Sabor Catering
Proyecto de auditoria y mejora de la
cadena de suministro de una Pyme
del sector hostelería.
MSCMT laSalle
Barcelona, julio 2016
Ferran C. Calàvia
Alessandra Croce
Índice TFM: Sabor Catering
1. Resumen ejecutivo ... 5 2. Revisión de la estrategia de negocio ... 9 La empresa ... 9 Cronología de la empresa ... 9 Misión, visión y valores ... 9 Claves del éxito de la empresa ... 10 Objetivos ... 10 Descripción del producto/categorías ... 10 El área de operaciones ... 11 Flujo logístico ... 12 Flexibilidad de la cadena de suministro ... 13 Situación financiera ... 14 Balance de situación 2014 ... 14 Balance de situación 2015 ... 15 Análisis dinámico ... 16 Para los años 2014 y 2015 ... 16 DAFO ... 18 3. Revisión estrategia de cliente ... 19 Hacerse un hueco de mercado ... 19 Oferta de productos y servicios ... 19 Estrategia de Clientes ... 19 Clientes particulares ... 20 Clientes empresas ... 21 4. Influencia del macro entorno ... 22 Factores políticos ... 22 Factores económicos ... 22 Factores socioculturales ... 22 Factores legales ... 22 Sanidad ... 23 Certificaciones ... 23 5. Revisión de la cadena as is ... 24 Enfoque de la estrategia actual de la cadena de suministro ... 24 Identificación de lo que cubre actualmente la gestión de la cadena de suministro ... 24 Identificación de las estrategias principales de la Supply Chain ... 26 Análisis detallado de la situación actual de la cadena de suministro ... 26 Organización interna: organigrama y distribución de tareas ... 26 Mecanismos de coordinación ... 27Relación con otros departamentos funcionales en la compañía ... 28 Estructura en la cadena de suministro ... 29 Configuración actual de distribución ... 29 Logística inversa ... 29 Configuración actual de producción ... 30 Proveedores ... 31 Progresión: de 2014 a 2015 ... 32 Matriz de Kraljic para Sabor Catering (2015) ... 33 Identificación de los elementos que facilitan o dificultan los esfuerzos de alineamiento a nivel de: .. 34 Estructura de la organización ... 34 Información: flujos y calidad ... 36 Análisis de riesgos de la cadena actual de suministro ... 37 Riesgos reales o potenciales para la compañía: ... 37 Conclusiones sobre el alineamiento actual de estrategias ... 38 Consolidación de los gaps detectados a nivel de: ... 38 Compras y aprovisionamiento ... 38 Recursos humanos ... 38 Planteamiento de soluciones y líneas de trabajo para alinear las estrategias ... 40 6. Configuración de la cadena: to be ... 41 Para satisfacer las necesidades de nuestros clientes, ¿se ha de diseñar una cadena o más de una cadena de suministro? ... 41 1. Organigrama propuesto y definición de responsabilidades ... 42 Diagramas de flujos de información ... 44 Planificación de recursos humanos ... 46 Red logística, infraestructura ... 46 Planificación de la capacidad a largo plazo ... 46 2. Información y sistemas: implementación de un ERP ... 47 Reporting y control (indicadores específicos de la cadena de suministro) ... 47 Identificación de la relación entre los diferentes indicadores ... 48 Identificación de la fuente de información para cada indicador ... 49 Para obtener los indicadores de proveedores: ... 49 Para obtener los indicadores de los productos acabados: ... 49 Para obtener los indicadores de referencias: ... 49 Para los indicadores de servicio a cliente: ... 49 Para los indicadores de ventas/comercial: ... 49 Responsable de cada indicador ... 50 *El manual de implementación del ERP Gestor de Cocina se encuentra en el anexo externo a este documento. Se adjunta por separado debido a su tamaño (> 50 MB). ... 50 3. Compras y negociación con proveedores ... 51
Importe de la inversión y ROI (ver anexo financiero) ... 55 Dificultad de implementación ... 55 Simulación del resultado del Balance Pérdidas y Ganancias a partir de la cambios propuestos ... 56 7. Plan operativo ... 57 Indicadores de desempeño ... 57 Posibles barreras a la implementación del proyecto ... 57 8. Conclusiones finales ... 58 9. Implementación del proyecto ... 59 *Consultar anexo del diagrama de Gantt. ... 60 10. Anexos ... 61 Balance de situación ... 62 Pérdidas y Ganancias ... 64 Análisis del circulante y cuenta de resultados ... 67 Ratios ... 69 Simulación completa PyG ... 71 Argumentario de la encuesta a realizar por parte de la empresa Sabor Catering ... 74 Resultados y conclusiones encuesta a clientes ... 76 Gannt para la implementación del to be ... 84
1. Resumen ejecutivo
Sabor Catering es una PYME del sector de la restauración y hostelería que nace en 2003 de la mano de tres socios como respuesta a una inquietud de sus fundadores: servir comida de alta calidad y realizar eventos a medida, ya sea para empresas, bodas y comuniones, fiestas particulares… en la zona de Barcelona y alrededores.La empresa está formada por 3 socios y 5 trabajadores en plantilla, y registró en 2015 una facturación de medio millón de euros. Su reto comercial después de 13 años de existencia, es ampliar el boca a oreja para pasar a tener relevancia en internet y las redes sociales.
En cuanto a tareas y responsabilidades, uno de los tres socios se encarga de los temas comerciales junto con el director de eventos; las dos socias son las chef de cocina y también se encargan de realizar las compras. Disponen de una ayudante de cocina y un friegaplatos. Tienen también un encargado de almacén que a su vez hace de repartidor. Las funciones contables, de Recursos Humanos, Community Management y Marketing están externalizadas. En el sector de la hostelería detectamos múltiples amenazas, entre ellas una fuerte competencia. Este sector tiene una gran presencia e implementación en España. A esta elevada competencia hay que añadirle la situación de crisis económica de larga duración de la economía española, que ha conllevado una reducción del gasto medio del cliente.
En el apartado normativo-sanitario se ha incrementado el control y las inspecciones. Esto obliga a las empresas que manipulan alimentos a tener trazabilidad completa de todos los productos que integran el plato cocinado.
A nivel financiero se encuentra en una situación estable y se aprecia mejoras respecto al año anterior. La externalización del área financiera (gestión contable) les ha permitido concentrarse en su negocio y reducir el gasto que suponía el sueldo del director financiero. La cadena de suministro es totalmente reactiva. Prima la capacidad de reacción ante una demanda imprevisible, esto es, make to order. La excepción a esta situación se produce tan sólo durante los meses de junio y diciembre, las dos temporadas pico del año donde, Sabor Catering, puede anticiparse y planificar mejor el aprovisionamiento y la elaboración de producto semicabado.
La gestión de la cadena de suministro cubre las áreas de compras-aprovisionamiento, producción, almacenaje, distribución y entrega con su posterior logística inversa. Cabe destacar que el estocaje es limitado a ciertos productos semielaborados, congelados y bebidas.
De este modo, la cadena de suministro empieza por una división en el aprovisionamiento, según se trate de bebidas o producto fresco, es realizado por una persona u otra. Así, una vez
buena coordinación entre el proveedor de mobiliario, mantelerías, cuberterías, cristalería, en el momento de finalizar el evento y recoger todo lo utilizado.
Nuestra trabajo ha consistido en analizar sus flujos y cadena de suministro para detectar las debilidades y proponer mejoras con un objetivo muy definido: profesionalizar y estandarizar los procesos.
Iniciamos la auditoria detectando y analizando las debilidades de su cadena de suministro. Las que vamos a trabajar en profundidad son:
· Falta de organización en el área de compras. · Inexistencia de métricas.
· Falta de una herramienta ERP.
Falta de organización en el área de compras
Para poder organizar un departamento deberemos hacer cambios en el organigrama. Sugerimos profesionalizar las compras concentrando esta actividad en una sola persona. En 2015 se ha incrementado considerablemente el número de proveedores, el gasto, las compras precipitadas, las compras repetidas… la gestión de compras y aprovisionamientos no ha sido eficiente.
Para ello las dos chef de cocina dejaran de comprar y trasladaremos esta responsabilidad al socio 1. De este modo, conociendo las métricas y principales KPI de gasto realizado durante el ejercicio, el comprador podrá negociar y ajustar los precios para comprar mejor y tratar de reducir entre un 3% y 5% el gasto. Este ahorro va directo a la cuenta de resultados y es un beneficio en el Resultado Neto del ejercicio.
Inexistencia de métricas
Las métricas y KPI son datos indispensables para conocer correctamente cualquier negocio. Sabor Catering no dispone de ningún tipo de métrica, ni herramientas para poder medirlas. En la presente auditoría exponemos las métricas y KPI que les pueden resultar más efectivas; además de identificar sus responsables y como trabajarlas.
Falta de una herramienta ERP
Actualmente están trabajando con Excel, un programa de escandallos y una libreta de papel dónde se anotan las compras. Proponemos implementar una herramienta que integre los aspectos más importantes para poder llevar a cabo las tareas de negociación en las compras, los datos para poder aplicar las métricas necesarias para optimizar al máximo los recursos y poder detectar los puntos dónde se puede mejorar. Esta herramienta que proponemos a Sabor Catering es de fácil uso y muy económica.
Puede adaptarse perfectamente a su estructura y es un paso clave para poder empezar a profesionalizar y ordenar muchas de las tareas que han estado realizando des de la fundación de la empresa. Para aplicar las mejoras en toda la cadena de suministro de Sabor Catering, la dirección deberá realizar dos tipos diferentes de inversión:
· Una inversión económica.
· Cambio de mentalidad, de organización y de cultura de trabajo.
Inversión económica
El importe total de la inversión se representa en un total de 12.400,00 € , los cuales se desglosan de la siguiente manera:
· ERP (se abonan una sola vez) = 450,00 €
· Personal temporal (3 meses) = 3.600,00€
· Personal Fijo (12 meses) = 8.350,00€
Cambio de mentalidad corporativa
Esta inversión puede ser más costosa a nivel humano. Para profesionalizar sus procesos, la empresa deberá realizar un cambio de cultura de trabajo y adaptar el organigrama, empezando la implicación y compromiso de la dirección.
Con estos cambios, en una primera fase la empresa obtendrá los beneficios en forma de reducción de costes y gastos operativos. En una segunda fase o etapa, la empresa empezará a poder detectar dónde poder invertir para incrementar su facturación, lograr nuevos clientes.
· Inversión en 2017 = 12.400,00 €
· Resultado ej. neto 2017 = 26.274,00 €
En resumen, proponemos una serie de cambios para que Sabor Catering evolucione como empresa y consiga llegar a su madurez profesionalizando sus roles y conseguir posicionarse en el sector de los catering de eventos con más herramientas que garanticen su éxito. Todo ello con un coste económico y con un gran retorno económico.
2. Revisión de la estrategia de negocio
La empresa
Sabor Catering nace en 2003 de la mano de tres socios como respuesta a una inquietud de sus fundadores: servir comida de calidad en el área de Barcelona. Los primeros platos se preparaban en la cocina de uno de ellos, hasta que al cabo de un año decidieron adquirir un local en el centro de Barcelona para asentar las operaciones y oficina comercial
Hoy día, los tres socios han logrado superar la desaceleración de la economía española en 2007-2010, apuntalar el negocio con 8 trabajadores en plantilla y registrar una facturación de medio millón de euros (2016), manteniendo en todo momento el sentido de la empresa: un catering de calidad.
Cronología de la empresa
Sabor Catering empieza sus operaciones en 2003 en la cocina de uno de sus socios fundadores. Con apenas variedad en los platos, la modesta propuesta empieza a andar.
En 2004 adquieren un local en el centro de Barcelona (hoy día en propiedad). Con un espacio adecuado a sus necesidades, la empresa empieza a producir y alcanza una facturación superior a los 100.000 euros.
En 2010, en plena recesión económica, la empresa sigue facturando sin cambiar demasiado su mix de producto, enfocado a un cliente exigente. Así, en 2011 amplían sus oficinas con un nuevo espacio comercial adyacente al que ya tenían.
Misión, visión y valores
Misión: ofrecer creatividad personalizada, una refinada propuesta gastronómica y una
rigurosa planificación, organización y ejecución para garantizar el éxito del evento.
Visión: es nuestra ilusión: que tú no tengas que preocuparte por nada más que por disfrutar de
tu evento, sea cual sea. Desde una reunión con amigos, a un encuentro familiar. Todos nuestros productos y servicios están pensados para hacer la preparación y desarrollo más fácil.
Claves del éxito de la empresa
Es la fidelidad a su misión y respeto por lo que mejor saben hacer: cocinar. Durante todos estos años se han mantenido fieles a su producto y a la manera de prepararlo, superando así una fuerte recesión en los últimos 4 años.
Detallamos sus dos productos/servicios estrella:
· Sweet Sabor: enfocado a los dulces y repostería, para fiestas y cumpleaños. · Todo tipo de dulces.
· Presentaciones personalizadas.
· Telling stories: catering enfocado a eventos familiares, personalizado al 100%. · Metodología adaptada a todo el proceso.
· Selección de ubicaciones singulares. · Equipo humano de servicio.
· Mobiliario. · Cubertería.
· Decoración / escenografía / entretenimiento.
Objetivos
En primer lugar, la empresa se ha fijado el reto comercial de no depender única y exclusivamente del mercado en lo que respeta su demanda. Es decir, ampliar el boca a oreja para pasar a tener relevancia en internet y las redes sociales.
En segundo lugar, la adquisición completa del obrador en este año 2016, dónde se elabora el producto, liberará recursos que podrán invertirse en formación y contratación de personal para así superar el medio millón de euros de facturación a través de la correcta adecuación de recursos en las etapas pico (verano - navidad).
Por último, ampliar y potenciar el producto Better Together: catering enfocado a las reuniones y ágapes familiares (sólo comida, sin servicio).
Descripción del producto/categorías
En Sabor Catering existen 4 líneas de productos/servicios distintos:
· Sweet Sabor · Telling stories · Better Together · Formación
Por un lado, los productos Telling stories y Better Together, están enfocados al catering para empresas (el primero), y para familias/eventos personales el segundo. Es en este segmento dónde tiene más peso la facturación, con picos de venta en navidad (Telling stories) y una demanda centrada en primavera-verano para Better Together.
Es también donde encontramos tensiones en la cadena de suministro, concretamente en la producción.
Por otro lado, Sweet Sabor va enfocado a la creación de producto dulce para fiestas y eventos (infantiles). Esta línea de producto no es tan exigente en los plazos, ni representa un esfuerzo extra a la cadena de suministro.
En último lugar tenemos la formación que imparten las dos socias encargadas de producción. En este sentido, los 9 platos (común a los diferentes servicios, excepto formación) más demandados (tres primeros, tres segundos y tres postres) son:
· Gamba thai · Raviolis de setas · Trufas de chocolate
· Tacos de brownies · Carrillera de ternera · Tataki de Buey
· Patatas Bravas · Hojaldre maracuyá · Lasaña de frutas del tiempo
El área de operaciones
En la operativa de eventos, los tres socios se involucran en ella: dos en la cocina, y el tercero controlando la sala y el evento. Generalmente, se contrata personal extra (camareros, etc.). En un sentido más amplio, la cadena de suministro está centrada en la producción de semielaborado y producto final. No observamos una planificación en compras ni de la demanda, más bien aprovisionamiento make to order. No hay estocaje de productos perecederos; solo se congelan productos que no pierden calidad en el corto plazo, como pan y croquetas.
No existen productos listos para servir; solo semi acabados. En cuanto al estocaje, tan sólo bebidas, cajas y utensilios.
Flujo logístico
Flexibilidad de la cadena de suministro
Sabor Catering muestra cierta flaqueza en la producción, sobre todo en las épocas de demanda fuerte (junio/julio – noviembre/diciembre). Hemos observado la dificultad de atender una demanda imprevista con poco tiempo de reacción (24 - 48 horas). Esto lo observamos al realizar un pedido nosotros como cliente con 48 horas de antelación el mes de diciembre de 2015.
En este tipo de demanda (empresa que quiere un catering para un evento concreto), la organización no puede responder:
· Falta de horas (mano de obra). · Falta de producto semielaborado. · Falta de espacio para estocaje.
La cocina llega al límite de capacidad cuando se sirven eventos de 2.000 comensales para eventos tipo coctel, o 200 comensales para bodas.
Por otro lado, observamos también una falta de organización en el área de compras, actuando como aprovisionador (diario), y no planificador. Además, las compras no están ejecutadas por una sola persona, sino están divididas en dos categorías/personas: bebidas y perecederos. En segundo lugar, el elevado número de proveedores (> 100) incrementa la complejidad de la operativa.
Situación financiera
Balance de situación 2014
Mediante la siguiente representación gráfica se puede apreciar cuál era la situación financiera de Sabor Catering en el 2014. Hace 2 años, el Activo Corriente (98.894,05) era ligeramente inferior al Pasivo Corriente (106.306,38€), con lo cual la empresa tenía una cierta tensión financiera, es decir, tenía dificultades para hacer frente a las deudas que se estaban adquiriendo a corto plazo.
€98.894,05 €106.306,38 €101.446,78 €56.115,26 €37.919,19 ACTIVO PASIVO BALANCE DE SITUACIÓN
AÑO 2014
PATRIMONIO NETO NO CORRIENTE CORRIENTEBalance de situación 2015
Esta situación se regulariza y se corrige en el ejercicio de 2015, pues la empresa pasa de un desequilibrio entre el Activo y el Pasivo Corriente de 2014 a un equilibrio financiero en el siguiente ejercicio. En el ejercicio 2015 el Activo Corriente es de 130.552,15€ contra un Pasivo Corriente ligeramente inferior, de 98.591,35€.
130.552,15 € 98.591,35 € 97.698,52 € 86.857,06 € 42.802,26 € ACTIVO PASIVO BALANCE DE SITUACIÓN
AÑO 2015
PATRIMONIO NETO NO CORRIENTE CORRIENTEAnálisis dinámico
Para los años 2014 y 2015
Después de un período con un resultado negativo, un balance descompensado, y un período de pérdidas durante el 2014, podemos afirmar que actualmente la situación de Sabor Catering ha mejorado y evoluciona favorablemente.
La facturación a clientes y a proveedores se ha incrementado. A mejorado el margen. Se ha incrementado el nº de días de pago a proveedores, pero también ha sucedido lo mismo con el período de cobro de clientes. Este último apartado está pendiente de mejora y la parte comercial es la que debe poner las medidas que puedan reconducir la situación para mantener un flujo constante de cobros.
La evolución en conjunto es muy satisfactoria. El margen ha mejorado significativamente. La rotación también mejora.
Las rentabilidades son favorables, tanto la ROA como la ROE han superado los números rojos y recuperan la normalidad. Si se mantiene el nivel de facturación y se reducen los plazos de cobro a clientes la empresa puede sanear sus cuentas superando las pérdidas de 2014 y regularizando la cuenta de Tesorería.
El Pasivo Corriente ha evolucionado satisfactoriamente, las deudas a corto plazo se han saneado y parte de ellas se han pasado a largo plazo para poder atender a su pago con una tensión financiera más relajada para la contabilidad de la empresa.
La tendencia es positiva y cabe esperar un buen cierre del ejercicio dado que el período Navideño coincide con el período de mayor facturación anual.
DAFO Crisis Económica Mucha competencia de forma diferente (no solo catering) No lograr fidelizar el cliente Regulación de normativas, cambios de normativas de ley para suministro de comida Cambio de la demanda (clientes que elijan otra solución o otra tendencia de mercado p.ej. restaurantes) Oferta de elevada customización Buena relación calidad/precio Flexibilidad Elevada calidad reconocida por los clientes Oferta de varios servicios ( buffet/Boda/cursos de cocina..) Nuevas necesidades de parte del cliente particular/empresa que busca alternativas a restaurantes Empresas que siempre necesitan este tipo de servicio para clientes Alianza estratégica con otros catering o con proveedores Oferta de menús muy amplia y totalmente customizada. Recursos Humanos limitados. Falta de optimización de procesos Falta de orden para mantener base de datos Dependencia de algunas empresas clientes que realicen casi el 70% del facturado
3. Revisión estrategia de cliente
Hacerse un hueco de mercado
Con un objetivo claro del servicio que se quiere dar y a quien se le quiere ofrecer, se llega a un hueco del mercado importante, en el que el “boca a boca” es fundamental para el crecimiento inicial. La expansión vendrá más tarde tras la consolidación.
Algunas empresas del sector están ampliando el servicio al cliente al ofrecer no sólo el servicio de catering para el banquete, sino que asociándose con otras empresas, le gestionan incluso el viaje de novios, la orquesta, fotógrafo o reportero, etc.
Hay empresas de catering que contando o no con locales o salones propios para celebraciones, pagan un canon por tener la exclusividad de este servicio en distintas locales y Masías. Muchas están optando por la especialización en sectores concretos, como es el caso del turismo, actos sociales y convenciones de empresas, congresos de médicos nacionales e internacionales.
Oferta de productos y servicios
Es fundamental contar con una amplia gama de platos caseros, de alta cocina, e incluso algunas empresas han introducido platos orientales exóticos, que vayan renovándose, sin olvidar calidad de los ingredientes, bien presentados y con precios competitivos.
Estrategia de Clientes
Este tipo de servicio puede ofrecerse a una multitud de clientes distintos, ahora bien, todo depende del volumen de negocio que Sabor Catering desee abarcar. Este estudio determina que ha sido un inicio modesto con escasos recursos, pero conscientes de las múltiples oportunidades de crecimiento que se tienen.
El cliente de Sabor Catering busca calidad, a nivel culinario y en todo lo que lleve implícito la puesta en escena del servicio requerido, ya sea un bufete, cóctel o menú para comedores. La relación calidad / precio debe ser cuidada.
Un volumen importante del negocio proviene de los particulares, concretamente un 44% que deseen celebrar cualquier evento, a los que ofrecen distintos menús, precios y ubicaciones para adaptarse al máximo a sus requerimientos, ya que en este sector el cliente demanda un servicio personalizado.
Entre los clientes pueden estar:
- Grupos de amigos para celebrar un evento, casinos, asociaciones de ocio, fundaciones... - Empresas (“catering”, “buffets”, cocktails, brunch...).
- Eventos sociales y celebraciones: fiestas, bodas, comuniones, bautizos… (clientes de Sabor Catering)
Las conclusiones finales son de naturaleza comercial y demuestran que la mayoría del negocio se registra en las temporada de marzo hasta julio. Los clientes más rentables son las empresas; como hemos comprobado Sabor Catering tiene clientes muy fieles que demandan asiduamente sus servicios.
También es cierto que con un solo pedido o con pocos pedidos más al año, los clientes particulares pueden llegar al valor total de muchos pedidos de una sola empresa, sobre todo con una boda o un evento particular con muchas personas.
Resumiendo, la fuerza de este negocio está en las empresas y sobretodo con empresas de tamaño medio, como se puede notar en el anexo a estas conclusiones.
Clientes particulares
La gente encuestada ha usado los servicios de algún catering en el transcurso de último año. La mitad de ellos no sabe que aparte de la comida también pueden ofrecer el servicio comida con un evento (luz, música, decoración).
No hay mucho conocimiento de marcas de catering.
Este punto también se ve reflejado en el apartado de lo que más valora el cliente al contratar un servicio de catering. En primer lugar está la calidad, seguida del precio. En último lugar está el prestigio o marca.
Valoran por igual el servicio y la calidad.
La mayoría de los encuestados están muy contentos con el servicio recibido y con la relación calidad-precio.
Todos volverían a contratar de nuevo un servicio de catering y destinarían entre 30€ y 50€ por persona.
Clientes empresas
· Las empresas encuestadas han usado los servicios de algún catering en el transcurso de último año. Repiten con los anteriores caterings contratados.
· Hay más conocimiento de marcas de Catering al realizar más investigación de mercado o pedir presupuestos a diversas empresas.
· Lo que más valoran es el precio. No valoran el prestigio o marca. · El precio medio, sin incrementarlo, está entre 30€ y 50€ por persona. · Si el catering funciona, son fieles y repiten con el mismo.
4. Influencia del macro entorno
Factores políticos
La empresa tiene su sede en Barcelona, España, dentro de la Unión Europea. Opera en un mercado con seguridad jurídica y estabilidad en las decisiones sociopolíticas. Aparentemente no se observan riesgos (como por ejemplo riesgo país) derivados de decisiones políticas que puedan afectar su actividad.
Factores económicos
La recesión de 2007 trajo consigo un importante descenso en el PIB español, acompañado por un fuerte incremento en la destrucción de empleo (tasa de paro > 20%), descenso del consumo y las exportaciones. No obstante, para 2016 se espera (datos del Banco de España) un crecimiento del PIB del 2,8%. Este dato, acompañado de un tipo de interés (Euribor a 12 meses) por debajo del 0% y un leve aumento de la tasa de empleo conlleva a un aumento en el consumo. Dicho aumento, se refleja antes en el consumo de corto plazo que en la inversión en bienes de equipo.
Factores socioculturales
Si nos basamos en el número de enlaces matrimoniales en la provincia de Barcelona, vemos que desde 2010 (en plena recesión) los enlaces se han mantenido. Así, en el primer semestre de 2015 se registraron 8.918 matrimonios en la provincia de Barcelona. En el año 2014, 19.768 enlaces, 19.382 para 2013 y 20.472 para 2012.
Por otro lado, el estilo de vida de la población influye también en las decisiones de compra. Hoy en día compramos más por internet, disponemos de menos tiempo libre (por ejemplo matrimonios con hijos) y el consumo de comida preparada va en aumento, desde lechuga en bolsa hasta comida preparada lista para llevar.
Factores legales
Si hay que hacer alguna instalación se contacta con sanidad para conocer los requisitos legales y con el profesional que corresponda.
Sanidad
· Inspecciones anuales
· Revisión anual de extintores
· Control muestras alimentos cada 2 meses por empresa externa privada. · Recogida de aceites usados – cada mes. Empresa externa privada.
· Limpieza filtros campana extractora cada 3 meses. Empresa externa privada · Revisión anual de la cámara de frío. Empresa externa privada
· Mantenimiento de los diferentes electrodomésticos de cocina. Empresa externa. · Empresa de desratización y fumigación de plagas, cada 3 meses (externa).
· Se debe comunicar cualquier ampliación al departamento de sanidad para que lo valide y autorice.
· Sistemas de extinción de incendios, sobretodo de la campana extractora y la zona de fuegos para cocinar.
Certificaciones
· Carné de manipulador de alimentos (1 sola vez).
· Inscripción en el RSIPAC (Registre sanitari d'indústries i productes alimentaris de
5. Revisión de la cadena as is
Enfoque de la estrategia actual de la cadena de suministro
En el sector de las empresas de catering (dentro de la categoría de los caterings de no colectividades) prima la capacidad de reacción ante una demanda imprevisible, esto es, make
to order. La cadena de suministro es totalmente reactiva.
La excepción a esta situación se produce tan sólo durante los meses de junio y diciembre, las dos temporadas pico del año donde, Sabor Catering, puede anticiparse y planificar mejor el aprovisionamiento y la elaboración de producto semiacabado.
La gestión de la cadena de suministro cubre las áreas de compras-aprovisionamiento, producción, almacenaje, distribución y entrega con su posterior logística inversa. Cabe destacar que el estocaje es limitado a ciertos productos semielaborados, congelados y bebidas.
De este modo, la cadena de suministro empieza por una división en el aprovisionamiento, según se trate de bebidas o producto fresco, es realizado por una persona u otra. Así, una vez aprovisionada la materia prima necesaria, se procede a su preparación y posterior estocaje o producción final para su entrega.
Identificación de lo que cubre actualmente la gestión de la cadena de suministro
· La recepción de la orden de pedido de Cliente se procesa en las oficinas de Sabor Catering.
Se reciben todos los pedidos vía teléfono o correo electrónico por parte del director comercial.
· En el supuesto que el cliente quiera un menú personalizado, los tres socios representando producción y compras, diseñan una propuesta única y a medida para ese cliente.
· Una vez el cliente acepta la propuesta, se procede al aprovisionamiento de materia prima divido en dos categorías: bebidas y comida fresca, liderado por dos de los tres socios.
· Además hay que incluir, en el caso de la gestión de los Eventos, el sourcing de material diverso (sillas, mesas, cubertería, manteles, etc.). Más aún, todo producto que no puede elaborarse en sus instalaciones, como por ejemplo el hielo, es externalizado.
· El almacenaje seco se limita a las bebidas (alcohólicas, refrescos, etc.). En cuanto al producto fresco, solo se congelan raciones de comida que se consumirá en el corto plazo. · La producción de los menús es 100% propia, no hay externalización de ningún proceso. En este punto radica parte del sentido de Sabor Catering: la customización y elaboración a medida para el cliente.
· La entrega hasta el punto acordado (empresa, hogar, etc.) se lleva a cabo con un vehículo refrigerado en propiedad.
· En caso de gestión integral del evento, Sabor Catering también se responsabiliza de toda la operativa (camareros, decoración, luces, etc.).
· La logística inversa (retirada de comida, sillas, mesas, etc.) es a cargo de la misma empresa o del proveedor responsable del servicio externalizado. El coste de transporte lo asume Sabor Catering.
Identificación de las estrategias principales de la Supply Chain
Sabor Catering centra su estrategia en disponer de un producto a medida del cliente y en su rápida disponibilidad y entrega. No existe un menú único que se repita con ningún cliente. La variedad en su oferta les diferencia de la competencia y a su vez limita su cadena de suministro: a pesar de trabajar sin planificación de compras y aprovisionamiento, responden rápidamente a las necesidades del cliente.
Una negociación con los proveedores a través de contratos marco no está presente, debido principalmente a tres motivos:
· La falta de métricas (Kilos de producto, o litros de Coca-Cola consumidos, etc.). · La inexistencia del oficio de comprador único.
· La duplicidad en las tareas de compra.
Análisis detallado de la situación actual de la cadena de suministro Organización interna: organigrama y distribución de tareas
La organización está dividida en dos grandes áreas:
1. Finanzas - Dirección comercial - Marketing: cuenta con la dirección de uno de los tres
socios. Abarca desde la comunicación con clientes, la logística y transporte, las compras de bebidas, alquiler del material para los eventos.... Es un departamento muy heterogéneo.
También asume la negociación en la preparación de los eventos, uno de los puntos críticos en la cadena de suministro.
Además, cuenta con el soporte externo (autónomo) para SEO/SEM y página web.
En total, cuatro personas en el departamento (socio + empleados) y un colaborador externo.
2. Producción: dirigida por las dos otras socias, se dedican a la producción de los menús,
además de elaborar nuevas propuestas, para validarlas a posterior con el departamento comercial. Cada una de estas socias lleva, además, la compra de perecederos y Prevención de Riesgos Laborales por un lado, y la gestión de los Recursos Humanos y contabilidad, por el otro. La ocupación máxima de la cocina es de 10 personas.
Mecanismos de coordinación
Los tres socios tienen una reunión semanal, concretamente los viernes, para plantear los eventos programados para la semana siguiente, y definir los detalles de la producción (platos) y la operativa.
Perfil de los componentes del área
Socios:
· Socio 1: postgrado en Hostelería por la UAB. Comercial, logística y compras (bebidas) · Socio 2: postgrado en Hostelería por la UAB. Chef y compras (alimentación).
· Socio 3: postgrado en Hostelería por la UAB. Chef y compras (energía) y nóminas.
Empleados:
· Comercial 1: licenciado en turismo por la UB. Coordinador de los eventos. · Cocinera 1: sin estudios superiores. Cocinera adjunta.
Relación con otros departamentos funcionales en la compañía
Debido al tamaño de la empresa, los diferentes oficios (comercial, finanzas, RRHH, compras, logística y producción) se superponen. Cada uno de los tres socios asume responsabilidades repetidas y solapadas, los tres llevan compras, en ocasiones y momentos de gran estrés y
tinmings apretados, una mala comunicación puede duplicar una compra.
Estructura en la cadena de suministro
Configuración actual de distribución
El producto terminado se transporta, en vehículo con temperatura controlada, a destino final junto con los utensilios necesarios para poder ser servido en su plato.
Al encontrarse en la ubicación se programa la puesta en marcha del evento. Esto es, se preparan las mesas, se acomodan los arreglos, etc. A cargo de Sabor Catering.
Logística inversa
Al término del evento se procede a recoger y contar todos los accesorios de terceros proveedores para proceder a su devolución. El mismo proveedor se encarga de su retirada. En el caso de la comida, puede entregarse al cliente, o proceder a su retirada.
En cuanto a la bebida, si el envase está cerrado, se lo queda Sabor Catering.
Se procede a limpiar y lavar los utensilios que son metálicos para su futura utilización. Los de plástico o cartón se desechan.
Se limpia la cocina, es decir zona de fuegos, suelo, mesas de preparación, hornos, maquinas de corte y triturado, etc.
Configuración actual de producción
Cuando se reciben los alimentos en el obrador, antes de almacenarla hay que clasificarla según sus características y según el tratamiento que se les tenga que aplicar en función de su destino final:
1. Se procede a separar los alimentos en las cantidades estimadas para su lavado.
2. Para una correcta conservación, aquellos alimentos que no necesitan ser cocinados se introducen en bolsas o tuppers, se anota el contenido y la fecha, se almacenan en el cuarto frío o en las estanterías.
3. Los alimentos que se utilizan como base de otros platos se cocinan, se envasan al vacío, se abate la temperatura y a continuación se almacenan en el cuarto frío.
4. Compilación de todos los alimentos cocinados y no cocinados, para preparar el plato, con su guarnición y decoración final.
Proveedores
En el año 2015, Sabor Catering registra 154 proveedores únicos para toda su actividad. Es un número superior respecto 2014 (75). El grueso de los costes (31,9%) se encuentra en los proveedores de material de alquiler para los eventos. Si sumamos los proveedores de material desechable, elevamos la cifra hasta un 40,9%.
Sabor Catering no dispone de una plantilla o método organizado para seleccionar y evaluar el rendimiento de un proveedor. Para trabajar con nuevos proveedores, Sabor Catering se basa en las recomendaciones de compañeros de profesión, en los contactos conseguidos en eventos, ferias del sector como Alimentaria, etc.
No existe una tarea específica para la búsqueda de nuevos proveedores.
De este modo, Sabor Catering mantiene en cartera a un proveedor según esta prioridad:
Servicio > Calidad > Precio
1. Servicio. Debido a la inesperada demanda, la empresa valora en gran medida la respuesta
en el lead time de sus proveedores, ya que su tiempo de reacción es corto.
2. Calidad. La calidad es un punto distintivo de esta empresa, por esta razón se busca y se
exige la máxima calidad en los productos de sus proveedores.
3. Precio. El precio se encuentra por debajo en la escala de interés, debido a que su objetivo
principal es deslumbrar al cliente, sin reparar en gastos, siempre la máxima calidad de los productos.
Dada su estrategia y velocidad a la que deben responder a sus clientes, para ellos es fundamental que un proveedor sirva la materia prima en plazo. Es lo que más valoran de un proveedor.
Las únicas políticas es la exigencia de servicio preciso en sus urgencias y la facturación a 60 días basados en fecha de factura.
Se encuentra una escasa integración entre proveedores y Sabor Catering. Actualmente, la empresa no realiza previsión ni negociación alguna de productos. Como los pedidos se realizan según la demanda del cliente, el proveedor no dispone de ningún dato para realizar sus previsiones y poder dar el servicio y atender los pedidos de Sabor Catering.
Progresión: de 2014 a 2015
La empresa Sabor Catering muestra la siguiente evolución entre 2014 y 2015:
Para el año 2014 la empresa cuenta con un listado de 71 proveedores entre los cuales el gasto mayor se ve reflejado en proveedor de material de alquiler para eventos.
Para el año 2015 se cuenta con 154 proveedores en este periodo el gasto mayor se ve reflejado en el material de alquiler para montar eventos.
Uno de los principales motivos del incremento de proveedores es la diversificación de la compras por todos los directivos.
El criterio de selección cuenta con puntos de vista y criterios diferentes por cada directivo. El criterio se basa en el de nivel de calidad que percibe cada socio en el momento de evaluar la muestra que ha enviado el proveedor.
Además, no existe negociación alguna con sus proveedores, y tampoco una previsión de la demanda en el corto/medio plazo en su demanda.
Matriz de Kraljic para Sabor Catering (2015)
Para el año 2015, Sabor Catering registra un elevado número de proveedores (154 en total), con un gasto superior a los 300.000 euros. Si los clasificamos según la matriz de Kraljic, observamos la siguiente distribución:
Un 31,9% del gasto total en alquiler de material, para cuatro proveedores. Es relativamente fácil cambiar de proveedor para esta categoría de producto. De hecho, un 28,7% del gasto total se adjudica a un solo proveedor. El motivo, la comodidad: llevan trabajando juntos más de 10 años.
El único cuello de botella que observamos es la mano de obra. Sabor Catering cuenta con una agenda de 10 personas de confianza que pueden contratar para dar soporte en temporada alta. En el caso que estas personas estén ocupadas, éstos recomiendan a terceros. Se trata pues de una red informal pero con gente próxima y con relación de confianza.
Identificación de los elementos que facilitan o dificultan los esfuerzos de alineamiento a nivel de:
Estructura de la organización
Los socios de Sabor Catering llevan juntos más de 13 años. Es una relación sólida donde cada uno tiene un rol definido. Además tres socios forman parte de la operativa de todos y cada uno de los eventos.
De igual manera son conscientes de la importancia de trabajar áreas como el Marketing y las redes sociales. Tienen contratados los servicios permanentes de un despacho de comunicación, con una tercera persona a sueldo que ayuda en las áreas comercial y finanzas. Han comprendido y llevado a cabo la delegación de tareas para poder seguir creciendo; sin embargo, no han delegado correctamente dichas tareas, ni tampoco han creado una ficha de oficio para definir bien las responsabilidades de socios y empleados.
Existe pues duplicidades en las áreas de compras, sin un método concreto; tampoco se usan las mismas herramientas.
Hay una muy buena relación con clientes y sobretodo proveedores, dado el largo recorrido juntos. Sin embargo, es imprescindible la negociación con proveedores, una mayor atención al cliente. Hemos observado que la comunicación con el mismo no es la adecuada, a veces escasa.
Total entre ellos y hacia sus empleados y operativa. Hace falta pero un mayor interés en las áreas críticas del negocio, como compras y proveedores.
La medición es Nula. No existe un sistema de indicadores formal. Tampoco está disponible la información de manera estructurada (ERP).
Es crítico además el desconocimiento del coste total por plato y su rentabilidad. La fijación del precio se basa en una simple regla: x3 respecto al coste de la materia prima en primeros y segundos; x5 en postres.
No obstante, podemos aportar las siguientes métricas extraídas de la facturación para el año 2015:
Las ventas del 2015 ascienden a un total de 462.280€, por un total de 206 pedidos realizados por 69 clientes.
De estos 69 clientes, un 19% son clientes particulares, y representan un 24% de la facturación total. Por lo tanto, las empresas (Pyme y multinacional) y organizaciones son el grueso de la facturación de Sabor Catering.
El pedido medio es de 2.444 €. De este modo:
Particulares Empresas Total
Clientes (%) 13 (19%) 56 (81%) 69
Nº de pedidos (%) 23 (11%) 183 (89%) 206
Total Facturado (%) € 112.838 (24%) € 349.442 (76%) 462.280 €
De todos los clientes hemos averiguado que un 29% del número de ellos (20 clientes) representa un 77% del facturado total del 2015. (enero - octubre). El valor representado de este 77% representan 354.121 €.
En cuanto a la repetición de pedidos, se muestra una tendencia general representada por la mayoría de los clientes (36, un 52%) a utilizar el catering una vez sola al año.
Es muy interesante ver como ya un número considerable de clientes (14) han repetido por lo menos dos veces.
Los clientes que han comprado una o más veces, y su estacionalidad:
El gran volumen del negocio de Sabor Catering se registra en las temporada de marzo hasta julio. En los meses de verano es donde se hacen el grueso de los pedidos de clientes particulares.
Sabor Catering tiene clientes muy fieles que repiten, sobretodo entre empresas, como por ejemplo Henkel o Bayer. Son clientes que aportan el gran volumen de negocio, y los que configuran su cadena de suministro: pedidos sin previsión que requieren de una respuesta ágil y rápida.
Información: flujos y calidad
Los procesos están correctamente definidos. Sin embargo, precisa mejora en el área de compras, sistemas y planificación.
La calidad, entendida como la satisfacción plena del cliente, no está medida. De momento no hay un método para medir su calidad; se basan en los comentarios obtenidos a través de redes sociales y en el número de veces que un cliente repite un pedido con Sabor Catering.
Análisis de riesgos de la cadena actual de suministro
Riesgos reales o potenciales para la compañía:
Situación interna Situación externa
Conclusiones sobre el alineamiento actual de estrategias
Consolidación de los gaps detectados a nivel de:
Sabor Catering ha superado la recesión del período 2007-2011 aumentando clientes y facturación. Los tres socios tienen un producto consolidado, en línea con su proyecto. Además, entienden que necesitan más colaboradores para los departamentos comercial, marketing y financiero. Sin embargo, no han designado correctamente las tareas y procedimientos para cada una de estas personas externas.
Es necesario desarrollar dos herramientas/procesos: · Estructurar la información vía ERP y obtención de KPI.
· Desarrollar los roles específicos de cada colaborador y depurar procesos.
En temporada alta, responder a toda la demanda. El principal problema es la falta de mano de obra / reactividad del negocio para responder a una demanda aleatoria en el corto plazo.
· La implementación de un ERP para disponer de toda la información estructurada, accesible a los socios.
· La obtención y medición de KPI: coste/rentabilidad por plato, mermas, evolución de precios, etc.
· Depuración de tareas.
Compras y aprovisionamiento
· Centralización del rol de compras: una persona, un comprador, un negociador. · Reducción del número de proveedores para todas las categorías.
· Estandarización del proceso de compras y gestión de proveedores. Recursos humanos
Sabor Catering comprende que para seguir creciendo y ofrecer su producto, necesita profesionales externos de diferentes áreas. Han procedido a su contratación, cuentan con los recursos, sin embargo no han sabido balancear las tareas y responsabilidades de cada uno basadas en habilidades y procedimientos.
Esto conlleva una falta de trabajo de largo plazo, como puede la negociación o búsqueda de nuevos proveedores, lo que se traduce en “apagar fuegos”: viven la operativa del día a día, sin proyectarse a un año vista.
Además, Sabor Catering debería, por un lado, formalizar el equipo de trabajo en temporada alta; estar preparados para un aumento repentino de la demanda. La empresa ya dispone de una red formal de 10 colaboradores de confianza con los que puede suplir en producción los picos de demanda.
Por último, no han sabido darle la importancia a disponer de una herramienta ERP para integrar y disponer de toda su información de manera estructurada.
Planteamiento de soluciones y líneas de trabajo para alinear las estrategias
Gap detectado Implementación de solución Dificultad imp.
Impacto
Dirección Modelo Larry E. Grainer. A A
Rediseño área de Compras
Reubicar
responsabilidades en un socio.
M A
Elaboración de Ficha de Oficio B M
Elaboración de Procedimientos Básicos. B M
Implementación de KPI's A A
Reducción de Proveedores. M A
Negociación con Proveedores existentes. M A
Información y Sistemas
Definir e implementar ERP adecuado. A A
Formación para uso del ERP. M A
Creación de Base de Datos. M A
Fichas de Productos. B M
Planificación de Producciones
Desarrollo de plan de acción (temporada alta).
M A
6. Configuración de la cadena: to be
Para satisfacer las necesidades de nuestros clientes, ¿se ha de diseñar una cadena o más de una cadena de suministro?
Sabor Catering no necesita crear una segunda cadena de suministro ni modificar profundamente la actual para poder satisfacer las necesidades actuales de sus clientes. Sabor Catering debe focalizarse en el reordenamiento de funciones y responsabilidades entre sus socios, además de la implementación de un ERP para disponer de métricas e indicadores fiables para potenciar la mejora en compras y negociación con proveedores.
Para ello, detallamos a continuación los tres cambios expuestos para ajustar la cadena de suministro de Sabor Catering al crecimiento que experimenta, y estar preparada para el largo plazo. El punto más crítico pues, radica en convertirse en una empresa que aprovecha las herramientas informáticas actuales que ofrece el mercado en sus procesos de negocio.
Estos cambios pueden resumirse del siguiente modo (acción en negrita, y su principal consecuencia en cursiva):
1. Reorganización organigrama
Centralización figura comprador
2. Implementación ERP
Conocimiento de métricas y KPI
3. Negociación con los proveedores
1. Organigrama propuesto y definición de responsabilidades
Con la reorganización de tareas y responsabilidades entre socios y empleados, el organigrama propuesto queda configurado de la siguiente manera:
Socio 1
Funciones centralizadas y únicas para la posición: responsable 100% compras, negociación y desarrollo de nuevos proveedores y contacto con la gestoría. Además, el socio 1 será el administrador único del ERP, con acceso a todos los módulos, información, métricas y KPI. Además, el socio 1 es el responsable de la fijación de objetivos en negociación de precios y cantidades con los proveedores para el siguiente período, consensuando con el resto de la dirección.
Es importante que esta posición centralice las compras, pues es el principal eje de mejora en la cadena de suministro, y muy importante, tiene bajo control el líquido de la empresa.
Empleado 1 (Director eventos)
Es el responsable de eventos: gestión integral comercial para los eventos (empresas y particulares) y soporte total a socio 1. Esta persona pierde funciones en compras y contacto con proveedores para centrarse en el área comercial y apoyo total al socio 1.
Esta persona debe responsabilizarse del contacto y atención al cliente, muy importante al principio de un posible pedido, pues detectamos que hay una la comunicación con el cliente en esta primera fase tiene mucho recorrido para mejorar.
Socio 2
Co-chef, I+D y formación. Esta posición pierde las funciones de compras y se centra en la producción y el desarrollo de nuevos platos, además de seguir potenciando la formación (Sabor Catering ofrece cursos de formación de cocina y repostería).
Pierde las responsabilidades de compras de suministros (luz, gas, etc.).
Junto con el socio 3 (responsables de producción), deben detallar al responsable de compras qué necesitan para cada pedido/elaboración, y las cantidades más exactas posibles. De este modo, la empresa compra lo que necesita en las mejores condiciones, dejando en manos de cada área las tareas que mejor ejecuta.
Socio 3
Co-chef, I+D y formación. Esta posición pierde las funciones de compras y se centra en la producción y el desarrollo de nuevos platos, además de seguir potenciando la formación (Sabor Catering ofrece cursos de formación de cocina y repostería).
Pierde las responsabilidades de contratación de personal eventual.
Junto con el socio 2 (responsables de producción), deben detallar al responsable de compras qué necesitan para cada pedido/elaboración, y las cantidades más exactas posibles. De este modo, la empresa compra lo que necesita en las mejores condiciones, dejando en manos de cada área las tareas que mejor ejecuta.
Empleado 2 (logística y transporte)
A nivel de costes del nuevo organigrama, la empresa debería contemplar solamente la ampliación de jornada del colaborador responsable de logística (de media jornada a completa). Este coste no debería suponer más de 845 euros mensuales adicionales.
· Gestión de la documentación de los pedidos: digitalización y sellado.
Es importante que los oficios de este rol se lleven a cabo con el soporte de la dirección, pues su correcta ejecución aportará a Sabor Catering el control y conocimiento total sobre sus operaciones, disponiendo de la información digitalizada y centralizada.
Es además la persona responsable de la tramitación de las posibles incidencias con los pedidos a proveedor que pudieran ocurrir, recibiendo la información sobre dicha incidencia directamente desde producción.
Empleado 3 (ETT mozo almacén)
Para realizar la carga de información inicial del ERP, con todos los datos existentes (clientes, proveedores, fichas, etc.) Sabor Catering puede emplear una persona externa durante los dos meses iniciales que puede requerir la implementación del nuevo sistema.
Además, también puede ser contratado para puntas de trabajo puntuales.
El personal de ETT es un coste variable, que puede suponer aproximadamente 1.200 euros mensuales para una jornada completa.
Diagramas de flujos de información
Con el cambio de funciones y la implementación del software, es conveniente definir un nuevo flujo de información para la creación y gestión de pedidos con los proveedores. El resto de flujos (comerciales y entre socios) queda inalterado.
Los principales flujos de información que se ven afectados son los que contemplan la gestión de pedidos. Desde la toma de decisión de aprovisionar, hasta la emisión del pedido y su posterior registro en el ERP.
Definimos el nuevo flujo de información para la gestión de pedidos a proveedor y su(s) responsable(s):
De este modo, los tres socios toman la decisión de aprovisionamiento, y el responsable logístico se encarga de su entrada en el ERP y su comunicación a proveedor, así como la confirmación por parte del mismo.
El flujo de información para la recepción de la mercancía también contempla la correcta introducción de los datos del albarán en el ERP por parte del responsable logístico, con su correspondiente cotejo con el pedido original. Exista o no error en la entrega, este debe ser informado en el ERP, de esta manera conseguimos:
· Medir la fiabilidad del proveedor. · Controlar el ciclo de facturación.
Planificación de recursos humanos
Actualmente, Sabor Catering no precisa de cambios en la planificación de los recursos humanos, pues ya dispone de una cartera de 10 colaboradores temporales de confianza mediante los cuales disponen de horas de refuerzo en producción. Los contratos de trabajo son gestionados directamente por la gestoría contratada.
Más aún, para Sabor Catering la formación profesional de sus integrantes representa un área de mucha importancia, por ello el personal (socios y chef) cuentan con formación continua mediante cursos en el área gastronómica. Este punto debe permanecer así, más con la nueva reorganización.
Red logística, infraestructura
La infraestructura del almacén y cuarto congelado se mantendrá de la misma manera, el único cambio se verá reflejado en los productos almacenados dentro de ellas, pero no se contempla un cambio significativo.
Como buena práctica se recomienda identificar cada ubicación de forma clara para facilitar la correcta disposición. Este proceso permite encontrar rápidamente lo que se busca y realizar un inventario más ágil y efectivo.
Las instalaciones de la empresa seguirán siendo las mismas de igual manera el sistema de transporte se mantiene intacto durante la etapa de cambios. No se observa la necesidad de aplicar técnicas LEAN en el almacén.
Planificación de la capacidad a largo plazo
Mediante el uso del ERP a implementar la empresa contará con historial y pronóstico lo cual le brindara información suficiente para poder generar estrategias y planificar.
Las compras pasarán a ser responsabilidad del Socio 1 el cual será ayudado en la toma de decisiones de los productos a comprar por parte del Socio 2 y 3.
La red de proveedores se centraliza con el objetivo de reducir la cantidad de proveedores principales para los productos de alimentos y 2 proveedores base para el montaje de los eventos (si falla uno de ellos que el otro pueda atender de forma efectiva cualquier evento).
2. Información y sistemas: implementación de un ERP
El tercer punto de mejora para Sabor Catering es la implementación de un ERP o software que ayude a la compañía en sus procesos de negocio.
Detectamos que el software que mejor se ajusta a las necesidades de la compañía es Gestor de Cocina (v.5.0) de GastroSoft C.B. Toda esta información se encuentra en el anexo sistemas, pero resumimos brevemente:
Por qué Gestor de Cocina?
1. Cumple con la ley de alérgenos (trazabilidad). 2. Coste total del paquete reducido (450 euros). 3. Idioma: castellano.
4. Facilidad en su implementación y uso.
5. Soporte: se han realizado consultas a dos empresas: a Gestor de Cocina, y otra a Chefexact (la segunda opción). Los primeros tardaron menos de 48 horas en contestar; los segundos, 9 días.
450 euros = ERP + módulo almacén. Hasta siete usuarios máximo.
Reporting y control (indicadores específicos de la cadena de suministro)
Esta es la palanca de mejora de Sabor Catering que puede obtener con la implementación de este ERP: la obtención de métricas e indicadores (KPI) en su cadena de suministro, pues la empresa parte de cero. La manera de construir estos indicadores se basa en el uso del
software propuesto como herramienta principal para la gestión del negocio y la correcta
introducción de los datos en el sistema.
Solo de este modo, podremos construir sólidos indicadores que pueden servir a la empresa para la negociación con proveedores, saber qué plato/receta es más rentable, o poder minimizar las mermas.
Estas son las principales métricas y KPI (en negrita) que proponemos para Sabor Catering:
Para proveedores:
· Número total de proveedores · Número de pedidos por proveedor
· Facturación total por proveedor · Entregas en tiempo y forma
Para servicio a cliente:
· Control de Mermas
· Pedidos cliente: OTIF (Tier 1) · Roturas de stocks
Para los productos acabados:
· Fichas de producción totales · Rentabilidad por ficha de producción
· Coste unitario por ficha de producción · 80/20 en productos y servicios
Para clientes:
· Platos consumidos por cliente · Repetición de servicio a clientes
· Valor del pedido medio
Identificación de la relación entre los diferentes indicadores
Con las métricas y KPI propuestos, Sabor Catering puede medir la eficiencia y eficacia de su cadena de suministro, desde el aprovisionamiento hasta la entrega del producto final a cliente. Conociendo esta información, la empresa puede reducir sus costes, vía negociación con proveedores o reducción de las mermas, así como incrementar la rentabilidad de sus principales platos.
En detalle:
· Fiabilidad de nuestros proveedores. De esta manera se estará midiendo de manera precisa entre el cumplimiento, calidad y coste de los productos del proveedor.
· La fiabilidad del sistema de producción. Conocer el nivel de mermas, y aplicar planes correctivos para tratar de reducirlo.
· Capacidad de negociación con los proveedores. Es clave que sabor Catering controle las principales métricas de sus materias primas para ganar fuerza de negociación con los proveedores, y reducir los costes.
Identificación de la fuente de información para cada indicador
Toda construcción de los nuevos indicadores debe ser precedida por la correcta alimentación de información al ERP, además de su digitalización. La información puede ser obtenida de las siguientes fuentes:
Para obtener los indicadores de proveedores: · Información de contacto.
· Albaranes de entrega.
· SKU introducidas en el sistema. · Pedidos registrados.
· Cierre completo del ciclo operativo del pedido en el ERP: - Si necesidad, creación del pedido.
- Comunicación al proveedor vía teléfono o e-mail. - Registro de la recepción del producto o productos. - Alta en almacén.
Para obtener los indicadores de los productos acabados: · Correcta definición de precios de compra de las SKU. · Definición de cantidades y raciones por ficha de producción.
· Registro exhaustivo de las fichas consumidas por cliente (quién consume qué). Para obtener los indicadores de referencias:
· Registro de las materias primas (SKU) en el ERP.
· Establecer relación entre SKU y proveedores (quién suministra qué) en el ERP.
· Definir relaciones entre las SKU, los productos intermedios (receta base) y los productos finales (ficha de producto) en el ERP.
Para los indicadores de servicio a cliente:
· Cumplimiento de la fecha de entrega de los pedidos.
· Correcta transacción de los movimientos de stock (entrada y salida) en el ERP. Para los indicadores de ventas/comercial:
Responsable de cada indicador
Socio 1
Centrado en el área de compras y control del stock, es el responsable de la evolución de precios, volúmenes y contratos negociados, además de la correcta entrega en tiempo y forma de los proveedores (con el soporte del colaborador logístico). Bajo su responsabilidad también se encuentra la correcta alimentación del ERP para así obtener las métricas de productos intermedios y finales, así como los gastos y consumos totales.
Socias 2 y 3
Se enfocan en las mermas y la rentabilidad de los platos finales. Debido a su dedicación en la producción, es donde pueden aportar más valor y controlar de cerca el producto empleado, las cantidades y las mermas que se pudieran ocasionar. Son responsables también de la oferta de producto final a cliente, y que ello quede debidamente registrado en el ERP, pues es necesario saber la repetición y consumo de los principales platos.
En caso de incidencias con el producto, deben reportarlo al logístico para poder proceder con la reclamación a proveedor.
*El manual de implementación del ERP Gestor de Cocina se encuentra en el anexo externo a este documento. Se adjunta por separado debido a su tamaño (> 50 MB).
3. Compras y negociación con proveedores
El segundo eje de mejora de Sabor Catering descansa sobre la mejora en las compras y negociación con proveedores. Esto se puede conseguir mediante la implementación previa de cambios en la estructura organizativa, y la implementación de un ERP que permita obtener métricas y KPI fiables.
Pero más importante aún es que la persona responsable de las compras entienda que conociendo qué y cuanto compra, solo de esta manera conocerá cual es la fuerza o poder de compra de Sabor Catering, y de este modo negociar con los proveedores.
La empresa puede plantearse un objetivo de reducción en el gasto de compra el primer año de negociaciones entre un 3%-5%, lo que puede suponer un ahorro de hasta 14.000 euros.
Vamos a detallar a continuación los cambios en la relación con los proveedores, de cara a poder avanzar con esta palanca de mejora.
Nivel de calidad de los proveedores
Para Sabor Catering es importante mantener los mayores estándares de calidad en sus productos y en su entorno, por esta razón la empresa pide como requisito el cumplimiento y la aplicación de la ley de alérgenos a todos sus proveedores.
La metodología para su selección debe basarse en 3 pasos:
1. Contacto. En esta etapa los proveedores proporcionan degustaciones a los socios de Sabor Catering para de esta manera dar a conocer sus productos de primera mano. Generalmente son los proveedores quienes contactan con la empresa.
2. Prueba. Los estándares de calidad son analizados de manera cautelosa por los socios para poder tomar un decisión.
3. Aceptación. La empresa decide si aprueba la materia prima para su uso en recetas intermedias y platos finales.
En cuanto a la comida y bebida, observamos que ninguna categoría es estratégica: no hay escasez, ni tampoco un impacto en el gasto muy significativo. Esto implica que es viable la negociación con los proveedores. Por ejemplo, un contrato marco con una cantidad total con descuento/Rappel a final de año, o fijación de precios para seis meses.
Tipología y negociación de contratos
Sabor Catering tiene un eje de crecimiento importante en la negociación de compras con sus proveedores. Junto con la implementación de un ERP y la formación de métricas e indicadores fiables, esta es la segunda palanca de mejora de que dispone la empresa.
La empresa debe evolucionar del 100% actual de emisión de pedidos (spot) a la compra dentro de un marco de negociación.
De este modo, proponemos que Sabor Catering trabaje de la siguiente forma:
Proveedores > 5 % facturación
Es el caso por ejemplo de los proveedores de material de alquiler para eventos, o bien empresas como Cadaico S.L. (terneras y pescados), que suponen un gasto sobre el total de más de un 30%.
Sabor Catering debe negociar anualmente para alcanzar un contrato marco para cada uno de estos proveedores, esto es, la negociación sobre la base de una compra anual garantizada por parte del cliente, y un precio ventajoso por parte del proveedor.
Para ello, es de vital importancia que Sabor Catering empiece a migrar cuanto antes al nuevo ERP, para obtener en el plazo de un año, todas las métricas que necesita para poder negociar con garantías. Esto es:
· Gasto total en euros por proveedor.
· Gasto total en euros por categoría de producto. · Gasto total en euros por referencia única.
· Cantidad de kilos (litros, latas, etc.) consumidos de cada referencia única. · Número total de pedidos.
· Periodicidad de los pedidos.
· Calidad de las entregas: cero incidencias.
Proveedores < 5 % facturación
Sabor Catering registró para el año 2015 más de 150 proveedores, en su mayor parte, no suponen un porcentaje superior al 2% respecto con el total de gasto. Esto se debe a compras puntuales de productos que solo se encuentran disponibles en ciertos proveedores.
Aún así, el gasto por este tipo de producto no es el grueso de la empresa.
Para este tipo de producto/proveedor, Sabor Catering debería seguir trabajando de la misma forma, procediendo con pedidos puntuales (spot).
