MICROSOFT EXCEL 2007
1 ¿QUE ES UNA HOJA DE CÁLCULO?
Una hoja de cálculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden contener: texto valores numéricos, fechas y datos horarios fórmulas o funciones matemáticas, que permiten determinar el valor de esta celda en función de los valores de otras celdas.
1.1 ALGUNA HOJAS ELECTRÓNICAS:
Quoattro Pro Lotus 1-2-3
Microsoft Excel. integrada en Microsoft Office OpenOffice.org calc en OpenOffice.org Gnumeric, integrada en Gnome Office KSpread, de KOffice
1.2 VENTAJAS DE UNA HOJA DE CÁLCULO:
• Permite combinar datos tales como números, texto, valores lógicos, y formulas;
obteniendo una hoja contable computarizada.
• Se pueden generar gráficos y tablas para mostrar las relaciones entre los datos.
• A través de las relaciones mediante fórmulas entre datos se crea un ambiente dinámico lo cual implica que al modificar algunos datos; también se modifican los que tienen relación de dependencia entre ellos.
2 ¿QUÉ ES MICROSOFT EXCEL?
Es un sistema para la creación de hojas de cálculo, cuyas posibilidades de trabajo, cálculo y presentación son amplias. Permite la creación de gráficos que se modificarán automáticamente al modificar los datos en su hoja de cálculo.
3 ¿CÓMO INICIAR UNA SESIÓN DE TRABAJO EN EXCEL?
En el escritorio se sigue la siguiente ruta.
• Inicio Programas Microsoft Office M. Office Excel
• Por medio de un acceso directo.
• Al abrir cualquier archivo de Excel
• Usando la opción Ejecutar del menú de Inicio y teclee el nombre Excel
Microsoft Excel 2007 tiene un nuevo aspecto, una nueva interfaz de usuario (IU) que reemplaza los menús, las barras de herramientas y la mayoría de los paneles de tareas de las versiones anteriores de Excel con un único mecanismo que es sencillo e intuitivo.
La nueva interfaz se ha diseñado de forma que le ayude a ser más productivo en Excel y que le sea más fácil buscar las características adecuadas para varias tareas, descubrir la nueva funcionalidad y ser más eficiente.
4.1 Barra de fórmulas
La Barra de Fórmulas, que se encuentra inmediatamente debajo de la cinta de Opciones, presenta los tres sectores siguientes:
• El sector de la izquierda o Cuadro de Nombres: muestra la ubicación de la celda activa indicando la columna (A) y la fila (1) en que se encuentra, también permite ver los nombres de celdas o grupos de celdas.
• El sector central: indica que se está en modo de edición (es decir, introduciendo nombres, funciones, números, etc.). El botón permite anular el cambio que se está realizando en el contenido de la celda, el botón equivale a pulsar la tecla Intro, y el botón es equivalente a llamar al Asistente de Funciones .Excel no permite ejecutar ningún comando mientras este sector esté activo.
• El sector de la derecha o Barra de Formulas muestra el contenido de la celda activa la edición de este contenido puede hacerse tanto en este sector como en la propia celda.
4.2 Barras de desplazamiento.
Celda
fila Columna
Barra de
Fórmulas
Se encuentran en la parte inferior derecha de la ventana de aplicación. Las barras vertical y horizontal, que permiten acceder a cualquier celda de la hoja. A la izquierda de la barra inferior de desplazamiento pueden verse los controles que permiten moverse entre las diversas hojas de cálculo que constituyen el libro de trabajo en el que se está trabajando. Clicando en los controles adyacentes (a la izquierda) pueden llegar a verse las pestañas de todas las hojas, o bien desplazarse hasta la primera o la última con una sola operación.
4.3 Barra de Estado
En la parte inferior de la hoja de cálculo aparece la Barra de Estado, en la que se presenta una breve información acerca del comando que ha sido seleccionado o del estado actual del espacio de trabajo. También contiene el Zoom, y los botones de vistas.
4.4 Botones de presentación:
En la esquina inferior derecha se presentan las diferentes vistas que puedo tener del documento: 1.
Normal, 2. Diseño de página, 3. Vista Previa de Salto de Página.
4.5 Zoom
Si desee ver los detalles más de cerca en la Hoja o alejar la vista del documento debe usar esta opción. Mire en la esquina inferior derecha. Arrastre el control deslizante hacia la derecha para acercarse y hacia la izquierda para alejarse.
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el cuadro de diálogo Zoom, donde puede especificar un porcentaje de zoom.
Si el mouse (ratón) tiene una rueda, puede mantener presionada la tecla CTRL y girar la rueda hacia delante para acercarse y hacia atrás para alejarse.
También puede encontrar los comandos Zoom en la ficha Ver.
5 AGREGAR COMANDOS A LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO
Algunos comandos de Excel 2003 están disponibles en Office Excel 2007 sólo desde la lista de todos los comandos del cuadro de diálogo Opciones de Excel. Para utilizar estos comandos en Excel 2007, primero agréguelos a la Barra de herramientas de acceso rápido como se explica a continuación:
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de
Excel.2. En la lista a la izquierda, haga clic en
Personalizar.3. En el cuadro de lista desplegable Comandos
disponibles en, haga clic en Todos los comandos.4. En el cuadro Personalizar barra de herramientas de acceso rápido 5. En el cuadro Personalizar barra de
herramientas de acceso rápido, seleccione Para todos los documentos (predeterminado) o bien un documento específico.
6. Haga clic en el comando que desea agregar y a continuación, haga clic en Agregar.
7. Repita el paso para cada comando que desee agregar.
8. Haga clic en los botones de flecha Subir y
Bajar para organizar los comandos en el orden en que desee que aparezcan en la Barra de
herramientas de acceso rápido.
6 TRABAJANDO CON MICROSOFT EXCEL
Excel puede trabajar simultáneamente con un número ilimitado de hojas de cálculo siempre que la memoria del ordenador lo permita. Distintas hojas de cálculo se agrupan formando un fichero denominado libro de trabajo. Cada hoja puede contener hasta 1.048.576 filas por 16.384 columnas haciendo un total de 17.179.869,184 celdas. Las columnas se identifican mediante letras (A, B, C,..., AA, AB, ..., AAA,AAB,…XFD), mientras que las filas son identificadas mediante números (1, 2, 3, ..., 1.048,576).
Una casilla o celda se identifica con la/s letra/s indicadoras de la columna, seguidas del número indicativo de la fila (por ejemplo: A2, R6, V165, AJ231, etc.) Las celdas son la intersección entre una fila y una columna.
7 LAS HOJAS DE EXCEL
Cada libro por defecto tiene 3 hojas de cálculo, llamadas también por defecto Hoja1, Hoja2 y Hoja3. En todo momento Excel tiene, para cada libro de trabajo, una hoja de cálculo activa (aquella cuya pestaña aparece resaltada en la parte inferior de la pantalla). Por defecto, la hoja activa es la primera, en este caso Hoja1. Puede activarse una hoja u otra sin más que dar clic con el ratón en la pestaña correspondiente. También pueden mantenerse activas varias hojas de cálculo al mismo tiempo, pulsando la tecla Ctrl al mismo tiempo que se hace clic sobre las pestañas de otras hojas (sí la hoja esta activada, al clicar sobre su pestaña con la tecla Ctrl pulsada la hoja se desactiva, y viceversa). Cuando varias hojas están activas al mismo tiempo, los datos o los formatos que se introducen en una de ellas se introducen también en las demás hojas activas, en las posiciones correspondientes.
Si se presiona el botón derecho del ratón sobre alguna de las pestañas, se despliega un menú contextual en el que le permite insertar una nueva hoja de cálculo, borrarla, cambiarle el nombre, moverla, copiarla, cambiar el color de la etiqueta…
La forma más sencilla de cambiar el nombre a una hoja de cálculo es dar clic dos veces sobre la pestaña que lleva su nombre, en cuyo caso el fondo da la pestaña pasa a ser negro, pudiendo escribir directamente el nuevo nombre.
Por otra parte, es posible cambiar el orden en el que aparecen las hojas de cálculo sin más que clicar sobre la pestaña de una de ellas y arrastrarla con el ratón hasta la nueva posición que se desea que ocupe.
8 ACTIVACIÓN Y SELECCIÓN DE CELDAS
La celda activa es la única celda que puede recibir cualquier cosa que se introduzca por el teclado.
Así pues, antes de introducir -o borrar- algo en una celda, hay que hacer que esa celda sea la celda activa. Una celda se convierte en celda activa clicando sobre ella. La celda activa se puede desplazar a celdas vecinas con las flechas del teclado. Puede también avanzar o retroceder una
“pantalla” con las teclas AvPág y RePág del teclado.
A continuación se van a describir algunas de las formas de que dispone Excel para seleccionar celdas:
1. Para seleccionar toda la hoja de cálculo basta con clicar con el ratón en la esquina superior izquierda de la hoja, (intersección de la fila con los nombres de columnas y la columna con la numeración de filas).
2. Para seleccionar una determinada fila o columna, bastará clicar una sola vez sobre la etiqueta -el número o la letra correspondiente a la fila o a la columna, respectivamente-. Para seleccionar un rango de varias filas y/o columnas contiguas, basta clicar sobre la primera (o última) etiqueta, y arrastrar sin soltar el botón del ratón hasta la última (primera) etiqueta del rango deseado.
3. Para seleccionar un bloque contiguo de celdas -un rectángulo-, hay que clicar con el ratón en una de las esquinas del bloque, y arrastrar el cursor hasta la celda ubicada en la esquina del bloque opuesta a la inicial. También se puede seleccionar un rectángulo clicando primero sobre la celda de una esquina y luego -manteniendo pulsada la tecla Mayúsculas- volviendo a clicar sobre la celda en la esquina opuesta; esta operación selecciona todo el rango de celdas entre las dos operaciones de clic.
4. Para seleccionar bloques no contiguos de celdas basta seleccionar cada bloque por el procedimiento explicado, manteniendo presionada la tecla Ctrl. De esta forma la nueva selección no anula los bloques seleccionados precedentemente. Esta técnica puede utilizarse en combinación con la indicada en 2 para seleccionar filas o columnas no contiguas.
Un concepto muy importante en Excel es el concepto de celdas seleccionadas. Si se selecciona un rectángulo de celdas, al pulsar la tecla Intro la celda activa se va desplazando por la zona seleccionada, recorriéndola por columnas. Cuando se llega a la última celda seleccionada, se vuelve a comenzar por la primera. Esto es útil para introducir texto o números en un rango de celdas, desplazándose automáticamente al pulsar Enter.
9 INTRODUCCIÓN DE DATOS
La forma más sencilla de introducir datos es seleccionar la celda correspondiente para que se convierta en celda activa, y a continuación introducir en ella los datos -texto, números, fórmulas,...- mediante el teclado o haciendo Pegar de una selección previamente almacenada. Los datos introducidos aparecen tanto en la propia celda como en la Barra de Fórmulas. Estos datos pueden ser editados -borrar e insertar caracteres, sustituir texto, etc.- de la forma habitual en todas las
flechas del teclado. También la selección de una parte del texto se hace del modo habitual. Los datos se terminan de introducir clicando sobre el botón de validar en la Barra de Formulas, pulsando Enter, o simplemente cambiando de celda activa con las flechas del teclado.
Recuérdese que pueden introducirse los mismos datos y/o formatos en varias hojas de cálculo simultáneamente, teniéndolas seleccionadas todas ellas al mismo tiempo. Las celdas seleccionadas se distinguen porque adquieren color oscuro.
Como ya se ha dicho, la selección de celdas puede emplearse también para introducir datos en un conjunto de celdas de una hoja de cálculo. Cuando una zona de la hoja está seleccionada, los datos que se teclean se introducen en la celda activa de dicha zona. Cada vez que se pulsa Intro, la celda activa se traslada de modo automático a la celda siguiente de la selección. Las zonas rectangulares se recorren primero por columnas y luego por filas. Cuando se termina de recorrer toda la selección, si se pulsa Intro vuelve a comenzarse otra vez por la primera celda.
10 INSERCIÓN DE COMENTARIOS.
En Microsoft Office Excel le permite agregar una nota a una celda insertando un comentario. Los comentarios
permanecen ocultos (si así lo desea) y presentan una pequeña esquina de color rojo en la parte superior derecha de la celda, cuando el cursor se posiciona sobre la celda el comentario aparece y desaparece al retirar el puntero de la celda. Puede modificar el texto de los comentarios y eliminar los comentarios que ya no necesite. Utilice las opciones Nuevo, Modificar, Eliminar, Mostrar todos los comentarios del grupo Comentarios de la ficha Revisión.
Para agregar un comentario haga lo siguiente:
1. Haga clic en la celda a la que desea agregar el comentario.
2. En la ficha Revisar, en el grupo Comentarios, haga clic en Nuevo comentario.
11 MOVER Y COPIAR CELDAS
Para trasladar (o copiar) el contenido de una selección de celdas a otra hoja de cálculo (o a otra parte de la misma hoja de cálculo), puede procederse de los modos siguientes:
1. Después de seleccionar las celdas, elegir el comando Cortar (o Copiar) del grupo Portapapeles de la ficha Inicio. la selección queda rodeada por un contorno especial (contorno circulante), que indica que su contenido está dispuesto para ser pegado en otro sitio. A continuación, se elige el comando Pegar o Pegado especial, de este mismo grupo. Con el comando Pegado especial puede controlarse exactamente lo que se quiere copiar: datos, fórmulas, formatos, o todo. Por supuesto, pueden utilizarse también las combinaciones de teclas que ya conoce. El contorno circulante se elimina al hacer Pegar o al hacer un nuevo Cortar o Copiar sobre otra selección.
arrastra la selección hasta la posición deseada. Arrastrando simplemente, la selección se traslada;
apretando al mismo tiempo la tecla Ctrl, el texto se copia (aparece un signo + junto al cursor que indica que se está copiando).
12 TRABAJANDO CON FILAS Y COLUMNAS.
Las filas y columnas pueden ser manipuladas al efectuarse sobre ellas operaciones de modificación del tamaño, inserción y eliminación.
Modificando el tamaño de las filas y columnas
Las alturas de las filas y las anchuras de las columnas pueden modificarse de varias maneras:
1. Con el ratón, arrastrando el borde de la cabecera de la fila o de la columna (la modificación afecta a la fila o columna anterior al borde arrastrado). Sobre el cursor aparece la dimensión de la fila o columna que se está modificando.
2. Seleccionando las filas y/o columnas cuya altura y/o anchura se desea modificar, y eligiendo en la ficha Inicio la opción Formato del grupo Celdas. Con cualquier opción deberá escribir en el cuadro de diálogo la dimensión deseada.
3. Utilizando el menú contextual al dar clic derecho sobre la fila o columna titulo, se selecciona la opción Alto de fila o Ancho de columna.
Inserción de filas, columnas y bloques de celdas
Para insertar N filas, basta seleccionar las N filas delante de las cuáles se quiere realizar la inserción.
A continuación de clic derecho para encontrar la opción Insertar o puede hacerlo eligiendo del grupo Celdas de la ficha Inicio la opción Insertar.
De modo análogo, para insertar N columnas, basta seleccionar las N columnas delante, de las cuáles se quiere realizar la inserción. A continuación se elige el comando Columnas del menú Insertar.
Para insertar un bloque de celdas rectangular, basta seleccionar un bloque de las mismas dimensiones delante del cual se quiere realizar la inserción. A continuación se elige el comando Insertar Celdas de la ficha Inicio del grupo Celdas, y se abre un cuadro de diálogo que pregunta si, para realizar la inserción, se quieren desplazar las otras celdas hacia la derecha (sin que ninguna celda cambie de fila) o hacia abajo (sin que ninguna celda
cambie de
columna).
En el cuadro de diálogo también se ofrece la posibilidad de insertar filas o columnas completas, de acuerdo con la selección realizada.
Este cuadro de dialogo se puede obtener también dando clic derecho sobre cualquier celda y elegir Insertar.
Eliminando filas y columnas.
Análogamente podemos eliminar celdas, filas y columnas utilizando la opción eliminar del grupo Celdas de la ficha Inicio. En el caso de las filas o columnas la operación se hace de forma inmediata, si se trata de de celdas obtendrá el siguiente cuadro de dialogo:
Este cuadro de dialogo se puede obtener también dando clic derecho sobre cualquier celda y elegir eliminar.
También; utilizando el menú contextual al dar clic derecho sobre la fila o columna titulo, se selecciona la opción Eliminar, el cambio es inmediato.
13 FORMATO DE DATOS
Excel ofrece muchas posibilidades de formatear los números y el texto contenido en las celdas de datos, así como el tamaño de las propias celdas, de forma que pueden conseguirse presentaciones de verdadera calidad. A continuación se describen algunas de estas posibilidades.
Las siguientes opciones las encuentra en la ficha Inicio en la Cinta de Opciones.
Grupo Fuente
Básicamente las opciones más populares de formato se encuentran en esta ficha, el grupo Fuente, alineación, número y estilos le proporciona estas opciones: (Para saber para qué sirve cada botón, basta colocar el cursor sobre él y esperar un par de segundos)
Los principales botones de esta ficha son:
-Fuente y Tamaño:
Le permite cambiar el tipo y el tamaño de la fuente.
-Botones de negrita, itálica y subrayado:
Permiten cambiar el formato de textos y números en la forma habitual de estas opciones.
- Botón de Bordes:
Permite generar cuadros con las celdas del programa, para ello se seleccionan las celdas a recuadrar y se selecciona la opción de este botón deseada pudiendo recuadrarse toda o solo uno de los laterales con línea simple, doble o gruesa.
- -Botón de Relleno:
Permite rellenar las celdas con color, con ello se puede lograr destacar ciertas casillas que se consideren más importantes.
- Color de fuente:
Permite la elección del color con el que se va a escribir entre una gran gama cromática.
Alineación.
- Botones de alineación:
Permiten centrar o alinear textos y números por la izquierda o por la derecha de las celdas. Por defecto Excel alinea el texto por la izquierda y los números por la derecha. El cuarto botón se llama Centrar y permite centrar el texto de una celda a lo ancho de una selección de celdas.
- Orientación:
Gira el texto a un ángulo diagonal, o a una orientación vertical.
- Formato de Número:
Permiten controlar formatos de uso habitual, tales como los símbolos para unidades monetarias, el formato de porcentaje (%), o el aumento o disminución de cifras decimales.
- Combinar y centrar:
Une las celdas seleccionadas en una celda de mayor tamaño y centra el contenido en la nueva celda.
Generalmente se utiliza para crear etiquetas que abarcan varias columnas.
