MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA
ACUERDO No. 001 DE JUNIO 17 DE 2008
1 GENERALIDADES 13 1.1 INTRODUCCIÓN 13 1.2 NATURALEZA 13 1.3 RESEÑA HISTÓRICA 13 1.4 ESTRUCTURA INTERNA 14 1.5 MISIÓN 15 1.6 VISIÓN 15 1.7 OBJETIVOS 15
1.8 FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA 15
1.9 SIMBOLOGÍA 16
1.10 OBJETIVO DEL MANUAL 17
2 SERVICIOS 19 2.1 CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO 19 2.1.1 Generalidades 19 2.1.1.1 Definición 19 2.1.1.2 Objetivo 19 2.1.1.3 Índice de procesos 19 2.1.2 Préstamo a Domicilio 19 2.1.2.1 Objetivo 19 2.1.2.2 Políticas y lineamientos 19 2.1.2.2.1 Usuario Internos 19 2.1.2.2.2 Usuario Externos 20
2.1.2.3 Descripción del procedimiento 20
2.1.2.4 Diagrama de flujo 21 2.1.3 Préstamo en Sala 22 2.1.3.1 Objetivo 22 2.1.3.2 Políticas y lineamientos 22 2.1.3.2.1 Usuario Internos 22 2.1.3.2.2 Usuarios Externos 22
2.1.3.3 Descripción del procedimiento 22
2.1.3.4 Diagrama de flujo 23
2.1.4 Paz y salvos Estudiantes 24
2.1.4.1 Objetivo 24
2.1.4.2 Políticas y lineamientos 24
2.1.4.2.1 Usuario Internos 24
2.1.4.3 Descripción del procedimiento académico 24
2.1.5.1 Objetivo 26
2.1.5.2 Políticas y lineamientos 26
2.1.5.2.1 Usuario Internos 26
2.1.5.3 Descripción del procedimiento 26
2.1.5.4 Diagrama de flujo. 27 2.1.6 Multas 28 2.1.6.1 Objetivo 28 2.1.6.2 Políticas y lineamientos 28 2.1.6.2.1 Usuario Internos 28 2.1.6.2.2 Usuario Externos 28
2.1.6.3 Descripción del procedimiento 28
2.1.6.4 Diagrama de flujo 29
2.1.7 Reposición por pérdida 30
2.1.7.1 Objetivo 30
2.1.7.2 Políticas y lineamientos 30
2.1.7.2.1 Usuario Interno 30
2.1.7.2.2 Requisitos de reposición 30
2.1.7.3 Descripción del procedimiento. 30
2.1.7.4 Diagrama de flujo 31
2.1.8 Libro por multa 32
2.1.8.1 Objetivo 32
2.1.8.2 Políticas y lineamientos 32
2.1.8.2.1 Usuario Internos 32
2.1.8.3 Características de entrega de Libro. 32
2.1.8.4 Descripción del procedimiento 32
2.1.8.5 Diagrama de Flujo 33
2.1.9 Expedición del carné de egresado 34
2.1.9.1 Objetivo 34
2.1.9.2 Políticas y lineamientos 34
2.1.9.3 Documentación Requerida 34
2.1.9.3.1 Graduados 34
2.1.9.3.2 Terminación de materias 34
2.1.9.4 Descripción del procedimiento 34
2.1.9.5 Diagrama de flujo 35 2.2 FORMACIÓN DE USUARIOS 36 2.2.1 Generalidades 36 2.2.1.1 Definición 36 2.2.1.2 Objetivo 36 2.2.1.3 Índice de procesos 36
2.2.2 Inducción a usuarios de primer semestre 36
2.2.2.1 Objetivo 36
2.2.2.2 Políticas y lineamientos 36
2.2.2.3 Descripción de procedimiento 36
2.2.2.4 Diagrama de flujo 37
2.2.3 Inducción a usuarios durante el semestre. 38
2.2.3.1 Objetivo 38
2.2.3.2 Políticas y lineamientos 38
2.2.3.3 Descripción del procedimiento 38
2.2.3.4 Diagrama de flujo 39
2.3.1.1 Definición 40
2.3.1.2 Objetivo 40
2.3.1.3 Índice de procesos 40
2.3.2 Orientación y asesoría en búsqueda y recuperación información 40
2.3.2.1 Objetivo 40
2.3.2.2 Políticas y lineamientos 40
2.3.2.3 Descripción del procedimiento 40
2.3.2.4 Observaciones 41
2.3.2.4.1 Análisis de la necesidad de información 41
2.3.2.4.2 Asesoría en estrategias de búsqueda y recuperación 41
2.3.2.4.3 Evaluación de tipo de búsqueda 42
2.3.2.4.4 Entrega de resultados 42 2.3.2.4.5 Almacenamiento de Información 42 2.3.2.5 Diagrama de flujo 43 2.3.3 Realización de Bibliografías 44 2.3.3.1 Objetivo 44 2.3.3.2 Políticas y lineamientos 44
2.3.3.3 Descripción del procedimiento 44
2.3.3.4 Observaciones 44
2.3.3.4.1 Presenta necesidad informativa 44
2.3.3.4.2 Evaluación solicitud 44
2.3.3.4.3 Desarrolla búsqueda y evalúa las diferentes fuentes 44
2.3.3.4.4 Entrega resultados 45
2.3.3.4.5 Desarrollo del proceso pertinente 45
2.3.3.5 Diagrama de flujo 45
2.3.4 Diseminación Selectiva de Información 46
2.3.4.1 Objetivo 46
2.3.4.2 Políticas y lineamientos 46
2.3.4.3 Descripción del procedimiento 46
2.3.4.4 Diagrama de flujo 46
2.3.5 Conmutación Bibliográfica 47
2.3.5.1 Objetivo 47
2.3.5.2 Políticas y lineamientos 47
2.3.5.3 Descripción del procedimiento 47
2.3.5.3.1 Descripción documentos A 47
2.3.5.3.2 Descripción del procedimiento B 47
2.3.5.4 Observaciones 48 2.3.5.5 Diagrama de flujo 48 2.3.5.5.1 Procedimiento A 48 2.3.5.5.2 Procedimiento B 49 2.4 RELACIONES INTERINSTITUCIONALES 49 2.4.1 Generalidades 49 2.4.1.1 Definición 49 2.4.1.2 Objetivo 49 2.4.1.3 Índice de procesos 49 2.4.2 Carta de Presentación 50 2.4.2.1 Objetivo 50 2.4.2.2 Políticas y lineamientos 50
2.4.2.2.2 Usuarios externos 50
2.4.2.3 Descripción del procedimiento 50
2.4.2.4 Diagrama de flujo 51 2.4.3 Préstamo Interbibliotecario 52 2.4.3.1 Objetivo 52 2.4.3.2 Políticas y lineamientos 52 2.4.3.2.1 Usuarios internos 52 2.4.3.2.2 Usuarios externos 52
2.4.3.3 Descripción del procedimiento 52
2.4.3.4 Diagrama de flujo 53
2.4.4 Préstamo Interbibliotecario Biblioteca Luís Ángel Arango. 54
2.4.4.1 Objetivo 54
2.4.4.2 Políticas y lineamientos 54
2.4.4.2.1 Usuarios internos 54
2.4.4.3 Descripción del procedimiento 54
2.4.4.4 Diagrama de flujo 55 2.5 SIARED 56 2.5.1 Generalidades 56 2.5.1.1 Definición 56 2.5.1.2 Objetivo 56 2.5.1.3 Índice de procesos 56 2.5.1.4 Requerimientos 56 2.5.1.4.1 Técnicos 56 2.5.1.4.2 Personal 57
2.5.1.5 Descripción del procedimiento 57
2.5.1.6 Observaciones 57 2.5.1.6.1 Usuarios 57 2.5.1.7 Diagrama de flujo 58 2.5.2 Préstamo de Equipos 59 2.5.2.1 Objetivo 59 2.5.2.2 Política / Lineamientos 59
2.5.2.3 Descripción del procedimiento 59
2.5.2.4 Observaciones 60
2.5.2.5 Diagrama de flujo 60
2.5.3 Orientación y asesoría en búsqueda y recuperación de Información 61
2.5.3.1 Objetivo 61
2.5.3.2 Políticas/Lineamientos 61
2.5.3.3 Descripción del procedimiento 61
2.5.3.4 Observaciones 61
2.5.3.4.1 Análisis de la necesidad de información 61
2.5.3.4.2 Asesoría en estrategias de búsqueda y recuperación 61
2.5.3.4.3 Evaluación de tipo de búsqueda 62
2.5.3.4.4 Entrega de resultados 62
2.5.3.4.5 Almacenamiento de Información 62
2.5.3.5 Diagrama de flujo 63
2.5.4 Consulta de páginas Web, revistas electrónicas, y BD. 64
2.5.4.1 Objetivo 64
2.5.4.2 Políticas/Lineamientos 64
2.5.4.3 Descripción del procedimiento 64
2.5.5 Alerta bibliográfica 66
2.5.5.1 Objetivo 66
2.5.5.2 Políticas / Lineamientos 66
2.5.5.3 Descripción del procedimiento 66
2.5.5.4 Observaciones 66
2.5.5.5 Diagrama de flujo 66
2.5.6 Diseminación Selectiva de Información 67
2.5.6.1 Objetivo 67
2.5.6.2 Políticas/Lineamientos 67
2.5.6.3 Descripción del procedimiento 67
2.5.6.4 Observaciones 67 2.5.6.5 Diagrama de flujo 67 3 ADQUISICIONES 69 3.1 Generalidades 69 3.1.1 Definición 69 3.1.2 Objetivo 69 3.1.3 Índice de procesos 69
3.2 Compra de material bibliográfico 69
3.2.1 Objetivo 69
3.2.2 Política / Lineamientos 69
3.2.3 Descripción del procedimiento 70
3.2.4 Diagrama de flujo 71 4 PROCESOS TÉCNICOS 73 4.1 Generalidades 73 4.1.1 Definición 73 4.1.2 Objetivo 73 4.1.3 Índice de procesos 73
4.2 Procesamiento técnico de material bibliográfico 73
4.2.1 Objetivo 73
4.2.2 Política / Lineamientos 73
4.2.3 Descripción del procedimiento 74
4.2.4 Diagrama de flujo 75
TABLA DE ANEXOS
Anexo 1 Ficha de solicitud de préstamo 79
Anexo 2 Paz y Salvo 79
Anexo 3 Solicitud paz y salvo (Departamento de Desarrollo Humano) 80
Anexo 4 Recibo de pago de multa 81
Anexo 5 Carné de egresado 81
Anexo 6 Formato asistencia a inducciones 82
Anexo 7 Formato referencia a usuarios 83
Anexo 10 Formato Luís Angel Arango 86
Anexo 11 Formato SIARED 87
Anexo 12 Políticas desarrollo de colecciones 88
Anexo 13 Formato solicitud de material bibliográfico 99
Anexo 14 Manual ingreso de material a OLIB 100
Anexo 15 Formato entrega de libros a servicios 112
Anexo 16 Carta de agradecimiento 113
Anexo 17 Formato registro de donaciones 114
Anexo 18 Formato recepción de donaciones 115
ACUERDO No. 001
Junio 17 de 2008
Por el cual se expide el Manual de Procesos y Procedimientos del Departamento de Biblioteca. La Honorable Consiliatura de la Universidad La Gran Colombia, en uso de sus facultades y en
especial las conferidas por el Artículo 24, numeral 4, de los Estatutos de la Universidad, y
C O N S I D E R A N D O:
Que la Universidad La Gran Colombia, requiere de un Manual de procesos y procedimientos del Departamento de Biblioteca que facilite el uso óptimo de los servicios que ofrece a la comunidad universitaria.
Que en la actualidad no existe formalmente un documento que describa las actividades, procesos, políticas y normas que debe cumplir el Departamento de Biblioteca, para la prestación de un servicio eficiente y pertinente.
Que es necesario cumplir con las normas exigidas en los procesos de Alta Calidad para Instituciones de Educación superior.
Que se requiere establecer la estructura interna del Departamento de Biblioteca.
Que el contenido del presente acuerdo fue estudiado y aprobado por el Consejo Académico de la Universidad, según acta No. 02 de fecha 29 de abril de 2008, previo trámite de revisión, adecuación y concepto favorable de una comisión destinada para tal fin.
A C U E R D A:
ARTÍCULO 1.- Aprobar El Manual de Procesos y Procedimientos del Departamento de Biblioteca de La Universidad La Gran Colombia, con la siguiente normativa.
11 M a n u a l d e P ro c e s o s y P ro c e d im ie n to s B ib li o
1. GENERALIDADES
1.1
INTRODUCCIÓN
El manual de procesos y procedimientos es un documento que contiene la descripción de actividades y tareas que deben seguirse en la realización de las funciones del Departamento de Biblioteca de la Universidad la Gran Colombia.
La elaboración del manual es de suma importancia para la optimización de la organización interna de la dependencia dentro de la universidad, para que las actividades realizadas tengan un método previamente establecido.
Los procedimientos descritos, documentados y estandarizados, son el resultado de estudios técnicos, con metodologías unificadas, coherentes y sencillas que se elaboraron con la participación de los funcionarios de la dependencia.
El establecimiento y estandarización de procedimientos hace más viable el autocontrol, puesto que en ellos quedan claramente señaladas las verificaciones que se deben hacer para cada una de las actividades que desarrollamos, y así asegurar que cada paso esté bien hecho antes de continuar con el siguiente.
1.2
NATURALEZA
El Departamento de Biblioteca de la Universidad La Gran Colombia, es el centro de recursos de información para el aprendizaje, la docencia, la investigación, la cultura y demás actividades relacionadas con el funcionamiento y objetivos de la universidad.
El Departamento de Biblioteca está constituido por fondos bibliográficos y documentales adquiridos por la Universidad sin importar su formato o soporte, con el fin de apoyar los procesos académicos y formativos de la comunidad Grancolombiana.
1.3
RESEÑA HISTÓRICA
La Biblioteca de la Universidad La Gran Colombia, fue creada para satisfacer las necesidades improrrogables de la comunidad universitaria teniendo como objetivo primordial el aumento de su cultura mediante la adecuada implantación de sus servicios ágiles y dinámicos con la finalidad de procurar la máxima incorporación de información relevante sobre los procesos de enseñanza-aprendizaje, e investigación conforme a la planeación educativa.
Este estamento, se inicia hacia la década de 1960, cuando se centralizaron los diferentes recursos bibliográficos existentes en las dependencias de cada una de las Unidades Docentes, situándola en la parte posterior de la sede central de la Biblioteca Central, asignándole 173.01 metros cuadrados y para comenzar sus labores se destinó una planta de personal compuesta por un técnico y dos secretarias, la
13 M a n u a l d e P ro c e s o s y P ro c e d im ie n to s B ib li o te c a
la prestación del servicio.
Posteriormente la Biblioteca de la Gran Colombia presentaba la siguiente organización administrativa:
Dirección
Coordinación de Selección y Adquisiciones Coordinación de Procesos Técnicos Coordinación de Servicios al Público.
Estos cuatro niveles administrativos, desarrollaban actividades soporte para que las cinco (5) unidades de información, a saber: Economía y Contaduría, Arquitectura, Derecho, Educación Ingeniería y dos (2) bibliotecas satélites: Liceo y Armenia, brindaran servicios de referencia, pregunta-respuesta, bibliografía y referencia general con el fin de atender las necesidades académicas de la comunidad universitaria.
Actualmente el departamento de biblioteca de Bogotá esta constituido por tres (3) unidades de información a nivel de educación superior (Biblioteca Central, Ingeniería Civil y Postgrados) y se encuentra en miras de implementar un proyecto de modernización que lo consolide como un sistema de bibliotecas.
1.4
ESTRUCTURA INTERNA
En su interior, el Departamento de Biblioteca está bajo la responsabilidad de un Jefe directo, quien depende de la Vicerrectoría Académica con quien coordina las políticas relacionadas con su funcionamiento.
Comprende dos áreas: Técnica y Servicios al usuario.
El área técnica la componen las secciones de Desarrollo de Colecciones y Procesos Técnicos. En el área de servicios al público se ubican las colecciones de: Referencia, Reserva, Hemeroteca, Audiovisuales, Relaciones Inter bibliotecarias, y las secciones de reprografía, bibliografías especiales a solicitud del usuario y la Sala de investigación Académica de Recursos Electrónicos y Digitales (SIARED).
ORGANIGRAMA RECTORÍA JEFE DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA DESARROLLO DE COLECCIONES SERVICIOS CONSULTA Y PRÉSTAMO MATERIAL HEMEROTECA SIARED REFERENCIA MEDIOS AUDIVISUALES VICERRECTORÍA ACADÉMICA VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA ADQUISICIONES PROCESOS TÉCNICOS U n iv e rs id a d L a G ra n C o lo m 14
1.5
MISIÓN
Apoyar el proceso formativo y fortalecer el crecimiento cognoscitivo de la comunidad Grancolombiana a través de recursos y servicios integrados de información con alta calidad que conduzcan a la consolidación dinámica y pertinente del vínculo con la academia, la investigación y la cultura.
1.6
VISIÓN
Consolidar a corto plazo un Sistema de Bibliotecas integral, eficiente, pertinente y actualizado que va a la vanguardia en la prestación de productos, servicios y medios de información eficaces, con los procesos y procedimientos claramente planificados, sumados al talento humano calificado como pilares de la prestación y funcionamiento de un servicio de excelente calidad.
1.7
OBJETIVOS
El objetivo del Departamento de Biblioteca es fortalecer y ofrecer a los miembros de la comunidad universitaria el acceso y difusión de información pertinente acorde a los programas académicos e investigativos que ofrece la Universidad con niveles de profundización científica, técnica y profesional adquirida en las diferentes áreas del conocimiento.
Proveer servicios de información que se ajusten a las necesidades informativas de la Comunidad Grancolombiana, proporcionando acceso libre y dinámico.
Desarrollar tecnológicamente y de manera integral e innovadora el Departamento de Biblioteca de acuerdo con las tendencias globales para lograr una organización eficiente y eficaz en sus procesos y procedimientos y de esta manera poder brindar a la Comunidad Grancolombiana recursos y servicios con altos estándares de calidad.
1.8
FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA
Son funciones del Departamento de Biblioteca:
1. Asesorar a la Vicerrectoría Académica y a las Facultades en la formulación de políticas sobre selección, adquisición y actualización de material bibliográfico.
2. Seleccionar, adquirir y organizar sistemáticamente el material bibliográfico para satisfacer las necesidades de información de la comunidad universitaria.
3. Actualizar periódicamente la información disponible en los diferentes medios, teniendo en cuenta los requerimientos de los programas académicos.
4. Fomentar el uso de los recursos de información existentes en la Biblioteca, mediante guías, inducción a usuarios, exhibición del material y carteleras informativas, boletín de nuevas adquisiciones, difusión por medios electrónicos, entre otros.
5. Procurar el desarrollo de hábitos de lectura e investigación en los usuarios, mediante la creación de ambientes que estimulen la vocación de la lectura.
6. Difundir la información y prestar servicios con calidad y excelencia.
7. Realizar planes de mantenimiento, conservación de equipos y elementos, lo mismo que actualizar y renovar las colecciones con el fin de garantizar servicios de calidad.
8. Generar informes y estadísticas históricas y semestrales sobre el uso y consulta del material bibliográfico, adquisición de libros y revistas especializadas, bases de datos y suscripción a publicaciones periódicas por Facultades y programas.
15 M a n u a l d e P ro c e s o s y P ro c e d im ie n to s B ib li o te c a
investigadores y proponer estratégicas de mejoramiento.
10. Coordinar con las unidades académicas de las Facultades, las estrategias y mecanismos para asegurar la actualización y suficiencia del material bibliográfico que soporta los programas académicos.
11. Llevar registros de los materiales adquiridos por compra, canje y donación.
12. Controlar los préstamos de los distintos materiales bibliográficos, aplicar el reglamento y expedir paz y salvos de Biblioteca a los usuarios.
13. Promocionar y administrar los servicios básicos de Biblioteca para egresados, de acuerdo con el reglamento.
14. Facilitar las herramientas y el adecuado entrenamiento para el uso y acceso a la información, contenida en las bases de datos, redes de información nacional e internacional y ejercer control para que su utilización se realice en función de los programas pertinentes.
15. Realizar anualmente los inventarios y presentarlos a las dependencias correspondientes. 16. Informar a las directivas acerca de los avances e innovaciones tecnológicas para el desarrollo
apropiado de los servicios Bibliotecarios en la Institución.
17. Participar en los comités de Bibliotecas universitarias, a nivel nacional y local, establecer conexiones y convenios que permitan la vinculación de la universidad a redes y organizaciones que correspondan.
18. Ofrecer a la comunidad universitaria una unidad de información organizada sistemáticamente en una planta física amplia, flexible y armoniosa, que ofrezca seguridad, funcionalidad y estética y que cumpla con los lineamientos establecidos oficialmente para los procesos de acreditación integral.
19. Realizar la auto evaluación de la dependencia, identificar áreas críticas y elaborar el plan de mejoramiento, según las directrices trazadas por el Comité Central de auto evaluación institucional
20. Rendir informes semestrales al inmediato superior sobre la ejecución del plan de desarrollo de la dependencia, señalando los logros en los indicadores de procesos y de resultados, según el caso, en los formatos que para el efecto se expidan.
21. Elaborar el informe anual de actividades y proyectos de la dependencia, el cual hará parte del mensaje institucional que el Rector debe rendir anualmente al Honorable Plenum.
22. Las demás que correspondan a la naturaleza de la dependencia y las que le asigne el Rector.
1.9
SIMBOLOGÍA
Para una mayor comprensión, la simbología utilizada en la elaboración de los diferentes procedimientos del Departamento de Biblioteca es:
SÍMBOLO DESCRIPCIÓN
INICIO Indicador de inicio de un procedimiento.
Forma utilizada en un Diagrama de Flujo para representar una tarea o
actividad.
Forma utilizada en un Diagrama de Flujo para representar una actividad
de decisión o de conmutación. Forma utilizada en un Diagrama de Flujo para representar una actividad
SÍMBOLO DESCRIPCIÓN
Conector. Úsese para representar en un Diagrama de Flujo una entrada o una salida de una parte
de un Diagrama de Flujo a otra dentro de la misma página. Documento. Representa la información escrita pertinente
al proceso.
Conector utilizado para representar el fin de un FIN U n iv e rs id a d L a G ra n C o lo m 16
1.10
OBJETIVO DEL MANUAL
Este documento tiene como propósito fundamental describir los procedimientos con base en los procesos y las rutinas de trabajo que deben ser agrupadas de tal manera que faciliten la consulta y aseguren las orientaciones para ejecutar adecuadamente las diferentes actividades, para que sirva como herramienta de trabajo y contribuya con el cumplimiento eficaz y eficiente de la misión de la Biblioteca y por ende con el cumplimiento de la misma como un todo dentro de la universidad.
El presente Manual de Procesos y Procedimientos tiene como objetivo principal fortalecer los mecanismos de sensibilización, que se despliegan y solidifican para brindar fortalecimiento a la cultura del autocontrol.
Este documento describe los procesos administrativos, y expone en una secuencia ordenada las principales operaciones o pasos que componen cada procedimiento, y la manera de realizarlo. Contiene además, diagramas de flujo, que expresan gráficamente la trayectoria de las distintas operaciones. 17 M a n u a l d e P ro c e s o s y P ro c e d im ie n to s B ib li o te c a
2. SERVICIOS
2.1
CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO
2.1.1 GENERALIDADES
2.1.1.1. Definición: Servicio mediante el cual se dispone el material bibliográfico que se encuentra en las colecciones de la Biblioteca para la consulta y préstamo al usuario por un tiempo determinado. 2.1.1.2. Objetivo: Proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia el préstamo de los materiales bibliográficos, para el apoyo de su actividad cultural y académica.
2.1.1.3. Índice de procesos 1. Préstamo externo 2. Préstamo en Sala 3. Paz y Salvos 3.1. Estudiantes 3.2. Administrativos-Docentes 4. Multas 4.1. Multas
4.2. Reposición por pérdida 4.3. Libro por Multa 5. Carné de Egresados
2.1.2. PRÉSTAMO A DOMICILIO
2.1.2.1. Objetivo: proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia, así como a usuarios externos el préstamo de publicaciones o materiales bibliográficos diversos a domicilio.
2.1.2.2. Políticas y lineamientos
2.1.2.2.1. Usuarios Internos
1. El préstamo a domicilio será por ocho (8) días, en la colección general así como también por un (1) día en la colección de reserva con renovación.
2. Se prestarán únicamente tres (3) libros para préstamo a domicilio.
3. La multa generada de los materiales de la colección general y la colección de Reserva será conforme al valor estipulado anualmente por las directivas de la Universidad, dicho valor deberá
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4. Una vez retirado el material de la Biblioteca en calidad de préstamo a domicilio, éste puede ser entregado a partir del mismo día y hasta la fecha límite estipulada para su entrega.
2.1.2.2.2. Usuarios Externos
1. Únicamente se le prestara material bibliográfico a los usuarios externos con los que se tenga convenio ínter bibliotecario el departamento.
2. El préstamo a domicilio será por ocho (8) días únicamente para la colección general sin renovación. 3. Se prestarán únicamente dos (2) libros para préstamo a domicilio.
4. La sanción generada por la mora en la devolución del material prestado será de ocho (8) días por día en la demora en la devolución.
5. Una vez retirado el material de la Biblioteca en calidad de préstamo a domicilio, éste puede ser entregado a partir del mismo día y hasta la fecha límite estipulada para su entrega.
2.1.2.3. Descripción del procedimiento
No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 RESPONSABLE USUARIO USUARIO USUARIO USUARIO AUXILIAR AUXILIAR USUARIO AUXILAR AUXILIAR AUXILIAR USUARIO USUARIO USUARIO USUARIO AUXILIAR AUXILIAR ACTIVIDAD
Consulta del Catálogo y selección del material. Solicitud del material.
Diligencia Ficha de Solicitud de Préstamo. (Ver Anexo 1) Se identifica y solicita material.
Recepción de carné y solicitud. Verifica estado de usuario en el sistema. Si tiene multa o no tiene registro se envía a pagar
multa o se registra en el sistema. Busca material solicitado. Verifica disponibilidad de material.
Carga y entrega del material al usuario (Según Colección). Recibe Material.
Lleva material a domicilio. Devuelve material. Decide renovar o no. Descarga del material en el sistema
Organiza material en la colección
U n iv e rs id a d L a G ra n C o lo m b ia 20
INICIO Consulta catálogo y selección de material Diligencia ficha Identificación y solicitud de material Dirige a ventanilla de reserva Paga multa o se registra como usuario Recibe material Lleva material a domicilio Renovar 1 vez Devuelve material Recepción de carné estudiantil y solicitud Verificación de registro Multa o no registro Búsqueda de material Verificación de disponibilidad de material Carga y entrega del material Descarga material del sistema Organizar material en la colección
SERVICIO DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO - PROCESO DE PRÉSTAMO A DOMICILIO
USUARIO AUXILIAR DE BIBLIOTECA (SALA)
NO SI NO 21 M a n u a l d e P ro c e s o s y P ro c e d im ie n to s B ib li o
2.1.3. PRÉSTAMO EN SALA
2.1.3.1. Objetivo: proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia, así como a usuarios externos el préstamo de publicaciones o materiales bibliográficos diversos en las salas de consulta de la Biblioteca.
2.1.3.2. Políticas y lineamientos
2.1.3.2.1. Usuarios Internos
1. El préstamo en sala será por tres (3) horas con renovación. 2. Se prestarán únicamente tres (3) materiales para préstamo sala.
3. La multa generada por la mora en la entrega del material será conforme al valor estipulado anualmente por las directivas de la Universidad, dicho valor deberá ser cancelado por cada hora de mora en la entrega del material.
4. Una vez retirado el material de la Biblioteca en calidad de préstamo en sala, éste deberá ser entregado el mismo día y en la misma biblioteca y/o colección en la hora estipulada para su entrega.
2.1.3.2.2. Usuarios Externos
1. Únicamente se le prestara material bibliográfico a los usuarios externos con los que se tenga convenio ínterbibliotecario el departamento.
2. El préstamo a domicilio será por tres (3) días con renovación. 3. Se prestarán únicamente dos (2) libros para préstamo en sala.
4. La sanción generada por la mora en la devolución del material prestado será de ocho (8) días en la demora en la devolución.
5. Una vez retirado el material de la Biblioteca en calidad de préstamo en sala, éste deberá ser entregado el mismo día y en la misma biblioteca y/o colección en la hora estipulada para su entrega. 2.1.3.3. Descripción del procedimiento
No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 RESPONSABLE USUARIO USUARIO USUARIO AUXILIAR AUXILIAR USUARIO AUXILIAR AUXILIAR AUXILIAR USUARIO USUARIO USUARIO AUXILIAR AUXILIAR ACTIVIDAD
Consulta del Catálogo y selección del material. Diligencia ficha de solicitud. (Ver Anexo 1)
Se identifica y solicita material. Recepción de carne y solicitud de préstamo. Verificación de estado de usuario en el sistema. Si tiene multa o no tiene registro se envía a pagar multa
o se registra en el sistema. Búsqueda del material Verifica disponibilidad de material
Carga y entrega del material al usuario (Según Colección) Recibe Material.
Consulta en Sala. Devuelve material Descarga material en el sistema Organiza material en la colección
U n iv e rs id a d L a G ra n C o lo m b ia 22
INICIO Consulta catálogo y selección de material Diligencia ficha Identificación y solicitud de material Dirige a ventanilla de reserva Paga multa o se registra como usuario Recibe material Consulta en Sala Devuelve material Recepción de carné estudiantil y solicitud Verificación de registro Multa o no registro Búsqueda de material Verificación de disponibilidad de material Carga y entrega del material Descarga material del sistema Organizar material en la colección SERVICIO DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO - PROCESO DE PRÉSTAMO EN SALA
USUARIO AUXILIAR DE BIBLIOTECA (SALA)
NO SI 23 M a n u a l d e P ro c e s o s y P ro c e d im ie n to s B ib li o
2.1.4. PAZ Y SALVOS ESTUDIANTES
2.1.4.1. Objetivo: proporcionar a la comunidad estudiantil de la Universidad La Gran Colombia los paz y salvos requeridos ya sea para procesos tanto administrativos como académicos.
2.1.4.2. Políticas y lineamientos
2.1.4.2.1. Usuarios Internos
1. La verificación de datos realizadas por el auxiliar de biblioteca deberá en primera instancia ser buscado el usuario tanto por su nombre completo, como por el código con el fin de descartar errores en el sistema por duplicidad u homónimos.
2. El Recibo de verificación debe llevar datos del usuario: Nombre completo, Código, Proyecto curricular, documento de identidad, responsable, campos de proceso a tramitar por el usuario. 3. Los Paz y Salvos estarán en responsabilidad de el auxiliar de la colección de reserva así como
también estos deberán incluir de manera adicional el visto bueno del Coordinador de Servicio de Biblioteca.
4. Los Paz y Salvos serán entregados de inmediato al momento de su solicitud. 2.1.4.3. Descripción del procedimiento académico
No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 RESPONSABLE USUARIO USUARIO AUXILIAR AUXILIAR USUARIO AUXILIAR AUXILIAR COORDINADOR COORDINADOR USUARIO AUXILIAR ACTIVIDAD
Realiza solicitud en ventanilla. Se Identifica
Verifica información y estado del Usuario (OLIB) Informa al usuario estado del usuario Si el usuario se encuentra en mora con la biblioteca
(Continua proceso de multa) Elabora paz y salvo. (Ver Anexo 2) Entrega paz y salvo Coordinador de Servicios
Verifica Nuevamente estado del usuario. Entrega paz y salvo firmado y autorizado al Auxiliar.
Solicita entrega paz y salvo. Entrega paz y salvo.
U n iv e rs id a d L a G ra n C o lo m b ia 24
INICIO Realiza solicitud Se identifica con carné estudiantil Paga multa Paz y salvo
Recibe paz y salvo autorizado
Pone sellos y fecha correspondiente
Entrega paz y salvo a usuario Verificación de estado de usuario (OLIB) Informa a usuario estado Mora Entrega paz y salvo a coordinador Verifica estado usuario Entrega paz y salvo revisado y firmado Recibe paz y salvo
SERVICIO DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO - PROCESO DE PAZ Y SALVOS PARA ESTUDIANTES
USUARIO AUXILIAR DE BIBLIOTECA (SALA)
NO SI COORDINADOR 25 M a n u a l d e P ro c e s o s y P ro c e d im ie n to s B ib li o
2.1.5. PAZ Y SALVOS ADMINISTRATIVOS Y DOCENTES
2.1.5.1. Objetivo: proporcionar a la comunidad administrativa y docente de la Universidad La Gran Colombia los paz y salvos requeridos ya sea para procesos tanto administrativos como académicos. 2.1.5.2. Políticas y lineamientos
2.1.5.2.1. Usuarios Internos
1. Debe llegar una solicitud del Departamento de Desarrollo Humano con el requerimiento de liquidar al funcionario.
2. La verificación de datos realizadas por el auxiliar de biblioteca deberá en primera instancia ser buscado el usuario tanto por su nombre completo, como por el código con el fin de descartar errores en el sistema por duplicidad u homónimos.
3. El Recibo de verificación debe llevar datos del usuario: Nombre completo, Código, Proyecto curricular, documento de identidad, responsable.
4. Los Paz y Salvos estarán en responsabilidad de el auxiliar de la colección de reserva así como también estos deberán incluir de manera adicional el visto bueno del Director de Biblioteca.
5. Los Paz y Salvos serán entregados al día siguiente de su solicitud después del medio día.
6. Una vez elaborado el paz y salvo la secretaria lo debe enviar con un memo ágil al Departamento de Desarrollo Humano.
2.1.5.3. Descripción del procedimiento
No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 RESPONSABLE DESARROLLO HUMANO SECRETARIA SECRETARIA AUXILIAR AUXILIAR AUXILIAR AUXILIAR COORDINADOR COORDINADOR AUXILIAR SECRETARIA ACTIVIDAD
Envía solicitud con el requerimiento de liquidar el funcionario a secretaria del Departamento de Biblioteca. (Ver Anexo 3) Recibe solicitud del Departamento de Desarrollo Humano.
Envía solicitud al área de circulación y préstamo. Verifica información y estado del Usuario (OLIB)
Si el usuario se encuentra en mora con la biblioteca se informa a departamento de Desarrollo humano.
Elabora paz y salvo. (Ver Anexo 2) Entrega paz y salvo Coordinador de Servicios
Verifica Nuevamente estado del usuario. Entrega paz y salvo firmado y autorizado al Auxiliar.
Entrega Paz y salvo a Secretaria.
Envía Paz y Salvo a Departamento de Desarrollo Humano con un memo ágil.
U n iv e rs id a d L a G ra n C o lo m b ia 26
INICIO
Solicitud liquidación
Recibe paz y salvo autorizado
Pone sellos y fecha correspondiente
Entrega paz y salvo a usuario
Mora
Entrega paz y salvo a
coordinador Verifica estado usuario
Entrega paz y salvo revisado y firmado
Recibe paz y salvo
SERVICIO DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO - PROCESO DE PAZ Y SALVOS PARA ADMINISTRATIVOS Y DOCENTES DEPARTAMENTO DE DESARROLLO HUMANO NO SI SECRETARIA AUXILIAR DE BIBLIOTECA COORDINADOR DE SERVICIOS FUNCIONARIO Recibe solicitud Envia solicitud a circulación y préstamo Verificación de estado de usuario (OLIB) Informa al Departamento de Desarrollo Humano Informa al Funcionario de Mora Paz y Salvo Paga multa
Envía paz y salvo a Departamento de Desarrollo Humano con memo Memo ágil 27 M a n u a l d e P ro c e s o s y P ro c e d im ie n to s B ib li o
2.1.6. MULTAS
2.1.6.1. Objetivo: Realizar cobros a los usuarios por un monto determinado generado por el sistema OLIB en el momento que se encuentren en mora por retraso en la entrega de material bibliográfico. 2.1.6.2. Políticas y lineamientos
2.1.6.2.1. Usuarios Internos
1. El préstamo a domicilio será por ocho (8) días, en la colección general así como también por un (1) día en la colección de reserva con renovación.
2. Se prestarán únicamente tres (3) libros para préstamo a domicilio.
3. La multa generada de los materiales de la colección general será conforme al valor estipulado anualmente por las directivas de la Universidad, dicho valor deberá ser cancelado por cada día de mora en la entrega del material de igual forma para los materiales bibliográficos de la colección de reserva
4. La multa por material de préstamo interno es por horas, y deberá cancelarse el valor anual estipulado por las Directivas de la Universidad, por hora en retraso en la entrega del material bibliográfico.
5. Una vez retirado el material de la Biblioteca en calidad de préstamo a domicilio, éste puede ser entregado a partir del mismo día y hasta la fecha límite estipulada para su entrega.
2.1.6.2.2. Usuarios Externos
1. Únicamente se le prestara material bibliográfico a los usuarios externos con los que se tenga convenio ínterbibliotecario el departamento.
2. El préstamo a domicilio será por tres (3) días con renovación. 3. Se prestarán únicamente dos (2) libros para préstamo en sala.
4. La sanción generada por la mora en la devolución del material prestado será de ocho (8) días en la demora en la devolución.
5. Una vez retirado el material de la Biblioteca en calidad de préstamo en sala, éste deberá ser entregado el mismo día y en la misma biblioteca y/o colección en la hora estipulada para su entrega.
2.1.6.3. Descripción del procedimiento No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 RESPONSABLE USUARIO USUARIO AUXILIAR AUXILIAR AUXILIAR USUARIO USUARIO AUXILIAR AUXILIAR AUXILIAR USUARIO ACTIVIDAD
Se dirige a ventanilla a conocer su estado. Entrega documento al auxiliar.
Informa el monto de la multa.
Realiza recibo de pago de multa. (Ver Anexo 4) Entrega al usuario copia original.
Entrega monto de la multa. Firma recibo de cobro. Recibe monto de la multa.
Realiza descarga de la multa en el sistema OLIB. Ubica en carpeta de morosos el usuario, resalta datos y enun-cia el número de recibo expedido con la fecha de su elaboración.
Solicita Paz y Salvo.
U n iv e rs id a d L a G ra n C o lo m b ia 28
INICIO Dirige a ventanilla a conocer su estado Recibo de cobro Recepción de carné estudiantil y solicitud Verificación de registro SERVICIO DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO - PROCESO DE MULTAS
USUARIO AUXILIAR DE BIBLIOTECA
Entrega carné estudiantil Informa monto de la multa Entrega al usuario copia original Entrega monto de la multa Verificación de disponibilidad de material Firma recibo de cobro Recibo monto de la multa Realiza descarga de multa en el material Realiza descarga manual de carpeta de morosos Paz y salvo Paz y salvo Entrega paz y salvo SI NO 29 M a n u a l d e P ro c e s o s y P ro c e d im ie n to s B ib li o
2.1.7. REPOSICIÓN POR PÉRDIDA
2.1.7.1. Objetivo: realizar la reposición de material bibliográfico por parte de los usuarios que reporten perdida del mismo.
2.1.7.2. Políticas y lineamientos
2.1.7.2.1. Usuarios Internos
1. El préstamo a domicilio será por ocho (8) días, en la colección general así como también por un (1) día en la colección de reserva con renovación.
2. Se prestarán únicamente tres (3) libros para préstamo a domicilio.
3. La multa generada de los materiales de la colección general será la estipulada por las directivas de la Universidad, por cada día de demora en la entrega del material de igual forma para los materiales bibliográficos de la colección de reserva por cada día de demora en la entrega del material.
4. La multa por material de préstamo interno es por horas, y deberá ser cancelado el valor estipulado por las Directivas de la Universidad por cada hora de retraso en la entrega del material bibliográfico. 5. Una vez retirado el material de la Biblioteca en calidad de préstamo a domicilio, éste puede ser
entregado a partir del mismo día y hasta la fecha límite estipulada para su entrega.
2.1.7.2.2. Requisitos de reposición
1. El material bibliográfico en efecto repuesto debe corresponder al mismo titulo del material perdido y la última edición que se encuentre en el mercado.
2. La factura de compra del material bibliográfico debe incluir el NIT correspondiente de la empresa y el número de factura.
3. Se debe realizar una carta de entrega dirigida al Director del Departamento de Biblioteca con los datos del libro perdido, datos del libro repuesto, nombre y apellidos del usuario, código estudiantil, documento de identificación y anexar datos de la factura de compra.
2.1.7.3. Descripción del procedimiento No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 RESPONSABLE USUARIO USUARIO AUXILIAR AUXILIAR AUXILIAR AUXILIAR AUXILIAR USUARIO AUXILIAR AUXILIAR USUARIO AUXILIAR AUXILIAR AUXILIAR ACTIVIDAD
Avisa perdida de material bibliográfico. Se identifica.
Descarga manual del ejemplar del sistema OLIB
Modifica estante, categoría y disponibilidad del ejemplar perdido. Genera alerta al usuario con la fecha de compromiso de reposición del libro
Informa al usuario sobre las características de reposición. La multa generada por el sistema hasta el momento de avisar la perdida
se negocia por libro o se paga.
Realiza reposición del libro con lo requisitos establecidos. Recibe copia de la carta y hace un recibido para el usuario. Cobra la multa generada hasta la fecha. (Ya sea en libro o en pesos)
Solicita Paz y Salvo.
Elabora Paz y Salvo. (Ver Anexo No. 2)
Ingresa al ejemplar perdido y en sistema modifica estado, categoría y disponibilidad a perdido y reposición por otro titulo o nuevo titulo.
Entrega carta, libro y factura a Secretaria anexando los datos del libro pedido, código de barras y número de acceso.
U n iv e rs id a d L a G ra n C o lo m b ia 30
INICIO Avisa pérdida de material bibliográfico Descarga manual del ejemplar en el sistema OLIB Modificación de información del ejemplar
SERVICIO DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO - PROCESO DE REPOSICIÓN POR PÉRDIDA
USUARIO AUXILIAR DE BIBLIOTECA
Se identifica Genera alterta de usuario Negocia multa generada Entrega libro y carta de reposición con copia
Recibo libro copia de la carta Realiza y entrega recibido Cobra multa generada Paz y salvo Paz y salvo Entrega carta libro y factura a secretaría SI NO Informa al usuario características de reposicion Compra libro Carta de reposición Modifica en el sistema ejemplar perdido con su reposición 31 M a n u a l d e P ro c e s o s y P ro c e d im ie n to s B ib li o
2.1.8. LIBRO POR MULTA
2.1.8.1. Objetivo: comprar un libro cuando el usuario tiene una multa superior a un monto determinado, el cual es establecido de acuerdo a parámetros administrativos, esta multa es generada por el sistema OLIB en el momento que se encuentren en mora por retraso en la entrega de material bibliográfico. 2.1.8.2. Políticas y lineamientos
2.1.8.2.1. Usuarios Internos
1. El préstamo a domicilio será por ocho (8) días, en la colección general así como también por un (1) día en la colección de reserva con renovación.
2. Se prestarán únicamente tres (3) libros para préstamo a domicilio.
3. La multa generada de los materiales de la colección general será la estipulada por las directivas de la Universidad, por cada día de demora en la entrega del material de igual forma para los materiales bibliográficos de la colección de reserva por cada día de demora en la entrega del material.
4. La multa por material de préstamo interno es por horas, y deberá ser cancelado el valor estipulado por las Directivas de la Universidad por cada hora de retraso en la entrega del material bibliográfico. 5. Una vez retirado el material de la Biblioteca en calidad de préstamo a domicilio, éste puede ser
entregado a partir del mismo día y hasta la fecha límite estipulada para su entrega.
2.1.8.2.2. Características de entrega de Libro
1. Titulo de libro a comprar, el libro que se compre debe ser nuevo y última edición en el mercado. 2. La factura de compra del material bibliográfico debe incluir el NIT correspondiente de la empresa y
el número de factura.
3. Se debe realizar una carta de entrega dirigida al Director del Departamento de Biblioteca con el titulo del libro entregado por multa, valor de la multa por la cual se entrega el libro, nombre y apellidos del usuario, código estudiantil, documento de identificación y anexar datos de la factura de compra. 2.1.8.3. Descripción del procedimiento
No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 RESPONSABLE USUARIO USAURIO AUXILIAR AUXILIAR AUXILIAR AUXILIAR AUXILIAR USUARIO AUXILIAR USUARIO USUARIO USUARIO AUXILIAR AUXILIAR USUARIO AUXILIAR AUXILIAR ACTIVIDAD
Usuario se acerca a ventanilla. Se identifica.
Verifica estado de usuario en el sistema. Informa valor de la multa. (Exceda $40.000) Verifica listado de libro necesario para la colección.
Selecciona según el valor de la multa el libro necesario para la colección. Acuerda con usuario el titulo del libro que a reemplazar el valor de la multa.
Decide si comprar libro o pagar multa.
Informa los requerimientos de la entrega del libro por multa. Compra el libro.
Elabora carta de libro por multa. Entrega libro al auxiliar. Realiza recibo para el usuario.
Descarga multa del sistema seleccionado la opción libro por multa. Solicita Paz y Salvo.
Elabora Paz y Salvo (Ver Anexo No. 2)
Entrega carta, libro y factura a Secretaria anexando los datos del libro pedido, código de barras y número de acceso.
U n iv e rs id a d L a G ra n C o lo m b ia 32
INICIO Acerca a ventanilla Verifica estado de usuario en sistema Informa valor de la multa (superior de $40.000) SERVICIO DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO - PROCESO DE LIBRO POR MULTA
USUARIO AUXILIAR DE BIBLIOTECA
Se identifica Verifica listado de libro necesario para colección Informa al estudiante título del libro a comprar
Entrega libro y carta de reposición con copia Paz y salvo Realiza y entrega recibido SI NO Selecciona libros según monto de la multa Compra libro Carta libro por multa Recibe libro, copia de la carta Comprar Paga multa Descarga multa en el sistema Paz y salvo
Entrega carta libro y factura a
secretaria Informa requerimientos de
compra del libro
NO SI 33 M a n u a l d e P ro c e s o s y P ro c e d im ie n to s B ib li o
2.1.9. EXPEDICIÓN DEL CARNÉ DE EGRESADO
2.1.9.1. Objetivo: expedir carne a los estudiantes egresados de los diferentes programas académicos para que puedan acceder a los servicios que ofrece el Departamento de Biblioteca.
2.1.9.2. Políticas y lineamientos
2.1.9.2.1. Documentación Requerida
2.1.9.2.1.1. Graduados
1. Fotocopia de la cedula de ciudadanía
2. Fotocopia de la tarjeta profesional o acta de grado 3. Una foto 3x4
2.1.9.2.1.2. Terminación de materias 1. Fotocopia de la cedula de ciudadanía
2. Paz y salvo académico o constancia de terminación de materias 3. Una foto 3x4
2.1.9.3. Descripción del procedimiento
No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 RESPONSABLE EGRESADO AUXILIAR EGRESADO AUXILIAR AUXILIAR AUXILIAR AUXILIAR SECRETARIA SECRETARIA DIRECTOR DIRECTOR SECRETARIA AUXILIAR AUXILIAR EGRESADO ACTIVIDAD
Realiza solicitud del carné. Informa documentación requerida. Entrega documentación requerida.
Recibe documentación. Verifica documentación recibida. Elabora carné de egresado. (Ver Anexo 5) Entrega a secretaria para la firma del Director.
Recibe carné y documento de soporte. Entrega carné a Director. Firma carné de egresado Entrega carné firmado a Secretaria.
Entrega carné firmado con documentación a Auxiliar. Archiva documentación
Entrega carné aprobado. Recibe carné aprobado.
U n iv e rs id a d L a G ra n C o lo m b ia 34
SERVICIO DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO - PROCESO DE EXPEDICIÓN CARNÉ DE EGRESADO INICIO Solicita carné Informa documentación requerida
EGRESADO AUXILIAR DE BIBLIOTECA SECRETARIA DIRECTOR
Entrega documentación Recibe documentación Verifica documentación Carne Entrega a secretaría para firma de dirección Recibe carné Recibe carné y documentación Entrega carné a director Firma carné de egresado Entrega a carné firmado a secretaria Entrega carné firmado y documentación a auxiliar Archiva documentación Entrega carné aprobado 35 M a n u a l d e P ro c e s o s y P ro c e d im ie n to s B ib li o
2.2
FORMACIÓN DE USUARIOS
2.2.1 GENERALIDADES
2.2.1.1. Definición: los usuarios tanto estudiantes de todos los programas que ingresan a primer semestre, son informados de generalidades de la Biblioteca y son capacitados en el uso de los servicios que ofrece la misma, así mismo los estudiantes de otros semestres, profesores e investigadores que requieran de capacitación.
2.2.1.2. Objetivo: orientar y capacitar a estudiantes, profesores e investigadores sobre los servicios que ofrece la Biblioteca de la Universidad la Gran Colombia y la forma de usarlos, para el apoyo y fortalecimiento en el desarrollo de sus actividades.
2.2.1.3. Índice de procesos
1. Inducción a usuarios de primer semestre.
2. Inducción a profesores y estudiantes durante el semestre.
2.2.2. INDUCCIÓN A USUARIOS DE PRIMER SEMESTRE
2.2.2.1. Objetivo: orientar y capacitar sobre los servicios que ofrece la Biblioteca de la Universidad la Gran Colombia a los estudiantes de primer semestre de los diferentes programas académicos.
2.2.2.2. Políticas y lineamientos
1. Los estudiantes deben asistir a la inducción de Biblioteca dependiendo la jornada, ya sea diurna o nocturna y la fecha programada por la facultad al Auditorio Simón Bolívar.
2. Los estudiantes deben llenar un formato de asistencia, donde especifiquen nombre completo, programa, correo electrónico y firma de cada estudiante.
3. El formato de control de asistencia servirá para elaborar estadísticas con respecto al proceso de orientación y capacitación de usuarios.
No. 1 2 3 4 5 6 7 7 8 9 10 11 RESPONSABLE AUXILIAR AUXILIAR AUXILIAR USUARIO USUARIO DIRECTOR USUARIO AUXILIAR USUARIO AUXILIAR SECRETARIA SECRETARIA ACTIVIDAD Actualiza presentación. Imprime formato de asistencia. Organiza carpeta de asistencia.
Asiste a inducción.
Diligencia formato de asistencia. (Ver Anexo No. 6) Realiza Inducción.
Entrega carpeta de asistencia. Recoge carpetas de asistencia. Decide abrir registro de usuario. Entrega a Secretaria carpeta de asistencia.
Recibe carpeta de asistencia. Archiva planillas de asistencia.
U n iv e rs id a d L a G ra n C o lo m b ia 36
SERVICIO DE FORMACIÓN DE USUARIOS - PROCESO DE INDUCCIÓN A USUARIOS DE PRIMER SEMESTRE
INICIO
Actualiza presentación
AUXILIAR DE BIBLIOTECA USUARIO DIRECTOR SECRETARIA
Imprime formato de asistencia Organiza carpeta de asistencia Asiste a inducción Diligencia formato de asistencia Solicita material bibliográfico Realiza inducción Entrega carpeta de asistencia Recibe carpetas de asistencia Abrir registro Abre registro en circulación y préstamo Entrega a secretaria carpeta de inducción Recibe carpeta de asistencia Archiva planillas de asistencia SI NO 37 M a n u a l d e P ro c e s o s y P ro c e d im ie n to s B ib li o
2.2.3. INDUCCIÓN A USUARIOS DURANTE EL SEMESTRE
2.2.3.1. Objetivo: orientar y capacitar sobre los servicios que ofrece la Biblioteca de la Universidad la Gran Colombia a los estudiantes, docentes e investigadores de los diferentes programas académicos en el transcurso del periodo académico.
2.2.3.2. Políticas y lineamientos
1. Este tipo de inducciones se realizaran teniendo en cuenta la disponibilidad de tiempo y actividades que se tengan programadas durante el periodo académico.
2. Los estudiantes deben llenar un formato de asistencia, donde especifiquen nombre completo, programa, correo electrónico y firma de cada estudiante.
3. El formato de control de asistencia servirá para elaborar estadísticas con respecto al proceso de orientación y capacitación de usuarios.
2.2.3.3. Descripción del procedimiento
No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 15 16 17 RESPONSABLE USUARIO DIRECCIÓN DIRECCIÓN DIRECCIÓN USUARIO USUARIO AUXILIAR AUXILIAR USUARIO USUARIO DIRECTOR USUARIO AUXILIAR AUXILIAR SECRETARIA SECRETARIA ACTIVIDAD
Realiza solicitud de inducción. Recibe solicitud.
Programa realización de la inducción. Responde solicitud de usuario.
Recibe respuesta de solicitud.
Decide si la programación de inducción es apropiada Imprime formato de asistencia.
Organiza carpeta de asistencia. Asiste a inducción.
Diligencia formato de asistencia.(Ver Anexo No. 6) Realiza Inducción.
Entrega carpeta de asistencia. Recoge carpetas de asistencia. Entrega a Secretaria carpeta de asistencia.
Recibe carpeta de asistencia. Archiva planillas de asistencia.
U n iv e rs id a d L a G ra n C o lo m b ia 38
SERVICIO DE FORMACIÓN DE USUARIOS - PROCESO DE INDUCCIÓN A USUARIOS DURANTE EL SEMESTRE
INICIO
Realiza solicitud de inducción
AUXILIAR DE BIBLIOTECA
USUARIO DIRECTOR SECRETARIA
Recibe solicitud Programa realización de inducción Responde solicitud Recibe respuesta de solicitud Realizar inducción Imprime formato de asistencia Organiza carpeta de asistencia Asiste a inducción Diligencia formato de asistencia Realiza inducción Entrega carpeta de asistencia Recibe carpeta de asistencia Entrega carpeta de asistencia a secretaria Recibe carpeta de asistencia Archiva planillas 39 M a n u a l d e P ro c e s o s y P ro c e d im ie n to s B ib li o
2.3
REFERENCIA A USUARIOS
2.3.1 GENERALIDADES
2.3.1.1. Definición: servicio de orientación, asesoría y apoyo en búsqueda, localización y recuperación de información dentro del Departamento de Biblioteca de la Universidad La Gran Colombia o en fuentes externas, incluyendo bases de datos bibliográficas internas, locales, nacionales e internacionales así como el uso de otras fuentes bibliográficas e informativas de otras instituciones.
2.3.1.2. Objetivo: proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia información precisa y actualizada de manera ágil y pertinente a todo usuario que así lo requiera, por medio de las diferentes herramientas de búsqueda y recuperación de información que proporciona el Universidad para tal fin.
2.3.1.3. Índice de procesos
1. Orientación y asesoría en búsqueda y recuperación de información. 2. Realización de bibliografías.
3. Diseminación Selectiva de Información 4. Conmutación Bibliográfica
2.3.2. ORIENTACIÓN Y ASESORÍA EN BÚSQUEDA Y RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN
2.3.2.1. Objetivo: proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia, así como a usuarios externos la asesoría y orientación necesaria para satisfacer sus necesidades informativas.
2.3.2.2. Políticas y lineamientos
1. La comunidad de usuarios deberá presentar el carné actualizado y/o documento interbibliotecario para poder acceder al servicio.
2. Es responsabilidad del recurso humano del Departamento de Biblioteca brindar la orientación y asesoría en búsqueda y recuperación de información a la comunidad toda vez que lo requiera. 3. Los equipos de búsqueda y recuperación de información son de consulta y uso individual.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 USUARIO REFERENCISTA REFERENCISTA REFERENCISTA REFERENCISTA USUARIO USUARIO REFERENCISTA REFERENCISTA REFERENCISTA
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
Solicitud de información. Análisis de la necesidad de información
Consulta fuentes internas Evalúa información obtenida
Entrega resultados
Evalúa información de fuentes internas Pasa a proceso de CYP
Sino encuentra la información requerida busca en el SIEG Evalúa información obtenida
Entrega resultados U n iv e rs id a d L a G ra n C o lo m b ia 40
11 12 13 14 15 16 17 18 USUARIO USUARIO REFERENCISTA REFERENCISTA REFERENCISTA USUARIO USUARIO REFERENCISTA
Evalúa información de fuentes internas Pasa a proceso de SIEG
Sino encuentra información requerida acude a relaciones interinstitucionales
Evalúa información obtenida Entrega resultados Evalúa información de obtenida
Pasa a proceso de RI Entrega de resultados
2.3.2.4. Observaciones
2.3.2.4.1. Análisis de la necesidad de información: Retroalimentar y conocer la necesidad de
información requerida por el usuario, implica la necesidad de delimitar, obtener y clarificar las estrategias, fuentes y herramientas con el objetivo de recuperar la información solicitada. En este sentido es necesario tener en cuenta:
1. Tema Principal de la búsqueda y temas relacionados. 2. Objeto o finalidad de la búsqueda.
3. Tipo de datos y búsquedas previas tiene el usuario para no redundar en información. 4. Cantidad de Información requerida por el usuario.
5. Idioma preferente de consulta. 6. Límites cronológicos y geográficos.
7. Formato en el que el usuario prefiere recibir la información, a saber verbalmente, por e-mail, en alguna unidad de almacenamiento, entre otros.
8. Tiempo disponible para la recepción de la información.
Es de aclarar que la interacción entre el usuario y el referencista brindaran la efectividad de los resultados.
2.3.2.4.2. Asesoría en estrategias de búsqueda y recuperación de información: Permite por medio del
uso de las diferentes herramientas y fuentes que brinda la biblioteca analizar los conceptos, criterios y términos que reflejen la estrategia de búsqueda como descriptores, encabezamientos de materia, especificidad de términos y los lenguajes de búsqueda y recuperación de información, dentro de las fuentes de información o sistemas de información que brinda la biblioteca se debe tener en cuenta las siguientes, a saber:
1. Catálogos bibliográficos. 2. Bases de datos bibliográficas. 3. Tesauros especializados.
Es función del personal de biblioteca cubrir las necesidades de información demandadas principalmente con las fuentes y recursos bibliográficos internos del departamento de biblioteca, de lo
41 M a n u a l d e P ro c e s o s y P ro c e d im ie n to s B ib li o
información en otros formatos (Digital y/o Electrónico), de no poder ser atendida la necesidad de información con los anteriores recursos será necesario apoyarse del servicio de relaciones interinstitucionales.
2.3.2.4.3. Evaluación de tipo de búsqueda: Conforme a la especificidad de la información requerida por
el usuario el referencista determinara si es necesario desarrollar una búsqueda especializada donde será necesario la búsqueda en bases de datos bibliográficas, revistas, conmutación bibliográfica, relaciones interinstitucionales y demás necesarios para localizar los artículos y materiales solicitados. Los artículos y materiales bibliográficos localizados serán conservados en la Referencia hasta tanto el usuario se acerque a reclamarlos, todo articulo o fuente en formato electrónico será copiado a un medio de almacenamiento proporcionado por el usuario.
2.3.2.4.4. Entrega de resultados: Conforme a la necesidad de la información el referencista brindara al
usuario la información que dio como resultado si así lo requiere, a saber; analíticas, abstrac, bibliografías, cartas de presentación, prestamos de material, artículos electrónicos y/o digitales y demás productos resultantes de la búsqueda realizada.
2.3.2.4.5. Almacenamiento de Información: El referencista registrara en una base de datos la
información relacionada con el usuario y su consulta, identificando los términos relacionados para la recuperación de información, así como los documentos y bibliografía producto de la búsqueda que fueron recuperados. U n iv e rs id a d L a G ra n C o lo m b ia 42
SERVICIO DE REFERENCIA - PROCESO DE ORIENTACIÓN Y ASESORÍA EN BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN USUARIO REFERENCISTA INICIO Solicita información Analiza la necesidad de información Fuentes internas Evalúa información Entrega resultados Evalúa información SIEG Evalúa información Pasa a proceso de CYP Entrega resultados Evalúa información Proceso SIEG Relaciones interinstitu-cionales Evalúa información Entrega resultados Evalúa información Proceso RI FIN SI NO SI NO NO SI 43 M a n u a l d e P ro c e s o s y P ro c e d im ie n to s B ib li o
2.3.3. REALIZACIÓN DE BIBLIOGRAFÍAS
2.3.3.1. Objetivo: proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia la búsqueda, clasificación y descripción de los documentos e ítems, con el fin de elaborar una serie de repertorios que ayuden a la realización de sus actividades académicas e investigativas cada vez que así lo requiera. 2.3.3.2. Políticas y lineamientos
1. El Departamento de Biblioteca actualizara las bibliografías de los diferentes programas académicos en un periodo no superior de dos años.
2. El desarrollo de bibliografías especializadas deberá incluir todo tipo de documento en cualquier soporte y fuente.
3. El tiempo de respuesta en el desarrollo de bibliografía no debe sobrepasar cinco (5) días hábiles. 4. El usuario deberá suministrar el medio de almacenamiento donde será conservado o asumir el
costo de impresión.
2.3.3.3. Descripción del procedimiento No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 RESPONSABLE USUARIO REFERENCISTA REFERENCISTA REFERENCISTA REFERENCISTA REFERENCISTA REFERENCISTA REFERENCISTA REFERENCISTA REFERENCISTA REFERENCISTA REFERENCISTA USUARIO ACTIVIDAD
Presenta necesidad informativa. Evalúa especificidad solicitud.
Desarrolla búsqueda. Busca en fuentes internas. Evalúa información obtenida de FI.
Entrega información a usuario.
Sino encuentra información requerida busca en CIEG. Evalúa información obtenida de CIEG.
Entrega información a usuario.
Sino encuentra información requerida busca en Relaciones Interinstitucionales.
Evalúa información obtenida de Relaciones Interinstitucionales. Entrega información a usuario.
Desarrolla proceso pertinente. 2.3.3.2. Observaciones
2.3.3.4.1. Presenta necesidad informativa: El usuario presenta su necesidad de información
especificando los descriptores y términos relacionados que orienten al referencista en la búsqueda y desarrollo de la bibliografía.
2.3.3.4.2. Evaluación solicitud: Conforme al nivel de especificidad y los resultados arrojados en la
búsqueda inicial desarrollada por el referencista, este determinara el tiempo necesario para el desarrollo de la bibliografía.
2.3.3.4.3. Desarrolla búsqueda y evalúa las diferentes fuentes de información: El referencista
desarrolla la búsqueda de información bibliográfica principalmente agotando las posibilidades internas para posterior mente desarrollar el apoyo de fuentes externas a la Universidad.
U n iv e rs id a d L a G ra n C o lo m b ia 44
medio de almacenamiento en que desee recibir la información.
2.3.3.4.5. Desarrollo del proceso pertinente: De acuerdo a los resultados y disponibilidad de los
materiales bibliográficos arrojados en la bibliografía el usuarios desarrollara el respectivo procedimiento para poder acceder a los materiales, a saber; Préstamo en sala y/o domicilio, Carta de presentación, Préstamo de equipos, entre otros.
2.3.2.5. Diagrama de flujo
SERVICIO DE REFERENCIA - PROCESO DE REALIZACIÓN DE BIBLIOGRAFÍAS
USUARIO REFERENCISTA INICIO Presenta necesidad informativa Evalúa especificidad de solicitud Desarrolla búsqueda Fuentes internas Evalúa información Entrega información a usuario SIEG Evalúa información Entrega información a usuario Relaciones interinstitu-cionales Evalúa información Entrega información Desarrolla proceso pertinente SI SI SI NO NO NO 45 M a n u a l d e P ro c e s o s y P ro c e d im ie n to s B ib li o
2.3.4. DISEMINACIÓN SELECTIVA DE INFORMACIÓN
2.3.4.1. Objetivo: proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia información respecto a las nuevas adquisiciones, artículos y demás documentos que amplíen e informen acerca de los temas de su interés previamente solicitados.
2.3.4.2. Políticas y lineamientos
1. Este servicio será desarrollado con apoyo de los funcionarios encargados de las Salas de Estudio e Investigación Electrónica Grancolombiana (SEIEG).
2. El usuario deberá previamente desarrollar la inscripción directamente en referencia para acceder al servicio de manera manual y automatizada, o a través del Web Opac.
2.3.4.3. Descripción del procedimiento
1 2 3 4 5 USUARIO USUARIO REFERENCISTA REFERENCISTA REFERENCISTA
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
Solicita Formulario de Inscripción. Diligencia Formulario (Ver Anexo No. 7) Verifica información y estado del Usuario (OLIB)
Carga Información en bases de datos DSI Envía información pertinente periódicamente. 2.3.4.4. Diagrama de flujo
SERVICIO DE REFERENCIA - PROCESO DE DISEMINACIÓN SELECTIVA DE INFORMACIÓN
USUARIO REFERENCISTA INICIO Solicita formulario de inscripción Formulario Verifica información Verifica estado de usuario (OLIB) Carga información en base de datos DSI
Envía información periódicamente Recibe información Desarrolla proceso pertinente FIN U n iv e rs id a d L a G ra n C o lo m b ia 46
2.3.5.1. Objetivo: proporcionar a la comunidad de la Universidad la Gran Colombia, así como usuarios externos la obtención de documentos que puedan encontrase en otras unidades de información a nivel, local, nacional e internacional, por medio de correo convencional, electrónico, fax o Internet.
2.3.5.2. Políticas y lineamientos
1. Este servicio se rige por las normas internacionales del Derecho de Autor. 2. El usuario que lo requiera deberá diligenciar el formulario de solicitud.
3. El costo de este servicio deberá ser asumido por el usuario solicitante, acorde con la extensión del documento, soporte, envío, destino.
2.3.5.3. Descripción del procedimiento
2.3.5.3.1. Descripción del procedimiento A: documentos obtenidos de otras instituciones
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 USUARIO REFERENCISTA REFERENCISTA REFERENCISTA USUARIO USUARIO REFERENCISTA REFERENCISTA UNIDAD DE INFORMACIÓN REFERENCISTA USUARIO
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
Presenta necesidad informativa. Recibe y evalúa necesidad.
Desarrolla proceso A. Sugiere Servicio.
Solicita Formulario de Inscripción Diligencia Formulario. (Ver Anexo No. 7)
Desarrolla Búsqueda y Recuperación de la Información. Solicita el artículo a través del software Ariel o medio a la
institución con convenio establecido.
La unidad de información verifica solicitud y envía información a través del software Ariel o medio de comunicación. Recibe información enviada y envía información al usuario.
Recibe Información. 1 2 3 4 5 6 7 USUARIO REFERENCISTA- EXT. REFERENCISTA EXTERNO REFERENCISTA REFERENCISTA REFERENCISTA REFERENCISTA
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
Presenta necesidad informativa en la Institución. Recibe y verifica existencia de información BUGC. Solicita el artículo a través del software Ariel o medio
de comunicación preferible. Verifica solicitud.
Realiza búsqueda de información. Recibe Información.
Desarrolla procesamiento de información. (Digitaliza, Scannea, Fotocopia, entre otros)
2.3.5.3.2. Descripción del procedimiento b: proporcionar documentos y o artículos requeridos por otras instituciones 47 M a n u a l d e P ro c e s o s y P ro c e d im ie n to s B ib li o
2.3.5.4. Observaciones: el Departamento de Biblioteca deberá previamente establecer convenio con las redes e instituciones existentes para el desarrollo de este servicio.
El usuario deberá consultar y agotar todas las posibilidades que le ofrece la Biblioteca para satisfacer sus necesidades informativas.
El referencista deberá ubicar la unidad de información con el fin de solicitar el servicio.
El artículo es solicitado a través del software Ariel o por otro medio de comunicación tanto físico como electrónico, previa autorización y cancelación del servicio.
2.3.5.5. Diagrama de flujo 2.3.5.5.1. Procedimiento A INICIO Presenta necesidad informativa Formulario
SERVICIO DE REFERENCIA - PROCESO DE DISEMINACIÓN SELECTIVA DE INFORMACIÓN DOCUMENTOS OBTENIDOS DE OTRAS INSTITUCIONES
USUARIO REFERENCISTA UNIDAD DE INFORMACION
Recibe y evalúa necesidad Desarrolla proceso A Sugiere servicio Solicita formulario de inscripcion Desarrolla búsqueda y recuperación de información
Solicita artículo a través de software o institución
con convenio
Verifica solicitud
Envía información a través de software o medio de comunicación Recibe información Envía información a usuario Recibe información FIN U n iv e rs id a d L a G ra n C o lo m b ia 48
SERVICIO DE REFERENCIA - PROCESO DE DISEMINACIÓN SELECTIVA DE INFORMACIÓN DOCUMENTOS REQUERIDOS POR OTRAS INSTITUCIONES
USUARIO REFERENCISTA EXTERNO REFERENCISTA
2.4
RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
2.4.1 GENERALIDADES
2.4.1.1. Definición: servicio que permite establecer un convenio recíproco entre Bibliotecas, Instituciones, Centros de Documentación, entre otros. Con el fin de facilitar el préstamo de material bibliográfico y la consulta de material bibliográfico a la comunidad universitaria.
2.4.1.2. Objetivo: proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia el préstamo de y la consulta de material bibliográfico en otra entidades o instituciones, para el apoyo de su actividad cultural y académica. 2.4.1.3. Índice de procesos INICIO Presenta necesidad informativa en la institución Recibe y verifica información existencia de información de la Biblioteca UGC Solicita artículo por medio de software o medio de comunicación Verifica solicitud Realiza búsqueda de información Recibe información Desarrolla procesamiento de información Envía información Recibe información FIN 1. Carta de Presentación 2. Préstamo Interbibliotecario 49 M a n u a l d e P ro c e s o s y P ro c e d im ie n to s B ib li o
