FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA CARRERA: CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Trabajo de Investigación para la obtención del título de: Ingeniera en Contabilidad y Auditoría
TÍTULO DEL TEMA DE INVESTIGACIÓN:
“DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA EMPRESA COMIECON CÍA. LTDA.”
Autora: Alexandra Bermeo Ochoa Directora: Dra. Liliana Morillo Acosta. MBA.
Tabla de contenidos
Pág.
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD_______________________________________II
INFORME DE APROBACION DEL DIRECTOR DE TRABAJO DE GRADO III
DEDICATORIA__________________________________________________________IV
AGRADECIMIENTO______________________________________________________V
1 CAPÍTULO I INTRODUCCIÓN ________________________________________ 1
1.1 EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN __________________________________________ 2
1.1.1 PROBLEMA A INVESTIGAR ________________________________________________ 2
1.1.2 OBJETO DE ESTUDIO TEÓRICO _____________________________________________ 2 1.1.3 OBJETO DE ESTUDIO PRÁCTICO ____________________________________________ 2
1.1.4 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA __________________________________________ 3
1.1.5 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ____________________________________________ 5
1.1.6 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA: _________________________________________ 5
1.1.7 OBJETIVO GENERAL: ____________________________________________________ 6
1.1.8 OBJETIVOS ESPECÍFICOS: _________________________________________________ 6
1.1.9 JUSTIFICACIÓN ________________________________________________________ 6
1.1.9.1 Justificación Teórica __________________________________________________ 6 1.1.9.2 Justificación Práctica __________________________________________________ 6 1.2 MARCO REFERENCIAL ___________________________________________________ 7 1.2.1 MARCO TEÓRICO ______________________________________________________ 7 1.2.2 MARCO CONCEPTUAL __________________________________________________ 15 1.2.2.1 Definición de conceptos ______________________________________________ 15
2 CAPÍTULO II MÉTODO ______________________________________________ 18
2.1 METODOLOGÍA GENERAL _______________________________________________ 18
2.1.3 MÉTODO ____________________________________________________________ 19
2.1.3.1 Método inductivo – deductivo __________________________________________ 19 2.1.3.2 Método analítico – sintético ___________________________________________ 20 2.1.4 POBLACIÓN DE ESTUDIO ________________________________________________ 20 2.1.5 SELECCIÓN INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN ______________________________ 21 2.1.5.1 El cuestionario ______________________________________________________ 21 2.1.6 PROCESAMIENTO DE DATOS _____________________________________________ 21 2.2 METODOLOGÍA ESPECÍFICA ______________________________________________ 21
2.2.1 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO _______________________________________ 22 2.2.1.1 El cuestionario y la entrevista: _________________________________________ 22 2.2.2 CÁLCULO DE NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO DE CONTROL _____________________ 22
2.2.3 ELABORACIÓN DE POLÍTICAS, PROCEDIMIENTO, FLUJOGRAMAS E INSTRUMENTOS DE LAS PRINCIPALES CUENTAS CONTABLES _____________________________________________ 23
2.2.3.1 Políticas contables ___________________________________________________ 23 2.2.4 EVALUACIÓN DEL PLAN DE CUENTAS APLICADO EN LA EMPRESA, DE ACUERDO A
NORMAS VIGENTES __________________________________________________________ 23
2.2.5 PROPUESTA DE FORMATOS DE ESTADOS FINANCIEROS _________________________ 24
2.2.5.1 Estados Financieros según NIIF ________________________________________ 24 2.2.5.2 Formatos de Estados Financieros _______________________________________ 24
3 CAPÍTULO III RESULTADOS ________________________________________ 25
3.1 DIAGNÓSTICO SITUACIONAL _____________________________________________ 25
3.1.1 MISIÓN _____________________________________________________________ 25 3.1.2 VISIÓN _____________________________________________________________ 25 3.1.3 OBJETIVOS: __________________________________________________________ 25 3.1.4 VALORES ___________________________________________________________ 25 3.1.5 ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA COMIECON CÍA.LTDA. _______________________ 27 3.2 FORMULACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO _______________________ 28
3.2.1 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Y CÁLCULO DEL RIESGO DE CONTROL DE
ASPECTOS GENERALES. _______________________________________________________ 28 3.3 SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LAS PRINCIPALES CUENTAS CONTABLES ______ 35
3.3.1 CAJA CHICA __________________________________________________________ 35
3.3.1.2 Instrumentos de control – Caja Chica ____________________________________ 40 3.3.2 BANCOS ____________________________________________________________ 49
3.3.2.1 Políticas, procedimientos y flujogramas de Bancos _________________________ 51 3.3.2.2 Instrumentos de Control – Bancos ______________________________________ 53 3.3.3 CUENTAS POR COBRAR –CLIENTES ________________________________________ 59 3.3.3.1 Políticas, procedimientos y flujogramas de Cuentas por Cobrar – Clientes _______ 62 3.3.3.2 Instrumentos de control Cuentas por Cobrar – Clientes ______________________ 64 3.3.4 INVENTARIOS ________________________________________________________ 68 3.3.4.1 Políticas, procedimientos y flujogramas de Inventarios ______________________ 71 3.3.4.2 Instrumentos de control – Inventarios ____________________________________ 73 3.3.5 CUENTAS POR PAGAR -PROVEEDORES ______________________________________ 77
3.3.5.1 Políticas, procedimientos y flujogramas de Cuentas por Pagar - Proveedores _____ 80 3.3.5.2 Instrumentos de control Cuentas por pagar – Proveedores ____________________ 82 3.3.6 SUELDOS, SALARIOS Y BENEFICIOS SOCIALES. ________________________________ 85
3.3.6.1 Políticas, procedimientos y flujogramas, Sueldos, Salarios y Beneficios Sociales. _ 88 3.3.6.2 Instrumentos de control Sueldos, Salarios y Beneficios Sociales _______________ 90 3.4 FORMATOS DE ESTADOS FINANCIEROS _____________________________________ 94 3.4.1 ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA _______________________________________ 94
3.4.2 ESTADO DE RESULTADOS INTEGRAL _______________________________________ 96
3.4.3 ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO ___________________________________ 98
3.4.4 ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO __________________________________________ 99 3.4.5 NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS _____________________________________ 101
4 CAPÍTULO IV DISCUSIÓN ___________________________________________ 108
4.1 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ____________________________________ 108
Tabla de Formatos
Pág. Formato No. 1 Solicitud creación fondos Caja chica _______________________________ 40 Formato No. 2 Acta entrega recepción fondos Caja chica ___________________________ 41 Formato No. 3 Comprobante Egreso fondos Caja chica ____________________________ 42 Formato No. 4 Reporte de pagos Caja chica _____________________________________ 43 Formato No. 5 Arqueo de Caja Chica __________________________________________ 44 Formato No. 6 Comprobante Egreso pago a Proveedores ___________________________ 53 Formato No. 7 Comprobante de Depósito Bancario _______________________________ 54 Formato No. 8 Conciliación Bancaria __________________________________________ 55 Formato No. 9 Recibo cobros a Clientes _______________________________________ 64 Formato No. 10 Comprobante Ingreso cobros a Clientes ___________________________ 64 Formato No. 11 Reporte Cuentas por Cobrar Clientes _____________________________ 65 Formato No. 12 Recepción de Mercadería ______________________________________ 73 Formato No. 13 Reporte Inventario Valorado ___________________________________ 74 Formato No. 14 Kardex de mercadería _________________________________________ 74 Formato No. 15 Orden de compra _____________________________________________ 82 Formato No. 16 Reporte Cuentas por pagar – Proveedores _________________________ 82 Formato No. 17 Reporte registro de empleados __________________________________ 90 Formato No. 18 Rol de pagos individual _______________________________________ 90
Tabla de gráficos
1 CAPÍTULO I INTRODUCCIÓN
En la actualidad, y con una normativa tributaria en constante transformación, es pues imprescindible, estar actualizado e ir a la vanguardia de las nuevas actualizaciones, cambios y reformas que se van presentando cada día en nuestro legislación y que por su puesto van adoptando cada vez una visión internacional ya que como todos sabemos el objetivo es hablar en el mismo idioma, en lo que a contabilidad se refiere, y que a nivel mundial, todos quienes tengan conocimientos contables sean capaces de leer y entender los estados financieros de cualquier empresa en cualquier país, ya que su estructura estará estandarizada, todo esto como respuesta a la adopción de las NIIF´S completas y NIIF’S para Pymes.
Por lo tanto, para quienes se desenvuelven en este ámbito profesional contable, económico y administrativo, constituye el reto diario de tener los conocimientos correctos y actualizados para aplicarlos en sus lugares de trabajo, ya sea bajo relación de dependencia o en forma independiente, puesto que se debe priorizar la aplicación de la ética profesional, por lo tanto es indispensable y de gran responsabilidad que adquieran los conocimientos necesarios que les permitan estar actualizados de todos los cambios que se presenten, obteniendo la información de primera mano de medios crediticios o buscando capacitaciones en lugares o instituciones directamente vinculadas a los cambios, por ejemplo SRI, Superintendencia de Compañías, Ministerio de Trabajo, ya que del conocimiento que adquieran y su correcta aplicación depende el cumplimiento de objetivos personales y empresariales.
Comisariato Económico Comiecon Cía. Ltda., se crea el 24 de noviembre del año 2010, sin embargo, inicia su actividad económica el 01 de febrero del año 2011, es una empresa comercial, que en la actualidad desarrolla sus procesos contables sin regirse a procedimientos de control interno, lo que ha ocasionado que, los auditores externos hayan realizado importantes hallazgos durante su auditoría, tales como: registros incorrectos de la información contable, falta de división de funciones, entre otros, lo que ha generado estados financieros poco confiables.
Es muy importante, por tanto, que se apliquen dichos procedimientos, para detectar o evitar que se sigan cometiendo errores en el manejo de la información contable de Comisariato Económico.
1.1 El problema de investigación 1.1.1 Problema a investigar
La empresa no cuenta con un Sistema de Control Interno contable, ocasionando que sus actividades se desarrollen de forma empírica o de acuerdo a la costumbre. Por tal motivo se generan problemas como el ingreso incorrecto de información en las distintas cuentas, manipulación de los datos y se modifiquen los documentos contables sin la debida autorización, con estos antecedentes se constituye de suma importancia contar con un Sistema de Control Interno que permita corregir los problemas actuales y evitar a futuro otros que pudieran existir.
1.1.2 Objeto de estudio teórico
El diseño de un Sistema de Control Interno se basará en la recopilación y análisis de información de textos de Auditoría y Contabilidad, la Ley de Régimen Tributario Interno y su reglamento de aplicación, las NIIF´S para Pymes, revistas de tributación y manuales de control interno aplicados a procesos contables.
Las fuentes antes mencionadas proporcionarán la teoría necesaria para estructurar el Sistema de Control Interno para la empresa Comiecon Cía. Ltda., y establecerán los pasos que, las personas que manejan información contable, deben seguir para registrar la información contable de la empresa de manera correcta y de acuerdo a lo que establece actualmente la ley.
1.1.3 Objeto de estudio práctico
1.1.4 Planteamiento del problema
Comisariato Económico Comiecon Cía. Ltda., fue creado en noviembre del año 2010. Una empresa que se constituyó con 4 socios, y con la visión de llegar a convertirse en una corporación dedicada a actividades de comercio, que ofrece variedad de productos de calidad al cliente en general.
La empresa desde que empezó a generar información contable, desde febrero del 2011, ha estado trabajando con un plan de cuentas estructurado de acuerdo a las NIIF´S, (Normas Internacionales de Información Financiera) para Pymes sin haber tenido que realizar ninguna transición de NEC´s a NIIF´s, puesto que la empresas que debían ejecutar este procedimiento eran aquellas que contaban con información de años inferiores al 2011, y Comiecon Cía. Ltda., no registró información contable en el año de transición 2010, y por tanto presentó ante las entidades de control sus estados financieros en cero, debido a que no se generó ni registró información en el mes de diciembre de 2010.
En el año 2011 empezó a incursionar en la actividad de importaciones de líneas como: juguetes, utensilios de cocina, implementos para el hogar, telas (como materia prima), y utensilios plásticos. Esto por su puesto, acrecentó las responsabilidades como empresa, tanto interna como externamente, ya que era imprescindible el manejo correcto de la información contable que se empezada a generar, tanto para el conocimiento de los socios y representantes de la empresa, como ante las entidades gubernamentales de control.
Desde su creación ha contado con un sistema de cómputo completo que consta de módulo de inventarios, proveedores, clientes, contabilidad y sus respectivos reportes. El sistema utilizado desde la creación de la empresa fue el Adviser, un programa en ambiente MS-DOS, con características de confiabilidad y flexibilidad, sin embargo lo negativo de ésta aplicación, fue que carecía de características de compatibilidad con las actualizaciones que se están dando con respecto a la presentación de la información, como es el caso de la emisión de documentos electrónicos, modalidad a la que según el cronograma establecido por el SRI, según Resolución No. NAC-DGERCGC13-00236, debíamos iniciar a partir del 01 de enero del 2015, todos los Contribuyentes Especiales no señalados en los grupos anteriores, por tal motivo, Comiecon Cía. Ltda., estaba prácticamente obligado a cambiar su sistema de cómputo, y así lo hizo, en abril del 2014, adquirió un nuevo sistema que le ha permitido estar actualizado y cumplir con las disposiciones del SRI.
El sistema utilizado hasta la actualidad es BITS, el cual es compatible con muchas aplicaciones con lo que hemos obtenido muchos beneficios. En diciembre 15 del 2014 iniciamos el ambiente de pruebas, etapa en la que se pudieron corregir errores que se presentaban en la emisión de documentos electrónicos, y el 21 de diciembre arrancamos en ambiente de producción de facturas y notas de crédito electrónicas, lo que nos permitió cumplir con lo establecido por el SRI en el tiempo oportuno.
De acuerdo a la información de los estados financieros del año 2012, la empresa pasó las bases establecidas en activos, por lo que debió presentar, como un requisito para la Superintendencia de Compañías y el SRI, un informe de auditoría externa y el ICT respectivamente, entonces fue en este informe que se detectaron muchas falencias en el control interno de los procedimientos contables que daban como resultado, registros erróneos de valores en las cuentas contables y por ende bajo nivel de confianza de los estados financieros.
Los representantes de la empresa, aseguran que es primordial contar con un Sistema de Control Interno que ayude al personal del departamento de contabilidad, quienes son los que registran y manejan la información contable, y a quienes revisan dicha información, a aplicar de manera correcta los conceptos, leyes y reglamentos de aplicación, en la información contable de la empresa, de manera que en los resultados de las auditorías externas posteriores, no se emitan mayores recomendaciones que pongan en duda la confiabilidad de los estados financieros de la empresa.
Los eventos mencionados podrían llevar a la empresa Comiecon a enfrentar problemas contables muy graves al no ser detectados y corregidos a tiempo, ya que el registro incorrecto de la información contable repercutirá en lo confiabilidad de los estados financieros, que se presentarán de manera obligatoria ante los organismos de control y a las instituciones financieras con las que la empresa mantiene créditos a corto y largo plazo, que como se puede entender, han sido necesarios solicitarlos para financiar a la empresa.
Otro inconveniente que podría enfrentar la empresa por no aplicar procedimientos de control interno en la información contable, sería que los auditores externos, emitan una opinión de los estados financieros, que no favorezcan a la empresa.
Por lo tanto y con estos antecedentes se torna imprescindible contar con un sistema de control interno en el área contable y financiero de la empresa Comiecon Cía. Ltda., el mismo que permitirá ejecutar y registrar los procesos contables de manera correcta, o en su defecto corregirlos oportunamente, y de esta manera podrán reducir al mínimo o, por qué no decirlo, a cero, las recomendaciones que pudieran hacer los auditores en las auditorías futuras.
1.1.5 Formulación del problema
¿Qué efectos produce en la Empresa Comiecon Cía. Ltda., el no contar con un sistema de control interno que permitan, al área contable, ejecutar de manera correcta todos su procesos?
1.1.6 Sistematización del problema:
- ¿Cómo ha afectado a la empresa Comiecon Cía. Ltda., el no contar con un sistema que permita evaluar el control interno en el área contable?
- ¿Cuenta la empresa con procedimientos de control interno que permitan registrar de manera correcta la información contable?
1.1.7 Objetivo general:
“Diseñar un Sistema de Control Interno para la empresa Comiecon Cía. Ltda.”
1.1.8 Objetivos específicos:
- Realizar la evaluación del control interno contable de la empresa.
- Calcular el nivel de confianza y riesgo de control derivado de la evaluación del control interno.
- Evaluar el plan de cuentas vigente, y proponer los cambios necesarios; en base de los requerimientos de los organismos de control.
- Proponer políticas, procedimientos, flujogramas e instrumentos de las principales cuentas contables.
1.1.9 Justificación
1.1.9.1 Justificación Teórica
El control interno se torna se suma importancia en una empresa o institución, pues se constituye en el eje principal que guía o regula la ejecución de procesos o actividades, permitiendo la obtención de resultados eficientes y eficaces, y por tanto la reducción del riesgo. Cuando el control interno es aplicado de manera correcta en una empresa, es posible detectar de manera oportuna aquellos acontecimientos, procedimientos y actividades que se están llevando a cabo de manera errónea, constituyéndose en un eficiente indicador que permita evitar o corregir dichos errores.
1.1.9.2 Justificación Práctica
Por ello este estudio se justifica, al buscar mejorar la eficiencia en el control interno que debe aplicarse a cada procedimiento contable que se realiza en el departamento de contabilidad. El diseño del Sistema de Control Interno en el área contable de la empresa Comiecon Cía. Ltda., permitirá el correcto funcionamiento de sus operaciones, la aplicación eficiente de la normativa tributaria vigente, la corrección oportuna de errores, el registro correcto en las respectivas cuentas contables, aspectos que redundarán en la obtención de Estados Financieros confiables que otorgarán credibilidad ante los socios de la empresa, las instituciones financieras y las entidades de control.
1.2 Marco Referencial 1.2.1 Marco Teórico Fundamentación Científica Definición de control interno
El control interno conceptualizado en la NIA-ES315, según (icac.meh.es, 2013) se define de la siguiente manera:
Control interno: “el proceso diseñado, implementado y mantenido por los responsables del gobierno de la entidad, la direccion y otro personal, con la finalidad de proporcionar una seguridad razonable sobre la consecucion de los objetivos de la entidad relativos a la fiabilidad de la informacion financiera, la eficacia y eficiencia de las operaciones, asi como sobre el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables. El término “controles” se refiere a cualquier aspecto relativo a uno o mas componentes del control interno”.
Para ampliar nuestro conocimiento podemos mencionar otros conceptos de control interno, desde una perspectiva profesional, publicado con el título de: Elementos del sistema coordinado y su importancia para la administración y para el contador público independiente, que lo conceptualiza de la siguiente manera:
La definición arriba anotada, elaborada por el Comité sobre procedimientos del trabajo, pone énfasis en que el Sistema de Control Interno no abarca unicamente a los departamentos de una empresa que siempre se ha creido son a los que afecta directamente como: la administración, contabillidad y finanzas que aplican controles extrictos en presupuestos, costos, reportes, etc., sino que se aplica a toda la empresa y cada una de las actividades que en ella se desarrollan. De igual manera resalta la gran importancia que tiene, para los representantes de la empresa, no solo conocer el sistema de control interno, sino difundirlo mediante capacitaciones permanentes al personal para que cumpla con sus responsabilidades, este procedimiento deberá ser respaldado por el personal de auditoría interna quien verificará que esto se cumpla de forma efectiva (AICPA, 2016).
Según The Institute of internal Auditors (2016), control interno es:
Control interno son las acciones tomadas por la administración para planerar, organizar, y dirigir el desemlmpeño de acciones suficientes que provean seguridad razonable de que se están logrando los siguientes objetivos:
Logro de los objetivos y metas establecidos para las operaciones y para los programas
Uso económico y eficiente de los recursos
Salvaguardia de los activos
Confiabilidad de integridad de la información
Cumplimiento con políticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones.
Evolución del control interno
El control interno ha evolucionado ya que antes se consideraba que era una tarea exclusiva de los auditores, sin embargo, entre los cambios que han existido, (Manatilla B., 2013) menciona los siguientes:
a) Obliga a que existe una referente para un control interno. Técnicamente a ello se denomina “criterio de control” (o “estructura conceptual”) y se avanza con celeridad hacia “estándares internacionales de control interno”. La práctica anterior carecía de tal referencia y por tanto el control interno se aplica según el entendimiento(“leal saber y entender”) de cada cual.
la administración tiene que: 1) usar como referente un “criterio de control” previamente establecido y aceptado; 2) asumir sus responsabilidades por la implementación, el mantenimiento y la valoración del control interno; 3) dejar de considerarlo un componente etéreo y definir responsabilidades específicas concretadas en los “ejecutivos que firman”. Este era, posiblemente, el mayor de todos los vacíos existentes en el control interno: los auditores estaban obligados a evaluar el control interno pero la administración no tenía responsabilidades concretas y en consecuencia control interno era “cualquier cosa (dspace, 2014)” (unas veces buena, otras un desastre, a veces efectivo, en muchos casos inútil).
En la evolución del control interno, según (Manatilla B., 2013, pág. 39), dentro de las mejores prácticas de control interno: “Las mejores prácticas del presente hacen parte del sistema de control interno, no se aplican por aislado. Diferencias entre los controles estratégicos (gerenciales) y los controles operativos (auto-control, automatización; con un componente alto de tecnología de la información-comunicación-sistemas)”.El siguiente gráfico muestra el modelo de contol gerencial COSO, el mismo que, como se puede observar permite a la gerencia controlar todo el aparato administrativo y organizacional.
Gráfico No. 1 Modelo de control gerencial.
Fuente: (Manatilla B., 2013).
Control interno basado en principios.
La tercera generación ha ido mucho más lejos y su centro de atención está no tanto en los procedimientos sino en los principios que rigen todo el proceso. La denominación ‘basado-en-principios’ ya es de carácter técnico. Su principal sinónimo es ‘estructura conceptual’ (framework) y de hecho corresponde a un entendimiento del control interno en términos de sistemas (elementos, relaciones, procesos, objetivos) (Manatilla B., 2013, pág. 45).
Cambios importantes en las finanzas y contabilidad.
Esto hace parte de un fenómeno que se está dando en el mundo de las finanzas y particularmente en contabilidad (información financiera), auditoría (aseguramiento) y control interno: la búsqueda de justificaciones conceptuales para las prácticas aceptadas.
Ello ha implicado cambios importantes, entre los cuales se destaca, en contabilidad, el pasar de un sistema basado-en-normas (legal, profesional, técnico) de carácter nacional (PCGA) hacia un sistema basado-en-principios (económico, financiero) de alcance internacional (IFRS). Y en auditoría, el paso desde un esquema de atestación (muestreo selectivo) hacia un esquema de aseguramiento (administración de riesgos) (Manatilla B., 2013).
Objetivos del control interno
Es muy importante la aplicación eficiente del control interno en la empresa, por tanto podemos mencionar algunos objetivos que se pretende cumplir, según (dspace, 2014) estos son:
Salvaguarda de los activos de la organización evitando pérdidas por fraudes o negligencias
Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y financieros, que son utilizados por la dirección para una adecuada toma de decisiones
Incentivar la eficiencia en el uso de los recursos
Estimular el seguimiento de las prácticas decretadas por la gerencia
Promover, evaluar y velar por la seguridad, calidad y mejora continua de todos los procesos en general
Adoptar medidas de protección para los activos físicos en forma adecuada
Determinar lineamientos para evitar que se realicen procesos sin las adecuadas autorizaciones
Componentes del control interno
Los componentes del control interno según (ERM -COSO II. Enterprise Risk Management) son:
a) Ambiente interno: constituye la base sobre la que se sitúan el resto de elementos, pues influye de manera significativa en el establecimiento de objetivos y de la estrategia, aquí la dirección de la empresa, instaura la filosofía que pretende establecer en materia de gestión de riesgos. b) Establecimiento de objetivos: estos deben ser establecidos con anterioridad a que la dirección identifique los posibles acontecimientos que impidan su consecución, los mismos que deben estar alineados con las estrategias de la empresa, dentro del contexto de misión y visión establecida.
c) Identificación de acontecimientos: consiste en la identificación de aspectos externos tales como: económicos, políticos, sociales, etc.; e internos como: infraestructuras, personal, procesos, tecnología, los mismos que afectan a la consecución de los objetivos empresariales, por tanto es imprescindible que se identifiquen dichos acontecimientos de manera oportuna ya que podrían ser indicadores de riesgo, oportunidades o mitigación de riesgo.
d) Evaluación de riesgos: consiste en establecer el efecto que determinados acontecimientos pueden tener en la consecución de los objetivos impuestos por la dirección, es necesario evaluarlos con la aplicación de técnicas cuantitativas y cualitativas. Esta evaluación de riesgo iniciará con el riesgo inherente es decir el riesgo existente antes de establecer mecanismos para su mitigación, continuará con el riesgo residual es decir aquel existente luego de aplicar los mecanismos de control.
e) Respuesta al riesgo: aquí la dirección debe evaluar la respuesta al riesgo de la empresa en función a cuatro categorías: evitar, reducir, compartir y aceptar; y cuando ya se haya establecido la respuesta al riesgo para cada situación, se debe realizar una reevaluación del riesgo residual.
f) Actividades de control: está compuesta por la políticas y procedimientos que son necesarios para asegurar que la respuesta al riesgo ha sido adecuada. Las actividades de control deben estar establecidas en toda la empresa, a todos los niveles y en todas las funciones, y la administración, debe asegurarse de que se cumplan de manera eficiente para alcanzar los objetivos de la empresa.
h) Supervisión: este componente permitirá evaluar la calidad del control interno, permitiendo realizar un seguimiento que determine si se está aplicando de manera correcta o si deben realizarse modificaciones (Academia, 2015).
Los componentes de Control Interno permiten implantar un sistema de control de riesgos con el objetivo de lograr la consecución de los objetivos empresariales, por lo tanto podemos afirmar que los 8 componentes del COSO II: están interrelacionados con cada uno de los objetivos estratégicos, operativos, de efectividad de la información reportada interna y externa y de cumplimiento regulatorio de las leyes y regulaciones que aplican a la empresa, y que deben ser cumplidos en todos los niveles de una organización.
Evaluación del control interno
(Estupiñán Gaitán, 2015, pág. 157) afirma “La revision del control interno por parte del auditor le ayuda a determinar otros procedimientos de auditoría para formualar su opinión sobre la razonabilidad de los saldos finales”.
Dentro del proceso de evaluación del sistema de control interno, (Estupiñán Gaitán, 2015, pág. 158) manifiesta:
Un planteamiento conceptual lógico de la evaluación que hace el contador público del control inerno contable, que se enfoca directamente a prevenir o detectar errores o irregularidades importantes en los saldos de las cuentas, consiste en aplicar a cada tipo importante de transaciones y a los respectivos activos involucrados en la auditoría, los siguientes criterios:
Considerar entre otros, los tipos de errorese irregulariddes que puedan ocurrir.
Determinar los procedimientos de control interno contable que puedan prevenir o detectar errores o irregularidades
Determinar si los procedimidentos necesarios están establecidos y si se ha seguido satisfactoriamente.
La naturaleza, momento de ejecución o extensión de los procedimientos de auditoría a aplicar y, las sugerencias al ente.
Métodos para evaluar el sistema de control interno
Método de cuestionarios: en esta forma de evaluar el sistema de control interno (Estupiñán Gaitán, 2015, pág. 160) nos da a conocer que “Este método consiste en diseñr cuestionarios con base en preguntas que deben ser contestadas por los funcionarios y personal responsable de las distintas áreas de la empresa bajo examen”.
Método gráfico o diagramas de flujo
“Este método consiste en describir objetivamente la estructura orgánica de las áreas con la auditoría, así como los procedimientos a través de sus distintos departamentos y actividades” (Estupiñán Gaitán, 2015, pág. 161).
El control interno administrativo y contable El control interno administrativo
Exite un solo Sistema de Control Inteno, el administrativo, que es el plan de organzación que adopta cada empresa, con sus correspondientes procedimientos y métodos operacionales y contables, para ayudar, mediante el establecimiento de un medio adecuado, al logro del objetivo administrativo (Estupiñán Gaitán, 2015, pág. 7).
El control interno contable
Como consecuencia del control administrativo sobre el sistema de información, surge, como un instrumento, el control interno contable, con los siguientes objetivos:
Que todas las operaciones se registren: oportunamente, por el importe correcto; en las cuentas apropiadas, y en el período contable en que se llevan a cabo, con el objeto de permitir la preparación de los estados financieros y mantener el control contable de los activos.
Que todo lo contabilizado exista y que lo que exista esté contabilizado, investigando cualquier diferencia para adoptar la consecuente y apropiada correctiva.
Que el acceso a los activos se permita solo de acuerdo con autorización administrativa (Estupiñán Gaitán, 2015, págs. 7-8).
Ciclo contable
Las empresas registran diariamente gran cantidad de información, de gran importancia, que deberá tener un trato especial. “El ciclo contable puede ser visto como el proceso que se lleva a cabo para obtener como producto final los estados financieros, a través del análisis de éstos lograr una información financiera útil para los usuarios” (Alvarez Hernández, 2013).
El registro de las operaciones o transacciones que realiza una organización económica se ejecuta con la intención de integrar una base de datos que permita su utilización posterior para generar información útil en el proceso de toma de decisiones de los diferentes usuarios externos. Normalmente, las actividades necesarias para elaborar estados financieros a partir de las transacciones que realiza una organización económica se agrupan en el ciclo contable que agrupa cuatro procesos o módulos principales: 1. Registro de transacciones, 2. Ajustes, 3. Estados financieros, 4. Cierre.
Excepto lo referente a estados financieros, se deben realizar a su vez cuatro pasos o actividades básicas para generar relativa a cada uno de estos procesos: 1. Análisis de la información, 2. Registro en el diario general, 3. Clasificación al mayor general y 4. Elaboración de la balanza de comprobación correspondiente. (Guajardo Cantú, 2014)
El sistema contable
Un sistema contable permitirá registrar la información que se genere en una empresa de manera eficiente, aplicando todos los controles necesarios que minimicen los riesgos que puedan ocasionar información poco confiable. “Un sistema contable es el conjunto de principios y reglas que facilitan el conocimiento y la presentación adecuada de la empresa y de los hechos económicos que afectan a la misma” (Pérez Sarmiento, 2009).
Estados financieros (de acuerdo a NIIF para Pymes)
El IASB (International Accounting Standards Board), define a las PYMES como aquellas que:
“No tienen obligación pública de rendir cuentas; y
Publican estados financieros con propósito de información general para usuarios externos” (ifrs, 2015).
Los estados financieros a presentar de acuerdo a NIIF para Pymes son:
1) Estado de situación financiera (balance general) a la fecha que se informa 2) Estado de resultados integral del periódo que se informa
3) Estado de cambios en el patrimonio neto del periódo que se informa 4) Estado de flujos de efectivo del periódo que se informa
5) Notas a los estados financieros (comprende un resumen de las políticas contables significativas y otra información explicativas) (niifpymes, 2007).
1.2.2 Marco Conceptual 1.2.2.1 Definición de conceptos
A continuación, para una mayor comprensión, se conceptualizan algunos términos utilizados en esta investigación:
Control Interno: “Es un proceso integral de gestión efectuado por el titular, funcionarios y servidores de una entidad, diseñado para enfrentar los riesgos en las operaciones de la gestión y dar seguridad razonable que se alcanzarán los objetivos de la misma, es decir, es la gestión misma orientada a minimizar riesgos” (La Contraloría, 2016).
Sistema de contabilidad:
Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones. La información contable se puede clasificar en dos grandes categorías: la contabilidad financiera o la contabilidad externa y la contabilidad de costos o contabilidad interna. La contabilidad financiera muestra la información que se facilita al público en general, y que no participa en la administración de la empresa, como son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los analistas financieros, entre otros, aunque esta información también es de mucho interés para los administradores y directivos de la empresa. Esta contabilidad permite obtener información sobre la posición financiera de la empresa, su grado de liquidez y sobre la rentabilidad de la empresa (Google Academico, 2011).
Sistema de control interno:
El término sistema de control interno, significa todas las políticas y procedimientos (controles internos) adaptados por la administración de una entidad para ayudar a lograr el objetivo de la administración de asegurar, tanto como sea factible, la conducción ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo adhesión a las políticas de la administración, la salvaguarda de los activos, la prevención y detección de fraude y error, la precisión se integralidad de los registros contables, y la oportuna preparación de información financiera contable (Paz Novoa, 2012)
El Sistema de Control Interno es un conjunto de normas, controles, consideraciones y aspectos a tener en cuenta por el ente y cuyo objetivo es:
- Evitar la comisión de errores y fraudes
- Ganar seguridad y confiabilidad en la operatoria de la información.
No apunta a detectar situaciones anómalas, sino por el contrario pretende prevenirlas y evitarlas. Busca mejorar los procedimientos administrativos para mantener un nivel adecuado de eficacia y eficiencia operativa.
Es: preventivo, continuo.
Está: Indisolublemente unido a los sistemas administrativos y contables de la organización. No es: esporádico, externo al sistema al que sirve, ni a la organización en que opera.
Implica: eficacia en los procedimientos y controles, eficiencia operativa, seguridad en materia de información.
Estados Financieros:
Los Estados Financieros constituyen una representación estructurada de la situación financiera, del rendimiento financiero y de los flujos de efectivo de una entidad.
El objetivo de los estados financieros con propósito de información general de una pequeña o mediana entidad es proporcionar información sobre la situación financiera, el rendimiento y los flujos de efectivo de la entidad que sea útil para la toma de decisiones económicas de una gama amplia de usuarios que no están en condiciones de exigir informes a la medida de sus necesidades específicas de información (ifrs, 2015).
Plan de cuentas: “es un listado que presenta las cuentas necesarias para registrar los hechos contables. Se trata de una ordenación sistemática de todas las cuentas que forman parte de un sistema contable” (SlideShare , 2015).
Nivel de confianza: Realizar las pruebas de auditoría en un número de elementos inferior al de la totalidad de la población implica siempre un cierto grado de riesgo de que la conclusión alcanzada no sea la correcta; este riesgo será menor cuanto más representativa del total de la población sea la muestra seleccionada.
Como base para la opinión del auditor, las NIA-ES requieren que se obtenga evidencia de auditoría suficiente y adecuada para reducir el riesgo de auditoría a un nivel aceptablemente bajo que permita una seguridad razonable de que los estados financieros en su conjunto están libres de incorrección material, debida a fraude o error. Con carácter general, el nivel de evidencia necesaria dependerá tanto de la evaluación que haga el auditor del riesgo de que existan incorrecciones como de la calidad de la evidencia obtenida (Auditores, 2014).
2 CAPÍTULO II MÉTODO
2.1 Metodología general 2.1.1 Nivel de estudio
La investigación se basará en el método científico, que por medio de los procesos en los que éste se basa, como son la observación, la recolección de información relevante, el análisis, la deducción y la inducción, que permitirá conocer de forma detallada el problema de control interno que existe actualmente en el área contable de la empresa Comiecon Cía. Ltda.
En la investigación se utilizará:
La observación, que permitirá conocer de forma general como se realizan las actividades en el departamento de contabilidad y como se registra la información diariamente generada.
El Estudio Descriptivo: con el objetivo de llegar a conocer situaciones, costumbres y actitudes predominantes a través de la descripción exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. Con este estudio se va a identificar elementos y características del problema de investigación, es decir conocer las falencias en el control interno existente, que actualmente se aplican en el manejo de la información contable, para que a partir de éstas, se establezcan procedimientos de control interno que, el personal del departamento de contabilidad, aplique a cada proceso, de manera que la información contable sea registrada de manera correcta, apegándose siempre a la normativa vigente.
Así, en el estudio descriptivo se identificarán características del universo de investigación, se señalarán formas de conducta y actitudes del total de la población investigada, se establecerán comportamientos concretos y se descubrirán y comprobará la asociación entre variables de investigación.
El Estudio Exploratorio:
estricto control, lo que garantizará la obtención de Estados Financieros confiables y el logro de los objetivos empresariales.
2.1.2 Modalidad de la investigación
La investigación será documental y de campo, en el primer caso, se recurrirá a libros de Contabilidad y Auditoría, revistas tributarias, leyes y reglamentos de aplicación, que se utilizarán como fuente de análisis que permitirán la obtención de información relacionada al tema de investigación y constituirán las fuentes secundarias que formarán parte de la base teórica del sistema de control interno para el área contable de la empresa.
Para la investigación de campo se recurrirá a fuentes primarias que, por medio de técnicas y procedimientos, permitirán recopilar la información adecuada de manera directa, de las personas que están implicadas en el tema de investigación. Se recopilará información de documentos internos de la empresa que den a conocer la forma en que se ejecutan sus actividades diarias, como se registran las transacciones al igual que sus registros contables.
Con la aplicación del cuestionario se busca obtener información relevante que complementada con la información de los documentos internos analizados, permitirán evidenciar las áreas de riesgo que existen en la empresa y proponer la administración de los mismos con el establecimiento del Sistema de Control Interno lo que permitirá cumplir con los objetivos propuestos por la empresa Comiecon Cía. Ltda.
2.1.3 Método
El método a utilizar será el inductivo-deductivo, el mismo que se caracteriza porque: - Constituyen una forma de raciocinio o argumentación, permitiendo el razonamiento
sobre el tema de investigación.
- Permiten un análisis ordenado, coherente y lógico del problema de investigación. - Permiten, que a partir de la observación de las situaciones particulares existentes en
la empresa, y que forman parte del problema que se investiga, se pueda llegar a obtener conclusiones más amplias.
2.1.3.1 Método inductivo – deductivo
premisas, fenómenos o situaciones particulares que enmarcan el problema de investigación, con el objetivo de encontrar las soluciones a aquellas falencias que están ocurriendo en la empresa en lo referente al control interno en el área de contabilidad.
Con el método inductivo-deductivo, entonces se analizará todos aquellos aspectos particulares del problema de investigación con el objetivo de llegar a verdades generales, en este caso el Control Interno, y al mismo tiempo se llegará a deducir de una verdad particular, “registros erróneos de la información contable”, por medio procedimientos que permitirán evaluar el control interno contable aplicado a la empresa Comiecon Cía. Ltda.
2.1.3.2 Método analítico – sintético
Método de análisis: Este método permitirá estudiar los hechos, partiendo de la descomposición del objeto de estudio en cada una de sus partes, de manera que permita estudiarlas de forma individual y luego de forma holística e integral, es decir en la unión de un solo sistema y de manera completa.
El método analítico: Permitirá la separación de un todo, de manera que se pueda observar las causas, la naturaleza y los efectos. El análisis es la observación y examen de un hecho en particular.
Con el método analítico – sintético, se podrá llevar a cabo un estudio individual y detallado de los acontecimientos particulares, que por falta de un sistema de control interno, han ocasionado efectos negativos en la empresa cuyo resultado del análisis nos permitirá conocer de forma general las debilidades de la empresa, en lo que ha control interno se refiere.
2.1.4 Población de estudio
La presente investigación se va a realizar en la empresa Comisariato Económico Comiecon Cía. Ltda., en el Área de Contabilidad, sin embargo será necesaria la obtención de información, no solo de ésta área, sino también del personal de gerencia y administración.
2.1.5 Selección instrumentos de investigación
Es muy importante seleccionar técnicas de recolección de información eficientes, ya que de éstas dependerá la obtención de información de calidad que revelen las debilidades del control interno en la empresa.
2.1.5.1 El cuestionario
La técnica del cuestionario permitirá obtener información necesaria y relevante para la investigación, mediante la aplicación de preguntas cerradas, que permitan tabularlas con mayor facilidad. Los resultados que se obtengan de los cuestionarios aplicados al personal contable y administrativo de la empresa, permitirán obtener un alto grado de confiabilidad que se confirmará con los resultados obtenidos con el método inductivo – deductivo.
2.1.6 Procesamiento de datos
La información obtenida de la población, en este caso la empresa Comisariato Económico Comiecon Cía. Ltda., por medio de los cuestionarios, tendrá el siguiente tratamiento:
Los resultados obtenidos serán totalizados de acuerdo al puntaje obtenido en cada respuesta, siendo la óptima de 10. Con los totales obtenidos se procederá a calcular el Nivel de Confianza y Riesgo de Control, los mismos que serán medidos de acuerdo a tablas establecidas con porcentajes que determinarán si éstos se clasifican dentro de un nivel Bajo, Mediano o Alto.
2.2 Metodología específica
La metodología a utilizar, en esta investigación, permitirá obtener información confiable que ayude a solucionar el problema planteado, cumplir con cada uno de los objetivos específicos y en consecuencia con el objetivo general.
La metodología específica que se cumplirá es:
PERSONAL MUESTRA
Gerencia 1
Administrativo 2
Contable 3
2.2.1 Evaluación de control interno 2.2.1.1 El cuestionario y la entrevista:
Para realizar la evaluación del control interno de la empresa, se utilizará el método del cuestionario, que se define de la siguiente manera:
Este método consiste en diseñar cuestionarios con base en preguntas que deben ser contestadas por los funcionarios y personal responsable de las distintas áreas de la empresa bajo examen. Las preguntas son formuladas de tal forma que la respueta afirmativa indique un punto óptimo en el sistema del control interno y una respuesta negativa indique una debilida o un aspecto no muy confiable (Estupiñán Gaitán, 2015, pág. 160)
Se aplicarán cuestionarios estructurados de acuerdo a los 8 componentes del COSO II, con los que se obtendrá información relevante del departamento de contabilidad y de todo el personal contable y administrativo involucrado en la investigación, lo que permitirá cumplir con el objetivo de conocer las fortalezas y debilidades de la empresa en lo que a control interno y contable, se refiere.
2.2.2 Cálculo de Nivel de confianza y riesgo de control
Con los resultados obtenidos, de los cuestionarios aplicados, en la evaluación del control interno, se procederá a realizar el cálculo del nivel de confianza y riesgo de control.
Con los resultados obtenidos de los cuestionarios se procederá con la aplicación de las respectivas fórmulas que ayudarán a obtener el nivel de confianza y el riesgo de control, en lo referente al control interno en el área contable y financiera de la empresa. Con los porcentajes que se obtengan se podrá conocer cuan confiable es el control interno que actualmente aplica la empresa en sus operaciones contables y cuan confiable es que el control interno de la empresa para prevenir, detectar y corregir los errores que puedan ocurrir.
2.2.3 Elaboración de políticas, procedimiento, flujogramas e instrumentos de las principales cuentas contables
Una vez conocidos los resultados de las debilidades de la empresa, en lo referente a control interno, se deberá diseñar el respectivo Sistema de Control Interno que deberá ser aplicado de manera responsable por los administradores de la empresa y por todos y cada uno de los empleados del área en examen.
A este respecto se presenta el siguiente concepto: 2.2.3.1 Políticas contables
Las políticas contables por definición son las convenciones, reglas y acuerdos necesarios para que la empresa pueda determinar cómo va a reconocer, medir, presentar y revelar sus transacciones; estas políticas contables definen qué tratamiento darle en los estados financieros a cada tipo de transacción en un período determinado…
Las políticas serán un documento en el cual la entidad establecerá el tratamiento de las transacciones que tienen lugar en su negocio. Estas políticas tienen que ser congruentes con las NIIF, sin embargo, la finalidad no es tomar el estándar y poner el nombre de la empresa, las políticas tienen que ir personalizadas a cada tipo de actividad; cuando se revisan las normas de información financiera, se establecen lineamientos, criterios, definiciones y conceptos generales, con base en los cuales la entidad tendrá que establecer el tratamiento contable propio de cada una de sus transacciones (actualicese.com, 2015).
Las políticas y procedimientos se establecerán de acuerdo a las necesidades de la empresa, apegadas siempre a lo que refieren las NIIFS para PYMES, y se aplicarán de forma obligatoria en las operaciones de la empresa de manera que permitan ejecutar de manera correcta los procedimientos a seguir para cumplir con el Sistema de Control Interno a establecer.
2.2.4 Evaluación del plan de cuentas aplicado en la empresa, de acuerdo a normas vigentes
Aplican la NIIF para las PYMES, aquellas compañías que en base a su estado de situación financiera cortado al 31 de diciembre del ejercicio económico anterior, cumplan las siguientes condiciones:
Activos totales, inferiores a US $ 4, 000,000.
Registren un Valor Bruto de Ventas Anuales hasta US $ 5, 000,000.
Tengan menos de 200 trabajadores (Personal Ocupado). Promedio anual ponderado (Superintendencia de Compañias del Ecuador, 2011).
Cumpliendo con la resolución y de acuerdo a la fecha de creación de la empresa, Comiecon Cía. Ltda., se encontraba dentro de la clasificación de pequeñas y medianas empresas, ya que cumplía con las tres condiciones arriba mencionadas, de manera que debía aplicar las NIIF para PYMES, por tal motivo y cumpliendo con la resolución estaba obligada a estructurar su plan de cuentas de acuerdo a las NIIF.
En base a lo que expresa la resolución se procederá con la revisión del plan de cuentas actual que maneja la empresa, evaluando su estructura la misma que deberá estar establecida de acuerdo a las NIIF para PYMES, y de no serlo así se plantearán las correcciones necesarias a fin de cumplir con lo que establece la resolución y acatar las normas vigentes.
2.2.5 Propuesta de formatos de estados financieros 2.2.5.1 Estados Financieros según NIIF
De conformidad con la NIIF para las PYMES, un juego de estados financieros comprende lo siguiente:
1. Estado de Situación Financiera (balance general) a la fecha que se informa 2. Estado de Resultados (P y G) del período que se informe
3. Estado de Cambios en el Patrimonio neto del período que se informa 4. Estado de Flujos de Efectivo del período que se informa
5. Notas a los Estados Financieros (comprende un resumen de las políticas contables significativas y otra información explicativa) (niifpymes, 2007).
2.2.5.2 Formatos de Estados Financieros
3 CAPÍTULO III RESULTADOS
3.1 Diagnóstico Situacional 3.1.1 Misión
Ofrecer al público en general productos de excelente calidad, gran variedad y precios sin competencia, en un solo lugar, con una atención personalizada a todos nuestros clientes, buscando siempre su comodidad y satisfacción.
3.1.2 Visión
Convertirnos en una cadena de comisariatos a nivel nacional que ofrezca productos de calidad, con excelentes precios al por mayor y menor, con entregas a domicilio, cumpliendo con las necesidades de todos nuestros clientes.
3.1.3 Objetivos:
1. El servicio a la sociedad: ofrecer productos de excelente calidad a los mejor precios, que permitan satisfacer las necesidades de nuestros clientes.
2. Ganar competitividad con empresas similares, ofreciendo gran variedad de productos originales, en un solo lugar.
3. Mejorar permanentemente la calidad de vida de los empleados de la empresa, brindándoles condiciones de trabajo adecuadas.
4. Aplicar eficientemente las estrategias establecidas que nos permitan permanencia en tiempo.
3.1.4 Valores
Comiecon Cía. Ltda., considera los siguientes valores como los más importantes dentro del ámbito en el que se desenvuelve:
Disciplina: Se constituirá en nuestra carta de presentación, para cumplir con este valor empresarial se fomentará: la puntualidad, el ponerse objetivos y luchar hasta alcanzarlos, separar las cosas personales de los de la empresa y respetar los recursos de la empresa como tal.
Perseverancia: Significa logros, quien esté dispuesto a tener negocios productivos, necesariamente requiere de levantarse y luchar todos los días en contra de las adversidades y de los problemas que se puedan presentar, esto aunado a una motivación empresarial a toda prueba.
3.1.5 Organigrama de la Empresa Comiecon Cía. Ltda.
Gráfico No. 2 Organigrama de Comiecon Cía. Ltda.
3.2 Formulación de un Sistema de Control Interno
3.2.1 Evaluación del Control Interno y Cálculo del Riesgo de Control de aspectos generales.
COMISARIATO ECONOMICO COMIECON CIA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ASPECTOS GENERALES
Funcionario: _____Econ. Israel Narváez___________________ Fecha: _____Diciembre 10 de 2015__________________ Cargo: _____Gerente_____________________________
No PREGUNTAS RESPUESTA EVALUACION OBSERVACIONES
SI NO N/A PUNTAJE OBTENIDO
PUNTAJE OPTIMO
1
AMBIENTE DE CONTROL
¿Existe un sistema de control interno en el área contable de la empresa?
X 6 10
2
¿La administración de la empresa se ha responsabilizado de implementar un sistema de control interno?
X 0 10
3
¿Se ha ofrecido capacitación en lo referente a la importancia del
control interno en la empresa? X 0 10
4
¿Cuenta la empresa con políticas y procedimientos de las cuentas
contables? X 0 10
5
¿Se ha informado a los empleados del área contable de las políticas y procedimientos de las cuentas contables?
COMISARIATO ECONOMICO COMIECON CIA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ASPECTOS GENERALES
No. PREGUNTAS RESPUESTA EVALUACION OBSERVACIONE
S SI NO N/A PUNTAJE
OBTENIDO PUNTAJ E OPTIM O 6 ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
¿Cumplen los empleados con los controles existentes en el área contable?
X 7 10
7
¿La administración busca nuevos métodos para cumplir con los
objetivos planteados? X 8 10
8
¿Cumplen los empleados, del área contable, con responsabilidad, las actividades encomendadas?
X 7 10 supervisión No existe
directa
9
¿Considera que los empleados cumplen sus actividades de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos?
X 8 10
10
¿Cree usted que los empleados tienen la capacitación necesaria en lo referente a la importancia del control interno en la empresa?
X 6 10 Falta
capacitación
11
IDENTIFICACION DE LOS EVENTOS
¿Cuenta la empresa con procedimientos de control interno en el área contable, que permita detectar errores?
X 7 10
Se aplicaron de forma parcial a finales del 2015
12
¿Se aplican de manera correcta los procedimientos de control interno en las actividades que se realizan?
X 7 10 No se aplican de
COMISARIATO ECONOMICO COMIECON CIA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ASPECTOS GENERALES
No. PREGUNTAS RESPUESTA EVALUACION OBSERVACIONES
SI NO N/A PUNTAJE OBTENIDO
PUNTAJE OPTIMO
13
¿Se han analizado y ejecutado correctivos para mejorar el
control interno existente? X 7 10
Se aplican de forma parcial
14
¿Se ha comunicado de manera efectiva, a la administración, las falencias existentes en el control interno actual?
X 8 10
15
¿Ha permitido el control interno actual, obtener los objetivos
planteados? X 6 10
Se encontraron los mismo errores de años anteriores
16
EVALUACION DE RIESGOS
¿Se aplican de manera eficiente los procedimientos que permiten detectar el riesgo interno y externo?
X 7 10
No están claramente establecidos
17
¿Se obtienen reportes periódicos de eventos relevantes que pudieran constituir riesgo en la consecución de los objetivos empresariales?
X 7 10 Se obtienen
cuando se los necesita
18
¿Se preocupa el departamento administrativo de dar seguimiento a los riesgos relevantes?
X 7 10
No se otorga la debida
importancia
19
¿Los directivos de la empresa, ofrecen respuesta al riesgo que proteja los objetivos de la empresa?
X 7 10
No se han establecido procedimientos
20
¿Existen procedimientos que permitan anticipar situaciones de cambio que puedan afectar el normal funcionamiento de la empresa?
COMISARIATO ECONOMICO COMIECON CIA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ASPECTOS GENERALES
No. PREGUNTAS RESPUESTA EVALUACION OBSERVACIONES
SI NO N/A PUNTAJE OBTENIDO
PUNTAJE OPTIMO
21
RESPUESTA AL RIESGO
¿La respuesta al riesgo que plantea la administración de la empresa, minimiza el riesgo?
X 5 10 No es eficiente
22
¿Se delegan responsabilidades a empleados que reporten los riesgos a los que podría enfrentarse la empresa?
X 7 10 No se reportan
en su totalidad
23
¿Se cuenta con un informe detallado de los riesgos internos y externos a los que está expuesta la empresa?
X 0 10
24
¿Cuándo se identifica un riesgo relevante se plantean acciones
para corregirlo? X 7 10
No se
completan dichas acciones 25
¿Los procedimientos aplicados para detectar el riesgo, están ofreciendo los resultados esperados?
X 6 10 Procedimientos
incompletos
26
ACTIVIDADES DE CONTROL
¿Existen manuales, instrucciones o normas escritas acerca de cómo desarrollar las actividades contables?
X 0 10
27
¿Existen actividades de control que aseguren el cumplimiento de las políticas y procedimientos contables?
X 7 10 Se aplican de
COMISARIATO ECONOMICO COMIECON CIA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ASPECTOS GENERALES
No. PREGUNTAS RESPUESTA EVALUACION OBSERVACIONES
SI NO N/
A PUNTAJE OBTENIDO PUNTAJE OPTIMO 28
¿Existe una apropiada separación de las actividades y responsabilidades dentro del departamento contable?
X 0 10
29
¿Se ha definido un sistema de control interno eficiente y documentado, que permita que la información contable sea analizada de manera transparente?
X 7 10
No se han obtenido los resultados esperados
30
¿Permite el control interno actual, detectar errores en el registro de las operaciones u las operaciones no registradas?
X 6 10
Existen grandes falencias en el control interno
31
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
¿Los reportes contables presentados a la administración revelan información confiable de las transacciones realizadas?
X 7 10 Se deben realizar correcciones
32
¿Se suministra información pertinente, de manera oportuna a
las entidades de control? X 8 10 33
¿Existe una buena comunicación entre los departamentos de
contabilidad y administración? X 5 10
Información relevante no se comunica 34
¿Creen los empleados que tienen la información contable adecuada para cumplir con las responsabilidades de su trabajo?
X 6 10
No se
comunican transacciones de gran importancia 35
¿Suministra el departamento contable información confiable a los directivos de la empresa, que les permita tomar decisiones acertadas?
X 6 10
COMISARIATO ECONOMICO COMIECON CIA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ASPECTOS GENERALES
No. PREGUNTAS RESPUESTA EVALUACION OBSERVACIONES
SI NO N/A PUNTAJE OBTENIDO
PUNTAJE OPTIMO
36
MONITOREO
¿Se ejecutan procedimientos de revisión de documentación, sin previo aviso, para confirmar su confiabilidad?
X 0 10
37
¿Se realizan evaluaciones periódicas del control interno que
permitan conocer su eficiencia? X 0 10 38
¿Realiza la administración, reuniones periódicas con el personal del área contable, a fin de conocer los problemas que pudieran estar ocurriendo?
X 6 10 No existe un
cronograma establecido
39
¿Se ha delegado a un empleado la responsabilidad de comunicar, a la administración, de las deficiencias del control interno y otros temas de importancia?
X 7 10 No está
establecido de manera
específica
40
¿Está la administración otorgando la importancia que merece a la aplicación correcta de las políticas y procedimientos contables?
X 7 10 Lo consideran
poco relevante
COMISARIATO ECONOMICO COMIECON CIA. LTDA.
CALCULO DEL NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO DE CONTROL
ASPECTOS GENERALES
NIVEL DE CONFIANZA
NC = CT x 100 = Nivel de Confianza PT
NC = 209 x 100 = 52,25%
400
RIESGO DE CONTROL
RC = 100% - NC = Riesgo de Control
RC = 100% - 52,25% = 47,75%
Nivel de Confianza Nivel de Riesgo
15% - 50% Bajo Alto
51% - 75% Mediano Moderado
3.3 Sistema de Control Interno de las Principales Cuentas Contables 3.3.1 Caja chica
COMISARIATO ECONOMICO COMIECON CIA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
CAJA CHICA
No PREGUNTAS RESPUESTA EVALUACION OBSERVACIONES
SI NO N/A PUNTAJE OBTENIDO
PUNTAJE OPTIMO
1 ¿Existen procedimientos que
regulen el manejo de caja chica? X 0 10 2 ¿Los fondos de caja chica se
mantienen bajo una base de fondo fijo?
X 6 10
Se solicitan valores adicionales. 3 ¿La responsabilidad principal de
caja chica está limitada a una sola persona?
X 0 10
4 ¿La persona encargada de caja chica es independiente del cajero general u otra persona que maneja dineros de clientes u otros dineros?
X 6 10
Funciones no definidas
5 ¿Los pagos de caja chica tienen
un límite máximo? X 8 10
6 ¿Los comprobantes de caja chica se preparan de manera que no puedan ser alterados?
X 7 10
Si existen errores se modifican con autorización 7 ¿Los comprobantes cancelados
con caja chica tienen la firma del beneficiario?
X 6 10
Existen
documentos sin firmar
8 ¿Los reembolsos de caja chica se registran a nombre de la persona responsable del manejo de los fondos?
COMISARIATO ECONOMICO COMIECON CIA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
CAJA CHICA
No PREGUNTAS RESPUESTA EVALUACION OBSERVACIONES
SI NO N/A PUNTAJE OBTENIDO
PUNTAJE OPTIMO
9 ¿Los comprobantes que justifican los pagos son perforados, sellados o marcados de manera que eviten se utilicen nuevamente para solicitar un pago ficticio?
X 7 10
No se marcan todos los documentos.
10 ¿Se realizan arqueos periódicos de caja chica por parte de personas independientes al manejo de caja?
X 0 10
11 ¿Se realizan conciliaciones de caja chica para confirmar los saldos contables?
X 6 10
Realizado por responsable de caja chica.
COMISARIATO ECONOMICO COMIECON CIA. LTDA.
CALCULO DEL NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO DE CONTROL CAJA CHICA
NIVEL DE CONFIANZA
NC = CT x 100 = Nivel de Confianza PT
NC = 54 x 100 = 49,09%
110
RIESGO DE CONTROL
RC = 100% - NC = Riesgo de Control
RC = 100% - 49,09% = 50,91%
Nivel de Confianza Nivel de Riesgo
15% - 50% Bajo Alto
51% - 75% Mediano Moderado
