ESTUDIO SOBRE TRANSFERENCIAS DE FONDOS A SUJETOS PRIVADOS

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Municipalidad de Vázquez de Coronado

Auditoría Interna

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Informe No. AI 006-2014 19 de diciembre, 2014

ESTUDIO SOBRE TRANSFERENCIAS DE FONDOS A SUJETOS PRIVADOS

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CONTENIDO

ESTUDIO SOBRE TRANSFERENCIAS DE FONDOS A SUJETOS PRIVADOS

RESUMEN EJECUTIVO Nº de página 1. INTRODUCCION

1.1

. Origen del estudio…………....………..……….1

1.2. Objetivo y alcance del estudio. ….………..……...………..1

1.3. Limitaciones al alcance...1

1.4. Comunicación verbal de los resultados...1

2. RESULTADOS

2.1. Ausencia de reglamentación interna referente a sujetos privados...……….2

2.2. Incumplimiento de actividades de fiscalización y control según oficio 14299, DFOE- 188 de la Contraloría General de la República...…...4

2.3. Ausencia de un control del origen y aplicación de los fondos presupuestados y ejecutados correspondientes a las cuentas presupuestarias de “Transferencias corrientes a entidades privadas sin fines de lucro” e “Impuesto sobre la propiedad”...………7

2.4. No se encontró evidencia que se vinculen las actividades de los sujetos privados con el plan operativo institucional y la matriz de riesgos...……….7

2.5. Aspectos relacionados con la revisión efectuada a las liquidaciones 2013 sujetos privados...

………...

8

2.6 Aspectos encontradas de la revisión efectuada de los expedientes de los sujetos privados...………...9

3. CONCLUSIONES

………...10

4. RECOMENDACIONES

4.1. Al Concejo Municipal……...………...10

4.2. Al Alcalde Municipal………... ………...11

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RESUMEN EJECUTIVO

El presente resumen se refiere a un estudio efectuado por esta Auditoría Interna sobre algunos aspectos relativos a la transferencia de recursos por parte de la Municipalidad a los sujetos privados.

El estudio se llevó a cabo en cumplimiento al plan anual operativo de esta Auditoría Interna para el año 2014.

De acuerdo a la revisión efectuada, se determinaron algunas debilidades de control interno tales como:

Ausencia de reglamentación interna referente a sujetos privados, que regulen desde el otorgamiento de la calificación de idoneidad a estos por parte de la Municipalidad hasta los requisitos que deben de cumplir para la asignación de recursos, preparación de presupuestos y su liquidación.

Se encontraron debilidades de fiscalización y control con respecto al cumplimiento del oficio 14299, DFOE-188 de la Contraloría General de la República de los requisitos previos y posteriores para el giro de los fondos a sujetos privados.

Existe ausencia entre la vinculación de las actividades de los sujetos privados con el plan operativo institucional y la matriz de riesgos.

Se determinó además una ausencia de un control del origen y aplicación de los fondos presupuestados y ejecutados con respecto a las cuentas presupuestarias de “Transferencias corrientes a entidades privadas sin fines de lucro” e “Impuesto sobre la propiedad”, ya que esta última es la cuenta fuente para financiar dichas transferencias.

En conclusión, esta Auditoría Interna considera que tanto la Administración como el Concejo Municipal, deben de velar por el cumplimiento de la normativa aplicable a este tema y la aplicación de los atributos fundamentales de control como la confiabilidad, oportunidad y utilidad.

Por lo tanto, en virtud de los resultados obtenidos y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley General de Control Interno No. 8292, esta Auditoría Interna incorporó las recomendaciones pertinentes para que se realicen las acciones del caso para mejorar este proceso.

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Informe Nº AI-006-2014 19 de diciembre, 2014

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ESTUDIO SOBRE TRANSFERENCIAS DE FONDOS A SUJETOS PRIVADOS

1. Introducción:

1.1 Origen del estudio

El presente estudio se llevó a cabo en cumplimiento al plan anual operativo de esta Auditoría Interna para el año 2014.

1.2 Objetivo y alcance del estudio

Verificar que el registro y la aplicación de las transferencias a sujetos privados se realicen con estricto apego a la normativa técnica y legal vigente.

El estudio se efectuó de conformidad con el Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría interna para el Sector Público (R-DC-119-2009), Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (M-2-2006-CO-DFOE), entre otras normas legales y técnicas vigentes.

1.3. Limitaciones al alcance

Se le solicitó a la Asociación cívica de rescate y proyección folclórica mediante oficio AU-101- 289-14 el presupuesto del período 2013 presentado a la administración o Concejo Municipal, no obstante entregaron el de otro período ya que según indicaron verbalmente a esta auditoría interna, hasta este año les fue requerido por parte del Concejo Municipal.

Este presupuesto era necesario para la revisión de lo presupuestado con lo ejecutado, lo cual no se pudo verificar.

Dentro de los acuerdos del Concejo Municipal revisados del periodo 2013, no se encontró evidencia que se haya aprobado algún presupuesto a la Asociación folclórica con la descripción del uso específico de los recursos, únicamente acuerdos referentes a la modificación presupuestaria en donde se le asignó fondos a esta asociación.

Dentro de los expedientes suministrados a la auditoría interna por la secretaria del Concejo Municipal, no se encontró evidencia de este presupuesto 2013.

1.4. Comunicación verbal de los resultados

La comunicación preliminar de los principales resultados, conclusiones y recomendaciones producto del estudio a que alude el presente informe, se llevó a cabo en la sala de sesiones del Concejo Municipal, el día 15 de enero 2015, con la presencia de los señores del Concejo

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Municipal y el señor Leonardo Herrera, Alcalde. Dicha actividad fue convocada mediante oficio AU-101-002-15, del 6 de enero 2015.

El borrador del presente informe se entregó el 19 de enero, 2015, por medio del oficio AU-101- 013-15 con el propósito que en un plazo no mayor a ocho días hábiles, se formularan y remitieran a la Auditoría Interna, las observaciones que se consideren pertinentes sobre su contenido.

Mediante oficio AL-200-093-2015 del 27 de enero de 2015, el Alcalde, indicó a esta Auditoría Interna que no tiene observaciones sobre el citado borrador. Del Concejo Municipal no se recibieron observaciones.

2. Resultados

2.1. Ausencia de reglamentación interna referente a sujetos privados, detallada a continuación:

2.1.1. Reglamentación interna referente al otorgamiento de la calificación de idoneidad a entidades privadas.

De acuerdo a la consulta realizada a la abogada institucional, no se encontró evidencia que exista un reglamento para el otorgamiento de la calificación de idoneidad a entidades privadas. Dicho documento es necesario para reglamentar lo concerniente a los requisitos que deben presentar en forma completa los sujetos privados, para obtener la calificación y ante qué jefatura de la Municipalidad se deben presentar.

Además, este reglamento debe establecer puntos importantes tales como: El expediente que debe de llevarse para cada sujeto privado, aspectos que se deben determinar sobre la idoneidad de un sujeto privado para administrar fondos públicos, qué puntos se deben de verificar por parte de la jefatura encargada de realizar dicho estudio, una guía para la verificación del cumplimiento de los requisitos establecidos en dicho reglamento, vigencia de la calificación, entre otros.

Al no establecerse las pautas anteriores, se podría ocasionar confusión por parte de los sujetos privados al no conocer los requisitos que se establecen en la Municipalidad para obtener dicha calificación y presentar informes en repetidas ocasiones ya que no cuentan con los procedimientos establecidos así como una duplicidad en la remisión de los mismos por parte de la Administración.

La resolución RO-CO-33 del veinticinco de abril del dos mil cinco del Reglamento sobre la calificación de sujetos privados idóneos para administrar fondos públicos R-2-2005-CO-DFOE, que establecía en el artículo 5 que el otorgamiento de la calificación de idoneidad debía remitirla la Contraloría General de la República, fue derogada mediante resolución R-DC-165-2010 del 16 de noviembre 2010, recayendo esta responsabilidad propiamente al ente que otorgue fondos públicos a sujetos privados.

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El oficio 14299 DFOE 188 de la Contraloría General de la República indica que [...] “la administración tiene la obligación de establecer, mantener y perfeccionar sus sistemas de control interno, para la asignación, giro y verificación del uso de los beneficios antes citados, para lo cual deben disponer de mecanismos de control idóneos”. [...]

De acuerdo a la presentación del borrador del presente informe el día 15 de enero 2015, indicó el señor Alcalde que en el caso de la Asociación Cultural de Coronado, posee la calificación de idoneidad otorgada alrededor del año 2010 por la Contraloría General de la República, no obstante, es de suma importancia realizar la verificación que dicha calificación se encuentre vigente, ya que como se indicaba en el Reglamento sobre la calificación de sujetos privados idóneos para administrar fondos públicos R-2-2005-CO-DFOE, en el artículo 6 la vigencia de la calificación de idoneidad es dos años, contados a partir de la fecha de su emisión. En el artículo 8.2 indicaba además, que durante la vigencia de la calificación de idoneidad otorgada por la Contraloría General de la República la administración concedente está obligada a verificar, previo al desembolso de nuevos recursos al sujeto calificado como idóneo, que las situaciones técnico jurídicas bajo las que se otorgó el dictamen de idoneidad se mantienen. En el artículo 10, mencionaba que con respecto a la renovación de la calificación de idoneidad, el sujeto privado al que se le venza la calificación de idoneidad deberá iniciar el proceso previsto en dicho reglamento para recibir nuevos recursos.

Como se indicó en este punto 2.1.1 de este informe, que mediante la resolución R-DC-165-2010 del 16 de noviembre del 2010, recayó la responsabilidad del otorgamiento de la calificación de idoneidad a las entidades privadas al ente que otorgue fondos públicos a sujetos privados.

Es importante mencionar, que no se obtuvo evidencia sobre las fechas de vencimiento de las calificaciones de idoneidad por lo que no se pudo verificar si están vigentes.

2.1.2. Reglamentación interna referente a requisitos previos a la asignación de recursos, la preparación del presupuesto, presentación de la liquidación y la utilización correcta de los recursos públicos por parte de los sujetos privados.

No se encontró evidencia que exista este tipo de reglamentación interna que incluya dicho tema, no obstante, esta auditoría interna ha realizado varias consultas a la administración y al Concejo Municipal, mediante oficio AU-101-197-13 se le consultó al Concejo Municipal , respecto al oficio AL-200-115-13 del 05 de febrero 2013 de la Alcaldía en el cual se nos indicó “Los fondos son públicos que una vez entregados se convierten en fondos privados, sin embargo, la Asociación debe utilizarlos según directrices del Concejo Municipal e informar periódicamente a mi representada sobre su uso presentando una liquidación de las partidas utilizadas según la directriz indicada”

En Acuerdo 2013-177-38 la Comisión de Hacienda y presupuesto recomendó indicar en el punto 1: No disponemos de directrices o normativa escrita explícita sobre la utilización de fondos públicos por parte de la Asociación Cultural (Sujeto privado). Punto 2: Solicitar a la

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Administración copia del oficio AL-200-115-13 del 05 de febrero 2013; y en el punto 3: Solicitar colaboración a la administración con la preparación de directrices basadas en la normativa dictada por la Contraloría General de la República para el uso de los fondos públicos por parte de Asociaciones acreditadas por este órgano contralor.

Nuevamente, esta auditoría interna, consulta al Concejo Municipal mediante oficio AI-101-253- 13, sobre las instrucciones por escrito para la Asociación Cultural de Coronado, tanto de la preparación del presupuesto como para la presentación de la liquidación. En acuerdo 2013-185-26 se acoge informe de la Comisión de Hacienda y Presupuesto que indicó: “Recordar a la administración la solicitud formulada en el acuerdo 2013-177-38 con el fin de que elabore un documento con las directrices para el uso de fondos públicos por parte de asociaciones acreditadas ante la Contraloría General de la República con base en la normativa dictada por ese ente contralor y lo presente a este Concejo a más tardar el 11 de noviembre 2013.

Y en el punto 3 menciona: “Indicar a la Licda. Ivonne Campos Romero, auditora interna, que este Concejo Municipal no ha tomado ningún acuerdo donde se giren instrucciones escritas a la Asociación Cultural de Coronado para la presentación del presupuesto y la liquidación. Sí se ha instruido verbalmente al señor Julio Otárola, representante de esa asociación, en reunión con la Comisión de Hacienda y Presupuesto, en la cual estuvo presente el señor Jesús Araya, contador municipal, acerca de la forma en que debe presentar el presupuesto y la liquidación según la normativa emitida por la Contraloría General de la República”.

No se encontró evidencia de la elaboración de este documento por parte de la Administración.

Tanto en las liquidaciones presupuestarias de la Asociación Cultural de Coronado como la Asociación Folclórica, presentan un superávit por lo que resulta necesario que se incluya en la reglamentación interna el manejo que deben de darse a estos rubros por parte del sujeto privado.

Dicha situación podría generar que se dupliquen informes y de esta manera no se pueda contar con información oportuna, confiable y útil para la toma de decisiones.

2.2. Incumplimiento de actividades de fiscalización y control según oficio 14299, DFOE-188, de la Contraloría General de la República.

De la revisión efectuada por esta auditoría interna, se verificó que se otorgaron fondos a dos asociaciones: Asociación Cultural de Coronado, que mediante cheque 2451 del Banco de Costa Rica se le giraron fondos el 01 de octubre 2013 por un monto de ¢ 5.500.000,00 y a la Asociación Cívica de rescate y proyección folclórica con el cheque 12152 del Banco Nacional de Costa Rica el 19 de diciembre 2013 por un monto de ¢1.500.000,00.

Se les solicitó por parte de esta auditoría interna a los sujetos privados indicados anteriormente, que remitieran los documentos presentados a la administración o al Concejo Municipal previos a la asignación de los recursos 2013 e informes de liquidación de este período.

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Con esta documentación se procedió a revisar, y se determinó que varios requisitos de la mencionada circular, no se cumplieron tales como:

2.2.1. Inciso II Requisitos previos a la asignación de recursos:

Este inciso indica una serie de requisitos que deben de cumplirse con la presentación de diversa documentación, tales como: Solicitud firmada por el representante legal, con el número de la cédula jurídica, domicilio legal, teléfono, fax, correo, nombre del programa o proyecto, objetivos del programa o proyecto, antecedentes e historial del programa, una serie de declaraciones juradas, plan de trabajo, presupuestos, fotocopia de cédula jurídica, copia fiel del acta del sujeto privado, que conste la aprobación del plan de trabajo autenticada por un notario público, copia de los estados financieros, organigrama. Además de cumplir con los formatos mínimos de los anexos 1 y 2 de este oficio.

Se determinó de la revisión efectuada, que no se presentaron dichos requisitos para el período 2013, no obstante, para el período 2015, la Asociación Folclórica los presentó ante el Concejo Municipal, sin embargo, de los acuerdos certificados entregados por la secretaria del Concejo a solicitud de esta auditoría, de los períodos 2013 y 2014, no se encontró evidencia que exista algún pronunciamiento por parte de este órgano colegiado, con respecto a esta documentación. En el caso de la Asociación Cultural de Coronado, no fue remitida dicha documentación a esta auditoría interna para verificar si fue presentada.

En oficio AL-200-016-15 del 09 de enero 2015, indicó el señor Alcalde a esta Auditoría Interna, que “El proceso de giro a los sujetos privados inicia con la solicitud que la entidad realiza ante el Concejo Municipal, el Concejo Municipal la traslada a la Comisión de Jurídicos , una vez que esta Comisión hace su recomendación, el Concejo Municipal hace la solicitud expresa ante la Administración, el Despacho del Alcalde solicita a Proveeduría la respectiva nómina de pago, que una vez firmada por el suscrito la envía a la Dirección Financiera para que se aplique el pago.”

2.2.2. Inciso III Asignación de recursos:

Este inciso indica que después de verificar el cumplimiento de los requisitos anteriores se podrá asignar los recursos, no obstante, no se logró determinar que se corroboraran los requisitos del inciso II por parte de la Municipalidad.

2.2.3. Inciso V Giro de los Recursos:

La circular anteriormente citada, indica que los fondos para sujetos privados podrán girarse previo cumplimiento de una serie requisitos, tales como: Carta suscrita por el representante legal que incluya una declaración jurada en la que se indique que los fondos serán manejados exclusivamente en una cuenta corriente bancaria especial para este tipo de fondos, que se llevarán registros independientes en la contabilidad, número de la cuenta corriente bancaria del banco

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estatal, una aceptación incondicional de presentar a la entidad pública los informes correspondientes con la periocidad que este le indique, estar al día con la presentación de informes y liquidaciones de beneficios patrimoniales y los que establezca la entidad pública.

De acuerdo a la revisión realizada a los soportes documentales de los cheques entregados a los sujetos privados, se determinó que los acuerdos tomados por el Concejo Municipal no hacen referencia al cumplimiento de los requisitos mencionados, por lo que no queda evidencia si se llevó a cabo esa revisión.

2.2.4. Inciso VI, Liquidación de cuentas:

De las revisiones efectuadas a las liquidaciones presupuestarias 2013 se logró determinar lo siguiente:

La Asociación Cultural de Coronado la presentó el 14 de febrero 2014, la cual se encuentra dentro del tiempo establecido en el oficio de la Contraloría General de la República.

No obstante, la liquidación presentada por la Asociación Folclórica, fue presentada el 17 de marzo 2014, la normativa establece que debe presentarse a más tardar el 16 de febrero de cada año.

Además, en el citado oficio de la Contraloría, se encuentran los formatos con información básica que debe presentar la liquidación, de la revisión efectuada a dichas liquidaciones, se determinó que no se cumple con la presentación completa de esta información contenidas en los anexos 3 y 4 del oficio indicado anteriormente.

En el informe AI-008-2012 sobre la Ejecución y liquidación presupuestaria de la Asociación Cultural de Coronado, esta auditoría interna giró las recomendaciones siguientes al Concejo Municipal:

a. Establecer los mecanismos necesarios para la asignación, el giro, el seguimiento y el control del uso de los fondos que se conceden a sujetos privados, con fundamento a lo establecido en el ordenamiento jurídico aplicable. En un plazo de 3 meses a partir de recibido este informe. (Ver punto 2.1, 2.2 y 2.3).

b. Determinar el uso de lo no ejecutado en los períodos anteriores por parte de la Asociación Cultural. En un plazo de 3 meses a partir de recibido este informe. (Ver punto 2.1).

En oficio AU-101-276-14 del 27 de noviembre 2014, se le consultó al Concejo Municipal del estado de dichas recomendaciones y en oficio AU-101-287-14 se envió recordatorio, no obstante no se recibió respuesta.

El oficio de la Contraloría, indicado anteriormente, establece en el inciso VII que es responsabilidad de las entidades u órganos públicos concedentes de beneficios patrimoniales en favor de sujetos privados y que los servidores de dichas entidades deben de velar el cumplimiento

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de las regulaciones anteriores e implementar los mecanismos de control necesarios y suficientes para verificar la correcta utilización y destino de todos los beneficios que otorga.

Lo anterior podría ocasionar que no se cuente con datos importantes para supervisar el buen uso de los recursos.

2.3. Ausencia de un control del origen y aplicación de los fondos presupuestados y ejecutados correspondientes a las cuentas presupuestarias de “Transferencias corrientes a entidades privadas sin fines de lucro” e “Impuesto sobre la propiedad”.

Los montos indicados en la cuenta de transferencias corrientes a entidades privadas se presupuestan con un monto que lo determina el Concejo Municipal o la Administración, no se determina por porcentajes o montos fijos, según lo indicado en entrevista realizada al contador municipal y la fuente u origen para financiar estas transferencias provienen de la cuenta “Impuesto sobre la propiedad”.

De acuerdo a la información suministrada por el departamento de contabilidad a la auditoría interna, el presupuesto ordinario de ingresos 2013 de la cuenta de Impuestos sobre la propiedad, se recolectó un 92.18%; y del reporte de Egresos 2013, de la cuenta Transferencias corrientes a entidades privadas sin fines de lucro, se giró el 100%.

Al girarse el 100% de lo presupuestado a los sujetos privados y omitiéndose que no entraron todos los recursos presupuestados de la cuenta origen, puede ocasionar desbalances en las finanzas municipales ya que, en todo estado de origen y aplicación de fondos el valor de los orígenes siempre debe ser igual al valor de las aplicaciones.

La Ley de administración financiera y presupuesto público indica en sus principios presupuestarios, el principio de equilibrio presupuestario, ya que este deberá reflejar equilibrio entre los ingresos, los egresos y las fuentes financieras, y la condición anterior mencionada, podría ocasionar que se estén brindando recursos mayores a lo recaudado para ese fin.

En oficio AL-200-1382-14 del 12 de diciembre 2014 indicó el sr. alcalde que: “Se estarán girando instrucciones al departamento financiero para que exista el control entre el origen y aplicación de los fondos presupuestados y ejecutados correspondientes a los sujetos privados”, el

cual envió oficio AL-200-1387-14 del 15 de diciembre donde se realiza la solicitud a dicho departamento.

2.4 No se encontró evidencia que se vinculen las actividades de los sujetos privados con el plan operativo institucional y la matriz de riesgos

.

No se encontró evidencia de esta vinculación, se le comunicó al señor alcalde de esta condición y en oficio AL-200-1382-14 indicó que se estarán girando las instrucciones al encargado de control interno para que se vinculen las actividades en el plan operativo anual y a la matriz de riesgos.

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En oficio CI-208-087-2014 el contralor interno indicó “que las actividades de los sujetos privados no se contemplan directamente en el Plan Anual Operativo de la Matriz de Riesgos institucional, de manera específica sin embargo en ambos documentos se contempla este tema en términos generales. El despacho del Alcalde ha solicitado que en un futuro se incluya este tema de forma específica en el PAO por los que tenemos que eliminar alguna meta pues no podemos sobrepasarnos de 70, según lo recomendado. Con respecto a la matriz de riesgos, le informo que la misma está siendo revisada en este momento y trataremos de que sea incluido lo referente a sujetos privados en dicha matriz de acuerdo con lo señalado en el Capítulo V de las Normas sobre actividades de control de las normas de control interno para el sector público (N.2.2009-CO- DFOE)”.

Como indica la Ley de administración financiera y presupuesto público, todo presupuesto público deberá responder al plan operativo institucional, y si dicha partida se encuentra presupuestada, deberá ser incluido en dicho plan operativo, por lo que no podríamos medir si se cumple con el fin para el que fueron otorgados los recursos.

Al no incluirse en la matriz de riesgos institucional, no se estaría valorando los riesgos adecuadamente de esta área.

En oficio AL-200-1382-14 del 12 de diciembre 2014 indicó el sr. alcalde que: “Se estarán girando instrucciones al Encargado de control interno para que se vinculen las actividades de los sujetos privados en el plan operativo anual y a la matriz de riesgos”, y remitió copia del oficio AL-200- 1387-14 del 15 de diciembre donde realizó la solicitud a dicho encargado.

2.5 Aspectos relacionados con la revisión efectuada a las liquidaciones 2013 sujetos privados.

Las fechas de las facturas presentadas por la Asociación Cultural de Coronado adjuntadas a la liquidación presupuestaria 2013, corresponden al período correspondiente.

En el caso de las facturas presentadas por la Asociación Cívica de rescate y proyección folclórica, adjuntadas a la liquidación presupuestaria, algunas presentan las siguientes condiciones:

Factura 80 por ¢1.685,00, factura 83197 por ¢11.450,00, factura 3312 por ¢3.000,00: sin fechas y sin nombre de cliente.

Factura 14 por ¢8.000,00 del 06/01/2014, no corresponde al período liquidado, incumpliéndose el principio de anualidad de la Ley de Administración Financiera y Presupuesto Público.

La falta de los aspectos indicados anteriormente en las facturas, que exige la normativa legal, afecta negativamente para la rendición de cuentas del uso correcto de los fondos otorgados al sujeto privado.

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2.6 Aspectos encontrados de la revisión efectuada de los expedientes de los sujetos privados:

En primera instancia, se le solicitó al alcalde municipal los expedientes de los sujetos privados, mediante oficio AL-200-1378 el señor alcalde remitió dicha solicitud al director financiero, en oficio AU-101-295-14 esta auditoría reitera la solicitud al director. En respuesta de esta solicitud, adjunta en oficio DF-220-183-2014 copia de la respuesta al señor alcalde, donde indicó que el departamento financiero lo único que tiene es la orden de girar los montos destinados a estos grupos ya sea por mandato del Concejo Municipal o del Alcalde. Indicó además, que los expedientes deben ser confeccionados por el despacho o por el Concejo Municipal, pues son los que reciben los documentos respectivos, mismos que hacen el estudio y dan el criterio para separar el monto anual.

Por tanto, por parte de la administración no se recibió ningún expediente.

Se realiza dicha solicitud al Concejo Municipal mediante oficio AU-101-287-14 y mediante acuerdo del Concejo Municipal, 2014-243-27, se remitieron los expedientes 2013 y 2014 a esta auditoría interna y se determinó lo siguiente:

2.6.1 Expediente Asociación cívica y proyección folclórica de Coronado.

El expediente del año 2013 se encontró sin foliar, se ubican únicamente acuerdos del Concejo Municipal, no se encontró documentación entregada por esta Asociación.

Se encontró en el expediente el acuerdo 2013-144-029 de la sesión ordinaria número 144 del lunes 21 de enero 2013, donde se acoge el informe de la comisión de educación y cultura, referente al acuerdo 2013-143-08 sobre solicitud de la asociación cívica de rescate y proyección folclórica de Coronado y se acordó que, de acuerdo a la documentación presentada, la cual se encontró completa, con su respectiva cédula jurídica, personería jurídica, acta constitutiva, el aval del Concejo de Distrito, la recomendación del departamento legal de la Municipalidad de Vázquez de Coronado, y tomándose en cuenta el trabajo que realiza la Asociación por el fortalecimiento de los valores éticos, morales y tradicionales en el Cantón, esta Comisión recomendó reconocer a la Asociación Cívica de rescate y proyección folclórica de Coronado como idónea para captar recursos municipales.

No se encontró en este expediente alguna documentación referente de cuáles son los requisitos que tuvo que presentar la Asociación para aspirar al estudio de idoneidad, qué aspectos determinantes se consideraron en el estudio para la calificación, una guía de verificación del cumplimiento de los requisitos presentados, criterio legal, y un aspecto de suma importancia, la vigencia de dicha calificación.

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2.6.2 Expediente Asociación Cultural de Coronado.

El expediente del año 2013 se encontró sin foliar, se ubican únicamente acuerdos del Concejo Municipal, no se encontró documentación entregada por esta Asociación.

No se encontró la calificación de idoneidad de esta asociación, ni evidencia de la vigencia de esta o de alguna valoración realizada por el Concejo Municipal.

De acuerdo a las normas de Control Interno para el Sector Público se indica en el punto 4.4 sobre la exigencia de la confiabilidad y oportunidad de la información, ya que se deben de diseñar, adoptar y evaluar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente que se recopile, procese, mantenga y custodie información de calidad sobre el funcionamiento del sistema de control interno y sobre el desempeño institucional.

Al no estar la documentación completa en el expediente, puede ocasionar que no se encuentre la documentación requerida y no se respalde adecuadamente las actuaciones con respecto a lo concerniente a los sujetos privados.

3. Conclusiones:

Los resultados de este informe revelaron que para los fondos girados a sujetos privados del período 2013, se incumplieron aspectos de suma importancia establecidos en el oficio 14299, DFOE-188 de la Contraloría General de la República.

Al no existir reglamentación interna establecida, se dejan por fuera aspectos importantes para el cumplimiento de varios requisitos como la presentación de informes previos y posteriores al giro de dichos recursos, entre otros fundamentales como es la calificación de idoneidad del sujeto privado.

En los expedientes de los sujetos privados, suministrados por el Concejo Municipal, no se encontró evidencia de los procedimientos que se llevaron a cabo o las valoraciones realizadas para otorgar la calificación de idoneidad a la Asociación Folclórica y no se encontró evidencia de la calificación de idoneidad de la Asociación Cultural.

Recomendaciones 4.1 Concejo Municipal.

a. Establecer las acciones necesarias para la elaboración de la normativa relacionada con la calificación de idoneidad, transferencias y otros que se consideren importantes en materia relacionada a sujetos privados que reciban fondos de esta Municipalidad. La acreditación del cumplimiento de esta recomendación, se hará mediante la remisión de un oficio de este

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Concejo a la Auditoría Interna, que se consigne y se adjunte dicha normativa aprobada. Ver punto 2.1 de este informe. En un plazo de dos meses a partir de recibido este informe.

b. Implementar los mecanismos de control necesarios para el cumplimiento de la normativa establecida en el oficio 14299, DFOE 188 de la Contraloría General de la República. Para dar por cumplida esta recomendación, deberá informar mediante oficio dirigido a la Auditoría Interna, sobre los mecanismos de control que se implementaron para el cumplimiento del oficio indicado. Ver punto 2.2 de este informe. En un plazo de un mes a partir de recibido este informe.

c. Implementar acciones para la correcta verificación de la información que deben contener las facturas y para que las erogaciones se realicen en los períodos correspondientes al presupuesto vigente. Para dar por cumplida esta recomendación deberá informar mediante oficio sobre las actividades que se ejecutarán para llevar a cabo dicha verificación y sus responsables. Ver punto 2.5 de este informe. En un plazo de un mes a partir de recibido este informe.

d. Tomar las acciones necesarias para que en el expediente se encuentre toda la información requerida en materia de sujetos privados. Para acreditar el cumplimiento de esta recomendación deberá mediante oficio a esta Auditoría Interna las acciones que se van a ejecutar y sus responsables. Ver punto 2.6 de este informe. En un plazo de dos meses a partir de recibido este informe.

4.2 Al alcalde municipal

a. Implementar las políticas internas pertinentes, para lograr un equilibrio presupuestario entre los ingresos y egresos referentes a los desembolsos de los sujetos privados. Para acreditar esta recomendación deberá mediante oficio informar a esta auditoría las políticas implementadas sobre este tema. Ver punto 2.3 de este informe. En un plazo un mes a partir de recibido este informe.

b. Vincular las actividades de los sujetos privados con el plan operativo institucional según corresponda y la valoración de los riesgos e inclusión en la matriz de riesgos institucional.

Para acreditar esta recomendación deberá mediante oficio informar a esta auditoría las medidas tomadas con respecto a este tema. Ver punto 2.4 de este informe. En un plazo de un mes a partir de recibido de este informe.