Manual del usuario de SAP BusinessObjects Live Office

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de SAP mencionados, así como sus logotipos respectivos, son marcas comerciales o marcas registradas de SAP AG en Alemania y en otros países. Business Objects y el logotipo de Business Objects, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius y otros productos y servicios de Business Objects mencionados, así como sus logotipos respectivos, son marcas comerciales o marcas registradas de Business Objects S.A. en los Estados Unidos y en otros países. Business Objects es una empresa de SAP. Todos los demás nombres de productos y servicios mencionados son marcas comerciales de sus respectivas empresas. Los datos de este documento sólo tienen carácter informativo. Las especificaciones de productos en cada país pueden ser diferentes. Estos materiales pueden modificarse sin previo aviso. Estos materiales los proporciona SAP AG y sus empresas afiliadas ("SAP Group") con carácter informativo, sin representación ni garantía de ningún tipo y SAP Group no se hace responsable de los errores u omisiones en dichos materiales. Las únicas garantías para los productos y servicios de SAP Group son aquellas especificadas en los productos y servicios, si las hubiera. Nada de lo que aparezca en este documento debe interpretarse como garantía adicional.

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Destinatarios de este documento ...8

Cómo usar este documento...8

Introducción a Live Office 11 Capítulo 2 Presentación general...12

Acerca del contenido de Live Office...12

Conceptos de Live Office...13

Tipos de objetos de Live Office ...17

Arquitectura de Live Office...17

Barra de herramientas de Live Office...17

Menú de cinta de Live Office...20

Para ocultar o mostrar la barra de herramientas de Live Office...20

Inicio de sesión en BusinessObjects Enterprise...20

Trabajar con contenido de Crystal Reports en Live Office 23 Capítulo 3 Presentación general...24

Insertar contenido de Crystal Reports...24

Inicio de sesión en bases de datos protegidas...24

Asistente de inserción: Elegir documento...27

Asistente de inserción: Especificar valores de parámetros ...30

Asistente de inserción: Elegir datos...32

Asistente de inserción: Establecer filtros...35

Asistente de inserción: Resumen...37

Página Resumen...38

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Información adicional...41

Modificar el contenido de Crystal Reports...41

Ver y modificar las propiedades generales del objeto...42

Agregar contenido personalizado a objetos de Live Office...43

Modificación de valores de parámetro...44

Modificación de campos ...47

Modificar filtros...48

Trabajar con contenido de Web Intelligence en Live Office 51 Capítulo 4 Presentación general...52

Actualizar contenido de la versión anterior...52

Insertar contenido de Web Intelligence...53

Asistente de inserción: Elegir documento...55

Asistente de inserción: Contextos de consulta específicos...58

Asistente de inserción: Especificar valores de parámetros...59

Asistente de inserción: Elegir datos...60

Agregar más secciones de informe de Web Intelligence...64

Opciones de actualización de datos...65

Información adicional...68

Modificar el contenido de Web Intelligence...68

Modificación de valores de petición...71

Trabajar con consultas en Live Office 75 Capítulo 5 Presentación general...76

Insertar consultas...77

Para iniciar el Asistente de inserción de Live Office...77

Asistente de inserción: Elegir universo...79

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Asistente de inserción: Contextos de consulta específicos...92

Asistente de inserción: Especificar valores de parámetros...94

Modificar consultas...97

Modificación de valores de petición...99

Cambiar la ubicación del universo...102

Modificar la definición de la consulta...102

Modificar el contexto de una consulta...103

Realizar tareas comunes con objetos de Live Office 105 Capítulo 6 Realizar tareas comunes con Live Office...106

Modificar objetos por informe...106

Publicar y ver archivos...108

Guardar datos localmente y en el repositorio...112

Copia y pegado de objetos de Live Office...112

Distribuir objetos mediante Outlook...114

Cargar, actualizar y actualizar el contenido existente...115

Eliminar objetos de Live Office...117

Realizar tareas avanzadas 119 Capítulo 7 Realizar tareas avanzadas...120

Administrar la configuración de parámetros y peticiones ...120

Modificar el orden de actualización de objetos...128

Administrar las propiedades globales de Live Office...129

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Solución de problemas de Live Office 139 Capítulo 8

Activar el registro de Live Office...140

Archivos de registro de ejemplo de Live Office ...140

Solución de problemas de los componentes de Live Office...142

Problema: El menú de LiveOffice ha desaparecido...142

Problema: Error en la actualización del objeto...143

Problema: El orden y el filtro del objeto se pierden al actualizar...144

Problema: Acceso denegado a un universo...144

Límites de tamaño de objetos de Live Office...144

Referencia 147 Capítulo 9 Secciones de referencia...148

Asistente de inserción de Live Office...148

Opciones, cuadro de diálogo...149

Cuadro de diálogo Propiedades del objeto de Live Office...153

Compatibilidad con versiones anteriores...153

Funciones no admitidas...154

Más información 155

Apéndice A

Índice 159

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Bienvenido al Manual del usuario de BusinessObjects Live Office. Live Office permite a cualquiera, desde profesionales de la empresa hasta analistas de datos experimentados, obtener fácilmente información comercial, crear consultas, realizar cálculos y compartir respuestas a preguntas empresariales sin tener que conocer complejos lenguajes y estructuras de base de datos. Live Office ayuda a profesionales de la empresa como usted a incluir información de Crystal Reports o Web Intelligence exacta, fiable y actualizada en documentos, hojas de cálculo, correos electrónicos y presentaciones de Microsoft® Office. Si sabe cómo crear documentos y hojas de cálculo, no tendrá ningún problema en aprender el uso de Live Office.

Este manual proporciona información y procedimientos completos que le ayudan a realizar las siguientes tareas empresariales en el entorno de aplicaciones de Microsoft Office:

• Crear consultas e informes de resumen simples, basados en información en tiempo real, actualizada y verificable, para analizar datos, como cifras de ventas trimestrales, responder a importantes preguntas empresariales y tomar decisiones bien fundamentadas.

• Ver, modificar y actualizar consultas existentes rápidamente para adaptarse a sus necesidades empresariales.

• Compartir el resultado con sus colegas de forma segura a través del Web o una intranet para tomar decisiones estratégicas en colaboración.

Live Office, como parte de BusinessObjects Paquete de Productividad, pertenece a una suite de productos de consulta y análisis proporcionada por Business Objects.

Destinatarios de este documento

Este documento está destinado a los usuarios empresariales de aplicaciones de Microsoft Office que desean trabajar con datos de Business Objects en un entorno de aplicaciones de Microsoft Office. Debe estar familiarizado con Microsoft Office Excel, Word, Outlook y PowerPoint, así como con

BusinessObjects Enterprise para comprender este manual.

Cómo usar este documento

En este manual se tratan los siguientes temas y tareas

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Vaya a esta sección... Para hacer esto…

Acerca del contenido de Live Office

Conceptos clave y mejoras de los productos de Live Office.

Insertar contenido de Crystal Reports

Crear y modificar documentos de Crystal Reports desde las aplicacio-nes de Microsoft Office.

Insertar contenido de Web Intelligen-ce

Crear y modificar documentos de Web Intelligence desde las aplicacio-nes de Microsoft Office.

Insertar consultas

Crear, editar y actualizar consultas de universo desde las aplicaciones de Microsoft Office.

Realizar tareas comunes con Live Office

Realizar tareas comunes con objetos de Live Office, como guardar docu-mentos y quitar objetos.

Realizar tareas avanzadas

Realizar tareas de Live Office más complejas como administrar peticio-nes y configurar la autenticación de Inicio de sesión único.

Solución de problemas de Live Office

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Vaya a esta sección... Para hacer esto…

Secciones de referencia

Revisar material de consulta, incluida información de compatibilidad con versiones anteriores y una lista de funciones no admitidas y abandona-das.

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Presentación general

BusinessObjects™ Live Office (Live Office) le proporciona acceso a información actualizada que usa diariamente para realizar su trabajo y tomar importantes decisiones empresariales. Le ofrece datos en tiempo real que son verificables y actualizables con facilidad.

Live Office está integrado en las aplicaciones de Microsoft Office que ya utiliza. La información necesaria está a su alcance y en un formato familiar y fácil de usar. Live Office permite que profesionales de la empresa como usted puedan acceder fácilmente a datos corporativos desde Microsoft Office Excel, Word, Outlook y PowerPoint sin que haga falta mucha experiencia en informática para usar herramientas de business intelligence complejas.

Nota:

Si no sabe con seguridad si dispone de los derechos adecuados, póngase en contacto con el administrador de BusinessObjects Enterprise.

Puede dar formato a los datos importados utilizando la funcionalidad estándar de Microsoft Excel y las características de Live Office.

Este documento proporciona una descripción de alto nivel de los conceptos, características, funcionalidad e interfaz de usuario de Live Office para familiarizarse rápidamente con el producto.

Temas relacionados

• Acerca del contenido de Live Office • Conceptos de Live Office

• Tipos de objetos de Live Office • Barra de herramientas de Live Office

• Inicio de sesión en BusinessObjects Enterprise

Acerca del contenido de Live Office

Antes de comenzar a trabajar con el contenido de Crystal Reports o Web Intelligence en Live Office, necesitará entender cómo funciona el contenido de Live Office.

• Conceptos de Live Office

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• Arquitectura de Live Office

Conceptos de Live Office

Para comprender cómo pueden responder los datos de Live Office a sus preguntas empresariales de forma rápida y fácil, deberá familiarizarse con los siguientes conceptos clave:

• Objetos de informe, incluidas instancias y secciones

• Parámetros y peticiones de orden

• Universos

• Contexto

• ¿Qué son los objetos, instancias y secciones de informe? • ¿Qué son los parámetros y las peticiones de orden? • ¿Qué es un universo?

• Descripción de un contexto

¿Qué son los objetos, instancias y secciones de informe?

Al usar Live Office para insertar datos en un documento, puede elegir entre el contenido de Crystal Reports o Web Intelligence almacenado en el repositorio de BusinessObjects Enterprise. Los informes almacenados en el repositorio de BusinessObjects se denominan objetos de informe.

Objetos de informe

Un informe es un documento que usted crea y que contiene información presentada en tablas, diagramas y gráficos. Un objeto de informe suministra los datos del informe. En Live Office, se trabaja con objetos de informe porque están conectados al contenido más reciente almacenado en las bases de datos. De modo que, al crear un informe, sabrá que contiene la última información cuando otras personas lo vean.

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objeto de informe devuelve datos de los orígenes de datos subyacentes, a petición de la base de datos o según la opción de actualización elegida.

Instancias de informe

Una instancia es una versión del objeto creado por BusinessObjects Enterprise cuando los usuarios modifican el documento de origen o programan los informes. Cada instancia contiene datos actuales en el momento de procesar el informe de origen.

En concreto, una copia del informe es un objeto de informe que contiene datos recuperados de una o varias bases de datos. Normalmente, los objetos de informe están diseñados de manera que se pueden crear varias instancias con características diferentes. Por ejemplo, si los usuarios ejecutan un objeto de informe que contiene parámetros, pueden programar una instancia que contenga datos de un departamento determinado y programar otra que contenga información sobre otro departamento, aunque ambas instancias procedan del mismo objeto de informe.

Secciones de informe

Las secciones de informe son partes de un informe que se muestran de manera independiente, sin el resto de la página de informe. De forma más precisa, las secciones de informe son objetos que utilizan hipervínculos para señalar desde un objeto de informe de origen a un objeto de destino de Live Office. Las secciones de informe incluyen objetos como texto o gráficos.

Introducción a Live Office

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instancias de informe y las secciones de informe en Live Office.

¿Qué son los parámetros y las peticiones de orden?

Parámetros

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Peticiones de orden

Petición de orden es un término de Web Intelligence para un concepto similar a un parámetro. Una petición de orden es un filtro dinámico que muestra una pregunta cada vez que se actualizan los datos de un informe. A las peticiones de orden se responde escribiendo o seleccionando los valores de petición de orden que desea ver antes de actualizar los datos. Las peticiones de orden pueden ser obligatorias u opcionales.

¿Qué es un universo?

Un universo de Live Office es una abstracción de una base de datos y presenta datos en términos no técnicos para los usuarios empresariales. Un universo es una colección de objetos de datos que representan la información que está disponible en una base de datos. Los usuarios empresariales de Web Intelligence y Crystal Reports se pueden conectar a un universo y ejecutar consultas en la base de datos. Por ejemplo, una base de datos puede contener un universo para datos de ventas y otro para los datos del servicio de atención al cliente. Éstos pueden realizar análisis de datos y crear informes con los objetos del universo, sin ver, ni tener que saber nada sobre las estructuras de datos subyacentes de la base de datos. Los universos los crean los especialistas de diseño de universos.

Descripción de un contexto

Un contexto de universo indica qué tipos de preguntas empresariales responden los mismos objetos de universo. Por ejemplo, un universo para datos de ventas podría tener un contexto de universo para ventas de almacén, otro para ventas de socio, etc.

Puesto que los contextos pueden compartir objetos que se encuentran en el mismo universo, resulta muy útil especificar un contexto para el universo para así garantizar que su consulta recupera los datos correctos. Por ejemplo, los datos de la cuenta de gastos de un empleado se podrían almacenar en la misma base de datos que los gastos de un producto de márketing. Si elige el contexto de universo correcto se asegurará de que obtiene los datos de gastos apropiados. Por consiguiente, al seleccionar un universo, puede que tenga más de un contexto de universo para elegir.

Nota:

Los contextos los define el administrador del sistema.

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Tipos de objetos de Live Office

Se ha mejorado la compatibilidad con diferentes tipos de objetos de datos en esta versión de Live Office. La tabla siguiente explica cómo funciona la compatibilidad con campos y secciones de informe, por ejemplo gráficos y texto, en Live Office.

Secciones de informe Campos Tipo de contenido de Live Office Sí Sí Crystal Reports Sí No disponible Web Intelligence No disponible Sí Panel de consulta Nota:

No se admiten los subinformes de Crystal Reports incrustados.

• Conceptos de Live Office

Arquitectura de Live Office

La arquitectura de BusinessObjects Live Office usa la fiabilidad de

BusinessObjects Enterprise y los servicios web para proporcionar una mejor experiencia, escalabilidad y despliegue.

Barra de herramientas de Live Office

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modificar objetos y realizar consultas para responder a preguntas empresariales.

Ofrece acceso rápido a los objetos de Live Office de los documentos de Microsoft Office Excel, PowerPoint, Outlook o Word. En este cuadro de diálogo podrá realizar las operaciones siguientes:

• Insertar un objeto de informe

• Actualizar todos los objetos de informe

• Guardar un objeto en el repositorio de BusinessObjects Enterprise

• Ir al informe de origen del objeto de Live Office

• Acceder a la ayuda de Live Office

La barra de herramientas contiene los siguientes botones:

Para obtener más infor-mación sobre los obje-tos que puede insertar, consulteInsertar conte-nido de Crystal Reports.

Insertar contenido de Crystal Reports

Para obtener informa-ción sobre las opciones que puede utilizar, con-sulteInsertar contenido de Web Intelligence Insertar contenido de

Web Intelligence

Para obtener informa-ción sobre las opciones que puede utilizar, con-sulteInsertar consultas Insertar consultas de

universos Introducción a Live Office

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Abre el Explorador de repositorio y permite se-leccionar documentos publicados o documen-tos de Crystal Reports o Web Intelligence para insertarlos. Consulte

Asistente de inserción: Elegir documento.

Abrir desde Business Objects Enterprise

Para obtener informa-ción sobre las opciones que puede utilizar, con-sultePublicación de un documento en Busines-sObjects Enterprise.

Guardar en Busines-sObjects Enterprise

Para obtener informa-ción sobre las opciones que puede utilizar, con-sultePublicación de un documento en Busines-sObjects Enterprise.

Guardar como nuevo en BusinessObjects Enterprise

Actualiza los datos de todos los objetos en el documento con respec-to a sus informes de ori-gen. Para obtener más información, consulte

Opciones de actualiza-ción de datos.

Actualizar todos los objetos

Le permite acceder fácil-mente a cualquier obje-to de Live Office en el documento.

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Muestra la ayuda en pantalla de Live Office.

Ayuda

Menú de cinta de Live Office

El menú de cinta de BusinessObjects Live Office mostrado a continuación le ayuda a crear y modificar informes o ejecutar consultas para responder las preguntas empresariales al utilizar cualquier aplicación de Microsoft Office 2007.

Para ocultar o mostrar la barra de herramientas de

Live Office

• Haga clic con el botón derecho en la barra de herramientas y seleccione BusinessObjects Live Office.

También puede mostrar u ocultar la barra de herramientas desplazándose a Ver > Barras de herramientas.

La barra de herramientas aparecerá o desaparecerá.

Inicio de sesión en BusinessObjects

Enterprise

Si aún no ha iniciado una sesión, se le pedirá que se conecte a

BusinessObjects Enterprise cuando agregue o modifique un objeto de Live Office. También debe conectarse antes de publicar un documento o abrir un documento publicado.

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Para conectarse a BusinessObjects Enterprise

1. Haga clic en Inicio > Programas > Microsoft Office y seleccione

Microsoft Office Excel, Word, Outlook o PowerPoint para iniciar la aplicación.

2. Haga clic en LiveOffice y, a continuación en Opciones; aparecerá el cuadro de diálogo "Opciones".

3. Seleccione la ficha Enterprise, introduzca sus credenciales de inicio de sesión de BusinessObjects Enterprise en los siguientes campos:

• Nombre de usuario • Contraseña

4. Verifique la información de los campos Dirección URL de servicio Web y Sistema para comprobar que la aplicación apunta al Sistema de

administración central (CMS) correcto.

Por ejemplo, si el documento de Web Intelligence que desea insertar está en un CMS denominado businessobjects01 y el servidor de servicios Web se ejecuta en un servidor denominado businessob

jects02, la siguiente información debe ser exacta: businessobjects01

Sistema

http://businessobjects02:8080/dsws bobje/services/session

Dirección URL de servi-cio Web

5. Seleccione un método de autenticación en la lista desplegable, haga clic en Conectar y en Aceptar.

Nota:

La información de los campos Sistema y Dirección URL de servicio

Web y de la lista desplegable "Autenticación", se la proporcionará el

administrador del sistema.

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Office

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Presentación general

Con Live Office, puede beneficiarse de la potencia, comodidad y fiabilidad de las funciones de Crystal Reports desde las aplicaciones de Microsoft Office que usa diariamente para tomar mejores decisiones empresariales. Simplemente seleccionando o haciendo clic, puede supervisar fácilmente las tendencias de ventas regionales o analizar las cifras de ventas trimestrales desde Microsoft Office Excel, Word, Outlook o PowerPoint, y compartir dicho análisis con sus colegas para tomar decisiones con más fundamento.

Con Live Office, tiene la tranquilidad de saber que los datos a los que accede para tomar decisiones empresariales son fiables, recientes y se pueden actualizar fácilmente a petición desde la base de datos. La exactitud de los datos ya no es ninguna preocupación.

Con un "Asistente de inserción de Live Office" muy fácil de utilizar, puede insertar secciones de informe o campos de Crystal Reports en los documentos de Microsoft Office.

Insertar contenido de Crystal Reports

Se puede agregar contenido de Crystal Reports desde el menú de Live Office o a través de la barra de herramientas de Live Office. Ambos métodos inician el "Asistente de inserción de Live Office", de fácil uso y que le indica cómo elegir fácilmente un informe, seleccionar objetos de datos de Crystal Reports e insertarlos en las aplicaciones Excel, PowerPoint, Outlook o Word de Microsoft Office como objetos de Live Office para compartirlos con sus colegas.

Inicio de sesión en bases de datos protegidas

Por razones de seguridad, el administrador del sistema puede que haya protegido mediante contraseña ciertos documentos y repositorios de Crystal Reports. Por lo tanto, puede que le soliciten credenciales de inicio de sesión para la base de datos al acceder o actualizar ciertos documentos.

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Realizar una operación de inicio de sesión en base de datos consolidada

1. Inicie una sesión en BusinessObjects Enterprise y seleccione LiveOffice > Insertar contenido de Crystal Reports, o bien haga clic en el botón de la barra de herramientas Insertar contenido de Crystal Reports, para iniciar el Asistente de inserción de Live Office.

2. Vaya al documento de Crystal Reports al que desee acceder.

3. Cuando se le solicite, indique la información de inicio de sesión y contraseña.

• Inicio de sesión en BusinessObjects Enterprise

Para iniciar el Asistente de inserción de Live Office

1. Abra un documento de Microsoft Office.

2. Inicie sesión en BusinessObjects Enterprise. Para obtener más información, consulteInicio de sesión en BusinessObjects Enterprise.

3. Seleccione la posición en la que desea insertar el objeto de Live Office.

4. Seleccione Live Office > Insertar > Contenido de Crystal Reports.

Nota:

En Microsoft Excel, también se puede iniciar el asistente desde Insertar > Contenido de Crystal Reports.

Aparecerá el "Asistente de inserción de Live Office". Si todavía no se ha conectado a BusinessObjects Enterprise, se le pedirá que lo haga.

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Presentación general del Asistente de inserción de Live Office para contenido de Crystal Reports

Para usar la funcionalidad de Crystal Reports en Live Office, debe seleccionar una serie de opciones mediante el "Asistente de inserción de Live Office". El "Asistente de inserción de Live Office" se compone de cinco páginas que se explican a continuación:

Para realizar esta tarea Use esta página del asistente

• Buscar informes disponibles.

• Localizar el informe que desea usar.

Si el informe seleccionado requie-re crequie-redenciales de inicio de se-sión en base de datos, se le pide de nuevo que se conecte. Para obtener más información, consulteAsistente de inserción: Elegir documento.

Elegir documento

• Elegir valores de parámetros en una lista de valores preselecciona-dos.

• Especificar si se avisa cada vez que se actualicen los datos.

Para obtener más información, consul-teAsistente de inserción: Especificar valores de parámetros

Nota:

Esta página sólo aparece si el informe contiene parámetros predefinidos. No puede utilizar Live Office para introdu-cir nuevos parámetros en un informe.

Especificar valores de parámetros

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Seleccionar los campos o secciones de Crystal Reports que desee usar para crear el objeto de Live Office. Para obtener más información, con-sulteAsistente de inserción: Elegir datos.

Elegir datos

Seleccionar filtros para aplicarlos a los datos que inserte como campos en los documentos de Live Office. Para obtener más información, con-sulteAsistente de inserción: Estable-cer filtros.

Nota:

Esta página sólo se muestra si ha se-leccionado insertar datos como cam-pos.

Establecer filtros

• Escribir el nombre del objeto de Live Office.

• Verificar su ruta en el repositorio antes de insertarlo en el documen-to.

ConsulteAsistente de inserción: Resumen

Resumen

Asistente de inserción: Elegir documento

La primera página del "Asistente de inserción de Live Office" es la página "Elegir documento" y muestra el explorador del repositorio de

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que desea utilizar. La página "Elegir documento" muestra todos los informes de Crystal Reports a los que tiene acceso, incluidos los informes de las publicaciones.

Sugerencia:

También puede utilizar la funcionalidad de búsqueda para buscar por título, palabras claves, contenido o todos los campos a fin de localizar un informe específico rápidamente. Si está realizando la importación de contenido en un correo electrónico en Outlook, el cuadro de diálogo de búsqueda realizará de forma predeterminada una búsqueda de contenido según la línea de asunto del correo electrónico.

Nota:

Si el informe seleccionado requiere credenciales de inicio de sesión en base de datos, se le volverá a pedir las credenciales de inicio de sesión en la base de datos. ConsulteInicio de sesión en bases de datos protegidas.

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Para encontrar el documento con el explorador

1. En el panel de la izquierda de la página "Elegir documento", desplácese a la carpeta que contiene el documento que desea utilizar y haga doble clic en ella. Con los botones situados arriba del panel de la izquierda, puede cambiar entre las vistas de carpeta o categoría para un fácil desplazamiento.

Se expandirá la jerarquía de carpetas. Si el informe se incluye en una publicación mostrada, seleccione la instancia de publicación para revelar su contenido.

Nota:

Para que una instancia de informe se importe, la instancia debe estar almacenada en alguna parte del sistema BusinessObjects Enterprise. Las instancias enviadas directamente a las bandejas de entrada no se almacenan en el repositorio y no se pueden importar en Live Office.

2. En el panel de la derecha de la página "Elegir documento", seleccione el informe que desee usar y haga clic en Siguiente.

Sugerencia:

• Haga clic en un encabezado de columna, por ejemplo, Nombre, Propietario o Tipo, para ordenar los informes disponibles.

• Puede buscar un informe u objeto específico por título o palabras clave mediante el cuadro de diálogo situado encima del conjunto de marcos.

• Si está realizando la importación en un correo electrónico en Outlook, también estará disponible una carpeta de sugerencias. Para que resulte más cómodo, esta carpeta contiene los resultados de una búsqueda de contenido basada en la línea de asunto del correo electrónico.

• La carpeta "Reciente" también contiene los informes que haya creado o modificado más recientemente con el fin de facilitar el acceso a los mismos.

Siguiente paso: Asistente de inserción

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de parámetros". ConsulteAsistente de inserción: Especificar valores de parámetros.

Si el informe seleccionado no contiene parámetros, la siguiente página del "Asistente de inserción de Live Office" será la página "Elegir datos". Para obtener más información, consulteAsistente de inserción: Elegir datos.

Asistente de inserción: Especificar valores de

parámetros

La segunda página del Asistente de inserción de Live Office es la página Especificar valores de parámetros. Esta sección demuestra el uso de parámetros para rellenar listas de selección dinámicas. Por ejemplo, en el objeto de informe llamado “Actividades por ubicación” que un jefe de ventas regional podría usar para supervisar la actividad de ventas regionales, su informe podría tener un parámetro denominado “Seleccionar región” con una lista de valores de “Este” y “Oeste”.

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Para especificar valores de parámetros de una lista de valores 1. En la página Especificar valores de parámetros, seleccione en la lista

desplegable disponible los valores de parámetro que desee incluir.

2. Haga clic en Siguiente.

Nota:

Debe seleccionar un valor para cada parámetro obligatorio. Si el parámetro es opcional, puede dejar el valor sin especificar.

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Sin embargo, primero debe elegir los datos que desea incluir como secciones de informe e insertarlos como un objeto de Live Office en el documento de Microsoft Office. ConsulteAsistente de inserción: Elegir datos.

Asistente de inserción: Elegir datos

La tercera página del Asistente de inserción de Live Office es Elegir datos, en la que deberá seleccionar las secciones o campos del informe que desee incluir e insertar en el documento de Microsoft Office.

Sugerencia:

Haga clic en Cambiar a campos para mostrar los objetos disponibles como campos en lugar de como secciones de informe.

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• Para seleccionar secciones como el conjunto de datos • Para seleccionar campos como conjunto de datos

Para seleccionar secciones como el conjunto de datos 1. Elija las opciones que prefiera para ver los datos del informe:

•

Haga clic en el botón Mostrar/ocultar parámetros interactivos para ajustar los valores de parámetros en el panel Parámetros interactivos. Utilice la lista desplegable situada debajo de cada parámetro del panel para ajustar el valor. Después de haber terminado las selecciones de valor de parámetro, haga clic en Aplicar.

Nota:

El icono Mostrar/ocultar parámetros interactivos no aparecerá si el informe no contiene parámetros predefinidos o si hace clic en

Cambiar a campos. •

Haga clic en el botón Mostrar/ocultar el árbol de grupos para cambiar la vista del documento. Por ejemplo, en un informe de ventas trimestral, los datos se podrían agrupar y ordenar por vendedor y producto en una vista en árbol de documentos para un rápido acceso.

• Haga clic en las flechas que apuntan hacia la izquierda o la derecha en la barra de herramientas para desplazarse a una página particular de un informe.

• Seleccione el icono Buscar para buscar en cadenas de texto particulares del informe, por ejemplo el nombre de un vendedor.

• Elija una ampliación de página o un factor de zoom para el informe en la lista desplegable para lograr una visualización óptima.

2. En el visor de documentos, seleccione las secciones de informe u objetos que desee incluir. Por ejemplo, para un informe de ventas trimestral, podría incluir el nombre del vendedor, su clase de producto y sus ventas totales por trimestre.

Sugerencia:

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Si ha insertado sus datos como secciones de informe, la siguiente página será la página Resumen. En esta página podrá asignar un nombre a su objeto de Live Office y verificar su ubicación en el repositorio antes de insertar el objeto en el documento.

Para seleccionar campos como conjunto de datos

Este tema muestra cómo insertar campos como conjuntos de datos en un documento de Microsoft Office.

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El cuadro de diálogo Seleccionar campos no aparece si ha elegido seleccionar partes de un informe de Crystal.

1. En la página Elegir datos del Asistente de inserción de Live Office, seleccione la opción Cambiar a campos.

2. En la lista Campos disponibles, haga clic en un campo que desee incluir en el objeto Informe y, a continuación, haga clic en el botón de flecha derecha (>).

Los campos seleccionados aparecerán en la lista Campos seleccionados.

3. Utilice las flechas arriba y abajo para cambiar el orden de los campos incluidos según sea necesario.

Si ha insertado sus datos como campos, la siguiente página será la página Establecer filtros. ConsulteAsistente de inserción: Establecer filtros.

Asistente de inserción: Establecer filtros

La página Establecer filtros sólo aparecerá si ha insertado los datos como campos. Puede aplicar filtros a todos los campos disponibles de los documentos de Crystal Reports para limitar los datos del informe, incluso si los campos no aparecen en el documento.

Nota:

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Para filtrar los datos

1. En la página Establecer filtros del Asistente de inserción de Live Office, haga clic en el campo que desea filtrar.

2. Seleccione un operador adecuado en la lista desplegable Operadores de la derecha.

Existen diferentes tipos de operadores entre los que puede elegir. Puede calificar el operador aún más con valores de las listas Valor. Las opciones que se muestran dependen del operador seleccionado.

Nota:

• Si desea filtrar valores nulos, puede utilizar los operadores es nulo y no es nulo en combinación con otros operadores. El operador

no es igual quetambién filtra valores nulos.

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lugar de seleccionarlo en las listas. Live Office no puede recuperar los valores calculados de la base de datos subyacente.

3. Seleccione un valor en la lista desplegable de valores para el operador elegido, y haga clic en Agregar filtro.

El filtro y valor aplicable aparecerán bajo el campo al que se aplican. El filtro se guarda como un comentario o marcador en el campo que lo contiene.

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Página Resumen

La página "Resumen" es la última pantalla del "Asistente de inserción de Live Office" antes de que el objeto actual se inserte en la aplicación de Microsoft Office. Siga las instrucciones siguientes para finalizar el proceso de creación del objeto de Live Office.

1. En la página "Resumen", asigne un nombre al objeto de Live Office y verifique su ruta en el repositorio de BusinessObjects.

2. Haga clic en Finalizar para insertar el objeto de Live Office en el documento de Microsoft Office.

Aparecerá una barra de progreso a medida que el objeto de Live Office se inserte en el documento de Microsoft Office.

Ahora puede modificar las propiedades del objeto, modificar la configuración de parámetros o peticiones, configurar las opciones de actualización de datos o guardar su documento de Office con el objeto de Live Office incrustado.

• Opciones de actualización de datos

• Guardar datos localmente y en el repositorio

Agregar más objetos del mismo origen

de datos

Puede agregar rápida y fácilmente objetos adicionales del mismo origen de datos en su documento de Live Office.

Nota:

La información de esta sección no se aplica a los objetos de Live Office incrustado en un correo electrónico recibido.

1. Seleccione el objeto de Live Office de origen

2. Haga clic con el botón derecho, seleccione Live Office y haga clic en

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Live Office.

3. Seleccione las secciones de informe adicionales que desee agregar e insértelas mediante el Asistente de inserción Live Office.

Sugerencia:

Puede seleccionar varias secciones de informe del mismo tipo usando ALT + clic. Por ejemplo, podría seleccionar todos los países de un informe de ventas e insertarlos como un conjunto de filas en el documento de Microsoft Office.

Opciones de actualización de datos

Los datos que se devuelven al actualizar un objeto dependen de:

• El tipo de objeto que se utilizó como objeto de origen.

• La opción de actualización que seleccionó.

Puede modificar el comportamiento de actualización de los objetos de informe de Live Office desde LiveOffice > Opción de actualización o bien desde el cuadro de diálogo Propiedades del objeto de Live Office.

También puede cambiar el orden de actualización de los objetos de Live Office en los documentos de Microsoft Office.

• Modificar el orden de actualización de objetos

Para configurar las opciones de actualización de los

objetos de Live Office

1. En el documento de Microsoft Office, haga clic con el botón derecho en el objeto de Live Office cuyas propiedades de actualización desee cambiar.

2. Desde el menú Live Office, haga clic en Opción de actualización. Aparecerá el cuadro de diálogo "Opciones de actualización".

3. Seleccione la opción de actualización que desee utilizar y haga clic en

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Definición Opción de actualización

Actualiza la última instancia del objeto de Live Office seleccionado de un usuario específico. Seleccio-ne el usuario cuya instancia desea utilizar en la lista desplegable, el valor predeterminado es el usuario actual según las credenciales de base de datos que se han utilizado para iniciar sesión.

Nota:

Al actualizar desde la última instan-cia de un informe incluido en una publicación, Live Office recupera el contenido de informe de la instan-cia de publicación más reciente para el usuario actual. La instancia de publicación se tiene que publicar en una ubicación de Enterprise en formato de informe. Live Office no puede acceder a las instancias configuradas para distribuirse direc-tamente a la bandeja de entrada del usuario.

Instancia más reciente: Desde la última instancia programada por <usuario>

Actualiza los datos a partir de la base de datos Es el valor predeter-minado.

A petición: Desde la base de datos

Actualiza la instancia seleccionada según los datos guardados con un informe publicado. Esta opción sólo es válida después de haber publica-do el informe con los datos guarda-dos.

Utilizar datos guardados en el infor-me: Desde el informe de datos guardado

(41)

Definición Opción de actualización

Actualiza los datos sólo desde la instancia seleccionada.

Instancia específica: Desde una instancia específica del informe

Información adicional

Nota:

A petición es la opción predeterminada, y será la única opción disponible

si el objeto de informe no tiene instancias o versiones de informe, y no hay datos guardados con el informe.

Nota:

Si decide eliminar datos al guardar el documento por razones de seguridad, los usuarios que lo abran verán un mensaje que indica que se han eliminado los datos. Deberán actualizar los objetos para ver los objetos de Live Office importados. Para actualizar los objetos, los usuarios deben tener instalado Live Office y disponer de acceso al objeto de origen en BusinessObjects Enterprise. Para obtener más información sobre cómo ocultar datos, consulte

Administrar la seguridad y el acceso al documento.

Modificar el contenido de Crystal Reports

Existen muchas funciones en BusinessObjects Live Office (Live Office) que permiten modificar fácilmente los objetos de Crystal Reports existentes. Esta sección contiene los siguientes temas, haga clic en el vínculo apropiado para dirigirse al tema:

• Ver y modificar las propiedades generales del objeto • Agregar contenido personalizado a objetos de Live Office • Modificación de valores de parámetro

(42)

Ver y modificar las propiedades generales del objeto

También puede mostrar y modificar las propiedades del objeto de Crystal Reports. La ventana Propiedades del objeto de Live Office permite ver todos y modificar todos los objetos del documento actual.

Para ver las propiedades de un objeto de Live Office

1. En la aplicación de Microsoft Office, haga clic con el botón derecho en el objeto de Live Office y haga clic en Propiedades.

Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades del objeto.

(43)

Nota:

Las propiedades que se muestran y las fichas disponibles dependen del tipo del objeto seleccionado.

2. Seleccione el objeto o informe que contiene el objeto u objetos que desea modificar.

3. Seleccione uno o varios objetos para modificar las propiedades.

4. Proceda de la siguiente manera:

• Haga clic en la ficha General para ver información acerca del objeto u objetos y para modificar propiedades como la ubicación de informe y el nombre de objeto.

• Haga clic en la ficha Peticiones para ver la configuración de parámetros actuales y acceder a la ventana Especificar valores de parámetros para el objeto u objetos seleccionados.

• Haga clic en la ficha Actualizar para ver y modificar opciones de actualización para el objeto u objetos seleccionados.

Agregar contenido personalizado a objetos de Live

Office

Los objetos de Live Office insertados como tablas se componen de filas y columnas. Puede insertar columnas o filas y agregar su propio contenido personalizado al objeto. El contenido personalizado se mantendrá cuando se actualicen los datos del objeto.

1. Vaya al objeto de Live Office.

2. Seleccione la celda, fila o columna adyacente al lugar donde se insertará la nueva fila o columna.

Insertar fila o Insertar columna.

(44)

Para quitar una fila o columna que se haya agregado, deberá seleccionar al menos una celda de la fila o columna. Haga clic con el botón derecho, seleccione Live Office y haga clic en Quitar fila o Quitar columna.

Modificación de valores de parámetro

Si el objeto de Live Office se basa en un objeto de informe que contiene parámetros, puede cambiar los valores de los parámetros al insertar el objeto, o puede cambiar los valores posteriormente. Si no especifica los valores de los parámetros al insertar los objetos de Live Office en el documento de Microsoft Office, Live Office utilizará los valores actuales.

Nota:

Si el objeto de informe contiene parámetros obligatorios, debe especificar un valor de parámetro antes de insertar el objeto.

Puede modificar las propiedades de Live Office de forma que se le pidan los valores de parámetro al actualizar los datos. También puede utilizar comandos del menú de LiveOffice y el menú contextual para modificar la configuración y los valores de parámetros.

Modificar los valores y la configuración de peticiones o parámetros

El cuadro de diálogo Especificar valores de parámetros para objetos de Crystal Reports, o el cuadro de diálogo Especificar valores de peticiones para consultas y objetos de Web Intelligence, le permiten configurar los valores que se utilizarán para especificar los datos que se usan para el objeto de Live Office seleccionado. Hay dos opciones disponibles para todas las aplicaciones de Office y una tercera opción adicional en Excel. Al trabajar en Excel, tiene la opción para enlazar valores a una celda. El enlace es un método útil para permitir que los valores se actualicen automáticamente dentro de Excel. Puede escribir el valor del parámetro o petición en la celda, o si la opción está seleccionada, puede seleccionar el valor en un menú desplegable de la celda. Por ejemplo, si tiene un informe “Actividades por región” con un parámetro “Seleccionar región”, la celda de enlace podría tener los valores “Oriental” y “Occidental” en la lista desplegable de valores. Al seleccionar un valor, los datos del objeto se actualizarán para reflejar la nueva selección.

(45)

el objeto de Live Office que contiene el parámetro o petición que desea y, a continuación, haga clic en Live Office > Configuración de petición. Se mostrará el cuadro de diálogo Especificar valores de parámetros (o de peticiones).

2. Seleccione el parámetro o petición que desea modificar y elija una de las siguientes opciones para especificar el valor:

• Seleccione la opción Siempre pedir valor si desea que el objeto de Live Office le pida el valor de parámetro o de petición cada vez que se actualice.

• Seleccione la opción Elegir lista de valores para enlazar el objeto de Live Office a valores de petición o de parámetro específicos. Haga clic en el botón Examinar para iniciar el cuadro de diálogo Especificar valores de parámetros. Seleccione los valores de parámetro o de petición de los menús desplegables o agregue nuevos valores.

3. Si trabaja con un objeto en Microsoft Excel, estará disponible la siguiente opción adicional:

• Seleccione la opción Elegir rango de datos de Excel si desea enlazar el parámetro o la petición a un rango de la hoja de cálculo de Excel.

Nota:

Los parámetros y peticiones que aceptan valores discretos se pueden enlazar a un rango, o variable de nombre, que contenga varias celdas. Elija una de las siguientes opciones para seleccionar el rango:

• Abra la lista desplegable y seleccione una variable de nombre existente.

• Escriba la dirección del rango.

•

Haga clic para especificar el botón de rango situado a la derecha de la lista desplegable. Se muestra el cuadro de diálogo "Enlazar parámetro" o "Enlazar petición". Seleccione un rango disponible en la hoja de cálculo y haga clic en Aceptar.

Nota:

En el cuadro de diálogo Enlazar parámetro o Enlazar petición, puede seleccionar un rango en cualquier parte de la hoja de cálculo actual o cualquier hoja de cálculo del libro.

(46)

• Anexar lista de parámetros a la lista desplegable de la celda de enlace: al activar esta casilla se creará una lista desplegable

en cada una de las celdas seleccionadas con una lista de todos los valores posibles para el parámetro seleccionado.

Precaución:

El uso de esta opción para un parámetro o petición con una gran lista de valores aumentará el tamaño global del libro y puede reducir el rendimiento y el tiempo de respuesta cuando se actualizan los datos.

• Actualizar lista de parámetros al actualizar: al activar esta

casilla se actualizará la lista de valores disponibles para el parámetro seleccionado.

Precaución:

El uso de esta opción para un parámetro o petición con una gran lista de valores aumentará el tamaño global del libro y puede reducir el rendimiento y el tiempo de respuesta cuando se actualizan los datos.

Opciones adicionales para los parámetros y peticiones del tipo de rango:

• Incluir este valor: active esta casilla para que el valor seleccionado

se incluya en el conjunto de datos.

• Sin valor inferior/superior: al activar esta casilla, el conjunto de

datos no tiene en cuenta el valor inferior o superior del rango de parámetros.

4. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Especificar valores de parámetros (o de peticiones). Los datos de informe se actualizarán automáticamente.

Sugerencia:

Se trata del comportamiento de actualización predeterminado de Live Office. Para modificar este comportamiento, haga clic en Live Office >

Opciones y se mostrará el cuadro de diálogo "Opciones". En la sección

General, utilice las casillas de verificación para especificar el comportamiento de actualización predeterminado.

(47)

Para actualizar los datos automáticamente cuando cambia el enlace de celdas

Este tema es relevante si usa objetos de Live Office con Microsoft Office Excel.

1. En el menú Live Office, haga clic en Opciones.

2. En el cuadro de diálogo Opciones, haga clic en la ficha General.

3. Seleccione Actualizar objeto de Live Office cuando cambie la celda

de enlace.

4. Haga clic en Aceptar.

Nota:

Al actualizar cualquier objeto de Live Office simple, aparecerá el cuadro de diálogo Especificar valores de parámetros que le permitirá modificar los valores de parámetros.

Modificación de campos

Puede agregar o quitar campos de un objeto de informe basado en un documento o una instancia de documento de Crystal Reports.

Para agregar o quitar campos

1. Haga clic en cualquier celda del objeto de Live Office que desee modificar.

2. En el menú Live Office, haga clic en Modificar y en Agregar o quitar

campos para abrir la página Elegir datos del Asistente de inserción de

Live Office.

3. Realice una de las siguientes acciones:

• Para agregar un campo, selecciónelo en la lista Campos disponibles y haga clic en la flecha a la derecha (>).

• Para quitar un campo, selecciónelo en la lista Campos seleccionados y haga clic en la flecha a la izquierda (<).

4. Para cambiar el orden de los campos incluidos, utilice las flechas arriba y abajo.

(48)

• Para seleccionar campos como conjunto de datos

Modificar filtros

Puede agregar, modificar y quitar filtros del documento. Puede aplicar filtros a cualquier campo del documento de Crystal Reports de origen, incluso aunque el campo no se muestre.

Para agregar o modificar un filtro

1. Haga clic en cualquier celda del informe que desea modificar.

2. En el menú Live Office, haga clic en Modificar,en Configuración de

filtros y, por último, en Agregar o modificar para abrir la página

Configuración de filtros del Asistente de inserción de Live Office.

Sugerencia:

Este comando también está disponible en el menú contextual de Live Office.

3. En la página Configuración de filtros, haga clic en el campo que desee filtrar.

4. Si desea modificar un filtro existente, seleccione el filtro.

5. Seleccione un operador adecuado en la lista Operadores de la derecha. Existen diferentes tipos de operadores entre los que puede elegir. Puede delimitar el operador utilizando las listas de valores. Las opciones que se muestran dependen del operador seleccionado.

Si desea filtrar valores nulos, puede utilizar los operadores "es NULL" y "no es NULL" en combinación con otros operadores. El operador "no es igual que" también filtra valores nulos.

Nota:

• Si agrega un filtro a un campo calculado, debe escribir los valores en lugar de seleccionarlos de las listas. Live Office no puede recuperar los valores calculados de la base de datos subyacente.

(49)

continuación cambia los filtros, las celdas formateadas podrían desaparecer.

6. Haga clic en Agregar filtro para agregar el filtro al campo. El filtro aparece bajo el campo donde se aplica.

7. Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios.

Para quitar un filtro

1. Seleccione una celda del documento que contiene el filtro que desea quitar.

2. En el menú Live Office, haga clic en Modificar, en Configuración de

filtros y, por último, en Agregar o modificar para abrir la página

Configuración de filtros del Asistente de inserción de Live Office.

Sugerencia:

También puede hacer clic con el botón derecho en el objeto de Live Office, elegir Live Office, seleccionar Configuración de filtros y hacer clic en Agregar o modificar.

3. En la página Configuración de filtros, seleccione el filtro que desee eliminar, elija Quitar filtro y haga clic en Aceptar.

Elegir valores de campo específicos como parámetros de filtro

También puede filtrar o centrarse en un conjunto de valores de campo particulares, para limitar los datos del informe. Por ejemplo, si los datos del informe contienen información sobre una gama de bicicletas, podría tener tres campos con la siguiente información: tamaño, color y precio. Las bicicletas podría fabricarse en cuatro colores: rojo, negro, azul y verde. Si desea que el informe muestre el tamaño y el precio sólo de las bicicletas negras, podría utilizar la opción Centrarse en valor para devolver esta información. También puede utilizar Excluir valor para excluir valores específicos.

Para centrarse en un valor

(50)

2. En el menú Live Office, haga clic en Modificar,en Configuración de

filtros y, por último, en Centrarse en valor.

Ahora el informe muestra la información de tamaño y precio de las bicicletas negras. Para restablecer la vista predeterminada, elimine el filtro.

Para excluir un valor

1. Haga clic en la celda que contiene el valor que desea excluir.

2. En el menú Live Office, haga clic en Modificar, en Configuración de

filtros y, por último, en Excluir valor.

Live Office quita las filas de este campo que contienen el valor seleccionado. En este ejemplo, desaparecen del campo todas las bicicletas negras. Para restablecer la vista predeterminada, elimine el filtro.

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Office

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Presentación general

Web Intelligence proporciona acceso a información empresarial en intranets y extranets para realizar potentes consultas ad hoc y análisis interactivos sofisticados y fáciles de usar.

Con BusinessObjects Live Office (Live Office), puede manipular datos de Web Intelligence fácil y cómodamente dentro del entorno de la aplicación de Microsoft Office.

Puede compilar, analizar y manipular datos “vivos” de Web Intelligence desde documentos de Excel, PowerPoint, Outlook y Word de Microsoft Office que usa diariamente para mejorar la toma de decisiones conjunta.

Actualizar contenido de la versión anterior

Las versiones anteriores de Live Office admitían la inserción de campos de Web Intelligence en documentos de Microsoft Office. Esta versión es compatible con las versiones anteriores de Live Office y, por lo tanto, puede actualizar el contenido de Web Intelligence.

Para actualizar un objeto de Web Intelligence de la versión anterior

1. Abra el documento de Microsoft Office que contiene el objeto de Web Intelligence de la versión anterior.

2. Inicie una sesión en BusinessObjects Enterprise y abra el Asistente de inserción de Live Office.

Se le pedirá que actualice.

3. Haga clic en Aceptar para convertir el documento de Web Intelligence a esta versión de Live Office.

4. Una vez finalizado el proceso de actualización, haga clic con el botón derecho en el objeto y seleccione Agregar o quitar campos o bien seleccione Actualizar objeto para actualizar los campos.

(53)

Insertar contenido de Web Intelligence

Se puede agregar contenido de Web Intelligence desde el menú de Live Office o a través de la barra de herramientas de Live Office. Ambos métodos inician el "Asistente de inserción de Live Office", de fácil uso y que le indica cómo elegir fácilmente un informe, seleccionar objetos de datos de Web Intelligence e insertarlos en las aplicaciones Excel, PowerPoint, Outlook o Word de Microsoft Office como objetos de Live Office para compartirlos con sus colegas.

Para iniciar el Asistente de inserción de Live Office

1. Abra un documento de Microsoft Office.

2. Inicie sesión en BusinessObjects Enterprise. Para obtener más información, consulteInicio de sesión en BusinessObjects Enterprise.

3. Seleccione la posición en la que desea insertar el objeto de Live Office.

4. Seleccione Live Office > Insertar > Contenido de Web Intelligence.

Nota:

En Microsoft Excel, también se puede iniciar el asistente desde Insertar > Contenido de Web Intelligence.

Aparecerá el "Asistente de inserción de Live Office". Si todavía no se ha conectado a BusinessObjects Enterprise, se le pedirá que lo haga.

El "Asistente de inserción de Live Office" le indicará cómo elegir el

documento, seleccionar el contenido del informe, seleccionar los parámetros si es necesario e insertar los datos en el documento de Microsoft Office.

Presentación general del Asistente de inserción de Live Office para contenido de Web Intelligence

(54)

• Buscar informes disponibles.

• Localizar el informe que desea usar.

ConsulteAsistente de inserción: Elegir documento.

Elegir documento

Si existe más de un contexto para los datos de Web Intelligence selec-cionados, deberá especificar el con-texto que desea usar. Por ejemplo, las secciones de informe de Web In-telligence que se aplican a un contex-to de Márketing o Ventas.

ConsulteAsistente de inserción: Contextos de consulta específicos. Especificar contexto

• Elegir valores de peticiones en una lista de valores preselecciona-dos.

• Especificar si se avisa cada vez que se actualicen los datos.

ConsulteAsistente de inserción: Es-pecificar valores de parámetros

Especificar valores de petición

Seleccionar las secciones de informe de Web Intelligence que desee usar para crear el objeto de Live Office. ConsulteAsistente de inserción: Elegir datos

Elegir datos

(55)

• Escribir el nombre del objeto de Live Office.

• Verificar su ruta en el repositorio antes de insertarlo en el documen-to.

ConsulteAsistente de inserción: Resumen

Resumen

Asistente de inserción: Elegir documento

La primera página del "Asistente de inserción de Live Office" es la página "Elegir documento" y muestra el explorador del repositorio de

BusinessObjects Enterprise para que pueda acceder fácilmente al informe que desea utilizar. La página "Elegir documento" muestra todos los informes de Web Intelligence a los que tiene acceso, incluidos los informes de las publicaciones.

Sugerencia:

(56)

Para encontrar el documento con el explorador

1. En el panel de la izquierda de la página "Elegir documento", desplácese a la carpeta que contiene el documento que desea utilizar y haga doble clic en ella. Con los botones situados arriba del panel de la izquierda, puede cambiar entre las vistas de carpeta o categoría para un fácil desplazamiento.

Se expandirá la jerarquía de carpetas. Si el informe se incluye en una publicación mostrada, seleccione la instancia de publicación para revelar su contenido.

Nota:

Para que una instancia de informe se importe, la instancia debe estar almacenada en alguna parte del sistema BusinessObjects Enterprise.

(57)

almacenan en el repositorio y no se pueden importar en Live Office.

2. En el panel de la derecha de la página "Elegir documento", seleccione el informe que desee usar y haga clic en Siguiente.

Sugerencia:

• Haga clic en un encabezado de columna, por ejemplo, Nombre, Propietario o Tipo, para ordenar los informes disponibles.

• Puede buscar un informe u objeto específico por título o palabras clave mediante el cuadro de diálogo situado encima del conjunto de marcos.

• Si está realizando la importación en un correo electrónico en Outlook, también estará disponible una carpeta de sugerencias. Para que resulte más cómodo, esta carpeta contiene los resultados de una búsqueda de contenido basada en la línea de asunto del correo electrónico.

• La carpeta "Reciente" también contiene los informes que haya creado o modificado más recientemente con el fin de facilitar el acceso a los mismos.

Siguiente paso: Asistente de inserción Nota:

• Si el informe seleccionado tiene más de un contexto, la siguiente página del "Asistente de inserción de Live Office" será la página "Especificar contexto". ConsulteAsistente de inserción: Contextos de consulta específicos.

• Si el informe seleccionado no tiene más de un contexto, pero contiene peticiones, la siguiente página del "Asistente de inserción de Live Office" será la página "Especificar valores de peticiones". ConsulteAsistente de inserción: Especificar valores de parámetros

(58)

Asistente de inserción: Contextos de consulta

específicos

Un contexto es un grupo definido de objetos de datos de un universo que comparten un fin empresarial común. Si los datos que ha seleccionado se incluyen en más de un contexto, debe especificar el contexto que desea utilizar.

Para especificar un contexto

1. Seleccione un contexto de la lista en la página Contextos de consulta específicos del Asistente de inserción de Live Office.

(59)

siguiente página será Especificar valores de peticiones; si el informe no contiene peticiones, aparecerá la página Elegir datos.

Asistente de inserción: Especificar valores de

parámetros

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1. En la página "Especificar valores de peticiones", realice uno de los siguientes procedimientos para cada valor de petición que desee especificar:

• Escriba un valor en el campo de búsqueda, para buscar un valor de petición en una lista de opciones preseleccionadas. Haga clic en para especificar Ignorar mayúscula o minúscula o Distinguir

mayúsculas y minúsculas para la cadena de búsqueda. Haga clic

en > para agregarlo a los valores seleccionados.

Nota:

Si la lista de valores disponible está vacía o se tiene que actualizar, haga clic en el icono Actualizar lista .

• Haga doble clic en un valor mostrado para agregarlo a la lista de valores seleccionados.

• Escriba un valor de petición y haga clic en > para agregar el valor a la lista de valores.

Aparecerá la página Eligir datos.

Asistente de inserción: Elegir datos

La cuarta página del Asistente de inserción de Live Office es Elegir datos, en la que deberá seleccionar las secciones del informe que desee incluir e insertar en el documento de Microsoft Office.

(61)

Para seleccionar secciones como el conjunto de datos 1. Elija las opciones que prefiera para ver los datos del informe:

•

Haga clic en el botón Mostrar/ocultar parámetros interactivos para ajustar los valores de parámetros en el panel Parámetros interactivos. Utilice la lista desplegable situada debajo de cada parámetro del panel para ajustar el valor. Después de haber terminado las selecciones de valor de parámetro, haga clic en Aplicar.

Nota:

El icono Mostrar/ocultar parámetros interactivos no aparecerá si el informe no contiene parámetros predefinidos o si hace clic en

(62)

•

Haga clic en el botón Mostrar/ocultar el árbol de grupos para cambiar la vista del documento. Por ejemplo, en un informe de ventas trimestral, los datos se podrían agrupar y ordenar por vendedor y producto en una vista en árbol de documentos para un rápido acceso.

• Haga clic en las flechas que apuntan hacia la izquierda o la derecha en la barra de herramientas para desplazarse a una página particular de un informe.

• Seleccione el icono Buscar para buscar en cadenas de texto particulares del informe, por ejemplo el nombre de un vendedor.

• Elija una ampliación de página o un factor de zoom para el informe en la lista desplegable para lograr una visualización óptima.

2. En el visor de documentos, seleccione las secciones de informe u objetos que desee incluir. Por ejemplo, para un informe de ventas trimestral, podría incluir el nombre del vendedor, su clase de producto y sus ventas totales por trimestre.

Sugerencia:

Puede seleccionar varias secciones de informe para insertarlas en la aplicación de Microsoft Office mediante ALT + clic.

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Asistente de inserción: Resumen

Página Resumen

La página "Resumen" es la última pantalla del "Asistente de inserción de Live Office" antes de que el objeto actual se inserte en la aplicación de Microsoft Office. Siga las instrucciones siguientes para finalizar el proceso de creación del objeto de Live Office.

1. En la página "Resumen", asigne un nombre al objeto de Live Office y verifique su ruta en el repositorio de BusinessObjects.

(64)

Aparecerá una barra de progreso a medida que el objeto de Live Office se inserte en el documento de Microsoft Office.

Ahora puede modificar las propiedades del objeto, modificar la configuración de parámetros o peticiones, configurar las opciones de actualización de datos o guardar su documento de Office con el objeto de Live Office incrustado.

• Opciones de actualización de datos

• Guardar datos localmente y en el repositorio

Agregar más secciones de informe de Web

Intelligence

Puede agregar rápida y fácilmente secciones de informe adicionales al documento de Web Intelligence de Live Office.

Para agregar secciones de informe del mismo origen

1. Seleccione el objeto de Live Office en el documento de Microsoft Office.

Nuevo objeto del mismo informe.

Aparecerá la ventana "Insertar desde el mismo origen".

(65)

3. Seleccione las secciones de informe que desee agregar y haga clic en el botón Insertar. Live Office insertará las secciones automáticamente. Cuando termine de insertar secciones adicionales de ese origen, haga clic en Cerrar para regresar a su documento de Office.

Opciones de actualización de datos

Los datos que se devuelven al actualizar un objeto dependen de:

• El tipo de objeto que se utilizó como objeto de origen.