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Planeación operativa
Por: Oliverio Ramírez
Cristaliza tus metas.
Elabora un plan para alcanzarlas.
Fíjate una fecha límite.
Entonces, con suprema confianza, lleva adelante tu proyecto.
Paul J. Meyer (citado por Pensamientos, s.f., párr. 6).
En esta segunda etapa del curso hablaremos sobre la planeación y la organización del proyecto de Estadía. Estas dos fases son muy importantes porque serán el eje directriz para realizar todas las actividades del proyecto.
La planeación debe surgir del entendimiento claro de los objetivos, pero además deben considerarse los recursos con los que se cuenta y por supuesto el alcance del proyecto.
Iniciemos por el final
El resultado de la planeación debe ser un establecimiento claro de lo que se va a realizar, quién estará a cargo de cada actividad, cuándo se debe iniciar, cuándo debe estar listo, con qué recursos se contará y todo lo que tenga relación con la ejecución del proyecto.
Hay una frase que versa: si no sabes a dónde llegar, qué importa el camino que tomes. Si modificamos un poco esta frase bien podría decir:
Si no sabes a dónde llegar, ni cuándo, ni cómo, ni con qué recursos, ¿cómo sabrás que llegaste?
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tantos detalles como sean posibles. Por ejemplo, si se van a construir casas puedes iniciar precisando cuántas casas se construirán, de qué tamaño serán, cuántas estancias tendrán, de qué materiales y todo lo relacionado con el producto terminado. Definir con mucho detalle estas características permitirá que la planeación se desarrolle optimizando recursos y considerando en todo momento el factor tiempo (Prieto, 2009).
Los resultados de un estudio de mercado con respecto a un nuevo producto que se quiere lanzar pueden ser: análisis de la competencia, qué productos se venden más, el rango de precios de productos similares y por supuesto la opinión de x número de clientes potenciales con respecto al nuevo producto.
Una vez que se han determinado los resultados esperados del proyecto se pueden identificar los recursos que se necesitarán para lograrlos. Para el caso de la construcción de casas, el tamaño y el número de estancias indicarán la cantidad de materiales a utilizar y el tipo de éstos será un indicativo de los recursos financieros requeridos.
Para el estudio de mercado, la información que se pretende recabar será un indicativo de cómo diseñar el instrumento evaluador (encuesta, cuestionario) y el número de clientes a encuestar será el parámetro para estimar los recursos.
Así pues, la invitación es establecer los resultados (cuantitativos y cualitativos) que se quieren lograr con el proyecto y con base en éstos identificar y estimar los recursos que serán necesarios.
¿Qué elementos debe contener la planeación operativa?
Los elementos que se deben considerar en un proyecto pueden ser muy variados, sin embargo todos poseen ciertos elementos en común:
Actividad sustancial del proyecto.
Tecnología aplicada.
Administración del proyecto.
Cronograma de actividades.
La actividad sustancial del proyecto se refiere a las tareas centrales del mismo. Para un proyecto de producción se debe detallar cómo se llevará a cabo la producción del nuevo bien, indicando qué método se utilizará. Para la apertura de una tienda se debe definir qué productos se ofrecerán y la forma de venderlos (por catálogo, por internet, en una tienda presencial). Para el lanzamiento de una campaña publicitaria se debe indicar qué medios de comunicación se utilizarán y con base en esto diseñar los productos de la campaña (póster, volante, comercial, espectacular).
La tecnología aplicada se refiere a todo lo que hará posible la ejecución de la actividad sustancial. Si se van a fabricar muebles de madera será necesario considerar máquinas y herramientas adecuadas al tipo de mueble a fabricar, las instalaciones eléctricas particulares, los sistemas de seguridad, entre otros. Para el lanzamiento de la campaña será necesario contar con equipo para producir las diferentes formas de publicitar el producto (equipo de cómputo, impresoras, cámaras, etc.).
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Para el caso de la construcción de casas puede considerarse la maquinaria para preparar el terreno, las herramientas que utilizarán los trabajadores (revolvedoras, camiones de volteo, herramientas en general).
Pero todas las actividades requieren de personas que se encarguen de la administración del
proyecto, personas que tomen decisiones, que tengan las atribuciones para hacer uso de los recursos con los que se cuenta, que se encarguen de la organización de las diferentes actividades del proyecto.
La forma de administrar un proyecto es una pieza fundamental para el éxito, pero no contar con personas designadas para realizar estas funciones sería tanto como navegar un barco sin tripulación.
En esta parte se debe puntualizar quién estará a cargo de tal actividad, a quién se le debe reportar, cuáles son sus niveles de decisión, y todo lo que ayude a no duplicar funciones ni esfuerzos (Prieto, 2010). Los organigramas y descripciones de puestos que estudiaron en materias como Administración del Capital Humano y otras, pueden servir como marco de referencia para esta parte
Ahora que ya se consideró la actividad sustancial, la tecnología que se utilizará y cómo estará organizado el proyecto, es tiempo de desarrollar un cronograma de actividades. Éste se construye enlistando las distintas actividades a realizar por orden de prioridad, indicando la fecha de inicio y término. Es conveniente que para cada actividad se redacte una breve descripción. Para desarrollar este cronograma pueden utilizar una tabla, una gráfica de Gantt o cualquier otra herramienta que manejen, pero todas deben servir para llevar el control de los avances de los trabajos en pro de lograr los objetivos del proyecto.
Medir fuerzas
En la realización de un proyecto (sobre todo al inicio), el entusiasmo es un ingrediente en la actitud de todos los participantes, sin embargo conforme se avanza por las diferentes fases del proyecto, la actitud (y emociones) de los participantes van cambiando de acuerdo a la fase, los avances y resultados del proyecto. Por ello, para evitar encontrarse en situaciones como los tiempos se vinieron encima o ya no hay recursos y apenas llevamos un avance del 30%, es necesario evaluar con mucha cautela los recursos con los que se cuenta.
Algunas estrategias que pueden tomarse en cuenta para no terminar en situaciones que impidan la conclusión exitosa del proyecto son:
Considerar tiempos de holgura.
Estimar los tiempos de acuerdo a escenarios optimistas, reales y pesimistas.
Tomar en cuenta que mientras se desarrolla el proyecto puede haber variaciones en costos, o contratiempos diversos.
Figura 1. Construction Workers (Keheler, 2006).
Los tiempos de holgura son días (semanas o meses) que se adicionan a la fecha de finalización de alguna actividad. Así, si se estima que la actividad puede estar lista en una fecha específica, al considerar algunos factores como lluvia, retrasos por accidentes, retrasos por envíos de paquetería, fallas de equipos u otros, la fecha que se propone en el cronograma se recorre hacia los días (semanas
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Estos tiempos de holgura tienen una relación estrecha con los escenarios pesimistas, reales y optimistas. En el escenario optimista se considera que no habrá retrasos y que todas las actividades se realizarán de acuerdo a lo planeado; en cambio el escenario pesimista supone que se presentarán muchas adversidades que ocasionarán retrasos en las actividades. Cuánto tiempo considerar como holgura en cada actividad es una decisión que te puede ayudar a terminar a tiempo tu proyecto.
La consideración de variaciones en los costos de los diferentes insumos se debe tomar en cuenta porque normalmente el presupuesto asignado para la realización del proyecto es único y si se terminan los fondos cuando aún hay actividades pendientes, lo más seguro es que se tengan discusiones de dinero, las cuales nunca son recomendables. Por ello también hay que considerar una holgura para el recurso monetario.
Sin embargo, todo lo anterior puede no servir de mucho si los recursos requeridos para la implementación del proyecto, supera a los recursos con los que se cuenta. En este sentido, es importante que se delimite el proyecto muy bien, considerando las posibilidades reales de terminarlo (además de las holguras mencionadas). Por ejemplo, si se pretende construir 6 casas pero sólo se cuenta con los recursos financieros para construir 4, el proyecto se debe planear para 4 o considerar la opción de solicitar un financiamiento.
Si se piensa capacitar a 500 trabajadores pero sólo se cuenta con 3 asesores, aunque la gente tenga la mejor disposición de llevar a cabo las actividades de capacitación probablemente no tenga el tiempo suficiente. Debido a que tu estadía está limitada en tiempo, máximo 15 semanas, es necesario que los objetivos de tu proyecto sean acordes a este tiempo.
Visión holística y estratégica
Al inicio del curso, se solicitó una investigación sobre la filosofía de la organización en donde realizas tu Estadía profesional. Uno de los propósitos principales de haber hecho esto es que tu proyecto debe estar encaminado a colaborar (aunque sea en una pequeña parte) en el logro del Plan estratégico de la empresa y nunca contraponerse a éste. Por lo anterior, es conveniente que en todo momento de la planeación (y del proyecto completo) no te concentres sólo en la operatividad del mismo sino que consideres que la organización es un sistema y que cualquier cosa que se implemente en ella, tendrá un efecto en toda la organización. Busca que el efecto de tu proyecto de Estadía profesional sea positivo (Heerkens, 2002).
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Referencias
Heerkens, G. R. (2002). Gestión de proyectos. México: McGraw-Hill.
Hillier, F. S. & Lieberman, G. J. (2002). Investigación de operaciones. México: McGraw Hill.
Pensamientos. (s.f.). Pensamientos de éxito laboral. Recuperado de http://pensamientos.cc/exito-laboral/
Prieto, D. (2009). Planificar para construir el futuro. Planificación, seguimiento y evaluación de Proyectos. Argentina: Virtual Educa.
Prieto, D. (2010a). Fase de planificación operativa. Planificación, seguimiento y evaluación de Proyectos. Argentina: Virtual Educa.
Prieto, D. (2010b). Evaluación y seguimiento. Planificación, seguimiento y evaluación de Proyectos. Argentina: Virtual Educa.
Prieto, D. (2010c). La necesaria información para planificar. Planificación, seguimiento y evaluación de Proyectos. Argentina: Virtual Educa.
Referencia de la imagen
Keheler, P. (2006). Construction Workers. Recuperada de
http://en.wikipedia.org/wiki/File:Construction_Workers.jpg (Imagen publicada bajo licencia Creative Commons Attribution 2.0 Generic, de acuerdo a:
http://creativecommons.org/licenses/by/2.0/deed.en).
