PRESENTACIÓN
El MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL pone a disposición de sus trabajadores (as) el Manual de Procedimientos de la Dirección General de Recursos Humanos, con el objetivo que se divulgue y que a través de su conocimiento se mejore la eficiencia y productividad en el trámite de expedientes relacionados con la fuerza laboral del Ministerio.
Este documento constituye un instrumento valioso en la administración de recursos humanos para que en el futuro se puedan hacer los análisis correspondientes que permitan la reducción de tiempos y se mejore la agilización de cada actividad en el área de RR. HH.
Es importante que todos los trabajadores (as) tengan claro que el Despacho Ministerial, les acompañará permanentemente para que unidos podamos solucionar la problemática de salud del país, logrando eficacia en todo lo que hagamos, aprovechando al máximo y de la mejor manera los limitados recursos con que cuenta el Ministerio.
Este Manual fue elaborado por la Dirección General de Recursos Humanos de este Ministerio, a través de sus departamentos y secciones, como parte de la documentación generada para el Sistema de Gestión de Calidad del Ministerio se Salud Pública y Asistencia Social, que busca mejorar la eficacia de los distintos procesos que lo conforman y alcanzar una mayor satisfacción de la fuerza laboral del Ministerio, con el fin último de presentar un mejor servicio a la población con calidad y calidez.
Dr. Ludwing Werner Ovalle Cabrera Ministro de Salud Pública y Asistencia Social
Contenido
H.1 CASOS DE OTORGAMIENTO DE LICENCIAS QUE GENERAN MOVIMIENTO DE
PERSONAL. ... 12
H.1.1 PRESENTACIÓN DE EXPEDIENTE ... 12
H.1.2 AVISOS DE SUSPENSIÓN DEL IGSS E INFORMES DE ALTA ... 13
H.1.3 LICENCIA CON GOCE DE SALARIO POR PERIODO PRE Y POST NATAL, ENFERMEDAD COMÚN O ACCIDENTE (ARTÍCULO 64 DEL REGLAMENTO DE LA LEY DE SERVICIO CIVIL) ... 13
H.1.4 LICENCIA CON O SIN GOCE DE SALARIO POR CAUSA JUSTIFICADA ... 14
H.1.6 LICENCIAS CON O SIN GOCE DE SALARIO POR BECA ... 15
H.1.7 LICENCIAS CON Y SIN GOCE DE SALARIO POR ESTUDIOS ... 16
H.1.8 LICENCIAS CON GOCE DE SALARIO POR OTROS MOTIVOS ... 16
H.1.9 LICENCIA POR ACTIVIDADES SINDICALES ... 17
H.2 RÉGIMEN DISCIPLINARIO ... 17
H.3 ASIGNACIÓN DE FUNCIONES ... 18
H.4 GOCE DE VACACIONES (ARTÍCULO 61 LEY DE SERVICIO CIVIL Y ARTÍCULO 51 DEL REGLAMENTO DE LA LEY CITADA) ... 19
H.5 CESACIÓN DEFINITIVA DE FUNCIONES (ARTÍCULO 84 LEY DE SERVICIO CIVIL) . 20 H.5.1 RENUNCIA DEL PUESTO ... 20
H.6 TOMA DE POSESIÓN ... 22
H.7 ENTREGA DE PUESTO ... 23
H.8 IMPUESTO SOBRE LA RENTA (ISR) ... 23
H.8.1 RECEPCIÓN DE DECLARACIONES JURADAS DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA ANTE EL PATRONO, PARA LOS RENGLONES PRESUPUESTARIOS 011 Y 022 ... 23
H.8.2 APLICAR LAS RETENCIONES ... 24
H.8.3 ELIMINAR RETENCIONES ... 25
H.8.4 DEVOLUCIÓN DE LAS RETENCIONES DEL ISR REALIZADAS EN EXCESO A LOS EMPLEADOS ... 25
H.8.5 OTRAS ACCIONES EN GUATENOMINAS ... 25
H.9 DESCUENTOS JUDICIALES ... 26
H.9.1 APLICACIÓN DE EMBARGOS CIVILES, EJECUTIVOS Y FAMILIARES ... 26
H.9.2 LEVANTAMIENTOS DE EMBARGO ... 26
H.9.3 LIQUIDACIONES ... 27
H.9.4 DESCARGO DE PAGOS EN EL SISTEMA DE GUATENOMINAS ... 28
H.9.5 ELABORACIÓN DE INFORMES A LOS JUZGADOS ... 29
H.9.6 SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN DE DESCUENTOS JUDICIALES ... 29
H.10 MOVIMIENTO DE PERSONAL ... 29
H.10.1 MOVIMIENTO DE ACCIONES DE PERSONAL ... 29
H.10.2 INGRESO DE EXPEDIENTE ... 30
H.10.3 RECHAZO DE EXPEDIENTE POR PARTE DE ONSEC ... 31
H.11 SUELDOS Y SALARIOS ... 32
H.11.1 MANTENIMIENTO DE CUADROS DE MOVIMIENTO DE PERSONAL ... 32
H.11.2 CREACIÓN DE REGISTRO DE EMPLEADO ... 33
H.11.3 PAGO DE PRESTACIONES LABORALES ... 33
H.11.4 PAGO EN NOMINA ADICIONAL ... 33
H.11.5 ELABORACIÓN DE REGISTROS DE REINTEGROS ... 34
H.11.6 SOLICITUD DE CORTE DE SALARIO ... 34
H.11.7 SOLICITUD DE NOTAS DE CRÉDITO ... 34
S.1 RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL ... 47
S.1.1 RECLUTAMIENTO ... 47
S.1.2 PRESENTACIÓN DE CANDIDATO SELECCIONADO POR LA DEPENDENCIA SOLICITANTE ... 47
S.1. 3 CONVOCATORIA DE ASPIRANTES ... 47
S.2 SELECCIÓN ... 48
S.2.1 CANDIDATOS PRESELECCIONADOS ... 49
S.2.2 SOLICITUD DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE EXAMEN ... 49
S.3 NOMBRAMIENTO DE PERSONAL CON CARGO AL RENGLÓN PRESUPUESTARIO 011 ... 50
S.3.1 RESOLUCIÓN MINISTERIAL DE NOMBRAMIENTO ... 50
S.3.2 OTRAS ACCIONES ... 51
S.3.2.1 PERMUTAS ... 51
S.3.2.2 TRASLADOS ... 51
S.3.2.3 ASCENSOS ... 52
S.4 CONTRATACIÓN DE PERSONAL ... 52
S.4.1 DELEGACIÓN DE FIRMA PARA RENGLÓN PRESUPUESTARIO 021 ... 52
S.4.2 CONTRATACIÓN DE PERSONAL CON CARGO AL RENGLÓN PRESUPUESTARIO 021 ... 53
S.4.3 ELABORACIÓN DE CONTRATO ... 53
S.4.4 APROBACIÓN DE CLAUSULAS ... 54
S.4.5 PRÓRROGA DE CONTRATO 021 ... 55
S.4.6 RECONTRATACIÓN 021 ... 56
S.4.7 RESCISIÓN DE CONTRATO 021 ... 56
S.5 CONTRATACIÓN DE PERSONAL CON CARGO AL RENGLÓN PRESUPUESTARIO 022 ... 57
S.5.1 CONTRATACIÓN POR PLAN ANUAL 022 ... 57
S.5.2 DELEGACIÓN DE FIRMA PARA RENGLÓN PRESUPUESTARIO 022 ... 57
S.5.3 APROBACIÓN DE CLAUSULAS 022 PLAN ANUAL ... 58
S.5.4 DIRECTIVOS TEMPORALES 022 ... 59
S.5.5 PRORROGA DE CONTRATO 022 ... 60
S.5.6 RESCISIÓN DE CONTRATO 022 ... 61
DD.1 CONTRATACIÓN DE PERSONAL RENGLÓN PRESUPUESTARIO 029 Y SUBGRUPO 18 ... 70
DD.1.2 SOLICITUD DE DELEGACIÓN DE FIRMA ... 70
DD.1.3 ELABORACIÓN DE CONTRATO ... 71
DD.1.4 APROBACIÓN DE CLÁUSULAS ... 72
DD.1.5 RECEPCIÓN DE INFORMES Y FACTURAS... 73
DD.2 RESCISIÓN DE CONTRATOS 029 Y SUBGRUPO 18 ... 74
ANEXOS ... 75
ACCIONES DE PERSONAL
A. INTRODUCCIÓN
Este procedimiento define los requisitos para realizar Acciones de Personal tales como licencias, permisos, sanciones disciplinarias, vacaciones de personal, toma de posesión, entrega del cargo, renuncias de personal con cargo a los renglones presupuestarios 011 y 022 del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social.
B. ALCANCE
Dirección General de Recursos Humanos
Unidad de Recursos Humanos de todas la Unidades Ejecutoras del MSPAS C. USUARIOS
Todas las personas y dependencias que requieran los servicios de la Dirección de Recursos Humanos del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social.
D. DEFINICIONES
Agentes de Retención: Son sujetos que al pagar o acreditar a los contribuyentes cantidades gravadas, están obligados legalmente a retener las mismas, una parte de éstas como pago a cuenta de tributos a cargos de dichos contribuyentes. (Artículo 28, Código Tributario Decreto Número 6-91).
Embargar: Retener los bienes de una persona, por mandamiento judicial, para que pueda responder de deudas u otras responsabilidades.
Entrega del puesto: Es el acto mediante el cual el Servidor Público hace entrega formal del puesto mediante una acción que genere la misma.
Expediente: Agrupación de documentos referentes a un asunto o actividad específica.
Formulario: Documento utilizado para registrar los datos requeridos (un formato se transforma en un registro cuando se le incorporan los datos).
Levantar/desistimiento: hacer que cesen ciertas penas o prohibiciones. Quitar el descuento judicial.
Licencia: Autorización que se concede a los servidores públicos, para ausentarse de sus labores por un tiempo determinado, esto puede ser con goce o sin goce de salario.
Permiso: Autorización que el jefe otorga a su subalterno para ausentarse de su lugar de trabajo por un tiempo mínimo.
Prescribir: Es la pérdida de un derecho o validez de un procedimiento por el transcurso de un máximo de tiempo establecido en la ley. Las acciones y derechos de personal, prescriben en tres meses (Ley de Servicio Civil)
Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Prórroga: Es la ampliación del plazo autorizado inicialmente por la autoridad nominadora.
Registro: Documento que proporciona evidencia objetiva de las actividades realizadas o resultados obtenidos.
Renglón Presupuestario 011: Personal Permanente. Comprende las remuneraciones en forma de sueldo a los funcionarios, empleados y trabajadores estatales, cuyos cargos aparecen detallados en los diferentes presupuestos analíticos de sueldos.
Renglón Presupuestario 022: Personal por contrato. Contempla los egresos por concepto de sueldo base a trabajadores públicos, contratados para servicios, obras y construcciones de carácter temporal, en los cuales en ningún caso los contratos sobrepasarán el período que dura el servicio, proyecto u obra.
Sin perjuicio de otro embargo, pendiente por orden judicial: quiere decir sin perjudicar otro embargo que el demandado tenga por cumplir.
Toma de posesión: Es el acto mediante el cual se legaliza el inicio o continuidad de la relación laboral entre el Servidor Público y el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social.
Trabar embargo: Término legal que se utiliza para aplicar o cumplir con la orden de embargo.
Unidad Ejecutora: Unidad Administrativa, descentralizada, autónoma o de alguna dependencia del organismo ejecutivo encargada de ejecutar el presupuesto asignado para un ejercicio fiscal, realizando procesos de compra por cotización y licitación para la adquisición y contratación de bienes, obras y servicios.
E. REFERENCIAS No Aplica
F. DIAGRAMAS DE RESPONSABILIDAD No Aplica
G. NARRATIVA
H.1 CASOS DE OTORGAMIENTO DE LICENCIAS QUE GENERAN MOVIMIENTO DE PERSONAL.
El Servidor Público interesado puede solicitar licencias por los siguientes motivos:
a. Enfermedad y/o accidente.
b. Período Pre y Post-natal
c. Causa debidamente justificada d. Para ocupar un cargo de elección popular e. Beca
f. Estudios
H.1.1 Presentación de Expediente
El Servidor Público solicita información en relación al trámite al Jefe de Personal de la Unidad Ejecutora, quien le orienta sobre los requisitos y documentos que debe presentar de acuerdo al tipo de licencia a solicitar.
El Servidor Público presenta su solicitud por escrito en hoja simple al Jefe inmediato quien otorga su visto bueno, luego lo traslada al Jefe de Personal para llenar el formato “Solicitud de Licencia para Autorización y Legalización de la Autoridad Nominadora”, quien verifica que los requisitos estén completos de acuerdo a las instrucciones indicadas en el reverso del mismo, luego traslada al Director de la Dependencia para su autorización a través de su visto bueno. Posteriormente el Jefe de Personal traslada el expediente a la Unidad de Receptoría de la Dirección General de Recursos Humanos, en donde se registra en la base de datos interna y traslada a la Secretaria de la Jefatura de Personal, quien los recibe e ingresa a la base de datos interna, para entregar al Analista correspondiente.
El Analista revisa el contenido del expediente de acuerdo a los requisitos correspondientes según el tipo de licencia solicitada, y en el caso que la documentación este incompleta o incorrecta se llama al interesado para completarla en un lapso no mayor de 3 días hábiles, de lo contrario llena el formato de “Rechazo de Expedientes”, indicando el motivo del mismo, lo adjunta al expediente y devuelve a la Unidad de Receptoría de la Dirección General de Recursos Humanos para que ésta a su vez lo remita a la Jefatura de Personal de la Unidad Ejecutora que corresponda, debidamente firmado y sellado.
Si el expediente está correcto el Analista procede a elaborar la Resolución Ministerial con su respectivo numero correlativo y fecha, lo traslada al Jefe de Personal, para que verifique la información contenida en la Resolución, si contiene errores lo devuelve al Analista para su corrección, de estar correcto lo traslada a la Secretaría Ejecutiva utilizando el formato
“Envío de Documentos a Despacho y Vicedespachos Ministeriales”, adjuntando expedientes y Resoluciones Ministeriales.
De estar correcto Secretaría Ejecutiva traslada el expediente al Despacho Ministerial para su autorización y firma, posteriormente Secretaría Ejecutiva devuelve a la Jefatura de Personal
de la Dirección General de Recursos Humanos. En caso contrario lo devuelven a la Jefatura de Personal para su corrección.
La Secretaria de Jefatura de Personal traslada la Resolución Ministerial al Jefe de Personal para refrendar con su firma la misma, luego de ello la Secretaria elabora el registro interno, reproduce dos fotocopias, envía original a la Secretaría Ejecutiva, luego entrega el expediente completo con las fotocopias adjuntas a la Unidad de Receptoría de la Dirección General de Recursos Humanos.
La Unidad de Receptoría adjunta una fotocopia de la Resolución Ministerial al expediente de Solicitud de Licencia, entrega una fotocopia a la Unidad Ejecutora correspondiente, en la otra fotocopia solicita firma de acuse de recibo a dicha Unidad Ejecutora y archiva.
Nota: Todos estos procedimientos deben realizarse de forma inmediata, para evitar que las acciones prescriban.
H.1.2 Avisos de Suspensión del IGSS e Informes de Alta
En el caso de los Departamentos que cuentan con cobertura del IGSS:
El Servidor Público o un familiar en su representación, entrega el “Aviso de Suspensión o Informe de Alta” emitido por el IGSS en la Unidad de Recursos Humanos de la dependencia donde labora.
El Jefe de Personal de la Unidad Ejecutora recibe la documentación y elabora el “Aviso de Entrega o de Toma de Posesión” según sea el caso, el cual ingresa en la Unidad de Receptoría de Recursos Humanos en donde se registra en la base de datos interna para luego trasladarla a la Secretaria de Jefatura de Personal, quien también le da ingreso en la base de datos interna, elabora conocimiento, lo adjunta a la documentación y traslada a la Encargada de Actas, quien procede a faccionar el acta correspondiente y los cuadros de entrega (en el caso de suspensión) o los cuadros de Toma de Posesión (en caso de informe de alta por finalización de suspensión del IGSS) por accidente o enfermedad, luego los traslada al Jefe de Personal para la firma correspondiente, quien luego de firmar los devuelve a la Encargada de Actas para su traslado a la Unidad de Movimiento de Personal donde verifican los documentos y posteriormente lo trasladan a la Unidad de Sueldos y Salarios para la continuación del trámite.
Los Departamentos que cuentan con cobertura del IGSS, para casos de enfermedad común, periodo pre y post-natal y accidentes son: Guatemala, Chiquimula, Sololá, Retalhuleu, Sacatepéquez, Suchitepéquez, Escuintla, Totonicapán, El Quiché, Jalapa, Jutiapa, Baja Verapaz, Alta Verapaz, Zacapa, San Marcos, Izabal, Chimaltenango, Huehuetenango y Quetzaltenango.
H.1.3 Licencia con Goce de Salario por Periodo Pre y Post Natal, Enfermedad Común o Accidente (Artículo 64 del Reglamento de la Ley de Servicio Civil)
Aplica en los casos de enfermedad común, periodo pre y post natal y accidentes, ocurridos en los departamentos que no tienen cobertura del IGSS, (El Progreso, Santa Rosa y Petén), y servidores públicos que por ser de primer ingreso no cuenten con los cuatro meses de contribución al IGSS)
Nota: En los casos del goce de periodo pre y post natal, la “Resolución Ministerial de Licencia por Periodo Pre y Post Natal” se elabora con base a la fecha probable de parto, indicada en la Certificación Médica extendida por un Médico particular, concediendo los 30 días prenatales y 54 días postnatales haciendo un total de 84 días. Así como el goce de su salario por el tiempo que dure el descanso pre y post-natal.
En los casos de Enfermedad o Accidente la “Resolución Ministerial de Autorización de Licencia por Enfermedad o Accidente” se elabora con base a las fechas establecidas en la Certificación Médica extendida por un médico particular.
Para estos casos el expediente se conforma con la siguiente documentación, la cual es revisada por el Analista de la Unidad de Jefatura de Personal.
a. Formulario de Solicitud de Licencia para Autorización y Legalización de la Autoridad Nominadora, debidamente firmado y sellado por las Autoridades Superiores de la Dependencia completando la información requerida en el mismo
b. Solicitud en original dirigida al jefe superior inmediato c. Fotocopia completa de Cédula de Vecindad o DPI
d. Certificación Médica la cual debe contar con los siguientes datos:
Hoja membretada de la Dependencia emisora
Nombre, sello, firma y número de Colegiado Activo del Médico tratante
Nombre completo del Servidor Público
Fechas exactas en las que el Servidor (a) estará suspendido (inicio y finalización de la suspensión)
Timbre médico
Visto Bueno del Director de la Dependencia del MSPAS, en donde el Servidor Público esté prestando sus servicios, con el cual avala dicha certificación.
H.1.4 Licencia Con o Sin Goce de Salario por Causa Justificada (Artículo 60 del Reglamento de la Ley de Servicio Civil)
Este tipo de Licencia puede otorgarse con o sin goce de salario, para su solicitud deben adjuntarse los documentos siguientes:
a. Formulario de Solicitud de Licencia para Autorización y Legalización de la Autoridad Nominadora debidamente firmado y sellado, conteniendo la información requerida en el mismo
b. Solicitud en original dirigido al jefe superior inmediato c. Fotocopia completa de Cédula de Vecindad o DPI
d. Documentación original que justifique plenamente la solicitud, avalada por el Director de la dependencia.
NOTA: En caso que la solicitud de licencia sea autorizada sin goce de salario, el Analista de Jefatura de Personal debe dar aviso a la Unidad de Sueldos y Salarios para la suspensión del salario del interesado por medio del formato “Corte de salario”, mientras se realiza la gestión del Formulario Único de Movimiento de Personal, para el registro correspondiente.
H.1.5 Licencia Sin Goce de Salario para Ocupar Cargo de Elección Popular (Artículo 61 del Reglamento de la Ley de Servicio Civil)
Este tipo de Licencia debe otorgarse sin goce de salario, se deben adjuntar los documentos siguientes:
a. Formulario de Solicitud de Licencia para Autorización y Legalización de la Autoridad Nominadora debidamente firmado y sellado, conteniendo la información requerida en el mismo
b. Solicitud en original dirigido al jefe superior inmediato c. Fotocopia completa de Cédula de Vecindad o DPI
d. Acreditamiento original extendido por el Tribunal Supremo Electoral, por medio del cual designa el cargo al que fue electo popularmente, el mismo debe contar con los datos siguientes:
Hoja membretada de la Institución
Nombre, sello, firma y cargo de las autoridades de la Institución
Nombre completo del Servidor Público
Fechas exactas en las que el Servidor Público estará ocupando el cargo por Elección Popular (inicio y finalización)
Nombre del puesto que ocupará en el período de licencia solicitado, así como también la ubicación geográfica.
Para este caso aplica NOTA del inciso H.1.4, de este procedimiento H.1.6 Licencias Con o Sin Goce de Salario por Beca
(Artículo 60 del Reglamento de la Ley de Servicio Civil)
Este tipo de Licencia puede otorgarse con o sin goce de salario, y deben adjuntarse los documentos siguientes:
a. Formulario de Solicitud de Licencia para Autorización y Legalización de la Autoridad Nominadora, debidamente firmado y sellado, conteniendo la información requerida en el mismo
b. Solicitud en original dirigido al jefe superior inmediato c. Fotocopia completa de Cédula de Vecindad o DPI
d. Constancia original extendida por la Institución donde cursará la beca, la cual debe contar con los datos siguientes:
Hoja membretada de la Institución
Nombre, sello, firma y cargo de las autoridades de la Institución
Nombre completo del Servidor Público
Fechas exactas en las que el Servidor Público estará participando en la beca (inicio y finalización)
Eespecificar tipo de formación, capacitación y adiestramiento, en los que estará participando el becado.
e. Contrato de Compromiso firmado y sellado por el Director de la Unidad Ejecutora correspondiente y el becado, en caso la beca se conceda con goce de salario adjuntar
“Contrato de Compromiso para Sustentar Beca” , llenando los requisitos que establece el reglamento de la Ley de Servicio Civil.
f. Fotocopia de pasaporte y visa (en caso que la beca se curse fuera del país) g. En caso que la beca dure uno o más años, deberá solicitarse año por año.
h. En caso que la beca dure más de un año el becado deberá informar sobre los resultados del año anterior.
Para esto caso aplica NOTA del inciso H.1.4, de este procedimiento H.1.7 Licencias Con y Sin Goce de Salario por Estudios
(Artículo 62 del Reglamento de la Ley de Servicio Civil)
Este tipo de Licencia puede otorgarse con o sin goce de salario, y deben adjuntarse los documentos siguientes:
a. Formulario de Solicitud de Licencia para Autorización y Legalización de la Autoridad Nominadora debidamente firmada y sellada, conteniendo la información requerida en el mismo
b. Solicitud en original dirigido al jefe superior inmediato c. Fotocopia completa de Cédula de Vecindad o DPI
d. Constancia original extendida por la Institución donde realizará los estudios, la cual debe contar con los datos siguientes:
Hoja membretada de la Institución
Nombre, sello, firma y cargo de las autoridades de la Institución
Nombre completo del Servidor Público
Fecha y horario de duración de los estudios (inicio y finalización)
Detalle del tipo de estudios u otros, en los que estará participando el estudiante
Para esto caso aplica NOTA del inciso H.1.4, de este procedimiento H.1.8 Licencias con Goce de Salario por Otros Motivos
(Artículo 60 del Reglamento de la Ley de Servicio Civil)
El Servidor Público solicita por escrito autorización de licencia ante su jefe inmediato, adjuntando la documentación de soporte, en los casos siguientes:
a. Fallecimiento del cónyuge, hijos, padres o hermanos b. Por enfermedad grave de padres, hijos y cónyuge c. Contraer matrimonio civil
d. Día del nacimiento de un(a) hijo(a)
e. Día del cumpleaños del Servidor Público (cuando sea día hábil)
f. Por citación de autoridades administrativas o judiciales, en este caso únicamente debe presentar la citación correspondiente.
g. Por asistir al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (IGSS), en este caso únicamente debe presentar carnet de citas, y constancia de asistencia emitida por el IGSS.
El jefe inmediato autoriza e informa a la jefatura de personal.
H.1.9 Licencia por Actividades Sindicales
Este tipo de licencias se rigen de acuerdo a lo establecido en Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo vigente. De no existir un Pacto Vigente deberá regirse de acuerdo a las Leyes vigentes.
NOTA: El trámite del mismo es el que se realiza para la Autorización de Licencias con Goce de Salario por Otros Motivos, acreditando su representación sindical, por medio del documento que extienda el Ministerio de Trabajo.
H.2 Régimen Disciplinario
Las sanciones disciplinarias pueden ser:
Amonestación verbal
Amonestación escrita
Suspensión sin goce de salario
La aplicación de las sanciones disciplinarias puede darse desde una amonestación verbal hasta la suspensión en el trabajo sin goce de salario, en base a lo estipulado en el Pacto Colectivo de Condiciones de trabajo vigente o en la Ley de Servicio Civil, que son aplicables a los Servidores Públicos al cometer faltas en el desempeño de sus labores, según la gravedad de las mismas y a criterio del jefe inmediato y de la máxima autoridad de la Dependencia.
Las amonestaciones verbales y escritas deben ser aplicadas por el jefe inmediato, dejando constancia escrita tanto de la amonestación verbal como de la escrita y adjuntado en el expediente personal del Servidor Público.
Al momento de aplicar suspensión en el trabajo sin goce de salario, el proceso se rige por lo establecido en el artículo 80 numeral 3 del Reglamento de la Ley de Servicio Civil. (Para la aplicación de la suspensión de trabajo sin goce de salario o destitución, no precisamente deben existir sanciones previas, esto dependerá de la gravedad de la falta)
El procedimiento de sanciones y despido, lo inicia la autoridad inmediata de la Dependencia donde labora el (la) Servidor (a) Público (a) suscribiendo el acta correspondiente y lo remite a la autoridad nominadora para que aplique la misma, quien sigue el procedimiento respectivo según lo regulado en el artículo 80 numeral 4 del Reglamento de la Ley de Servicio Civil.
En el caso de Solicitud de Destitución, el Director de cada dependencia, envía un oficio al señor Ministro solicitando la destitución del Servidor Público que ha cometido faltas que sean causales de despido, expediente que recibe la Unidad de Receptoría de Recursos Humanos, quien lo remite inmediatamente a la Jefatura de Personal para el registro correspondiente, posteriormente la Jefatura de personal lo traslada a Asesoría Jurídica, Área Laboral para el inicio del trámite respectivo, según lo regulado en el artículo 80 numeral 4 del Reglamento de la Ley de Servicio Civil.
El expediente debe contener:
Oficio dirigido al Señor Ministro solicitando la destitución o suspensión del trabajador, encuadrada en el artículo 76 de la Ley de Servicio Civil, indicando los motivos debidamente documentados.
Certificación de acta administrativa donde haga constar los hechos o faltas por los cuales se solicita la destitución o suspensión.
Fotocopia de cedula de vecindad o DPI, del trabajador.
Fotocopia del Formulario Único de Movimiento de Personal, o en su defecto certificación del acta de toma de posesión.
Dirección del trabajador para recibir notificaciones.
Informar si pertenece al sindicato.
H.3 Asignación de Funciones
La Asignación de funciones con base al artículo 3 del Acuerdo Gubernativo 115-99, de fecha 24 de febrero de 1999, es permitida únicamente por necesidades del servicio.
La asignación de funciones se puede realizar en los siguientes casos:
Por instrucción del Despacho Ministerial.
Por solicitud del interesado.
Por solicitud del Director de la Unidad Ejecutora.
El interesado presenta su solicitud al Director de la Unidad Ejecutora a la que pertenece. Si procede la solicitud el Director de la Unidad Ejecutora da su visto bueno y la traslada al jefe de personal para solicitar la anuencia del Director de la Unidad Ejecutora a la cual desea le sean asignadas las funciones. Cuando la solitud ya cuente con ambas anuencias el jefe de personal de la Unidad Ejecutora a la que pertenece traslada la solicitud a la receptoría de la Dirección General de Recursos Humanos a través de un oficio dirigido al señor Ministro de Salud Pública y A.S., solicitando la asignación de funciones del Servidor (a) Público (a) en otra dependencia del MSPAS, exponiendo las necesidades del servicio que justifican lo solicitado.
El Encargado de la Unidad de Receptoría de Recursos Humanos entrega el documento a la Secretaria del Departamento de Personal, quien le da ingreso en la base de datos interna y luego por medio de conocimiento lo traslada al Analista quien elabora la Resolución Ministerial por Asignación de Funciones, con su respectivo numero correlativo y fecha llena el Envío de Documentos a Despacho y Vicedespachos Ministeriales, traslada al
Jefe de Personal para su visto bueno, quien a su vez lo traslada a la Secretaría Ejecutiva adjuntando expedientes y Resoluciones Ministeriales.
De estar correcto Secretaría Ejecutiva traslada el expediente al Despacho Ministerial para su autorización y firma, posteriormente Secretaría Ejecutiva devuelve a la Jefatura de Personal de la Dirección General de Recursos Humanos. En caso contrario lo devuelven a la Jefatura de Personal para su corrección.
El jefe de personal notifica al Servidor (a) Público (a) interesado entregándole su Cédula correspondiente, posteriormente informa a ambas Unidades Ejecutoras y al Departamento de Planificación de Recursos Humanos de la acción realizada, entregando fotocopias de la Resolución, la Resolución original debe ser enviada a Secretaría Ejecutiva.
Nota: En los casos que por decisión del Señor Ministro de Salud Pública y A.S., el Servidor Público haya sido asignado a otra dependencia diferente a la cual inicialmente fue nombrado siempre dentro del MSPAS, por medio de una “Resolución Ministerial por Asignación de Funciones”, el mismo por decisión del Señor Ministro puede regresarse a la dependencia donde originalmente fue nombrado, para lo cual el Despacho Ministerial emite la “Resolución Ministerial por Reconocimiento de Puesto”.
H.4 Goce de Vacaciones (Artículo 61 Ley de Servicio Civil y Artículo 51 del Reglamento de la ley citada)
El Servidor Público después de cada año de servicios continuos tiene derecho a que se le otorgue el periodo de vacaciones, en el caso de las diferentes dependencias del MSPAS, que no pertenecen a la Sede Central, el interesado solicita por medio de un oficio, y adjunta el formato de “Solicitud de Vacaciones” y los presenta al jefe inmediato para obtener el visto bueno, quien posteriormente lo traslada al jefe de personal de la dependencia, quien revisa el expediente personal del Servidor Público para su análisis previo a la elaboración del formato de “Autorización de Vacaciones”, que firman tanto, el Jefe de Personal de la dependencia como el Director.
El Jefe de Personal a su vez lo devuelve al Analista respectivo, quien reproduce dos fotocopias del Formato de “Autorización de Vacaciones” , el original y las fotocopias las agrega al expediente del Servidor Público y lo entrega con conocimiento a la Secretaria de la Unidad de Personal, quien traslada el original del formulario de autorización de vacaciones y el expediente personal del Servidor Público al Encargado de Archivo de la dependencia y entrega las dos fotocopias al interesado, una para su archivo personal y la otra debe entregarla a su jefe inmediato.
En el caso de las unidades ubicadas en la Sede Central, el Servidor Público solicita por medio de un oficio y adjunta la “Solicitud de Vacaciones”, y los presenta al jefe inmediato para obtener el visto bueno, quien posteriormente lo traslada a la Unidad de Receptoría de Recursos Humanos, en donde se registra su ingreso en la base de datos interna y solicita el expediente del Servidor Público a la Sección de Archivo, verifica la información y traslada la Solicitud a la Secretaria de la Jefatura de Personal de Recursos Humanos, quien registra el
ingreso en la base de datos interna y luego traslada al Analista de Jefatura de Personal, quien revisa la documentación. Si la información no está completa solicita al Servidor Público corregir o completar la misma, si la información esta completa, procede a elaborar la
“Autorización de Vacaciones”, la que luego traslada al Jefe de Personal de Recursos Humanos para la firma correspondiente, luego lo devuelve al Analista respectivo, quien procede a solicitar la firma de Vo.Bo. del Jefe de Administración de RRHH, es devuelto a la Jefatura de Personal en donde el Analista correspondiente, reproduce dos fotocopias de la
“Autorización de Vacaciones”, el original y las dos fotocopias las adjunta al expediente del Servidor Público y lo entrega con conocimiento a la Secretaria de la Jefatura de Personal, quien lo ingresa a la base de datos interna y lo traslada a la Unidad de Receptoría de Recursos Humanos para la notificación al interesado, a quien se le entrega el original y firma copia de recibido, esta es archivada en Receptoría, y la otra se adjunta al expediente y se traslada a la Sección de Archivo.
H.5 Cesación Definitiva de Funciones (Artículo 84 Ley de Servicio Civil) El cese de relación Laboral, puede darse por los motivos siguientes:
Renuncia del puesto de Servidor Público
Destitución o remoción
Invalidez, cuando fuera absoluta
Por Jubilación de conformidad con la ley de la materia
Terminación de Contrato de Trabajo
Por fallecimiento H.5.1 Renuncia del Puesto
El Servidor Público que está nombrado en el renglón presupuestario 011 puede renunciar libremente al puesto mediante la presentación de su renuncia con no menos de 15 días de anticipación a la fecha en que pretende cesar en sus funciones, con base a lo regulado en el Acuerdo Gubernativo 1222-88 de fecha 30 de diciembre de 1988, artículo 3, numeral 15; por los motivos siguientes:
Jubilación
Invalidez, cuando fuere absoluta
Asuntos Personales
Inicia el trámite de renuncia presentando un oficio dirigido al Señor Ministro de Salud Pública y Asistencia Social, acompañando la siguiente documentación:
Fotocopia de Cédula de Vecindad (completa) o DPI
Fotocopia de carné del IGSS
Fotocopia del Carné de Identificación Tributaria -NIT-
Dictamen de la ONSEC y del IGSS (en caso de invalidez total)
Entrega dicha documentación a la Secretaria de la Jefatura de Personal, en la dependencia en que labora para el llenado del formulario de “Traslado de Renuncia” el cual contiene tanto la firma y sello del Jefe de Personal como del Director de la Dependencia, la Secretaria de la dependencia luego de obtener las firmas, lo traslada adjuntando la documentación arriba descrita a la Unidad de Receptoría de Recursos Humanos, en donde luego de registrar su ingreso en la base de datos interna traslada dicho expediente a la Secretaria de Jefatura de Personal para su registro y control correspondiente, luego traslada al Analista de Jefatura de Personal para revisión del cumplimiento de los requisitos establecidos, quien procede a elaborar la “Resolución Ministerial por Aceptación de Renuncia”, o “Resolución Ministerial de Aceptación de Renuncia por Jubilación”, según sea el caso, la traslada al Jefe de Personal para su revisión y visto bueno, quien a su vez lo traslada a Secretaría Ejecutiva adjuntando expedientes y Resoluciones Ministeriales.
De estar correcto Secretaría Ejecutiva traslada el expediente al Despacho Ministerial para su autorización y firma, posteriormente Secretaría Ejecutiva devuelve a la Jefatura de Personal de la Dirección General de Recursos Humanos. En caso contrario lo devuelven a la Jefatura de Personal para su corrección.
La jefatura de personal reproduce dos fotocopias, envía el original a la Secretaría Ejecutiva y adjunta las copias al expediente para su traslado por medio del formato de “Envío de Documentos a Receptoría” a la Unidad de Receptoría de Recursos Humanos, para notificación a los Jefes de Personal de las Unidades Ejecutoras quienes llenan los formularios de movimiento de personal los cuales trasladan a la Unidad de Movimiento de Personal de planta central para la continuación del trámite en la Unidad de Sueldos y Salarios.
En el caso de cese por fallecimiento, un familiar del ex Servidor Público presenta en la dependencia donde laboró, los documentos del Servidor Público que a continuación se detallan:
Acta de Defunción extendida por el RENAP
Fotocopia completa de Cédula de Vecindad o DPI
Fotocopia de carné de IGSS
Fotocopia del Carné de Identificación Tributaria -NIT-
El Jefe de Personal de la Unidad Ejecutora en donde laboró el Servidor Público traslada a la Unidad de Receptoría de Recursos Humanos dicha documentación con un oficio dirigido al Señor Ministro de Salud Pública y Asistencia Social, solicitando que se emita la “Resolución Ministerial por Cese de Relación Laboral por Defunción”, posteriormente se envía dicho expediente a la Secretaria de Jefatura de Personal para su registro y control, luego la traslada al Analista de Jefatura de Personal para revisar que cumpla con los requisitos establecidos, si cumple procede a elaborar la Resolución Ministerial correspondiente, con su respectivo numero correlativo y fecha, la cual traslada al Jefe de Personal para su visto bueno, quien a su vez lo traslada a la Secretaría Ejecutiva adjuntando expedientes y Resoluciones Ministeriales.
De estar correcto Secretaría Ejecutiva traslada el expediente al Despacho Ministerial para su autorización y firma, posteriormente Secretaría Ejecutiva devuelve a la Jefatura de Personal
de la Dirección General de Recursos Humanos. En caso contrario lo devuelven a la Jefatura de Personal para su corrección.
La Jefatura de personal, reproduce dos copias; envía el original a la Secretaría Ejecutiva, y adjunta las copias al expediente para su traslado por medio del formato Envío de Documentos a Receptoría, a la Unidad de Receptoría de Recursos Humanos para su entrega a la Unidad Ejecutora, y se proceda a llenado del Formulario Único de Movimiento de Personal y se declare vacante el puesto; la otra copia luego de solicitar acuse de recibido pasa a formar parte del archivo de receptoría.
Si no cumple el Analista elabora el formato Rechazo de Expedientes, solicita firma al Jefe de la Jefatura de Personal, luego elabora el formato Envío de Documentos a Receptoría, y lo traslada a la Secretaria de la Jefatura de Personal para su ingreso a la base de datos interna, quien posteriormente lo entrega a la Unidad de Receptoría de DGRH para que sea devuelto a la dependencia donde laboraba el Servidor Público fallecido, a fin de que se complete la documentación para continuar el trámite.
NOTA: En los casos contenidos en este inciso, el Jefe de Personal de las Unidades Ejecutoras deben dar aviso a la Unidad de Sueldos y Salarios para la suspensión del salario del Servidor Público, dichos avisos deben ser previos a la fecha de liquidación de nómina.
H.6 Toma de Posesión
Una vez notificado el interesado de la existencia de nombramiento 011 o contrato bajo el renglón presupuestario 022, a su favor, se presenta a la Jefatura de Personal de la Unidad Ejecutora a donde pertenece presupuestariamente el puesto para tomar posesión del mismo, en donde el Encargado de Actas facciona el acta de Toma de Posesión, solicita las firmas de los intervinientes y procede a llenar el Formulario Único de Movimiento de Personal, anotando una X en la casilla correspondiente a Aviso de Toma de Posesión, posteriormente son trasladados para revisión y firma del Jefe de Personal de Recursos Humanos, luego de ello, es remitido nuevamente al Encargado de Actas de Jefatura de Personal para que proceda a enviar los cuadros a la Unidad de Movimiento de Personal, para su posterior envío a la Unidad de Sueldos y Salarios, adjuntando la documentación que se detalla a continuación:
Fotocopia Cédula de Vecindad completa y legible o DPI
Fotocopia de Carné de Número de Identificación Tributaria –NIT-
Fotocopia de carné de Afiliación del IGSS (en caso de poseerlo)
Constancia de colegiado activo en original (en caso de puestos de Profesional)
4 fotocopias del cuadro de Movimiento de Personal (toma de posesión)
2 fotocopias de Resolución de Nombramiento 011
Número de cuenta monetaria (fotocopia de un cheque anulado)
En el caso de contratación de personal con cargo al renglón presupuestario 022, además de lo anterior también se adjunta:
Original y 2 fotocopias del contrato
2 Fotocopias de Resolución Ministerial de Delegación de Firma
2 Fotocopias de Acuerdo Ministerial de Aprobación de Clausulas
H.7 Entrega de puesto
El Encargado de Actas de la Unidad Ejecutora donde presupuestariamente pertenece el puesto, procede a faccionar el acta correspondiente según sea el caso. Posteriormente verifica que el expediente contenga los siguientes documentos:
Fotocopia Cédula de Vecindad completa y legible o DPI
Fotocopia de Carné de Número de Identificación Tributaria -NIT-
Fotocopia de carné de Afiliación del IGSS
Fotocopia de la constancia de colegiado activo (en caso de puestos de Profesional),
Número de cuenta monetaria (fotocopia de un cheque anulado)
Documento legal que origina la acción de entrega del puesto
Una vez verificados los documentos en el expediente, llena el Formulario Único de Movimiento de Personal.
De no contar con los documentos anteriormente mencionados, procede a solicitar al interesado, fotocopia de los documentos necesarios. Es responsabilidad del interesado o su representante completar la documentación requerida para los efectos correspondientes.
Al contar con los datos necesarios, el Encargado de Actas de Jefatura de Personal, procede a llenar el Formulario Único de Movimiento de Personal, el cual traslada para firma del Jefe de Personal y devuelve al Encargado de Actas, quien lo recibe y envía a la Unidad de Movimiento de Personal para la verificación correspondiente y traslada a la Unidad de Sueldos y Salarios del MSPAS para continuar con el trámite respectivo.
En el caso de cada Unidad Ejecutora exceptuando Planta Central, a la cual pertenece la partida presupuestaria del Servidor Público cual sea la acción, el Jefe de Personal de dicha dependencia, llena y firma el Formulario Único de Movimiento de Personal, el cual debe contener el visto bueno del Director de la Unidad Ejecutora, posteriormente lo remite a la Unidad de Movimiento de Personal para verificar que las casillas estén llenas correctamente y traslada a la Unidad de Sueldos y Salarios, para continuar con el trámite respectivo.
H.8 Impuesto Sobre la Renta (ISR)
H.8.1 Recepción de Declaraciones Juradas del Impuesto sobre la Renta ante el Patrono, para los Renglones Presupuestarios 011 y 022
El Encargado/Analista de ISR con el visto bueno del Director General de Recursos Humanos, gira instrucciones con dos meses de antelación a la fecha de entrega de las Declaraciones
Juradas Definitivas (se realizan sobre el período fiscal que finaliza) y Proyectadas (se realizan sobre el período fiscal que inicia), a través de un Memoradum a las Jefaturas de Personal de las Unidades Ejecutoras indicando fechas de recepción de las declaraciones de ISR del personal que labora en cada Unidad Ejecutora, y fechas de traslado de la información a la Unidad de ISR de la Planta Central.
Los Jefes de Personal de las Dependencias envían las declaraciones por correo electrónico para que sean revisadas por el Encargado/Analista de ISR, quien verifica que la información este vaciada en los formatos proporcionados por ésta Unidad, caso contrario se devuelve por la misma vía, haciendo las observaciones correspondientes.
Si la información recibida en los formatos esta correcta, el Encargado/Analista descarga la información, la revisa, calcula el impuesto y determina si esta afecto a retención a cuenta de ISR.
Posteriormente responde vía electrónica a cada Unidad Ejecutora proporcionando las instrucciones sobre la documentación de soporte que debe adjuntar (fotocopia del Formulario SAT No. 1101) y fecha de presentación de la documentación física en la oficina de ISR, Planta Central, ésta no debe exceder de 5 días hábiles a partir de la fecha en la cual las Unidades Ejecutoras reciben el correo electrónico informando sobre dichas instrucciones.
El Encargado/Analista verifica que la información enviada por la Unidad Ejecutora cuente con la documentación requerida y procede a firmar de recibido, comprueba que las declaraciones solicitadas estén correctamente llenas y procede a aplicar las retenciones en el sistema Guatenóminas, caso contrario contacta al empleado vía telefónica, para que realice las correcciones necesarias y entregue personalmente la Declaración Jurada a la Unidad de ISR.
En el caso de las personas que no presenten la declaración jurada proyectada, el Jefe de Personal debe notificar a la Unidad del ISR a través del formato ISR09-Calculo de Oficio para determinar si le corresponde retención, operando la misma en el sistema de GUATENÓMINAS,
Finalmente archiva la documentación (“Declaraciones Proyectadas – Positivos”,
“Declaraciones Proyectadas-Negativas”, Declaraciones Definitivas y fotocopias de las Declaraciones Formularios SAT 1101).
H.8.2 Aplicar las Retenciones
El Encargado/Analista de la Unidad de ISR, ingresa al sitio Web de GUATENÓMINAS con el nombre de usuario y clave proporcionados por la Contabilidad del Estado, seguidamente ingresa al menú de “Asignación de descuentos” y ubica al empleado por medio de su número/código de empleado, selecciona el tipo de descuento (254 Impuesto Sobre la Renta), ingresa la justificación institucional del descuento, la fecha en que deberá iniciar el descuento y el monto mensual a descontar, y guarda la información “Guía para Aplicar una Retención”.
H.8.3 Eliminar Retenciones
El Encargado/Analista de la Unidad de ISR, ingresa al sitio Web de GUATENÓMINAS, seguidamente ingresa al menú “Eliminación masiva de asignaciones” y ubica al empleado por medio de su número/código de empleado o el tipo de descuento (254 Impuesto Sobre la Renta), en caso de ser eliminación masiva por finalización del período fiscal, y procede a realizar la eliminación según sea el caso “Guía para Eliminar Retenciones”.
H.8.4 Devolución de las Retenciones del ISR Realizadas en Exceso a los Empleados
El Servidor Público debe registrar el número de cuenta bancaria (monetaria y no mancomunada) en la Tesorería Nacional del Ministerio de Finanzas, utilizando el Formato de Inventario de Cuenta y solicita la devolución de las retenciones efectuadas en exceso a la Unidad de ISR, utilizando la “Solicitud de Devolución de ISR”.
El Encargado/Analista de la Unidad de ISR, revisa que el expediente de devolución entregado por el empleado, contenga los documentos requeridos en el formato “Requisitos para Solicitar la Devolución de las Retenciones en Exceso del Impuesto Sobre la Renta”, firma y sella de recibido, posteriormente procede a asignarle el número correlativo, el cual sirve para que el empleado pueda ubicar su papelería y darle el seguimiento respectivo.
Luego genera en el Sistema de GUATENÓMINAS, la certificación de sueldos y descuentos del período fiscal que corresponda y constancia global de retenciones practicadas.
Posteriormente elabora la Integración de Ingresos y Egresos, Nota de Liquidación y Resolución, luego traslada la documentación a firma del Jefe del Departamento de Administración de Recursos Humanos y del Director General de Recursos Humanos.
Prepara los expedientes, elabora el oficio y solicita a Contabilidad del Estado, emitir el CUR contable para el pago de la devolución al empleado.
Le informa al empleado que su pago será efectuado y le solicita pasar a recoger a la Unidad de ISR copia de la resolución emitida, y firmar copia de la Resolución correspondiente, luego procede a archivar el expediente con su respectiva documentación de soporte.
H.8.5 Otras Acciones en GUATENOMINAS
El Encargado/Analista de la Unidad de ISR, procede a generar Certificación de Sueldos y Constancia de Retención de ISR, por solicitud de la SAT, en los casos cuando el empleado haya interrumpido labores en relación de dependencia con el MSPAS, antes de la finalización del período de imposición y se le hubieran efectuado retenciones del ISR, el trámite deberá ser realizado por el interesado ante la SAT.
El Archivo de Constancias de Retención del ISR, es generado por el Encargado/Analista de la Unidad de ISR, anualmente para registrar el proceso de retención del período que finaliza.
También genera Constancias de Retención del ISR, a solicitud y conveniencia del Servidor Público, dicha solicitud se realiza verbalmente al Encargado/Analista de la Unidad de ISR.
H.9 Descuentos Judiciales
H.9.1 Aplicación de Embargos Civiles, Ejecutivos y Familiares
El Organismo Judicial envía oficio a la Unidad de Descuentos Judiciales del MSPAS ordenando el embargo del salario al empleado.
El Analista de la Unidad de Descuentos Judiciales recibe el oficio lo revisa, firma, sella de recibido y coloca un numero correlativo de registro interno, ingresa los oficios ya analizados a una base de datos interna, luego los ingresa al sistema de GUATENOMINAS para verificar que los demandados pertenezcan al Renglón 011 ó 022, se toma el No. de empleado el cual sirve para efectuar consultas generales al histórico de pagos, para la correcta aplicación de la orden Judicial en el sistema, el embargo debe cargarse y generarse antes de la liquidación de la nómina para que sea efectivo en el mismo mes del ingreso de la demanda.
Seguidamente analiza si el Juez Competente ordena que el descuento se acumule o se pague mensualmente. Si la orden indica que se le entregue al beneficiario mensualmente lo descontado del salario (esto se aplica en su mayoría a las Pensiones Alimenticias) imprime y entrega una tarjeta de Beneficiario al interesado para que pueda cobrar en los dos Bancos del Sistema, para los Departamentos de la República en el Banco de Desarrollo Rural (BANRURAL) y Crédito Hipotecario Nacional (CHN) para la cuidad capital, respectivamente.
Luego coloca en el oficio de la demanda recibida, el número de correlativo del embargo.
Si el empleado tiene ya un embargo activo, este queda en espera del turno que le corresponda y se coloca en las observaciones del sistema el No. de oficio de la demanda con el cual fue registrado actualmente en la base de datos.
El analista ingresa a la base de datos interna Control de Embargos, los embargos aplicados durante el mes.
H.9.2 Levantamientos de Embargo
El Organismo Judicial envía oficio al MSPAS ordenando el Levantamiento de Embargo.
El Analista de la Unidad de Descuentos Judiciales recibe el oficio lo revisa, firma, sella de recibido y coloca un numero correlativo de registro interno, ingresa los oficios ya analizados a una base de datos interna y al sistema de GUATENOMINAS para verificar que los demandados pertenezcan al Renglón 011 ó 022, se toma el No. de empleado el cual sirve para efectuar consultas generales al histórico de pagos, el embargo debe levantarse antes de la liquidación de la nómina para que sea efectivo en el mismo mes del ingreso de la orden judicial.
La orden de Levantamiento de Embargo puede darse en cualesquiera de los siguientes términos:
Levantar embargo y devolver al demandado lo retenido
Levantar embargo, pagar X cantidad al demandante y devolver el excedente al demandado
Levantar embargo y pagar a la parte demandante lo retenido Nota:
En todos los casos, a requerimiento tanto del demandado como del demandante, se le indican los requisitos que debe llenar para la elaboración y trámite respectivo para realizar una Liquidación o Devolución de Descuentos Judiciales, los cuales se detallan a continuación:
Para Liquidación o Pago de descuentos judiciales al Demandado:
Fotocopia de la orden de Levantamiento de Embargo
Fotocopia Cédula de Vecindad o DPI (persona individual ó representante legal si el demandante es alguna empresa)
Si el demandante es una empresa, Fotocopia de Representación Legal autenticada por Notario
Si el demandante es una empresa y está exonerado de timbres presentar copia de la resolución de la SAT
Para Devolución de descuentos judiciales al Demandado:
Fotocopia de la orden de Levantamiento de Embargo
Fotocopia Cédula de Vecindad o DPI Nota:
Para ambos casos la cantidad de copias depende de la cantidad de años que se vaya a pagar, se solicitan dos juegos de copias por año y por cada Juicio en caso sean varias demandas las que hay que liquidar o devolver.
H.9.3 Liquidaciones Estas pueden ser
Liquidaciones (pago a demandantes) Devoluciones (pago a demandados)
Pensiones Alimenticias acumuladas a beneficiaria
Una vez operado el oficio de Levantamiento de Embargo, el Analista programa cita con el interesado para la elaboración y firma de los formularios respectivos de pago.
El Analista de Transferencias de la Unidad de Descuentos Judiciales, elabora oficio con el detalle de los formularios de pago dirigido a la Contabilidad del Estado en el Ministerio de Finanzas Públicas, solicitando emita el correspondiente número de CUR contable de pago de liquidaciones, devoluciones o pensiones alimenticias acumuladas, según sea el caso
El Analista de Trasferencias recibe número de CUR y solicita en el Departamento de Caja de la Tesorería Nacional en el Ministerio de Finanzas Públicas, el reporte o detalle de los números de CUR y números de trasferencias bancarias (situación de fondos de encaje). Con el reporte o detalle de CUR y número de trasferencias bancarias procede a la elaboración de cuadros de beneficiarios de las trasferencias (de acuerdo a oficios enviados a Tesorería), posteriormente elabora Oficio de Transferencia al Banco de Desarrollo Rural donde se autoriza el pago a los beneficiarios de acuerdo a los cuadros y documentación de soporte adjunta.
El Analista de la Unidad de Descuentos Judiciales traslada el oficio de Transferencia a la Unidad de Descuentos Judiciales de la Tesorería Nacional en el Ministerio de Finanzas Públicas, para la revisión del Jefe de Administración de Cuentas y el Vo.Bo. del Tesorero Nacional, así como la colocación de sellos de seguridad. Después de firmado y autorizado el oficio de Transferencia el Analista lo traslada a las oficinas centrales del Banco de Desarrollo Rural, entregándolo en la oficina de Plataforma de Depósitos, para el pago correspondiente a los beneficiarios.
El Banco se comunica telefónicamente a la Unidad de Descuentos Judiciales del MSPAS para la confirmación y aprobación de pago del oficio recibido en el banco.
El Analista de Transferencias por seguridad del MSPAS y del Banco de Desarrollo Rural, envía correo electrónico conteniendo copia de oficio y de cuadros de pago a beneficiarios a los Departamentos de Servicio al Cliente, Gerencia de Servicio al Cliente, Plataforma de Depósitos y Jefatura de Acreditamiento, del Banco de Desarrollo Rural como la autorización final del pago.
H.9.4 Descargo de Pagos en el Sistema de GUATENOMINAS
Una vez pagadas las devoluciones, liquidaciones y pensiones alimenticias se traslada al Analista de Descargo de Pagos los formularios autorizados para control interno.
El Analista se encarga de aplicar los diferentes descargos de pago en el sistema GUATENOMINAS de las distintas empresas, bancos, cooperativas y personas individuales con quienes el demandado ha tenido responsabilidades.
El Analista debe conocer la diferencia entre una devolución y una liquidación, ya que estos tienen un código diferente para cada procedimiento, luego descarga del sistema GUATENÓMINAS el pago y escribe en el Cuadro de Referencia el correlativo del formulario con el cual fue descargado, procede a firmar y sellar el formulario para indicar que ese pago
