Manual de procedimientos Departamento de Tecnologías de la Información

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(1)B13uCTE( F CÚt. J/Ui.%Ó'JI4 1A. CORPORACION COLOMBIANA DE INVESTIGACION AGROPECUARIA. fl. CENTRO DE INVESTIGACION PALMIRA. s. 24519. ANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION.

(2) BUOTECAARÜPCW W. 2012.

(3) CORPOICA Manual de Procesos y Procedimientos Volumen 1. DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACION.

(4) CORPOICA Manual de Procesos y Procedimientos Volumen 1. TABLA DE CONTENIDO DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACION INTRODUCCIÓN. 1 3. 1.. DIAGRAMAS DE PROCESO: PO100DTI-BANCO DE PROYECTOS____________ 5. 2.. DIAGRAMAS DE PROCESO: PO200DTI-APOTEOSYS_____________________ 9. 3.. DIAGRAMAS DE PROCESO: PO300DTI-COMUNICACIONES _______________ 14. 4.. DIAGRAMAS DE PROCESO: PO400DTI- ADMINISTRACIÓN RED LAN/WAN_____17. 5.. DIAGRAMAS DE PROCESO: PO500DTI-SOPORTE TÉCNICO A USUARIOS. 20. 6.. DIAGRAMAS DE PROCESOS: PO600DTI-MANEJO DE DOCUMENTOS. 25.

(5) CORPOICA Manual de Procesos y Procedimientos Volumen 1. INTRODUCCIÓN El Departamento de Tecnologías de Información de Corpoica ha realizado un análisis general acerca de los principales procedimientos que se llevan a cabo al interior del Departamento. De acuerdo a ello, se presentan 6 procesos y 17 subprocesos. Tomando en cuenta lo anteriormente expuesto, estos 6 procesos se han clasificado de la siguiente manera: • Banco Proyectos (Agenda, Convenios, Centros de costo) • Apoteosys • Comunicaciones (Administración Conmutador Definity, ETB, Internet) • Administración Red LAN/WAN (Soporte a C.1/E.E) • Soporte Técnico • Administrativos (Manejo correspondencia) Para su identfticación se ha adoptado la siguiente nomenclatura: PnnssDTlnombreproceso, donde nn corresponde a una numeración secuencial de los procesos, DTI indica que es un proceso que corresponde al Departamento de Tecnologías de Información y ss es una numeración secuencial de subprocesos al interior de cada proceso. La relación final de los procesos que se incluye en este manual es la siguiente: CODIGO PROCESO/SUBPROCESO. NOMBRE DEL PROCESO. POIOODTI. BANCO DE PROYECTOS. PO1OIDTI POIO2DTI PO1O3DTI PO1O4DTI. Emisión para C.1/E.E Consolidación Agenda de Proyectos Consolidación Agenda de Proyectos - Tibaitatá Backup Banco de Proyectos. PO200DTI. APOTEOSYS. P0201 DTI PO2O2DTI PO2O3DTI. Actualización de la Aplicación Problemas en la Aplicación con Usuarios Backup Apoteosys. PO300DTI. COMUNICACIONES.

(6) CORPOICA Manual de Procesos y Procedimientos Volumen 1. P030 1 DTI PO3O2DTI PO3O3DTI. Claves telefónicas Asignación de extensiones Reporte Mensual Llamadas. PO400DTI. ADMINISTRACIÓN RED LAN/WAN. PO401 DTI PO4O2DTI. Configuración Equipo en Red Configuración Correo Electrónico. PO500DTI. SOPORTE TÉCNICO. P0501 DTI PO5O2DTI PO5O3DTI PO5O4DTI. Mantenimiento y/o Actualización equipos Administración Correo Externo (Creación Cuenta) Administración de correo externo (Modificación y eliminación de Cuentas de Correo) Desbloqueo del correo. PO600DTI. MANEJO DE DOCUMENTOS. P0601 DTI. Recibo de Correspondencia. A continuación se presenta entonces la descripción de cada uno de ellos.. 4.

(7) CORPOICA Manual de Procesos y Procedimientos Volumen 1. 1. DIAGRAMAS DE PROCESO: POIOODTI-BANCO DE PROYECTOS POIOIDTI-Emisión para C.1/E.E. Pl - Diagrama de Proceso BANCO DE PROYECTOS — Regionales Oficina Asasora do Planoaclón SEDE CENTRAL. So.ra,d. Dopartamonlo do Tecnologías do Información. Oficina Asesen, do Planeación SEDE CENTRAL. Emisión Agenda de Proyectos Oficina Asosora do Planoeción REGIONAL. --. 1 COnenadón croo a. Co [SOLS_. IndaerIao PC,. (o). L. (). Generar UDs. (o. =. Uno de los procesos que el Departamento de Tecnologías de Información realiza es la Administración de la Base de Datos de Banco Proyectos. La ejecución de éste proceso, depende de la Oficina Asesora de Planeación ya que ella genera las directrices esenciales para la inclusión de Proyectos de Investigación en la Base de Datos.. Descripción del proceso Oficina Asesora de Planeación — Sede Central. La oficina Asesora de. Planeación genera un comunicado en donde informa que se debe generar un CD con la información que se encuentra almacenada en la Base de Datos de Banco Proyectos. Dicha información se encuentra en un Servidor de Windows NT cuyo motor de Base de Datos es SQL Server 7.0.. Departamento de Tecnologías de Información. Toda la información. consignada en la Base de Datos, mediante procesamiento de la misma, se genera y se migra a un motor de Base de Datos Access y se generan los CD's con la información de la Base de Datos y el aplicativo para que los usuarios puedan acceder dicha información. rs.

(8) CORPOICA Manual de Procesos y Procedimientos Volumen 1. Oficina Asesora de Planeación — Sede Central: Generados los CD's, la oficina de Planeación los envía por correo ordinano a cada C.1/E.E para que se IngreseModifique en la Base de Datos los proyectos de investigación nuevos o a modificar. Oficina Asesora de Planeación — C.IIE.E: Al llegar los CD's a cada C.IIE.E, esta oficina se encarga de instalar en un(as) varia(s) máquinas la aplicación para que los Líderes e investigadores de proyectos ingresen-modifiquen los proyectos de investigación. POIO2DTI- Consolidación Agenda de Proyectos. Pl - Diagrama de Proceso BANCO DE PROYECTOS -Regionales cirio Asoora do Planoación REGIONAL. f Oficina Aaasoqa dePlanoac,on SEDE CENTRAL. Consok1ación Agenda de Proyectos. Dop.rlamentodo Tocnoløgias do Información. O(icina A.osora de Planeeción SEDE CENTRAL. InOg.000 PC. oaaracaor. 1. _Ij. Y Generar COs. 1 i. 1 L. -. -. _________________________________________. C::do. Gane. Co.rnfld.ddn pee Ca,eeIda. . -. E,Ms. i. 0. Ço') (:. 1 1. 1. —j. i L0.. +. r. L 000] L 1. Ø ji. a. ___. 0. 1. [Geene IlrioeeddoJ. ---. JG.n.raCo.rnac.dóo. D,pra.iilo O. T.cfloioçao O. Istan.noi. Descripción del proceso • Oficina Asesora de Planeación — C.IIE.E. Ingresada y modificada la información en la base de datos, se debe generar un(os) Cd(s) y hacer el envío a la Oficina Asesora de Planeación - Sede Central. • Oficina Asesora de Planeación - Sede Central. Recibidos los Cd's de todas las C.1/E.E, se realiza un proceso de depuración y filtro sobre la información que contiene cada Base de Datos enviada por las C.lIE.E. Realizada esta operación, envía los Cd's al Departamento de Tecnologías de Información..

(9) CORPOICA Manual de Procesos y Procedimientos Volumen 1. Departamento de Tecnologías de Información. Recepcionados los CD's, se empieza el proceso de consolidación de la información a la Base de Datos de Banco Proyectos para cada una de los CD's de las C.1/E.E. Procesada esa información, genera los informes que, para la Oficina Asesora de Planeación son útiles en la medida en que los requerimientos de Otras dependencias se lo soliciten. De ahí en adelante, la manipulación de información depende directamente de la Oficina Asesora de Planeación - Sede Central. POIO3DTI- Consolidación Agenda de Proyectos — Tibaitatá Pl — Diagrama de Proceso BANCO DE PROYECTOS — Tibaitatá Departamento do Tocnologias do H Editicio A ______________ 1. Consolidación Agenda de Proyectos - Tibaitatá Oficina Mosora doPlanoackin SEDE CENTRAL. .1. Gamr. Co. k.oIOn. .0 __. .T*. Edr!cio B. __. A A u' -. Ln. —. LaOOOO 015. 9am.. IrIonmOøn. íTU. (i. G..ar. COaK.drn Pram,o Co.d.. e. T.colo9t.o e.. Para el C.l. Tibaitatá, por el hecho de estar en el mismo Campus del Departamento de Sistemas de Información y que en él reposa bajo su custodia la Información y la Administración de la Base de Datos de Banco Proyectos el proceso de Ingresar proyectos nuevos y modificar aquellos que existen es diferente. Descripción del proceso Red LAN — Tibaitatá: La infraestructura a nivel de Red en Tibaitatá, es substancialmente diferente a las de las C.IIE.E ya que, a pesar de que en las C.1/E.E. (-...

(10) CORPOICA Manual de Procesos y Procedimientos Volumen 1. tienen red LAN, no tienen el acceso directo al Servidor que contiene la Base de Datos de Banco Proyectos. Por tal motivo, los Usuarios Investigadores-Líderes de proyectos de Investigación pueden acceder a su proyecto cuando lo requieran y directamente. Lo único que se necesita, es que se tenga la Aplicación instalada en la máquina del usuario. Departamento de Tecnologías de Información: Como los líderes Investigadores consignan la información directamente en el Servidor de Base de Datos, procesada esa información, genera los informes que, para la Oficina Asesora de Planeación son útiles en la medida en que los requerimientos de Otras dependencias se lo soliciten. De ahí en adelante, la manipulación de información depende directamente de la Oficina Asesora de Planeación - Sede Central. POIO4DTI-Backup Banco de Proyectos Pl - Diagrama de Proceso BANCO DE PROYECTOS - Tibaitatá. Backup Base de Datos Banco Proyectos. Departamento de Tecnologías de Información. Ic!* Pi SQLSeer Procesar InformacÓn. Este proceso se realiza diariamente de acuerdo a un proceso automático programado en el Servidor que contiene la Base de Datos. Periódicamente dichos Backups se envían a una Cinta magnética que reposa en el Departamento de Tecnologías de Información. NOTA: Dentro de la Administración de la Base de Datos de Banco Proyectos, se recuerda que, en ella, reposa información Financiera de Presupuesto, Tesorería, Convenios y Centros de Costo..

(11) Manual de Procesos y Procedimientos. CORPOICA. 2. DIAGRAMAS DE PROCESO: PO200DTI-APOTEOSYS P0201 DTI-Actualización de la Aplicación. P2 - Diagrama de Proceso APOTEOSYS - Heinsohn. Actualización APOTEOSYS. Net Ó Soporte HEINSOI-IN. AporsII. _ D0P f. A. 0ntOdo Tokgs Información. Eojmndos den. -r CndanB.m6. D4m. E,rores. SI. ¡NO. La administración del Sistema de información de APOTEOSYS es vital para el buen manejo financiero de los proyectos de investigación. El mantener la Información actualizada en la aplicación es responsabilidad de los usuarios directos de la misma, pero esto va de la mano con el mantenimiento que se le dé a la Base de Datos en toda su extensión.. Descripción del proceso Información de Actualización. Heinsohn es la firma que, de acuerdo al contrato suscrito con ellos, deben mantener actualizada la Base de Datos con respecto a modificaciones, mejoras u otros procesos que tengan incidan en la Base de Datos. Ellos, a través de correo electrónico informan sobre una nueva actualización (Versión) que se debe bajar de Internet y que posteriormente se deben seguir los pasos, de acuerdo a un manual de instalación para que dicha actualización tenga efecto. . Proceso de Actualización: Recibida la actualización y el documento, se procede a ingresar a la Base de Datos para correr la actualización. Para que esta actualización no presente inconveniente, se recomienda que todos los usuarios de.

(12) CORPOICA Manual de Procesos y Procedimientos Volumen 1. Apoteosys no estén digitando información puesto que esto presentaría problemas directamente con los datos. Una vez hecha la actualización se debe verificar que en la base de datos no queden objetos inválidos, es decir, compilando la base de datos estos objetos no deben aparecer. Proceso de Compilación: Si existieren objetos inválidos en la Base de Datos, se hace necesario la comunicación directa a Heinsohn (soporte) para que den la asistencia al respecto. Esta comunicación se hace vía correo electrónico o por teléfono. Ellos por la misma vía empiezan a analizar los posible problemas y envían las soluciones a esos inconvenientes. Este proceso es repetitivo hasta que, al compilar la Base de Datos quede sin objetos inválidos. • Utilización de la Aplicación: Si no existen problemas en el momento de compilar la Base le Datos, entonces se procede a avisar a los diferentes usuarios del sistema que ya está habilitado para que puedan ingresar, consultar y modificar información en él..

(13) CORPOICA Manual de Procesos y Procedimientos Volumen 1. PO2O2DTI- Problemas en la Aplicación con Usuarios P2 - Diagrama de Proceso APOTEOSYS - Heinsohn -. L. Solución Problemas en Aplicaciones para Usuarios. Li___ y. Co.pI.døn S.s. d.. U.uros del Sislema. r. L 4. ORACLE. Aposys ORACLE. Probe,nas. x.. Mmirutredor. Descripción del proceso Problemas con Usuarios: Son los usuarios los que en definitiva avalan si el sistema está funcionando bien o no. Cuando ellos tienen problemas, el procedimiento a seguir es informar vía telefónica o e-mail cual es el problema que tienen y en que módulo. Se procede a ponerse en contacto por la misma vía con Heinsohn (soporte) para informar del problema y ellos, por igual vía dan la posible solución. Corregir los Problemas: Heinsohn informa que se debe hacer, se ejecuta lo que se diga y se entra a compilar la base de datos hasta llegar a objetos no inválidos. Este proceso es repetitivo hasta que la solución esté dada a satisfacción de los usuarios. Informar a Usuarios: Si, de acuerdo a la solución dada por Heinsohn, está concebida la resolución del problema, se les informa a los usuarios directamente.

(14) CORPOICA Manual de Procesos y Procedimientos Volumen 1. implicados del mismo, que ejecuten las pruebas de las posibles modificaciones que se hicieron para resolver el problema y que avsen si éste persiste. PO2O3DTI-Backup Apoteosys. DEPARTAMENTO DE TECNOI OGIAS DE INFORMACION. SERVIDOR DE. -. 1,. •N. SI. J. - ----------1. 1. PROCESO BACKUP. MAQUINA DE RESPALDO. TAPE BACKUP. _________. ). », toy. .. NO. _________ _. 1. -1 __. Este proceso se realiza diariamente de acuerdo a un proceso automático programado en el Servidor que contiene la Base de Datos. Periódicamente dichos Backups se envían a una Cinta magnética que reposa en el Departamento de Tecnologías de Información. NOTA: Dentro de la Administración de la Base de Datos de Apoteosys, se recuerda que, en ella, reposa información de Nómina (SINEGY). ACTORES: • Administrador del sistema • Servidor • Máquina de respaldo (PC o snap) • Tape backup ENTRADA: Solicitud de Backup periódica (Dos (2) copias semanales).

(15) CORPOICA Manual de Procesos y Procedimientos Volumen 1. SALIDA: Terminada la operación se debe asegurar que cada cinta este marcada con la fecha de realización y él numero consecutivo, estas cintas se almacenan en el estuche correspondiente y se archivan en un lugar seguro. Posteriormente se realiza una copia de archivos y programas en una maquina de respaldo como una segunda copia. Descripción del proceso El administrador del sistema se asegura que estén los archivos de datos a la fecha de la información corporativa. Empaqueta los archivos de datos y limpia o descartar la información que no es relevante (Temporales, archivos dobles, eventos y otros). Periódicamente es necesario pasar el Cleaning cartndge for data storage dnves, para asegurar un buen funcionamiento del proceso. Por el administrador del sistema va a la opción de Backup y selecciona la tarea a ejecutar, inicialmente la del Exchange y realiza este backup primero. El administrador debe estar pendiente hasta que el proceso este corriendo en optimas condiciones y no presente error si es el caso verificar e iniciar el proceso de nuevo para ejecutar la tarea. Este proceso dura aproximadamente una (1) hora, cuando termine se debe extraer la cinta de la unidad. Terminado el Backup de Exchange se realiza el de los Drives, inicialmente se seleccionan las unidades y los archivos o carpetas a respaldar y/o descartar, se selecciona la opción de Backup y se introduce la cinta (Asegurarse de que el proceso inicie normalmente), el sistema reconoce el dispositivo y le presenta una pantalla con la fecha del día, las opciones de copiar o remplazar contenido donde se selecciona la conveniente, se hace click en OK y luego el sistema le pregunta si esta segura en hacer la copia o remplazar el contenido de la Tape y se da un click en YES, el sistema inicia el proceso. . El sistema inicia el backup y pasa por los archivos propios donde empieza a presentar una serie de ventanas con dichos archivos con un tiempo de reconocimiento 30 segundos y se cierra, entonces se puede cancelar hasta que terminar. . Cuando se llena la cinta el sistema expulsa la que tiene y solicita una nueva asignándole un número consecutivo, el cual debe quedar en el label del empaque de la cinta con la fecha de realización. Se debe tener las cintas necesarias para realizar el backup completo. La última cinta se debe sacar de la unidad y cerrar la opción de backup.. 13.

(16) CORPOICA Manual de Procesos y Procedimientos Volumen 1. 3. DIAGRAMAS DE PROCESO: PO300DTI-COMUNICACIONES P0301 OTI-CLAVES TELEFONICAS. Este proceso se refiere al cambio de clave para salida telefónica ENTRADAS: Solicitud Usuario SALIDAS: Entrega Claves a usuarios Descripción del proceso: • • • • •. Ingresar al administrador Definity Utilizar comando change autorization code (cambio y borrar códigos) Ingresar al administrador Emerald Utilizar opción administración y asignar código a extensión. Entrega claves al usuario.

(17) u. CORPOICA Manual de Procesos y Procedimientos Volumen 1. PO3O2DTI-ASIGNACIÓN DE EXTENSIÓN. ENTRADAS: Solicitud Jefe de oficina PERIODICIDAD: Semestral SALIDA: Informe de asignaciones Descripción del proceso: • •. •. •. Recepción solicitud asignación extensión*** Si existe extensión asignada • En Definity usar comando Change Station numero-extensión y cambiar nombre de usuario • Utilizar procedimiento cambiar clave telefónica Sino • Si Existe punto Físico - Si en Definity hay Puertos de extensiones • Usar comado add st numero-extensión y configurar • Utilizar procedimiento cambiar clave telefónica - Sino • Solicitar ampliación definity • Sino - Si Puede instalarse punto físico de red • Instalar punto (Cobre /UTP) - Sino • Solicitar ampliación red Comunicaciones - Fsi • Fsi Fsi Enviar comunicado.

(18) CORPOICA Manual de Procesos y Procedimientos Volumen 1. PO3O3DTI-REPORTE CONSUMO TELEFONICO SI,t.ms comunIc.cofl., SubdIt.00IÓn tj,.ncI.ra 000,.t.rl* G.n.,aI. R.porl., Consumo t,I,!OflICo D.pr.tlmonIo do IoCnoIogIs% do Información. CA. OcUdc ,COIWOIC*. ENTRADAS: Solicitud Director Departamento SALIDAS: Informe a subdirección administrativa y financiera o a oficina solicitante PERIODICIDAD: Mensual Descripción del proceso • • • •. •. Generación archivo Entrar en máquina ASTMACOMUO2 Ingresar a Emerald Utilizar opción Reportes • Escoger mes a generar (opción seleccionar periodo contable) • Escoger reporte detallado (opción reportes de selección) - Definir empresa a generar -Ica, Produmedios, CORPOICA o programa- (Opción División) - Definir nombre archivo de salida (Opción salida - Arch. Texto) a Copiar archivo (c:\casw\rpt) a máquina de desarrollo • Totalizar en excel - Importar archivo con separador '1' • Revisar resultados • Subir archivo a Base consumos en SQL Envío informes. En el Centro contamos con 4 líneas de voz, dos directas (Dirección y la Subdirección Administrativa) y dos en el conmutador para todo el personal. Es importante contar con un reporte impreso de estas líneas..

(19) CORPOICA Manual de Procesos y Procedimientos Volumen 1. 4. DIAGRAMAS DE PROCESO: PO400DTI- ADMINISTRACIÓN RED LAN/WAN PO4OIDTI-CONFIGURACION EQUIPO EN RED. ENTRADAS: Solicitud jefe oficina o usuario SALIDAS: Informe de instalación, solicitud de instalación red, solicitud ampliación equipo activo PERIODICIDAD: A solicitud Descripción del proceso • •. Configuración Usuario. Se realiza en el servidor de dominio CENTRAL1 Crea nuevo usuario. Código de 11 letras: Primera letra A (administración) 1 (investigación).

(20) CORPOICA Manual de Procesos y Procedimientos Volumen 1. • Cuatro letras programa o dependencia • Cuatro letras función • Dos letras consecutivo Configuración correo interno. El sistema automáticamente crea cuenta en el servidor de correo. Configuración protocolo TCP/IP • Asignación de IP por el servidor • Activar DHCP • Dominio Servidor: DOM_CENTRAL • Nombre Máquina: Nombre Usuario en la Red (código 11 letras) Configuración Internet • En el Internet Explorer se revisa en la opción 'Opciones de Internet' - Area de conexión: • Conectar utilizando LAN • Quitar Opciones de Proxy - AreadeAvanzadas • Habilitar las opciones de Java Configuración Correo Instalar Microsoft Outlook • Configurar opción 'Servicios' - Agregar Servidor Exchange con el nombre del usuario - Agregar Correo Internet corporativo • Nombre del correo (nombre(corpoica.orq.co ) • Servidor POP3: correo.corpoica.org.co • Servidor SMTP: correo.corpoica.org.co - Configurar servidor de correo saliente • Activar opción de 'Igual configuración que correo entrante' Si hay punto de red en la oficina donde se va a ubicar equipo Si Hay punto en los equipos activos instalados en el rack - Conectar equipo al punto de red en la oficina Conectar en el rack del punto asignado al punto oficina al equipo activo Enviar comunicación con nombre usuario y password genérico Sino - Solicitar ampliación de equipo activo • Fsi Sino • Solicitar instalación punto Fsi En el centro esta pendiente unificar los IP, instalar y configurar en algunos equipos el sistema operativo (no contamos con software legal) y las tarjetas de red. Es importante contar con la visita del D.T.I..

(21) CORPOICA Manual de Procesos y Procedimientos Volumen 1. Respecto al correo hasta la fecha la mayor parte de los empleados utilizamos correos comerciales, pero ya enviamos una lista de la planta de personal actualizada para el respectivo correo y luego los configuramos. PO4O2DTI-CONFIGURACION CORREO ELECTRONICO. ENTRADAS: Solicitud jefe oficina SALIDAS: Informe de instalación Descripción del proceso • • •. • • •. Configuración Correo Instalar Microsoft Outlook Configurar opción 'Servicios' • Agregar Servidor Exchange con el nombre del usuario • Agregar Correo Internet corporativo - Nombre del correo (nombrecomoica.org.co ) - Servidor POP3: correo. corpoica.org.co - Servidor S MTP: correo. corpoica .org . co Configurar servidor de correo saliente Activar opción de 'Igual configuración que correo entrante' Probar configuración. iIJ.

(22) CORPOICA Manual de Procesos y Procedimientos Volumen 1. 5. DIAGRAMAS DE PROCESO: PO500DTI-SOPORTE TÉCNICO A USUARIOS P0501 DTI- Mantenimiento y/o Actualización equipos. Corpoka. DEPARTAMENTO DE TECNO(. OCIAS DE INFORMACION. SOPORTE TECN[CO. Descripción del proceso El usuario hace la solicitud del problema o daño del equipo. Esta solicitud puede • ser verbal (teléfono) o escrita (memorando). Se registra la solicitud y se asigna un técnico o profesional. • Se venfica que la maquina no sea un PC con microprocesador inferior a 80386. • Si es así, no se actualiza y/o no se da mantenimiento. •.

(23) CORPOICA Manual de Procesos y Procedimientos Volumen 1. • En caso contrario, el Departamento de Tecnologías de Información adelanta una evaluación y emite un concepto sobre la conveniencia de realizar mantenimiento, actualización, reubicación o baja del equipo. En este último caso, las partes buenas se retiran y se dejan para ser utilizadas en la actualización y/o mantenimiento de otras maquinas. • Si la decisión es hacer mantenimiento o actualización, se evalúa si se realiza en el Departamento o se tramita la solicitud al Departamento de Suministros, para remitirlo a un tercero (proveedor) • Si se hace en el Departamento se evalúa si se cuenta con los elementos necesarios y se presta el servicio. Si no, se hace la solicitud de adquisición ante el Departamento de Suministros para la consecución de estos dispositivos (partes) necesanos. En el momento que se tengan los elementos necesarios, se procede a realizar • las labores requeridas para habilitar el equipo. • Cuando el equipo esta listo se realizan las pruebas de rutina y/o evaluación y se regresa al usuario con comunicación por escrito. • Durante un periodo prudencial se monitorea el funcionamiento de la maquina. En el centro el departamento de suministros es el encargado de recibir y tramitar • las solicitudes de mantenimiento y/o actualizaciones de equipos. Se hace necesario crear una hoja de vida para cada equipo.. 21.

(24) Manual de Procesos y Procedimientos. CORPOICA. PO5O2DTI-ADMINISTRACION DE CORREO EXTERNO (Creación Cuenta) DEPARTAMENTO DE TECNOIOGIAS DE INFORMACION. Proceso eDocfrmcoEoIcmo. ACTORES: Usuarios de las diferentes Dependencias Departamento de Tecnologías de información ETB Descripción del proceso El usuario o el Jefe de la Dependencia hace la solicitud de creación de la cuenta • de correo ya sea telefónicamente, por e-mail o memorando El director del Departamento de Tecnologías de Información hace la aprobación • respectiva El Administrador de correos verifica si hay cuentas disponibles o si el usuario no • es tesista o pasante y procede a crear la cuenta • Posteriormente se informa al usuario sobre el nombre de la cuenta creada con su respectivo password..

(25) CORPOICA Manual de Procesos y Procedimientos Volumen 1. PO5O3DTI-ADMINISTRACION DE CORREO EXTERNO (Modificación y eliminación de Cuentas de Correo). •. Proceso de Correo Electrónico Externo. DEPARTAMENTO. COrpOICci DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION Modifícacion y Ellminacion de Cuentas de Correo. :. Descripción del proceso creación • El usuario hace la solicitud al D.T.I. sobre la modificación de la cuenta o del password • El Administrador de correos hace el respectivo cambio e informa al usuario pertinente sobre su nuevo password o cuenta Descripción Proceso de Eliminación de Cuentas de Correo • El D.T.I. hace la solicitud al Departamento de Relaciones Industriales sobre un listado de las personas retiradas. • El Administrador de correos hace la respectiva eliminación. 23. L...

(26) CORPOICA Manual de Procesos y Procedimientos Volumen 1. 6. DIAGRAMAS DE PROCESOS: PO600DTI-MANEJO DE DOCUMENTOS Diagrama de Proceso Recepción de Documentos Pdseles Cces,oa. Recpdnde doc,snentos. Re9lstro. seguimiento, descarga de doojmentos. ___.. -. -. -. -. Dmu&ven. rt89 A Archivar. \C / •\ /. 1. Oi,e,xión Dpo.. En este proceso participa la totalidad de los empleados del Departamento. Descripción del proceso • Recepción de los documentos por la Secretaria del Departamento. Estos pueden ser entregados por la Unidad de Archivo y Correspondencia o directamente por una persona de la Dependencia que lo emite. • La Secretaria registra el documento en la Base de Datos de la Aplicación de Correspondencia con un número de radicado. • Lo pasa al Director del Departamento, quien lee y analiza el contenido del comento y lo devuelve a la Secretaria, con instrucciones a seguir, sea archivar o pasar con una tarea asignada al grupo de trabajo o dar respuesta por medio de un memorando interno o un oficio de acuerdo al caso. • Dependiendo de la instrucción, la secretaria, descarga el documento y lo archiva o lo envía a alguno de los integrantes del grupo de trabajo para realización de la tarea encomendada, realizando el seguimiento en la Base de Datos..

(27) CORPOICA Manual de Procesos y Procedimientos Volumen 1. PO5O4DTI-Proceso de desbloqueo de correo. Co r P0í. DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION. Administrado de Correos. 1. Proceso de Correo Electrónico Externo Bloqueo y otras anomalias presentadas ,n el Corroo Externo. LE nsra un liquer sobre el problema presentado por Corpelca y ncr rma postenorrnenlo sobre la soluciofl. Hace la respectiva solitud a la ETB. teletónicainente o por ema& ntomianOo Sobre el proelema presentado en el momento. El Admirtislçacor ce Correos saco as pruetias necesarias de SOlLlCiOfl del problema. Descripción del proceso: • El administrador de correos hace la respectiva solicitud telefónicamente o por email a la ETB sobre el problema presentado en el momento. • La ETB genera un tiquete que identifica el problema en caso de que la persona que conteste en ese momento no este. • La ETB nos informa posteriormente sobre la solución del problema o la duración del mismo. • Postenorniente el Adm. De correos hace las pruebas necesarias correspondientes a la solución del problema.. 24.

(28) CORPOICA Manual de Procesos y Procedimientos Volumen 1. 1.. DIAGRAMAS DE PROCESO: POIOODTI-BANCO DE PROYECTOS P01 01 DTI-Emisión para C.1/E.E. Pl — Diagrama de Proceso BANCO DE PROYECTOS - Reaionales Oficina A.o.ora do Pn SEDE CENTRAL. Doparlamerdo de Te nologies do IriorTnación. Emisión Agenda de Proyectos. Oficina Aeeecxe do Planeación SEDE CENTRAL. Oficina Manora do Planoación REGIONAL. rHThI. s a,,. ¿r,O.i.On PC, R.g.onan,. 4s H. ii:. (o). (o). Generar GOs. Uno de los procesos que el Departamento de Tecnologías de Información realiza es la Administración de la Base de Datos de Banco Proyectos. La ejecución de éste proceso, depende de la Oficina Asesora de Planeación ya que ella genera las directrices esenciales para la inclusión de Proyectos de Investigación en la Base de Datos.. Descripción del proceso . Oficina Asesora de Planeación — Sede Central. La oficina Asesora de Planeación genera un comunicado en donde informa que se debe generar un CD con la información que se encuentra almacenada en la Base de Datos de Banco Proyectos. Dicha información se encuentra en un Servidor de Windows NT cuyo motor de Base de Datos es SQL Server 7.0. Departamento de Tecnologías de Información. Toda la información consignada en la Base de Datos, mediante procesamiento de la misma, se genera y se migra a un motor de Base de Datos Access y se generan los CD's con la información de la Base de Datos y el aplicativo para que los usuarios puedan acceder dicha información..

(29) CORPOICA Manual de Procesos y Procedimientos Volumen 1. • Cuando la persona del grupo de trabajo a quien se le haya encomendado la tarea, la realiza, devuelve el documento a la secretaria, quien a su vez consulta con el Director del Departamento, para dar respuesta si es necesario y descargar de la Base de Dato la tarea ya realizada. Después de dar respuesta el documento es archivado. • Es importante instalar e implementar esta base de datos en todos los centros, pues realizamos los procesos manuales.. 1.

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