario del Migrante Proyecto de POA POA firmado 11 Recibe POA y remite a la instancia

correspondiente para su autorización.

Secretario Técnico

POA firmado POA Autorizado

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12 Recibe POA autorizado y remite a las Unidades Administrativas de la SDM.

Secretario Técnico

POA Autorizado 13 Reciben POA autorizado y elaboran

informes mensuales Titulares de las Unidades Administrativas de la SDM POA autorizado Informes mensuales

14 Recibe, revisa y turna para integración de información presupuestal. Secretario Técnico Informes mensuales Informes mensuales revisados 15 ¿Tiene correcciones? Si:

Se regresa al área Operativa correspondiente (3) para su modificación

Secretario Técnico Informes mensuales Informes mensuales con correcciones 16 No:

Recibe formatos e integra información presupuestal mensual Delegado Administrativo Tarjeta y formatos revisados Informes mensuales revisados

14 Recibe Programa Operativo y da Visto Bueno para su envío.

Fin del Procedimiento

Secretario del Migrante Informes mensuales revisados Informes mensuales revisados aprobados

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3.FLUJOGRAMA

Inicio

Recibe y turna los documentos para la integración del POA

1/1

Recibe , revisa formatos y remite

Recibe formatos e integra información presupuestal

Secretario Técnico

Presenta POA para Visto Bueno

Titulares de las Unidades Administrativas

Verifica documentos, y remite los formatos para la

elaboración del POA

Firma formatos para su autorización

Remite POA a la instancia competente para su

autorización

Delegado Administrativo

Reciben formatos e integran el POA de sus Unidades

Administrativas .

Remiten la información validada

¿Corrección? No

Si

Recibe POA autorizado y remite

Reciben POA autorizado y elaboran informes

mensuales

¿Corrección ?

Si No Recibe formatos e integra

información presupuestal

Recibe POA y da Visto Bueno Fin 1 1 1 Titular de la Dependencia .

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Nombre del Procedimiento: Acuerdo con el titular de la Secretaría sobre el Despacho de

Asuntos

Código del Procedimiento: P-SM-OS-02*

Unidad Responsable: Titulares de las Unidades Administrativas, Asesores, Secretaría

Técnica y Secretaría Particular.

Acordar con el Titular de la Secretaría el despacho de asuntos relevantes, que por su importancia deben hacerse de su conocimiento y/o solicitar autorización e instrucción para su atención.

1. Procurará el bien común en todos los casos, así como la eficiencia en el manejo de recursos, y la información.

2. Actuará en el marco de referencia que impone nuestra normatividad, así como el discurso y, compromisos sociales trazados por el titular del Poder Ejecutivo Estatal.

3. Buscará que la actuación de la Secretaría en los asuntos que en ella se desahogan, sea privilegiando la transversalidad interinstitucional, así como el desarrollo integral de las familias y comunidades migrantes del Estado.

4. Iniciará el desahogo de los asuntos de manera inmediata, trazando un plan de acción en todos aquellos que así lo amerite.

5. Dará seguimiento preciso a las instrucciones que se generen de cada asunto. 6. Privilegiará la atención transversal coordinada de los asuntos.

1.3 Alcance:

Este Procedimiento es aplicable para todas las Unidades Administrativas de la Secretaría de conformidad con la naturaleza de cada asunto.

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Nombre del Procedimiento: Acuerdo con el titular de la Secretaría sobre el Despacho de

Asuntos

Código del Procedimiento: P-SM-OS-02***

Unidad Responsable: Titulares de las Unidades Administrativas, Asesores, Secretaría

Técnica y Secretaría Particular

1 Define los asuntos que se deben hacer del conocimiento del Secretario

Titulares de las Unidades Administrativas, Asesores Secretaría Técnica y Secretaría Particular Asuntos o Peticiones Asuntos o Peticiones

2 Solicita información al área operativa que corresponda para incrementar elementos de juicio. Titulares de las Unidades Administrativas, Asesores Secretaría Técnica y Secretaría Particular Información, datos duros Elementos para valoración

3 Presenta al Titular de la Secretaría los documentos que contengan los antecedentes del asunto que deba conocer y/o autorizar.

Titulares de las Unidades Administrativas, Asesores Secretaría Técnica y Secretaría Particular Documentos Documentos presentados

4 Propone alternativas para atender el asunto tratado con el Titular de la Secretaría. Titulares de las Unidades Administrativas, Asesores Secretaría Técnica y Secretaría Particular Elementos de valoración Juicio Real

5 Evalúa e instruye lo conducente para el desahogo del asunto.

Titular de la Secretaría

Instrucciones Desahogo del asunto

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6 Recibe instrucción del Titular de la Secretaría Titulares de las Unidades Administrativas, Asesores Secretaría Técnica y Secretaría Particular Documento Instrucciones generales

7 Turna documento al área operativa que dará seguimiento, precisando instrucciones para el desahogo.

Titulares de las Unidades Administrativas, Asesores Secretaría Técnica y Secretaría Particular Sistema Avanza Instrucciones en sistema Avanza

8 Recibe instrucción y da seguimiento con el apoyo de los departamentos.

Coordinador de la Unidad Administrativa área operativa que dará seguimiento, precisando instrucciones para el desahogo Asuntos o Peticiones Oficio de Respuesta

9 Apoya en la elaboración de respuesta, con oficio y canaliza para firma.

Jefes de departamento área operativa que dará seguimiento, precisando instrucciones para el desahogo Documentos Oficio

10 Recibe oficio firma y responde. Titulares de las Unidades Administrativas, Asesores Secretaría Técnica y Secretaría Particular Oficio Acuse

11 Atiende el asunto de conformidad con la instrucción del Titular de la Secretaría y canaliza para firma.

Secretario Técnico Oficio y/o documento de atención Oficio firma de la secretaria

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12 Firma oficio de respuesta.

Titular de la Secretaría Oficio y/o documento de atención Acuse

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Rev. 00 Rev. 01 08./06/ 2010 25/05/2011 3. FLUJOGRAMA Titulares de las Unidades Administrativas, Secretaría Técnica, Particular, Asesores Titular de la Secretaría Coordinador de la Unidad Administrativa área operativa Jefes de departamento área operativa

**

Inicio

Definen asunto que deberá conocer el (la) titular de la Secretaría

Solicitan información a los departamentos o áreas operativas para abundar en asunto

Presentan asunto y antecedentes al Titular de la Secretaría

Propone alternativas del asunto que deberá conocer el Titular Evalúa e instruye lo conducente Recibe instrucción y da seguimiento al asunto Apoya en elaboración de respuesta Recibe Instrucción del Titular y/o turna al área operativa.

Recibe oficio firma y responde

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Secretario Técnico Titular de la Secretaría

Firma documento

2

Atiende el asunto de conformidad con la instrucción del Titular de la Secretaría y canaliza para firma

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Nombre del Procedimiento: Flujo de correspondencia en la Secretaría

Unidad Responsable: Secretaría Particular

Estructurar y dar cumplimiento al procedimiento por el que se permite el desahogo de los asuntos contemplados en la correspondencia que ingresa a Secretaría del Migrante.

1. Respetará el límite de tiempo para generar la respuesta que la propia naturaleza del documento plantea.

2. Tendrá conocimiento y control de los documentos y actividades que se realizan en torno a un mismo asunto.

3. Ejercerá acciones administrativas en contra de aquellos servidores públicos que de manera cotidiana incumplen los tiempos que se marcan para dar respuesta.

4. Asegurará el cumplimiento estricto de las instrucciones que emite la titular de la dependencia. 5. Sistematizará el procedimiento.

6. Sistematizará el registro de toda la documentación que ingresa a la Dependencia.

1.3 Alcance:

Todas las Unidades Administrativas de la Secretaría y personal adscrito a la secretaría.

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Nombre del Procedimiento: Flujo de correspondencia en la Secretaría

1 Recibe, registra y acusa de recibido la documentación que ingresa a la dependencia. Analista de Oficialía de partes Documentos, diversos. Documento registrado 2 Clasifica tipo de correspondencia de que

se trata (ordinaria ó urgente) y recibe instrucción del Secretario Técnico.

Analista de Oficialía de partes Información, de documentos Elementos para valoración 3 Analiza documento y toma decisión,

canaliza al Titular de la Secretaría o Unidad Administrativa correspondiente o en su caso prepara respuesta.

Secretaría Particular

Documento Instrucción o respuesta elaborada 4 Canaliza documento para su entrega

conforme a procedimiento.

Analista de Oficialía de partes

Documento Documento y anexos 5 Emite la instrucción que corresponda. Titular de la

Secretaría

Documentos Instrucción

6 Verifica acuses de recibido y archiva conforme a procedimiento.

Analista de Oficialía de partes Acuses de recibido Documento oficial probatorio

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3. FLUJOGRAMA

Analista de Oficialía de Partes Secretario Particular Titular de la Secretaría

Inicio Fin Recibe, registra y acusa de recibido Clasifica la correspondencia Analiza documento y toma decisión y canaliza Recibe y canaliza Documento según corresponda y recibe acuse

Emite Instrucción que corresponda y turna

Verifica acuses y archiva

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Nombre del Procedimiento: Elaboración y actualización de convenios

Unidad Responsable: Unidades Administrativas, Asesor jurídico y Secretaría Técnica

Proporcionar a las Unidades Administrativas o Coordinaciones los instrumentos legales y administrativos necesarios para el buen funcionamiento y cumplimiento de los objetivos de los programas propios de la Secretaría.

1. Elaborará convenios de colaboración y coordinación, en base a las Políticas públicas establecidas por el Gobierno del Estado, actualizándolos a los diversos lineamientos legales. 2. Proporcionará certeza legal a las funciones y actividades sustanciales de la Secretaria.

3. Recopilará información de las coordinaciones de esta Secretaria, dando seguimiento preciso a las instrucciones que se generen en relación a los proyectos.

4. Integrará los proyectos y planes de las coordinaciones de esta Secretaria a programas interinstitucionales viables.

5. Privilegiará las relaciones con organismos públicos y privados, ya sea nacionales o internaciones para la efectividad de los convenios.

1.3 Alcance:

Este Procedimiento es aplicable para todas las Unidades Administrativas de la Secretaría de conformidad con la naturaleza de cada asunto.

Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Michoacán de Ocampo Reglamento Interior de la Administración Pública Centralizada del Estado de Michoacán. Manual de Organización de la Secretaría del Migrante.

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Nombre del Procedimiento: Elaboración y actualización de convenios

Unidad Responsable: Unidades Administrativas, Asesor jurídico y Secretaría Técnica

1 Recibe instrucción del titular de la Secretaría, sobre la elaboración y/o actualización de convenios. Unidades Administrativas, Asesor jurídico o Secretaría Técnica de la Secretaría del Migrante Documentos Analizar

2 Solicita información al área operativa correspondiente para incrementar elementos de elaboración del convenio.

Unidades Administrativas, Asesor jurídico o Secretaría Técnica de la Secretaría del Migrante Formatos Recabar información

3 Elabora o actualiza en formatos base convenios interinstitucionales que se requieran. Unidades Administrativas, Asesor jurídico o Secretaría Técnica de la Secretaría del Migrante Formatos Obtener información

4 Adecua los formatos preestablecidos a los lineamientos legales vigentes.

Unidades Administrativas, Asesor jurídico o Secretaría Técnica de la Secretaría del Migrante Formatos Adecuación

5 Canaliza para Visto Bueno a la Consejería Jurídica, Contraloría, CPLADE y Secretaría de Finanzas Asesor jurídico de la Secretaría del Migrante Proyecto del convenio Convenio revisado 6 Da vista a las partes que suscriben el

convenio, para su aprobación

Asesor jurídico de la Secretaría del Migrante

Convenio Visto bueno

7 Acuerda fecha para firma de convenio. Titular de la Secretaría

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8 Recibe original firmado y resguarda. Secretario Técnico

Convenio firmado

Firma 9 Turna copia al Asesor jurídico de la

Secretaría y a la Coordinación de cuya competencia sea el convenio firmado

Secretario Técnico Copia de convenio Archiva 10 Archiva expediente.

Unidades Administrativas, Asesor jurídico o Secretaría Técnica de la Secretaría del Migrante Expediente Informe

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3. FLUJOGRAMA

Unidades Administrativas, Asesor jurídico o Secretaría Técnica de la Secretaría del

Migrante

Secretaría Técnica Titular de la Secretaría

Fin

n

Recibe instrucción de la Sec.Técnica Solicita información a las Unidades Administrativas Adecua a lineamientos vigentes

Canaliza para Vo. Bo. a diferentes

Dependencias

Recibe original firmado y loresguarda

Archiva expediente

Acuerda fecha para firma Inicio

Elabora o actualiza convenios

Turna copia del convenio firmado Da vista a las partes

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Nombre del Procedimiento: Recepción de Documentos y/o Correspondencia Vía Oficialía

de Partes de la Secretaría del Migrante.

Recibir la documentación y/o correspondencia para conocimiento del Titular, a fin de darle el seguimiento en tiempo y forma.

1. La Secretaría Particular deberá remitir en forma inmediata la documentación que se reciba a través del sistema avansa al Titular, a fin de darle el trámite conducente.

2. El proceso de atención a cada uno de los documentos que el Titular tenga para su conocimiento, se llevará a cabo a través de una sistematización que se desarrollará, por medio de la Secretaría Particular, que deberá sujetarse a los lineamientos que se establezcan para tal efecto.

3. La información que remita la Secretaría Particular al Titular deberá contar con la documentación de soporte correspondiente, la cual estará debidamente resguardada.

4. Una vez que el Titular gire las instrucciones correspondientes, se procederá a dar la atención o seguimiento oportuno de acuerdo al área competente.

5. Verificar que se le dio seguimiento a las instrucciones giradas por el Titular, asegurando el cumplimiento estricto de las mismas.

1.3 Alcance:

Este Procedimiento es aplicable para la Oficina del Titular.

Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Michoacán de Ocampo. Reglamento Interior de la Administración Pública Centralizada del Estado de Michoacán. Manual de Organización de la Secretaría del Migrante.

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Nombre del Procedimiento: Recepción de Documentos y/o Solicitudes vía Oficialía de

Partes de la Secretaria del Migrante.

No. Descripción de la Actividad Puesto y Área Insumo Salida

1 Recibe con acuse toda clase de documentación que remite oficialía de partes de la Secretaría del Migrante.

Asistente del Titular de la Secretaría Capital físico y documentos Registro y asignación de folio interno 2 Verifica el alta de los documentos en el

sistema AVANSA, y canaliza a la Secretaría Particular. Asistente del Titular de la Secretaría Sistema AVANSA Secretaria Particular Enterada 3 Entrega documentos al Titular para su

conocimiento y análisis. Secretario Particular Capital físico y documentos Instrucciones en sistema AVANSA 4 Recibe y analiza documentos, gira

instrucciones al Secretario Particular.

Titular de la Secretaría del migrante Sistema AVANSA Instrucciones Envía Instrucciones 5 Recibe Instrucciones del Titular, para

que desahogue los asuntos, o los canalice a quien corresponda conocer de los mismos.

Secretario Particular

Instrucciones Canaliza asuntos

6 Da seguimiento a los asuntos que le fue turnado a través del Sistema AVANSA.

Unidad responsable Capital físico y documentos Seguimiento 7

Elabora documento que se firmará de acuerdo al orden jerárquico del solicitando o destinatario; o en su caso, colecta las rúbricas correspondientes si el documento lo firmará el o la Titular.

Unidad responsable

Capital físico y documentos

Acuse de recibo

8 Canaliza al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales para envío de correspondencia. Secretario Particular, o Unidad Responsable Capital físico y documentos Acuse de recibo

9 Entrega documento al destinatario colectando los acuses de recibo que correspondan, asegurándose que es el receptor, estampó sello y/o firma, relacionando por escrito los anexos, regresando los acuses a la unidad área correspondiente. Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales Capital físico y documentos Acuse de recibo

(27)

Rev. 00 Rev. 01 08./06/ 2010 25/05/2011

10 Archiva documentos físicamente y electrónicamente, en minutario o expediente y en sistema Avansa, respectivamente, así mismo da de baja el asunto en este mismo sistema.

Fin del procedimiento.

Secretaria particular o unidad responsable Expediente, Archivo electrónico. Minutario Sistema Avansa.

(28)

Rev. 00 Rev. 01 08./06/ 2010 25/05/2011

3. FLUJOGRAMA Asistentes del Secretario Particular

Secretario Particular Titular de la

Secretaría

Unidad responsable

Inicio

Recibe y analiza los documentos, gira instrucciones al Sec. Particular Recibe documentos, corrobora antecedentes o información adicional. Verifica que estén los

documentos en el AVANSA y los canaliza al Secretario Particular. Recibe documentos que remite Oficialía de Partes

Recibe Instrucciones del Titular, para que desahogue los asuntos, o los canalice a quien corresponda Elabora documento que se firmará de acuerdo al orden jerárquico del solicitando o destinatario; o colecta las rúbricas correspondientes si el documento lo firmará el o la Titular

1

(29)

Rev. 00 Rev. 01 08./06/ 2010 25/05/2011

Secretario Particular, o Unidad Responsable

Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales

Canaliza al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales para envío de correspondencia

1

Entrega documento al destinatario colectando los acuses de recibo que correspondan, asegurándose que es el receptor, estampó sello y/o firma, relacionando por escrito los anexos, regresando los acuses a la unidad área correspondiente

Archiva documentos físicamente y electrónicamente, en minutario o expediente y en sistema Avansa, respectivamente, así mismo da de baja el asunto en este mismo sistema

(30)

Rev. 00 Rev. 01 08./06/ 2010 25/05/2011

Nombre del Procedimiento: Control y registro de visitas al Titular de la Secretaría

Atender con toda diligencia a cada una de las solicitudes que se presenten para la Titular con motivo de las visitas a la dependencia.

1. Actuará en el marco de referencia que impone nuestra normatividad, a fin de brindar una atención oportuna y eficaz.

2. Iniciará el trámite de los asuntos de manera inmediata, trazando un plan de acción en todos aquellos que así lo ameriten a través de la Secretaría Particular.

3. Dará seguimiento formal a las solicitudes que se planteen para la Titular; utilizando las diversas áreas de soporte de la Secretaría del Migrante, cuando así se requiera.

4. Buscará que la atención personal que se proporcione privilegie la atención transversal coordinada de los asuntos.

5. Dará seguimiento preciso a cada una de las solicitudes que se generen.

1.3 Alcance:

Este Procedimiento es aplicable para la Oficina de la Titular de la dependencia.

(31)

Rev. 00 Rev. 01 08./06/ 2010 25/05/2011

Nombre del Procedimiento: Control y registro de visitas al Titular de la Secretaría

1 Recibe a las personas que visitan al Secretario, registrando sus datos personales y asunto en el control interno.

Asistentes de la Secretaría Particular Formato Atender, canalizar y/o agendar. 2 Informan al Secretario Particular Asistentes de la

Capital Físico Atender, canalizar y/o agendar. 3 Propone alternativas para atender el

asunto a tratar con la Secretaria.

Documentos Elementos para valoración 4 Hace del conocimiento a la titular el

mensaje acerca de la visita.

Documentos Juicio real 5 Autoriza el acceso a los visitantes para

audiencia.

Titular de la Secretaría

Documentos Atender 6 Da seguimiento a las instrucciones

emitidas por el Titular.

Documentos Atender y/o canalizar 7 Atiende o canaliza el asunto de

conformidad con la instrucción del Titular.

Titulares de las U. Administrativas

Documentos Atender 8 Archiva expediente de registro.

Asistentes de la Secretaría Particular

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Rev. 00 Rev. 01 08./06/ 2010 25/05/2011 3. FLUJOGRAMA

Asistentes de la Secretaría

Secretario Particular Titular de la

Secretaría Titulares de las Unidades Administrativas Inicio Fin Recibe y registra visitas Informa a

Secretaría Part. Propone alternativas Da a conocer el mensaje Entera y da acceso al visitante Recibe instrucciones Atiende o canaliza asunto Atiende asunto Entera y archiva registro

(33)

Rev. 00 Rev. 01 08./06/ 2010 25/05/2011

Nombre del Procedimiento: Control y registro de llamadas telefónicas al Titular de la

Secretaría.

Atender con actitud y disposición las llamadas telefónicas para el Secretario, con el fin de eficientar la atención que se proporcione a los solicitantes, dándole seguimiento a través de la Secretaría Particular para que a su vez de seguimiento y/o canalice directamente el titular.

1. Procurar la eficiencia al recibir las llamadas telefónicas, a fin de agilizar el trámite del solicitante.

2. Tener conocimiento y control de las llamadas en forma precisa, para proporcionar la atención conducente en tiempo y forma.

3. Asegurar que cada una de las llamadas se hagan del conocimiento del Secretario en tiempo y forma a través de la Secretaría Particular, a fin de dar respuesta conforme a las instrucciones que emita la titular de la dependencia.

4. Sistematizar el procedimiento.

1.3 Alcance:

Este Procedimiento es aplicable para la Oficina del Titular de la Dependencia.

(34)

Rev. 00 Rev. 01 08./06/ 2010 25/05/2011

Nombre del Procedimiento: Control y registro de llamadas telefónicas al Titular de la

Secretaría

1 Recibe instrucciones de la Secretaría Particular, para recibir y registrar las llamadas telefónicas que ingresan a la dependencia. Asistentes de la Secretaría Particular Capital físico y notas Atender, canalizar y/o agendar. 2 Clasifica el tipo de llamada de que se trata

ordinaria o urgente. Secretaría Particular Capital físico y notas Valora y atiende 3 Si es ordinario, se imprime y remite el

registro diario de llamadas telefónicas.

Asistentes de la Secretaría Particular Documentos y notas Atención

4 Recibe el registro de llamadas de la jornada diaria y canaliza a la Titular.

Capital físico y documentos

Conoce 5 Recibe el registro de llamadas telefónicas

del día y en orden de prioridad e instruye lo que corresponda.

Titular Documentos Instrucción

6 Cumple o comunica al área

correspondiente la instrucción de la secretaria.

Registro Comunicado

7 Comunica resultado de instrucción a la Secretaría Particular

Unidad Administrativa

Nota

informativa Comunicado 8 Informa del resultado al o la Titular. Secretaría

Particular

Reporte Comunicado 9 Valora información e instruye archivo a

nuevas acciones

Fin del procedimiento.

(35)

Rev. 00 Rev. 01 08./06/ 2010 25/05/2011

3. FLUJOGRAMA

Asistente de la Secretaría Particular

Secretario Particular o Unidad Administrativa Titular Clasifica el tipo de llamada de que se trata ordinaria o urgente Valora información e instruye archivo a nuevas acciones Fin Inicio Recibe y registra llamada Cumple o comunica al área correspondiente la instrucción de la secretaria Recibe registro de llamadas y gira instrucciones Recibe y canaliza registro de llamadas. Si es ordinario, se imprime y remite el registro diario de llamadas telefónicas Comunica resultado de instrucción a la Secretaría Particular Informa del resultado al o la Titular.

(36)

Rev. 00 Rev. 01 08./06/ 2010 25/05/2011

B) COORDINACIÓN DE POLÍTICAS Y PROGRAMAS TRANSVERSALES

Nombre del Procedimiento: Solicitud de Actas del Registro Civil de los Estados Unidos de

América, solicitadas desde Michoacán

Código del Procedimiento: P-SM-CPPT-01

Unidad Responsable: Departamento de Asesoría, Trámites Legales y Administrativos.

Cumplir la meta principal de la Secretaria del Migrante, en apoyar todas las solicitudes de los migrantes y sus familias que estuvieron radicando en Estados Unidos de América y que se establecen de manera definitiva en su lugar de origen. Se hace la aclaración que los trámites por parte de ésta Secretaría son completamente gratuitos.

1. Elaborar un formato el cual puede ser llenado únicamente por personal de esta área y en presencia del interesado.

2. Recibir documentos para trámites por segundas o terceras personas siempre y cuando estén debidamente firmadas ante notario y por el interesado.

3. Permitir a un representante legal sólo con carta poder apostillada y traducida al inglés por perito traductor con licencia expedida por el Departamento de Profesiones de la SEP en el Estado. 4. Los documentos expedidos por esta área para dicho trámite son completamente gratuitos,

debiendo cubrir los interesados los derechos que exija el registro civil de Estados Unidos de América.

5. Los interesados deberán comparecer con identificación válida expedida en México, EUA y de cualquier consulado Mexicano en el Extranjero.

1.3 Alcance:

Este trámite es realizado en coordinación con el registro civil de Estados Unidos de América y la Secretaria del Migrante.

(37)

Rev. 00 Rev. 01 08./06/ 2010 25/05/2011

Nombre del Procedimiento: Solicitud de Actas del Registro Civil de los Estados Unidos de

América, solicitadas desde Michoacán.

Unidad Responsable: Departamento de Asesoría, Trámites Legales y Administrativos.

1 Entrevista con el peticionario sobre la solicitud de actas del registro civil de EUA.

Jefe, Perito traductor y/o analistas del Dpto. de Asesoría, Trámites Legales y Admvos.

Información Información brindada

2 Informa que los trámites para este procedimiento deberán ser únicamente por los padres o abuelos del interesado.

Información Información brindada

3 Procede al llenado de solicitud que especifica los datos personales (nombre, parentesco, dirección y teléfono) del interesado, misma que consta en hoja membretada de la Secretaría.

Solicitud Solicitud elaborada

4 Llena la solicitud formal de acta ante el registro civil de EUA, el cual se obtiene de la página Web: www.vitalchek.com, dicho formato integra los datos personales del solicitante, así como los antecedentes del registro de nacimiento que se requiere.

Jefe, Perito traductor y/o analistas del Dpto. de Asesoría, Trámites Legales y Admvos. Formato oficial Formato oficial contestado

5 Pide al interesado acudir ante un notario público mexicano para la ratificación de firma, por parte y a cuenta del solicitante, esto, única y exclusivamente en los casos que así se requiera.

Llamado al notario

Firma ratificada

6 Acude nuevamente a la Secretaría para continuar con la integración del expediente.

Peticionario Documentos Integración de expediente

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Rev. 00 Rev. 01 08./06/ 2010 25/05/2011

7 Expide al peticionario una orden de pago, misma que deberá cubrir en el domicilio indicado en dicha orden. La cantidad a pagar varía de acuerdo a la tarifa de cada estado en EUA.

Jefe, Perito traductor y/o analistas del Dpto. de Asesoría, Trámites Legales y Admvos. Orden de pago Pago de derechos

8 Posteriormente, se elabora un oficio en el idioma inglés destinado al registro civil de EUA, especificando el trámite requerido, en dicho oficio se anexan los documentos antes mencionados y debidamente requisitados.

Oficio Oficio con doctos requisitados anexos

9 Integra expediente con copias de los documentos antes mencionados en un sobre, el cual será enviado por servicio postal mexicano o por paquetería.

Jefe, Perito traductor y/o analistas del Dpto. de Asesoría, Trámites Legales y Admvos. Sobre con oficio y doctos Entrega de sobre y expediente

10 El envío del sobre es por parte y a cuenta del peticionario. El remitente será esta Secretaría, y el destinatario será el registro civil de EUA.

Peticionario Envío del sobre

Solicitud enviada

11 Entrega al peticionario una copia del expediente del trámite realizado, informándole al solicitante, esperar un lapso aproximado de 6 semanas la respuesta a su petición.

Jefe, Perito traductor y/o analistas del Dpto. de Asesoría, Trámites Legales y Admvos. Copia de expediente Duración para recibir respuesta

12 Una vez recibida la respuesta a la solicitud de acta, resguarda los documentos y se notifica al interesado vía telefónica o correo electrónico, según sea el caso, para que acuda a la Secretaría por su documento en original.

Jefe, Perito traductor y/o analistas del Dpto. de Asesoría, Trámites Legales y Admvos. Respuesta a la solicitud de acta Notificación para recoger doctos originales

13 Firmar de recibido el formato de solicitud, anexando a éste una copia del acta solicitada, así como de la identificación de la persona quien recibe. Agotándose así éste trámite.

Peticionario Documentos originales

Doctos recibidos firmados

14 Archiva formato de solicitud debidamente firmado.

Jefe, Perito traductor y/o analistas del Dpto. de Asesoría, Trámites Legales y Admvos. Solicitud de actas finalizado Solicitud firmada y archivada

(39)

Rev. 00 Rev. 01 08./06/ 2010 25/05/2011

3. FLUJOGRAMA

Jefe, Perito traductor y/o analistas del Dpto. de Asesoría, Trámites Legales y Admvos.

Peticionario

Inicio

Entrevista con el peticionario

Informa que el trámite únicamente es por padres o abuelos del interesado.

Procede al llenado de la solicitud con datos personales.

Llena Formato del Registro Civil de EUA Elabora orden de Pago para peticionario Realiza la compra de una orden de pago

1

Pide al peticionario firma ante el notario público Acude al Notario Público Regresa a la SDM Elabora oficio al registro civil de EUA

(40)

Rev. 00 Rev. 01 08./06/ 2010 25/05/2011

Jefe, Perito traductor y/o analista del Dpto. de Asesoría, Trámites Legales y Admvos.

Peticionario Entrega copia de expediente al peticionario Espera 6 semanas en recibir doctos de EUA Recibida la respuesta contacta al interesado. Archivo de expediente Fin Entrega acta al peticionario quien firma de recibido

Integra expediente con copia de los documentos, en sobre y entrega para su

envío a EUA

1

Envía a EUA, cubriendo los gastos por su cuenta

Recibe original y firma copias de conformidad

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Rev. 00 Rev. 01 08./06/ 2010 25/05/2011

Nombre del Procedimiento: Solicitud de Apostilles de actas del registro civil, documentos escolares

hasta nivel preparatoria y notariales de los Estados Unidos de América.

Unidad Responsable: Departamento de Asesoría, Trámites Legales y Administrativos

Atender las solicitudes de nuestros connacionales, para definir la situación legal de quienes nacieron, fallecieron o contrajeron matrimonio en Estados Unidos de América.

1. Llenar un formato el cual puede ser completado únicamente por personal de esta área y en presencia del interesado.

2. Recibir documentos para trámites por segundas o terceras personas siempre y cuando sea familiar cercano.

3. Permitir a un representante legal solo con carta poder apostillada y traducida al inglés por perito traductor con licencia expedida por el departamento de Profesiones de la SEP en el Estado. 4. Los documentos expedidos por esta área para dicho trámite son completamente gratuitos,

debiendo cubrir los interesados los derechos que exija la Secretaria de Estado de Estados Unidos de América.

5. Los interesados deberán comparecer con identificación válida expedida en México, EUA y de cualquier consulado Mexicano en el Extranjero.

1.3 Alcance:

Este trámite es realizado en coordinación con la Secretaria de Estado de Estados Unidos de América y la Secretaria del Migrante.

.

(42)

Rev. 00 Rev. 01 08./06/ 2010 25/05/2011

Nombre del Procedimiento: Solicitud de Apostilles de actas del registro civil, documentos escolares

hasta nivel preparatoria y notariales de los Estados Unidos de América.

1 Entrevista con el solicitante sobre la solicitud del trámite de apostille ante la Secretaría de Estado de Estados Unidos de América.

Documento Información brindada

2 Informa que los trámites para este procedimiento deberán ser por los familiares.

Jefe, Perito traductor y/o analistas del Dpto. de Asesoría, Trámites Legales y Admvos. Información del tramite Información brindada

3 Procede al llenado de solicitud que especifica los datos personales (nombre, parentesco, dirección y teléfono) del interesado, misma que consta en hoja membretada de la Secretaría.

4 Expide al peticionario una orden de pago, misma que deberá cubrir en el domicilio indicado de dicha orden. La cantidad a pagar varía de acuerdo a la tarifa de cada estado en EUA.

Jefe, Perito traductor y/o analistas del Dpto. de Asesoría, Trámites Legales y Admvos. Orden de pago Pago de derechos

5 Elabora un oficio en inglés dirigido a la Secretaria de Estado de EUA informándole sobre la petición de apostille.

Oficio Acuse de recibo

6 Integra expediente en un sobre, el cual será enviado por servicio postal mexicano o paquetería, por parte y a cuenta del peticionario. El remitente será la SM, y el destinatario será la Secretaría de Estado de EUA.

Jefe, Perito traductor y/o analistas del Dpto. de Asesoría, Trámites Legales y Admvos. Sobre y/o fólder Solicitud enviada

7 Realiza el envío del sobre con la documentación a EUA cubriendo los gastos por su cuenta.

Peticionario Envío de sobre

Envío de sobre 8 Entrega al peticionario una copia del

expediente del trámite realizado, informándole, esperar un lapso aproximado de 6 semanas la respuesta a su petición.

Jefe, Perito traductor y/o analistas del Dpto. de Asesoría, Trámites Legales y Admvos. Copia de expediente Informe del trámite

(43)

Rev. 00 Rev. 01 08./06/ 2010 25/05/2011

9 Firma de acuse de conformidad Peticionario Acuse Acuse firmado 10 Recibido el documento por parte de la

Secretaría de Estado de EUA, se elabora una traducción al castellano, certificada por el perito traductor de ésta Secretaría.

Jefe, Perito traductor y/o analistas del Dpto. de Asesoría, Trámites Legales y Admvos. Hoja membretada de la SM Documento traducido

11 Canaliza el documento para su

certificación Jefe, Perito traductor _{y/o analistas del Dpto.} de Asesoría, Trámites Legales y Admvos.

Documento Documento traducido

12 Certifica traducción del documento y

turna Perito Traductor Certificación Documento _{traducido y} certificado 13 Resguardan los documentos y se

notifica al interesado vía telefónica o correo electrónico, según sea el caso, para que acuda a la SDM por su documento en original.

Jefe, Perito traductor y/o analistas del Dpto. de Asesoría, Trámites Legales y Admvos. Documentos y citatorio Documento en original

14 Entrega los documentos, el interesado deberá firmar de recibido el formato de solicitud, anexando a éste una copia del apostille solicitado, así como de la identificación de la persona quien recibe. Agotándose así éste trámite.

Documentos Firma en documentos recibidos

15 Recibe documentos y firma de recibido. Peticionario Documentos Firma en documentos recibidos 16 Archiva formato de solicitud

debidamente firmado.

Jefe, Perito traductor y/o analistas del Dpto. de Asesoría, Trámites Legales y Admvos. Solicitud finalizada Expediente archivado

(44)

Rev. 00 Rev. 01 08./06/ 2010 25/05/2011

3. FLUJOGRAMA

Jefe, Perito traductor y/o analista del Dpto. de Asesoría,

Trámites Legales y Admvos.

Perito traductor _Peticionario

Inicio

Entrevista con el peticionario

Informa que el trámite es por familiares del interesado Llena formato para solicitar el documento Expide al peticionario orden de Pago Elabora oficio en inglés para Sría. de

Estado de EUA Entrega copia de expediente al peticionario

1

Integra expediente en sobre para envío

Envía sobre a EUA cubriendo los gastos

por su cuenta, y regresa a la SDM

Firma de acuse de conformidad

(45)

Rev. 00 Rev. 01 08./06/ 2010 25/05/2011

Jefe, Perito traductor y/o analista del Dpto. de Asesoría,

Trámites Legales y Admvos.

Perito traductor _Peticionario

Recibe documento de EUA y traduce al castellano Certifica traducción del documento y turna certificación. Canaliza para certificación Recibe documentos y firma de recibido Fin Contacta al interesado y entrega documentos originales Archiva expediente

1

Resguardan los documentos y se notifica alinteresado

(46)

Rev. 00 Rev. 01 08./06/ 2010 25/05/2011

Nombre del Procedimiento: Solicitud de Actas del Registro Civil de Michoacán a los Estados

Unidos de América

Cumplir la meta principal de la Secretaría del Migrante, en apoyar todas las solicitudes de los Migrantes que estuvieron radicando en EUA y que se establecen de manera definitiva en su lugar de origen.

1. Elaborar un formato, mismo que será llenado con los datos proporcionados del registrado. 2. Este trámite es realizado por los interesados o por intermediarios vía telefónica desde Estados

Unidos de América.

3. Las actas requeridas a esta área para trámites en el extranjero son expedidas por la Dirección de Registro Civil y son completamente gratuitas.

1.3 Alcance:

Este trámite es realizado en coordinación con los Consulados de México en EUA y la Dirección del registro civil del Estado de Michoacán y la Secretaría del Migrante.

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Rev. 00 Rev. 01 08./06/ 2010 25/05/2011

Nombre del Procedimiento: Solicitud de Actas del Registro Civil de Michoacán a los

Estados Unidos de América

1 Recibe solicitud de apoyo para el trámite del acta, por parte del connacional, por medio del Consulado Mexicano en EUA, a través de correo electrónico y/o vía telefónica.

Jefe, Perito traductor y/o analista del Dpto. de Asesoría, Trámites Legales y Admvos.

Capital físico Información brindada

2 Solicita los datos personales del interesado (nombre, dirección y teléfono), para llenado de formato de solicitud. Así mismo se le informa el tiempo de duración estimado.

3 Llena formato con los datos personales del connacional con el fin de llevar un control de actas.

Formato Formato Con datos

4 Elabora oficio dirigido a la Dirección del Registro Civil en el Estado de Michoacán, en el cual se especifica el trámite requerido.

Oficio Oficio firmado y/o sellado de recibido 5 Recibe solicitud de acta y emite

respuesta

Dirección de Registro Civil en el Estado

Respuesta Acta 6 Si la respuesta es positiva se

contacta al interesado se le informa que el trámite de acta será gratuita y solicita depósito únicamente para el envío del acta de Morelia a EUA.

Información Deposito para envío

8 Una vez recibido el depósito, se integra los documentos en un sobre para ser enviado por servicio postal o paquetería a EUA.