Caracterización del Proceso de Gestión del Talento Humano EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR

OBJETIVO DEL PROCESO

RESPONSABLE

Gestionar y administrar el Talento Humano de la Universidad de Pamplona, buscando su satisfacción, mediante

la prestación de servicios eficaces, eficientes y efectivo.

Planificar y desarrollar acciones encaminadas a garantizar celeridad e idoneidad respecto de la Vinculación de los empleados públicos de la Universidad de Pamplona.

LIDER DEL PROCESO

ALCANCE

Inicia

Solicitud del Servicio.

Termina

Medición, análisis y mejora

INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS

EMISOR

ENTRADA

ACTIVIDADES

RESPONSABLE

SALIDA

RECEPTOR

Direccionamiento Estratégico Estado Plan de Desarrollo Política de Calidad Objetivos de Calidad Directrices (Proyecto Institucional, Reglamentos, Estatutos, Acuerdos, Resoluciones), Requisitos, Normatividad

P

Planeación del proceso de Talento Humano a través del FDE-01 “Elaboración

del Plan Operativo”, teniendo en cuenta los

componentes de contratación, planes de capacitación, formación, e incentivos y programas de inducción, reinducción y bienestar. Elaboración de propuesta del presupuesto Identificación de necesidades Planeacion de la prestación del servicio

Líder del Proceso

Plan Operativo Plan de Capacitación Plan de Incentivos Programa de Inducción Programa de Reinducción Programa de Bienestar. Proyección del presupuesto Solicitud de Recursos Direccionamiento estratégico Gestión de Recurso Físico y Apoyo Logístico Adquisición de Bienes y Servicios Y todos los procesos Todos los procesos Solicitudes de personal

Administración del SIG

FAC- 23 “Planificación, Control y Seguimiento al

EMISOR

ENTRADA

ACTIVIDADES

RESPONSABLE

SALIDA

RECEPTOR

Direccionamiento Estratégico Plan Operativo Aprobado Asignación de recursos aprobados (presupuesto)

Planta global aprobada

H

Ejecución del plan operativo Selección del personal

Elaboración de actos administrativos conforme al

tipo de vinculación Vinculación del personal y

OPS Desarrollo de Inducción, entrenamiento Detección de necesidades de capacitación (diagnostico) Ejecución del Plan de

Capacitación. Ejecución del proceso de

capacitación Ejecución del programa de

reinducción. Elaboración de nóminas

Líder de Gestión Académica –

Rector Líder del Proceso Secretaría General Plan Operativo Plan Operativo ejecutado Informe de verificación del cumplimiento de perfil de contratación. Resultados de la evaluación de habilidades y competencias del personal. Resolución de nombramiento Personal Vinculado Informes de la Inducción , entrenamiento, reinducción, plan de formación y capacitación, evaluaciones de las capacitaciones Todos Los procesos

Alta Dirección Autorización de contratación de OPS

Verificación de la documentación Ingreso de datos al sistema

Elaboración, Perfeccionamiento del

Contrato

Líder del Proceso de Gestión del Talento Humano Contrato Elaborado OPS Alta Dirección Autorización de traslado o retiro definitivo de personal

Notifica al funcionario con copia al jefe inmediato del cargo saliente como del

entrante Informa al proceso de Adquisición de Bienes y Servicios y Control Interno

Verificación del Acta de Empalme

Aprobación y aceptación del Acta de

Empalme Funcionario entrante y saliente Jefe inmediato CNSC Disposiciones Internas Lineamientos para la evaluación de desempeño Realizar la solicitud de desarrollo de evaluación de desempeño a lideres de procesos Solicitud de realización de la evaluación de desempeño Evaluadores y evaluados Evaluadores y evaluados Resultados de la Evaluación de desempeño y planes de mejoramiento Revisión y Consolidación de los resultados para el

archivo de la documentación en las

hojas de vida

Plan de capacitación, plan de inducción y Reinducción según las

necesidades

Alta Dirección

Dirección Administrativa

Plan Anual de Estímulos y/o Incentivos

Ejecución, y Evaluación del Plan Anual de Estímulos

y/o Incentivos

Informe de gestión de la ejecución del Plan Anual de Estímulos y/o

Incentivos Comité de Coordinación de

Control Interno Alta Dirección Plan Anual de Bienestar

Social

Ejecución, y Evaluación del Plan Anual de Bienestar

Social

Informe de gestión de la ejecución del Plan

Anual de Bienestar Social

Todos los procesos Encuesta de Medición del Clima Organizacional

Resultados y Análisis de la información Socialización de

Resultados Elaboración del Plan de

mejoramiento Ejecución y evaluación del

Plan

Informe de eficacia de las acciones del plan

de mejoramiento Todos los procesos Adquisición de Bienes y Servicios Materiales, insumos y personal por contrato

Estudio de creación, modificación o eliminación de documentos y su respectiva revisión y aprobación Actualización de la tabla de retención, archivo de documentos según parámetros establecidos Documentos aprobados para validación Solicitud para inclusión

o eliminación de documentos en las Tablas de retención Direccionamiento Estratégico (Alta Dirección) Infraestructura y Logística Recursos físicos y tecnológicos adecuados y asignados Administración del SIG Lineamientos para la elaboración, seguimiento y control de la documentación y registros del SIG..

Administración del SIG

Gestión Documental Directrices de la documentación

Gestión Documental

EMISOR

ENTRADA

ACTIVIDADES

RESPONSABLE

SALIDA

RECEPTOR

Control Interno Plan de Auditorias Internas

V

Análisis de informes de Auditorias Grupo de

Mejoramiento Riesgos actualizados y

controlados Control Interno Instrumento para

identificación de riesgos (Mapa de riesgos del

proceso)

Seguimiento y control de los riesgos Identificados y

Administración del SIG

Instrumentos de seguimiento y medición

del proceso

Definición de acciones para eliminar no conformidades detectadas Plan de mejoramiento elaborado Direccionamiento Estratégico Administración del SIG Medición de Indicadores y

evaluación de las metas. Elaboración de los planes

de mejoramiento

EMISOR

ENTRADA

ACTIVIDADES

RESPONSABLE

SALIDA

RECEPTOR

Direccionamiento Estratégico

Asignación de recursos para la ejecución del plan de mejoramiento Informe de seguimiento y medición de los procesos

A

Toma de acciones correctivas Grupo de Mejoramiento Resultado de la evaluación de la eficacia del plan de

mejora Direccionamiento Estratégico Toma de acciones preventivas Administración del SIG Administración del SIG Control Interno Control Interno

CRITERIOS DE SEGUIMIENTOS Y CONTROL

QUE SE CONTROLA COMO SE

CONTROLA QUIEN LO CONTROLA FRECUENCIA DEL CONTROL REGISTRO DEL CONTROL

Controles en las

entradas

Planta global

Verificando que el personal nombrado corresponda al numero, cargo y habilidades relacionado en la planta

Líder del proceso de Talento Humano

Cada vez que se solicite una vinculación

de planta.

Resolución de Nombramiento

Controles en las

actividades

Vinculación de personal PGH-01 “Vinculacion de Personal” IGH-02 Requisitos de Vinculación del Personal permanente FGH-06 Solicitud Vinculación del Personal Proyección de nomina para pago PGH-02 Elaboracion de Nómina IGH-04 Ingreso de Datos al Sistema mensual FGH-12 Planilla de Nómina FGH-35 Control de Nómina Proyección pago parafiscales

IGH-14 Trámite para la Liquidación de Aportes

Parafiscales del Personal Vinculado

mensual Planilla de pago de parafiscales en red

Controles a las

salidas

Ejecución del Plan Operativo

Mediante informes de avance del Plan

Operativo 2 veces al año FDE-02 Informes de Avance al Plan Operativo

RECURSOS

TALENTO HUMANO

INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE

TRABAJO

TECNOLOGICOS

Director de la Oficina de Gestión del Talento Humano

Profesional Universitario de Apoyo Jurídico Técnicos de Vinculación

Técnico de Liquidaciones y Novedades Técnicos de Nómina

Auxiliares de archivo

Oficina (Dotación básica, computador –software de oficina- y archivador)

Estanterías para archivo Sala de Archivos para Hojas de Vida

Módulos Sillas ergonómicas

Hardware y Software

Red de comunicaciones ( teléfono, fax, internet,

same time, etc )

REQUISITOS ASOCIADOS

NORMAS TECNICAS DE CALIDAD

LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN

NTCGP 1000:2009 Gestión de

la Calidad en el Sector Público

NTC ISO 9001:2000 Sistema de

Gestión de la Calidad

Requisitos

NTC ISO 9000:2005 Sistema de

Gestión de la Calidad.

Términos y Definiciones

4 6.2 6.4 7.1 7.2 7.5 8

Acuerdo 065 Congreso de la República de Colombia Acuerdo 016 Mayo 28 de 2004 Consejo Superior Universidad de

Pamplona

Acuerdo 031 Abril 25 de 2003 Consejo Superior Universidad de Pamplona.

Acuerdo 046 Julio 25 de 2002 Consejo Superior Universidad de Pamplona.

Acuerdo 053 Abril 02 de 2003 Consejo Superior Universidad de Pamplona

Acuerdo 063 y Acuerdo 007Septiembre 10 de 2002 Modificado por Acuerdo 007 Enero 31 de 2004. Consejo Superior Universidad de

Pamplona.

Acuerdo 103 Estatuto de Contratación Universidad de Pamplona. (Articulo 34 C.S.T. Artículo modificado Art. 3º Decreto 2351 de 1965)

Octubre 24 de 2002 Universidad de Pamplona. Congreso de la República.

Acuerdo 115 Diciembre 13 de 2001 Consejo Superior Universidad de Pamplona.

Acuerdo 119Noviembre 25 de 2002. Modificado por el Acuerdo 031 del 16 de Marzo de 2004

Acuerdo 130 Diciembre 12 de 2002 Consejo Superior Universidad de Pamplona

Acuerdo 134 Diciembre 12 de 2002 Consejo Superior Universidad de Pamplona.

Articulo 212 C.S.T. Junio 07 de 1951 Ministerio del Trabajo y la Seguridad Social

Circular Conjunta 00001 Enero 24 de 2005 Ministerio de Hacienda y Crédito Público y Ministerio de la Protección Social

Consejo Superior Universidad de Pamplona. Constitución Política de Colombia 1991

Convención Colectiva de Trabajo 2001 Universidad de Pamplona y Sindicato de Trabajadores y Empleados de la Universidad de Pamplona

Decreto 1279 Junio 19 de 2002 Congreso de la República Decreto 1279 Junio 19 de 2002 Congreso de la República Decreto 1279 Junio 19 de 2002 Ministerio de Educación Nacional Decreto 1568 Agosto 05 de 1998 Departamento Administrativo de la

Función Pública.

Decreto 1670 Mayo 14 de 2007 Ministerio de la Protección Social Decreto 1919 Agosto 27 de 2002 Departamento Administrativo de la

Función Publica.

Decreto 1919 Agosto 27 de 2002 Presidente de la República Decreto 1950 Septiembre 24 de 1973 Departamento Administrativo de la

Función Pública.

Decreto 4343 Diciembre 22 de 2004 Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Decreto 615 Marzo 02 de 2007 Gobierno Nacional Decreto 806 Abril 30 de 1998 Ministerio de Salud Pública

DOCUMENTOS ASOCIADOS

DOCUMENTOS

_{Ver FAC-01 “Listado Maestro de Documentos Internos ”}

INDICADORES

Ver FAC-01 “Listado Maestro de Documentos Internos ”

RIESGOS

Ver FAC-10 “Mapa de Riesgos”

OBJETIVOS DE

CALIDAD

ASOCIADOS

Mejora de la Cultura Institucional