Guía del usuario de la Mensajería de escritorio para Mi CallPilot

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Nortel CallPilot

Guía del usuario de la

Mensajería de escritorio para Mi

CallPilot

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Hecho en Canadá

La información queda sujeta a modificaciones sin previo aviso. Nortel Networks se reserva el derecho de realizar cambios en el diseño o en los componentes según lo justifique el progreso en la ingeniería y fabricación.

El proceso de transmisión de datos y mensajería de llamadas entre CallPilot y sus servidores, switches o sistemas es propiedad exclusiva de Nortel Networks. Todo otro uso de los datos y el proceso de transmisión constituyen una violación de las disposiciones de la licencia de usuario, a menos que Nortel Networks lo autorice específicamente por escrito de forma anticipada. Toda violación de la licencia derivada del uso alternativo de cualquiera de las porciones de este proceso o del hardware relacionado constituirá motivo suficiente para rescindir la vigencia de la licencia, y Nortel Networks se reserva el derecho de arbitrar todos los recursos judiciales pertinentes en virtud de dicha infracción.

En las siguientes páginas, se mencionan marcas registradas de Nortel Networks y de terceros:

*Nortel, el logotipo de Nortel, el dibujo del globo terráqueo y Unified Networks, BNR, CallPilot, DMS, DMS-100, DMS-250, DMS-MTX, DMS-SCP, DPN, Dualmode, Helmsman, IVR, MAP, Meridian, Meridian 1, Meridian Link, Meridian Mail, Norstar, SL-1, SL-100, Succession, Supernode, Symposium, Telesis y Unity son marcas registradas de Nortel Networks.

3COM es marca registrada de 3Com Corporation.

ACCENT es marca registrada de Accent Software International Ltd.

ADOBE es marca registrada de Adobe Systems Incorporated.

AMDEK es marca registrada de Amdek Corporation.

AT&T es marca registrada de American Telephone and Telegraph Corporation.

ATLAS es marca registrada de Quantum Corporation.

ATRIA es marca registrada de Pure Atria Corporation.

BLACKBERRY es marca registrada de Research in Motion Limited.

CASEWARE es marca registrada de Caseware International, Inc.

CONTINUUS es marca registrada de Continuus Software Corporation.

CRYSTAL REPORTS es marca registrada de Seagate Software Inc.

DEFINITY es marca registrada de Avaya Inc.

DIALOGIC, INTEL y VOICEBRIDGE son marcas registradas de Intel Corporation.

DIVX es marca registrada de DivXNetworks, Inc.

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GROUPWISE y NOVELL son marcas registradas de Novell Inc.

HITACHI es marca registrada de Hitachi Limited.

LOGITECH es marca registrada de Logitech, Inc.

LUCENT es marca registrada de Lucent Technologies, Inc.

MATRA es marca registrada de Matra Hachette.

MCAFFEE y NETSHIELD son marcas registradas de McAfee Associates, Inc.

MYLEX es marca registrada de Mylex Corporation.

NET2PHONE es marca registrada de Net2Phone, Inc.

NETOPIA es marca registrada de Netopia, Inc.

NETSCAPE COMMUNICATOR es marca registrada de Netscape Communications Corporation.

NOTES es marca registrada de Lotus Development Corporation.

NORTON ANTIVIRUS y PCANYWHERE son marcas registradas de Symantec Corporation.

POWERQUEST es marca registrada de PowerQuest Corporation.

PROMARK y RHOBOT son marcas registradas de DMI Promark, Inc.

QUICKTIME es marca registrada de Apple Computer, In.

RADISYS es marca registrada de Radisys Corporation.

ROLM es marca registrada de Siemens ROLM Communications Inc.

SLR4, SLR5 y TANDBERG son marcas registradas de Tandberg Data ASA.

SONY es marca registrada de Sony Corporation.

SYBASE es marca registrada de Sybase, Inc.

TEAC es marca registrada de TEAC Corporation.

UNIX es marca registrada de X/Open Company Limited.

US ROBOTICS, el logotipo de US ROBOTICS y SPORTSTER son marcas registradas de US Robotics.

WINAMP es marca registrada de Nullsoft, Inc.

WINRUNNER es marca registrada de Mercury Interactive Corporation.

WINZIP es marca registrada de Nico Mark Computing, Inc.

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Contenido

Cómo obtener ayuda 7

Uso de Mi CallPilot 9

Apéndice A Notificación de texto remota para Microsoft Outlook

y dispositivos BlackBerry 61

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Cómo obtener ayuda

La presente sección expone los procedimientos que deben seguirse para obtener asistencia en relación con los productos y servicios de Nortel.

Cómo obtener asistencia en el sitio Web de Nortel

El mejor medio para obtener asistencia técnica para los productos de Nortel es el sitio Web de asistencia técnica de Nortel:

www.nortel.com/support

Este sitio le permitirá acceder rápidamente al software, la documentación, los boletines y las herramientas de resolución de problemas de los productos de Nortel. Más específicamente, en este sitio podrá:

• descargar software, documentación y boletines de productos

• realizar búsquedas en el sitio Web de asistencia técnica y la base de conocimientos de Nortel para obtener la solución apropiada a sus problemas técnicos

• inscribirse para recibir notificaciones automáticas cuando se lanzan nuevos programas y documentación para los equipos de Nortel

• abrir y administrar casos de asistencia técnica

Cómo obtener ayuda telefónica en un Centro de soluciones de Nortel

Si no encuentra la información que necesita en el sitio Web de asistencia técnica de Nortel y dispone de un contrato de asistencia de Nortel, puede solicitar ayuda por teléfono a un Centro de soluciones de Nortel.

Si reside en América del Norte, llame al 1-800-4NORTEL (1-800-466-7865).

Si reside en otra región, visite el sitio Web que se indica a continuación para obtener el número telefónico correspondiente a su zona:

www.nortel.com/callus

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Cómo solicitar ayuda a un especialista por medio del código Express Routing Code

A fin de acceder a los Centros de soluciones técnicas de Nortel puede utilizar el código ERC (Express Routing Code) para comunicarse directamente con un especialista en su producto o servicio de Nortel. Si necesita localizar el código ERC correspondiente a su producto o servicio, visite:

www.nortel.com/erc

Cómo solicitar ayuda a un distribuidor o revendedor de Nortel

Si adquirió un contrato de servicio para su producto de Nortel de un distribuidor o revendedor autorizado, comuníquese con el personal de asistencia técnica de ese distribuidor o proveedor.

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Uso de Mi CallPilot

Mi CallPilot * de Nortel es un sistema de mensajería Web que le ofrece una excelente flexibilidad para todas sus necesidades de mensajería.

Mi CallPilot puede utilizarse desde cualquier computadora con acceso a la red que cuente con un navegador Web configurado para Mi CallPilot. A continuación se presentan algunas de las actividades que puede realizar con Mi CallPilot:

• Grabar, editar o eliminar los saludos que pueden escuchar las personas que llaman al comunicarse con su casilla de correo.

• Recibir, reenviar, responder y enviar mensajes de voz, de correo electrónico y faxes.

• Insertar en los mensajes direcciones de usuarios de CallPilot de servidores locales o remotos y direcciones externas a CallPilot.

• Configurar el reenvío de mensajes a otra casilla de correo de CallPilot o a una dirección externa de correo electrónico.

• Configurar el correo electrónico por teléfono.

• Configurar enlaces a su correo electrónico.

• Cambiar la contraseña de su casilla de correo de CallPilot.

• Crear listas de distribución personales.

• Configurar notificaciones remotas a un teléfono o localizador.

• Configurar notificaciones de mensajes de texto en un dispositivo de correo electrónico inalámbrico. Para obtener más información, consulte el Apéndice A.

• Transcribir formularios de voz, si su sitio los utiliza para reunir información.

Para poder acceder a los mensajes de voz o fax de CallPilot mediante Mi CallPilot, la función de mensajería de escritorio debe estar activada en su casilla de correo. Algunas de las funciones que se mencionan en esta guía

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son optativas. Si desea obtener más información, consulte el tema

Funciones disponibles en la Ayuda en línea del reproductor CallPilot Player o comuníquese con su administrador.

Nota: A menos que se especifique lo contrario, las imágenes de pantalla de los cuadros de diálogo que se presentan en esta guía son las que aparecen cuando Mi CallPilot se utiliza en el entorno Windows. Es posible que los usuarios de Macintosh o Linux observen otras versiones de estos cuadros de diálogo, de acuerdo con la función específica y la compatibilidad.

Introducción

Descripción de la guía

La presente guía del usuario ofrece información general acerca de cómo utilizar los recursos Web de Mi CallPilot. Las instrucciones e imágenes de pantalla que se presentan brindan información respecto del uso de Mi CallPilot mediante un cliente Web. Ciertos detalles específicos variarán de conformidad con el sistema operativo de su computadora y las opciones que se encuentren disponibles en su casilla de correo de CallPilot.

Requisitos de hardware y software

Es posible acceder a Mi CallPilot desde cualquier computadora con acceso a la red que cuente con un navegador Web configurado para Mi CallPilot.

Antes de comenzar a utilizar Mi CallPilot, verifique que la configuración de su computadora cuente con los requisitos que se enumeran a continuación.

Nota: Existe la posibilidad de ampliar la compatibilidad para hardware y software adicionales en el futuro a medida que se encuentren

disponibles (por ejemplo, nuevas versiones de navegador). Para obtener más información, comuníquese con el administrador de CallPilot.

Hardware y software de Windows

• Sistemas operativos: Windows 2000 Professional, Windows XP Professional o Windows Vista

• Navegadores: Internet Explorer 6.0 y 7.0, Firefox 2.0 para Windows

• Conexión de red TCP/IP de 56 kbit/s como mínimo

• Una tarjeta de sonido y parlantes para reproducir los mensajes de voz en la computadora

• Un micrófono conectado a la computadora o un teléfono cercano para grabar los mensajes de voz

Hardware y software de Macintosh

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• Sistema operativo: Mac OS X v10.3

• Navegador: Safari 1.3.2

• Parlantes para reproducir los mensajes de voz en la computadora

Nota: El tipo de micrófono dependerá de la versión de Macintosh que se utilice. Existe la posibilidad de que los micrófonos diseñados para computadoras con Windows no funcionen.

Software de Linux

• Red Hat Linux 9

• Navegadores: Mozilla 1.7.x, Firefox 2.0

Hardware y software periféricos (incluso reproductor de audio)

• Pantalla de video y monitor de 8 bits (256 colores) de 800 x 600 (preferentemente color de 16 bits de 1024 x 768)

• Conexión de red al servidor de Mi CallPilot, y al de CallPilot si corresponde, para acceder a los mensajes de CallPilot

• Para crear faxes:

— En los sistemas Windows, el Controlador de Nortel Fax y la Mensajería de escritorio de CallPilot.

— En los sistemas Macintosh y Linux, deberá utilizar su propio software para crear faxes.

• Para reproducir y grabar mensajes de voz: CallPilot Player u otro reproductor de audio que reproduzca archivos WAV.

— En los sistemas Windows: Si utiliza Internet Explorer puede emplear el reproductor CallPilot Player integrado al navegador para reproducir y grabar mensajes de voz. De lo contrario, puede utilizar CallPilot Player como una aplicación auxiliar del navegador (la versión independiente de CallPilot Player). Si opta por no usar CallPilot Player, puede emplear Microsoft Windows Media Player u otro reproductor compatible con archivos WAV. No obstante, estos reproductores no funcionan exactamente igual que el reproductor CallPilot Player que se describe en esta guía.

Introducción 11

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— En los sistemas Macintosh y Linux, deberá utilizar su propio reproductor de audio para reproducir y grabar mensajes de voz.

Requisitos para el reproductor integrado CallPilot Player

En los sistemas Windows, Mi CallPilot incluye un reproductor de audio integrado que para mayor comodidad aparece en la página utilizada para crear y escuchar mensajes de voz, tal como se muestra a continuación:

Para que el reproductor integrado aparezca de forma automática en Mi CallPilot, su estación de trabajo y Mi CallPilot deben cumplir con los siguientes requisitos:

• El navegador debe ser Internet Explorer

• CallPilot Player debe estar instalado (para obtener más información, consulte Cómo descargar reproductores de audio)

• En las preferencias de Mi CallPilot, debe definirse VBK como tipo de audio (para obtener más información, consulte Configuración de las preferencias de mensajería)

Inicio de sesión

El administrador será quien le proporcione la URL de Mi CallPilot. Marque la dirección en la sección de sitios favoritos de su navegador Web para facilitar el acceso.

Cómo iniciar sesión en Mi CallPilot

Paso Operación

1 En el navegador Web, ingrese en la dirección de Mi CallPilot.

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Ejemplo:

http://servidorABC/micallpilot

2 En la página de bienvenida, ingrese el número de su casilla en el cuadro Casilla de correo. Generalmente, este número es la extensión telefónica de la oficina.

3 En el cuadro Contraseña, ingrese la contraseña de la casilla de correo.

4 Haga clic en Inicio de sesión.

—Fin—

Inicio de sesión en entornos con múltiples servidores de CallPilot

Si su sitio dispone de más de un servidor de CallPilot a los que puede conectarse, en la página de bienvenida aparecerá una lista de ubicaciones de los servidores.

Inicio de sesión 13

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La elección de un servidor de la lista le permite seleccionar su servidor de CallPilot (e iniciar sesión) sin necesidad de conocer ningún parámetro de configuración específico además de su casilla de correo y contraseña.

Cómo establecer o actualizar la configuración para conectarse a Mi CallPilot

En circunstancias normales, el administrador de CallPilot configura los parámetros que le permiten iniciar sesión en Mi CallPilot. De no ser así, es probable que deba agregar o actualizar los parámetros de configuración necesarios para poder iniciar sesión.

Paso Operación

1 En el navegador Web, ingrese en la dirección de Mi CallPilot.

2 En la página de bienvenida, haga clic en Configurar.

Se abrirá el cuadro de diálogo Configurar. La información que aparece en la siguiente ilustración se muestra sólo a modo de ejemplo.

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3 Escriba o actualice los valores de configuración. Si no cuenta con esta información, comuníquese con el administrador de CallPilot.

4 Haga clic en Aceptar.

El sistema intentará conectarse utilizando la información ingresada.

5 Si la conexión se establece correctamente, haga clic en Aceptar en los mensajes de confirmación e intente iniciar sesión nuevamente.

De lo contrario, comuníquese con el administrador de CallPilot para obtener ayuda.

—Fin—

Cómo cambiar de servidor

Si dispone de una casilla de correo en otro servidor de CallPilot, puede iniciar sesión en ese servidor desde Mi CallPilot. Haga clic en Configurar, escriba la información del servidor y, a continuación, haga clic en Aceptar para regresar a la página de bienvenida. Cuando vuelva a iniciar sesión desde la misma computadora, CallPilot accederá al nuevo servidor. Para volver a utilizar el servidor predeterminado, haga clic en Configurar y luego en Restablecer valores predeterminados.

Cómo cambiar el idioma

Si la página de inicio de Mi CallPilot ofrece botones de selección de idiomas, puede utilizarlos para cambiar el idioma predeterminado.

Cómo utilizar el inicio de sesión seguro

Si la página de inicio ofrece un enlace para habilitar el inicio de sesión seguro, haga clic sobre el enlace para activar la encriptación SSL. Aparecerá el botón de inicio de sesión seguro. Marque el enlace en la sección de sitios favoritos para utilizarlo en el futuro.

Inicio de sesión 15

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Cómo iniciar sesión de forma remota

Puede iniciar sesión en Mi CallPilot desde cualquier computadora con acceso a Internet y una configuración de navegador compatible. Para los mensajes de voz puede utilizar el reproductor de audio preinstalado o bien descargar CallPilot Player para acceder a todas las funciones disponibles.

Cómo finalizar la sesión

Para cerrar la sesión de Mi CallPilot, haga clic en Finalizar sesión en cualquiera de las páginas de Mi CallPilot.

Cómo descargar reproductores de audio

Para escuchar y grabar mensajes de voz se requiere un reproductor de audio. Si CallPilot Player no se encuentra instalado, la primera vez que inicie sesión en Mi CallPilot el sistema le solicitará que lo descargue. Siga las instrucciones para iniciar el proceso de descarga e instalación. Si opta por utilizar otro reproductor de audio, deberá instalarlo si aún no lo ha hecho.

Si no descarga el reproductor la primera vez que inicia sesión, podrá descargarlo posteriormente mediante el procedimiento que se describe a continuación.

Paso Operación

1 Inicie sesión en Mi CallPilot.

2 Haga clic en la ficha Funciones de CallPilot y, a continuación, en la opción Descargas.

3 Seleccione el icono de CallPilot Player y MWI u otro reproductor de audio de la lista.

4 Siga las instrucciones para descargar e instalar el reproductor de audio.

La siguiente ilustración muestra la versión independiente de CallPilot Player:

—Fin—

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Nota: CallPilot Player incluye el software del Indicador de mensaje en espera (MWI). Una vez instalado, el Indicador de mensaje en espera aparecerá como un icono en la barra de tareas de Windows y le avisará cuando disponga de nuevos mensajes de CallPilot. Para obtener más información, consulte Uso del Indicador de mensaje en espera.

Acceso a los mensajes de CallPilot

Puede acceder a los mensajes desde la ficha Mensajes de CallPilot, que le permite reproducir mensajes de voz, ver faxes, borrar, reenviar y responder mensajes, y crear mensajes nuevos.

Cómo comprobar si hay nuevos mensajes

Para ver los mensajes nuevos, haga clic en Actualizar. Los mensajes nuevos aparecen en negrita.

Para ordenar los mensajes, haga clic en uno de los encabezados de las columnas, como por ejemplo Asunto o Recibido.

Nota: Sólo se ordenan los mensajes que se exhiben en ese momento, que pueden ser sólo una parte de la lista completa de mensajes.

Cómo abrir un mensaje

Para abrir un mensaje de CallPilot, haga clic en el icono de voz, fax o texto que aparece junto al mensaje en la columna de adjuntos, o en cualquier parte subrayada de la línea del mensaje. Consulte Reproducción de mensajes de voz y Visualización de mensajes de fax.

Cómo seleccionar un mensaje

Para seleccionar un mensaje de CallPilot, marque la casilla que se encuentra en el extremo izquierdo de la línea del mensaje. A continuación podrá eliminarlo, reenviarlo o responderlo.

Cómo borrar un mensaje

Para borrar un mensaje de CallPilot, seleccione el mensaje y haga clic en Borrar o Eliminar ahora. Si hace clic en Borrar, el mensaje se trasladará temporalmente a la carpeta Elementos eliminables y se borrará

Acceso a los mensajes de CallPilot 17

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definitivamente cuando cierre la sesión. Si hace clic en Eliminar ahora, todos los mensajes seleccionados y los elementos de la carpeta Elementos eliminables se borrarán definitivamente de inmediato.

Si desea conservar los elementos que se encuentran en la carpeta Elementos eliminables después de cerrar la sesión, puede modificar este parámetro en la página Preferencias de Mi CallPilot. Consulte Cómo cambiar la configuración del entorno.

Nota: Para ver el contenido de la carpeta Elementos eliminables, seleccione esta opción en la lista de carpetas de la ficha Mensajes de CallPilot.

Cómo seleccionar el teléfono o la computadora para reproducir y grabar mensajes de voz

Puede optar por reproducir y grabar los mensajes de voz mediante el teléfono o la computadora. Para ello, haga clic en el icono del teléfono o de la computadora del reproductor CallPilot Player ya integrado o descargado.

Si tiene dificultades para utilizar el teléfono, comuníquese con el administrador de CallPilot.

Consulte Configuración de las preferencias de mensajería para cambiar la configuración de audio o el número que marca CallPilot para grabar y reproducir mensajes.

Reproducción de mensajes de voz

Antes de reproducir mensajes de voz, consulte Cómo seleccionar el teléfono o la computadora para reproducir y grabar mensajes de voz.

Cómo reproducir mensajes de voz de forma rápida (sólo Windows)

Utilice el reproductor integrado CallPilot Player (si se encuentra disponible) para escuchar mensajes de voz de forma rápida. Si el reproductor integrado no aparece en la lista de mensajes, consulte Requisitos para el reproductor integrado CallPilot Player.

Paso Operación

1 En la lista de mensajes, haga clic en el icono de voz que aparece en la columna de adjuntos junto al mensaje que desea reproducir (consulte la siguiente ilustración).

Si el formato de audio definido en las preferencias de Mi CallPilot es WAV, el icono estará representado por un teléfono y no por una flecha de color negro.

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2 Si no utiliza el reproductor integrado, siga las indicaciones del sistema para abrir el archivo de audio. Cuando aparezca el reproductor de audio, presione el botón para reproducir.

La siguiente ilustración muestra los controles del reproductor integrado CallPilot Player:

Si selecciona la computadora para escuchar los mensajes, el reproductor de audio los reproducirá a través de los parlantes de su equipo. Si la opción seleccionada es el teléfono, sonará y reproducirá los mensajes cuando atienda.

3 Utilice los botones del reproductor para detener o volver a escuchar un mensaje, o para llamar al remitente. Puede utilizar el control deslizante del reproductor para ir a otra parte del mensaje.

4 Si utiliza el teléfono, al finalizar haga clic en el icono Desconectar o cuelgue.

5 Para regresar a los mensajes, haga clic en Lista de mensajes.

—Fin—

Cómo reproducir los mensajes de voz en mensajes de voz, fax o texto combinados

Los mensajes de CallPilot pueden contener distintos tipos de adjuntos. En la lista de mensajes, cada adjunto aparece como un icono diferente junto al mensaje en la columna de adjuntos.

Paso Operación

1 En la lista de mensajes, haga clic sobre cualquier parte subrayada del mensaje para abrirlo.

El mensaje combinado aparecerá y mostrará cada tipo de adjunto a la izquierda.

Reproducción de mensajes de voz 19

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2 Para reproducir mensajes de voz, haga clic en el icono Voz. Si desea obtener más información acerca de la reproducción de mensajes de voz, consulte el procedimiento anterior.

—Fin—

Visualización de mensajes de fax

Para ver faxes en su computadora debe contar con el software adecuado.

• En los sistemas Windows, puede utilizar el visor incluido en el sistema operativo o bien instalar su propio software.

• En los sistemas Macintosh, puede utilizar QuickTime Viewer para mostrar los faxes.

• En los sistemas Linux, puede utilizar Eye of GNOME o kfax.

Cómo ver un mensaje de fax

Paso Operación

1 En la lista de mensajes, haga clic sobre el icono de fax que aparece en la columna de adjuntos junto al mensaje de fax que desea ver, o en cualquier parte subrayada del mensaje.

Si se abre el cuadro de diálogo Abrir/Guardar, seleccione Abrir para ver la imagen.

2 Utilice los controles del software de visualización de faxes para trabajar con el fax.

3 Al finalizar, cierre la imagen de fax para regresar a los mensajes.

—Fin—

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Creación de mensajes de voz

Si utiliza Internet Explorer para Windows, puede crear mensajes de voz mediante uno de estos dos métodos:

• Puede utilizar el reproductor integrado CallPilot Player para grabar el mensaje de voz (sólo con formato VBK) y adjuntarlo automáticamente al mensaje. Si no observa el reproductor integrado al crear un mensaje, consulte Requisitos para el reproductor integrado CallPilot Player.

• Puede utilizar el reproductor CallPilot Player independiente para grabar el mensaje, guardarlo como un archivo separado y luego adjuntarlo a uno o más mensajes y enviarlo.

Estos procedimientos se describen en las secciones siguientes.

Si utiliza otro navegador o reproductor o el sistema Macintosh o Linux, en primer lugar deberá grabar el mensaje en el reproductor de audio y luego adjuntarlo al mensaje de CallPilot antes de enviarlo. Si desea obtener información acerca de cómo agregar un adjunto a un mensaje, consulte Incorporación de archivos adjuntos a los mensajes.

Nota: No es posible agregar sonido a los archivos de audio que se encuentran en la bandeja de entrada.

Cómo grabar y enviar un mensaje de voz nuevo mediante el reproductor integrado CallPilot Player

Paso Operación

1 En la lista de mensajes, haga clic en Redactar. Aparecerá una página para el mensaje nuevo.

2 Escriba una dirección en el mensaje. Para obtener más información, consulte Inserción de direcciones en los mensajes.

3 En el cuadro Asunto, escriba el asunto del mensaje.

4 Elija cómo desea grabar el mensaje de voz: en el reproductor integrado Windows CallPilot Player, seleccione el icono del teléfono o de la computadora.

Creación de mensajes de voz 21

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Nota: Si selecciona el teléfono para grabar el mensaje, verifique que su número de teléfono esté configurado en Mi CallPilot. Para comprobarlo, haga clic en la ficha Funciones de Mi CallPilot y, a continuación, en la opción Preferencias de Mi CallPilot. En Configuración del entorno, verifique que su número de teléfono figure en el cuadro Número a llamar para reproducción por equipo telefónico (es decir, su teléfono).

5 Para comenzar a grabar el mensaje, haga clic en el botón Grabar.

6 Realice una de las siguientes operaciones:

• Si desea realizar la grabación desde la computadora, utilice el micrófono para hablar.

• Si desea realizar la grabación desde el teléfono, conteste cuando suene. Cuando oiga el tono, grabe su mensaje.

7 Cuando haya finalizado:

• Para finalizar la grabación, haga clic en el botón Detener.

• Para escuchar la grabación, haga clic en el botón Reproducir.

• Para hacer un agregado a la grabación, haga clic en el botón Grabar, grabe el resto del mensaje y luego haga clic en el botón Detener.

9 Si le satisface el mensaje, haga clic en Guardar audio para que la grabación se agregue como adjunto al mensaje de forma automática.

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10 Haga clic en Enviar.

—Fin—

Cómo grabar y guardar un mensaje mediante el reproductor independiente CallPilot Player

Para guardar una copia de su grabación de voz como un archivo separado, debe utilizar el reproductor independiente CallPilot Player en lugar del reproductor integrado.

Paso Operación

1 Abra el reproductor independiente CallPilot Player (en el menú Inicio de Windows, seleccione Programas > Nortel > Mensajería de escritorio de CallPilot > Reproductor de audio).

2 Elija cómo desea grabar el mensaje de voz: en CallPilot Player, seleccione el icono del teléfono o de la computadora.

Nota: Si selecciona el teléfono para grabar el mensaje, verifique que su número de teléfono esté configurado en Mi CallPilot. Para comprobarlo, haga clic en la ficha Funciones de Mi CallPilot y, a continuación, en la opción Preferencias de Mi CallPilot. En Configuración del entorno, verifique que su número de teléfono figure en el cuadro Número a llamar para reproducción por equipo telefónico (es decir, su teléfono).

3 Para comenzar a grabar el mensaje, haga clic en el botón Grabar.

• Si desea realizar la grabación desde la computadora, utilice el micrófono para hablar.

• Si desea realizar la grabación desde el teléfono, conteste cuando suene. Cuando oiga el tono, grabe su mensaje.

Creación de mensajes de voz 23

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• Para hacer un agregado a la grabación, haga clic en el botón Grabar, grabe el resto del mensaje y luego haga clic en el botón Detener.

7 En el menú Archivo de CallPilot Player, haga clic en Guardar o Guardar como.

8 En la casilla Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo, seleccione una carpeta para guardarlo y haga clic en Guardar.

Guarde los archivos de voz con la extensión VBK.

Nota: Mi CallPilot convierte automáticamente los archivos VBK en archivos WAV cuando se realizan envíos a usuarios que no cuentan con CallPilot.

9 Agregue la grabación guardada como adjunto a uno o más mensajes de CallPilot. Si desea obtener más información, consulte

Incorporación de archivos adjuntos a los mensajes.

—Fin—

Creación de mensajes de fax y de texto

Para crear un archivo de fax, la casilla de correo de CallPilot debe contar con la función de fax y su computadora debe tener la aplicación Mensajería de escritorio instalada. Una vez que haya guardado el archivo de fax, puede agregarlo a un mensaje como adjunto. Los destinatarios de CallPilot deben contar con la función de fax habilitada para poder verlo en sus computadoras.

Si el destinatario accede a sus mensajes a través del teléfono, deberá imprimir el fax para poder verlo. También puede enviar su fax a un equipo de fax.

En los sistemas Macintosh y Linux, Nortel no proporciona software para la creación de faxes. Para ello deberá utilizar su propio software y luego adjuntar el mensaje de fax a un mensaje de CallPilot antes de enviarlo. Los archivos de fax deben tener la extensión TIF-F. Si desea obtener información acerca de cómo agregar un adjunto a un mensaje, consulte Incorporación de archivos adjuntos a los mensajes.

Cómo crear y guardar un archivo de fax

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1 Inicie la aplicación que desea utilizar para redactar el fax, como por ejemplo Microsoft Word. El documento que abra o cree no puede superar las 8,5 pulgadas de ancho (21,5 cm). Puede enviar documentos de varias páginas.

2 Cuando el documento esté listo, en el menú Archivo haga clic en Imprimir o en la opción que abra el cuadro de diálogo para seleccionar una impresora.

3 En la lista de impresoras, seleccione Nortel Fax.

4 Haga clic en Aceptar, Imprimir o la opción que permita enviar el archivo a la impresora seleccionada. Aparecerá el cuadro de diálogo Redactar fax.

5 Haga clic en Guardar como.

6 Escriba un nombre para el archivo.

Nota: Si opta por incluir una línea de asunto, la información de ese campo se mostrará en la sección de correo electrónico del fax, pero no aparecerá en la copia impresa.

7 Busque la carpeta donde desea guardar el archivo.

8 Verifique que el formato de archivo seleccionado sea TIFF-F (*.tif).

9 Para guardar el archivo en la carpeta especificada, haga clic en Aceptar.

Creación de mensajes de fax y de texto 25

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10 Haga clic en Salir.

—Fin—

Cómo redactar y enviar un mensaje de fax o texto

Paso Operación

1 En la lista de mensajes, haga clic en Redactar. Aparecerá una página para el mensaje nuevo.

2 Escriba una dirección en el mensaje. Para obtener más información, consulte Inserción de direcciones en los mensajes.

3 Adjunte un archivo de fax tal como se indica a continuación:

a. Haga clic en Adjuntar archivos.

b. En el cuadro Archivo por adjuntar, haga clic en Examinar para acceder al archivo que desea adjuntar y seleccionarlo, y luego haga clic en Abrir. También puede especificar la ruta y el nombre del archivo en el cuadro Archivo por adjuntar.

c. Para adjuntar más archivos, repita el paso anterior.

d. Haga clic en Aceptar. En el mensaje, aparecerá un icono por cada uno de los archivos adjuntos junto al botón Adjuntar archivos.

4 Si desea incluir un mensaje con los adjuntos de fax, escríbalo.

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—Fin—

Llamadas al remitente de un mensaje

Puede responder a sus mensajes mediante una llamada telefónica en lugar de utilizar un mensaje grabado. Mi CallPilot incluye el botón Llamar al remitente, que aparece en la lista de mensajes y en los mensajes abiertos.

Si hace clic en el botón Llamar al remitente, podrá llamar al remitente del mensaje seleccionado independientemente de que contenga o no un adjunto de audio.

Para utilizar la función Llamar al remitente, verifique que su número de teléfono esté configurado en Mi CallPilot. Para comprobarlo, haga clic en la ficha Funciones de Mi CallPilot y, a continuación, en la opción

Preferencias de Mi CallPilot. En Configuración del entorno, verifique que su número de teléfono figure en el cuadro Número a llamar para

reproducción por equipo telefónico (es decir, su teléfono).

Si el botón Llamar al remitente no aparece, puede deberse a uno de los siguientes motivos:

• No está visualizando el mensaje en el servidor de CallPilot (por ejemplo, lo visualiza en la ficha de correo electrónico vinculada con la bandeja de entrada).

• El administrador del sistema no ha activado esta función para este tipo de casilla de correo.

Cómo llamar al remitente de un mensaje

Paso Operación

1 Abra el mensaje o marque la casilla situada a la izquierda en la lista de mensajes.

2 Haga clic en Llamar al remitente.

Se abrirá uno de los siguientes cuadros de diálogo, lo que dependerá de que utilice o no Internet Explorer y tenga instalado el reproductor CallPilot Player.

Llamadas al remitente de un mensaje 27

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3 Haga clic en Llamar o en Llamar al remitente.

4 Atienda el teléfono cuando suene y el número del remitente se marcará automáticamente.

—Fin—

Reenvío y respuesta de mensajes

Además de reenviar un mensaje y agregarle una introducción, también puede crear una respuesta para el remitente, o bien para el remitente y todos los destinatarios.

Cómo reenviar o responder a un mensaje

Paso Operación

1 En el mensaje abierto, haga clic en Responder, Responder a todos o Reenviar.

2 En la página de mensaje nuevo, cree un mensaje de voz, fax o texto.

3 Inserte las direcciones tal como lo hace cuando redacta un mensaje nuevo. En las respuestas, las direcciones se completan

automáticamente.

4 Agregue adjuntos, configure las opciones correspondientes y modifique la línea del asunto según lo considere pertinente.

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Incorporación de archivos adjuntos a los mensajes

Antes de enviar un mensaje, puede adjuntarle uno o más archivos de voz, fax o texto. Los archivos de voz pueden tener formato VBK o WAV. Mi CallPilot convierte automáticamente los archivos VBK en archivos WAV cuando se realizan envíos a sistemas que no admiten el formato VBK. Los archivos de fax deben tener la extensión TIF. Los archivos de texto deben tener la extensión TXT.

Cómo adjuntar un archivo a un mensaje

Paso Operación

1 En la página de mensaje nuevo, haga clic en Adjuntar archivos.

2 En el cuadro Archivo por adjuntar, haga clic en Examinar para acceder al archivo que desea adjuntar y seleccionarlo, y luego haga clic en Abrir. También puede especificar la ruta y el nombre del archivo en el cuadro Archivo por adjuntar.

3 Para adjuntar más archivos, repita el paso anterior.

4 Haga clic en Aceptar. En el nuevo mensaje, aparecerá un icono por cada uno de los archivos adjuntos junto al botón Adjuntar archivos.

5 Redacte el mensaje, inserte la dirección y envíelo como de costumbre.

—Fin—

Configuración de opciones de mensaje

Antes de enviar un mensaje, puede configurar las opciones de uso y entrega.

Configuración de opciones de mensaje 29

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Cómo configurar las opciones de mensaje

Paso Operación

1 En la página de mensaje nuevo, seleccione las opciones Prioridad, Confidencialidad y de confirmación de lectura según corresponda.

• Para la Prioridad, seleccione Baja, Alta o bien deje la configuración como Normal.

• Para la Confidencialidad, seleccione Privado o deje la configuración como Público.

Un mensaje marcado como Privado no puede reenviarse a otras direcciones de CallPilot. No obstante, recuerde que si envía un mensaje marcado como Privado a un destinatario externo a CallPilot, ese destinatario podrá reenviárselo a otra persona.

Asimismo, es posible que los destinatarios que no utilizan CallPilot no reciban la notificación de que el mensaje es privado.

En su mensaje, informe al destinatario de que se trata de un mensaje privado.

• En la opción Recibir notificación cuando se lea el mensaje, marque la casilla para solicitar una confirmación cuando el destinatario abra el mensaje.

2 Redacte el mensaje, inserte la dirección y envíelo como de costumbre.

—Fin—

Inserción de direcciones en los mensajes

Existen dos métodos para insertar direcciones en los mensajes de CallPilot:

• Puede seleccionar un nombre desde la Libreta de direcciones de CallPilot administrada por la compañía en el servidor. La Libreta de direcciones de CallPilot contiene las direcciones de los usuarios de CallPilot y las listas de distribución compartidas que puede utilizar.

• Puede introducir las direcciones manualmente por medio del cuadro de diálogo Ingresar una dirección especial.

Acceso a las direcciones desde otros servidores de CallPilot en red

Si su sitio dispone de más de un servidor de CallPilot, el administrador puede brindarle acceso a libretas de direcciones de CallPilot adicionales en los servidores en red. En este caso, podrá seleccionar la Libreta de direcciones

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de CallPilot que desea examinar para insertar una dirección en un mensaje (consulte la lista Libretas de direcciones disponibles en la ilustración que aparece a continuación).

De forma alternativa, el administrador de CallPilot puede crear un directorio central con las direcciones extraídas de varios servidores de CallPilot. En este caso, no es necesario que seleccione la libreta de direcciones que desea examinar, ya que podrá acceder de forma automática a una lista expandida de direcciones de CallPilot para buscar la que debe insertar en un mensaje.

Si no necesita acceder a las direcciones de CallPilot de otros servidores en red, puede configurar la Libreta de direcciones de CallPilot para que incluya sólo las direcciones del servidor local marcando la casilla correspondiente en la página Preferencias de Mi CallPilot. Para obtener más información, consulte Cómo cambiar la configuración del entorno.

Cómo insertar la dirección en un mensaje desde la Libreta de direcciones de CallPilot

Paso Operación

1 En un mensaje nuevo de CallPilot, haga clic en Para (o en Libreta de direcciones).

Se abrirá el cuadro de diálogo Seleccionar destinatarios de la libreta de direcciones.

2 Si aparece la lista Libretas de direcciones disponibles, deberá seleccionar la libreta de direcciones o directorio del servidor de

Inserción de direcciones en los mensajes 31

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CallPilot que desea examinar para insertar la dirección. El administrador del sistema determinará el contenido de la lista.

3 En la casilla Ingresar apellido (o *), realice una de las siguientes operaciones:

• Para buscar una dirección, escriba el apellido del destinatario (o sólo la inicial o las primeras letras) y haga clic en Buscar.

• Para obtener una lista de todas las entradas de la Libreta de direcciones, ingrese un asterisco (*) y, a continuación, haga clic en Buscar.

4 Seleccione el nombre del destinatario o la lista de distribución en la lista de nombres y haga clic en Para.

5 Puede buscar otros nombres si así lo desea. Para agregar más nombres, selecciónelos y haga clic en Para, CC o CCO (CCO significa copia oculta: el destinatario recibe una copia del mensaje pero su nombre no estará visible para los demás destinatarios).

6 Haga clic en Aceptar para regresar al mensaje nuevo de CallPilot.

—Fin—

Cómo insertar direcciones especiales

Paso Operación

1 En un mensaje nuevo de CallPilot, haga clic en Direcciones especiales.

Aparecerá el cuadro de diálogo Ingresar una dirección especial.

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2 Seleccione el formato de dirección de la lista desplegable (por ejemplo: Casilla de correo de red o Lista de distribución personal). Las entradas de las listas de distribución personales aparecerán ordenadas alfabéticamente cuando realice una búsqueda en la Libreta de direcciones.

3 Escriba el número y toda otra información requerida. Consulte la Ayuda en línea para obtener información acerca de los formatos de dirección correctos.

4 Haga clic en Para, CC o CCO.

—Fin—

Uso del Indicador de mensaje en espera

Mi CallPilot incluye el Indicador de mensaje en espera (MWI), que corresponde al icono del auricular telefónico que aparece en el ángulo inferior derecho de la pantalla, en la barra de tareas de Windows o en la bandeja del sistema. El Indicador de mensaje en espera le avisa si existen mensajes nuevos y le permite acceder rápidamente a la bandeja de entrada.

El icono de color rojo indica que tiene mensajes nuevos:

Uso del Indicador de mensaje en espera 33

(34)

La apariencia del icono del Indicador de mensaje en espera cambia para brindar información adicional sobre la conexión al servidor, tal como se indica a continuación:

Cómo descargar e instalar el Indicador de mensaje en espera

Si la Mensajería de escritorio está instalada en su equipo o ya descargó el reproductor independiente CallPilot Player, el Indicador de mensaje en espera debe aparecer en la barra de tareas. De no ser así, puede descargarlo e instalarlo tal como se indica a continuación:

Paso Operación

1 En Mi CallPilot, haga clic en la ficha Funciones de CallPilot.

2 Haga clic en la opción Descargas.

3 Haga clic en el icono CallPilot Player y MWI y, a continuación, siga las instrucciones para guardar e instalar el reproductor y el Indicador de mensaje en espera.

—Fin—

Cómo configurar el Indicador de mensaje en espera

Utilice el cuadro de diálogo Configuración de MWI de CallPilot para:

• mostrar u ocultar el Indicador de mensaje en espera

• activar o deshabilitar el mensaje emergente

• controlar el tiempo que el mensaje emergente permanece en pantalla

Paso Operación

1 En la barra de tareas de Windows, haga clic con el botón derecho del mouse sobre el icono del Indicador de mensaje en espera.

2 Haga clic en Configuración de MWI de CallPilot.

3 Si desea hacer doble clic en el icono para abrir Mi CallPilot, asegúrese de que el campo URL de Mi CallPilot contenga la dirección URL correcta.

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Solicite al administrador de CallPilot la dirección URL correcta. Por lo general, la dirección URL aparece en alguno de los siguientes formatos:

http:// prefijo.nombredehost.com/micallpilot/

http:// dirección IP/micallpilot/

4 Para mostrar u ocultar el icono, marque o desactive la casilla Mostrar el icono de MWI en la barra de herramientas.

Nota: Si oculta el icono y luego desea que vuelva a aparecer, en el menú Inicio de Windows seleccione Programas > Nortel >

Icono MWI de CallPilot. El icono aparecerá en la barra de tareas.

5 Para activar o desactivar el mensaje emergente, marque o deje en blanco la casilla Mostrar mensaje emergente x segundos.

También puede modificar la duración del mensaje emergente.

6 Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.

—Fin—

Cómo utilizar el Indicador de mensaje en espera

A continuación se exponen algunas sugerencias para usar el Indicador de mensaje en espera.

• Para abrir su último mensaje de CallPilot, haga doble clic en el icono del Indicador de mensaje en espera.

Nota: Si este procedimiento no funciona, verifique que el campo URL de Mi CallPilot contenga la dirección URL correcta en el cuadro de diálogo Configuración de MWI de CallPilot. Para abrirlo, haga clic con el botón derecho del mouse sobre el icono del Indicador de mensaje en espera y, a continuación, haga clic en Configuración de MWI de CallPilot.

• Para ver su número de casilla de correo, la dirección del servidor y la cantidad de mensajes pendientes en su bandeja de entrada, deslice el puntero sobre el icono.

• Haga clic con el botón derecho del mouse sobre el icono para acceder a un menú de acceso directo con opciones para:

— abrir Mi CallPilot (si existe una dirección URL para Mi CallPilot definida en los parámetros de configuración del Indicador de mensaje en espera)

— configurar el Indicador de mensaje en espera

— iniciar o cerrar sesión en su casilla de correo de CallPilot

Uso del Indicador de mensaje en espera 35

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— salir del Indicador de mensaje en espera para que desaparezca

Ficha Funciones de CallPilot

Haga clic en la ficha Funciones de CallPilot para modificar las funciones y opciones telefónicas de CallPilot y definir las preferencias de acceso Web.

En la página principal de la ficha sólo aparecen las funciones que puede utilizar. Haga clic en cualquiera de las opciones para abrir la página de configuración correspondiente.

Saludos

Mi CallPilot le permite grabar y administrar saludos de voz y datos de identificación personal.

Si utiliza Internet Explorer en el sistema Windows, puede usar CallPilot Player para grabar y reproducir saludos o datos de identificación personal desde Mi CallPilot. También puede importar archivos WAV grabados con otros dispositivos de audio.

Puede grabar saludos externos, internos y temporarios. Las personas que llamen desde otro sitio oirán el saludo externo, y quienes lo llamen desde dentro de la empresa oirán el saludo interno. Si decide no grabar un saludo

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interno, todos oirán el externo. Si graba un saludo temporario, se oirá en lugar del saludo externo o interno mientras permanezca en efecto o hasta que lo elimine.

Cómo acceder a los saludos

• Haga clic en la ficha Funciones de CallPilot y, a continuación, en la opción Saludos.

Aparecerá la página de Saludos.

Cómo grabar o modificar un saludo mediante el teléfono

Verifique que su número de teléfono esté configurado en Mi CallPilot.

• Para comprobarlo, haga clic en la ficha Funciones de Mi CallPilot y, a continuación, en la opción Preferencias de Mi CallPilot. En

Configuración del entorno, verifique que su número de teléfono figure en el cuadro Número a llamar para reproducción por equipo

telefónico (es decir, su teléfono).

Nota: Si desea grabar saludos por medio del reproductor independiente CallPilot Player u otro dispositivo de audio en lugar del teléfono, consulte Importación de un saludo grabado con un dispositivo de audio

independiente Paso Operación

Saludos 37

(38)

1 Haga clic en la ficha Funciones de CallPilot y, a continuación, en la opción Saludos.

2 Para comenzar a grabar, haga clic en el icono Edición situado junto al tipo de saludo.

3 Atienda el teléfono cuando suene. Cuando oiga el tono, grabe su mensaje.

5 Si le satisface el mensaje, haga clic en Guardar saludo.

6 Cuando haya finalizado, haga clic en el icono Desconectar o cuelgue el teléfono.

7 Si grabó un mensaje temporario y desea volver a utilizar el mensaje habitual en una fecha y hora determinada, en Fecha de

vencimiento haga clic en la opción de fecha y seleccione la fecha y la hora.

—Fin—

Importación de un saludo grabado con un dispositivo de audio independiente

Puede grabar e importar un saludo nuevo o modificado por medio del reproductor independiente CallPilot Player o cualquier otro dispositivo de audio que admita el formato WAV.

Paso Operación

1 Abra el dispositivo de audio y grabe un saludo de voz o sus datos de identificación personal.

Para abrir el reproductor independiente CallPilot Player, en el menú Inicio de Windows seleccione Programas > Nortel > Mensajería de escritorio de CallPilot > Reproductor de audio.

2 Guarde la grabación. Para CallPilot Player, guárdela en formato VBK.

Para otros dispositivos de audio, guárdela en formato WAV.

4 Haga clic en el icono Importar situado junto al tipo de saludo.

(39)

5 Haga clic en Examinar, seleccione el archivo de audio y haga clic en Abrir.

6 Haga clic en Guardar.

7 Si grabó un mensaje temporario y desea volver a utilizar el mensaje habitual en una fecha y hora determinada, en Fecha de

vencimiento haga clic en la opción de fecha y seleccione la fecha y la hora.

—Fin—

Cómo borrar saludos

Paso Operación

2 Haga clic en el icono Borrar situado junto al saludo.

—Fin—

Configuración de la notificación de mensajes

Si no se encuentra en su oficina, CallPilot puede avisarle de la existencia de nuevos mensajes. El administrador determinará si puede utilizar los

siguientes dispositivos y servicios:

• Notificación de texto remota a un dispositivo de correo electrónico inalámbrico. Consulte Notificación de texto remota para Microsoft Outlook y dispositivos BlackBerry.

• Notificación remota a un teléfono o localizador. Este tipo de notificación también puede configurarse o activarse y desactivarse desde el teléfono.

Puede definir dos períodos de notificación diferentes y elegir si desea recibir una notificación para todos los mensajes o sólo para los urgentes.

El sistema le permite contar con los dos tipos de notificación activos simultáneamente.

Cómo acceder a las opciones de notificación de mensajes

• Haga clic en la ficha Funciones de CallPilot y, a continuación, en la opción Notificación de mensaje. Aparecerá la página Notificación de mensaje.

Configuración de la notificación de mensajes 39

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Configuración del reenvío de mensajes

Puede reenviar sus mensajes de CallPilot a una casilla de correo de CallPilot o a una dirección externa de correo electrónico. Para ello, debe crear una regla de reenvío de mensajes, que consiste en un conjunto de criterios para definir los mensajes que se reenviarán y su destino.

Una vez que habilite la regla de reenvío de mensajes, podrá acceder a todos los mensajes entrantes que cumplan con los criterios especificados desde otra ubicación, como una casilla de correo de Internet o un dispositivo portátil (PDA). Puede activar o desactivar la función de reenvío de mensajes según sea necesario. Los mensajes de voz pueden reenviarse con el formato en el que se reciben o convertirse al formato WAV.

Configuración del reenvío de mensajes 41

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En Mi CallPilot, puede configurar su propia regla de reenvío de mensajes mediante los procedimientos que se indican a continuación o bien solicitarle al administrador de CallPilot que la configure. Por razones de seguridad, debe encargarse personalmente de activar esta función.

Cómo configurar el reenvío de mensajes

Paso Operación

1 Haga clic en la ficha Funciones de CallPilot y, a continuación, en la opción Regla de reenvío de mensajes.

2 Haga clic en Configurar regla.

Aparecerá la página Configurar nueva regla de reenvío de mensajes.

3 En la lista Mensajes a reenviar, seleccione el tipo de mensajes que desea reenviar.

4 En las opciones Reenviar a, seleccione Dirección de correo electrónico o Dirección de CallPilot. Nótese que cada regla sólo puede incluir una dirección.

• Si seleccionó Dirección de correo electrónico, escriba la dirección en el campo adyacente.

Ejemplo: [email protected]

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Nota: También puede ingresar una lista de distribución de correo electrónico.

• Si seleccionó Dirección de CallPilot, puede elegir una de las siguientes opciones:

— Haga clic en el enlace CallPilot para abrir el cuadro de diálogo Seleccionar destinatario, seleccione o escriba una dirección de CallPilot o una dirección con formato VPIM abierto y, a continuación, haga clic en Aceptar.

— Ingrese una casilla de correo de CallPilot o una dirección con formato VPIM abierto de forma manual. Recuerde que no se aceptan listas de distribución de CallPilot, números de teléfono ni direcciones de fax. Utilice los siguientes formatos de dirección:

Casilla de correo local:

Casilla de correo remota:

VPIM abierto:

VPIM=<acceso directo a VPIM><casilla de correo>/<FQDN remoto>@<FQDN local>

6 Si desea que en determinadas circunstancias (consulte el siguiente paso) el mensaje original de CallPilot aparezca como leído en su casilla de correo (por ejemplo, que no aparezca en negrita), marque la casilla Marcar el mensaje original como leído.

7 Si marcó la casilla Marcar el mensaje original como leído, seleccione una de las siguientes opciones:

• Reenviado por este servicio: tan pronto como el mensaje se reenvía de forma automática, aparece como leído en la bandeja de entrada de CallPilot.

• Abierto por el destinatario: el mensaje aparece como leído en la bandeja de entrada de CallPilot sólo después de ser abierto en el destino al que se reenvió. Esta opción sólo estará disponible si el servidor de correo electrónico al que se reenvía el mensaje admite la función de confirmación de lectura, y no podrá utilizarse cuando se reenvían mensajes a una dirección de CallPilot.

En esta opción, también puede seleccionar A continuación, borrar automáticamente el mensaje original. De este modo, sólo se conservará la copia reenviada del mensaje. Recuerde

Configuración del reenvío de mensajes 43

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que esta opción no estará disponible si seleccionó Reenviado por este servicio, puesto que no existe ninguna garantía de que el mensaje sea recibido por el servidor de correo electrónico remoto.

8 Si desea convertir los mensajes de voz salientes al formato WAV, seleccione la opción WAV. Este procedimiento es conveniente si el reproductor CallPilot Player no se encuentra disponible para

reproducir mensajes con formato VBK en la dirección de reenvío.

9 Para crear esta regla, haga clic en Guardar. Recuerde que la regla se activa automáticamente. Para desactivarla hasta que decida utilizarla, deje en blanco la casilla Activar.

—Fin—

Cómo activar y desactivar la función de reenvío de mensajes

Paso Operación

1 Haga clic en la ficha Funciones de CallPilot y, a continuación, en la opción Regla de reenvío de mensajes. Aparecerá la página Regla de reenvío de mensajes.

2 En la columna Activar, marque o deje en blanco la casilla.

—Fin—

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Administración de listas de distribución personales

Las listas de distribución le permiten ahorrar tiempo cuando envía mensajes a direcciones de un mismo grupo. Puede crear hasta 99 listas de distribución personales e identificar a cada una de ellas con un número y un nombre.

Cada lista puede contener hasta 200 entradas.

Puede ingresar cualquier dirección a la que pueda enviarle un mensaje, con excepción de otras listas de distribución personales. La entrada puede ser un número de casilla de correo, un número de lista de distribución

compartida, una casilla de correo de red, una casilla de correo de red abierta o un número de teléfono.

Puede crear listas de distribución personales en Mi CallPilot o en su teléfono.

Las listas se almacenan en la Libreta de direcciones de CallPilot, en el servidor de CallPilot. Para acceder a las listas puede utilizar Mi CallPilot, la Mensajería de escritorio o el teléfono.

Cómo editar, borrar o crear listas de distribución personales

Para editar o borrar una lista ya existente, seleccione la lista y haga clic en Editar o Borrar. Realice los cambios pertinentes y haga clic en Guardar.

Para crear una lista de distribución personal, haga clic en Agregar nueva lista. Escriba un número y un nombre para la lista. Para agregar entradas, seleccione un formato de dirección de la lista desplegable e introduzca la información requerida. De ser necesario, consulte la Ayuda en línea para obtener información acerca de los formatos de dirección correctos. Haga clic en Guardar.

Administración de listas de distribución personales 45

(46)

Modificación de la contraseña de CallPilot

Su contraseña de CallPilot es la misma que utiliza para iniciar sesión en CallPilot desde el teléfono. CallPilot le solicitará que cambie la contraseña en intervalos regulares definidos por el administrador.

CallPilot no le permitirá utilizar contraseñas muy cortas o fáciles de adivinar, ni la misma que utilizó hace poco tiempo. Para proteger la seguridad de su casilla de correo, elija contraseñas que no sean fáciles de descubrir.

Para cambiar la contraseña, escriba la contraseña anterior, introduzca dos veces la nueva y, a continuación, haga clic en Guardar.

Modificación de las opciones del teléfono

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Cómo acceder a las opciones del teléfono

• Haga clic en la ficha Funciones de CallPilot y, a continuación, en la opción Opciones del teléfono.

Cómo asignar un número de operadora personalizada a las personas que llaman

Puede ofrecerles a las personas que lo llaman la opción de dejar un mensaje o de hablar con uno de sus asistentes o colegas. En el saludo, indíquele a la persona que llama que presione cero si desea hablar con esa persona durante su ausencia. El número de operadora personalizada es aquél con el que se comunican las personas que lo llaman cuando pulsan el cero.

Paso Operación

1 Escriba el número en el campo Número de operadora personalizada.

—Fin—

Cómo definir horarios y opciones para bloquear los mensajes de las personas que llaman

Puede evitar temporalmente que las personas que lo llaman dejen mensajes en su casilla de correo. En tal caso, puede optar por transferir las llamadas a la operadora personalizada, o desconectarlas. Como gentileza para con las personas que lo llaman cuando dispone de la función de bloqueo activada, grabe un mensaje temporario que ofrezca detalles acerca de su ausencia y que les indique qué pueden hacer durante ese período. La opción de bloqueo de mensajes también evita que los usuarios de Mi CallPilot y la Mensajería de escritorio le envíen mensajes.

Paso Operación

1 En la lista Bloquear mensajes, indique el período en el que desea bloquear la recepción de mensajes:

• Nunca: esta opción permite que se dejen mensajes.

• Siempre: esta opción no permite que las personas que llaman dejen un mensaje.

• Sólo cuando se graba un saludo temporario: esta opción no permite que se dejen mensajes si se graba un saludo temporario.

2 En Mensaje bloqueado con reproducción de saludo y, elija una de las siguientes opciones:

Modificación de las opciones del teléfono 47

(48)

• Transferido a la operadora personalizada: cuando la

recepción de mensajes está bloqueada, se reproducirá el saludo de la casilla de correo y la llamada se transferirá al número especificado en el cuadro Número de operadora personalizada.

• Desconectado: cuando la recepción de mensajes está

bloqueada, se reproducirá el saludo de la casilla de correo y, a continuación, se desconectará la llamada.

—Fin—

Cómo activar o desactivar el inicio de sesión automático

Cuando la opción Inicio de sesión automático se encuentra activa, no es necesario que ingrese la casilla de correo y la contraseña si inicia sesión desde un número definido. Para el inicio de sesión automático, el

administrador define números seguros tales como el del teléfono de su oficina o de su hogar. Cuando esta opción se encuentra activa, puede acceder a su casilla de correo al marcar el número de acceso de CallPilot o al presionar la tecla de mensaje en uno de los números de inicio de sesión automático configurados.

Paso Operación

1 Para activar el inicio de sesión automático, marque la casilla Activar inicio de sesión automático para los números permitidos.

3 Utilice el teléfono para terminar de activar esta función. Abra su casilla de correo desde el teléfono y active la función Inicio de sesión automático presionando 804.

—Fin—

Cómo ocultar su nombre y su número en las libretas de direcciones de CallPilot

Puede evitar que su información personal aparezca en la Libreta de direcciones de CallPilot o en la de un cliente de escritorio para impedir el acceso a su casilla de correo a través de su nombre o dirección desde un teléfono.

Aunque este parámetro esté activado, su nombre y su dirección:

• aparecerán en los mensajes que envíe

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• aparecerán en los mensajes que reciba y, por lo tanto, serán visibles para los demás destinatarios incluidos en la lista de distribución de ese mensaje.

Paso Operación

1 Marque la casilla Ocultar mi nombre y número en todas las libretas de direcciones de CallPilot, incluido el marcado de nombre.

—Fin—

Cómo seleccionar los números de directorio vinculados con el Indicador de mensaje en espera

El administrador es quien asigna los números de directorio del Indicador de mensaje en espera (MWI DN). Si bien no es posible modificarlos, puede verlos en las opciones del teléfono y determinar cuáles se vincularán con el Indicador de mensaje en espera.

Paso Operación

1 En la sección Indicador de mensaje en espera en el teléfono, marque la casilla que aparece junto a cada número de directorio (DN) que desee vincular con el Indicador de mensaje en espera.

—Fin—

Configuración de acceso telefónico al correo electrónico

Si ha definido una cuenta de correo electrónico con enlace, puede configurarla para acceder desde el teléfono. Puede comprobar si hay mensajes de correo electrónico nuevos durante una sesión activa de CallPilot en el teléfono. El sistema también permite escuchar por teléfono el contenido de texto de los mensajes de correo electrónico nuevos. Si aún no configuró el acceso a las cuentas de correo electrónico desde CallPilot, consulte Configuración de enlaces a cuentas de correo electrónico.

Cómo configurar una cuenta de correo electrónico para el acceso telefónico

Paso Operación

Configuración de acceso telefónico al correo electrónico 49