DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

Al contestar refiérase al oficio No.

02271

Dagmar Hering Palomar Directoria Jurídica Ministerio de Hacienda

Estimada señora:

Asunto: Se aprueban los contratos N° 011-2013, 12-2013, 13-2013, 14-2013, 15-2013, 16-2013, 17-2013, 18-2013, 19-2013, y 20-2013, así como sus respectivas adendas N°1 de cada uno de los contratos indicados, suscritos entre el Ministerio de Hacienda y las empresas A Green Hope, S.A., Centro Textil José Befeler, S.A., Kem de Centroamerica, S.A., Ferva del Norte, S.A., Consorcio Distribuidora Florex Centroamericana S.A. y Florex Productos de Limpieza, S.A., Medical Works, Limitada, Corporación Decaprim, S.A., Sanor de Costa Rica, S.A., Caisa Inc de Costa Rica, S.A. y Prolim Prlm, S.A., con motivo del Convenio Marco para la compra de materiales de limpieza con criterios sustentables, para las instituciones públicas que utilizan Comp@Red, producto de la Licitación Pública N° 2011LN-000002-CMBYC.

Nos referimos a su oficio No. DJMH-1975-2013 de fecha 05 de noviembre del 2013, recibido en este órgano contralor el 13 de noviembre de 2013, por medio del cual solicita el refrendo legal de los contratos y sus respectivas adendas, suscritos entre el Ministerio de Hacienda y las empresas A Green Hope, S.A., Centro Textil José Befeler, S.A., Kem de Centroamerica, S.A., Ferva del Norte, S.A., Consorcio Distribuidora Florex Centroamericana S.A. y Florex Productos de Limpieza, S.A., Medical Works, Limitada, Corporación Decaprim, S.A., Sanor de Costa Rica, S.A., Caisa Inc de Costa Rica, S.A. y Prolim Prlm, S.A., con motivo del Convenio Marco para la compra de materiales de limpieza con criterios sustentables, para las instituciones públicas que utilizan Comp@Red, producto de la Licitación Pública N° 2011LN-000002-CMBYC.

Dicho trámite fue complementado con la información remitida a través del oficio DGABCA-173-2014-NP del 22 de enero de 2014, por solicitud realizada por esta Contraloría General en el oficio DCA-3221 del 16 de diciembre de 2013.

Por disposición del artículo 8 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, se tiene por acreditado lo siguiente:

1. Estudios técnicos, legales, financieros y de razonabilidad de precio (Disco Compacto número 2 que contiene el expediente administrativo, Carpeta denominada # 13 Análisis, documento denominado #1 Análisis Legal, #2 Análisis Técnico, #3 Análisis Económico y #4 Análisis Integral). Acta de Comisión de Adjudicación emitida por la Licda. Tania Morales Álvarez, Lic. Esteban Zúñiga Salas y Licda. Erika Solís Acosta. (Disco Compacto número 2 que contiene el expediente administrativo, Carpeta denominada #14 Acta de Comisión de Adjudicación, documento denominado Acta de Comisión de Adjudicación).

2. Acto de Adjudicación. La publicación respectiva operó por medio de La Gaceta número 24 del lunes 4 de febrero de 2013, así como la publicación del acto de corrección del acto de adjudicación inicial, publicado también en La Gaceta número 133, del jueves 11 de junio de 2013. (Disco Compacto número 2 que contiene el expediente administrativo, Carpeta denominada #17 Publicación de Adjudicación, documento denominado Gaceta de Publicación Adjudic ML 04_02_2013 y Carpeta denominada #22 Publicación corrección de adjudicación, documento denominado Gaceta 133 publicación fe de erratas).

3. Declaraciones juradas de los contratistas de que no les afecta el régimen de prohibiciones para contratar y de encontrarse al día en el pago de impuestos nacionales. (Disco Compacto número 1 que contiene el expediente administrativo, Carpeta denominada #11 Ofertas, Subcarpeta denominada 2 A Green Hope S.A. Quicker Green, documento denominado Recibo Quicker Green, página 8, Subcarpeta denominada 3 Florex CA S.A., documento denominado Recibo Florex página 12, Subcarpeta denominada Sanor de CR S.A, documento denominado Recibo Sanor página 37, Subcarpeta denominada 5 Centro Textil José Befeler S.A., documento denominado Recibo Centro Textil página 31, Subcarpeta denominada 6 Promedical de CR S.R.L, documento denominado Recibo Promedical, página 6, Subcarpeta denominada 7 Caisa Inc de CR S.A. documento denominado Recibo Caisa página 38, Subcarpeta denominada 8 Kem de Centroamerica S.A., documento denominado Recibo Kem página 17, Subcarpeta denominada 9 Prolim S.A., documento denominado Recibo Prolim página 38, Subcarpeta denominada 11 Medical Works, documento denominado Recibo Medical Works página 11, Subcarpeta denominada 12 Ferva del Norte, documento denominado Recibo Ferva página 8, Subcarpeta denominada 13 Corporación Decaprim S.A., documento denominado Recibo Corp Decaprim página 3).

4. Garantías de cumplimiento vigentes por un monto de ¢1.000.000,00 (un millón de colones) (Carpeta #24 denominada Entrega de las garantías de cumplimiento,del Disco Compacto 2 que contiene el expediente administrativo, Subcarpeta denominada Garantías de Cumplimiento, documentos denominados A Green Hope, Caisa, Centro Textil JoséBefeler, Decaprim, Ferva, Florex, Kem de Centroamerica, Medical Works, Prolim y Sanor).

5. Consultas efectuadas en el registro de sanciones a proveedores del sistema de compras electrónicas CompraRed y Merk-link, consultas que se incorporan a los antecedentes de la

presente gestión y las cuales no evidencian como resultado sanciones de inhabilitación para las contratistas (folios 33 al 57 de la gestión de refrendo).

6. La capacidad de los representantes que suscriben los contratos así como las respectivas adendas por las contratistas, quienes comparecen en representación de las empresas A Green Hope, S.A., Centro Textil José Befeler, S.A., Kem de Centroamerica, S.A., Ferva del Norte, S.A., Consorcio Distribuidora Florex Centroamericana S.A. y Florex Productos de Limpieza, S.A., Medical Works, Limitada, Corporación Decaprim, S.A., Sanor de Costa Rica, S.A., Caisa Inc de Costa Rica, S.A. y Prolim Prlm, S.A., ostentando suficientes facultades para dichos actos de acuerdo a las certificaciones de personería que se incorporan a los antecedentes de la presente gestión (folios 58 al 133 de la gestión de refrendo).

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 del Reglamento antes citado, y una vez realizado el análisis de rigor, devolvemos los contratos de cita debidamente refrendados, con las siguientes observaciones:

1. Es responsabilidad de cada Administración contar con el contenido presupuestario suficiente y disponible para atender las erogaciones provenientes de cada contratación, al momento de efectuarse los requerimientos respectivos. Debiendo verificarse que los recursos puedan destinarse válidamente para la finalidad propuesta.

2. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 9 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, queda bajo la exclusiva responsabilidad de esa entidad la razonabilidad de los precios unitarios definidos en cada contratación.

3. De igual forma resulta de aplicación lo indicado en el citado artículo cuando dispone: “Corresponde a la Administración y al contratista garantizar, según sea el caso, el cumplimiento de los permisos, licencias, estudios y en general cualesquiera otros requisitos previstos en el ordenamiento jurídico para la ejecución del objeto contractual, sin que tales aspectos sean verificados durante el trámite de refrendo. Por lo tanto, el otorgamiento del refrendo sin que la Contraloría General de la República incluya condicionamientos o recordatorios relativos al tipo de requisitos de ejecución antes señalados, en modo alguno exime a las partes de su cumplimiento.”

4. Se hace ver lo indicado en el artículo 8 del Reglamento de cita cuando indica: “Es entendido que la solución técnica adoptada por la Administración es de su entera discrecionalidad y responsabilidad…” siendo, además, responsabilidad de la entidad licitante haber verificado el cumplimiento de todos los aspectos técnicos de la contratación.

5. La Administración licitante deberá velar que las garantía de cumplimiento se encuentren vigentes y mantengan el monto actualizado, por todo el plazo señalado en el cartel y el contrato, conforme el artículo 42 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (RLCA).

6. En relación con las cláusulas novenas de los contratos, referente a la aplicación de las multas y cláusula penal, se refrendan los mismos bajo el entendido que en caso que durante la ejecución

contractual se amerite la aplicación de esas sanciones pecuniarias, deberá respetarse lo señalado por la Sala Constitucional en la resolución No. 6639-2013 del 15 de mayo del 2013.

7. Deberá tener presente la Administración el deber de fiscalización de los contratos, que debe asumir en los términos del artículo 13 de la Ley de Contratación Administrativa, para lo cual deberá contar con el recurso humano que permita constatar la correcta y oportuna ejecución contractual. Se deberán adoptar las medidas de control interno necesarias y suficientes a fin de contar con herramientas idóneas que determinen el ajuste de la ejecución contractual a los términos fijados en el contrato, cartel y oferta. La adecuada y oportuna fiscalización, así como el contar con el recurso humano idóneo que pueda realizar tales funciones, es una responsabilidad que debe ser asumida con el rigor que el caso exige.

8. En relación con la orden de inicio se debe observar lo dispuesto en el artículo 192 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (RLCA).

9. En cuanto al pago, debe observarse lo indicado en el artículo 195 del Reglamento citado en el punto anterior, que entre otras cosas, dispone: “Todo pago a cargo de la Administración se realizará luego de la recepción definitiva de los bienes y servicios.”

10. Es deber de la Administración Licitante verificar además, durante la fase de ejecución, que las empresas adjudicatarias y sus subcontratistas, se encuentren al día en la cancelación de las contribuciones sociales derivadas del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social, de forma tal que previo a cualquier pago, deberá corroborarse dicha situación. 11. De igual forma se deja bajo responsabilidad de la Administración, la verificación del

cumplimiento de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley No. 5662, en cuanto encontrarse al día con el pago de lo correspondiente al FODESAF.

12. Deberá verificar la Administración, además, que se cuente con las pólizas de riesgos de trabajo según lo dispuesto en el ordenamiento jurídico, así como que las contratistas no se encuentren sancionadas o existan causales de prohibición que les impidan contratar con el Estado.

13. Las modificaciones contractuales deberán ser acordes con lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 de su Reglamento.

14. Se advierte que se ha consultado el registro oficial sobre inhabilitaciones a particulares que de conformidad con el artículo 215 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa lleva la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda, por medio del Sistema de Compras Gubernamentales CompraRed así como la plataforma Merk-Link, de las cuales se registra que las adjudicatarias no se encuentraninhabilitadas para contratar con la Administración.

15. De igual forma, constan las declaraciones juradas donde los adjudicatarios manifiestan no estar en ninguno de los supuestos de prohibición para contratar con el Estado. En todo caso, deberá la Administración verificar el respeto a dicho régimen durante la ejecución contractual.

Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones indicadas en el presente oficio es responsabilidad de la señora Dagmar Hering Palomar en su calidad de Directora Jurídica del Ministerio de Hacienda, o quien ejerza este cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir o comunicar a la dependencia que corresponda, para ejercer el control sobre las observaciones señaladas anteriormente.

Atentamente,

Lic. Edgar Herrera Loaiza Lic. Bernal Rodríguez Cruz

Gerente Asociado Fiscalizador

BRC/yhg

CI: Archivo Central NI: 28722, 32419, 1040, 1680 G: 2011001270-27 al 37