ÍNDICE PRESENTACIÓN... 1 ESTRUCTURA ORGÁNICA... 2 SIMBOLOGÍA... 3 PROCEDIMIENTO... 6 ELABORACIÓN DE SÍNTESIS INFORMATIVA... 6 SELECCIÓN DEL MATERIAL

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2 ÍNDICE PRESENTACIÓN ... 1 ESTRUCTURA ORGÁNICA ... 2 SIMBOLOGÍA ... 3 PROCEDIMIENTO ... 6

ELABORACIÓN DE SÍNTESIS INFORMATIVA. ... 6

SELECCIÓN DEL MATERIAL FOTOGRÁFICO PARA COMUNICADOS DE PRENSA ... 11

ELABORACIÓN DE COMUNICADOS DE PRENSA. ... 15

ELABORACIÓN DEL SPOT DE RADIO ... 19

ELABORACIÓN DEL SPOT DE TELEVISIÓN ... 24

REALIZACIÓN DEL MONITOREO DE RADIO ... 28

REALIZACIÓN DEL MONITOREO DE TELEVISIÓN ... 31

REALIZACIÓN DEL MONITOREO DE INTERNET ... 34

ELABORACIÓN DE PUBLICIDAD ... 37 GLOSARIO DE TÉRMINOS ... 40 DIRECTORIO ... 41 FIRMAS DE AUTORIZACIÓN ... 42 APROBACIÓN ... 43 CRÉDITOS ... 44

(3)

1

PRESENTACIÓN

El manual específico de procedimientos de la presente administración del H. Ayuntamiento de Xalapa, tiene su origen en el Reglamento de la Administración Pública Municipal, el cual fue publicado en la Gaceta Oficial del Estado de Veracruz Núm. Ext. 116, con fecha 21 de marzo de 2014.

Tiene como objetivo principal, el ser un instrumento orientador y de apoyo para las diferentes dependencias que constituyen la Administración Pública Municipal Centralizada; en materia de procesos y procedimientos, destacando los diferentes pasos a seguir para la conclusión de un objetivo determinado y con ello, evitar en demasía, la duplicidad de funciones, el letargo burocrático y abonando a la mejora sustancial de los tiempos de respuesta y deslindando cualquier responsabilidad que surja de la omisión de los sujetos obligados.

Así mismo, el presente documento, sirve como una herramienta administrativa que coadyuva a la integración del personal de nuevo ingreso, haciéndoles explícitos los momentos a seguir en los diversos procedimientos, ahorrando tiempos, propiciando la uniformidad en el trabajo y evitando la repetición de acciones. Contribuye al mejor aprovechamiento de los recursos humanos, materiales, financieros y de información con los que cuenta el H. Ayuntamiento de Xalapa.

La estructura del Manual comprende la descripción de los siguientes apartados: Presentación, Estructura Orgánica, Simbología, Procedimientos, Glosario De Términos, Directorio, Firmas De Autorización, Aprobación y Créditos.

El presente documento deroga su similar, aprobado en Sesión Ordinaria de Cabildo el trece de julio del 2012 mediante el Acuerdo N0. 64. En el análisis y adecuación del presente documento, intervinieron de manera responsable el titular del área, quien a través del enlace designado, indico y aprobó los cambios que se le realizaron.

(4)

2

ESTRUCTURA ORGÁNICA

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ

C.P. Luis Manuel Gonzales Lindo

Lic. Miguel Valera

Hernández Lic. Américo Zúñiga Martínez Enlace de la Coordinación

de Comunicación Social

Coordinador de

Comunicación Social Presidente Municipal

PRESIDENCIA

MUNICIPAL

COORDINACIÓN

DE

COMUNICACIÓN

SOCIAL

(5)

3

SIMBOLOGÍA

Terminal:

Indica el inicio y el término del procedimiento.

Operación:

Representa la ejecución de una actividad o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas.

Decisión y/o alternativa:

Indica la respuesta a una pregunta (sí o no).

Documento:

Representa cualquier tipo de documento que se genere, salga o entre durante el procedimiento.

Multidocumento:

Representa a los documentos que se generen, salgan o entren durante el procedimiento.

Archivo permanente:

Indica que se guarda un documento de forma definitiva.

Archivo temporal:

Indica que el documento se guarda de manera provisional.

Sistema informático:

Indica el uso o procesamiento de la información, a través de un sistema o programa informático.

(6)

4 SIMBOLOGÍA

Disco compacto:

Indica el uso, procesamiento o respaldo de información a través de un CD.

Pasa el tiempo:

Representa una interrupción en el proceso.

Aclaración:

Se utiliza para realizar una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento.

Conector de actividad:

Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

Conector fuera de página:

Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.

Dirección de flujo o líneas de unión:

Conecta los símbolos señalando el orden que deben realizarse las distintas operaciones.

Dirección de flujo de actividades simultáneas:

Conecta los símbolos señalando el orden simultáneo de dos o más actividades que se desarrollan en diferente dirección del flujo.

(7)

5 SIMBOLOGÍA

Objeto:

Representa cualquier tipo de objeto que se mencione en la descripción narrativa y que se quiera representar gráficamente en el diagrama de flujo.

Efectivo o cheque:

Representa el efectivo o cheque que se reciba, genere o salga del procedimiento.

Dispositivo USB:

Indica el uso, procesamiento o respaldo de información a través de una unidad de almacenamiento portátil.

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6

PROCEDIMIENTO

Clave: CCS/P01/15.

Área: Coordinación de Comunicación Social.

Nombre: Elaboración de síntesis informativa.

Objetivo: Recopilar la información referente a las actividades realizadas por el Alcalde, Regidores y Funcionarios Municipales, publicadas en los medios impresos de cobertura municipal, estatal y nacional.

Frecuencia: Diaria.

NORMAS

 La recopilación de las diversas fuentes de información debe recogerse a las 4:30 horas, de lunes a domingo, en la casa editorial correspondiente, previa suscripción.

 Debe de elaborarse la “Síntesis Informativa local’’, de lunes a domingo, a las 5:00 AM.

 La “Síntesis informativa local” debe recopilarse de los siguientes medios de comunicación:  Diario de Xalapa  Diario AZ  Política  Milenio  Marcha  Gráfico de Xalapa  Imagen  El Dictamen  La Jornada  El Heraldo de Xalapa

Las síntesis de información local y de Internet se deben entregar diariamente de manera impresa en Presidencia Municipal a las 19:00 h.

C.P. Luis Manuel Gonzales

Lindo Lic. Miguel Valera Hernández

Enlace de la Coordinación

(9)

7

NORMAS

 El titular de Comunicación Social será quien autorice la relación de servidores públicos municipales a quienes se entregará las síntesis informativas locales y la de internet.

 La “Síntesis informativa local” y la “Síntesis de internet” deben subirse al sitio web del H. Ayuntamiento (www.jalapa.gob.mx) a las 9:00 AM, para consulta de los Regidores, Directores y Coordinadores.

 La elaboración de “Síntesis nacional” debe iniciar diariamente a las 10:00 hrs.

 La entrega de la “Síntesis nacional” se debe entregar a las 11:00 hrs, al titular de la Coordinación para la autorización correspondiente.

 La “Síntesis informativa local” se debe integrar en el orden y por los apartados siguientes:  notas,  editorial,  columnas,  caricaturas,  anuncios,  avisos, y  esquela.

Enlace de la Coordinación de Comunicación Social

Coordinador de Comunicación Social

(10)

8

DESCRIPCIÓN NARRATIVA

Nombre del procedimiento:

Elaboración de síntesis informativa. Fecha de elaboración: Mayo de 2015.

Fecha de autorización:

ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

Coordinación de Comunicación

Social.

1 Recoge los periódicos locales, en las casas editoriales.

2 Revisa, selecciona, y recorta la información publicada en los medios impresos locales, estatales y nacionales, relacionados con el Alcalde, Regidores y Servidores Públicos Municipales.

3 Adhiere la información seleccionada en hojas tamaño carta, con el emblema del medio impreso.

4 Fotocopiados tantos de la síntesis informativa.

5 Distribuye el original y dos copias de la siguiente manera:

Original.- Para el titular de la Coordinación de Comunicación Social.

1ª Copia.- Para Presidencia Municipal de Xalapa. 2ª Copia.- La conserva como acuse de recibido para archivar, de manera temporal, en el expediente correspondiente.

6 Fotocopia la recopilación de notas, artículos, columnas, entrevistas, fotos y primeras planas de cada uno de los medios impresos relacionados con las actividades que realiza el Alcalde, los Regidores y los Servidores Públicos Municipales.

7 Integra las fotocopias en la “Síntesis informativa local’’.

(11)

9

ÁREA

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

Social.

8 Integra la información capturada de los medios de comunicación electrónicos, a la Síntesis Informativa. 9 Archiva en el expediente que corresponda, de

manera temporal.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

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10

FLUJOGRAMA

Nombre del procedimiento Elaboración de Síntesis Informativa.

C.P. Luis Manuel Gonzales Lindo Lic. Miguel Valera Hernández Enlace de la Coordinación de Comunicación Social Coordinador de Comunicación Social Integra Integra Fotocopia y distribuye Adhiere

Revisa, selecciona y recorta

Recoge Fotocopia INICIO FIN SÍNTESIS INFORMATIVA PERIÓDICOS EN CASAS

EDITORIALES

INFORMACIÓN DE MEDIOS INFORMACIÓN DE INTERNET

PRESIDENTE MUNICIPAL

(13)

11

PROCEDIMIENTO

Nombre: Selección del material fotográfico para comunicados de prensa.

Objetivo: Capturar fotográficamente las actividades públicas por el Alcalde, Regidores y Servidores Públicos, para difundirlas a través de los medios de comunicación local.

NORMAS

 Las fotografías debe ser revisadas por el coordinador de comunicación social para su publicación en los diferentes medios de comunicación local del Alcalde, Regidores y Servidores Públicos Municipales.

 La selección fotográfica queda a criterio del Coordinador de Comunicación Social.

 El fotógrafo es quien realiza el envío de fotografías a los medios de comunicación, vía correo electrónico.

El Responsable de Medios Impresos debe confirmar que las fotografías sean publicadas en los diferentes medios de comunicación local, para difundir las actividades del Alcalde, Regidores, Servidores Públicos Municipales.

Lindo Lic. Miguel Valera Hernández Enlace de la Coordinación

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12

DESCRIPCIÓN NARRATIVA

Selección del material fotográfico para comunicados de prensa.

Fecha de elaboración: Mayo de 2015. Fecha de autorización:

Social.

1 Recibe la agenda del Alcalde con las actividades a realizar para cubrir periodísticamente los eventos de trabajo, políticos o sociales del mismo.

2 Acude a los lugares correspondientes en dónde se realizarán las actividades programadas en la agenda del alcalde.

3 Fotografía las actividades del Alcalde, Regidores o Servidores Públicos Municipales.

4 Descarga en el sistema de cómputo la información fotográfica de las actividades del Alcalde, Regidores y Servidores Públicos

5

5 A

Selecciona y revisa las fotografías que se publicaran en los medios de comunicación impresos, para su difusión.

¿Son adecuadas las fotografías?

En caso de no ser adecuadas las fotografías: Continúa con la actividad número 5.

(15)

13

Área

Actividad

Descripción

Coordinación de Comunicación Social. 6 7 8

En caso de ser adecuadas las fotografías:

Crea una carpeta para archivo magnético con la descripción del día, mes y año del evento.

Copia en disco óptico las fotos autorizadas por el Coordinador de Comunicación Social

Envía archivo, mediante correo electrónico a los diferentes medios de comunicación social.

9 Anexa al archivo computarizado correspondiente la copia del archivo magnético.

(16)

14

FLUJOGRAMA

Nombre del procedimiento Elaboración De Síntesis Informativa.

C.P. Luis Manuel Gonzales Lindo Lic. Miguel Valera Hernández Enlace de la Coordinación de Comunicación Social Coordinador de Comunicación Social RECIBE INICIO AGENDA DEL ALCALDE ACUDE A EVENTOS FOTOGRAFÍAS DE ACTIVIDADES SISTEMA DE CÓMPUTO FOTOGRAFÍAS SELECCIONA Y REVISA ¿SON ADECUADO CREA CARPETA ENVÍA RECIBE RECIBE COPIA

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15

PROCEDIMIENTO

Nombre: Elaboración de comunicados de prensa.

Objetivo: Difundir las actividades realizadas por el Alcalde, Regidores y Servidores Públicos Municipales, mediante comunicados de prensa y fotografías. Frecuencia: Diaria.

NORMAS

 Los eventos sociales, políticos o de trabajo que realice el Alcalde, Regidores y Servidores Públicos Municipales, serán grabados por la persona que asigne el Coordinador, para su difusión en los medios de comunicación local.

 La selección del material grabado de los eventos del Alcalde, Regidores y Servidores Públicos Municipales, para su difusión en los medios de comunicación local, queda bajo el criterio del Coordinador de Comunicación Social.

 Él envió del comunicado de prensa se hará vía correo electrónico.

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16

DESCRIPCIÓN NARRATIVA

Elaboración de Comunicados de Prensa. Fecha de elaboración: Mayo de 2015.

Social.

1 Recibe la Agenda del Alcalde para cubrir los eventos políticos, sociales y de trabajo que éste tenga programados.

2 Acude a los actos públicos del Alcalde, los Regidores o Servidores Públicos Municipales, para registrar, en su grabadora digital, las entrevistas, discursos o pláticas realizadas.

3 Asigna un número consecutivo al proyecto de Comunicado de Prensa para su control y difusión 4 Elabora el Comunicado de Prensa de los actos del

Alcalde, Regidores y Servidores Públicos Municipales. 5 Anexa el archivo magnético de fotografías del evento,

las cuales fueron previamente seleccionadas.

6 Elabora el pie de foto, para el Comunicado de prensa ¿Existen observaciones?

En caso de que sí existan observaciones: Corrige el comunicado de prensa

(19)

17

Área

Actividad

Descripción

Coordinación de Comunicación Social. 7 8

En caso de que no existan observaciones:

Envía mediante correo electrónico el Comunicado de Prensa a los medios de comunicación para su publicación.

Pasa el tiempo.

Revisa que el comunicado de prensa haya sido difundido en los diferentes medios impresos y electrónicos.

(20)

18

FLUJOGRAMA

Nombre del procedimiento Elaboración De Comunicado De Prensa.

C.P. Luis Manuel Gonzales Lindo Lic. Miguel Valera Hernández Enlace de la Coordinación de Comunicación Social Coordinador de Comunicación Social /correo electrónico/ Anexa Información COMUNICADO DE PRENSA INICIO FOTOGRAFÍAS COMUNICADO DE PRENSA INICIO Recibe Acude y registra eventos Asigna número consecutivo Elabora Anexa ¿Observaciones? SÍ NO 1 Envía

(21)

19

PROCEDIMIENTO

Nombre: Elaboración del spot de radio.

Objetivo: Difundir las campañas o programas de la Administración Municipal. Frecuencia: Esporádica.

NORMAS.

 La difusión del spot de radio debe cumplirse con base en los convenios establecidos con los medios de comunicación.

 El archivo magnético que contenga el spot a emitir debe entregarse mediante oficio a la radio difusora contratada.

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20

DESCRIPCIÓN NARRATIVA

Elaboración del spot de radio. Fecha de elaboración: Mayo de 2015.

Coordinación de Comunicación Social. 1 1A

Recibe el oficio y el material de información de la Dependencia Municipal, para solicitar la grabación de un spot de radio para dar a conocer las obras y acciones de los programas municipales.

¿El material proporcionado por la dependencia está completo y correcto?

En caso de que el material no esté completo y/o no sea correcto.

Avisa, de manera económica, a la Dependencia Municipal correspondiente sobre la inconsistencia. Continúa con la actividad número 1.

2 En caso de que el material sí esté completo y correcto:

Solicita una entrevista con el Servidor Público Municipal, para verificar el guión.

3 Se une con el servidor público para revisar el guión.

4 Elabora de manera correcta el guión para el spot de radio.

(23)

21

Área

Actividad

Descripción

Coordinación de Comunicación Social. 4 A 5 6 7 7ª 8 9 10 11

En caso de que sí existan observaciones al guión Continúa con la actividad número 4.

En caso de que no existan observaciones al guión:

Agenda una cita con la radiodifusora contratada para realizar la grabación del spot.

Pasa el tiempo

Realiza la grabación y la guarda en disco óptico (CD). Analiza la grabación del spot para su difusión.

¿Existen observaciones al spot?

En caso de que sí existan observaciones al spot: En caso de que no existan observaciones al spot: Realiza las copias del spot en disco óptico (CD) para distribuirlas en las radiodifusoras contratadas.

Continúa con la actividad número 7.

Elabora y firma oficio original y copia dirigida a los gerentes de las radiodifusoras, especificando la fecha de difusión y retiro del spot y anexa el disco óptico. Distribuye el oficio en original y copia, y los discos ópticos, de la siguiente manera:

Oficio original y disco óptico.- Para el gerente de la radiodifusora.

Copia.- La conserva como acuse de recibo para archivarlo en el expediente que corresponde de manera cronológica permanente.

Pasa el tiempo

Verifica la difusión del spot de radio a través de los monitoreos.

C.P. Luis Manuel Gonzales Lindo

Lic. Miguel Valera Hernández Enlace de la Coordinación

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22

FLUJOGRAMA

Nombre del procedimiento Elaboración De Sport De Radio.

Integra

Fotocopia y distribuye

Adhiere

Revisa, selecciona y recorta Recoge Fotocopia INICIO FIN SÍNTESIS INFORMATIVA PERIÓDICOS EN CASAS

EDITORIALES

INFORMACIÓN DE MEDIOS INFORMACIÓN DE

INTERNET

PRESIDENTE MUNICIPAL TITULAR

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23

FLUJOGRAMA

Nombre del procedimiento Elaboración De Sport De Radio.

C.P. Luis Manuel Gonzales Lindo Lic. Miguel Valera Hernández Enlace de la Coordinación de Comunicación Social Coordinador de Comunicación Social Integra Integra Fotocopia y distribuye Adhiere

Revisa, selecciona y recorta Recoge Fotocopia INICIO FIN SÍNTESIS INFORMATIVA PERIÓDICOS EN CASAS

EDITORIALES

INFORMACIÓN DE MEDIOS INFORMACIÓN DE

INTERNET

PRESIDENTE MUNICIPAL TITULAR

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24

PROCEDIMIENTO

Nombre: Elaboración del Spot de televisión.

Objetivo: Difundir las campañas o programas de la Administración del H. Ayuntamiento, la rendición de cuentas de las Servidoras Públicas y los Servidores Públicos hacia la Comunicación Social.

Frecuencia: Esporádica.

NORMAS

 El tiempo del SPOT televisivo debe tener una duración de 20 segundos.

 La contratación de la empresa editora del spot televisivo de una obra pública, se hará al término de la misma.

 El Spot a emitir debe entregarse a la televisora en los formatos DVD, Mov o Mini DV, mismo que debe ir anexo al oficio correspondiente

C.P. Luis Manuel González

(27)

25

DESCRIPCIÓN NARRATIVA

Elaboración del Spot de televisión. Fecha de elaboración: Mayo de 2015.

Social

1 Video graba las imágenes más relevantes de los eventos del Alcalde y/o titulares de las diversas áreas municipales (inauguración de obras, supervisiones en puentes viales, pavimentación de calles, drenaje, etc.).

2 Selecciona el material que se va a difundir, de acuerdo con su pertinencia e importancia.

3 Entrega, de manera económica, el material seleccionado a la empresa editora.

Pasa el tiempo 4

5

Recibe en CD el spot televisivo por parte de la empresa editora y analiza el sonido, las imágenes y la nitidez.

¿Existen observaciones al spot?

En caso de que sí existan observaciones al spot:

Devuelve el material televisivo a la empresa editora para su corrección.

Pasa el tiempo

En caso de que no existan observaciones al spot:

Elabora y firma Oficio en original y una copia dirigido a las televisoras estatales y de sistema de cable local.

(28)

26

6 Distribuye el oficio en original y una copia de la siguiente manera:

Oficio original y spot: Para televisora

Copia: la conserva como acuse de recibo para archivarla en el expediente correspondiente de manera cronológica permanente.

7 Pasa el tiempo

Verifica y monitorea en las diversas televisoras la transmisión del spot.

C.P. Luis Manuel González Lindo

(29)

27

FLUJOGRAMA

Nombre del procedimiento Elaboración del Spot de Televisión.

C.P. Luis Manuel Gonzales Lindo Lic. Miguel Valera Hernández Enlace de la Coordinación de Comunicación Social Coordinador de Comunicación Social SI INICIO Video graba Selecciona material Para comunicado de prensa

Recibe y analiza spot

¿Observaciones? SÍ

1

1 Elabora y distribuye Radiodifusora2 Verifica y monitorea spot FIN 1

(30)

28

PROCEDIMIENTO

Nombre: Realización del Monitoreo de Radio.

Objetivo: Proporcionar al Alcalde, información veraz y oportuna del acontecer de la política local, estatal y nacional, así como de sus funcionarios; transmitida en la radio.

NORMAS

 El monitoreo de radio matutino debe realizarse de las 7:00 a las 10:00 hrs.

 El monitoreo vespertino debe comenzar a las 13:00 hrs., y terminar a las 14:30 hrs., de lunes a viernes.

 El monitoreo nocturno debe iniciar a las 19:00 hrs., y concluir a las 20:00 hrs., de lunes a viernes.

 De lunes a viernes debe entregarse al Alcalde el monitoreo de radio matutino, vespertino y nocturno.

de Comunicación Social.

Coordinador de Comunicación Social.

(31)

29

DESCRIPCIÓN NARRATIVA

Realización del Monitoreo de Radio. Fecha de elaboración: Mayo de 2015.

Social

1 Sintoniza las frecuencias de radio local y estatal, para grabar la información en cintas de casetes.

2 Escucha y analiza la información referente a las actividades realizadas por el Alcalde, Regidores y Servidores Públicos Municipales.

3 Recopila las notas relacionadas con el Alcalde, Regidores y Servidores Públicos Municipales.

4 Elabora un reporte de la información recopilada a través del equipo de cómputo.

5 Imprime el reporte de la información recabada.

6 Envía toda la información recabada al Alcalde y a los titulares de las Dependencias involucradas, vía correo electrónico.

7 Archiva mensualmente el resumen informativo de radio en las carpetas correspondientes, de manera cronológica permanente.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

(32)

30

FLUJOGRAMA

Nombre del procedimiento Realización del Monitoreo de Radio.

C.P. Luis Manuel Gonzales Lindo Lic. Miguel Valera Hernández Enlace de la Coordinación

Vía correo electrónico

Reporte INICIO Sintoniza y graba Analiza información Recopila notas Envía Alcalde y Dependencias FIN Equipo de cómputo Reporte Elabora e imprime Archiva

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31

PROCEDIMIENTO

Nombre: Realización del Monitoreo de Televisión.

Objetivo: Recopilar el reporte referente a las actividades más relevantes que realizan en el H. Ayuntamiento, emitida en los medios audiovisuales de cobertura municipal, estatal o nacional hacia la Comunicación Social.

NORMAS

 El reporte del monitoreo televisivo se debe entregar vía correo electrónico al Alcalde.

 La elaboración del monitoreo de televisión se realiza de 7:00 a 9:30 hrs; de 14:00 a 16:00hrs y de 21:00 a 22:00 hrs de lunes a viernes.

De Comunicación Social.

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32

DESCRIPCIÓN NARRATIVA

Realización del Monitoreo de Televisión. Fecha de elaboración: Mayo de 2015.

Social

1 Sintoniza los noticieros de los canales locales y estatales, y graba en formato VHS la información. 2 Observa y recopila la información audiovisual de las

actividades realizadas por el Alcalde, Regidores y Servidores Públicos Municipales.

3 Elabora un resumen de la información recopilada.

4 Imprime en tamaño carta el resumen informativo.

5 Envía la información vía correo electrónico al Alcalde y a los titulares de las Dependencias correspondientes.

6 Archiva el reporte informativo de manera cronológica permanente en carpetas mensuales.

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33

FLUJOGRAMA

Nombre del procedimiento Realización del Monitoreo de Televisión.

C.P. Luis Manuel Gonzales Lindo Lic. Miguel Valera Hernández Enlace de la Coordinación de Comunicación Social Coordinador de Comunicación Social INICIO Sintoniza y graba Recopila información audiovisual Equipo de cómputo Reporte Elabora e imprime Vía correo electrónico Reporte Envía _{Alcalde y} Dependencias FIN

(36)

34

PROCEDIMIENTO

Nombre: Realización del Monitoreo de Internet.

Objetivo: Notificar al Alcalde oportunamente del acontecer de la política local que se reporta en la red de internet.

NORMAS

 El monitoreo de internet matutino se debe realizar a partir de las 7:00 horas.

 El monitoreo de internet de mediodía se debe elaborar a las 12:00 horas.

 El monitoreo de internet vespertino se debe realizar a las 17:00 horas.

 El monitoreo de Internet nocturno se debe elaborar a las 20:00 horas.

 De lunes a domingo se debe entregar el monitoreo matutino al Alcalde a las 9:00 am, vía correo electrónico.

 Se debe entregar un reporte escrito con las siguientes características:

 Utiliza el procesador de textos Word, letra Arial número 11.

 Debe citar la dirección electrónica (link) del portal de internet visitado.

 Tal cita debe ser en negritas y en cursiva, en el encabezado de la nota.

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35

DESCRIPCIÓN NARRATIVA

Realización del Monitoreo de Internet. Fecha de elaboración: Mayo de 2015.

Social

1 Localiza las páginas de internet local y nacional en donde haya información del Ayuntamiento.

2 Identifica las notas, reportajes y entrevistas relacionadas con el Ayuntamiento de Xalapa.

3 Elabora e imprime el reporte con las notas de las páginas de Internet.

4 Envía al Alcalde el reporte con los acontecimientos más relevantes del día en curso, vía correo electrónico.

5 Archiva electrónicamente y físicamente el monitoreo de manera diaria y mensual en carpeta o fólder de manera cronológica permanente.

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36

FLUJOGRAMA

Nombre del procedimiento Realización del Monitoreo de Internet.

C.P. Luis Manuel Gonzales Lindo Lic. Miguel Valera Hernández Enlace de la Coordinación de Comunicación Social Coordinador de Comunicación Social INICIO Localiza páginas de internet Identifica Word Reporte Elabora Notas, reportajes y entrevistas

Letra Arial No. 11. Citar link en negritas y cursiva Reporte Imprime o Vía correo electrónico Reporte Envía _{Alcalde y} Dependencias FIN

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37

PROCEDIMIENTO

Nombre: Elaboración de Publicidad.

Objetivo: Publicar oportunamente las campañas municipales para mantener informada a la ciudadanía.

Frecuencia: Esporádica.

NORMAS

 Al área solicitante se debe dar respuesta inmediata, de forma económica, con respecto a la campaña institucional a publicar.

 A los servidores públicos municipales que hayan solicitado una campaña institucional se les debe asesorar con respecto a la originalidad de la misma.

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38

DESCRIPCIÓN NARRATIVA

Clave: CCS/P09/15. Nombre del procedimiento: Elaboración de Publicidad. Fecha de elaboración: Mayo de 2015.

Social

1 Recibe oficio de la Dependencia Municipal en el que le solicita apoyo para una campaña publicitaria. Así como los diseños para la imagen institucional.

¿Existen observaciones en la propuesta de diseño de campaña?

1A En caso de que sí existan observaciones:

Modifica archivo de acuerdo con las observaciones realizadas.

1B Elabora y firma oficio para el diseño de campaña en original y copia dirigido a la Dependencia solicitante, en el que le señala las observaciones sugeridas.

1C

1D

Turna a la Dependencia solicitante el oficio con el diseño en archivo digital, recaba sello del área en la copia y archiva de manera cronológica permanente.

Pasa el tiempo. Recibe el oficio con el visto bueno para la publicidad requerida.

2

Continúa con la actividad número 2

En caso de que no existan observaciones:

Realiza la campaña publicitaria de la Dependencia Municipal solicitante.

FIN DEL PROCEDIMIENT0.

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39

FLUJOGRAMA

Nombre del procedimiento Elaboración de Publicidad.

C.P. Luis Manuel Gonzales Lindo Lic. Miguel Valera Hernández Enlace de la Coordinación de Comunicación Social Coordinador de Comunicación Social Diseños para La campaña Visto bueno Solicitud para campaña y INICIO Recibe ¿Observaciones? SÍ Corrige NO Elabora pie de foto Realiza campaña 6 Solicitud para Campaña y diseños Elabora y firma Descarga fotografías Diseños para La campaña Recopila información audiovisual Recibe FIN

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GLOSARIO DE TÉRMINOS

Boletín.- Escrito que en el primer párrafo concentra los elementos más importantes de toda la información, de tal forma que si alguien no puede leer el resto con ello será suficiente para estar bien enterado. Conjunto de noticias que se trasmiten en radio o televisión.

Cobertura.- Acción de asistir a un evento y tomar nota de declaraciones y acontecimientos para su difusión a través de los medios de comunicación.

Comunicado.- Información ampliada que responde a las preguntas de los reporteros y de la comunidad (cómo, cuándo, dónde, qué, quién, por qué). Aviso oficioso que se trasmite a la prensa. Comunicado oficial.

Diseño: Concepción original de un objeto u obra destinados a la producción en serie.

Entidades y dependencias.- Son todas aquellas direcciones generales, coordinaciones y unidades administrativas que integran el cuerpo administrativo y operativo del Ayuntamiento de Xalapa.

Imagen: Representación gráfica o percepción individual o colectiva con respecto al H. Ayuntamiento de Xalapa, integrantes de cabildo y áreas de atención ciudadana y operativas. Monitoreo.- Registro de las noticias que se difunden en medios masivos de comunicación (periódicos, revistas, radio, televisión e Internet).

Redes sociales.- Espacios en internet que a través de cuentas personales se difunde información y puntos de vista sobre acontecimientos diversos.

Síntesis Informativa: Compendio de recortes de periódicos locales, estatales y nacionales sobre la información municipal y/o diario de información en base a los periódicos locales, estatales y nacionales.

Spot: Anuncio publicitario de radio o televisión.

Tríptico: Folleto de tres caras que se producen al plegar dos veces una hoja. Su formato tradicional es vertical.

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41

DIRECTORIO

Nombre: Lic. Miguel Valera Hernández Puesto: Coordinador de Comunicación Social Teléfono: 8 181250 y 8 181150

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42

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN

Elaboró

Lic. Gerardo Escobedo García

Jefe del Departamento de Desarrollo de Personal

Revisó

Lic. José Luis Lárraga Cruz Director de Recursos Humanos

Autorizó

Lic. Miguel Valera Hernández Coordinador de Comunicación Social

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APROBACIÓN

Lic. Américo Zúñiga Martínez Presidente Municipal de Xalapa

CP. Michelle Servín González Síndica

Mtro. Rogelio Jesús Álvarez Arroyo Regidor Primero

Ing. Ignacio Eliezer Vásquez López Regidor Segundo

Mtra. Nelly Reyes López Regidora Tercera Lic. Lino Jiménez Gómez

Regidor Cuarto

Lic. Martín Victoriano Espinoza Roldan Regidor Quinto

Lic. Heriberto Ponce Miguel Regidor Sexto

Lic. Ana Karina Platas Córdoba Regidora Séptima

Profra. Leticia Amira Delgado Hernández Regidora Octava

Prof. Ignacio Valentín Flores Aguayo Regidor Noveno

Mtra. Julia Francisca Velázquez Avalos Regidora Décima

Lic. Silem García Peña Regidor Décimo Primero LAE. Juan Miguel Castillo Lara

Regidor Décimo Segundo Mtro. Daniel Fernández Carrión

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CRÉDITOS

Lic. Américo Zúñiga Martínez Presidente Municipal

Lic. José Luis Lárraga Cruz Director de Recursos Humanos

Lic. Gerardo Escobedo García

Jefe del Departamento de Desarrollo de Personal

Lic. Alejandro Ortega Velázquez

Enlace de la Coordinación de Comunicación Social

Colaboradores: LAE. Maribel Durán Figueroa TSC. Luis Enrique Aguirre Ochoa

C. Yesenia Morales Pérez LAE. Haydee Ramírez Hernández LAE. María de Lourdes Durán Morales