Diagnóstico del control interno para propiedad planta y equipo de la empresa Strud ingeniería LTDA

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(1)DIAGNÓSTICO DEL CONTROL INTERNO PARA PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO DE LA EMPRESA STRUD INGENIERÍA LTDA.. Opción de Grado. Presentado por: ROBINSON RAMIREZ GERENA ANGIE VANESA VICTORIA CHILITO LUISA COPETE HINESTROZA. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CONTADURIA PÚBLICA Bogotá, Mayo de 2018.

(2) DIAGNÓSTICO DEL CONTROL INTERNO PARA PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO DE LA EMPRESA STRUD INGENIERÍA LTDA.. Trabajo de grado presentado como requisito para optar el título de:. Contador Público. Modalidad de grado: Seminario de Aseguramiento. Presentado por: ROBINSON RAMIREZ GERENA ANGIE VANESA VICTORIA CHILITO LUISA COPETE HINESTROZA. RICHARD CADENA GALINDO Director SERGIO ANDRES ROBLES GUEVARA Asesor. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CONTADURIA PÚBLICA Bogotá, Mayo 2018.

(3) CONTENIDO Declaración expresa .................................................................................................... 7 Resumen...................................................................................................................... 8 Abstract ....................................................................................................................... 9 1.. Justificación .................................................................................................... 10. 2.. Planteamiento de problema ............................................................................ 11. 3.. Objetivos ......................................................................................................... 12 3.1 Objetivo general .............................................................................................. 12 3.2 Objetivos específicos ...................................................................................... 12. 4.. Metodología .................................................................................................... 13. 5.. Marco institucional ......................................................................................... 16 5.1 Objeto Social................................................................................................... 16 5.2 Misión ............................................................................................................. 16 5.3 Visión .............................................................................................................. 16 5.4 Política de calidad ........................................................................................... 16. 6.. Marco legal ..................................................................................................... 17. 7.. Marco conceptual ........................................................................................... 19 7.1 Control: ........................................................................................................... 19 7.2 Control Interno:............................................................................................... 19 7.3 Sistema de Control Interno: ............................................................................ 20.

(4) 7.4 Riesgo: ............................................................................................................ 20 7.5 Entorno de control: ......................................................................................... 21 7.6 Actividades de control: ................................................................................... 21 7.7 Evaluación del riesgo: ..................................................................................... 22 7.8 El proceso contable: ........................................................................................ 22 7.9 Matriz de Riesgo: ............................................................................................ 22 8.. Capítulo I ........................................................................................................ 23 8.1 Análisis y Resultados ...................................................................................... 23 8.1.1 Entorno de Control................................................................................... 23 8.1.1.1 Reglamento de trabajo. ......................................................................... 23 8.1.1.2 Código de ética. .................................................................................... 24 8.1.1.3 Desconocimiento de la Organización. .................................................. 24 8.1.1.4 Política. ................................................................................................. 24 8.1.1.6 Manual de Procedimientos.................................................................... 25 8.1.1.7 Manual de funciones. ............................................................................ 25 8.1.1.8 Medición de competencias.................................................................... 26 8.1.1.9 Mecanismo de control interno. ............................................................. 26 8.1.2 Actividades de Control ................................................................................ 26 8.1.2.1 Compras. ............................................................................................... 27 8.1.2.2 Soportes de compra............................................................................... 27.

(5) 8.1.2.3 Conciliación de tarjeta de crédito ......................................................... 27 8.1.2.4 Ausencia de soportes contables. ........................................................... 28 8.1.2.5 Activos de menor cuantía. .................................................................... 28 8.1.2.6 Conteos periódicos................................................................................ 28 8.1.2.7 Reparaciones y repuestos. ..................................................................... 29 8.1.2.8 Activos en custodia o comodato. .......................................................... 29 8.1.2.9 Accesos físicos. ..................................................................................... 29 9.. Capitulo II ....................................................................................................... 30 9.1 Valoración de riesgos...................................................................................... 30 9.2 Matriz de riesgos ............................................................................................. 30. 10.. Capitulo III ..................................................................................................... 34. 11.. Conclusiones................................................................................................... 38. REFERENCIAS........................................................................................................ 40 Anexos ...................................................................................................................... 43 Anexo 1. Entrevista............................................................................................... 43 Anexo 2. Análisis de la observación no participativa ........................................... 45 Anexo 3. Evidencia fotográfica ............................................................................ 46.

(6) LISTA DE TABLAS. Tabla 1. Niveles de probabilidad e impactos……………………………31 Tabla 2. Clasificación global del riesgo…………………………………31 Tabla 3. Clasificación del riesgo……………………………….......…...32 Tabla 4. Clasificación del riesgo probabilidad por impacto…………...32.

(7) Declaración expresa. “La responsabilidad y el contenido de este trabajo escrito e investigativo, corresponde exclusivamente al patrimonio intelectual de la misma la UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA”.

(8) Resumen. La investigación se realizó en la constructora STRUD INGENIERIA LTDA. con el objetivo de diagnosticar el sistema de control interno aplicado al rubro de propiedad planta y equipo, que contribuya con el cumplimiento de los objetivos y políticas trazadas por la organización; la metodología de investigación utilizada fue cualitativa a través de un estudio de casos, se recolectaron datos, se realizó reconocimiento del entorno, se identificaron los riesgos existentes, finalmente se recomendaron oportunidades de mejora y acciones como sugerencias para ayudar a la eficiencia en el sistema de control interno, logrando con esto cumplir con el objetivo general y específicos de la investigación, con esto se espera contribuir a la eficiencia y eficacia de las operaciones..

(9) Abstract. The investigation was carried in the construction company STRUD INGENIERIA LTDA, with the objective of diagnosing the system of internal control applied to the item of property plant and equipment, to contributes with the fulfilment of the objectives and policies established by the organization; the research used methodology was qualitative through a case study, data were collected, survey of the environment was carried out, existing risks were identified, finally actions such as suggestions and opportunities for improvement were recommended to help effectiveness in the internal control system, thus achieving compliance with the general objective and specific research, this is expected to contribute to the efficiency and effectiveness of operations..

(10) 1. Justificación. Este trabajo se enfoca principalmente en determinar. si existen. deficiencias de control interno en el rubro de propiedad planta y equipo, así como sugerir posibles soluciones del buen control interno dentro de la propiedad planta y equipo de la empresa STRUD INGENIERÍA, por lo tanto resulta importante esta identificación ya que permite que las actividades del área desarrolladas por el personal sean de forma idóneas y que los directivos de la empresa puedan tomar mejores decisiones que beneficien a la empresa, teniendo más vigilancia y mejor control en las operaciones que realizan.. Este trabajo contribuye a través de la identificación de riesgos que afectan de forma importante a la razonabilidad de la información y a la implementación de nuevos o mejores controles y nuevas técnicas de control interno para que así tengan mejoras en la empresa y que la administración cumpla con los objetivos que se plantean a nivel organizacional y buena administración de los recursos y productividad..

(11) 2. Planteamiento de problema. Actualmente en Colombia, específicamente en la ciudad de Bogotá D.C. operan un gran número de empresas constructoras, que no cuentan con los suficientes controles internos, y son organizaciones económicas que aportan en buena medida a la generación de empleo y desarrollo de la ciudad.. Las empresas constructoras generan recursos para su funcionamiento y desarrollo participando en la ejecución de obras de infraestructura, edificación, y urbanización, que obtienen generalmente a través de licitaciones públicas o privadas, adjudicaciones directas o bien desarrollando promociones o proyectos independientes que sean capaces de generar recursos para el logro de sus objetivos.. Para lograr que una empresa funcione como tal, de manera armónica y que además sea eficiente en su operación y en el logro de sus objetivos es necesario que cuente con una adecuada organización que defina claramente las funciones y responsabilidades de cada área, así como de controles administrativos y operativos que optimicen el uso de los recursos disponibles para conseguir de igual manera los fines de la empresa.. La razón principal para el desarrollo de este trabajo se basa en los principales. problemas. observados. en. la. empresa. constructora. STRUD. INGENIERIA que actualmente se encuentran operando en la ciudad de Bogotá D.C. ya que esta organización es consciente de las falencias en su sistema de control interno enfocado al rubro de propiedad planta.. Dado lo anterior, se plantea la siguiente pregunta problema ¿cuál es la eficiencia del sistema de control interno aplicado a la propiedad planta y equipo de la empresa STRUD INGENIERÍA LTDA?.

(12) 3. Objetivos. 3.1 Objetivo general. Diagnosticar la eficacia del sistema de control interno aplicado a la propiedad planta y equipo de la empresa STRUD INGENIERÍA LTDA.. 3.2 Objetivos específicos. Evaluar los procesos y procedimientos actuales del sistema de control interno para propiedad planta y equipo.. Diseñar una matriz de riesgos para identificar el impacto de los problemas del control interno.. Recomendar oportunidades de mejora y acciones como sugerencias para ayudar a la eficacia en el sistema de control interno..

(13) 4. Metodología La metodología de investigación utilizada para el presente trabajo fue cualitativa; enfocada en comprender y profundizar los fenómenos, explorándolos desde la perspectiva de los participantes en un ambiente natural y en relación con el contexto. Para ello, se realizó una observación no participativa con la intención de lograr el efectivo diagnóstico del sistema de control interno enfocado al rubro de propiedad planta y equipo, se debió comprender la perspectiva de las personas que realizan dicho proceso, los fenómenos que los rodean, profundizar en sus experiencias y opiniones. Se realizó un tipo de entrevista semi estructurada la cual es flexible y abierta al momento de realizar las preguntas permitiendo explorar más áreas que surgen espontáneamente qué permite recolectar información de una manera más amplia (Galán, 2009). Se utilizó el tipo de estudio (EPCI) Evaluación del Proceso de Control Interno (EPCI) que se evalúa el mismo a efectos de calificar e informar el nivel de eficacia y eficiencia de las operaciones, aplicando procedimientos tendientes a analizar el diseño y comprobar su funcionamiento con miras al logro de los objetivos de la entidad. Cabe recordar que la eficacia del control interno constituye una opinión emitida en función de la evaluación del proceso de control interno en un momento dado e implica la existencia de una seguridad razonable sobre el logro.

(14) de los objetivos de la entidad evaluada, relacionados con las siguientes categorías de objetivos del control interno: 1. Eficacia y eficiencia de las operaciones. 2. Confiabilidad de la información financiera. 3. Cumplimiento de Leyes y Normas y regulaciones aplicables. La eficacia es la característica principal del control interno que puede ser determinada sobre cada uno de los objetivos antes mencionados o el conjunto de ellos en función a una evaluación integral del proceso de control interno. (S. QUIROGA 2008) Dentro de la obtención de información necesaria para tener un concepto amplio del manejo de control interno de propiedad planta y equipo de la organización se observó la ejecución de las tareas (como) se realizan, con que elementos, con qué frecuencia, cuál es su propósito, ejecutores y operativos de control, medios utilizados, soportes, manuales y reglamentos. El hecho de que no existan manuales y reglamentos u otros medios de soporte no implica que no existan controles. Esta situación dificulta la revelación, pero no impide el mismo, aunque constituye una deficiencia relacionada con el diseño de los controles. En este orden de ideas, el aporte que se pretende dar a la empresa consiste en presentar un diagnóstico de control interno que permita contribuir con la eficiencia y eficacia de las operaciones contables; basado en la metodología expuesta en la norma internacional de auditoría NIA 315 Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material, mediante el conocimiento de.

(15) la entidad y de su entorno en el que se menciona que el control interno “abarca cinco componentes claves (…) entorno de control, valoración de riesgos, actividades de control, sistema de información y seguimiento de controles”. La división del control interno en estos cinco componentes proporciona un marco de referencia útil para el conocimiento de los diferentes aspectos del sistema de control interno. De los cinco componentes propuestos, solo se tuvieron en cuenta el entorno de control, actividades de control y valoración de riesgos, debido a que el sistema de información y el seguimiento de controles se realizan una vez se encuentre implementado un sistema de control interno. Dichos componentes se asociaron a los objetivos específicos del presente trabajo..

(16) 5. Marco institucional 5.1 Objeto Social STRUD INGENIERIA sociedad de responsabilidad limitada, su principal actividad es la comercialización de servicios técnicos profesionales para el desarrollo, aprovechamiento de los recursos naturales incluido los trabajos de ingeniería civil, hidráulica y de construcción, estudios socio económico de proyectos geofísica, cartografía y todas las actividades afines con la ingeniería. 5.2 Misión Diseña, realiza estudios técnicos, presta consultaría y construcción de obras civiles, eléctricas y metalmecánicas, con la más alta tecnología y competencia del personal. Estamos comprometidos con el medio ambiente. 5.3 Visión En el año 2020 creceremos un 80% respecto al año 2017, para este desarrollaremos nuestros propios proyectos, diversificaremos nuestros clientes y ofreceremos la mejor tecnología 5.4 Política de calidad STRUD Ingeniería Ltda. desarrolla sus proyectos teniendo en cuenta el cumplimiento de las normas establecidas por los códigos regulatorios existentes con una calidad óptima, en el tiempo justo y sin sobrepasar lo presupuestado. Esto lo lograremos innovando procesos y tecnologías que nos permitan mejorar cada día..

(17) 6. Marco legal La constructora STRUD INGENIERA LTDA en Bogotá es una sociedad creada legalmente el 26 de mayo de 1989 se encuentra ubicado en Bogotá Distrito Capital, su actividad principal es ser desarrolladores de proyectos inmobiliarios y urbanos, su segunda actividad actividades inmobiliarias realizadas con bienes propios arrendados; la investigación allí realizada se basó en las siguientes referentes enfocados en la propiedad planta y equipo, tomando como base el control interno, en donde el congreso determina “Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad. Con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos”.(Art. 9); el control interno es establecido por el congreso de Colombia con la ley 87 de 1993 (Noviembre 29), el cual establecen normas para el control interno en las entidades y organismos del estado.. La ley 1314 de 2009 convergencia, nos manifiesta la adopción de las normas donde nos indica que todas las empresas deben cumplir con la normatividad vigente, en donde la empresa. STRUD INGENERIA adopta. normatividad en el año 2014, en donde desde la fecha ya se encuentra bajo normas internaciones; la Identificación y Valoración de los Riesgos de Errores Materiales para así mismo conocer el riesgo de negocio, manejo del control interno con la finalidad de que la información suministrada sea confiable, NIA 315 es. importante conocer sobre el. control interno, para poder tener una. organización frente a una evolución. de los procesos. (NIA 315 /15 DE. OCTUBRE DE 2013)..

(18) Las evaluaciones de riesgo y control interno, aplica a la empresa dado que proporciona lineamientos para obtener una comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno y sobre el riesgo de auditoría y sus componentes, riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de detección, esto con el fin de llevar un control en la parte de propiedad planta y equipo siento este el principal riesgo que tiene la compañía NIA 400. El enfoque, del control interno es considerado un proceso o sucesión de actividades, relacionadas con la gestión de una organización y vinculadas al resto de los procesos básicos de la misma (Chalupowicz, 2005). Los controles deben actuar con una finalidad preventiva, minimizando la existencia de desvíos en los procesos (Dias dos Santos, 2008). STRUD INGENERIA debe realizar la evaluación y análisis de riesgos para la determinación la forma como deben ser manejados y trabajados para poder desarrollar un objetivo de cumplimiento, que se puedan determinar los riesgos para realizar la respectiva evaluación y realizar el manejo de cambios esto se puede evidenciar en la NIA 315 que es un documento que contiene las principales directivas para implantación, gestión y control de un sistema de control..

(19) 7. Marco conceptual A continuación, se definirán algunos conceptos que se consideran relevantes para el análisis del trabajo que permitirán al lector contextualizar el tema tratado. Todos los conceptos aquí presentados tienen relación directa con el tema del proyecto y serán clave para el logro de los objetivos planteados: 7.1 Control: El control en los procesos corporativos facilita la evaluación del. cumplimiento. de. los. objetivos. organizacionales. definidos. por. la. administración, permitiendo procesos efectivos. Según Galindo (2009) el control es el “poder para definir las políticas financieras y de explotación de una sociedad, con el fin de obtener beneficios en sus actividades” Para Gómez (2009) “el control es considerado en la filosofía empresarial moderna como el análisis permanente de las desviaciones entre objetivos y realizaciones, y la adopción de las medidas correctoras que permitan el cumplimiento de los objetivos o bien su adaptación necesaria” 7.2 Control Interno: El control interno tiene como objetivo controlar la efectividad de los procesos organizacionales definidos, con el fin de alcanzar el cumplimiento de los objetivos permitiendo evaluar la continuidad de una organización. De esta forma, El control interno en comprender el conjunto de políticas de la organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos, la detección y prevención de fraudes contables y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente y se cumplen según las directrices marcadas por la dirección con el fin de cumplir con los objetivos señalados por la entidad (Galindo, 2009, p. 61). Por otro lado, Estupiñan (2015) implanta que el control interno es definido en forma amplia como un proceso, efectuado por el consejo de administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado para proporcionar una razonable seguridad con miras a la realización de objetivos en las siguientes.

(20) categorías de efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la información financiera, y acatamiento de las leyes y regulaciones aplicables. Según lo anterior podemos establecer que, el control interno se compone de. políticas,. procedimientos,. métodos. y. medidas. establecidas. en. las. organizaciones con el propósito de salvaguardar los activos, proporcionar información financiera razonable y cumplimiento de la normatividad aplicable para cada uno de los procesos y actividades de la organización. 7.3 Sistema de Control Interno: El sistema de control interno en una organización permite orientar los resultados organizacionales hacia el logro de los objetivos establecidos, partiendo con la identificación de riesgos y controles que direccionen a la continuidad del negocio. Según Galindo (2009) el sistema de control interno “es un conjunto de elementos, normas y procedimientos encaminados a lograr la máxima eficacia en la gestión de la empresa y, en definitiva, al óptimo logro de sus fines” Sin embargo, para Madariaga (2004), citado por Terán (2013) menciona que el sistema de control interno o de gestión “es un conjunto de áreas funcionales en una empresa y de acciones especializadas en la comunicación y control al interior de la empresa” errores, desperdicios, ineficiencias, desviación de políticas establecidas e incluso fraudes” De acuerdo con lo anterior, el sistema de control interno se puede definir como el conjunto de procedimientos, normas o medidas que la organización establece para asegurar el cumplimiento de la estrategia y objetivos corporativos, estableciendo controles en los procesos, recursos y actividades de la entidad. 7.4 Riesgo: Los riesgos, pueden ser eventos positivos o negativos que afecten la continuidad de una compañía en el desarrollo de sus procesos y actividades internas. De. acuerdo con esto. Azcuénaga. (2007). define el. riesgo. como. “combinación de probabilidad y consecuencias de que ocurra un suceso peligroso específico”.

(21) De otra manera, la Real Academia Española (2017) menciona que el riesgo es “cada una de las contingencias que pueden ser objeto de un contrato de seguro” Escudero (2013) define que el riesgo es un “concepto que se utiliza para expresar la incertidumbre de eventos y resultados que podrían ejercer un efecto adverso en los objetivos y las metas de la organización” De acuerdo con lo anterior, el concepto que se desarrollará en el trabajo de investigación es el de Escudero, dado que define al riesgo de una manera más amplia y aplicable, teniendo en cuenta los eventos a lo que están expuestas las organizaciones. 7.5 Entorno de control: Es el conjunto de normas, procesos y estructuras que proveen las bases para llevar a cabo el Control Interno a través de la organización. El directorio y la alta gerencia establecen el ejemplo en relación con la importancia del Control Interno y las normas de conducta esperada De acuerdo con la metodología de la NIA 315, el entorno de control es la base de control interno, el cual abarca las normas y valores, estructura organizacional que impulsa la ejecución de los procedimientos y actividades en pro del cumplimiento de la estrategia de la compañía. este aporta disciplina a la estructura. 7.6 Actividades de control: se ejecutan en todos los niveles de la entidad, en las diferentes etapas de los procesos de negocio y en el entorno tecnológico, y sirven como mecanismos para asegurar el cumplimiento de los objetivos. Según su naturaleza pueden ser preventivas o de detección y pueden abarcar una amplia gama de actividades manuales y automatizadas. Las actividades de control conforman una parte fundamental de los elementos de control interno. Estas actividades están orientadas a minimizar los riesgos que dificultan la realización de los objetivos generales de la organización. Cada control que se realice debe estar de acuerdo con el riesgo que.

(22) previene, teniendo en cuenta que demasiados controles son tan peligrosos como lo es tomar riesgos excesivos. Estos controles permiten: •. Prevenir la ocurrencia de riesgos innecesarios.. •. Minimizar el impacto de las consecuencias de los mismos.. •. Restablecer el sistema en el menor tiempo posible. 7.7 Evaluación del riesgo: La evaluación de riesgos involucra un proceso dinámico e interactivo para identificar y analizar riesgos que afectan el logro de objetivos de la entidad, dando la base para determinar cómo los riesgos deben ser administrados. La evaluación de riesgos es la identificación y análisis de los riesgos relevantes para el logro de los objetivos, como base para determinar la forma de administrarlos. 7.8 El proceso contable: se define como el conjunto ordenado de etapas, que tiene como propósito el registro de los hechos económicos conforme a los criterios de reconocimiento, medición y revelación establecidos en los respectivos marcos normativos, de tal manera que la información financiera que se genere atienda las características cualitativas definidas en los mismos. Un hecho económico es un suceso derivado de las decisiones de gestión de los recursos de la entidad, que da origen, modifica o extingue algún elemento de los estados financieros (Contaduría general de la nación, 2010). 7.9 Matriz de Riesgo: una matriz de riesgo es una herramienta de control y de gestión normalmente utilizada para identificar las actividades (procesos y productos) más importantes de una institución z, el tipo y nivel de riesgos inherentes a estas actividades. Igualmente, una matriz de riesgo permite evaluar la efectividad de una adecuada gestión y administración de los riesgos financieros, operativos y estratégicos que impactan la organización..

(23) 8. Capítulo I Dentro de la investigación se evaluó el adecuado proceso interno de la entidad para identificar riesgos del negocio enfocados a la propiedad planta y equipo relevantes, iniciando con la alta dirección de la organización quien nos dio un breve resumen del manejo de este rubro, nos permitió realizar una observación no participativa, facilitó la política que tiene la organización para el manejo de propiedad planta y equipo e hizo una breve reseña del manejo del mismo, designó a la persona encargada para que le realizáramos la entrevista sobre el manejo del propiedad planta y equipo con la intención de obtener información que sea relevante. 8.1 Análisis y Resultados 8.1.1 Entorno de Control El entorno del control es la base de un control interno efectivo, proporcionando disciplina y estructura a la entidad, fija el tono de una organización, influyendo en la conciencia y conocimiento del control en su gente, el entorno de control se refiere a las funciones de gobierno y dirección de la entidad, así como a sus actitudes, conciencia y acciones relativas al control interno y a su importancia dentro de la entidad. A continuación, se describen las situaciones encontradas una vez realizado el análisis del entorno de control dentro de la Constructora STRUD INGENIERÍA. 8.1.1.1 Reglamento de trabajo. La empresa no cuenta con un reglamento interno de trabajo, deberes y derechos que delimiten las conductas de sus empleados, aunque este reglamentado por el código sustantivo del trabajo en sus.

(24) artículos 104 a 125, no es posible imponer ninguna sanción a los empleados, lo que hace casi imposible establecer una disciplina en la empresa, por cuanto carece de las herramientas legales para ello, puesto que cualquier sanción o amonestación que se pretenda imponer al trabajador, debe estar contemplada en el reglamento. 8.1.1.2 Código de ética. La organización no cuenta con un código de ética que contemple la filosofía de la organización; lo cual permitiría a sus colaboradores identificar los compromisos, valores, principios éticos, y morales para tomarse como directrices en el desempeño de las labores diarias. Se reconoce que con alguna frecuencia la dirección enfatiza en forma verbal en diferentes espacios de encuentro del personal, la importancia de la integridad y comportamiento ético, pese a esto no hay evidencia física de que esto se socialice. 8.1.1.3 Desconocimiento de la Organización. Aunque se tiene conocimiento de la existencia de la Misión y Visión de la organización, en el momento de preguntar aleatoriamente con algunos funcionarios no saben expresarlas claramente, tampoco se tiene conocimiento definidos de los proyectos, que la constructora realiza y el desconocimiento conlleva a cometer errores ya que todos los empleados son participes activos de la consecución de los objetivos trazados por la compañía. 8.1.1.4 Política. El manejo del rubro de propiedad planta y equipo está condicionado por la política que tiene vigencia desde 1 de enero de 2013 y se estableció en la implementación de las Normas Internacionales de Información.

(25) Financiera. Aunque se tiene plasmada dentro de la organización se desconoce su contenido por parte de la persona encargada de manejar y controlar este rubro, lo que puede ocasionar mal interpretación y desviar los procesos con o sin intención. 8.1.1.5 Aplicación de la política. Se pudo identificar que la compañía no cumple los lineamientos que tiene estipulados en su política contable referente al costo o valor económico en el momento de adquisición de un elemento de propiedades, planta y equipo el cual comprende, precio de adquisición, estimación inicial de los costos de desmantelamiento y todos los costos relacionados directamente para que el activo esté disponible para su uso. En este sentido la organización no está reflejando la realidad económica ya que los costos relacionados con la disposición del activo antes de su uso y que se deberían llevar como un mayor valor de este, se están reflejando en cuentas de resultado, afectando así el valor de los activos y un menor resultado en la operación. 8.1.1.6 Manual de Procedimientos. No hay un control eficaz de las actividades y operaciones en el quehacer cotidiano enfocado al manejo de propiedad planta y equipo, el manual de procedimientos facilita la toma de correctivos en el momento de presentarse una falla, porque son consignados metódicamente uno a uno los pasos que se realizan, simplificando al máximo el proceso de búsqueda del factor deficiente (el que causa la falla) y corregirlo. 8.1.1.7 Manual de funciones. No existe una adecuada segregación de funciones lo que puede implicar la facilidad para cometer y ocultar errores.

(26) voluntarios e involuntarios, también se adhieren funciones al cargo que no se actualizan seguido; no se refleja el compromiso de la gerencia por proporcionar el personal suficiente para cubrir el proceso en el manejo del rubro de propiedad planta y equipo de forma efectiva. 8.1.1.8 Medición de competencias. En cuanto a la medición del compromiso con la competencia profesional, por un lado, la empresa no cuenta con descripciones formales o informales del seguimiento de las actividades al personal que está a cargo de maquinaria o insumos de propiedad planta y equipo. Aunque si se suele realizar una evaluación del perfil requerido para cada cargo en el momento de contratación de personal. Efectivamente, sobre este tema no se hallan evidencias de seguimiento. 8.1.1.9 Mecanismo de control interno. según se pudo evidenciar no se identifica actualmente un consejo de administración, un comité de auditoría, o auditor interno o externo delegado para examinar periódicamente las actividades de la empresa, presentar opiniones y alternativas y tomar las medidas necesarias en pro de la mejora o mantenimiento satisfactorio del control interno. 8.1.2 Actividades de Control Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la entidad, en las diferentes etapas de los procesos de negocio, y sirven como mecanismos para asegurar el cumplimiento de los objetivos. Conforman una parte fundamental de los elementos de control interno. Estas actividades están orientadas a minimizar los riesgos que dificultan la realización de los objetivos generales de la organización. En todos los niveles de la organización existen.

(27) responsabilidades en las actividades de control, debido a esto es necesario que todo el personal dentro de la organización conozca cuáles son las tareas de control que debe ejecutar. A continuación, se describen las situaciones presentadas una vez realizado el análisis a las actividades de control que realizan en la constructora Strud Ingeniería. 8.1.2.1 Compras. Se pudo evidenciar que los socios realizan compras de herramientas e insumos de propiedad planta y equipo en almacenes de cadena y grandes superficies con las tarjetas de crédito corporativas sin una previa cotización o solicitud, se adquieren según la necesidad del momento y del trabajo que se esté realizando, en algunas ocasiones se compras hasta más de dos veces las mismas herramientas. Siendo la actividad de compras una de las funciones clave de la empresa por su elevado impacto económico y no se tiene un proceso establecido o estandarizado para la adquisición de bienes o suministros de acuerdo con unos niveles de autorización. 8.1.2.2 Soportes de compra. No todos los soportes de compra ya sean facturas, recibos o remisiones siendo la factura de venta el más importante, se entregan a la persona encargada para que las compras puedan ser controladas y registradas, ya que en su mayoría las guardan en las obras y no se entregan, al ser compras de máquinas pequeñas como taladros, pulidoras, etc. maquinaria que por unidad no son representativas pero que sumadas son una cifra considerable. 8.1.2.3 Conciliación de tarjeta de crédito. Como se mencionó con anterioridad se realizan compras con tarjetas de crédito, al llegar sus extractos estos no tienen información detallada de los elementos que se han comprado, solo se tiene el.

(28) nombre del almacén y el valor de su compra, lo que dificulta la identificación de la compra y los extractos por si solos no sirven como soporte, ocasionando que la conciliación de los pagos con tarjeta este retrasado, esto es consecuencia de las dos los problemas anteriores. 8.1.2.4 Ausencia de soportes contables. En vista de no tener los soportes, los registros contables se basan en la palabra de los socios, las compras de máquinas pequeñas en insumos se registran en la contabilidad sin tener el debido soporte, incumpliendo con lo que dice la Ley 1231 de julio 17 del 2008, donde todo comprador o vendedor deberá exigir factura de venta, documento soporte de los diferentes hechos económicos contables. 8.1.2.5 Activos de menor cuantía. En la organización no se cuenta con la identificación, registro de las herramientas, maquinas pequeñas o insumos, o el estado de los mismos, la política tampoco es clara en cómo se deben manejar estos activos, por esta razón los empleados de las obras aprovechan estas brechas y las reemplazan por elementos dañados, también se las hurtan sin que nadie se da cuenta, por lo que genera perdida para la compañía al tener que comprar varias veces las mismas herramientas, al no tener un control ni registro el rubro contablemente no refleja razonabilidad de lo que la empresa posee. 8.1.2.6 Conteos periódicos. Verificando la periodicidad con la que se efectúa conteos físicos al rubro de propiedad planta y equipo, en los últimos dos años no se ha realizado ningún conteo de inventario físico sea interno ni contratado a una empresa externa, esto genera un nivel alto de inseguridad en la razonabilidad de.

(29) la exactitud de las operaciones de la organización, no se sabe que se tiene en un periodo de fecha dado. 8.1.2.7 Reparaciones y repuestos. Al ser una empresa constructora que maneja gran maquinaria amarilla, es evidente la ausencia de alarmas en cuanto a su revisión periódica, revisión técnica, cambios de aceite, mantenimientos periódicos y cambios de repuestos, ocasionando que la organización page altas sumas de dinero por reparaciones que se pudieron evitar con un mantenimiento periódico. 8.1.2.8 Activos en custodia o comodato. No se tiene un registro oficial de las propiedades que se han entregado o recibido bajo la figura de comodato o préstamo de uso, al no existir un registro oficial no se tiene la manera de identificar que todos los activos registrados en la contabilidad sean todos propiedad de la organización y no de terceros. 8.1.2.9 Accesos físicos. Dentro de la observación que se realizó a las obras en curso y de las instalaciones que custodian las herramientas y maquinaria amarilla, no están implementadas medidas de seguridad para prevenir el acceso de personal ajeno a la organización, no existe identificación de los trabajadores que están tercerizados, son pocos los guardas de seguridad y los que están no realizan requisas a las personas que salen o entran, facilitando así la perdida de maquinaria e insumos..

(30) 9. Capitulo II 9.1 Valoración de riesgos La valoración de los riesgos sirve para describir el proceso de cómo se identifican, analizan y administran los riesgos enfocados al rubro de propiedad planta y equipo que puede enfrentar la empresa y el resultado de la eficiencia y eficacia de sus operaciones. El significado de la valoración de riesgos se orienta en la siguiente idea: “La valoración de riesgos es la identificación y análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, formando una base para la determinación de cómo deben administrarse los riesgos. Mantilla (2005: 39) 9.2 Matriz de riesgos Habiendo ya identificado y clasificados los riesgos, pasamos a realizar el análisis de estos, es decir, se estudia la probabilidad de que el evento suceda y el impacto que provocaría en caso de que sucediese, de cada factor de riesgo con el fin de establecer el nivel de riesgo de nuestro proyecto. El análisis de los riesgos determinará cuáles son los factores de riesgo que potencialmente tendrían un mayor efecto sobre nuestro proyecto y, por lo tanto, deben ser gestionados por la constructora STRUD INGENIERIA con especial atención. Para este caso utilizaremos una matriz 4x4 donde se consideran cuatro niveles de probabilidad y cuatro niveles de impacto..

(31) Tabla 1 Niveles de probabilidad e impactos Probabilidad ALTO MEDIO BAJO INEXISTENTE. 4 3 2 1 Impacto. ALTO MODERADO BAJO INEXISTENTE Fuente: elaboración propia. 4 3 2 1. Luego de asignarle una escala cuantitativa se agrupa en un diagrama para poder definir el impacto de la medición de cada riesgo, podemos observar por un lado el riesgo, y por otro su probabilidad e impacto, el resultado de multiplicar PxI (Probabilidad x Impacto) será la clasificación global del riesgo: Tabla 2 Clasificación global del riesgo. Impacto. Probabilidad 4. 1 4. 2 8. 3 12. 4 16. 3. 3. 6. 9. 12. 2. 2. 4. 6. 8. 1. 1. 2. 3. 4. Fuente: elaboración propia. De este resultado dependerá la clasificación del riesgo, según su resultado podemos clasificarlo de mayor a menor importancia en la matriz de riesgo,.

(32) utilizamos un código de color para los riesgos así: verde (riesgo bajo), amarillo (riesgo medio), rojo (riesgo alto). Tabla 3 Clasificación del Riesgo ROJO. RIESGO ALTO. AMARILLO. RIESGO MEDIO. VERDE. RIESGO BAJO. Fuente: elaboración propia A continuación, se muestra la matriz de riesgo con su respectiva valoración del riesgo Tabla 4 Clasificación del Riesgo Probabilidad e impacto. Calificación del riesgo Riesgo Reglamento de trabajo. Código de ética. Desconocimiento de la Organización. Política. Manual de Procedimientos. Manual de funciones. Medición de competencias. Mecanismo de control interno Compras. Soportes de compra. Conciliación de tarjeta de crédito Ausencia de soportes contables. Activos de menor cuantía. Conteos periódicos.. Probab Impacto ilidad 3 2 1 4 2 2 2 4 3 4 2 4 2 1. Evaluación del riesgo 4 1 1 1 3 2 2 2 4 3 3 4 3 3. 12 2 1 4 6 4 4 8 12 12 6 16 6 3.

(33) Reparaciones y repuestos Activos en custodia o comodato. Accesos físicos. Fuente: elaboración propia. 2 1 2. 4 3 3. 8 3 6. De acuerdo a la matriz de riesgos diseñada se evidencian falencias en. el. entorno. interno como resultado del análisis, los riesgos con una. calificación de riesgo alto son, la ausencia de un reglamento de trabajo, puesto su impacto es alto y su probabilidad de ocurrencia también es alta, al estar regido bajo el código sustantivo del trabajo su riesgo aumenta si el ente regular realiza alguna auditoria, el proceso de compras da con una calificación de riesgo alto, ya que su ocurrencia con mayor frecuencia y su impacto es alto al tener que estar relacionado con las finanzas de la organización, los soportes de compra y los soportes contables dan un riesgo alto ya que están relacionados con la veracidad de los hechos económicos, tienen un impacto fiscal y tributario..

(34) 10. Capitulo III Según los resultados generados en la matriz de riesgo es pertinente recomendar oportunidades de mejora y acciones que puede adoptar la organización, propuestas diseñadas específicamente de control interno con un enfoque al rubro de propiedad, planta y equipo de empresa STRUD INGENERIA, para así poder mitigar los riesgos detectados y contribuir con la mejora de la eficiencia y eficacia de las operaciones realizadas. •. Conformar un área de auditoria, la cual pueda evaluar de manera independiente y objetiva los procesos y procedimientos con un enfoque al control interno del manejo de propiedad planta y equipo en la Constructora STRUD INGENIERIA, para así poder mitigar los riesgos detectados y contribuir con la mejora de la eficiencia y eficacia de las operaciones realizadas.. •. Realizar la implementación y verificación de los lineamientos de las políticas contables que existen en la organización bajo las normas legales y así tener la información de acuerdo a los artículos 123 a 125 del Decreto 2420 de 2015 donde se menciona que todos los hechos económicos deben ser documentados a través de los soportes.. •. Adoptar un reglamento de trabajo el cual se hace imprescindible para que la organización pueda cumplir con lo dictado por la ley, en este caso el Código Sustantivo de Trabajo, es una herramienta que permite regular las relaciones internas de la compañía, donde se especifiquen las sanciones, los beneficios y las obligaciones de las dos partes trabajador y empleador.. •. Proceder a generar una política que basados en la normatividad vigente donde se establezca, que en caso de no contar con el soporte.

(35) original se deba solicitar una copia de la factura para realizar el reconocimiento, en caso de no obtenerla no se registra. •. Implementar una política o procedimiento para realizar las compras relacionadas con el desarrollo de las actividades de la empresa, teniendo un orden y evitando posibles fraudes que afecten los resultados de la empresa.. •. Implementar un reglamento de control interno que contribuya a evaluación y conocimiento en general donde se involucre el comportamiento de los integrantes de la entidad, además para que permita identificar los riegos y mejorar los procesos de la organización.. •. generar mecanismos de control interno como procedimientos y políticas en donde se puedan mitigar los riesgos y a la vez se puedan tomar decisiones de manera más efectiva.. •. Generar una política de mantenimiento de los bienes que posee la empresa y a la vez se debe crear un departamento enfocado al resguardo y mantenimiento de estos bienes para que el proceso sea realmente claro y concreto.. •. Mejorar su manual de procedimientos o implementar uno en donde establezca los procesos adecuados para que las actividades a realizar esto con el fin de que los objetivos que pretende la administración sean trabajados de manera adecuada, para la evaluación de estas actividades que permitirá que la información sea coherente y correcta.. •. Generar una política de control interno para el manejo de activos de menor cuantía esto con el fin de mitigar los riesgos de perdida de estos mismos para que no afecten en el proceso y desarrollo de las actividades que están involucradas con estos activos, y a la vez para el reflejo del control sea claro.. •. Generar una política respecto a las tarjetas de crédito, esto con el fin de que todo lo que se obtiene por este medio quede debidamente.

(36) soportado con los papeles que legalmente son solicitados como son facturas, orden de compra y aprobaciones respectivas; esto se debe manejar para que todo el proceso de propiedad planta y equipo se encuentre legalmente soportado para minimizar riesgos de control. •. Implementar un manual de manejo de soportes físicos esto con el fin de garantizar que todo el proceso que se está realizando está llevando el control respectivo, dándonos el aval que el manejo se está desarrollando legalmente, demostrando que el control de la propiedad planta y equipo se está controlando aun así si es un activo de cuantía menor.. •. Generar la medición de competencias que hoy en día se ha convertido, en una de las prioridades para las compañías, contar con el personal idóneo ha sido todo un reto para las organizaciones, tanto como para incorporar personas a la organización, como para lograr un mejor desempeño de quienes ya están vinculados, esto con el fin de minimizar errores.. •. Generar manuales con el fin de determinar las responsabilidades y las funciones de los empleados esto con el fin de aclarar inquietudes y que los procesos se desarrollen de una manera más rápida y clara.. •. Implementación de política orientada al conocimiento de la empresa y desarrollo| de las actividades para la toma de decisiones de un grupo para alcanzar ciertos objetivos, También para resolver o minimizar los desarrollos implementados en STRUD INGENERIA esto con el fin de que el trabajo sea manejado de una manera organizada.. •. El desarrollo de política donde se establezca el conteo periódico de los activos como propiedad planta y equipo esto con el fin de supervisar y garantizar la existencia de ellos, y poder tener mantener un control y a la vez conocer que herramientas son las que se tienen para el desarrollo y trabajo..

(37) •. Establecer un código de ética, fijando normas que regulen los comportamientos y conocimientos de los empleados para así mismo obtener una conducta donde la ética sea su principal objetivo, todos trabajando por un mismo objetivo.. •. Implementación de procesos de registros de la propiedad planta y equipo en donde se identifique las propiedades activas y las que ya se encuentran dadas de baja, para facilitar así la identificación de los activos reales que posee la empresa y así como los que no ha entregado bajo esta figura.. •. Implementación de política orientada al conocimiento de la empresa y desarrollo| de las actividades para la toma de decisiones de un grupo para alcanzar ciertos objetivos, También para resolver o minimizar los desarrollos implementados en STRUD INGENERIA esto con el fin de que el trabajo sea manejado de una manera organizada.. •. Fijar pautas sobre los procedimientos a seguir antes, durante y después de las obras. Con respecto a las herramientas de propiedad planta y equipo. haciendo participe a las áreas de la empresa que contribuyan con la construcción de manuales y procesos y procedimientos para dar un buen uso y resguardo de los elementos.. •. Se recomienda tener plantillas para actualizadas semanalmente sobre las herramientas de las obras.

(38) 11. Conclusiones Todas las empresas y entidades se encuentran expuestas a varios tipos de riesgo que en ocasiones es imposible prevenir debido a que existen varias carencias u omisión de controles esto afectando al desarrollo de la actividad; razón por la cual, la adecuada gestión y evaluación de la efectividad de los mismos, facilita el logro de sus objetivos estratégicos. Para el diseño del sistema de control interno de las empresas del sector de la construcción se deben realizar los respectivos análisis de los procedimientos basados en los principales componentes de la NIA 315, esto con el fin de realizar un aporte a la compañía que le permita facilitar el cumplimiento de sus objetivos, mitigando los riesgos inherentes de sus procesos; llegando así a unas conclusiones. Esto ocasionan falencias en el entorno interno, en donde se pueden convertir en debilidades de las empresas, y además ocasionar ineficiencia e ineficacia de las operaciones realizadas. Dichas falencias ocasionan varios inconvenientes afectando el desarrollo laboral de las compañías y a la vez no mostrando la realidad de la compañía financieramente. Las empresas se encuentran en proceso de crecimiento continuo con muchos proyectos a futuro, pero en la actualidad deben reforzar más los procesos y políticas en las áreas contables y por otra parte también teniendo las personas capacitadas para que puedan desarrollar lo plasmado. Se ha determinado que en las empresas del sector de la construcción el control resulta insuficiente para las necesidades y el grado de complejidad de las actividades de la organización, debido que las políticas contables y manuales de procesos se deben reforzar más para que se cumplan y así que se obtenga una evaluación de riesgo con éxito. Las actividades de control en la mayoría de empresas se manejan de manera verbal, no se le da importancia y prioridad que se debe tener y esto se ve.

(39) reflejado en los resultados de la evaluación de controles en donde se puede observar los riesgos existentes. Es de suma importancia contar con un adecuado y eficiente sistema de control interno que permita minimizar los riesgos que se puedan presentar en las organizaciones, la ausencia de este se ve reflejada en la ineficacia e ineficiencia de estos procesos, que ocasionan pérdidas de los recursos existentes. Cumpliendo totalmente con los objetivos propuestos en la presente investigación, se realizó un análisis de los principales procesos que se llevan a cabo en las empresas del sector de la construcción en el área contable , su entorno de control, sus riesgos y finalmente se propusieron políticas, manuales de procedimientos y procesos para contribuir con la mejora en la eficiencia y eficacia de sus operaciones, esto con el fin de hacer conocer la importancia que se tiene de la buena implementación de las políticas y a la vez del buen uso de ellas..

(40) REFERENCIAS Actualicese.com. (18 de 03 de 2015). Actualicese. Obtenido de http://actualicese.com/actualidad/2015/03/18/instrumentos-financieros-basicos-enniif-para-pymes-aspectos-generales/ Congreso Nacional. (29 de 12 de 1993). http://nif.com.co/decreto-2649-1993/normastecnicas-sobre-revelaciones. Obtenido de http://nif.com.co/decreto-26491993/normas-tecnicas-sobre-revelaciones: http://nif.com.co/decreto-26491993/normas-tecnicas-sobre-revelaciones Educación, M. (01 de 01 de 2017). Mineducacion. Obtenido de Mineducacion: http://www.mineducacion.gov.co/1759/articles-103818_archivo_pdf.pdf EMIS. (S.F). The Mattress Warehouse S.A.S. Obtenido de Colombia Perfiles de Compañías : https://www.emis.com/php/companyprofile/CO/The_Mattress_Warehouse_SAS_es_3558380. Fundación IFRS. (09 de 07 de 2009). www.ifrs.org. Obtenido de www.ifrs.org/24_SubvencionesdelGobierno.pdf: http://www.ifrs.org/Documents/24_SubvencionesdelGobierno.pdf IFRS. (9 de 07 de 2009). http://www.ifrs.org/Documents/6_EstadodeCambiosenelPatrimonio.pdf. Obtenido de http://www.ifrs.org/Documents/6_EstadodeCambiosenelPatrimonio.pdf: http://www.ifrs.org/Documents/6_EstadodeCambiosenelPatrimonio.pdf IFRS. (9 de 7 de 2009). IFRS. Obtenido de IFRS: http://www.ifrs.org/Documents/7_EstadosdeFlujosdeEfectivo.pdf.

(41) Limited, D. T. (S.F.). Normas Internacionales de Información Financiera . Obtenido de Deloitte: https://www2.deloitte.com/co/es/pages/ifrs_niif/normas-internacionalesde-la-informacion-financiera-niif---ifrs-.html Ministerio De Comercio Industria Y Turismo. (27 de 12 de 2013). Ministerio De Comercio Industria Y Turismo. Obtenido de Ministerio De Comercio Industria Y Turismo: http://www.mincit.gov.co/loader.php?lServicio=Documentos&lFuncion=verPdf&id =4585&name=Decreto3022_2013_p.pdf Ministerio de Comercio Industria y Turismo. (27 de 12 de 2013). Ministerio de Comercio Industria y Turismo. Obtenido de Ministerio de Comercio Industria y Turismo.: http://www.ctcp.gov.co/Admin/athena/fileman/DOC_CTCP_1_4_1296.pdf Ministerio De Comercio, I. y. (17 de 12 de 2014). Ministerio De Comercio, Industria y Turismo. Obtenido de Ministerio De Comercio, Industria y Turismo.: http://www.supersociedades.gov.co/asuntos-economicos-y-contables/procesos-deconvergencia-niifs/Normograma/Documents/Decreto%202615%20de%202014.pdf Ministerio de Comericio Industria y Turismo. (30 de 12 de 2011). http://www.mincit.gov.co/. Obtenido de Ministerio de Comercio Industria y Turismo: http://actualicese.com/normatividad/2011/12/30/decreto-4946-de-30-122011/ supersociedades. (1 de 1 de 2017). supersociedades. Obtenido de supersociedades: http://www.supersociedades.gov.co/asuntos-economicos-y-contables/procesos-deconvergencia-niifs/leyes-y-decretos/Paginas/default.aspx.

(42) Actualicese.com (10 de junio de 2015) Obtenido de https://actualicese.com/2015/06/10/politicas-contables-segun-las-niif/# Gerencie.com (07 de Septiembre de 2015) Obtenido de https://www.gerencie.com/comoreconocer-un-activo-bajo-niif-parte-i.html Ministerio de Economia y Finanzas Peru (2016) Obtenido de https://www.mef.gob.pe/contenidos/conta_publ/con_nor_co/vigentes/nic/16_NIC.pdf.

(43) Anexos Anexo 1. Entrevista Entrevista al Señor Jairo Gómez encargado del manejo del rubro de propiedad, planta, Fecha: abril 24 de 2018 Introducción Como parte de nuestro trabajo de opción de grado en la facultad de contaduría pública de la Universidad Cooperativa de Colombia estamos realizando una investigación acerca del control interno en cuanto al manejo del rubro de propiedad planta y equipo. La información brindada en esta entrevista es de carácter confidencial, solo será utilizada para los propósitos de la investigación. Agradezco su colaboración. Objetivo Diagnosticar la eficiencia del sistema de control interno aplicado a la propiedad planta y equipo de la empresa STRUD INGENIERÍA LTDA. Dirigido a: empleado de la empresa strud ingeniería encargado del manejo del rubro de propiedad, planta. Preguntas ¿Cuál es el manejo de control que se tiene establecido en la empresa en cuanto a la propiedad planta y equipo? Las herramientas están guardadas en el cuarto de almacén, mientras está en curso la obra, se sacan si se requieren y se vuelven a guardar según las acaban de usar, a veces se.

(44) dejan afuera para no estar entrando y saliendo por ellas, pero no están identificadas por registros, ni marcas. ¿En ese caso como llevan el inventario para saber si están completas? No hay como, pues de ojo, que uno ya conoce de tanto trabajar con ellas, uno ya sabe. Pero muchas veces se las llevan los trabajadores y las cambian por otras dañadas o se las roban y cuando son descubiertos se les descuenta de la quincena hasta que los traen de las tienda de empeño y como nadie está encargado solo de estar acá en el almacén, porque yo tengo que estar recibiendo material ayudando con la obra y si ellos necesitan algo lo toman y trabajan y al otro día están necesitando las cosas y ya no funcionan, pero es porque las cambian, y toca comprar otra. ¿Teniendo en cuenta lo anterior contablemente como es el manejo? Pues como a veces las herramientas las compran en almacenes de cadena los ingenieros, ellos se quedan con las facturas en los carros, o a veces cuando es pedido llegan a la oficina, o acá y yo se las doy a ellos para que las lleven a la oficina, porque de allá nos llaman para preguntar si hay facturas que falten por enviarles, que, porque aparecen en los extractos, pero no están físicas. Muchas veces como se tienen que cambiar las herramientas se dejan acá yo las guardo, pero con los datos que se les da ellos hacen el registro de las herramientas compradas..

(45) Anexo 2. Análisis de la observación no participativa COMPONENTES. ACTIVIDADES. SITUACION ACTUAL. RECOMENDACIONES. ENTORNO DE CONTROL. Revisar cada proceso interno que se cumpla lo que se indica para que el recurso humano pueda cuidar las herramientas de la empresa elaborar una matriz de riesgos con todas las incidencias para involucrar y concientizar al personal del riego por mal uso de las herramientas Fijar pautas sobre los procedimientos a seguir antes, durante y después de la utilización de los activos.. el proceso de resguardo de la herramienta es realizado por el encargado del almacén. se requiere que se establezca un área o personas que puedan cuidar de forma correcta las herramientas de la empresa. en la obra no se tiene un manual de trabajo en donde se identifiquen los comportamientos y sanciones por las malas prácticas y abusos de los empleados. crear un mecanismo de control que mitigue el mal uso y las malas prácticas para evitar pérdidas de herramientas que representa más costos imprevistos de las obras. Existen controles no estructurados ni escritos en una política, un manual e instructivo.. Si se establece un área o departamento generen planillas donde se identifiquen las herramientas, con placas, códigos, etc. y que quien las reciba firme y quien las entregue firme para llevar un control del uso de ellas.. EVALUACION DE RIESGO. ACTIVIDADES DE CONTROL.

(46) Anexo 3. Evidencia fotográfica Foto 1.. Foto 2..

(47) Foto 3.. Foto 4..

(48)