OBJETIVO DEL PROCESO
RESPONSABLE
Obtener, mantener y mejorar el desempeño del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Pamplona,para identificar y satisfacer las necesidades y expectativas de su comunidad.
LIDER DEL PROCESO
ALCANCE
Inicia
Planificación del Sistema Integrado de GestiónTermina
Evaluación, Análisis y MejoraINTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS
EMISOR
ENTRADA
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
SALIDA
RECEPTOR
Direccionamiento Estratégico (CSUP) Estado Misión Institucional
P
Planificación para la Revisión, Control y Seguimiento del SistemaIntegrado Gestión Elaboración del Plan
de Acción Elaboración del plan de
compras Identificación de necesidades Administración del Sistema Integrado de Gestión FAC-23 diligenciado “Planificación, Control y Seguimiento al Sistema Integrado de Gestión” para su aprobación Comité de Coordinación de Control Interno Visión Institucional
Resolución Rectoral que formaliza responsabilidades Directrices (Proyecto Institucional, Reglamentos, Estatutos, Acuerdos, Resoluciones), Requisitos, Normatividad Plan Operativo Plan de compras Solicitud de Recursos Gestión del Talento Humano Gestión Adquisición de Bienes y Servicios Gestión de la Infraestructura y Apoyo Logístico.
EMISOR
ENTRADA
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
SALIDA
RECEPTOR
Direccionamiento Estratégico
Plan de acción aprobado Asignación de recursos aprobados (presupuesto)
H
Ejecución del plan de acción
Elaboración del informe consolidado como Entrada
para la Revisión por la Alta Dirección
Administración del Sistema Integrado
de Gestión
Informes de avance del Plan acción Plan acción ejecutado
Direccionamiento Estratégico Comité de Coordinación de control Interno FAC-23 “Planificación, Control y Seguimiento al Sistema Integrado de Gestión” Aprobado.
Ejecución del FAC-23 “Planificación, Control y Seguimiento al Sistema Integrado de Gestión” FAC-28 y FAC-29 actualizado. Comité de Coordinación de control Interno Plan de Auditorías Internas
Elaboración del Programa de Auditorias
Socialización del Programa Asignación de Auditores Reunión de apertura y cierre FAC-08 “Ata de Reunión” Listas de Asistencia Programa de Auditorias Todos los Procesos
Todos los Procesos
Documentación aprobada para verificación y validación. Verificación y validación de la Documentación de los Procesos. Estudio de creación, modificación o eliminación de documentos y su respectiva revisión y aprobación Actas de Documentos verificados y validados. Todos los Procesos
Seguimiento a los procesos
Reunión de Grupo de Mejoramiento para revisión de planes de mejoramiento
e indicadores
Actas de Control y Seguimiento por
Proceso Actualización del
FAC-28 y FAC-29 Procesos retroalimentados Gestión del Talento
Humano Solicitud de necesidades de capacitación Identificación de necesidades de capacitación Necesidades de Capacitación Gestión del Talento Humano Adquisición de Bienes y Servicios Materiales, insumos y personal por contrato Recursos físicos y tecnológicos adecuados
y asignados
Análisis de necesidades de material, insumo y persona. Análisis de necesidades de infraestructura y mantenimiento de equipos Solicitud de requerimientos Adquisición de Bienes y Servicios Infraestructura y Logística Infraestructura y Logística
EMISOR
ENTRADA
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
SALIDA
RECEPTOR
Administración del SIG Plan de Auditorías Internas
V
Ejecución de Auditorias Administración del Sistema Integrado de Gestión Informes de Auditorias Control Interno Control Interno Solicitud de Planes de mejoramiento producto de auditoriasElaboración del plan de mejoramiento
Plan de mejoramiento aprobado
EMISOR
ENTRADA
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
SALIDA
RECEPTOR
Administración del SIG Control Interno Solicitud de informes de avance
A
Ejecución de acciones correctivas y preventivas Administración del Sistema Integrado de Gestión Control y seguimiento a la efectividad de las acciones correctivas y preventivas Administración del SIG Control Interno Instrumento para identificación de riesgos (Mapa de riesgos delproceso)
Seguimiento y control a los riesgos Identificados y
valorados
Riesgos actualizados y controlados
CRITERIOS DE SEGUIMIENTOS Y CONTROL
ITEM
QUE SE CONTROLA COMO SECONTROLA QUIEN LO CONTROLA FRECUENCIA DEL CONTROL REGISTRO DEL CONTROL
Controles en las
entradas
Misión y Visión actualizada ( que seala vigente ) Política y Objetivos de
Calidad vigentes
Verificación y vigencia del último Acto
Administrativo Administración del Sistema Integrado de Gestión Anual Manual de Calidad e historia de modificaciones Verificación de la coherencia del FAC-19
Encuesta de Medición para la Revisión de la
Política de Calidad y Objetivos del Sistema
Integrado de Gestión
Normatividad Matriz de requisitos
legales
Controles en las
actividades
Cumplimiento de los requisitos de entrada para la Revisión por la
Dirección
Control y seguimiento a la ejecución del
FAC-23 Fechas establecidas del FAC-23 Actas de reunión FAC-33 Control de Remisión y Recepción de Documentos del Sistema Integrado de Gestión
Controles a las
salidas
Actualización del FAC-28 y FAC-29
A través de la revisión mensual con el
proceso
Fechas establecidas
RECURSOS
TALENTO HUMANO
INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE
TRABAJO
TECNOLOGICOS
Administrador (a) del Sistema Integrado
de Gestión
Asistente del Sistema Integrado de
Gestión
Oficina dotada
Sala de Juntas
Archivadores con su respectivo control y
seguridad
Papelería
Tintas
CD’s
Tablero acrílico con expógrafos
Hardware y Software
Video Beam
Red de comunicaciones ( teléfono, fax,
internet, same time, etc )
REQUISITOS ASOCIADOS
NORMAS TECNICAS DE CALIDAD
LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN
NTCGP 1000:2009 Gestión de la
Calidad en el Sector Público
4.2.3 -4.2.4 – 7.1 -7.2 – 7.5 – 8.2.1 – 8.2.3 – 8.2.4 – 8.3 – 8.4 –
8.5 - MECI
Acuerdo 162 del 6 de noviembre del 2007, por el cual se actualiza la Politica de Calidad Institucional de la Universidad de Pamplona. Acuerdo 082, Junio 20 de 2005, por el cual se crean los Organismos de
Administración y Control del Sistema de Gestión de la Calidad Resolución 758 del 20 de Junio del 2005, por la cual se hacen unas
designaciones y se asignan funciones
Ley 872 Diciembre 30 de 2003, Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras
entidades prestadoras de servicios.
NTC ISO 9000:2005 Sistema de
Gestión de la Calidad
Vocabulario
872 de 2003 y se adoptó la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
NTC ISO 9001-2000 GP 1000-2004
Acuerdo 027 Del 25 de Abril de 2000.
Acuerdo 042 del 17 de Junio de 1999, Estatuto General de la Universidad de Pamplona.
Normatividad de la educación superior: Ley 30 de 1992
Ley 1084 del 4 de Agosto de 2006 Decreto 2566 del 10 de Septiembre de 2003
Decreto 1001 del 3 de Abril de 2006 Ley 962 de 2005 “Antitrámites”
Modelo Estándar de Control
Interno
DOCUMENTOS ASOCIADOS
DOCUMENTOS
Ver FAC-01 “Listado Maestro de Documentos Internos”
REGISTROS
Ver FAC-03 “Listado Maestrio de Formatos”
INDICADORES
Ver FAC-01 “Listado Maestro de Documentos Internos”
RIESGOS
Ver FCI-10 “Mapa de Riesgos”
OBJETIVOS DE
CALIDAD
ASOCIADOS
Obtener la acreditación institucional Mejora de la Cultura Institucional Incrementar las fuentes de financiación
