MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES
AUDITORÍA GENERAL
INFORME DE CONTROL INTERNO
Nº AG-I-16-2015
“AUTOEVALUACIÓN DE CALIDAD 2014 – 2015
DE LA ACTIVIDAD DE LA AUDITORÍA
GENERAL DEL MOPT”
JUNIO, 2015
2523-2639 // 2222-0464 Fax:2222-8310 E-mail [email protected]
MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES AUDITORÍA GENERAL
INFORME Nº AG-I-16-2015
“AUTOEVALUACIÓN DE CALIDAD 2014 – 2015 DE LA ACTIVIDAD DE LA AUDITORÍA GENERAL DEL MOPT”
1. INTRODUCCIÓN
1.1. ORIGEN DEL ESTUDIO
El estudio se origina con el propósito de dar cumplimiento a la norma 1.3, de las “Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público”, emitidas por la Contraloría General de la República, que señala el deber de las auditorías internas de realizar anualmente una evaluación de calidad, así como emitir un informe con los resultados y acciones de mejora, asimismo, en atención a lo establecido por la Contraloría General de la República en la Resolución R-CO-33-2008, denominada “Directrices para la autoevaluación anual de calidad de las auditorías internas del Sector Público” (D-2-2008-CO-DFOE), publicadas en el Diario Oficial La Gaceta No. 147 del 31 de julio de 2008.
1.2. OBJETIVOS
1.2.1. OBJETIVO GENERAL
Determinar la eficiencia y eficacia de las actividades desarrolladas por la Auditoría General del Ministerio de Obras Públicas y Transportes, en función del cumplimiento de la normativa aplicable para el periodo 2014-2015, procurando establecer las acciones de mejora requeridas.
1.2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1.2.2.1. Evaluar la eficiencia y la eficacia de la actividad de Auditoría General1.
1.2.2.2. Identificar e implementar oportunidades de mejora para la actividad de Auditoría General.
1.2.2.3. Brindar una opinión sobre el cumplimiento de las “Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público” Publicadas mediante Resolución R-DC-119-2009, del 16 de diciembre de 2009.
1.3. ALCANCE
La autoevaluación se enfocará hacia la obtención y verificación de información relacionada con la calidad de la actividad de la Auditoría Interna.
La autoevaluación de calidad abarcará el período comprendido entre junio de 2014 a junio de 2015, y se desarrollará con sujeción a las “Normas
para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público” (R-DC-119-2009) y las “Directrices para la autoevaluación anual y
evaluación externa de calidad de las auditorías internas del Sector Público” (D-2-2008-CO-DFOE), emitidas por la Contraloría General de la República.
1.4. PROCEDIMIENTOS EJECUTADOS
El procedimiento utilizado en el desarrollo del presente estudio, incluye el uso de las siguientes técnicas:
Análisis y revisión del marco normativo que rige la actividad de auditoría interna en el Sector Público.
1 De conformidad con lo establecido en el aparte 4 de la resolución R-CO-33-2008 del 11 de julio de 2008,
mediante la cual se emitieron las “Directrices para la autoevaluación anual y la evaluación externa de calidad de las auditorías internas del Sector Público” (D-2-2008-CO-DFOE), publicada en “La Gaceta” Nº 147 del 31
Recolección de la información y documentación existente en el MOPT sobre: funciones, procedimientos, procesos y actividades atinentes a la Auditoría General.
Aplicación de las encuestas elaboradas por la Contraloría General de la República, al Jerarca, a la Administración Activa y al personal de la Auditoría General.
Se efectuaron grupos de trabajo para la verificación del cumplimiento de las Normas del Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, con los funcionarios de la Auditoría General. Lo anterior, de conformidad con los procedimientos, políticas y lineamientos correspondientes al ejercicio de la auditoría interna. (Norma 1.3.3 del Manual de Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público).
1.5. MARCO JURÍDICO
Ley General de Control Interno, No. 8292.
Manual de Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE).
Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público (M-1-2004-CO-DDI).
Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público (R-DC-119-2009).
Manual de Procedimientos de Auditoría para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos Sujetos a su Fiscalización.
Manual de Procedimientos de la Auditoría General.
Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría General del MOPT.
Resolución R-CO-33-2008: “Directrices para la autoevaluación anual y la evaluación externa de calidad de las auditorías internas del Sector Público” (D-2-2008-CO-DFOE), publicadas en el Diario Oficial La Gaceta No. 147 del 31 de julio de 2008.
Resoluciones, pronunciamientos, oficios y demás disposiciones
1.6. ANTECEDENTES
En relación con las actividades a autoevaluar, la Auditoría General del MOPT ha efectuado los siguientes estudios:
AG-60-2005 denominado “Autoevaluación de la gestión y valoración de riesgo de la Auditoría General.”
AG-46-2006 denominado “Autoevaluación de la gestión para la Auditoría General del Ministerio de Obras Públicas y Transportes.”
AG-47-2006 denominado “Informe de Valoración de Riesgo para la Auditoría General del Ministerio de Obras Públicas y Transportes.”
AG-31-2007 denominado “Informe sobre la autoevaluación de calidad 2006 –
2007 de la actividad de la Auditoría General del MOPT”.
AG-I-14-2008 denominado “Autoevaluación de calidad 2008 de la actividad de la Auditoría General del MOPT”.
AG-I-16-2009 denominado “Autoevaluación de calidad 2008 – 2009 de la actividad de la Auditoría General del MOPT”.
AG-I-52-2009 denominado “Informe de Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Auditoría General del Ministerio de Obras Públicas y Transportes”. AG-I-53-2009 denominado “Informe de Valoración del Riesgo para la Auditoría
General del Ministerio de Obras Públicas y Transportes”.
AG-I-026-2010 denominado “Autoevaluación de Calidad 2009-2010 de la Actividad de la Auditoría General del MOPT”.
AG-I-52-2010 denominado “Valoración del Riesgo para la Auditoría General del Ministerio de Obras Públicas y Transportes”.
AG-I-53-2010 denominado “Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Auditoría General del Ministerio de Obras Públicas y Transportes”.
AG-I-23-2011 denominado “Autoevaluación del Calidad 2010-2011 de la Actividad de la Auditoría General de MOPT”.
AG-I-13-2012 denominado “Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Auditoría General del MOPT”.
AG-I-15-2012 denominado “Valoración del Riesgo para la Auditoría General del Ministerio de Obras Públicas y Transportes”.
Informe Sobre la Evaluación Externa de Calidad de la Actividad de Auditoría Interna Periodo Mayo 2010 - Junio 2011, realizado por la empresa Consultores Internacionales y Capacitación Internacional GCT S.A (CICAI).
AG-I-23-2012 denominado “Autoevaluación del Calidad 2011-2012 de la Actividad de la Auditoría General de MOPT”.
AG-I-25-2013 denominado “Autoevaluación del Calidad 2012-2013 de la Actividad de la Auditoría General de MOPT”
AG-I-25-2014 denominado “Autoevaluación del Calidad 2013-2014 de la Actividad de la Auditoría General de MOPT”
2. RESULTADOS
2.1.- PERCEPCIÓN DEL JERARCA INSTITUCIONAL
Mediante el oficio No. AG-1853-2015 del 29 de mayo de 2015, se remitió encuesta de opinión y satisfacción respecto de la actividad de la Auditoría al Despacho del señor Ministro, al día 15 de junio de 2015, fecha de emisión final de este Informe no se había recibido respuesta.
2.2.- PERCEPCIÓN DE LAS INSTANCIAS AUDITADAS
Para la selección de las instancias auditadas, se determinaron 19 áreas a las cuales se emitió recomendaciones por medio de los informes de control interno o advertencias durante el período 2014-2015, de las cuales 16 comunicaron la información solicitada.
La encuesta aplicada a los directores de las instancias auditadas, permitió conocer el criterio de los mismos sobre: a) su relación con esta Auditoría; b)
el personal de Auditoría; c) el alcance y cobertura de la gestión de la Auditoría; d) el desarrollo del trabajo y comunicación de resultados por parte de esta Auditoría y e) el valor agregado por la actividad de auditoría interna, evidenciándose sobre esos aspectos un nivel de aprobación importante, según se observa en el siguiente cuadro:
Cuadro No. 1
Autoevaluación de Calidad
Encuestas aplicadas a las Instancias Auditadas
Aspectos Consultados
Detalle de Respuestas obtenidas
Parcialmente En No sabe / No responde Total de Respuestas De
acuerdo de acuerdo desacuerdo
% % % % Relación de la Auditoría General con el encuestado. 43 67,19 19 29,69 1 1,56 1 1,56 64 Personal de la Auditoría General. 21 65,63 8 25,00 0 0,00 3 9,37 32
Alcance del trabajo
de la Auditoría General. 12 37,50 19 59,38 1 3,12 0 0,00 32 Desarrollo del trabajo y comunicación de resultados de la Auditoría General 34 53,13 29 45,31 1 1,56 0 0,00 64
Valor agregado por
la actividad de
Auditoría General
32 66,67 15 31,25 0 0,00 1 2,08 48
Total 142 90 3 5 240
Total porcentual 59,17 37,50 1,25 2,08 100
Fuente: Elaboración propia con base en encuesta aplicada a las instancias auditadas.
2.2.1.- RELACIÓN DE LA AUDITORÍA GENERAL CON EL AUDITADO
El 67.19% de las respuestas, según distribución en el cuadro anterior, los encuestados están “De acuerdo”, el 29.69% de las respuestas indican que está “Parcialmente de acuerdo”, el 1.56% “En desacuerdo”, y el 1.56% “No sabe / No responde”. Se tiene entonces, que el 96.88% de las dependencias están de acuerdo y parcialmente de acuerdo en que existe una comunicación fluida entre la Auditoría y unidades administrativas así como oportunos servicios de alta calidad brindados a los mismos.
2.2.2.- PERSONAL DE LA AUDITORÍA GENERAL
En esta clasificación, el 65.63% de las respuestas obtenidas, señala que los encuestados están “De acuerdo” con los aspectos evaluados; el 25% está “Parcialmente de Acuerdo”, ninguno está en desacuerdo, y un 9.37%, indica
“No Sabe /No Responde”, lo cual, según los resultados obtenidos, el 90.63%
están de acuerdo y parcialmente de acuerdo en que los funcionarios de esta Auditoría se conducen con objetividad y profesionalismo en el desarrollo de su gestión observando las regulaciones sobre la confidencialidad de las denuncias y sobre la información a la que tienen acceso durante los estudios que realizan de conformidad con lo que dispone la Ley General de Control Interno en sus artículos 6,32 y 33. Asimismo, el 9.37% indica no saber o responder.
2.2.3.- ALCANCE DEL TRABAJO DE LA AUDITORÍA GENERAL
El análisis de las respuestas establece que el 37.50% de los encuestados está “De Acuerdo”, que el 59.38% está “Parcialmente de Acuerdo” y el 3.12%
está “En Desacuerdo”. Entre los puntos evaluados, 96.88% de los encuestados entre de acuerdo y parcialmente de acuerdo consideran que se profundiza suficientemente en los objetos de estudio, además de dirigirse a las áreas de mayor riesgo de las dependencias auditadas.
2.2.4.- DESARROLLO DEL TRABAJO Y COMUNICACIÓN DE RESULTADOS DE LA AUDITORÍA GENERAL
De acuerdo con las respuestas, el 53.13% de los encuestados está “De Acuerdo” con el desarrollo y comunicación del trabajo, un 45.31% están
“Parcialmente De Acuerdo”, 1.56% está “En Desacuerdo”, y ninguno “No Sabe / No Responde”. En este apartado se evidencia que el 98.44% de los
encuestados que indican estar de acuerdo y parcialmente de acuerdo, están satisfechos con la comunicación de los resultados de los trabajos que se realizan en esta Unidad, ya que son precisos, objetivos, claros, concisos, constructivos, completos y oportunos, en donde de previo a la emisión de los informes se realiza una comunicación mediante correo electrónico y verbal una vez analizados los resultados por parte del auditado previa remisión de los estudios efectuados, con las excepciones previstas en el ordenamiento jurídico aplicable.
2.2.5.- VALOR AGREGADO DE LA AUDITORÍA GENERAL
El 66.67% de los encuestados está “De acuerdo” con la forma en que la
Auditoría brinda valor agregado, el 31.25% está “Parcialmente de Acuerdo”
yel 2.08% “No Sabe / No Responde”.
Según los resultados anteriores, de los funcionarios que están de acuerdo y parcialmente de acuerdo suman el 97.98%, indicando que esta Unidad contribuye al mejoramiento del Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional (SEVRI) y al Sistema de Control Interno, así como al mejoramiento de los procesos de la Dirección.
Gráfico N°1
Percepción de las Instancias Auditadas de 2014 y 2015
Fuente: Elaboración propia con información suministrada mediante encuestas realizadas.
De acuerdo con el gráfico anterior la percepción de las Instancias Auditadas durante el presente año, aumentó un 2,98% con respecto al año anterior.
2.3.- PERCEPCIÓN DE LOS FUNCIONARIOS DE AUDITORÍA
La encuesta aplicada al personal de esta Auditoría General incluyó los siguientes aspectos: a) relación de la Auditoría con el Jerarca y la Administración; b) personal de esta Unidad; c) desarrollo del trabajo de esta Auditoría y d) administración de la Auditoría; cuyos resultados evidenciaron un nivel de aprobación importante, según se observa en el siguiente cuadro:
Cuadro No. 2
Autoevaluación de Calidad
Encuestas aplicadas al personal de la Auditoría General
Aspectos consultados
Detalle de Respuestas obtenidas
De acuerdo % Parcialmente de acuerdo % En desacuerdo % No sabe / No responde % Total de Respuestas Relación de la Auditoría General con el Jerarca y la Administración Activa. 51 80.95% 9 14.29% 2 3.17% 1 1.59% 63 Personal de la Auditoría General. 67 63.81% 37 35.24% 0 0% 1 0.95% 105 Desarrollo del trabajo de la Auditoría General. 39 92.86% 3 7.14% 0 0% 0 0% 42 Administración de la Auditoría General. 83 79.05% 19 18.10% 2 1.90% 1 0.95 % 105 Total 240 68 4 3 315 Total porcentual 76.19% 21.59% 1.27% 0.95% 100%
Fuente: Elaboración propia con base en encuesta aplicada al personal fiscalizador de la Auditoría.
2.3.1.- RELACIÓN DE LA AUDITORÍA GENERAL CON EL JERARCA Y LA ADMINISTRACIÓN
En este aspecto, según tabulación que se presenta en el Cuadro N° 2, el 80.95% de los funcionarios de la Auditoría está “De Acuerdo” con los puntos evaluados, el 14.29% está “Parcialmente de Acuerdo” el 3.17% está “En desacuerdo” y un 1.59% “No sabe o No responde”.
Se tiene entonces, que el 95.24% del personal, están de acuerdo o parcialmente de acuerdo que la Auditoría General tiene una comunicación fluida y oportuna con otras dependencias, asimismo consideran que el Jerarca y la Administración Activa tienen un entendimiento cabal del papel que le corresponde a la Auditoría dentro de la organización y que la ubicación orgánica de la estructura de la actividad está libre de restricciones para que se alcancen los objetivos de la misma.
2.3.2.- PERSONAL DE LA AUDITORÍA GENERAL
Sobre este particular, a continuación se detallan los aspectos que fueron considerados para su evaluación:
Tienen conocimiento adecuado de las “Normas para el ejercicio de la Auditoría”, “La Ley General de Control Interno” y otra normativa que rige en la actividad.
Tienen conocimientos adecuados de los procesos, las operaciones, los riesgos relevantes y los controles de la organización. Tienen conocimiento adecuado de indicadores de fraude, auditorías de tecnologías de información, y otras técnicas y herramientas aplicables para el desarrollo de la actividad.
Tienen habilidad para la comunicación verbal y escrita.
Perfeccionan y actualizan sus conocimientos, aptitudes y otras competencias mediante la capacitación profesional continua.
La evaluación del desempeño de los funcionarios, es un mecanismo de retroalimentación y mejora continua.
Siempre en referencia al Cuadro N°2, el 63.81% de los funcionarios está “De Acuerdo” en que los trabajos en Auditoría, se realizan con pericia y debido
cuidado profesional, el 35.24% está “Parcialmente de Acuerdo”, un 0.95%
“No sabe o No responde”. Al respecto es conveniente resaltar que el 99.05%
del personal de la Auditoría que está de acuerdo o parcialmente de acuerdo considera que cuentan con las herramientas y conocimientos necesarios para brindar un servicio de calidad a la administración.
2.3.3.- DESARROLLO DEL TRABAJO DE LA AUDITORÍA GENERAL
En este aspecto, según el mismo cuadro, el 92.86% de los funcionarios de esta Auditoría, están “De acuerdo” en que los trabajos de Auditoría se desarrollan adecuadamente y el 7.14% están “Parcialmente de Acuerdo. Se tiene entonces que el 100% del personal de Auditoría está de acuerdo o parcialmente de acuerdo que en la práctica, la Auditoría General obtiene de los funcionarios, los informes, datos, documentos, colaboración y asesoramiento, así como las facilidades que se demanden en el ejercicio de la actividad, además consideran que la supervisión es adecuada y oportuna durante el desarrollo de los servicios que brinda la unidad.
2.3.4.- ADMINISTRACIÓN DE LA AUDITORÍA GENERAL
En este apartado, el 79.05% de los encuestados está “De Acuerdo” con la
Administración de la Auditoría General, un 18.10% están “Parcialmente de Acuerdo”, el 1.90% está “En Desacuerdo”, y un 0.95% “No Sabe / No Responde”.
De la información obtenida en las encuestas realizadas, se tiene que el
97.15% de los funcionarios de la Auditoría consideran estar de acuerdo o parcialmente de acuerdo en que cuentan con los recursos, materiales, tecnológicos y de transporte necesarios y suficientes para la gestión, es por ello que esta Auditoría realiza esfuerzos para mejorar en aspectos como divulgación adecuada de la información y las actividades que ejecuta, así como la participación activa de los funcionarios en: la planificación estratégica y operativa de la unidad, en las políticas y procedimientos para el desarrollo de los servicios de la auditoría interna para que sean suficientes, claros, actualizados, efectivos y de conocimiento general, lo que tendría como resultado que el restante 2.85% de los funcionarios que indicaron estar en desacuerdo o no saber, estén de acuerdo y satisfechos con las oportunidades de desarrollo profesional en la unidad.
La situación que se deduce implica realizar las acciones de revisión y/o
correctivas que correspondan (comunicación, coordinación,
procedimientos, etc.), a efectos de subsanar presuntas o eventuales debilidades de esta Auditoría en su gestión.
Gráfico N°2
Percepción de los funcionarios de la Auditoría de 2014 y 2015
Fuente: Elaboración propia con información suministrada mediante encuestas realizadas.
De acuerdo con el gráfico anterior la percepción de los funcionarios de la Auditoría General del MOPT durante el presente año, aumentó un 3,45% con respecto al año anterior.
2.4. ATRIBUTOS DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA GENERAL Y DE SU PERSONAL
De la aplicación del “Procedimiento de verificación de los Atributos de la Unidad de Auditoría y su Personal” y su respectiva herramienta, elaborados por la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa de la Contraloría General de República, se realizó una verificación puntual de cada uno de los aspectos definidos. A continuación se presentan los resultados más relevantes:
2.4.1.- ORGANIZACIÓN DE LA AUDITORÍA GENERAL.
Se determinó que la forma en que está estructurada la Auditoría es la más apropiada para enfocar sus prácticas y propiciar la presentación efectiva de sus servicios, asimismo, la cantidad de niveles y la distribución del recurso humano ayudan al efectivo cumplimiento de las funciones de la Unidad, de acuerdo con lo establecido en la “Norma 1.1.4, Servicios de la Auditoría interna” del Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría interna en el Sector Público, para lo cual se verificaron aspectos como:
1. La distribución del recurso humano. 2. La dependencia del máximo Jerarca.
3. Los mecanismos de comunicación y coordinación con el Jerarca. 4. La relación formal con otras dependencias institucionales.
2.4.2.- REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA AUDITORÍA GENERAL.
Mediante Oficio No. AG-2324-2011, del 30 de setiembre de 2011, se solicita la aprobación de la actualización al Reglamento de cita, por cuanto es responsabilidad de la Auditoría Interna según el artículo 22, inciso h) de la Ley General de Control Interno, “Mantener debidamente actualizado el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna” por lo que se sometió a aprobación el proyecto con las modificaciones correspondientes, con base en los lineamientos sobre los requisitos de los cargos de auditor y subauditor internos, a los cuales les corresponde proponer ante el máximo Jerarca institucional las actualizaciones que estime necesarias al Reglamento de la Auditoría ya existente.
Mediante Oficio No. AG-1170-2012, del 24 de mayo de 2012, se certifica
“Constancia de Recepción de Documento”, en el cual se recibe documento firmado de la aprobación por parte del Despacho del Ministro del nuevo “Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría General del Ministerio de Obras Públicas y Transportes”, el mismo fue enviado para su aprobación a la Contraloría General de la República, mediante Oficio No. AG-1182-2012, del 28 de mayo de 2012.
Mediante Oficio N° 06321, del 26 de junio de 2012, del Área de Fiscalización de Servicios de Infraestructura, fue aprobado dicho Reglamento, el cual fue emitido mediante Decreto Ejecutivo N° 37349- MOPT, en el Diario Oficial La Gaceta, el 11 de Octubre de 2012.
Actualmente, esta Auditoría General está realizando una evaluación del Reglamento de cita, con la finalidad de una actualización que permita evaluar si se ajusta a las Normas Generales de la Auditoría para el Sector Público que mediante Resolución del Despacho Contralor R-DC-2014 y publicada en La Gaceta No 184 del 25 de setiembre de 2014, con rige al 15 de enero de 2015.
De la misma forma se debe ajustar dicho Reglamento a las disposiciones internas de la Auditoría General, emitidas mediante Circulares las cuales son de acatamiento obligatorio.
2.4.3.- INDEPENDENCIA Y OBJETIVIDAD.
Como parte de las funciones de la Auditoría General, se debe asesorar y advertir en materia de su competencia al Ministro, lo que tiene como resultado que esta Unidad mantenga una relación directa con el Jerarca en la prestación de los servicios de auditoría interna.
Por otra parte la organización y funcionamiento de la Auditoría General contribuyen a garantizar que esté libre de injerencias del Jerarca y de los demás órganos de la administración activa en el desarrollo de sus actividades.
Asimismo, existen disposiciones internas (Circular No. 27-2011, Asunto “Firma de Declaraciones de Independencia, Objetividad y Eventual Exposición a Conflictos de Intereses, y Declaración de Compromiso de Calidad”), sobre la obligación de que los funcionarios de la Auditoría se abstengan de participar en la prestación de los servicios de la actividad de auditoría
cuando ello conlleve la exposición a conflictos de interés, así como respecto de operaciones de las cuales hayan sido responsables con anterioridad, u otras condiciones que puedan comprometer su independencia y objetividad.
Sumado a lo anterior, los lineamientos de la Auditoría permiten garantizar la observancia estricta de las prohibiciones previstas en el artículo 34 de la Ley General de Control Interno.
“Artículo 34. —Prohibiciones. El auditor interno, el subauditor interno y los demás funcionarios de la auditoría interna, tendrán las siguientes prohibiciones:
a) Realizar funciones y actuaciones de administración activa, salvo las necesarias para cumplir su competencia.
b) Formar parte de un órgano director de un procedimiento administrativo.
c) Ejercer profesiones liberales fuera del cargo, salvo en asuntos estrictamente personales, en los de su cónyuge, sus ascendientes, descendientes y colaterales por consanguinidad y afinidad hasta tercer grado, o bien, cuando la jornada no sea de tiempo completo, excepto que exista impedimento por la existencia de un interés directo o indirecto del propio ente u órgano. De esta prohibición se exceptúa la docencia, siempre que sea fuera de la jornada laboral.
d) Participar en actividades político-electorales, salvo la emisión del voto en las elecciones nacionales y municipales.
e) Revelar información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando y sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funcionarios de los entes y órganos sujetos a esta Ley.
Por las prohibiciones contempladas en esta Ley se les pagará un sesenta y cinco por ciento (65%) sobre el salario base”.
2.4.4.- PERICIA Y DEBIDO CUIDADO PROFESIONAL DEL PERSONAL DE LA AUDITORÍA GENERAL.
El personal de la Auditoría General cuenta con los conocimientos, las aptitudes y otras competencias necesarias para cumplir sus
responsabilidades individuales, así como de manera colectiva, cuando es necesario, asimismo la Auditoría gestiona y obtiene de las fuentes pertinentes, el asesoramiento y asistencia necesarios para cumplir sus responsabilidades, esto cuando el personal de esta Unidad carece de conocimientos, aptitudes y otras competencias específicas.
Por otra parte, las gestiones de la Auditoría General permiten asegurar que, en el cumplimiento de sus competencias, los funcionarios muestren un grado razonable de pericia y debido cuidado profesional, además, el personal perfecciona y actualiza sus conocimientos, aptitudes y otras competencias mediante capacitación y esfuerzos individuales, con la finalidad de ofrecer un mejor servicio.
2.4.5.- PROGRAMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE LA AUDITORÍA GENERAL.
La Auditoría General está desarrollando un programa de aseguramiento de la calidad que pretende cubrir todos los aspectos de la actividad de auditoría como tal, por lo que se efectúan revisiones continuas de desempeño de la actividad, como parte de los procesos de la Unidad. Para el proceso de planeación y planificación de la evaluación de la Calidad de la Auditoría General del MOPT, fueron seleccionados funcionarios de nivel Ejecutivo, Jefes de Unidad, así como personal de la Auditoría, a los que se le realizaron entrevistas que posteriormente reflejarían el grado de calidad de los servicios que ofrece la Auditoría General del Ministerio de Obras Públicas y Transportes.
Como parte de los procesos de calidad, se analizó el avance y cumplimiento del Plan de Mejoras 2013-2014, expuesto mediante informe de control interno N° AG-I-025-2014, para lo cual se determinaron los siguientes resultados:
Cuadro No.3
MIISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES AUDITORÍA GENERAL
SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAS 2013-2014
Fuente: Elaboración del Auditor con base al Plan de Mejoras 2013-2014, Informe de Control Interno AG-I-25-2014.
De acuerdo con el cuadro anterior, se implementaron acciones para el desempeño de las situaciones planteadas dentro del Plan de Mejoras, generando puntos de cumplimiento en un 100% y en otros se está en proceso como se explica a continuación.
Para la contratación de los puestos vacantes, las plazas fueron liberadas y actualmente está en proceso de que se emitan las ternas por la Dirección General del Servicio Civil.
Respecto de la capacitación, durante el año 2014, se capacitó a los funcionarios de la Auditoría según los requerimientos definidos en la Matriz de capacitación en distintos temas tales como: Inspección de la Construcción de puentes, Mezclas asfálticas en tibio y reciclado de pavimentos, Mecánica básica automotriz para conductores Módulo II, Desempeño de Sistemas de Demarcación Vial Horizontal, Introducción a la Inspección de Puentes, Seguridad de la Información ISO 27001 y su alineación en COBIT, Introducción a la Contratación Administrativa, COSO 2013, XV Congreso de Auditoría Interna, Archivos, Gestión Documental y Administración electrónica de documentos, Ciclo del Procedimiento de Auditoría, Auditoría de Sistemas de Información, Auditoría Basada en riesgos, Fortaleciendo el Equipo de Trabajo, Definición de riesgos por categoría institucionales, Gestión de Riesgo para Cobit 5 - Un enfoque práctico, Integración Plan-Presupuesto-SEVRI y Autoevaluación.
N° SITUACIÓN PLANTEADA EN PLAN DE MEJORAS CUMPLIMIENTO SI NO PARCIAL
1 Plazas Vacantes (Contratar todas las plazas
vacantes) √
2
Capacitación de funcionarios según los requerimientos definidos en la matriz de capacitación.
√
3 Unidad de Aseguramiento de la Calidad √
En lo referente a la Unidad de Aseguramiento de la Calidad se realizaron los estudios donde se definieron funciones y procedimientos, los cuales se establecerán en la actualización de los procedimientos que se realizará durante el presente año.
Durante el año 2015 dentro del Universo Auditable, se procederá a la actualización de la herramienta denominada Matriz de valoración de riesgo en las áreas de Auditoría, Ingeniería e Informática.
Todo lo anterior en cumplimiento de las “Directrices para la Autoevaluación Anual y la Evaluación externa de Calidad de las Auditorías Internas del Sector Público” en su numeral 3.3.1, Procedimientos de Verificación de los Atributos de la Unidad de Auditoría Interna y su Personal.
2.5.- ADMINISTRACIÓN DE LA ACTIVIDAD DE AUDITORÍA GENERAL
Con la aplicación del “Procedimiento general de verificación de la Administración de la Actividad de Auditoría Interna” y su respectiva herramienta, elaborados por la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa de la Contraloría General de República, se realizó una verificación puntual de cada uno de los aspectos ahí definidos, cuyos resultados más relevantes se presentan a continuación:
2.5.1.- PLANIFICACIÓN DE LA ACTIVIDAD DE AUDITORÍA GENERAL.
La Auditoría General en su actividad dispone de un Plan Estratégico, el cual consiste en una guía para orientar todas las actividades que se realizan, así como de los recursos que se requieren para realizar las fiscalizaciones correspondientes, de acuerdo con el Universo Auditable de esta Auditoría. El Plan Estratégico 2012-2016 estará en proceso de actualización a partir del presente año.
Para efectos de una mejor aplicación en relación con el Universo Auditable y para poder cubrir el mismo, dicho Plan fue realizado en concordancia con el Plan Operativo Institucional, para el periodo de 2012 a 2016, esto facilitó la planificación de acuerdo con los proyectos previamente definidos por la administración para los siguientes cuatro años, el mismo fue comunicado al Despacho del Ministro para su oficialización mediante Oficio No. AG-2613-2011, del 04 de noviembre de 2011, en cumplimiento de la normativa vigente.
Como parte de la planificación, esta Auditoría dispone de un Plan Anual de Trabajo, el cual está acorde con los lineamientos emitidos por la Contraloría General de la República, que incluye todos los servicios de auditoría que pretende brindar durante el periodo correspondiente, así como las labores permanentes, el cual fue remitido al Despacho del Ministro mediante Oficio No. AG-3454-2014 del 14 de noviembre de 2014, el cual indica:
“El Plan Anual 2015 ya fue remitido por medio del Sistema de Planes de Trabajo de las Auditorías Internas a la Contraloría General de la República. Cualquier observación, aclaración o solicitud de intervención específica en algún área de la Institución, por parte de su Despacho y/o de los señores Viceministros, correspondería comunicarse a esta Auditoría para la inclusión respectiva.”
Lo anterior, en cumplimiento de la Norma 2.2.3 del Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público.
“2.2.3 Comunicación del Plan de Trabajo Anual y sus modificaciones.
El Plan de trabajo anual de la auditoría interna y el requerimiento de recursos necesarios para su ejecución, se debe dar a conocer al jerarca, por parte del auditor interno.
Asimismo, se deben valorar las observaciones y solicitudes que, sobre los contenidos de ese plan, plantee esa autoridad en su condición de responsable principal por el sistema de control interno institucional.
Las modificaciones al plan de trabajo anual que se requieran durante su ejecución, deben comunicarse oportunamente al jerarca.
El plan de trabajo anual y sus modificaciones, se deben remitir a la Contraloría General de la República, en la forma y términos que al efecto disponga ese Órgano Contralor. La remisión de esa información no tiene como objetivo otorgar una aprobación o visto bueno a lo planificado por la Auditoría Interna”.
Asimismo, todas las actividades de auditoría que no han sido planeadas y requieren ser adicionadas al Plan Anual de Trabajo, o en algunos casos modificaciones por cambios en el objetivo del estudio se comunica al Jerarca para lo que corresponda y a la Contraloría General de la República, de conformidad con la normativa que rige a la actividad de auditoría interna.
Como parte de la planificación, la actividad de la auditoría interna está fundamentada en un proceso continuo de evaluación de riesgos, es por esta razón que el Universo Auditable debe estar claramente establecido y actualizado, por lo que los objetivos de la Auditoría son consistentes con los objetivos de la Administración, lo que permite dar un seguimiento oportuno del Plan Operativo Institucional, y posteriormente informar al Jerarca de acuerdo con los estudios realizados el cumplimiento de los objetivos institucionales.
En lo referente a la valoración del riesgo esta Auditoría cuenta con una Herramienta de Valoración del Riesgo, que evalúa el Universo Auditable de esta Auditoría, en donde se identifica el riesgo que tiene cada proceso en la actividad de la Administración.
Lo anterior, se da en razón de que la Unidad de Valoración de Riesgo, Dependencia asignada en este Ministerio para la identificación de riesgos a nivel institucional, determina el riesgo a nivel de direcciones, lo que dificulta poder utilizar esta valoración para los estudios que realiza esta Auditoría, ya que no contempla los procesos.
Esta herramienta ha estado en constante actualización ya que el Universo Auditable cuenta con más de ochocientos procesos según el Plan Estratégico de esta Auditoría del periodo 2011-2016, mismo que está siendo actualizado para conformar el nuevo Plan que empezará a regir a partir del año 2016, ya que la actividad de la Institución ha generado que se reestructure el que rige actualmente, por cuanto los recursos de esta Unidad así como los procesos institucionales han sufrido modificaciones importantes.
Sobre esta misma línea, la Auditoría General planificó concluir la actualización de la Matriz de Valoración de Riesgo con el objetivo de conformar el Plan Estratégico que incluya tanto los recursos, así como los estudios que se realizarán a partir del año 2016.
2.5.2.- POLITICAS, PROCEDIMIENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE LA AUDITORÍA GENERAL.
La Auditoría General cuenta con políticas y procedimientos escritos para guiar la actividad, los mismos han sido divulgados entre los funcionarios de la Unidad y están permanentemente disponibles para su consulta, los cuales se van a actualizar para que se adecúen a las necesidades y características propias de la actividad de la Auditoría.
En relación con lo anterior, se solicitó a la Dirección de Planeamiento Administrativo mediante el oficio AG-0047-2015 del 08 de enero de 2015, la actualización del Manual de Procedimientos de esta Auditoría, dado que se están utilizando los formularios brindados en la capacitación “Ciclo del Procedimiento de Auditoría”, por cuanto este año se ha iniciado con la aplicación de formularios brindados en la capacitación “Ciclo del Procedimiento de Auditoría”, dichos formularios han sido adaptados para garantizar el cumplimiento de las Normas Generales Relativas al Trabajo de Auditoría en el Sector Público Capítulo II, expuestas en las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, donde se indica lo siguiente:
“201.Administración de la Auditoría.
01. La organización de auditoría debe establecer e implementar políticas y procedimientos para el manejo de la auditoría.
202.Actividades del proceso de auditoría.
01. El proceso de auditoría en el sector público debe comprender las
actividades de planificación, examen, comunicación de resultados y
seguimiento de disposiciones o recomendaciones. 203.Planificación.
01. Toda auditoría en el sector público debe ser planificada de manera que garantice la realización de una labor de alta calidad de un modo económico, eficiente y eficaz y de manera oportuna (momento) y de acuerdo con los principios de la buena gestión de proyectos.
(…)
03. El auditor debe elaborar el programa para la actividad de planificación, en el que se definan los procedimientos de auditoría que se requiere aplicar para cumplir con los objetivos correspondientes a esta actividad; así como el objetivo, naturaleza, alcance, oportunidad, plazo y responsables de los mismos.
(…)
05. El auditor debe preparar y documentar un Plan General de Auditoría para guiar el desarrollo de la actividad de examen. El Plan General de Auditoría debe contener al menos, los siguientes asuntos: a) Marco de referencia de la
Auditoría. b) Viabilidad de la auditoría. c) Relevancia de la auditoría. d) Objetivo de la auditoría. e) Alcance y período objeto de examen f) Resumen de los resultados y selección de áreas de examen. g) Recursos requeridos para el desarrollo del trabajo h) Cronograma de trabajo.
204. Examen.
01. Durante la actividad de examen se debe ejecutar el programa específico para alcanzar los objetivos de la auditoría, ejecutar en forma ordenada las actividades dispuestas, lo cual conlleva a realizar pruebas, evaluar controles y recolectar la evidencia necesaria mediante la utilización de técnicas y prácticas de auditoría para determinar, justificar y presentar apropiadamente los hallazgos de auditoría, con sus atributos de criterio, condición, causa y efecto.
205.Comunicación de Resultados.
01. La organización de auditoría debe establecer e implementar políticas y procedimientos sobre las formas de comunicación y el trámite de documentos que origine el proceso de auditoría.
(…)
03. Las instancias correspondientes de la administración auditada deben ser informadas, sobre los principales resultados, las conclusiones y las disposiciones o recomendaciones según corresponda, producto de la auditoría que se lleve a cabo, lo que constituirá la base para el mejoramiento de los asuntos examinados.
(…)
05. Los informes de auditoría deben elaborarse en un lenguaje sencillo, ser objetivos, concisos, claros, completos, exactos e imparciales, basados en hechos y respaldados con evidencia suficiente, competente y pertinente y con una estructura predeterminada de conformidad con las políticas que al respecto emita la organización de auditoría y en atención a 9 los requerimientos técnicos.
(…)
10. Los informes de auditoría deben contener un resumen ejecutivo de los principales resultados obtenidos, así como de las conclusiones, disposiciones o recomendaciones emitidas.
206. Seguimiento.
01. Cada organización de auditoría del sector público debe establecer e implementar los mecanismos necesarios para verificar oportunamente el cumplimiento efectivo de las disposiciones o recomendaciones emitidas. 02. La Administración es responsable tanto de la acción correctiva como de implementar y dar seguimiento a las disposiciones y recomendaciones de manera oportuna y efectiva, por lo que deberá establecer políticas, procedimientos y sistemas para comprobar las acciones llevadas a cabo para asegurar el correcto y oportuno cumplimiento. Las auditorías internas deberán verificar el cumplimiento de las disposiciones o recomendaciones que otras organizaciones de auditoría hayan dirigido a la entidad u órgano de su competencia institucional.”
Por otra parte, a partir del año 2015 para la fiscalización del componente tecnológico en los estudios que realiza esta Auditoría, se utilizan las Normas técnicas para la Gestión y el Control de las Tecnologías de la Información
(N-2-2007-CO-DFOE), así como las sanas prácticas para el control de la
información contenidas en el COBIT 4.1 y la adecuada gestión de servicios de tecnologías de información planteada en ITIL.
La metodología de trabajo, que utilizan los funcionarios encargados de este tipo de evaluación, cuenta con un mapeo que identifica la interrelación entre el componente COBIT y las Normas de TI.
En cuanto la administración de esta Auditoría General, la misma posee recursos, materiales, tecnológicos, de transporte y otros, necesarios para cumplir con su gestión. Mediante el oficio AG-1169-2015 esta Auditoría pone en conocimiento al Despacho Ministerial de la Resolución R-DC-010-2015 de la Contraloría General de la República sobre las “Directrices para la solicitud y asignación de recursos a las Auditorías Internas” dictada a las diez horas del 06 de febrero de 2015 y publicada en la Gaceta N°48 del 10 de marzo de 2015, la cual indica:
“El ordenamiento jurídico identifica a la auditoría interna como uno de los dos componentes orgánicos del sistema de control interno institucional. En tal condición, coadyuva con la administración activa —el otro componente— en el fortalecimiento de dicho sistema y en la generación de una seguridad razonable sobre el logro de los objetivos institucionales, mediante el desarrollo de una actividad independiente, objetiva y asesora, caracterizada por la práctica de un enfoque sistemático y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de dirección, administración del riesgo y control en las instituciones respectivas, conforme lo establece el bloque de legalidad. Para el cabal ejercicio de los delicados deberes que le son inherentes, la auditoría interna precisa de una dotación de recursos congruente con su competencia institucional; es por eso que la normativa jurídica que le es aplicable determina como obligación del jerarca la de asegurar que tales recursos sean asignados y entregados oportunamente. Recae sobre la propia auditoría interna determinar cuál es su necesidad de recursos y gestionar ante su jerarca la dotación respectiva, teniendo presentes no sólo los factores directamente identificables con la unidad, sino también las posibilidades institucionales de otorgar una mayor o menor cantidad”.
2.6.- VALOR AGREGADO DE LA ACTIVIDAD DE AUDITORÍA
De la aplicación del “Procedimiento general para la verificación de los Procedimientos relativos al valor agregado que da la Unidad de Auditoría” y su respectiva herramienta, elaborados por la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa de la Contraloría General de República, al realizarse una verificación puntual de cada uno de los aspectos definidos, a continuación se presentan los resultados más relevantes obtenidos:
2.6.1.- EFECTIVIDAD DE LA EVALUACIÓN, MEJORA DE LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO Y DEL CONTROL.
Esta Auditoría, ha fiscalizado la efectividad del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI), de la misma forma ha definido políticas, instrucciones y procedimientos que permiten asegurar que los funcionarios de la unidad consideren los riesgos y controles relacionados con los servicios preventivos y que estén alertas a la existencia de otros riesgos significativos.
Asimismo, ha fiscalizado la eficacia, la eficiencia, la economía y la legalidad de los controles establecidos por la administración activa, así como la verificación y la congruencia de los objetivos, las metas, los programas y presupuestos de los niveles operativos, promoviendo las mejoras pertinentes, de conformidad con sus competencias.
2.6.2 EFECTIVIDAD DE LA EVALUACIÓN Y MEJORA DE LOS PROCESOS DE DIRECCIÓN.
La Auditoría General ha fiscalizado los procesos de dirección de la Institución y la implantación y la eficacia de los objetivos, los programas y las actividades de la organización en relación con la ética.
Por otra parte, los servicios que brinda ésta Auditoría General, a la administración activa incluyen, auditorías financieras, operativas, Tecnologías de Información y de carácter especial, así como, asesorías, advertencias, legalización de libros y otros propios de la competencia de la auditoría interna.
2.6.3.- PLANIFICACIÓN DE LOS SERVICIOS DE LA AUDITORÍA GENERAL.
La Auditoría General dentro de la planificación de cada estudio, elabora y registra un plan de trabajo, el cual contempla el alcance, los objetivos, el tiempo y la asignación de recursos.
Al planificar cada uno de los trabajos, la Auditoría General considera los siguientes argumentos:
1. Los objetivos de la actividad que está siendo revisada y los medios con los cuales la actividad controla su desempeño. 2. Los riesgos significativos de la actividad a revisar, sus objetivos,
recursos y operaciones, y los medios por los cuales el impacto potencial del riesgo se mantiene a un nivel aceptable.
3. La adecuación y efectividad de los procesos de la valoración del riesgo y control de la actividad.
4. Las oportunidades de introducir mejoras significativas en los procesos del riesgo y control de la actividad.
Al planificar un trabajo, el auditor establece una comunicación con las personas que correspondan, para poner en conocimiento los objetivos, el alcance, las responsabilidades, la comunicación de los resultados y otras expectativas del proceso que se realiza.
Para cada uno de los estudios del Plan Anual de trabajo, se establecen los objetivos contemplando la normativa vigente, por lo que el alcance debe satisfacer los objetivos planteados, es por esta razón, que la Auditoría General dispone de todos sus recursos para satisfacer dichos objetivos, considerando la naturaleza de cada uno de los servicios (auditoría o preventivo).
Dentro de la planificación se contempla los procedimientos para identificar, analizar, evaluar y registrar información durante el desarrollo del trabajo, los mismos deben ser aprobados por la Jefatura así como cualquier ajuste que se les realice.
2.6.4.- PROCESAMIENTO Y CALIDAD DE LA INFORMACIÓN RECOPILADA Y UTILIZADA POR LA AUDITORÍA.
A partir de las autoevaluaciones de calidad, se ha implementado herramientas para mejorar la elaboración de los papeles de trabajo, para lo cual se dispusieron políticas y procedimientos relativos a su diseño, revisión, codificación, marcas, manejo, custodia y conservación de los mismos.
Los procedimientos aseguran que la información recopilada por la Auditoría General sea suficiente, confiable, relevante y útil para alcanzar los objetivos del trabajo, incluyendo la identificación de presuntos incumplimientos que ameriten la ejecución de procedimientos administrativos para el establecimiento de responsabilidades, estos garantizan que los resultados del trabajo se fundamenten en evaluaciones y análisis adecuados mediante hojas de trabajo (Cédulas) técnicamente elaboradas.
Por otra parte, las medidas establecidas en la Auditoría General en cuanto al procesamiento y calidad de la información recopilada, aseguran que los funcionarios observen las regulaciones sobre; la confidencialidad de los denunciantes y la información a la que tienen acceso durante los estudios que realizan.
Para el acceso y custodia de la información se dispone de un archivo permanente en el cual se mantiene la información relevante sobre los estudios realizados.
Como parte de la supervisión continua sobre cada una de los procesos de trabajo que se realizan en los estudios asignados a cada auditor, diariamente la Auditora General junto con el Sub auditor realizan la supervisión del cumplimiento de las instrucciones y avances en dichos procesos mediante la verificación del formulario denominado “Seguimiento de actividades pendientes por auditor”
Lo anterior, permite, supervisar la actividad realizada por cada auditor en las distintas etapas de un estudio, generando un mayor control en el desarrollo de los procedimientos, así como de los informes que se emitan.
Como parte de las mejoras en materia de tecnología, la Dirección de Auditoría General está realizando las siguientes tareas:
1. Nivel de automatización de los trámites.
Como parte del proceso de mejora continua de la Auditoría, se ha realizado un procedimiento denominado Digitalización de Documentos, que busca reducir considerablemente las impresiones y por ende el consumo de hojas de papel.
Otro de los beneficios que se espera alcanzar con esta iniciativa, es la digitalización de la información encaminada hacia una política de “Cero Papeles”, que facilite una gestión responsable con el medio ambiente, y logre una aplicación más eficiente de la tecnología como herramienta colaborativa de trabajo.
2. Incorporación de Firma Digital.
Al procedimiento de Digitalización de Documentos, se va a incorporar paulatinamente el uso de la firma digital, gestionada para los funcionarios de la Auditoría.
El dispositivo brinda una medida de seguridad recomendable, en la autenticación de los documentos que se manejan, tanto a lo interno como a lo externo de la Institución.
3. Archivo Permanente Digitalizado.
La Auditoría General se encuentra elaborando una herramienta digital que pueda ser utilizada por los funcionarios de la Auditoría, a modo de Página
Interna o Intranet.
Con esto se pretende ubicar de forma ordenada, centralizada y expedita documentos de interés común, para que puedan ser accedidos en modo de consulta, para apoyar los trabajos que se realizan.
4. Herramienta de Riesgo.
La Auditoría General se encuentra en proceso de actualización de la herramienta de riesgo utilizada por la Dirección, de forma que facilite al usuario obtener un resultado ágil y adecuado conforme la evaluación de
criterios significativos que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales así como el adecuado uso de recursos públicos.
5. Adquisición de Servidor propio.
Se han realizado las gestiones pertinentes ante la Dirección de Informática para la adquisición de un Servidor propio para la Auditoría, que sea administrado por el personal designado por la Jefatura, para que se posibilite la adquisición de herramientas automatizadas que puedan ser utilizadas por los funcionarios.
Este equipo permitirá un nivel de almacenamiento óptimo para la información que se trabaja en la Dirección, debido al riesgo que representa mantener la Confidencialidad durante la etapa de elaboración de informes, estudios o atención de denuncias. También será posible adquirir licencias especializadas que puedan ser almacenadas y utilizadas por los funcionarios de la Auditoría.
6. Página Web del Ministerio.
La Página Web del Ministerio cuenta con un apartado específico para la Auditoría, que brinda al público en general la posibilidad de consultar los Informes de Control Interno y Advertencias que han sido emitidos, así como la alternativa de plantear denuncias.
2.6.5 COMUNICACIÓN DE RESULTADOS DE LOS SERVICIOS DE AUDITORÍA GENERAL.
Los resultados del trabajo realizado por la Auditoría General, son comunicados por medios electrónicos a los funcionarios con competencia y autoridad para la toma de decisiones, con la finalidad de mostrar de forma precisa, objetiva, clara, concisa, constructiva, completa y oportuna, cada uno los resultados del trabajo realizado y que posteriormente serán discutidos para la emisión del informe final.
Los posibles incumplimientos o irregularidades detectadas por esta Auditoría y que pueden generar responsabilidad administrativa, civil o penal son comunicados en el tiempo y plazo establecidos a las instancias que corresponda, mediante servicios preventivos como son las advertencias o asesorías y mediante informes de relaciones de hechos o denuncias penales.
2.6.7 SUPERVISIÓN DEL PROGRESO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONES, OBSERVACIONES Y DEMÁS PRODUCTOS DE LA AUDITORÍA GENERAL.
Esta Auditoría General, cuenta con una Unidad de Seguimiento de recomendaciones, observaciones y demás productos resultantes de su gestión, así como de los resultados de evaluaciones realizadas por otros órganos competentes, esta unidad es responsable de:
1. Realizar los seguimientos de los estudios de forma oportuna, permitiendo conocer el estado de implementación de las recomendaciones.
2. Realizar las observaciones correspondientes de acuerdo con el criterio del auditor encargado del estudio, asimismo realizar las advertencias a los encargados de implementar las recomendaciones emitidas por esta Auditoría.
3. Emprender las acciones que correspondan ante eventuales incumplimientos injustificados en la implementación de las recomendaciones por parte de la Administración.
4. Realizar verificaciones formales de las acciones realizadas por la administración en la implementación de las recomendaciones. 5. Realizar el seguimiento oportuno de las Relaciones de Hechos
mediante consulta al Órgano Director designado por el Despacho del Ministro, sobre la resolución final de las mismas.
3. CONCLUSIONES
De los resultados del estudio, se obtienen las siguientes conclusiones:
3.1. Del total de las respuestas obtenidas en la encuesta aplicada a las Instancias Auditadas, en temas como: Relación de la Auditoría General con el encuestado, personal de la Auditoría, desarrollo de trabajo y comunicación de resultados, así como valor agregado por la actividad de la Auditoría; reflejó un nivel de aceptabilidad del 96.67%, considerando únicamente las dependencias que se encuentran de acuerdo y parcialmente de acuerdo, en relación con las actividades que realiza esta Unidad, la diferencia restante que no está de acuerdo o que no sabe o no responde al respecto, obedece a que desconocen parte de la labor de esta Auditoría, sus alcances y aplicaciones. Asimismo, aunque mantienen una posición de respeto para la actividad, no recurren a la Auditoría como Unidad de asesoría para el mejoramiento de los controles Institucionales.
3.2 Las respuestas de los funcionarios de la Auditoría que se encuentran entre de acuerdo y parcialmente de acuerdo, sobre la labor desarrollada de la Auditoría, se determinó que existe un nivel de aceptabilidad del
97.78% sin embargo, un 2.22% no está de acuerdo en algunos de los aspectos evaluados, indicando que el Jerarca y la Administración Activa no tienen un entendimiento cabal del papel que le corresponde a la Auditoría General, por otra parte, se indica que la Auditoría General no posee los recursos humanos, materiales, tecnológicos, de transporte y otros, necesarios y suficientes para cumplir con su gestión y consideran que las políticas y procedimientos para el desarrollo de los servicios de la Auditoria General.
3.4. En seguimiento al Plan de Mejoras 2013-2014, se logró determinar un cumplimiento del 95% de todas las situaciones planteadas, lo que tiene como resultado un mejor sistema de control en todas las actividades que realiza la Auditoría General, el restante 5% corresponde a que aún se encuentra en proceso de actualización la Matriz de Riesgo de la Auditoría General, misma que contempla el Universo Auditable de esta Unidad.
4. PLAN DE MEJORAS
Ésta Auditoría General deberá instaurar en el transcurso del presente periodo, las medidas correctivas que se consignan en el Plan de Mejoras adjunto.
PLAN DE MEJORAS
Situación encontrada Acción por implementar necesarios Recursos Responsable Plazo Fecha de inicio estimada
Fecha de conclusión
estimada Observaciones
Actualización de los Procedimientos Establecidos.
Se solicitó mediante el Oficio AG-0047-2015 a la Dirección de Planeamiento Administrativo la actualización del manual de procedimientos de esta Auditoria. Horas/auditor y material informativo y descriptivo. Auditora General, Subauditor General. Dirección de Planeamiento Administrativo Segundo Semestre 2015 01/07/2015 31/12/2015
Confección del Plan Estratégico 2017.
Inicio de la estructuración del Plan Estratégico de la Auditoría Interna del
MOPT a partir del 2017. Horas auditor
Auditora General, Subauditor General. Dirección de Planeamiento Administrativo Segundo Semestre 2015 01/07/2015 31/12/2015
Actualización del Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría General del Ministerio de Obras Públicas y Transportes.
La abogada de ésta Dependencia se encuentra revisando dicho Reglamento,
para proceder con su actualización. Horas auditor
Auditora General, Subauditor General. Dirección de Planeamiento Administrativo Segundo Semestre 2015 01/07/2015 31/12/2015
Capacitación del personal de auditoría.
Se capacitará a los funcionarios de la Auditoría según los requerimientos definidos en la Matriz de capacitación.
Horas/auditor y material informativo y descriptivo. Auditora General y Subauditor General. Unidad de Aseguramiento de la Calidad Segundo Semestre 2015 01/07/2015 31/12/2015
Actualización de Universo Auditable
Actualización de la herramienta de riesgo, denominada Matriz de valoración de riesgo en las áreas de Auditoría, Ingeniería e Informática. Horas auditor Auditora General, Subauditor General. Dirección de Planeamiento Administrativo Segundo Semestre 2015 01/07/2015 31/12/2015
Automatización de los trámites de la Auditoría General.
Elaboración e implementación del Procedimiento para la Digitalización de Documentos, que conduzca a la Dirección a reducir su dependencia del papel ("Cero papel").
Se incorporará paulatinamente el uso de la Firma Digital como una medida de Seguridad recomendable en la autenticación de documentos. Horas auditor Auditora General, Subauditor General. Dirección de Planeamiento Administrativo Segundo Semestre 2015 01/07/2015 31/12/2015
Herramienta de Consulta para el Archivo Permanente Digitalizado
Realización de una página de consulta interna para el personal de la Auditoría, que contenga la información del Archivo Permanente Digitalizado. Horas auditor Auditora General, Subauditor General y Funcionarios de la Dependencia. Segundo Semestre 2015 01/07/2015 31/12/2015 Actualización de la metodología de riesgo utilizada por la Auditoría
Modernización de la herramienta de riesgos utilizada por la Auditoría General, que permita determinar en forma dinámica y de acuerdo a los procesos institucionales el grado de amenaza que representa su materialización para la Administración. Horas auditor Auditora General, Subauditor General y Funcionarios de la Dependencia. Segundo Semestre 2015 01/07/2015 31/12/2015
Adquisición de Servidor propio
Se han realizado las gestiones ante la Dirección de Informática para la adquisición del equipo que nos brinde un
nivel óptimo de
Seguridad/Confidencialidad en la información que se maneja, y permitirá la compra de licencias especializadas, para el análisis de datos.
Presupuesto de Informática Dirección de Informática Segundo Semestre 2015 01/07/2015 31/12/2015 Actualización de la información de la Auditoría General en la página del MOPT
Se debe enviar a la Dirección de Informática la información de la Auditoría General que debe ser posteada al público en General.
Horas auditor Auditora General, Subauditor General y Funcionarios de la Dependencia. Segundo Semestre 2015 01/07/2015 31/12/2015
