HERRAMIENTA TECNOLÓGICA PARA ALMACENAR LA MEMORIA INDIVIDUAL Y COLECTIVA DE LOS COLABORADORES DEL ÁREA DE
EXHIBICIÓN EN CINE COLOMBIA
CINE COLOMBIA S.A.
VALENTINA FLOREZ NAZZAR
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
19 DE MAYO DEL 2020
Tabla de Contenido
1. Introducción...3
2. Diagnóstico del área……….3
2.1 Cine Colombia y el área de exhibición……….……3
2.2 Análisis DOFA………5
3. Planteamiento del problema………7
4. Antecedentes……….9
5. Justificación………....10
6. Revisión de la literatura……….11
7. Objetivos………..15
6.1 Objetivos General………...………...15
6.2 Objetivos Específicos………15
8. Metodología………...………..15
9. Cronograma de actividades………...………16
10. Desarrollo de las actividades – Resultados……….…..17
10.1 La propuesta de aprendizaje organizacional para Cine Colombia...23
11. Conclusiones………26
12. Recomendaciones………..…..27
13. Referencias Bibliográfica………...28
14. Certificación de la empresa………...……31
15. Anexos………..31
1. Introducción
La presente investigación tiene como objetivo abordar el tema de aprendizaje
organizacional, y entender cómo éste se relaciona directa e indirectamente con la generación de nuevos conocimientos y habilidades de las personas para mejorar la productividad y rendimiento de ellas. El aprendizaje organizacional busca generar nuevos conocimientos y habilidades a los colaboradores, mediante el proceso de transmisión y la gestión del conocimiento dentro de las organizaciones. En algunas empresas, no existen sistemas o mecanismos implementados que tengan como finalidad el almacenamiento de información y conocimientos valiosos de sus colaboradores. Este hecho relacionado con la rotación del personal que hay dentro de las organizaciones, provoca un vacío enorme en la memoria institucional, además de la pérdida constante de conocimientos individuales de los trabajadores que entran y salen de la institución.
El interés de esta problemática está en proponer una herramienta que permita
recolectar todos aquellos conocimientos valiosos de las personas, para que los colaboradores actuales y nuevos del área de exhibición en Cine Colombia mejoren su productividad y desempeño en sus funciones laborales. La implementación de herramientas e instrumentos ayudó a recolectar información cualitativa y cuantitativa. Esta permitió el alcance y resultado de cada objetivo específico. El uso de las bases de datos permitió al área identificar y definir los conceptos útiles para determinar cómo el aprendizaje organizacional está relacionado positivamente con el incremento de la productividad de los colaboradores y las
organizaciones. De igual forma, las bases de datos facilitaron el descubrimiento de nuevos sistemas de software que han sido implementados en otras compañías. Esto con el fin de gestionar el conocimiento y la eficiencia de sus trabajadores. Por último, se realizaron dos entrevistas a directivos (colaboradores claves) del área de exhibición, las cuales resultaron esenciales para proponer un mecanismo que cumpliese con las necesidades y buscara el almacenamiento de conocimientos y experiencias de los colaboradores.
2. Diagnóstico del área
2.1 Cine Colombia y el área de exhibición
Cine Colombia es una empresa de capital privado fundada en Medellín el siete de junio del año de 1927, por 20 empresarios, quienes reunieron el capital necesario para dar apertura a la primera sala de cine mudo en el país. Constituida la empresa, pasó por manos de varios propietarios, hasta que el grupo Julio Mario Santo Domingo en el 2010, inició
negociaciones que concluyeron con la compra de la mayoría de las acciones de la compañía (es wikipedia. Org. Marzo, 2020).
Desde sus inicios, el objetivo de Cine Colombia fue el de construir teatros. La
compañía operó en la ciudad de Medellín, utilizando como teatro el antiguo circo España, su primera propiedad, el cual se usaba en el día y en la noche para corridas de toros. La arena se convertía en un cine con proyecciones sobre un gran telón. Un poco más adelante, en octubre de 1928, adquirió la empresa Di Doménico Hermanos, importante por tener teatros propios.
Consolidada la empresa, sus directivos se contactaron con los principales productores de la industria cinematográfica de los Estados Unidos (es wikipedia. Org. Marzo, 2020). En 2010, se consolidaron las negociaciones para llegar a ser finalmente del Grupo Santo Domingo, el cual contrala la compañía en la actualidad.
Por otra parte, con el fin de saber qué es Cine Colombia, el área de exhibición, y cuáles son las funciones principales de esta área, se realizaron dos entrevistas: la primera al Director de Programación Nicolás Mejía, y la segunda al Gerente de Exhibición, Henry Puentes. Según esto, los directivos señalaron: “Cine Colombia es una compañía que se dedica a brindar entretenimiento, mediante la exhibición de cine a diferentes públicos de Colombia.
Hoy la empresa tiene el 45% de participación del mercado del cine, posee 338 pantallas en 46 multiplex, repartidos en 13 ciudades alrededor del país.” (H. Puentes, Febrero, 2020). Nicolás agrega: “Además, Cine Colombia lleva 93 años de fundada. Por otro lado, ofrece a la
población colombiana, otros entretenimientos como son el contenido alternativo de: ópera, ballet, conceptos, estilos, restaurantes de pizza, heladería, y sushi”. (N. Mejía, Febrero, 2020).
Para entrar en contexto, los directivos explican en sus propias palabras de qué se trata el área de exhibición y por qué esta área es vital para la empresa. “El área de exhibición es la columna vertebral para la empresa, es el core del negocio. De esta área depende que los espectadores visiten las salas y disfruten la experiencia. En Colombia la empresa es pionera proyectando las mejores películas de la industria”. (H. Puentes, Febrero, 2020). Por otro lado, Nicolás señala que: “esta área debe semanalmente realizar análisis de: el resultado de las
películas que se encuentran en exhibición, y de la competencia la exhibición de películas y demanda de éstas. El área con frecuencia realiza benchmarking con el fin de establecer los precios de las películas, elaborar una programación donde se incluye: horarios, salas con mayor acogida y público a quien va dirigida la película.” El director de programación del área de exhibición (N. Mejía, Febrero, 2020), es enfático al afirmar que si las funciones del área se cumplen, habrá un mayor número de clientes en sala. Por lo tanto, los presupuestos de
ingreso se deben cumplir. El cumplimiento de este objetivo hace que los demás negocios funcionen. Por tal motivo, el área tiene los mejores talentos jóvenes a fin de cumplir con las metas de la organización y la satisfacción de sus clientes.
2.2 Análisis DOFA
ANALISIS DOFA
FACTORES INTERNOS
FORTALEZAS
● Talento humano con diversidad de conocimientos y habilidades.
● Ofrece diversos servicios relacionados sushi, dulces, postres, pizza y fiestas.
● Posee salas con la mejor definición en tecnología y calidad del sonido.
● Desempeño gerencial alto.
DEBILIDADES
● Existe rigidez a nivel de la jerarquía del área.
● Los procesos del área.
● Alta rotación del personal.
● Falta de capacitación y transmisión de conocimientos a empleados nuevos y a actuales.
FACTORES EXTERNOS
OPORTUNIDADES
● Tendencia al crecimiento de ampliación del portafolio con nuevos productos y servicios ofrecidos.
● Aprovechar las nuevas tecnologías de información
de la industria
cinematográfica que están llegando al mercado.
● Aprovechar las competencias de los socios estratégicos.
AMENAZAS
● Nuevas plataformas digitales emergiendo en el mercado.
● Crisis económicas y tendencias en hábitos de consumo.
● Los empleados de las empresas rivales poseen mayores competencias.
Teniendo en cuenta las entrevistas a los directivos del área de exhibición, se construyó el DOFA de la empresa. “Como fortaleza, el área de exhibición se caracteriza por tener un
equipo interdisciplinario conformado por personal joven, abierto al cambio, dinámico, y con profesionales que poseen diferentes conocimientos y habilidades que se complementan muy bien.” (N. Mejía, Febrero 2020). Adicionalmente, la empresa posee recursos exclusivos como son: salas dotadas con última la tecnología y mejor calidad de sonido como son las IMAX, DINAMIX 4D, MEGA SALA y PLATINO. Esta fortaleza genera sinergias entre los miembros del grupo generando cohesión a la hora de realizar las actividades. Por otra parte, cada uno de los integrantes son altamente especializados en las tareas que realiza en el área.
Finalmente, Cine Colombia se caracteriza por la gran variedad de servicios que ofrece, estos servicios varían según la sala y multiplex en donde se encuentre. Los clientes pueden
disfrutar de diferentes elecciones de comidas como sushi, pizza, postres, y helados, y la opción de fiestas para niños.
Por otro lado, están las debilidades del área. “Existe mucha rotación de personal, debido a la rigidez jerárquica del área, esto causa alta rotación del personal; debido a que las funciones de cada persona son muy específicas, esta alta rotación hace que se pierda
conocimiento y experiencias que no son registradas. No existe una memoria institucional”.
(N. Mejía, Febrero 2020). Lo anterior, implica que no se facilite la transmisión de conocimientos y experiencias de quienes han pasado por el área de exhibición; esto no
permite que exista una memoria institucional de conocimientos y experiencias aprendidas por quienes se retiraron de la organización. Tampoco la hay sobre cómo se realizan las tareas. Lo anterior es una información que la empresa no posee para realizar una inducción adecuada a los nuevos colaboradores que se desempeñarán en estos cargos. Finalmente, Henry señala que la empresa realiza el trabajo operativo con los mismos procesos de siempre, no existe una transformación operativa para realizar las funciones de manera fácil y rápida. Esto hace que se pierda eficiencia.
“Las oportunidades de la empresa están orientadas a crear estrategias para diversificar la oferta de productos del negocio, con el fin de no depender solo de las películas. Dicha oferta está relacionada a crear nuevos productos alimenticios y de bebidas para atacar a mayor segmento en el mercado.” (N. Mejía, Febrero 2020). Actualmente las empresas cinematográficas, están buscando ampliar su portafolio en el mercado con nuevos productos y servicios ofrecidos. Por ello, Cine Colombia debe identificar cuáles son aquellos productos y servicios que cubrirían con las necesidades de todos sus clientes, como niños, jóvenes, adultos y adultos mayores. Adicionalmente en el mercado, se ha percibido un incremento en
el uso de nuevas tecnologías de información. Las empresas de entretenimiento deben adoptar gran cantidad de tecnologías de información y entretenimiento para mantenerse como líderes en el mercado. Adquirir nuevas tecnologías atraería la atención de nuevos clientes para generar en ellos experiencias novedosas en sus salas de cine. Por último, la empresa Cine Colombia, podría establecer alianzas estratégicas con otras empresas relacionadas del sector, con el fin de enriquecer los productos y servicios ofrecidos para aumentar su participación en el mercado. La industria cinematográfica, tiene un gran potencial para ampliar su segmento del mercado con empresas a fines que promuevan los productos y servicios que ambos ofrecen.
Por último, existen amenazas internamente para el área, como para la empresa cinematográfica. “Las amenazas en la industria están relacionadas con la cantidad de plataformas digitales como Netflix, Disney plus, Apple, entre otros son rivales fuertes, además atienden un porcentaje alto de clientes en el mercado.” (H. Puentes, Febrero 2020).
Por lo anterior Cine Colombia, debe reinventarse para contrarrestar este impacto a fin de que los clientes sigan visitando las salas de cine. Además, los cambios en los hábitos de consumo pueden generar tendencias en todo el país que haga disminuir la cantidad de personas
visitando las salas de cine. Unido a lo anterior, “la crisis económica del país es una amenaza directa a la industria del cine, porque los consumidores comienzan a recortar de su
presupuesto el rubro de entretenimiento”. (N. Mejía, Febrero 2020). “Otra amenaza está relacionada con el diferencial de las compañías. Existen empresas en donde se valora la proyección profesional y crecimiento de la persona, este desarrollo profesional puede generar una percepción valiosa para el colaborador.” (H. Puentes, Febrero 2020). En resumen, el capital humano es un recurso muy poderoso que puede incentivar a las personas a tomar diferentes decisiones.
3. Planteamiento del problema
El aprendizaje organizacional busca mejorar el rendimiento individual y grupal en las organizaciones. Este concepto se ha relacionado positivamente con la mejora en el
desempeño de las personas dentro de la organización, incrementando la eficiencia y la productividad. El aprendizaje organizacional abarca múltiples procesos, técnicas y
componentes para llegar a ser exitoso. Su fin es generar un entorno de constante aprendizaje, capacitando a sus colaboradores con conocimientos y habilidades necesarias para lograr sus
objetivos y metas dentro de la organización. Según el artículo titulado Organizational Learning de Barbara Levitt, se establece que la memoria de la organización está relacionada con “todos aquellos conocimientos y capacidades de los miembros individuales que permiten a una organización alcanzar los objetivos del grupo reduciendo al mismo tiempo la
dependencia de una sola persona” (Levitt, 1988). Esta definición es importante para el concepto de aprendizaje organizacional porque de no existir un aprendizaje interno, no se podría transmitir la información dentro de la organización. El aprendizaje organizacional depende de cada una de las características de las memorias individuales y sin ellas no existiría una memoria colectiva u organizacional. Por lo tanto, si una persona fallece o se retira de la empresa, ese conocimiento se pierde por no haber sido transferido o almacenado.
De acuerdo con lo anterior, en el caso de Cine Colombia es una empresa dedicada a la exhibición y distribución de cine, requiere diariamente de reportes y trabajos que deben ser enviados y diligenciados a varias entidades del sector cinematográfico. Además, esta
industria se caracteriza por ser volátil. Por ende, debe moverse rápidamente en el mercado y mantenerse actualizada, a fin de mantener su ventaja competitiva sobre sus competidores.
En Cine Colombia, sus colaboradores se caracterizan por su juventud, con
conocimientos en temas nacionales e internacionales sobre el cine y dispuestos a trabajar en equipo. Sin embargo, cada año la rotación del personal es alta e ingresan constantemente nuevos colaboradores a la empresa. Por lo tanto, esta rotación de personal con el paso del tiempo, conlleva a pérdidas de aprendizajes, conocimientos y experiencias. Lo anterior provoca una disminución en la eficacia y productividad de la empresa. Hoy en día, las empresas deben llevar a cabo sistemas y mecanismos para almacenar la información y conocimientos valiosos, en aras de apoyar los procesos en las áreas de la organización.
Recientes estudios han demostrado cómo la adopción de mecanismos electrónicos en las empresas pueden fomentar los aprendizajes, para ayudar a los empleados a obtener mejor desempeño en sus puestos de trabajo.
En la actualidad en Cine Colombia, no existe una política institucional sobre herramientas tecnológicas que sirvan de apoyo en la elaboración de una memoria
institucional, de los aprendizajes individuales y colectivos de los empleados que ya no están vinculados en la organización. Por lo anterior, en la investigación se plantean la siguiente pregunta: ¿Qué mecanismos de aprendizaje organizacional contribuyen con el
almacenamiento de conocimientos y habilidades de las personas, mejorando la productividad de los actuales y nuevos empleados del área de exhibición en Cine Colombia?
4. Antecedentes
Cine Colombia se caracteriza por ser una empresa en donde la rotación del personal es permanente. Este problema se origina partiendo de la premisa donde establece que los
colaboradores de la empresa deben de ser jóvenes dinámicos, con gran capacidad de adquirir conocimientos sobre las últimas tendencias en el mercado cinematográfico. De esta manera, se espera que puedan desempañarse de la mejor manera y cumplir con las funciones
respectivas en sus áreas. Cada semestre, pueden ingresar dos colaboradores nuevos por área y reemplazar a las personas que estaban en estos cargos.
Esta rotación de personal puede causar dos resultados: en primer lugar, la ganancia de conocimientos y experiencias de los nuevos empleados. En segundo lugar, provoca la pérdida de conocimientos, habilidades y experiencia que el trabajador saliente ganó dentro de la empresa. Este segundo resultado no es desfavorable para la empresa, porque no existe memoria institucional sobre el conocimiento y habilidades de estas personas a nivel organizacional. Herbert A. Simon resaltó lo siguiente: “el aprendizaje tiene lugar en las cabezas humanas. Una organización solo puede aprender por dos formas: por el aprendizaje de sus miembros, o por la ingestión de nuevos miembros que tengan conocimientos que la organización no tenía anteriormente”. (Simon, 1991). Por ello, cuando las personas se van sin que en la empresa existan mecanismos para transferir el conocimiento y la experiencia de las personas salientes, se pierden lecciones, conocimiento, y se reduce la memoria
organizacional. Además, puede producir una disminución en la eficacia y productividad de la empresa. Por ello, se debe registrar y transmitir toda esta información en documentos,
archivos y libros para que no se evaporen estas lecciones empresariales.
Por otra parte, una empresa manufacturera ubicada en Brasil viene haciendo estudios sobre el aprendizaje organizacional. Esta empresa investigó cómo afecta la adopción de las tecnologías I4.0 en el rendimiento e intercambio de conocimiento entre sus empleados. La empresa concluyó: “las tecnologías basadas en el sistema I4.0 pueden contribuir
significativamente al desarrollo de las capacidades del aprendizaje organizacional a todos los niveles; es decir, individual, de equipo y de organización. Las empresas que fomenten el
aprendizaje y el intercambio de conocimientos a nivel organizacional pueden obtener mayores beneficios por la adopción de la tecnología.” (Guilherme Luz Tortorella, 2019).
Finalmente, Zeynab Soltani en Irán realizó otro estudio basado en como los sistemas de aprendizaje electrónicos ligado al aprendizaje organizacional puede generar efectos sobre la gestión del conocimiento. En este estudio se evidenció cómo se genera una influencia positiva entre la inteligencia institucional y los sistemas de aprendizaje electrónico. “El aprendizaje electrónico es una táctica útil para aumentar la productividad de una empresa y se produce con la ayuda del aprendizaje organizacional, brindando a los empleados a obtener habilidades, conocimientos y actitudes necesarias para el desempeño.” (Soltani, 2019).
5. Justificación
Frew, define la administración como “el conjunto de funciones para la planeación, organización, motivación y dirección.” (Frew, 1971). Por otro lado, Henry Fayol establece en la teoría clásica de la administración, algunas funciones importantes para entender su
concepción. “Las funciones administrativas engloban los elementos de: planear el futuro y trazar el programa de acción, organizar tanto el organismo material como el social de la empresa, dirigir y guiar al personal, coordinar y armonizar todos los actos y esfuerzos colectivos. Y por último, controlar y verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas establecidas.”(Carter, 1986). Juntando ambas definiciones, se puede concluir que es necesario ejecutar la administración en una empresa para definir el rumbo y alcanzar tanto las metas individuales de los empleados como las organizacionales.
La competitividad de una empresa depende del intercambio, la memoria y la capacidad de ella para acceder información a la organización. Por lo tanto, la memoria individual y colectiva proporcionan una ventaja competitiva a las organizaciones, pues les ayuda a gestionar los conocimientos adecuadamente.
Según el artículo titulado “Records management: a basis for organizational learning and innovation” por Cunha, Ribeiro y Barros (2013), destaca cómo al implementar sistemas de registro de información, se tienen impactos positivos sobre la eficacia y productividad en la organización. La administración de registros hace que las empresas creen conocimientos, los difundan y los incorporen a sus actividades. Así se estimula las innovaciones
organizacionales. En Cine Colombia, con la implementación de un sistema de apoyo de aprendizaje organizacional en el área de exhibición, se logrará definir, organizar y ejecutar un proceso para la creación de conocimientos y aprendizajes de manera individual e
institucional.
Finalmente, en lo profesional la presente investigación contribuye a afianzar los conocimientos y aprendizajes obtenidos durante mi proceso de formación profesional en la universidad. La experiencia que estoy viviendo me ha ayudado a fortalecer temas
administrativos, de tecnología, aprendizaje y desarrollo organizacional.
6. Revisión de la literatura
Existen diferentes definiciones para el concepto de aprendizaje organizacional; sin embargo, en todas tienen una característica común, y se basa en la adquisición de nuevos conocimientos. Guilherme Luz Tortorella lo describe como “la forma en que una empresa crea sistemas para capturar y compartir el aprendizaje capacita a los individuos en una visión y dirección colectiva, conecta la organización y su entorno, y proporciona un liderazgo estratégico para el aprendizaje”. (Tortorella, 2019). Por otro lado, Jackson Baker, agrega:
“existe un proceso de este concepto y aborda cuatro componentes importantes: la adquisición, la interpretación, la distribución, y el almacenamiento de información y conocimientos”.
(Baker, 2005). Sin este proceso, no existiría esta adquisición nueva de conocimientos. La adquisición puede ser de fuentes externas como experiencias, observaciones o tecnologías y puede ser interna como el conocimiento heredado e igualmente experiencias. Luego, en la fase de la interpretación, el individuo debe poseer la capacidad para entender la información suministrada. La distribución es una parte importante en el proceso, ya que transmite la información en los grupos de la organización para finalmente preservar y almacenar aquellos conocimientos que serán útiles en un futuro. Existen ayudas para almacenar aquella
información como lo son las pautas escritas como normas, manuales y registros que ayudan a informar a los demás miembros de una organización sobre esas funciones.
Por otro lado, existen dos tipos de conocimientos. Nambisan en un artículo los describe como el conocimiento tácito y el explícito. “El conocimiento tácito es personal, específico del contexto, difícil de articular y comunicar, mientras que el conocimiento explícito es lo que puede ser transmitido de una fuente a otra de manera sistemática.”
(Nambisan, 1999). Otro artículo agrega a esta definición “El conocimiento tácito es una piedra angular en la teoría de la creación de conocimiento organizacional y abarca el conocimiento que no está articulado y que está vinculado a los sentidos, las habilidades de movimiento, las experiencias físicas, la intuición o las reglas implícitas” (Nonaka, 2009).
Esto quiere decir que para crear conocimiento se necesita la interacción dinámica de ambos conocimientos y generar una socialización de este. Existen cuatro tipos de combinaciones del conocimiento: la socialización, la combinación, la exteriorización e internalización. Se anexa la relación en grafico no.1. “La socialización consiste en compartir experiencias, de esta forma, se obtiene el conocimiento tácito. En la combinación, las personas intercambian el conocimiento a través de distintos medios como documentos, teléfonos, etc.. Así pues, se combinan partes del conocimiento explícito y se sintetizan en un nuevo conocimiento. La exteriorización se relaciona el conocimiento tácito individual y se hace fácil de compartir para crear nuevo conocimiento que permita su comunicación. Por último, en la
internalización se transmite el nuevo conocimiento explícito y quienes lo reciben lo interiorizan para extenderlo y reestructurarlo en conocimiento tácito.” (Nonaka, 1995).
De acuerdo con las cuatro combinaciones descritas,la conversión del conocimiento tácito en explícito es el mecanismo de transformación sustancial en la creación de
conocimiento. El conocimiento explícito se convierte en la base del conocimiento individual y este se convierte en un activo y ventaja para una organización. Además, cabe resaltar que cada individuo posee conocimientos diferentes a los del otro, también conocido como aprendizaje interno, y con ello se logra la transmisión y distribución de aquella información de un miembro al otro. Gracias a esta diversidad de conocimientos, nace la memoria
organizacional, la cual recolecta todas aquellas capacidades de los miembros para alcanzar los objetivos organizacionales. Sin dicha memoria, no existiría una historia. Se perjudicaría aquellas rutinas interpretadas en el pasado, las cuales podrían generar un comportamiento diferente al anticiparse al futuro.
Las pautas escritas ayudan a registrar procedimientos, normas, y archivos de suma importancia para la empresa, sin embargo, no todo queda registrado. Las experiencias
personales, conocimientos individuales y lecciones no siempre son transferidos correctamente a todas las áreas de la organización. Por ello, cuando las personas salen de la empresa no existen mecanismos establecidos para transferir esta experiencia personal, desaparece el conocimiento causando reducción en la memoria organizacional y disminuye la eficacia y la
productividad. En el artículo titulado “Organizational Learning and Personnel Turnover,”
establece la importancia de generar mecanismos que apoyen el aprendizaje organizacional.
“Cuando se produce un cambio de personal, la organización pierde conocimientos porque parte de la memoria de la institución se escapa. Dado que el rendimiento de una organización o de un grupo depende de la experiencia y la capacidad de cada uno de sus miembros, las organizaciones deben aprender a medida que su personal también lo hace” (Carley, 1992).
Nambisan define un mecanismo como “una estructura de actividades específicas que pueden mostrar una eficacia diferencial con respecto al resultado. Además, poseen la capacidad para apoyar la creación de conocimiento” (Nambisan, 1999). Actualmente, la tecnología moderna basada en las computadoras puede fomentar la automatización de las rutinas dentro de una organización. Esto puede aumentar la productividad y eficacia de la misma. A continuación, se analizaron dos investigaciones en las cuales implementan aquellas tecnologías para fomentar la creación de conocimientos en las empresas.
El artículo: “Organizational learning paths based upon industry 4.0 adoption: An empirical study with Brazilian manufacturers” y fue realizado por Guilherme Luz Tortorella y Alejandro Mac Cawley Vergara en 2019. Este artículo fue elaborado para examinar los comportamientos de empleados manufactureros en una empresa en Brasil, al momento de implementar tecnología I4.0 para mejorar las capacidades de aprendizaje a nivel
organizacional. “El término I4.0 se refiere a una industria más automatizada mediante la integración de tecnologías como los Sistemas Ciber Físicos (CPS), la Internet de las Cosas (IoT) y la Computación en la Nube. Esa integración digital permite la interconexión y el intercambio de información, lo que puede favorecer una mayor colaboración y un aprendizaje sistemático a todos los niveles”. (Tortorella, 2019). Los resultados planteados en este artículo mostraron cómo estas tecnologías contribuyen significativamente al desarrollo de las
capacidades del aprendizaje organizacional a nivel individual, de equipo y de organización.
El análisis de regresión individual mostró que todos los constructos del aprendizaje organizacional como los conocimientos, las creencias y los comportamientos, se asocian significativa y positivamente con la adopción de tecnologías basadas en I4.0. Esto se traduce en un rendimiento operacional más alto, gracias al intercambio de conocimientos en toda la organización.
Un segundo artículo, se refiere a como la inteligencia organizacional se relaciona positivamente con la eficiencia y el aprendizaje organizacional. Este se titula: “The effect of
knowledge management, e-learning systems and organizational learning on organizational intelligence”, y es realizado por Zeynab Soltani y Batool Zareie en 2019. Para la elaboración del artículo se tuvieron en cuenta 290 empleados de la administración tributaria de
Azarbaijan Oriental en Irán. “El aprendizaje es una táctica útil para aumentar la productividad de una empresa y se produce cuando cambian los comportamientos. El aprendizaje
electrónico es un tipo de aprendizaje novedoso para las organizaciones de hoy en día. Puede ayudar a los empleados tanto a obtener como a aplicar las habilidades, conocimientos y actitudes necesarias para el desempeño de los expertos”. (Soltani, 2019).
Los resultados de la investigación muestran cómo el aprendizaje electrónico genera una capacitación y un fuerte impacto en el aprendizaje organizacional. Al reunir datos, se producen conocimientos, conllevando a una mayor eficiencia con la creación de
conocimiento. Los sistemas de información y aprendizaje electrónico influyen en la gestión y creación de conocimientos, creando inteligencia organizacional y mayor productividad técnica
Las empresas deberían crear mecanismos donde se almacene la memoria individual y colectiva de las personas cuando fallecen o rotan hacia otra empresa. Para ello se debe
diseñar un programa de apoyo de aprendizaje tecnológico, donde se registren los aprendizajes y rutinas acumuladas por los colaboradores de la organización, y posteriormente incentivar y apoyar con procesos subyacentes de intercambio de conocimiento. Estos mecanismos se basarán en recolectar todos aquellos conocimientos y experiencias individuales, que servirán en un futuro para transmitir toda esta experticia y a mantener la eficiencia y productividad en todos los niveles de la organización.
El artículo de Linda Argote habla sobre la administración de la tecnología y el aprendizaje organizacional. La autora denomina a estos programas basados en tecnología como sistemas de memoria transaccional. Señala que: “un sistema de memoria transaccional incluye tanto el conocimiento de quién sabe qué, como los procesos transaccionales que permiten a los miembros del grupo acceder a ese conocimiento. Esto facilita la transferencia de conocimientos y mejoran los resultados del rendimiento, como la reducción del tiempo para completar las tareas, la disminución de los errores y el aumento de los resultados de la innovación” (Argote, 2017). Estos sistemas de planificación empresarial facilitan la
comunicación interna como el intercambio de conocimientos, generando un almacenamiento y recuperación de información tecnológica, útil para utilizar en un futuro.
Por otro lado, Kane en su artículo menciona sobre la tecnología de información y el aprendizaje organizacional. En el artículo resalta dos términos muy importantes para entender cómo se divide el aprendizaje organizacional. “Existen dos formas de aprendizaje
organizacional: la exploración y la explotación. La exploración implica el desarrollo de nuevos conocimientos o la sustitución del contenido existente en la memoria de la
organización. La explotación se refiere al aprendizaje incremental centrado en la difusión, el perfeccionamiento y la reutilización de los conocimientos existentes.” (Kane, 2007). Por ello, se necesita la combinación de ambas formas para generar estos mecanismos de apoyo al aprendizaje basados en la tecnología de información.
7. Objetivos
7.1 Objetivo General
● Proponer una herramienta de aprendizaje organizacional para almacenar
conocimientos y habilidades individuales y colectivas del área de exhibición en Cine Colombia.
7.2 Objetivos Específicos
● Explicar cómo el aprendizaje organizacional está ligado al incremento de la productividad y desempeño a nivel individual y colectivo en la organización.
● Analizar las herramientas que han utilizado empresas para gestionar el aprendizaje organizacional.
● Analizar artículos relacionados con el aprendizaje organizacional.
8. Metodología
Para el desarrollo de la investigación, se utilizó como herramienta o instrumento cualitativo la entrevista al jefe y director de programación del área de exhibición en las oficinas de Cine Colombia ubicadas en la ciudad de Bogotá, Colombia.
El objetivo principal de ambas entrevistas fue conocer detalladamente de qué se trata el área de exhibición y entender cómo actúa la industria cinematográfica en Colombia y en el mundo. También se pretende exponer cuáles son aquellas debilidades, oportunidades,
fortalezas y amenazas que presenta dicha empresa con sus competidores. Asimismo se buscó entender cuáles de esas debilidades se pueden resolver para generar una ventaja competitiva sobre los demás. Con el procesamiento y análisis de la información de las entrevistas
realizadas al personal del área, se pretende proponer un mecanismo para fomentar el
almacenamiento y la transmisión de conocimientos dentro del área de exhibición que vaya en acorde con las necesidades de la empresa.
Por otra parte, la búsqueda en las bases de datos de artículos académicos con información cualitativa y cuantitativa ayudan a soportar conceptos claves para el desarrollo del proyecto. Con las definiciones de estos conceptos claves, se pretende examinar, cómo el aprendizaje organizacional está relacionado con el incremento de la productividad y
desempeño a nivel individual y organizacional. También, se realizará un benchmarking a fin de analizar qué tipos de herramientas tecnológicas han utilizado otras empresas para gestionar el aprendizaje organizacional y así generar conclusiones viables a largo plazo en Cine
Colombia.
9. Cronograma de actividades
10. Desarrollo de las actividades – Resultados
Hoy en día existen pruebas que demuestran, cómo los sistemas asistidos por computadora cambian los procesos organizacionales tales como la comunicación, toma de decisiones del grupo, coordinación y el trabajo colaborativo. Los sistemas asistidos por computadora son todos aquellos mecanismos tecnológicos, que facilitan y logran el
aprendizaje organizacional a nivel individual y grupal dentro de las empresas. Algunos de sus beneficios se caracterizan en proporcionar la comunicación rápida y eficiente teniendo en cuenta el tiempo y espacio que se maneje. También estos sistemas brindan la capacidad de crear una memoria institucional para todos los miembros de la empresa, generando una memoria colectiva, donde múltiples miembros puedan compartir sus conocimientos y solucionar problemas ágilmente.
El artículo: “Computer-Aided Systems and Communities: Mechanisms for
Organizational Learning in Distributed Environments” examina como los sistemas asistidos por computadora producen una memoria organizacional, y esto posibilita la transmisión de conocimientos de los colaboradores, causando un incremento en el aprendizaje
organizacional. “El aprendizaje organizacional se conceptúa como el proceso por el cual una unidad adquiere el conocimiento de otra unidad en la misma organización. El nivel individual ocurre cuando las soluciones de una unidad se combinan a problemas de un individuo de otra unidad (cambio de solución del problema). El nivel organizacional aprende cuando: (1) los cambios de solución del problema se comunican por otros miembros organizacionales (se transmiten); (2) la memoria organizacional almacena cambios de solución del problema (memoria); y (3) hay un mecanismo para compartir sus interpretaciones sobre los cambios de solución del problema que permita actualizar la memoria organizativa sobre sus experiencias (actualización).” (Goodman, 2000). Cabe resaltar que es necesario que los individuos tomen la decisión de contribuir para que la enseñanza organizativa se lleve a cabo. Contribuir se refiere a cuando los individuos han descubierto soluciones a problemas y comparten esta información con todos los miembros. De esta forma, más personas tendrán accesibilidad a los conocimientos actualizados de la memoria organizativa, lo cual será útil para mejorar su desempeño y productividad en sus funciones diarias.
“La tecnología de aprendizaje puede abarcar la multimedia educativa, el aprendizaje basado en la web, el aprendizaje asistido por computadora y toda una serie de otros temas
relacionados, y suele entenderse como tecnología educativa. Independientemente de la terminología, todos estos términos se centran en el uso de la tecnología para apoyar las innovaciones en la enseñanza y el aprendizaje.” (Oliver, 2000). Todo modelo de aprendizaje electrónico necesita recursos tecnológicos capaces de producir la información, pero este puede variar según la gestión e interacción entre los diversos actores del proceso. Existen cuatro posibles modelos de aprendizaje electrónico: individual, asistido, colaborativo, y reciproco. “El aprendizaje individual se basa en el uso libre de la red para acceder al material de aprendizaje no estructurado. El uso de material didáctico estructurado está diseñado para el autoaprendizaje a distancia. El aprendizaje asistido utiliza material estructurado para educación a distancia como autoaprendizaje, adicionalmente, incluye algún tipo de
asesoramiento o apoyo de tutores y profesores. (talleres o seminarios cortos que traten temas en línea).
El aprendizaje colaborativo tiene un enfoque mixto que incluye enseñanza presencial y actividades de aprendizaje colaborativo en línea. Este enfoque se basa principalmente en la interacción intensiva entre todos los actores del proceso (alumnos, tutores, expertos). Por último, el aprendizaje recíproco se enfoca en la formación de grupos de colaboración, compuesto por exalumnos o profesionales, que comparten experiencias, conocimientos y prácticas óptimas con el fin de un crecimiento colectivo.” (Trentin, 2003). A partir de las necesidades de la empresa, se debe implementar el modelo que más se asemeje al contexto o el ambiente al que se desempeña. Así se puede lograr la transmisión de conocimientos correctamente entre sus colaboradores.
El aprendizaje electrónico es una forma sofisticada e innovadora para alcanzar objetivos mensurables dirigidos hacia la mejora del rendimiento. A través de tecnologías y procesos de formación, se puede crear un sistema eficaz de rendimiento electrónico. En este se desarrollan nuevos conceptos y conocimientos, mediante la colaboración de miembros internos de la organización.
El artículo: “From e-Training to e-Performance: Putting Online Learning to Work”, expone tres formas para articular el aprendizaje en línea, y cómo estos pueden generar rendimientos positivos en las organizaciones. A continuación, se explican los tres conceptos esenciales del artículo: E-Traning, E-Learning y E-Performance. “E-Training es una forma de distribuir la capacitación dentro de la organización, haciéndola disponible en cualquier
momento y lugar. Esta enseñanza en línea es una manera más eficiente para que las
organizaciones puedan reducir costos directos (instructores, material impreso, instalaciones) e indirectos (tiempo de viaje, alojamiento) de la capacitación. E-Learning es un programa de aprendizaje electrónico con el objetivo de optimizar los procesos de aprendizaje de los individuos dentro de la organización. Estos programas de aprendizaje construyen los contenidos como objetos de aprendizaje reutilizables, donde el usuario puede organizar y personalizar sus procesos en lugar de limitarse a seguir un entrenamiento pre-programado.
Para que este método sea exitoso, es necesario que la empresa implante una cultura de e- learning, y de esta forma sus miembros podrán asimilar estos procesos como parte del ADN corporativo. Por último, el E-Performance es la manera de generar rendimiento electrónico a partir del aprendizaje organizacional.” (Bernárdez, 2003).
Desde esta perspectiva, la capacitación y el aprendizaje electrónico son dos medios que pueden generar rendimiento organizacional, cumpliendo con las normas exigidas de cada empresa. El nivel de rendimiento electrónico de cualquier organización se convierte en un factor crítico para el éxito empresarial, y en la razón principal para adoptar medidas en torno al aprendizaje electrónico. Esta ventaja competitiva puede medirse fácilmente en indicadores como la productividad, la reducción de costos, y el desarrollo de las funciones críticas dentro de todas las áreas de la empresa.
Las organizaciones deben adquirir, mantener el acceso a nuevas tecnologías, ser capaces de hacer el uso efectivo de ellas para mantener y mejorar sus ventajas competitivas.
Por ello, la adopción de instrumentos para negocios electrónicos, pueden realzar la
productividad, y el desempeño a nivel individual y organizacional. Antes de adquirir estos instrumentos, la empresa debe conocer cuáles son aquellas necesidades que el programa debe suplir, para así establecer objetivos con el fin de invertir correctamente en habilidades
tecnológicas que beneficien el conocimiento.
El artículo: “A lessons-learned tool for organizational learning in construction”, implementa una herramienta basada en lecciones aprendidas, para gestionar el conocimiento de sus trabajadores. De esta manera, se pretende tomar decisiones eficaces a largo plazo.
LinCTool es un instrumento de la tecnología inteligente que trabaja en el servidor web de Microsoft, utiliza este servidor como una base de datos con capacidades de captura, almacenaje, y diseminación de lecciones aprendidas.
De acuerdo con lo anterior, el objetivo de esta investigación es proponer un programa para obtener acceso a través de navegadores web, y así facilitar la captura viva de lecciones aprendidas y almacenar su información. Al final, los resultados muestran cómo esta
herramienta tiene un potencial para realzar el aprendizaje organizacional en las compañías, asignando a sus usuarios múltiples responsabilidades o roles diferentes en el proceso de aprendizaje. Adicionalmente, toda la información valiosa y las lecciones aprendidas
almacenadas de los proyectos anteriores, se pueden clasificar con el fin de ordenar y asimilar la nueva información con la archivada.
La empresa descrita en el artículo se desempeña como constructora, y su principal objetivo está relacionado con la implementación de la herramienta para organizar gran cantidad de conocimientos y experiencias en los proyectos anteriores. A partir de lo anterior, se espera utilizarlos como lecciones aprendidas para próximos proyectos en el futuro.
Anteriormente, en el marco teórico se enfatizó lo importante y necesario que son las pautas escritas para registrar aquella información esencial de una organización. Por lo tanto, si no existe ningún tipo de herramienta o pauta escrita, el conocimiento y las experiencias se perderán. En consecuencia, la compañía no logrará aprender de sus errores para tomar mejores decisiones en un futuro. “El aprendizaje organizacional se facilita cuando los
conocimientos individuales y las habilidades se asimilan en rutinas organizativas, prácticas y creencias. El conocimiento de los individuos tiene que ser introducido en un depósito no humano como rutinas, estructuras, cultura, y estrategia para ser puesto a disposición y
permitir el aprendizaje en todos los niveles de la organización. Los instrumentos se requieren para fácil adquisición, almacenaje e intercambio de información, así los individuos podrán compartir sus narrativas sobre sus prácticas a través de un foro de discusión o lecciones aprendidas en bases de datos.” (Eken, 2020).
Las lecciones aprendidas son todos aquellos conocimientos considerados como activos intelectuales usados para crear valor basado en la experiencia. Aquellas lecciones se pueden utilizar para evitar el fracaso y tomar decisiones acertadas aplicando experiencia previa. Según el artículo, “los rasgos críticos y algunas tareas que identificaron claves para generar lecciones aprendidas en la industria de construcción se resumieron así: (i)
identificación de atributos del proyecto en el contexto de la lección; (ii) identificación de requisitos de una lección aprendida para capturar con eficacia el conocimiento tácito y
explícito; (iii) identificación de mecanismos de recuperación que son beneficiosos para facilitar el compartimiento de conocimientos; (iv) identificación de roles del usuario con autorizaciones diferentes para establecer un sistema organizado; (v) identificación de funciones administrativas para aumentar integridad del sistema; (vi) desarrollo de un instrumento basado en la web para crear captura de conocimiento y su compartimiento sin ubicación y restricción del tiempo, y por último (vii) el desarrollo de interfaces fáciles de utilizar para la entrada y recuperación de lecciones aprendidas.” (Eken, 2020). A partir de los criterios predefinidos, se desarrolló el modelo y la estructura de la herramienta tecnológica.
LinCTool Server o la herramienta de gestión sobre las lecciones aprendidas se localiza en el centro del modelo y este proporciona el acceso a la base de datos a través de navegadores web para aumentar su accesibilidad (se anexa la estructura como grafico No. 2).
Las compañías tienen sistemas de gestión de documentos en los cuales los miembros
obtienen privilegios diferentes de acceso según el cargo del empleado. Por tanto, el control de acceso se configura en el servidor de la nube a cada usuario (se anexa el modelo del proceso del sistema desarrollado como grafico No. 3). “Las entradas de las lecciones aprendidas se agrupan según los proyectos relacionados en el modelo propuesto. Así que al momento de añadir una lección, el proyecto con el cual la lección se relaciona se debe identificar en el sistema. Después que una lección entra en el sistema, se examina por la persona autorizada para su potencial de ser incluido en la memoria organizativa. Cuando estos procesos se completan, la lección esta lista para ser recuperada a través de mecanismos de búsqueda por los usuarios autorizados. Adicionalmente, se agrega en la base de datos con el fin de ser reutilizada por otros empleados” (Eken, 2020).
Las lecciones se deben examinar y luego deben ser aprobadas con el fin de incluirse en la memoria de la organización. Por ello, deben existir diferentes roles y responsabilidades en los usuarios para mantener la información de calidad dentro del sistema. A continuación se definirán algunas funciones de los usuarios del sistema propuesto. El coordinador tiene como papel fundamental limitar el número de usuarios que se autorizan a definir proyectos en el sistema. Su función esencial es crear, modificar, o suprimir los proyectos en el sistema. El administrador del conocimiento es responsable de examinar las lecciones entradas y mantener la calidad de la información en el sistema, suprimiendo y aprobando lecciones según el valor de la lección. Los empleados que se consideran expertos o suficientemente calificados para comunicar su experiencia al sistema, generan la entrada de la lección, y estos se autorizan
como fuentes de conocimiento. Los buscadores de conocimiento son aquellos que son capaces de buscar y mostrar lecciones que han entrado ya, sin embargo, no pueden realizar ningún cambio en el sistema. Las dos principales tareas del sistema son: (i) registrar la experiencia previa en una forma estructurada; y (ii) reutilizar esta información en próximos proyectos.
Las funciones del instrumento LinCTool se dividen en cuatro categorías principales que son: ajustes administrativos, información de clasificación de una lección, entrada de lecciones y recuperación de lecciones aprendidas. “Los ajustes administrativos hacen énfasis sobre el acceso al sistema el cual se permite a través de usuarios y contraseñas. Además, los papeles que se utilizan para definir los privilegios de los usuarios están diseñados para brindar flexibilidad al sistema según las necesidades de la compañía.” (Eken, 2020). Esta herramienta es capaz de gestionar las lecciones aprendidas del modelo de proceso de la dirección a través de los papeles y roles creados. “La información de clasificación de una lección se puede dividir en dos categorías en el sistema: atributos generales y lección de información específica. Los atributos generales se forman a partir de datos relacionados con actores y proyectan la información que solo se usa para clasificar y recuperar lecciones. Por otro lado, la lección de información específica solo se relaciona con la identificación de lecciones únicas. Este método proporciona una estructura sólida al registrar a actores relacionados con lecciones y proyectos.”
“La entrada de lecciones se proporciona a través de áreas de texto libre, donde se flexibiliza la descripción al detalle sin limitaciones. El título del proyecto entra desde la base de datos del proyecto en la lección aprendida, con el fin de utilizarlo en el proceso de
recuperación y no perder el contexto del proyecto.” “La recuperación de lecciones aprendidas se dividen en tres modos: búsqueda con filtro, búsqueda de semejanzas y búsqueda basada en la etiqueta. La búsqueda con filtro y semejanzas atribuye a lecciones relacionadas con
proyectos similares, mientras que la búsqueda en etiqueta, utiliza el árbol de etiquetas para encontrar lecciones” (Eken, 2020). Estas diferentes formas de buscar lecciones aprendidas, proporcionan flexibilidad al usuario para encontrar mayor cantidad de información en situaciones diferentes y con posibilidad de semejanzas.
Actualmente, no existe algún tipo de herramienta tecnológica que transmita o almacene los conocimientos esenciales sobre el área, para que sus colaboradores lo utilicen
como un mecanismo para desempeñar sus funciones diarias con mayor facilidad y rapidez. La capacitación de nuevos colaboradores en el área es muy genérica y veloz. Los nuevos
integrantes deben ser muy precavidos y tomar apuntes sobre cómo se realizan todos los archivos para luego desempeñarse autónomamente en sus funciones. El área no brinda ningún tipo de ayuda manual o pauta escrita para que los nuevos colaboradores puedan aprender cuales son dichas rutinas que deben desarrollar. Por lo tanto, la herramienta tecnológica LinCTool, puede integrarse fácilmente en la infraestructura de tecnología del área, para compartir información relevante de las funciones que deben desempeñar los colaboradores, y de esta forma se transmita esos conocimientos y habilidades como lecciones aprendidas para el uso futuro de nuevos colaboradores. Adicionalmente, esto permitirá una capacitación personalizada sin limitaciones de accesibilidad, para que los nuevos colaboradores del área logren aprender de manera continua. De esta manera, se puede lograr un mayor rendimiento y productividad a nivel individual y grupal.
10.1 La propuesta de aprendizaje organizacional para Cine Colombia
De acuerdo con lo anterior, la propuesta de aprendizaje organizacional para Cine Colombia es la siguiente: emplear la herramienta de LinCTool para el área de exhibición en la empresa, y realizar ajustes necesarios de acuerdo a las necesidades previstas por sus colaboradores. A través de la entrevista realizada al Director de Programación, Nicolás Mejía, fue posible resaltar algunas de las funciones del día a día que comparten sus colaboradores en el área. “Los lunes se define cuál es la programación de la semana
cinematográfica, que va de jueves a miércoles. Los martes y miércoles se hace una revisión de todos los multiplex del país. Se valida que se esté haciendo la programación correctamente y se define cómo esta programación va a manejar el material publicitario, como los trailers, tropezones, afiches, portal, aplicación y todos los canales de comunicación. Entre jueves y domingo de cada semana, se monitorean los resultados de la programación. Se realiza un análisis de resultado de las películas y de la competencia en el mercado. Adicionalmente se analiza si los precios están funcionando bien y cómo va la participación de Cine Colombia frente a sus competidores.” (N. Mejía, Febrero 2020). Es necesario explicar cuáles son aquellas funciones específicas del área para entender qué tipo de información almacenará el programa y de tal forma sea útil para los colaboradores.
Como practicante del área de exhibición, he podido identificar que las funciones semanalmente son las mismas. Para cada semana hay que realizar y enviar los mismos archivos a los altos directivos. Adicionalmente, se debe realizar un reporte sobre la semana cinematográfica en Cine Colombia, para luego ser enviado al Ministerio de la Cultura y ellos se encargan de subir los reportes a la base de datos con todos los competidores del país. Las funciones del área se caracterizan por ser operativas, lo único que cambia de una semana a otra son los productos o las películas que maneja esa semana la empresa, pero los procesos que se llevan a cabo son los mismos.
Algunos ejemplos de los archivos semanales que se elaboran son: (1) archivo en Excel para mostrar en el comité sobre número de exhibidores (empresas de cine) diarios en Colombia, los ingresos por multiplex y exhibidores, la variación de precios y la participación en el mercado; (2) archivo sobre venta de confitería y ventas espectadores; (3) archivo en Excel de la programación por teatros sobre nuevas películas a estrenar de jueves a miércoles, (4) SIREC o reporte al Ministerio de Cultura; (5) crear maestras en programa Stone de nuevas películas a estrenar; (6) ingresar nuevas películas al programa Ewave para que los teatros la puedan programar; (7) realizar pagos de IMAX y Media Mation cada mes; (8) realizar formatos sobre la recordación de trailers en cada multiplex del país; (9) ordenamiento de las películas; (10) archivo de películas sobre espectadores, ventas y su participación por exhibidor; (11) powerpoint de fichas técnicas de películas a estrenar en todo el año; (12) realizar preventas y su programación en los teatros; y (13) archivo sobre el análisis del resultado de las películas estrenadas el fin de semana.
Antes de explicar las características del programa propuesto para el área de exhibición, se debe definir el modelo de aprendizaje que se utilizará en el programa. Este programa estará con base al modelo de aprendizaje individual, el cual fomenta el uso libre de la red para que sus colaboradores accedan al material de aprendizaje. Además, este material didáctico se puede acceder sin limitaciones de distancia o tiempo para promover el
autoaprendizaje. De acuerdo con lo anterior, y con las funciones o necesidades anteriormente descritas, se proponen ciertos ajustes y características para emplear la herramienta LinCTool en el área de exhibición. Se espera que esta contribuya con la generación de nuevos
conocimientos, habilidades individuales y colectivas entre sus colaboradores.
Los rasgos críticos que debe tener el programa para generar lecciones aprendidas en el área son las siguientes: (1) identificación de los atributos de una función necesaria para la lección aprendida; (2) identificación de los requisitos de una lección para capturar con eficacia el conocimiento tácito y explícito; (3) identificación de los mecanismos de
recuperación que son más beneficiosos para facilitar el compartimiento de conocimiento; (4) identificación de papeles de los usuarios en el área para desempeñar sus funciones; (5) desarrollo del programa en la web para generar conocimiento sin limitaciones de tiempo ni ubicación; y (6) desarrollo de interfaces fáciles de usar para generar la entrada y la
recuperación de lecciones aprendidas acordes a las funciones.
A partir de las características de este programa, se explica cómo funciona esta estructura. Al igual que el programa de la empresa constructora, la herramienta o el servidor de gestión sobre las lecciones aprendidas se localiza en el centro del sistema. El coordinador del programa será Henry Puentes, el Jefe del área. Será él quien estará encargado de limitar el número de usuarios que él autoriza para definir las lecciones aprendidas en el sistema. Él será el único que podrá crear, modificar o suprimir lecciones aprendidas en el sistema.
Adicionalmente, Puentes posee el control general de acceso al sistema y acorde a las responsabilidades de sus colaboradores, razón por la cual asignará ciertos privilegios de accesibilidad de dichos documentos a los usuarios del área.
El administrador del conocimiento será Nicolás Mejía, el Director de Programación.
Sus funciones serán examinar las lecciones que entren, asignar un valor de dicha lección, para así mantener la calidad de la información en el sistema, suprimiendo y aprobando lecciones según su utilidad. Los encargados como fuentes de conocimiento serán tres empleados, Juan Pineda (encargado de las finanzas y estadísticas), Juana Muñoz (encargada de material publicitario) y Alfonso Castro (asistente de Nicolás en programación). Sus funciones serán generar la entrada de una lección, debido a que son trabajadores suficientemente expertos en el área. Por último, los buscadores de conocimiento serán Carolina Granados (encargada de festivales y eventos), Jhon Fernandez (auxiliar), y practicantes del área, los cuales deberán buscar y mostrar lecciones que ya han entrado, sin posibilidad de realizar cambios.
El coordinador del sistema debe definir cuáles son aquellas funciones del área para así poder asignar aquellas lecciones con los títulos de los proyectos. Por ejemplo, una función del área es desarrollar la programación de las películas. Ante esto, el título del proyecto puede ser
“Programación de Estrenos de Películas.” A partir de la creación del proyecto, se puede relacionar las lecciones aprendidas o todos los conocimientos necesarios para realizar dicha función. Luego, los encargados como fuentes de conocimiento, generan la entrada de la lección, para que el administrador del conocimiento pueda examinar la utilidad e importancia de la lección y así la apruebe en el sistema. Cuando todos estos procesos se completan, la lección se hace lista para ser recuperada por sus buscadores de conocimientos, y de esta forma quede almacenada en el sistema para ser reutilizada por todos los colaboradores del área en un futuro. Siguiendo este ciclo de funciones y roles, se desarrollará el proceso del modelo de gestión del conocimiento, el cual será eficaz para implementar una capacitación electrónica eficiente y un aprendizaje electrónico continuo. Esto con el fin de generar altos niveles de rendimiento que contribuyan a la productividad a nivel individual y grupal del área de exhibición.
Este programa no solamente contribuirá a nuevos o actuales colaboradores a
desempeñar sus funciones diarias, sino también a crear una memoria colectiva del área sobre los conocimientos y las experiencias previas ganadas a lo largo del tiempo. De tal forma que, el área pueda tomar decisiones acertadas y efectivas en futuros proyectos y por ende,
disminuya la probabilidad de error o fracaso sobre la decisión. Esto generaría una ventaja competitiva al área de exhibición de Cine Colombia sobre los demás competidores. La adopción de nuevos instrumentos tecnológicos, puede mejorar la productividad y el desempeño del trabajador, incrementado el rendimiento grupal del área de exhibición.
También la creación de una memoria institucional, mantiene todos los conocimientos y experiencias acumuladas, con el fin de servir como lecciones aprendidas y así pueda
utilizarse como valor agregado para tomar decisiones más efectivas a partir de experiencias vividas. Para concluir, esta herramienta es un mecanismo fácil para integrar toda la
información valiosa de las compañías, con el fin de almacenar su conocimiento, y construir una cultura entre los colaboradores que permita conocer y utilizar aquella información a su favor.
11. Conclusiones
Mediante el presente trabajo, se han expuesto conceptos relevantes y necesarios para su desarrollo. El aprendizaje organizacional y su proceso, la memoria individual y colectiva, los tipos de conocimientos, los sistemas asistidos por computadora o aprendizaje electrónico
y las lecciones aprendidas fueron algunos de los temas expuestos a lo largo de la
investigación. A partir de las necesidades de una empresa, en este caso Cine Colombia, se debe desarrollar e implementar la herramienta tecnológica que fomente el aprendizaje organizacional, y conduzca a un aumento en la productividad de los nuevos y actuales colaboradores del área. El servidor electrónico de Microsoft, LinCTool, ayudará a los trabajadores del área de exhibición a generar y compartir nuevos conocimientos y
habilidades. En efecto, esto creará una memoria institucional donde las lecciones aprendidas sean utilizadas como una ventaja competitiva y encamine a los colaboradores a tomar mejores decisiones a partir de experiencias ganadas.
De acuerdo con los artículos expuestos en el trabajo, se puede evidenciar cómo la implementación de tecnologías inteligentes o avanzadas en las organizaciones pueden beneficiar el rendimiento de sus miembros. Asimismo, pueden articular diferentes métodos de aprendizajes en línea para la creación y retención de los conocimientos. Con la ayuda del Director de Programación, se propuso el mecanismo que más se ajusta a las características particulares del área, de tal forma que los colaboradores según sus roles y responsabilidades, puedan compartir sus ideas de una manera más sencilla y accesible para todos.
12. Recomendaciones
Con respecto al programa de LinCTool, el área de exhibición debe mantener una capacitación constante, por lo mínimo dos veces al mes, para verificar que todos los usuarios o colaboradores estén cumpliendo con las metas propuestas, así se obtendrá el beneficio que brinda la herramienta. Cabe resaltar que antes de poner en práctica este modelo y herramienta de aprendizaje, es necesario una capacitación adecuada a todos los miembros del área donde se especifique el rol de cada colaborador dentro de ella. También se deberá establecer cuáles serían las funciones o propósitos principales del sistema y los beneficios aportados a nivel individual y grupal. De esta manera, la herramienta funcionará correctamente, y construirá sinergias en el equipo de trabajo a función de mayores logros, rendimiento y desempeño laboral. Además, los días lunes de comité, se debe dedicar un tiempo a discutir cómo la herramienta ha beneficiado a los miembros del área durante el transcurso de la semana, si el grupo de trabajo tiene alguna inquietud o sugerencia para mejorar la utilidad de la
herramienta, y si han notado un efecto de mejora en el desempeño y la productividad al realizar las funciones laborales. También cabe resaltar, que al momento de ingresar nuevos
miembros al área, deben de recibir la capacitación correspondiente sobre el manejo de la herramienta.
Mientras exista mayor cantidad de información o lecciones aprendidas en el sistema, mayor será el provecho y los beneficios que obtendrá la empresa con la implementación de la herramienta. Este mecanismo tecnológico no solamente brinda un “paso a paso” de cómo realizar ciertas tareas específicas del área, sino va más allá al generar una de caja fuerte con los activos más importantes de una empresa: los conocimientos. Se tendrían activos
intangibles que pueden perduran por años en el área, convirtiéndose en lecciones valiosas donde los trabajadores puedan conocer y recordar el pasado. De esta manera, se podrán tomar mejores decisiones en un futuro. Además, se estará fomentando constantemente el
aprendizaje organizacional a nivel individual y colectivo, formando profesionales exitosos que sean capaces de dominar múltiples conocimientos y habilidades para crecer como personas. Por último, esta herramienta fue propuesta con el fin de almacenar y transmitir los conocimientos del área. Sin embargo, puede ser de utilidad para otras áreas o inclusive como programa donde todo el personal y altos directivos de Cine Colombia lo implementen. Por tal razón, se debe realizar un análisis cuyo objetivo sea identificar cómo esta herramienta puede ser desarrollada a nivel organizacional, para obtener mayores beneficios a partir de este. De acuerdo con este análisis, se necesita organizar una nueva representación del modelo y especificar las nuevas funciones de este programa a cada miembro y área de la empresa. Al día de hoy, se propuso esta herramienta debido a que satisface y cumple con todos los requerimientos pedidos por el área. No obstante, se debe indagar regularmente sobre nuevas tecnologías y tendencias en el mercado, para así poder reinstaurar esta herramienta por la más utilizada y novedosa tecnología de las empresas en ese momento.
13. Referencias bibliográfica
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14. Certificación de la empresa
15. Anexos
Esquema de preguntas para las dos entrevistas:
1. Nombre y cargo en el cual se desempeña.
2. ¿Que realiza la empresa de Cine Colombia? Por favor nos puede contar datos relevantes de la empresa.
3. ¿Con sus palabras, cómo describiría usted el área de exhibición? ¿Cuáles son sus funciones?
4. ¿Porque es importante el área de exhibición para la empresa?
5. ¿Cuáles considera usted que son las fortalezas del área de exhibición?
6. ¿Cuáles considera usted que son las debilidades del área de exhibición?
7. ¿Cuáles considera usted que son las oportunidades del área de exhibición?
8. ¿Cuáles considera usted que son las amenazas del área de exhibición?
Grafico #1
Grafico #2
Grafico #3
