DEPARTAMENTO DE PROYECTO Y TRAMITES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
INDICE
1. SECCION DE VENTAS E INVERSIONESA. Proyecto de Ventas
B. Procedimiento para programar Subastas
C. Tramitación de expedientes de Ventas Públicas 2. SECCION DE VENTA DE VIVIENDAS ARRENDADAS
A. Ventas en Primera Opción de Compra B. Legalizaciones
C. Renovación de Contratos Plan de casos especiales ( Jubilados)
3. SECCIÓN DE ATENCIÓN DE SOLICITUDES INSTITUCIONALES A. Asignación en Uso y Administración
B. Renovación de Contratos C. Venta de Licencias
D. Requisitos para la Evaluación de Proyectos E. Requisitos para solicitud de Bienes:
• Entidades del Gobierno
• Organizaciones no gubernamentales • Anexos
4. PROCEDIMIENTOS DE INGRESO A LA BASE DE DATOS DE ASIGNACIONES
SECCION DE VENTAS E INVERSIONES
OBJETIVO:
La Sección de Ventas e Inversiones, tiene la misión de atender las solicitudes y las disposiciones para la venta de los bienes revertidos del sector Pacífico y Atlántico, a través de procedimiento de Acto Público (Subasta Pública), en base al Ley 22 y Ley 41 de Contrataciones Publicas.
Sus ejecutivos coordinan, organizan, brindan información a los interesados, realizan subastas, tramitan documentos y dan seguimiento a los proyectos de venta de los bienes dispuestos para tal fin, hasta culminar con la inscripción de la Escritura Pública de Compraventa en el Registro Público y posterior cierre del expediente de venta, según sea el caso.
De igual manera dentro de las tareas de identificación y ordenamiento de nuevos bienes para la venta, utilizan el apoyo de varios elementos, tales como: la Intranet, Internet, inspecciones de campo, reuniones y consultas técnicas a diversas áreas como el departamento de Ingeniería, asesoría legal y otros.
A continuación se describen los procedimientos que debe seguir un bien desde el momento que se identifica hasta el trámite de venta.
PROYECTOS PARA VENTA
I. TIPO DE BIEN:
Las propiedades que se promocionan se caracterizan por el Tipo de bien: a. Con estructuras: viviendas, edificios, galeras, depósitos, tanques. b. Sin estructuras: lotes, parcelas y polígonos.
II. LEYES:
El marco referencial para disponer de estos bienes está basado en:
1. Ley 5 de 1993 y sus modificaciones, 2. La Ley 41 del Plan de Uso de Suelos,
3. Documento Grafico de Zonificación para la ciudad de Panamá (Resolución MIVI N°204-2003, de 30 de septiembre de 2003.)
4. Reglamento de Ciudad Jardín,
5. Resolución MIVI N°160-2002, de 22 de julio de 2 002. 6. Ley 22 de Contrataciones Públicas y sus modificaciones 7. Decreto Ejecutivo N°366 de 28 de diciembre de 20 06.
III. CONSULTAS TÉCNICAS:
El carácter técnico para la identificación y ordenamiento del bien, se realiza a través de consultas técnicas para la certificación y viabilidad a las siguientes instituciones:
Departamento de Ingeniería (MEF-UABR)
IPAT
ACP
MIVI
AMP
ANAM, entre otros.
IV. INFORMACIÓN TÉCNICA:
Los bienes y/o proyectos deben contar con la siguiente información técnica, la cual será provista por el Departamento de Ingeniería, solicitada mediante memorando por el Departamento de proyectos y Trámites:
A- Elementos Técnicos:
• Plano aprobado.
• Confección de avalúo de la Contraloría y de la Dirección de Catastro y Bienes Patrimoniales (Valor Promedio).
• Descripción. • Disponibilidad. • Zonificación / Uso. • Infraestructura soterrada. • Restricciones V. APROBACIONES:
A- Presentación y aprobación o desaprobación para el Proyecto de Venta por el Despacho Superior – UABR.
1. Identificación y presentación del bien:
• Presentación gráfica.
• Documentación: (Resumen Ejecutivo, detalles técnicos, avalúos, planos, disposición, soterrados, resolución, otros). • Posibles interesados en participar de la venta.
2. Visto Bueno o no del Proyecto de venta.
• Asesoría Legal-UABR, (Viabilidad, Borradores de Resolución). • Recomendaciones / comentarios finales.
B- Acciones preparatorias siguientes al Visto Bueno del Proyecto de venta:
• Atender e incorporar todas las recomendaciones generadas por el Despacho Superior, (documentación escrita, grafica, cortesía de sala, etc.).
• Solicitar a la Secretaría Ejecutiva, incluir el Tema del Proyecto de Venta del ó los bienes, en la Agenda Borrador de los Temas, que
será sometidos a consideración de la Comisión Interinstitucional para la Administración de los Bienes Revertidos.
C- Presentación del proyecto de venta ante la Comisión Interinstitucional para la Administración de los Bienes Revertidos:
1. Aprobar el Proyecto de venta, por medio del Procedimiento de Selección de Contratista (Subasta Pública), para bienes con un valor promedio hasta de B/.300,000.00
• Favorable: solicitud de la certificación de la Comisión Interinstitucional, (Asesoría Legal-UABR).
2. Emitir concepto favorable, recomendando que el proyecto de venta sea presentado ante las Instancias superiores para su aprobación, dado que el monto supera los B/.300,000.00, (Consejo Económico Nacional o Consejo de Gabinete)
• Resolución Ministerial (Asesoría Legal-UABR).
3. Recomiendan: posponer, modificar, cancelar, consultar, no aprobar
.
D- Se recibe documentación y se procede a solicitar las autorizaciones ante las instancias que correspondan:
D.1. AUTORIZACIÓN EN INSTANCIAS EXTERNAS
DISPOSICIONES – CONSEJO ECONOMICO NACIONAL (CENA) B/.300,000.01 hasta B/.3,000,000.00
a. Se envía la documentación requerida para ser presentada ante el Consejo Económico Nacional (CENA), para su análisis y posterior aprobación.
b. La documentación requerida consta de: resumen ejecutivo, valores refrendados, avalúos, copia de planos, Acta y aprobaciones de la comisión, zonificación, informe de infraestructura soterrada (descripción), certificación del Registro Público de la finca madre, descripción del bien, memo de disponibilidad, anuncio de disposición en el portal “Panamá Compra”.
c. Luego, se confecciona el memo para enviar el mismo a revisión y V°B° del departamento de Asesoría Legal.
d. Se coordina con el departamento de Asesoría Legal que dicha documentación esté completa. Si hace falta algún documento, el mismo se aporta.
e. El departamento de Asesoría Legal, envía el paquete revisado junto con la nota remisora (impresa y digital), con la cual se envía a aprobación al CENA, para la firma del Ministro de Economía y Finanzas.
f. Luego que el departamento de Asesoría Legal da el V°B° de dicha documentación, la misma es digitalizada.
g. Se envía dicha documentación (impresa) para la firma del memo por el Secretario Ejecutivo, en donde se le remite la documentación (impresa y digitalizada), junto con la nota remisora al señor Ministro.
D.2. AUTORIZACIÓN EN INSTANCIAS EXTERNAS (DISPOSICIONES – CONSEJO DE GABINETE)
Supera los B/.3,000,000.00
II. PROCEDIMIENTO
a. Se envía la documentación requerida para ser presentada para aprobación ante el Consejo de Gabinete, para su análisis y posterior aprobación.
b. Se revisa dicha documentación: resumen ejecutivo, exposición de motivos, valores refrendados, avalúos, copia de planos, Acta y aprobaciones de la comisión, zonificación, informe de infraestructura soterrada (descripción), certificación del Registro Público de la finca madre, descripción del bien, memo de disponibilidad, anuncio de disposición en el portal “Panamá Compra”.
c. Luego, se confecciona el memo para enviar el mismo a revisión y V°B° del departamento de Asesoría Legal.
d. Se coordina con el departamento de Asesoría Legal que dicha documentación esté completa. Si hace falta algún documento, el mismo se aporta.
e. El departamento de Asesoría Legal, envía el paquete revisado junto con la nota remisora, la exposición de motivos y la Resolución de Gabinete (impresa y digital), con la cual se envía a aprobación al CENA, para la firma del Ministro de Economía y Finanzas.
f. Luego que el departamento de Asesoría Legal da el V°B° de dicha documentación, la misma es digitalizada.
g. Se envía dicha documentación (impresa) para la firma del memo por
el Secretario Ejecutivo, en donde se le remite la documentación (impresa y digitalizada), junto con la nota remisora al señor Ministro.
E. SOLICITUD DE PROGRAMACIÓN DE SUBASTA PÚBLICA
Se remite al oficial de Actos Públicos el expediente completo, para la programación de la subasta mediante memorando con instrucciones (confección del pliego, fechade convocatoria, otros).
El expediente consta de la siguiente documentación:
Resumen ejecutivo
Aprobación de la Comisión, Nota CENA, Resolución del Consejo de Gabinete
Certificación de la Comisión Interinstitucional
Avaluós Planos Descripción Zonificación Informe de Soterrado Disponibilidad
Anuncio de disposición en Panamá compra.
G. PROMOCIÓN:
Se coordina con la sección de promoción la confección y divulgación del material publicitario de dicho bien en diferentes medios (Internet, revistas, periódicos, folletos, etc.).
Para promover la venta de los bienes se planifican charlas, giras y atención a clientes, empresas, corredores de bienes raíces, inversionistas, desarrolladores de proyectos, interesados en general, hasta el cierre de inscripción de los proponentes que participaran en la Subasta Pública.
PROCEDIMIENTO PARA PROGRAMAR SUBASTAS PÚBLICAS
El procedimiento de Subasta Pública se enmarca, basándose en la Ley 22 de 27 de junio de 2006, reformada por la Ley 41 de 10 de julio de 2008 que regula la Contratación Pública y dicta otra disposición.
Todo este procedimiento se establece en el Artículo 44 que dice lo siguiente: • Artículo 44. Subasta de Bienes Públicos. La venta o el arrendamiento de
los bienes muebles o inmuebles del Estado podrá realizarse mediante una subasta pública.
Después de recibir la solicitud de programación y el expediente por parte de Proyectos se procede a lo siguientes pasos:
1. Programación de acuerdo a los parámetros de tiempo que establece la Ley en el Artículo 31 que son los siguientes:
a- No menor de cuatro días hábiles, si el monto del contrato es mayor de treinta mil balboas (B/.30,000.00) y no excede los ciento setenta y cinco mil balboas (B/.175,000.00).
b- No menor de cuarenta días calendarios, si el monto del contrato excede los ciento setenta y cinco mil balboas (B/.175,000.00)
2. Confección del Pliego de Cargos, si es Vivienda no se solicita Fianza de Inversión, si es Lote si se requiere Fianza de Inversión (adjunto Pliego de Cargos).
3. Ingresar la información referente a la Subasta Pública al Sistema PanamáCompra (por el Oficial de Actos Públicos).
4. Luego de ingresada se aprueba en el sistema Panamacompra (por el Jefe del Departamento) con lo cual el público puede ver el anuncio de la convocatoria a la subasta.
5. Si es necesario una modificación, se confecciona una Addenda de acuerdo a las modificaciones al pliego de cargo deben hacerse a lo establecido en el Artículo 36 de la Ley 22:
“Artículo 36. Modificaciones al Pliego de Cargos. Toda modificación que pretenda introducirse al pliego de cargo deberá hacerse de conocimiento público, a través del Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas “PanamaCompra” y en los tableros de información de la entidad licitante, en atención al monto con la siguiente antelación:
1. No menor de cinco días calendarios, antes del día de la celebración del acto de selección de contratista, si la cuantía excede de treinta mil balboas (B/.30,000.00) y no supera los quinientos mil balboas (B/.500,000.00).
2. No menor de ocho días calendarios, antes del día de la celebración del acto de selección de contratista, si la cuantía excede de quinientos mil balboas (B/.500,000.00)”.
6. Para presentar las propuestas el cliente deberá inscribirse desde la fecha de la publicación hasta dos (2) días hábiles antes del acto público y consignar junto con la inscripción, una fianza de propuesta equivalente al diez por ciento (10%) del valor estimado (Precio Base)
del bien que se va a subastar, inscripción que debe efectuarse en el Departamento de Proyectos y Trámites de la Unidad Administrativa de Bienes Revertidos del Ministerio de Economía y Finanzas, ubicado en Amador, Edificio Nº1220, planta baja, con el formulario que se les proporcionará en dicho Departamento o puede imprimirlo del Sistema PanamaCompra (incluido en el anuncio de convocatoria).
7. Se reciben las inscripciones de los participantes a las Subastas convocadas y se prepara el formulario de registro de participantes. Los participantes presentarán sus propuestas en el formulario que se incluye en el pliego de cargos, previa revisión y cumplimiento del requisito de inscripción. Las mismas se presentarán por escrito, debidamente firmadas por el proponente, o apoderado si es persona natural, o por el representante legal, o apoderado de la empresa si es persona jurídica, y debe adjuntar los siguientes documentos. ( Ver formulario de inscripción y formulario de propuesta adjunto) A continuación detallamos los documentos que se deben presentar con la propuesta:
a) Fianza de propuesta.
b) Poder de representación, debidamente notariado, en el caso de no estar presente en el acto, quien firme la propuesta. c) Fotocopia de cédula de identidad personal y en caso de ser
extranjero, fotocopia de pasaporte.
d) En caso de tratarse de una persona jurídica, fotocopia de certificación del registro público donde conste la existencia de la sociedad y el nombre del representante legal.
e) Declaración Jurada en los términos indicados en este pliego de cargos, de ser el proponente una persona natural o jurídica extranjera (Ley N°58 de 12 de diciembre de 2002).
f) Paz y Salvo expedido por la Caja de Seguro Social, conforme al Artículo 99 de la Ley No.51 de 27 de
diciembre de 2005, que reforma la Ley Orgánica de la Caja de Seguro Social.
g) Paz y Salvo Nacional y vigente.
7. Una vez cerrado el periodo de inscripción, a las 3:30 p.m. contra Reloj debidamente habilitado, el expediente es enviado a primera hora del día posterior al cierre, a la Oficina de Auditoria Interna, para que certifiquen que se cumplieron con todos los tiempos y requerimientos de la Ley.
8. Se confeccionan los cuadros de pujas y repujas de la Subasta (adjunto cuadro de pujas y repujas)
9. Cumplidas las cinco (5) horas mínimas de duración que exige la Ley, para la celebración de las Subastas de Bienes Públicos. Se realiza el Acto de Subasta Pública en el Salón de Actos Públicos donde se acreditan a todos los participantes y se reciben las pujas y repujas de los diferentes proponentes. Quien presida el acto, anunciará cual es la propuesta más alta que se ha ofertado hasta ese momento (1:00 p.m), a partir del cual, se continuará el proceso en forma súbita, cuyas pujas y repujas no podrán ser inferiores a la siguiente tabla (0.01% del rango superior):
Hasta B/. 50,000.00 B/.500.00 De B/. 50,001.00 a B/. 100,000.00 1,000.00 De B/. 100,001.00 a B/. 200,000.00 2,000.00 De B/. 200,001.00 a B/. 300,000.00 3,000.00
y así sucesivamente, con respecto a la oferta más alta que le anteceda, e iniciará un conteo hasta tres (3) con dicha cantidad. Hasta tanto el conteo hasta tres (3) no concluya, los proponentes podrán seguir haciendo pujas y repujas, hasta que finalmente no exista ninguna otra oferta que mejore la última, es decir, que no haya ninguna oferta con un precio superior y quien presida el acto haya concluido el conteo hasta tres (3), anunciando de inmediato que el bien será adjudicado, mediante Resolución motivada, por ser la propuesta más alta y ventajosa a los intereses del Estado.
10. Terminado el acto, se levantará un Acta en la cual se especificará el bien objeto de subasta, el nombre del adjudicatario y la cantidad en que se ha subastado. Tratándose en este caso de un bien inmueble, su descripción se hará con todos los requisitos que exige la ley para la inscripción de títulos de dominio sobre inmuebles, con los gravámenes que pesen sobre el mismo y es firmado por todos los funcionarios que participan en el Acto de Subasta Pública (Quien preside el acto, Oficial de Actos Públicos, Contraloría, Finanzas, Auditoria Interna ), (adjunto modelo de Acta de Adjudicación). No obstante la Ley señala en el Artículo 143 del Decreto Ejecutivo N°366 de 28 de diciembre de 2006, por el cual se re glamenta la Ley 22 lo siguiente:
“Artículo 143: ( Participación de representantes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Contrataciones Públicas)
En los procedimientos de selección de contratista, podrán participar, además del representante de la entidad que convoca el acto, un
representante de la Dirección General de Contrataciones Públicas y otro de la Contraloría General de la República.
La participación o no concurrencia de estos funcionarios no compromete ni disminuye las facultades fiscalizadoras de la Dirección General de Contrataciones Públicas ni de la Contraloría General de la República”.
11. Se le entrega una copia del Acta al proponente ganador y se le explica que tiene cinco (5) días hábiles para cancelar el bien. A los postores a quien no se les adjudique la subasta, les será devuelta la fianza consignada
12. Vencido el término de cinco (5) días a que se refiere del párrafo anterior, sin que se haya pagado el precio de venta del bien, se perderá la fianza consignada y el derecho de la adjudicación. El importe de dicha garantía ingresará al Tesoro Nacional.
13. El Acta de Adjudicación se ingresa al Sistema PanamáCompra
14. Si la Subasta se declara desierta se procede inmediatamente a solicitar a la Oficina de Asesoría Legal la confección de la resolución que declara desierta la subasta. Una vez firmada por el Administardor se ingresa al Sistema PanamáCompra.
15. Si la Subasta es adjudicada, el expediente se le entrega el Jefe de proyecto para que continúe con los trámites de confección de la Resolución de Adjudicación
Tramitación del Expediente
I. RECIBO DEL EXPEDIENTE
1. Se revisa que el expediente contenga toda la documentación, adicionalmente debe contar la información sobre la Subasta, con los respectivos documentos que le son propios tales como:
• Registro de Proponentes, • Cuadro de Pujas y Repujas, • Acta de Subasta Pública,
• Informe de la subasta realizada.
II. PAGO DEL BIEN
1. Una vez pasen los cinco (5) días hábiles después de la realización de la subasta, el cliente debe presentar la cancelación del saldo adeudado, que no es más que la diferencia de la cantidad ofertada menos el 10% que se consignó como garantía para participar siempre y cuando esta sea en efectivo o cheque, si presentó una fianza para participar deberá cancelar la totalidad ofertada. Para los efectos de esta cancelación el cliente podrá presentar una carta promesa de pago de una entidad financiera aceptable para la Unidad Administrativa de Bienes Revertidos del Ministerio de Economía y Finanzas (UABR).
2. Con el pago o presentación de la carta irrevocable de pago, el departamento de Finanzas confecciona la Certificación de Saldo.
III. CERTIFICACION DE NO RECLAMO
1. Con la expedición de la certificación de saldo, el Oficial de Actos Públicos procede a bajar del sistema de Panamá Compra un detalle
con la fecha especificada indicando que no se ha interpuesto reclamo alguno en contra del acto de Subasta Pública, entonces se confecciona la Certificación de No Reclamo, la cual es firmada por el Jefe del Departamento de Proyectos y Trámites de la UABR del MEF.
IV. RESOLUCION DE ADJUDICACION
1. Con la Certificación de No Reclamo debidamente firmada dentro del expediente, se procede a solicitar mediante memorando a la Oficina de Legal, la confección de la Resolución de Adjudicación.
2. Una vez confeccionada esta Resolución es revisada por un abogado quien le da un V°B° antes de remitirla al Depto. de Proyectos y Trámites.
3. La resolución de Adjudicación se envía a firma de la Administración mediante memorando.
V. FIANZA DE CUMPLIMIENTO INVERSIÓN
1. El cliente dispone como tiempo máximo de cinco (5) días hábiles después de la notificación de la Resolución de Adjudicación, para presentar la Fianza de cumplimento de Inversión, de acuerdo a los parámetros establecidos por la Contraloría General de la República, siempre que la misma sea requerida en el pliego de cargo.
VI. CONFECCION DE LA MINUTA DE COMPRAVENTA
1. Mediante memorando se le solicita a la Oficina de Legal la confección de la Minuta de Compraventa, la cual es revisada y refrendada por un abogado, antes de remitirla a el Departamento de Proyectos y Trámites de la UABR. MEF.
1. El protocolo de escritura pública se confecciona en la Oficina de Notaria Especial de la UABR. MEF, todos aquellos Protocolos de escrituras que sean de contado, contra fondo, cooperativas reconocidas, bancos estatales y bancos reconocidos en un listado previamente suministrado, se confeccionan aquí, anotándolas en un libro de control donde son registradas.
2. Si el Banco elegido por el cliente confecciona el protocolo, la Minuta de Compraventa le es enviada con una nota para que proceda.
VIII. REVISION DE LA ESCRITURA
1. Una vez confeccionado el Protocolo de Escritura en la Notaria Especial de la UABR. MEF, el jefe de proyectos lo remite a la Oficina de Legal mediante memorando para la revisión correspondiente, de existir correcciones es devuelto con las indicaciones para que se realicen las mismas.
2. Si el Protocolo es confeccionado por el Banco, este debe igualmente ser revisado por el abogado de la Oficina de Legal, el cual se devolverá al Banco si existe algún para corregir.
IX. CERTIFICACION DE NO RECURSO
1. Pasados cinco (5) días hábiles después de la notificación de la Resolución de Adjudicación, se entrega el expediente al Oficial de Actos Públicos quien confecciona una Certificación de No Recurso en Contra de la Adjudicación, quien baja del sistema de Panamá Compra una impresión como prueba de que allí no hay ningún Recurso en contra por parte de los participantes de la subasta, anexarla al expediente y enviarla a la firma del Administrador, junto con el protocolo de Escritura Pública.
X. FIRMAS DE LA ESCRITURA
1. Firma de escritura cliente:
En los casos de que el Protocolo de Escritura Publica se haya confeccionado en la UABR. MEF y esté debidamente revisado por el abogado, se llama al cliente para que firme. Cabe señalar que esta firma debe ser igual que en la cédula o pasaporte dependiendo del caso y debe firmar en la Notaria Especial, quien da fe de este hecho.
En los casos de que el Protocolo de Escritura Publica se haya confeccionado en el Banco, el cliente debe de firmar en el Banco.
2. Firma de Escritura Administración de la UABR del MEF:
Con el Protocolo de la Escritura Publica debidamente firmada por el cliente y previamente revisado, se envía a firma de la Administración, junto con la Certificación de NO Recurso en Contra de la Adjudicación.
3. Firma de Escritura Banco:
Cuando el Protocolo de la Escritura Publica está debidamente firmado por la Administración de la UABR, se envía con una nota al Banco para firma del Gerente o quien represente al banco en esta transacción.
XI. REFRENDO DE CONTRALORIA:
1. Cuando el Protocolo de la Escritura Publica esta debidamente firmado por todas las partes, se procede a enviarlo mediante nota firmada en la administración para el correspondiente refrendo de la Contraloría General de la República, de existir alguna anomalía, el expediente es devuelto para realizar las correcciones que sean pertinentes. Junto con la escritura se adjunta si existe el original de la Fianza de Cumplimiento de Inversión
XII. CIERRE DE ESCRITURA:
1. El cierre de las Escrituras Publicas se realiza en la Notaria Especial de la UABR del MEF., no importa si la confecciona el banco, previo refrendo de la Contraloría General.
2. Para el cierre de la Escritura Publica, el cliente debe cancelar los gastos respectivos, los cuales son calculados en la Notaria Especial de la UABR del MEF., deben ser pagados en efectivo, mediante cheque de gerencia o certificado.
XIII. INSCRIPCION EN EL REGISTRO PÚBLICO
1. Para la Inscripción de la Escritura en el Registro Publico, el cliente debe cancelar primero los gastos de Inscripción, los cuales son calculados en la oficina de la UABR del Registro Publico y deben ser pagados mediante cheque de gerencia o certificado a nombre del Registro Público.
2. Cuando la Escritura es confeccionada por el Banco, este la envía al Registro Publico para inscripción, cobrándole los gastos directamente al cliente.
3. Para la Inscripción de la Escritura en el Registro Publico, se debe incluir el paz y salvo del IDAAN.
XIV. CANCELACION DEL BANCO
1. Si la escritura fue confeccionada por la UABR. MEF, una vez inscrita, se envía la original al Banco con una nota de cobro para su posterior cancelación.
2. Si la escritura fue confeccionada por el banco, una vez inscrita, este nos envía directamente el cheque de cancelación.
XV. CANCELACIÓN AL CONTADO POR EL CLIENTE
1. Una vez inscrita, la escritura original es entregada al cliente con una nota la cual es firmada por la administración o por el funcionario que se designe.
XVI. CUSTODIA DEL EXPEDIENTE
1. Cierre de la venta:
Se procede a enviar el expediente mediante memorando al departamento de Administración de Contratos, para el seguimiento del cumplimiento de la fianza de inversión.
2. Cierre del expediente:
Se procede a enviar el expediente mediante memorando al Departamento de Archivo y Correspondencia para su custodia definitiva, ya que el trámite ha finalizado.
OTROS TIPÓS DE PROYECTOS
Los que la Ley 22 de 2006de Contrataciones Públicas permita o casos que no se perfeccionaron, aprobados bajo la Ley 56 de 1995 de Contrataciones Públicas.
A. Procedimiento
El proyecto debe contener: • Avaluó
• Planos • Descripción • Zonificación
• Informe de Infraestructuras soterradas • Disponibilidad
• Resumen Ejecutivo
• Recomendaciones de la Comisión Interinstitucional para la Administración de los Bienes Revertidos
• Certificación
• Resolución Ministerial
• Por el monto del bien debe solicitarse a las instancias de CENA o Consejo de Gabinete las aprobaciones.
• Contrato de Compraventa • Trámite a Contraloría General • Trámite de escritura
SECCIÓN DE VENTAS DE VIVIENDAS ARRENDADAS
PROCEDIMIENTO PARA LAS VENTAS EN
PRIMERA OPCIÓN DE COMPRA
Fundamento Legal, Ley 5 de 1993 y sus modificaciones, Decreto Ejecutivo N°90 de 16 de agosto de 1996, Por el cual se adopta el Reglamento de Primera Opción de Compra de Viviendas Arrendadas en las Areas Revertidas.
Verificación del expediente:
Revisar el expediente, para confirmar que toda la documentación se encuentre completa para iniciar el trámite de la venta del bien. Que se encuentre correctamente foliado, lo que deberá mantenerse mientras dure el trámite. Detalle de la Documentación de un expediente:
• Valor Refrendado
• Avalúo de Contraloría General de la República • Avalúo del Ministerio de Economía y Finanzas
• Contrato del Ministerio de Vivienda o la entidad correspondiente • Plano de localización del bien
• Copia de Cédula del Arrendatario • Cuadro Familiar
• Resolución 091-96 de 30 de agosto de 1996 (sobre los Incentivos) • Informe Realizado por Una Trabajadora Social
• Resolución No. 03-02 del 4 de enero del 2002 (otorgar la Primera Opción)
• Notificación a la Comunidad • Notificación Personal
• Formulario de aceptación de la comprar en Primera Opción. • Contrato Promesa de Compra Venta
Contrato de Promesa de Compraventa:
Se solicita a la Oficina de Asesoría legal el número de contrato. Se confecciona el Contrato de Promesa de Compra Venta, el cual es el documento considerado como la comunicación personal al arrendatario en el cual se detallan el período de los incentivos al cual tienen derecho, desglosados en los siguientes términos:
1. Primera Opción: El arrendatario con contrato con la ARI o el MIVI, antes del 31 de diciembre de 1999, es quien tiene la 1ª opción de compra, para la misma deberá notificar por escrito su deseo de ejercer este derecho. También deberá presentar constancia de su capacidad financiera mediante carta emitida por un Banco o Institución Financiera, esta documentación, adicional al contrato de arrendamiento, la certificación de saldo del Departamento de Recaudación y el Informe Social.
Con base a la Ley No. 5 del 25 de febrero de 1993, modificada por la Ley 22 del 30 de junio de 1999 y De acuerdo con el Decreto Ejecutivo No. 90 de 1996, los plazos establecidos para otorgar el incentivo durante el período de doce (12) meses contados a partir del término de treinta (30) días posteriores a la notificación de ejercer el derecho de primera opción de compra de la de la vivienda arrendada son los siguientes:
a. Si efectuará el pago o cancelación en el primer mes, se le reconocerá la totalidad de doce (12) meses de canon mensual vigente en ese momento.
b. Si efectuará el pago o cancelación en el segundo mes, se le reconocerá la totalidad de once (11) meses de canon mensual vigente en ese momento.
c. Si efectuará el pago o cancelación en el tercer mes, se le reconocerá la totalidad de diez (10) meses de canon mensual vigente en ese momento.
d. Si efectuará el pago o cancelación en el cuarto mes, se le reconocerá la totalidad de nueve (9) meses de canon mensual vigente en ese momento.
e. Si efectuará el pago o cancelación en el quinto mes, se le reconocerá la totalidad de ocho (8) meses de canon mensual vigente en ese momento.
Una vez el arrendatario y el administrador de la Unidad Administrativa de Bienes Revertidos, firmen el Contrato de Promesa de Compra venta, inicia el conteo antes descrito.
Se le envía una copia de este contrato de promesa de compraventa a la Oficina de Finanzas, quienes emite el documento llamado CERTIFICACIÓN DE FINANZAS PARA USO BANCARIO, el cual se le entrega al arrendatario para que inicie el tramite de la hipoteca con un banco de la localidad.
Una vez el arrendatario/a presenta la Carta Irrevocable de Pago, la Oficina de Finanzas emite la CERTIFICACIÓN DE SALDO. Documento que detalla , nombre, cédula, numero de la vivienda, comunidad, fecha del avalúo del bien a vender, fecha de la firma y número del contrato de promesa de compraventa, canon mensual, el incentivo aplicado, valor neto y el saldo pendiente, al igual que la entidad bancaria que emitió la carta irrevocable de pago y la fecha de vencimiento de la misma, o en su defecto el numero del recibo de cancelación en caso de que el arrendatario pagase de contado.
Una vez el Departamento de Proyectos y Trámites, recibe esta Certificación de Saldo, se solicita la confecciona del CONTRATO DE COMPRAVENTA a la Oficina de Asesoría Legal.
CONTRATO DE COMPRAVENTA:
Se verifica toda la documentación y el foleo del expediente a tramitar. Se prepara memorando para solicitar la confección del Contrato de Compraventa a la Oficina de Asesoría Legal y se envía con el expediente completo.
Una vez recibido el Contrato de Compraventa debidamente confeccionado y revisado, se llama al arrendatario para la firma del mismo.
Firmado el Contrato de Compraventa, se confecciona memorando para la firma del Administrador de la Unidad Administrativa de Bienes Revertidos el cual firma el jefe del Departamento de Proyectos y Trámites. Con este memorando se adjunta nota dirigida al Contralor General de la República. Esta nota la firma el Administrador de la Unidad.
Una vez firmado dicho contrato, es remitido a la Contraloría General de La República con dos copias adicionales del mismo. La Contraloría General de la República verificará todo lo actuado de acuerdo al Decreto Ejecutivo 90 del 16 de agosto de 1996, por la cual se adopta el Reglamento de Primera Opción de Compra de Viviendas Arrendadas en las Áreas Revertidas.
Una vez se recibe el Contrato de Compraventa debidamente refrendado por la Contraloría General, se inicia el trámite de confección de la Escritura Pública del bien inmueble vendido. Esta documentación completa, es recibida por medio de una nota firmada por el Contralor General.
ESCRITURA PÚBLICA
• Confección de Escritura.
Se solicita la confección de la minuta de compra venta a la Oficina de asesoría Legal, luego se envía a la Notaría Especial, para la confección del protocolo de compra venta en los casos en que se tramita la confección de la misma en la UABR (contado, contra fondo, hipotecas con el Banco Nacional, Caja de Ahorros, Global Bank, La Hipotecaria y las Cooperativas reconocidas), aportando la documentación necesaria, la cual consiste en copia de cédula, Certificación de Saldo y el Contrato de Compraventa.
Si la confección le corresponde a la entidad financiera se envía la minuta original de compraventa al Banco de la Localidad correspondiente, por medio de una nota la cual debe firmar el jefe del Departamento de Proyectos y Trámites.
• Recibir el Protocolo de Escritura confeccionado.
Se recibe el protocolo de escritura confeccionado en la Notaría Especial mediante el libro de control, si lo confecciona la entidad financiera se coordina con la misma para retirarlo con el mensajero designado al Departamento de Proyectos y Tramites. Esta Escritura ya viene a la Unidad con la firma del cliente.
Adjunta a la Escritura confeccionada por la Notaria Especial de la Unidad Administrativa de Bienes Revertidos, contamos con un recibo donde se incluye el desglose del gasto de confección de la misma.
El pago del gasto Notarial puede hacerse en efectivo o cheque de gerencia el cual debe ser a nombre de Ministerio de Economía y Finanzas/Unidad Administrativa de Bienes Revertidos.
• Revisión legal del Protocolo de Escritura.
Una vez recibida esta Escritura, se solicita a la Oficina de Asesoría Legal de la Unidad, la revisión del protocolo de escritura. Esta solicitud se realiza a través de memorando que firma el jefe del departamento y el número es tomado del control numérico existente en la base de datos del Departamento.
Una vez tengamos la escritura revisada por la oficina de Asesoría Legal, se saca copia y se le entrega a la secretaria del departamento para que la remita al Registro Publico (jefe del Registro Público de la Unidad Administrativa de Bienes Revertidos ubicada en el área) para el respectivo calculo de los gastos.
El pago del gasto del Registro Público debe hacerse a través de un cheque Certificado o de Gerencia a nombre del Registro Público.
Nota: Cuando la escritura es confeccionada por una entidad bancaria, los gastos de notaria y registro son cobrados por dicha entidad.
• Firma del cliente.
Contactar al o los clientes para la firma del protocolo de escritura pública. Una vez se acerque el cliente a la firma, se le traslada a lo cual deberá realizarse en presencia del señor notario. Esto es para los casos en que la escritura se confeccione en la Notaría Especial.
Mediante memorando al Administrador, se remite el protocolo de escritura para la firma del mismo, este memorando debe estar firmado por el jefe del departamento y el numero se toma del control numérico de la base de datos del departamento.
• Firma del Gerente de la entidad financiera.
Si la escritura fue confeccionada en la Notaría Especial, mediante nota se envía el protocolo acompañado de las minutas originales de venta y préstamo para la firma del gerente. Esta nota debe ser firmada por el jefe del Departamento y el número de la nota se toma del control numérico de la base de datos del departamento.
Si la escritura fue confeccionada por la entidad financiera, sólo se envía el protocolo y la minuta original de compraventa, solicitando la firma, cierre e inscripción de la escritura. Se remite con nota que firma el jefe del departamento y el número se toma del control numérico de la base de datos del departamento.
• Cierre de la Escritura.
Mediante el libro de control se envía el protocolo de escritura al cierre en la Notaría Especial, previo pago de los gastos notariales si la misma fue confeccionada allí. Si la escritura fue confeccionada por una entidad bancaria, es remitida a dicha entidad a través de nota firmada por el jefe del Departamento de la Unidad, el número de dicha nota se toma del control numérico de la base de datos del departamento y en este caso la entidad bancaria correspondiente la remite directamente al Cierre.
• Inscripción de la Escritura al Registro Público.
Si la escritura fue confeccionada en la Notaría Especial, la misma se envía con nuestra mensajería, acompañada del cheque para el pago de los gastos regístrales, el paz y salvo del IDAAN y el paz y salvo de arrendamiento o paz y salvo de mantenimiento, este último solo se envía en el caso que la escritura
pública corresponda a una Unidad Departamental constituido en Propiedad Horizontal (PH)
Si la confecciona la entidad financiera, este la envía directamente al Registro Público, el cliente aporta el paz y salvo del IDAAN y la Institución el paz y salvo de arrendamiento, si no existe saldo pendiente.
• Solicitar el pago de la Carta Irrevocable bancaria.
Cuando se recibe la Escritura inscrita, mediante nota se solicita a la entidad financiera el pago de la Carta Irrevocable y se remite la misma para ser custodiada en sus oficinas, el número de la nota se toma del control numérico de la base de datos del departamento y la firma el jefe de esta unidad.
Una vez recibido copia del recibo de cancelación que nos envía la oficina de Finanzas, se procede a la entrega de dicha escritura.
• Entregar la Escritura Inscrita al cliente.
Se entrega la Escritura inscrita al cliente mediante nota firmada por el jefe del departamento y el número de la misma se toma del control numérico de la base de datos del departamento de Proyectos de esta Unidad. Sólo se le entrega al Cliente, el Original de la Escritura Inscrita en los casos en que la compra venta sea de contado.
En los casos en que la Escritura es producto de una hipoteca con una entidad bancaria, solo recibimos copia de la escritura inscrita por parte de dicha entidad.
En ambos casos se incorpora al expediente copia de la Escritura Inscrita.
• Enviar el expediente al Archivo General.
Con la entrega de la Escritura inscrita o con el cobro de la Carta Irrevocable de Pago, se procede mediante memorando a enviar el expediente al Archivo General para su custodia, previa verificación de que el expediente este completo y correctamente foliado.
Se confecciona el documento ACTA DE CIERRE DE EXPEDIENTE, en el cual se colocan los datos como el numero de contrato, numero de la vivienda, nombre del comprador, numero de la escritura y fecha de inscripción y se indica que a partir de la fecha la Unidad Administrativa de Bienes Revertidos le traspasa al nuevo propietarios toda las responsabilidades como la custodia y el mantenimiento del bien vendido. Esta Acta de Cierre del Expediente lo firma el jefe del departamento de Proyectos y Trámites.
Una vez firmado el documento, se confecciona un memorando al Jefe de Archivo y Correspondencia donde se detalla el numero del bien vendido, la comunidad y el número de páginas con que cuenta el expediente. Este número de memo se toma del control numérico de la base de datos del departamento de Proyectos y Trámites.
Cuando este memo se envía con el expediente, debe estar debidamente incorporado y foleado el Acta de Cierre de Expediente, siendo el último documento existente en el mismo.
LEGALIZACIONES
PROCESO PARA LAS LEGALIZACIONES
i. Legalizaciones: Cuando el arrendatario legal muere o no reside en la vivienda y los habitantes se encuentran en el cuadro familiar del contrato de arrendamiento, o si el arrendatario legal autoriza a través de notario para que opte para la primera opción de compra. Se procede a verificar que es familiar o que se tiene la autorización del arrendatario con contrato, se prepara el Informe Social. Se envía a Asesoría Legal el expediente con toda la información, para determinar si legalmente procede la legalización o no. De proceder, se solicita el Contrato de Legalización. Después que el contrato ha sido revisado por los abogados es firmado por el cliente, se le añaden los timbres y se envía para la firma de Administrador. Posterior a la firma del Administrador se le comunica al cliente la opción de compra. Para la Legalización el expediente debe contener los siguientes documentos:
• Certificado de Defunción del arrendatario original (si ha muerto).
• Carta de capacidad financiera emitida por un Banco o Entidad Financiera (con la cual compruebe que puede ejercer la opción a compra).
• Comprobar que reside en la vivienda desde antes del 31 de diciembre de 1999 (Certificación de la Corregiduría del área, notas debidamente notarizadas de los vecinos).
• Estar al día en los pagos del arrendamiento, por el uso de la vivienda.
Existen los llamados Intrusos Tipo A que son las personas que habitan la vivienda a nombre de otra persona o arrendatario legal, que al desalojar la vivienda dejó al intruso a cargo de la misma, siendo este quien paga el arrendamiento, “ Se legalizará sólo si está al día en sus pagos”. Y el Intruso Tipo B que son aquellos que ocuparon una vivienda desocupada, sin autorización de la Institución, motivo por el cual no tiene ningún derecho y tiene que desalojar.
La Resolución Administrativa No. 329-02, del 30 de mayo de 2002, autoriza la legalización de toda persona que este ocupando viviendas en las áreas revertidas sin tener ningún título justificativo que les permita la ocupación de las mismas, para que puedan ejercer el Derecho de Opción de Compra.
Las viviendas objetos de Legalización tendrán en cuenta los siguientes parámetros según la resolución mencionada arriba:
Deben estar al día en el pago del canon de arrendamiento.
Sólo se podrán legalizar las personas que califiquen para la compra de la vivienda.
Por ningún motivo se le podrá legalizar a personas que hayan invadido las viviendas que se encuentren desocupadas.
Evaluación mediante una Trabajadora Social del caso.
CON AUTORIZACION DEL ARRENDATARIO
Solicitud de Legalización por escrito del ocupante.
Fotocopia de cédula actualizada.
Carta de autorización del arrendatario notariada.
Carta de renuncia de los miembros del cuadro familiar (sí se requiere según el caso).
Cesión Notariada (según el caso)
Carta de Precalificación Bancaria o forma de Financiamiento.
DEFUNCION DEL ARRENDATARIO LEGAL
Solicitud de Legalización por escrito
Fotocopia de Cédula
Copia de Certificado de Defunción
Certificado de Matrimonio ( en caso de esposos).
Certificado de Nacimiento, para definir el grado de afinidad con el arrendatario. (en caso que no este en el cuadro Familiar)
Certificación del Corregidor + tres testigos (según el caso)
Carta de renuncia de los miembros del cuadro familiar (sí se requiere según el caso).
Carta de Precalificación Bancaria o forma de Financiamiento.
EXPEDIENTE
Copia de Resolución 329-02
Datos Generales actualizados del Solicitante
Informe de Certificación de Saldo del Departamento de Finanzas
Informe Social / Evaluación a fin de determinar las circunstancias de los actuales ocupantes, de como ingresaron a la vivienda y otras circunstancias.
Evaluación legal por parte de la Oficina de Asesoría Legal.
Aprobada la solicitud se procede al Contrato de Legalización e inicio de tramite de venta.
PROCESO PARA LOS CONTRATOS DE PLAN DE CASOS ESPECIALES (JUBILADOS)
Dentro del Decreto Ejecutivo No. 90 del 16 de agosto de 1996, que contempla Jubilaciones, Edad Avanzada y Enfermedad Grave, se beneficia a aquellas personas en edad de jubilación, pensionados o enfermos, que por su condición o edad, no son sujetos de crédito, los cuales deben presentar su solicitud de inclusión al Plan. Se hace la evaluación social, por parte de una trabajadora social, para determinar si califican a lo señalado en el Decreto Ejecutivo 90. De calificar, se procede a la confección del Contrato de Arrendamiento Plan de Casos Especiales, el cual debe ser firmado por el Cliente y el Administrador de la Unidad Administrativa de Bienes Revertidos. Cabe señalar que en estos casos al momento de fallecer el arrendatario no se puede traspasar el derecho a ninguna otra persona, salvo la esposa o hermano, siempre y cuando estén incluidos en el cuadro familiar del arrendatario legal y apliquen para ser incluidos dentro del Plan de Casos Especiales.
Estos expedientes deben contener la siguiente documentación:
• Encuesta aplicada a los arrendatarios que solicitan acogerse al Plan de Casos Especiales
• Solicitud del Arrendatario
• Informe Social de la Trabajadora Social • Cédula del arrendatario
• Notas médicas si es el caso • Contrato de Arrendamiento • Certificación de Saldos • Descripción del Bien
• Valores Refrendados con avalúos del MEF y la Contraloría • Contrato de Arrendamiento – Plan de Casos Especiales.
Las viviendas objetos de renovación del Contrato de Plan de Jubilados:
El arrendatario deberá ser jubilado y estar dentro de los parámetros que contempla la Ley
Vivir en el inmueble
Evaluación mediante una Trabajadora Social del caso.
REQUISITOS PARA LA RENOVACION DE CONTRATO:
Solicitud por escrito del ocupante.
Fotocopia de cédula actualizada.
Estar al día en los pagos de arrendamiento.
EXPEDIENTE
Copia del Decreto Ejecutivo90
Datos Generales actualizados del Solicitante
Informe de Certificación de Saldo del Departamento de Finanzas
Informe Social / Evaluación a fin de determinar las circunstancias de los actuales ocupantes y otras circunstancias.
Completada la documentación, se confecciona el contrato, para revisión y refrendo de los abogados y firma del arrendatario, se tramitan memos y notas de revisión de la Oficina Asesoría Legal para la aprobación y firma del Administrador y la Contraloría para su refrendo.
Refrendado el Contrato se entrega copia del contrato al arrendatario y se envía al Departamento de Proyecto para su custodia.
ASIGNACIÓN EN USO Y ADMINISTRACIÓN
Para este trámite existen dos tipos de clientes.
• Solicitudes nuevas donde los clientes solicitan se les otorgue el bien en asignación en uso y administración
• Clientes que son arrendatarios y solicitan se les cambie el tipo de disposición a asignación en uso y administración.
Se recibe la solicitud formal por parte de la entidad gubernamental, organismo internacional, organización no gubernamental (fundaciones, asociaciones).
Para el análisis de la solicitud se le solicita a los interesados la siguiente información:
• Pacto social
• Certificación del Registro Público
• Resolución del Ministerio de Gobierno y Justicia que le otorga la personería jurídica.
• Perfil del proyecto a realizar (beneficios económicos y sociales, personal a ser empleado, etc.)
• Estados financieros (para evaluar la rentabilidad de la institución solicitante).
• Financiamiento del proyecto.
Se solicita a la Oficina de Ingeniería la disponibilidad de un lote o una vivienda (si es una solicitud nueva).
Se prepara el proyecto para presentar la solicitud ante la Comisión Interinstitucional para la Administración de los Bienes Revertidos (resumen ejecutivo, presentación en power point, análisis legal).
Se confecciona memorando para enviar el proyecto a la Oficina de Asesoría Legal para solicitar la opinión jurídica sobre el proyecto y la confección de la Resolución Ministerial.
Recibida la recomendación favorable de la Comisión, se confecciona memorando para remitir la Resolución Ministerial a la firma del Viceministro de Finanzas y el Ministro. Los documentos que se remiten son los siguientes:
Acta de la reunión de la comisión,
Copia del resumen ejecutivo
Luego de recibir firmada la resolución ministerial se le asigna un número del control que lleva la Oficina de Asesoría Legal.
Se notifica al cliente o se le comunica, según lo que disponga la resolución.
La resolución original notificada es remitida a la Oficina de Asesoría Legal para su custodia.
Se incorpora al expediente copia de la resolución notificada.
Se confecciona memo para remitir expediente a la Oficina de Administración de Contratos para su administración.
Nota: Las asignaciones en uso son prorrogables, para conceder dichas prórrogas se deben efectuar inspecciones al área para ver que se cumple con todas las especificaciones del proyecto original y de las condiciones expresadas en la Resolución Ministerial, luego se presenta la solicitud ante la Comisión Interinstitucional para su recomendación favorable.
RENOVACIONES DE CONTRATO
AUTORIZACIÓN ANTE INSTANCIAS EXTERNAS – UNIDAD DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL ESTADO (UACE), CONSEJO
ECONÓMICO NACIONAL (CENA) Y CONSEJO DE GABINETE. LEY N°22 DE 27 DE JUNIO DE 2006, Artículo N°57:
La declaratoria de excepción del procedimiento de selección de contratista, la autorización de contratación directa y la aprobación de aquellos contratos que
no sobrepasen la suma de B/.300,000.00 le corresponde al Ministerio de Economía y Finanzas (Unidad de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – UACE) .
La autorización y aprobación de aquellos contratos que sobrepasen la suma de B/.300,000.00 sin exceder los B/.3,000,000.00 le corresponde al Consejo Económico Nacional (CENA).
La autorización y aprobación de aquellos contratos que sobrepasen la suma de B/.3,000,000.00 le corresponde al Consejo de Gabinete.
PROCEDIMIENTO
Se recibe de la Oficina de Administración de Contratos, el expediente completo y debidamente foleado, para solicitar la aprobación ante la instancia.
Se prepara un paquete que debe contener: • Acta y recomendaciones de la Comisión • Resolución Ministerial
• Avalúos
• Copia del plano aprobado
• Nota donde el cliente solicita la renovación
• Copia de la póliza de seguro contra incendio vigente • Copia de la fianza de cumplimiento de contrato
• Cualquier otra fianza que contemple el contrato vigente • Copia de la cédula o pasaporte del representante legal
• original de la certificación del Registro Público • timbres fiscales de acuerdo al monto del contrato • estado de cuenta
• informe de auditoria si es el caso, • contrato refrendado
• resoluciones de Junta Directiva • Resolución Ministerial
• informe de cumplimiento de contrato, entre otros.
Si el proyecto va a CENA se le debe adjuntar el Formulario CENA01.
Si el proyecto va al Consejo de Gabinete se le debe adjuntar el proyecto de Resolución de Gabinete y la Exposición de Motivos.
Luego se remite mediante memorando a la revisión y V° B° de la Oficina de Asesoría Legal.
Se coordina con esta Oficina si hace falta alguna documentación relevante y necesaria para la aprobación del proyecto.
La Oficina de Asesoría Legal envía la documentación revisada junto con la nota remisora (impresa y digital) para la firma del Señor Ministro, con la cual se solicita la aprobación ante la instancia.
Se digitaliza la documentación revisada y se quema en CD junto con la nota remisora.
Se envía memo por conducto para la firma del Administrador y el Viceministro de Finanzas, con el cual se remite el proyecto y la nota para la firma del Señor Ministro.
Recibida la aprobación de la Instancia, se envía el expediente a la Oficina de Asesoría Legal solicitando la confección del contrato de renovación o addenda.
Se le comunica al cliente (Representante Legal de la Asociación, Sociedad o Institución) que pase a firmar el Contrato, addenda y se le solicitan los timbres que establece el contrato.
Mediante memorando se remite el contrato de renovación o addenda para la firma del Administrador de la Unidad Administrativa de Bienes
Revertidos, junto con la nota de solicitud de refrendo a la Contraloría General de la República.
Luego de ser firmado por ambas partes, se remite el contrato de renovación o addenda a la Contraloría General de la República para el Refrendo del Contralor.
Se adjunta el expediente donde deben constar los siguientes documentos:
• Acta y recomendaciones de la Comisión • Resolución Ministerial
• Avalúos
• Copia del plano aprobado
• Nota donde el cliente solicita la renovación
• Copia de la póliza de seguro contra incendio vigente • Copia de la fianza de cumplimiento de contrato
• Cualquier otra fianza que contemple el contrato vigente • Copia de la cédula o pasaporte del representante legal • Original de la certificación del Registro Público
• Timbres fiscales de acuerdo al monto del contrato • Estado de cuenta
• Informe de auditoria si es el caso • Contrato refrendado
• Resoluciones de Junta Directiva • Resolución Ministerial
• Informe de cumplimiento de contrato
Al momento que se recibe el contrato de renovación o addenda refrendado, se confecciona nota para enviar copia del contrato al Representante Legal de la Asociación, Sociedad o Institución.
Se confecciona memorando para remitir copia del contrato a la Oficina de Finanzas.
El contrato original se archiva en el expediente.
Se confecciona memorando para remitir el expediente a la Oficina de Administración de Contratos para su administración.
TRASPASOS A TITULO GRATUITO
AUTORIZACIÓN ANTE INSTANCIAS EXTERNAS – UNIDAD DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL ESTADO (UACE), CONSEJO
ECONÓMICO NACIONAL (CENA) Y CONSEJO DE GABIENTE
LEY N°22 DE 27 DE JUNIO DE 2006, Artículo N°57:
Los traspasos a entidades gubernamentales está contemplado dentro de la Ley 22.
Los traspasos que se manejan a instituciones no gubernamentales, son aprobados bajo la Ley 56 de 1995 y para efectuarlos, debe sustentarse que la institución brinda un alto beneficio social y beneficia a un grupo de personas considerable.
La declaratoria de excepción del procedimiento de selección de contratista, la autorización de contratación directa y la aprobación de aquellos contratos que no sobrepasen la suma de B/.300,000.00 le corresponde al Ministerio de Economía y Finanzas (Unidad de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – UACE)
La autorización y aprobación de aquellos contratos que sobrepasen la suma de B/.300,000.00 sin exceder los B/.3,000,000.00 le corresponde al Consejo Económico Nacional (CENA).
La autorización y aprobación de aquellos contratos que sobrepasen la suma de B/.3,000,000.00 le corresponde al Consejo de Gabinete.
PROCEDIMIENTO
La solicitud de traspaso debe ser aprobado por la Comisión Interinstitucional para la Administración de los Bienes Revertidos
Es importante tener presente que para realizar el traspaso de un bien, la entidad beneficiaria debe poseer patrimonio propio.
Se revisa la documentación del proyecto a presentar ante la Instancia Externa y el mismo debe contener:
• resumen ejecutivo • valores refrendados • avalúos
• copia de planos
• Acta y aprobaciones de la comisión • Resolución Ministerial
• informe de infraestructura soterrada (descripción) • certificación del Registro Público de la finca madre • descripción del bien.
Si el proyecto va a CENA, adicional se le debe adjuntar el Formulario CENA01. Si el proyecto va al Consejo de Gabinete, adicional se le debe adjuntar el proyecto de Resolución de Gabinete y la Exposición de Motivos.
Luego, se confecciona el memo para enviar el proyecto a revisión y V° B° de la Oficina de Asesoría Legal. Se coordina con la Oficina de Asesoría Legal que dicha documentación esté completa. Si hace falta algún documento, el mismo se consigue.
La Oficina de Asesoría Legal, envía el paquete revisado junto con la nota remisora (impresa y digital), con la cual se envía a la aprobación de la Instancia, para la firma del Ministro de Economía y Finanzas.
Luego que la Oficina de Asesoría Legal da el V° B° de dicha documentación, la misma es digitalizada. Se envía la documentación (impresa) junto con un memo para la firma del Administrador.
Se envía la documentación (impresa) junto con la nota remisora al Vice Ministro para la firma del memo.
Firmado el memo por el Vice Ministro se remite la documentación junto con la nota para la firma del Ministro.
Recibida la aprobación de la Instancia, se envía el expediente a la Oficina de Asesoría Legal solicitando la confección de la minuta. En el expediente debe constar:
• Nota de aprobación de la instancia.
• Acta de la Junta Directiva de la sociedad, ong’s o institución donde autorizan al representante legal o cualquier otra persona que designen a aceptar el traspaso, firmar la escritura o cualquier otro documento relacionado con el traspaso.
• Copia de la cédula o pasaporte (si es extranjero) del representante legal o la persona que designen para realizar los trámites.
• Descripciones.
• Copia del plano aprobado.
Luego de confeccionada la minuta se remite a la Notaría Especial para la confección del Protocolo de Escritura de Traspaso.
El Protocolo de Escritura se remite a la Oficina de Asesoría Legal con el expediente para su verificación y V° B°.
Se remite el Protocolo de Escritura para la firma de la persona designada por la Asociación o Institución beneficiaria del traspaso.
Se envía el Protocolo de Escritura a la firma del Administrador.
Se envía el Protocolo de Escritura a la firma del Contralor.
Se solicita el paz y salvo del IDAAN de la finca que se va a traspasar.
Se envía a la Secretaría General del Ministerio, la solicitud de autenticación de los documentos que se transcribieron en la Escritura (resolución de Junta Directiva, nota o resolución de aprobación si no se tiene la nota original y cualquier otro documento que el Notario requiera).
El beneficiario del traspaso deberá cancelar el costo de la confección de la escritura, puede ser en cheque a nombre del MEF-AREA REVERTIDA o efectivo.
Se envía a la Notaría Especial, el Protocolo de Escritura para su cierre. La escritura debe ir firmada por todas las partes. Debe ir adjunto: copia del recibo de cancelación de los gastos notariales, minuta, copia autenticada de los documentos que fueron transcritos en la escritura (Resolución de Junta
Directiva, nota o resolución de aprobación y cualquier otro documento que el Notario requiera).
Si el beneficiario del traspaso es un arrendatario, se debe solicitar a la Oficina de Finanzas el paz y salvo.
El beneficiario deberá cancelar los gastos de inscripción en el Registro Público, con un cheque certificado a nombre del Registro Público.
Una vez cerrada la Escritura se envía al Registro Público para su inscripción. Debe ir con el paz y salvo del IDAAN, copia del plano aprobado y cheque de cancelación de gastos de registro.
Se entrega el original de la Escritura al beneficiario.
Se envía copia de la escritura inscrita a la Oficina de Finanzas y la Oficina de Administración de Contratos
Se archiva copia de la escritura en el expediente, se confecciona el Acta de Cierre y se remite a la Oficina de Archivo para su custodia.
