OMS (Cubicador) - Manual de usuario

OMS (Cubicador) - Manual de usuario

Versión 1.1

Herramienta para captura de pedidos e inventario de Socios

Comerciales

Índice

1 Introducción ... 3

1.1 El término „OMS“ ... 3

1.2 Propósito de la guía para el usuario ... 3

1.3 Propósito del OMS... 3

2 Funcionalidades del OMS ... 3

2.1 Ingreso al OMS... 3

2.2 Funcionalidades disponibles ... 3

2.3 Cubicación de nuevos pedidos ... 4

2.3.1 Seleccionar opción ... 4

2.3.2 Selección de productos ... 4

2.3.3 Selección de productos alternos ... 5

2.3.4 Selección de material publicitario... 5

2.3.5 Registrar Pedido... 5

2.4 Rastreo de pedidos... 6

2.4.1 Seleccionar opción ... 6

2.4.2 Seleccionar los criterios de búsqueda ... 6

2.4.3 Visualizar lista de pedidos ... 6

2.4.4 Visualizar detalle de un pedido ... 6

2.5 Registro de inventarios ... 7

2.5.1 Proceso para el registro de inventario ... 7

2.5.2 Seleccionar Opción... 7

2.5.3 Descargar catálogo ... 7

2.5.4 Descarga de formato ... 8

2.5.5 Grabado de archivo en Excel... 8

2.5.6 Carga y registro de archivo Excel con inventario ... 9

2.6 Asistencia a usuarios... 10

2.7 Renovación de contraseña de acceso ... 10

1 Introducción

1.1

OMS por sus siglas en inglés Order Management System. OMS mejor conocido como “Cubicador” es una herramienta con base en Internet y la cual ofrece al socio comercial de Grupo Peñafiel las opciones para captura y verificación de pedidos, así como la captura del inventario tanto de producto lleno como de vacío.

1.2

Esta guía está dedicada para el usuario y tiene como objetivo ayudar a los socios comerciales de Grupo Peñafiel a nivel nacional a manejar la herramienta paso a paso explicando los detalles necesarios.

1.3

El OMS ofrece a los socios comerciales de Grupo Peñafiel, a sus respectivos asesores comerciales y a los equipos en plantas, una plataforma amigable para la colocación, liberación, procesamiento y rastreo de pedidos

2 Funcionalidades del OMS

2.1

El primer paso consiste en conectarse al cubicador deseado, Nacional o Xalostoc: • Nacional : http://sip.grupopenafiel.com/sip/

• Xalostoc : http://sip.grupopenafiel.com/sipxal/

Una vez en la página del cubicador se debe ingresar usuario / contraseña y dar click en

Después de ingresar usuario / contraseña dar click en “Cubicador” y después en “acceso”

2.2 Funcionalidades disponibles

Aparece la siguiente pantalla en la que se muestran las 3 opciones disponibles para los socios comerciales: • Registrar nuevo pedido

• Rastreo de pedidos • Registro de inventarios

2.3 Cubicación de nuevos pedidos

Se selecciona la opción mediante click en

Al seleccionar “registrar nuevo pedido” aparecerá la siguiente pantalla, en la cual es necesario realizar lo siguiente:

• Seleccionar el tipo de transporte

• Especificar si es unidad fletera o transporte propio

• Marcar la casilla de envase si tiene envase y/o tarima para retornar a planta • Seleccionar la fecha en la que desea que el producto sea despachado

• Considerar la nota de que se debe de cubrir por lo menos el 90% del transporte

2.3.2 Selección de productos

Una vez especificada la información solicitada inicialmente es necesario seleccionar los productos deseados.

En nuevo registro, seleccionar “marca” “presentación / sabor” “cantidad de tarimas” y dar click en . Este paso de debe de repetir hasta que se haya completado el pedido.

Nota: Es importante validar que los productos/presentaciones seleccionadas sean las deseadas, para evitar entrega de producto no deseado.

2.3.3 Selección de productos alternos

El procedimiento para agregar los productos alternos es el mismo que el proceso anterior, seleccionar “marca” “presentación / sabor” “cantidad de tarimas” y dar click en .

2.3.4 Selección de material publicitario

En caso de requerir el envío de material publicitario en la opción al fondo de la página es necesario especificar la cantidad de tarimas solicitadas y dar click en

2.3.5 Registrar Pedido

Después de haber capturado los productos deseados y alternos así como la cantidad de tarimas de material publicitario se da click en para grabar el pedido:

Nota: la barra de color situada arriba del texto “Capacidad total” es un semáforo el cual indica el porcentaje de capacidad del transporte ocupado por el producto solicitado en relación a la capacidad total de la unidad, si el producto solicitado ocupa 90% o más de la unidad, la barra se mostrará en color verde, pero si la capacidad ocupada es menor del 90% la barra se mostrará en color amarillo o rojo y el pedido no podrá ser registrado hasta ocupar el mínimo requerido.

Una vez registrado el pedido, se mostrará la siguiente notificación con el número de pedido generado.

A partir de este momento el área de crédito y cobranza de Grupo Peñafiel puede liberarlo para su procesamiento.

2.4 Rastreo de pedidos

Se selecciona la opción mediante click en

2.4.2 Seleccionar los criterios de búsqueda Los criterios de búsqueda disponibles son los siguientes:

• Status del pedido (Cancelado, Solicitado, Acreditado, En Proceso, Embarcado, No atendido) • Rango de fechas

2.4.3 Visualizar lista de pedidos

Después de especificar los criterios de búsqueda dar click en

Aparecerá la siguiente pantalla con la lista de pedidos donde se muestra la información general del pedido así como el status:

2.4.4 Visualizar detalle de un pedido

Para consultar los detalles de un pedido, se debe dar click en el botón entonces se mostrará la pantalla con el detalle del pedido

2.5 Registro de inventarios

Esta nueva funcionalidad del OMS consiste en la captura mensual por parte del socio comercial del inventario que tiene en su bodega al día 12 del mes correspondiente. La ventana de tiempo para la captura del inventario en OMS es del día 12 al 15 del mes.

Es responsabilidad del socio comercial capturar el inventario que tiene de lo siguiente: • Producto lleno

• Material de embalaje (Envase, Reja, Tarima)

A partir del día 1ro de cada mes, aparecerá este recordatorio cada vez que se quiera capturar un pedido nuevo:

En caso de que el socio no capture su inventario entre el 12 y 15 de mes, a partir del día 16 la funcionalidad de “registro de nuevo pedido” estará bloqueada y sólo se liberará cuando que el socio haya registrado su inventario. Una vez registrado el inventario el recordatorio desaparecerá y se reactivará a hasta el día 1ro del siguiente mes para recordar el registro del inventario del nuevo periodo.

2.5.1 Proceso para el registro de inventario

2.5.2 Seleccionar Opción

Se selecciona la opción mediante click en y aparece la siguiente pantalla:

2.5.3 Descargar catálogo

Para descargar el catálogo de productos y materiales embalaje se da click en , ya que se dio click en la opción aparecerá una ventana que pregunta si se desea solamente abrir o guardar el archivo en alguna carpeta de computadora:

Entonces se tiene un archivo de Excel con el catálogo de productos que contiene la siguiente información: • Usuario • Nombre de marca • Código de marca • Código de producto • Nombre de producto • Tipo de producto 2.5.4 Descarga de formato

Para descargar el formato a llenar con los productos que se tienen en inventario se da click en , en OMS se abrirá un hoja de cálculo con el formato, la cual se debe copiar a Excel y completar con los datos de los productos en inventario (de acuerdo al catálogo) :

Ejemplo de formato lleno:

Una vez que se ha llenado el formato con los productos disponibles en almacén, se debe grabar el archivo en la computadora.

Nota: Es importante capturar en el formato el código de la marca y de material exactamente como aparece en el catálogo (con 0’s a la izquierda) de otra manera el sistema no permitirá la carga del archivo.

2.5.5 Grabado de archivo en Excel

La funcionalidad está diseñada para trabajar con archivos de Excel de Office 2003, por lo que en caso de contar con una versión más actualizada del paquete, es necesario grabar el archivo como tipo “Excel

2.5.6 Carga y registro de archivo Excel con inventario

Ya que se tiene listo el formato con los productos, se da click en el botón para seleccionar el archivo Excel.

Aparece la siguiente pantalla en la cual se debe seleccionar la ruta y archivo Excel que contiene el inventario a registrar:

Al seleccionar el archivo, este se refleja en el OMS y se da click en para transferir la información al OMS:

Para finalizar el proceso de registro de inventario se da click en y se muestra el siguiente mensaje de confirmación:

2.6 Asistencia a usuarios

Al dar click en el botón , se muestra la siguiente pantalla en la que podrá hacer llegar un mail con su solicitud o donde podrá encontrar el número telefónico para contactar al equipo de servicio al cliente (la atención a solicitudes recibidas a través de esta opción es en horarios de oficina) :

Aparece la siguiente pantalla en la cual se deben de ingresar los datos y la explicación de la situación:

2.7 Renovación de contraseña de acceso

Como lo indica el aviso importante en la pantalla inicial del cubicador, las contraseñas de acceso tienen validez de 90 días a partir de generada, por lo que es recomendable actualizarla periódicamente para evitar el bloqueo de la contraseña y por ende del acceso al cubicador.

2.7.1 Cambio de contraseña

Para realizar el cambio de contraseña es necesario dar click en en el menú del cubicador:

Una vez seleccionada la opción ingresamos la contraseña actual y posteriormente ingresamos 2 veces la nueva contraseña (debe contener un mínimo de 8 caracteres y un máximo de 10) y se da click en :