Manual de Microsoft
Ms Project 2003
Pág.
Introducción. 3.
1. Adaptar Microsoft Project a la empresa. 4.
2. Proyecto. 7.
3. Programación. 8.
3.1. Como crear o personalizar un campo. 9.
3.2. Camino critico y confecciones ( vinculación de actividades). 13.
4. Costos. 18. 4.1. Asignación de recursos. 18. 4.2. Tablas de presupuesto. 21. 4.2.1. Presupuesto Actual. 22. 4.2.2. Presupuesto Previsto. 26. 4.2.3. Presupuesto Real. 29. 4.2.4. Presupuesto Resumen. 31.
4.3. Tabla de estado de pago. 33.
5. Tabla de control de tiempos. 37.
6. CPM (diagrama de red). 39.
7. Guardar línea base. 46.
La administración de Proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de tiempo, recursos o costo. Un plan de Proyecto puede ser sencillo, por ejemplo, una lista de tareas y sus fechas de comienzo y fin escritas en una hoja de notas. O puede ser complejo, por ejemplo, miles de tareas y recursos, y un presupuesto del Proyecto de millones de pesos.
La mayoría de los Proyectos comparten actividades comunes, como la división del Proyecto en tareas de fácil manejo, la programación de las tareas, la comunicación entre los miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a medida que progresa el trabajo. Además, todos los Proyectos constan de tres fases principales:
• Crear el plan de trabajo.
• Administrar y realizar un seguimiento del Proyecto.
• Cerrar el Proyecto.
Microsoft Project es un programa o software para la gestión de Proyectos. Esta aplicación permite organizar la información acerca de la asignación de tiempos a las tareas, los costos asociados y los recursos, tanto de trabajo como materiales del Proyecto, para que se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir así los objetivos planteados.
Microsoft Project es una herramienta de administración de Proyectos eficaz y flexible que se puede utilizar para controlar Proyectos simples o complejos. Le ayudará a programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para supervisar su progreso.
En Microsoft Project los tres factores que conforman cada Proyecto son:
• Tiempo: el tiempo para completar el Proyecto, que se refleja en la programación del mismo.
• Dinero: el presupuesto del Proyecto, que se basa en el costo de los recursos, personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas.
• Ámbito: los objetivos y las tareas del Proyecto, así como el trabajo necesario para
realizarlos.
Este trío de tiempo, dinero y ámbito forman el triángulo del Proyecto. Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros dos. Aunque los tres elementos son importantes, normalmente uno de ellos tendrá más influencia en el Proyecto.
La relación entre estos elementos difiere de un Proyecto a otro, y determina la clase de problemas que encontrará y las soluciones que puede implementar. Si sabe dónde encontrará delimitaciones y dónde podrá ser flexible, le será más fácil planear y administrar el Proyecto.
1.
Adaptar Microsoft Project a la empresa.
Para adaptar Microsoft Project a la empresa se deben seguir los siguientes pasos: a) Menú herramientas + opciones + vistas.
En esta opción generalmente vienen seleccionados la mayoría de los puntos, por lo tanto tendremos que modificar o seleccionar lo siguiente:
• Símbolo: $
• Decimales: 0
• Seleccionar la opción “Mostrar números de esquemas”
• Mostrar las unidades de asignación como: Valores decimales.
• Las nuevas tareas: Comienzan en la misma fecha del Proyecto.
• Mostrar duración en: Días.
• Mostrar trabajo en: Días.
• Tipo de tarea predeterminado: Duración fija.
• No seleccionar esta opción: “Las tareas nuevas están condicionadas por el esfuerzo”.
Una vez realizados todos los cambios se debe presionar el botón PREDETERMINAR.
Con esto se guardan todos los cambios en el archivo global.mpt cuando se crea un
proyecto nuevo, Project lo configura de acuerdo a global.mpt, de ahí la importancia de guardar los cambios (con el botón Predeterminar) para no tener que hacerlos nuevamente.
c) Menú herramientas + opciones + calendarios.
En esta opción tendremos que modificar o cambiar lo siguiente:
• La semana comienza el: Lunes.
• El año fiscal comienza en: Enero
• Hora predeterminada de entrada: 8:00.
• Hora predeterminada de salida: 18:00
• Jordana laboral: 9.
• Semana laboral: 45
Una vez realizados los cambios se debe presionar el botón PREDETERMINAR y ACEPTAR.
realizados en el GLOBAL MPT.
NOTA: El GLOBAL MPT. nos permite almacenar y guardar todos los cambios realizados predeterminados como también los campos, vistas y tablas creadas.
2.
Proyecto.
Inicialmente son dos los pasos a seguir:
• Menú + información del Proyecto.
En esta opción se anota solamente la “Fecha de comienzo” del Proyecto y se programa a partir de: “Fecha de comienzo del Proyecto”
• Menú herramienta + cambiar calendario laboral.
• Duración: Duración de la actividad.
NOTA: La “Tabla de entrada” es aquella que nos muestra Microsoft Project al momento de abrir una hoja nueva.
NOTA: Las tareas deben ser escritas en función a las siguientes preguntas: ¿Qué hacer? Y ¿Dónde?. Ejemplo: ¿Qué hacer?: Moldaje y ¿Dónde?: Radier, por lo tanto tenemos la actividad llamada Moldaje radier.
Los campos “Nombre de tarea” y “Duración” de la tabla de entrada los proporciona Microsoft Project. Los campos “Cantidad” y “Unidad” deben ser creados.
• Menú herramientas + personalizar + campos.
• Seleccionar el tipo de campo: Numero, texto, costo, etc.
• Seleccionar un campo y cambiar su nombre: Ejemplo, Unidad (Texto 1).
Los campos creados y los que nos proporciona Microsoft Project se pueden insertar en cualquier tabla de 2 formas:
• Directamente en una tabla, haciendo doble click en una columna y luego
• Ir al Menú ver + tablas + mas tablas, luego selecciono la tabla, presiono modificar e ingreso el campo.
3.2. Camino crítico y confecciones (vinculación de actividades).
Como regla general de programación primero se debe programar el camino critico (camino principal) y luego las actividades en paralelo (las confecciones).
Para vincular las actividades se seleccionan las actividades por secuencia (por ejemplo: Trazado y excavación) y se presiona el icono “Vincular tareas”, para desvincular actividades se presiona el icono “Desvincular tareas” (esta al lado de “Vincular tareas”).
NOTA: Si hay desfase de tiempo entre dos actividades (por ejemplo: entre hormigonado y retiro de moldaje, para que el hormigón tenga mas tiempo de fraguado) se hace doble clic en la flecha que une ambas actividades y se anota el tiempo de “posposición” de la actividad.
Las confecciones tienen restricción de inicio y de término, la restricción de inicio esta dada por el término de otra actividad o la disponibilidad de recursos, la restricción de término esta dada por la colocación del elemento. Por ejemplo: Selecciono “confección de moldaje cimiento”, luego “colocación de moldaje cimiento” y las vinculo. Siempre se selecciona la confección y luego la colocación.
NOTA: Como sugerencia se debe trabajar en la “Gantt de seguimiento”, ya que esta nos da los porcentajes de avance del Proyecto.
NOTA: Para aplicar “sangría” se seleccionan las tareas por ejemplo de “obra gruesa” y luego se presiona el botón “aplicar sangría”
NOTA: Para modificar los días de la semana del “área 2” (sector derecho de la pantalla), se hace doble clic en los días de la semana, luego se selecciona nivel inferior y donde dice “etiqueta” se elige el formato (como sugerencia elegir la opción “1,2,3,4……desde el comienzo”).
4.
Costos.
Una vez realizado el listado de recursos me voy a la “Gantt de seguimiento” y divido mi pantalla (Menú ventana + dividir), luego selecciono una actividad, pincho el icono “asignar recursos” y asigno los recursos correspondientes a la actividad.
Es importante señalar que el “área 3” (parte inferior de la pantalla, donde estarán los recursos de cada actividad) este con la opción “costo del recurso”, esto se verifica haciendo
4.2.
Tablas de presupuesto.
Se deben crear 4 presupuestos, los cuales son:
•Presupuesto Actual.
•Presupuesto Previsto.
Es importante tener claro previo al diseño de las tablas los siguientes conceptos:
•Costo previsto: Es lo que le ofrezco al mandante para realizarle el la obra, esta asociado al presupuesto previsto.
•Costo real: Es lo que realmente hemos gastado en la obra esta, asociado al
presupuesto real.
•Costo: Es el costo real mas todo lo que me falta por gastar en la obra, esta asociado al presupuesto actual.
4.2.1.
Presupuesto Actual.
Para crear el “Presupuesto Actual” se deberá seguir la siguiente secuencia:
•Seleccionar la tabla “Costos” y copiarla.
•Cambiar el nombre de la tabla (Nombre: Presupuesto Actual).
•Seleccionar la opción “visible en el menú”.
•Seleccionar los campos en el siguiente orden:
- Id.
- Nombre.
- Cantidad (Numero 1). - Unidad (Texto 1).
Los campos destacados con rojo deben ser creados (personalizados), los demás los proporciona Microsoft Project.
Es importante señalar que el campo “Unitario Actual (Costo 1)” lleva formula, esta se hace en Menú herramientas + personalizar + campos + seleccionar el campo “Unitario Actual (Costo 1)” + formula. Su formula es la siguiente:
4.2.2. Presupuesto Previsto.
El “Presupuesto Previsto” se crea siguiendo la siguiente secuencia:
- Nombre.
- Cantidad (Numero 1). - Unidad (Texto 1).
- Unitario Previsto (Costo 2).
- Costo Previsto.
Costo Previsto.
Cantidad (Numero 1).
4.2.3. Presupuesto Real.
El “Presupuesto Real” se crea siguiendo la siguiente secuencia:
•Menú Ver + tablas + mas tablas.
•Seleccionar “Presupuesto Actual” y copiarlo.
•Cambiar el nombre de la tabla (Nombre: Presupuesto Real).
•Seleccionar la opción “visible en el menú”.
•Seleccionar los campos en el siguiente orden:
- Id.
- Nombre.
- Cantidad (Numero 1). - Unidad (Texto 1). - Unitario Real (Costo 3).
- Costo Real.
Es importante señalar que el campo “Unitario Real (Costo 2)” lleva formula, esta se hace en Menú herramientas + personalizar + campos + seleccionar el campo “Unitario Real (Costo 3)” + formula. Su formula es la siguiente:
Costo Real.
Cantidad (Numero 1).
4.2.4. Presupuesto Resumen.
Esta es una tabla la cual esta compuesta por los 3 presupuestos antes descritos:
• Presupuesto Actual.
• Presupuesto Previsto.
• Presupuesto Real.
Para crearla hay que seguir la siguiente secuencia:
•Menú Ver + tablas + mas tablas.
•Seleccionar “Presupuesto Previsto” y copiarlo.
•Cambiar el nombre de la tabla (Nombre: Presupuesto Resumen).
•Seleccionar la opción “visible en el menú”.
•Seleccionar los campos en el siguiente orden:
- Id.
- Nombre.
- Cantidad (Numero 1). - Unidad (Texto 1).
- Unitario Previsto (Costo 2).
- Costo Previsto.
- Unitario Real (Costo 3).
- Costo Real.
- Unitario Actual (Costo 1).
- Costo.
NOTA: Para poder ver cualquiera de las tablas creadas, Menú ver + tablas, luego seleccionar la tabla que quiero ver.
4.3. Tabla de estado de pago.
Esta tabla se hace en base al “Presupuesto Previsto”, por lo tanto tendremos seguir la siguiente secuencia para crearla:
• Menú ver + tablas + mas tablas.
• Seleccionar la tabla “Presupuesto Previsto” y copiarla.
• Cambiar el nombre a la tabla (Nombre: Tabla estado de pago).
• Seleccionar la opción “visible en el menú”.
• Seleccionar los campos en el siguiente orden:
- Id.
- Nombre.
- Cantidad (Numero 1). - Unidad (Texto 1).
- Unitario Previsto (Costo 2).
- Costo Previsto.
- % Completado (en la tabla debe tener el siguiente nombre: “% avance”).
- % Retención (Numero 2). - Total retención (Costo 7). - Liquido a pagar (Costo 9).
De todos estos campos nombrados algunos llevan formulas, algunas de estas ya fueron descritas (cantidad (numero 1), unidad (texto 1), unitario previsto (costo 2)), las formulas para los campos restantes son las siguientes:
Total ejecutado (Costo 4). – Estado de pago anterior (Costo 5).
• Saldo por cobrar (Costo 7).
Costo Previsto. - Total ejecutado (Costo 4).
• Total retención (Costo 8).
Estado de pago actual (Costo 6). * % Retención (Numero 2).
100
• Liquido a pagar (Costo 9).
• % Completado (nombre en la tabla: % avance), esta columna se ira completando automáticamente a medida que avance la obra.
• % Físico completado (nombre en la tabla: % avance real), esta columna se deberá
digitar directamente en la tabla, además nos indicara el porcentaje de dinero que nos deberían pagar hasta la fecha, según el tipo de trato que hay con el mandante.
• Estado de pago anterior (Costo 5), esta columna se ira completando a medida que
uno digite los valores del estado de pago anterior directamente en la tabla.
tablas + copiar). Las tablas y campos deben ser traspasados de archivo a archivo (por ejemplo del archivo “Proyecto 1” al archivo “Proyecto 2”), solamente se traspasaran al Global MPT., del computador personal de uno, de esta forma evito dejar las tablas y campos creados en el lugar de trabajo y solo yo tendré acceso a ellas.
5. Tabla de control de tiempos.
Nos permite llevar un control de los tiempos de cada actividad, además nos permite realizar la comparación entre nuestro comienzo y fin previsto con nuestro comienzo y fin real.
Para crear esta tabla se debe seguir la siguiente secuencia:
• Menú ver + tablas + mas tablas.
• Seleccionar la tabla de “entrada” y copiarla.
• Cambiar el nombre a la tabla (nombre: Control de tiempos).
• Seleccionar la opción “visible en el menú”.
• Eliminar todos los campos existentes en la tabla.
• Seleccionar los nuevos campos, estos son los siguientes:
- Id. - Nombre. - Cantidad (Numero 1). - Unidad (Texto 1). - Duración. - Comienzo previsto. - Fin previsto. - Comienzo real. - Fin real.
6. C.P.M. (Diagrama de red).
El “diagrama de red” lo proporciona Microsoft Project con un formato estándar, sin embargo, este formato puede ser modificado y así crear nuestro propio formato para nuestro diagrama de red.
Para crear nuestro formato se deberá seguir la siguiente secuencia:
• Ir a “Diagrama de red”, se encuentra en el sector izquierdo de la pantalla.
• Cambiar el nombre a la plantilla (nombre: CPM Carlos Bello).
• Seleccionar numero de filas 4, numero de columnas 2 y ancho de celda 50%. El numero de filas y columnas será de acuerdo a las necesidades de cada uno.
• Modificar las celdas de nuestro nuevo formato, este deberá quedar de la siguiente manera:
En función a esta figura es importante señalar lo siguiente:
• Comienzo = CE.
• Fin = TE.
• Costo previsto = CP.
• Costo real = CR.
• Demora permisible = Holgura.
• Duración = Duración.
Todos estos campos pueden variar de acuerdo a lo que uno quiere que muestre la caja, es decir de acuerdo a nuestras necesidades. Por ejemplo en ves de seleccionar “Costo previsto” y “Costo real” selecciono “Limite de comienzo” (CL) y “Limite de finalización” (TL).
• Clic con el secundario en el espacio en blanco de pantalla + diseño.
• Seleccionar las opciones “Permitir colocación manual de los cuadros” y “directas”.
7. Guardar línea base.
Una vez que tengo todas mis tablas listas estoy en condiciones de “guardar línea base”, al guardar línea base se nos llenaran todos nuestros campos previstos, ya sean estos de numero, texto, fecha, costo, etc.
Línea base se guarda siguiendo la siguiente secuencia:
• Menú herramientas + seguimiento + guardar línea base mas aceptar.
Es importante decir que línea base se gurda cuando mis tablas de presupuesto están diseñadas, es decir unos días antes de entregar la propuesta al mandante. Así la propuesta ira
ha “guardado línea base” (de todas maneras si nos ganamos la propuesta lo mas probable es que se halla guardado línea base, ya que si no se hubiera realizado este paso no nos hubiéramos ganado la propuesta), unas vez verificado se estamos en condiciones de realizar nuestro control.
Existen 2 tipos de control:
• Control de tiempos.
• Control de costos (recursos).
8.1. Control de tiempos.
Este nos permite llevar un seguimiento de todas las actividades, en otras palabras el avance de cada actividad.
Para realizar el control debemos seguir la siguiente secuencia:
• Ingresar fecha de control, esto se hace en: menú Proyecto + información del
cuando hago control llevan 1 día de trabajo en esa actividad su “duración real” es de 1 día y su “duración restante” es de un día (la duración restante es el tiempo que me queda por terminar la actividad).
actividad), pero específicamente en el “costo real”. Por ejemplo si en vez de gastar $64000 (costo previsto) en pino de 2 x 2 x 3,2 mts en la actividad confección de moldajes gasto $80000 (costo real). Mi “costo previsto” se mantendrá ($64000) ya que esa cantidad fue la que le dije al mandante que iba a gastar, pero mi “costo real” ya no será $64000 si no que $80000, este valor se digita directamente en el “costo real” del área 3. Todo esto también se puede hacer aumentando el número de piezas de pino, por ejemplo si inicialmente iba a gastar 80 piezas de pino en confección de moldajes y gaste en realidad 100 piezas. Este tipo de control se puede realizar en cualquier recurso de una actividad.
