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INFORME FINAL
DE RESIDENCIA PROFESIONAL
Elaboración del Manual de Procedimientos de la
Secretaría de Planeación y Finanzas
Cesar Eduardo Torres Estrada
Licenciatura en Administración
Asesor:
Nombre del asesor: María Elba Guzmán Carrillo
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ÍNDICE
Contenido
2. Justificación ... 3
3. Objetivos ... 4
3.1 Objetivo General: ... 4
3.2 Específicos: ... 4
4. Problemas a resolver y priorizarlos ... 5
5. Procedimiento y descripción de las tareas realizadas. ... 6
6. Resultados, planos, gráficas, prototipos, maquetas, programas, entre otros. ... 14
7. Conclusiones y recomendaciones ... 20
8. Competencias desarrolladas y/o aplicadas ... 21
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2. Justificación
La elaboración del manual de procedimientos tiene como propósito optimizar la gestión de la empresa, buscando un mayor grado de efectividad de la misma, a través de la consecución de eficiencia y eficacia en todos y cada uno de los procesos y procedimientos desarrollados por cada una de las áreas que la componen, obteniendo de esta manera niveles óptimos de productividad que conlleven a su desarrollo y fortalecimiento.
Es importante señalar que los manuales de procedimientos son la base del sistema de calidad y el mejoramiento continuo de la eficiencia y eficacia de las organizaciones.
Auxilia al colaborador en el cumplimiento de sus funciones, atribuciones y responsabilidades. Es una guía para las decisiones administrativas tanto de función estratégica como operativa. Además, sirve como apoyo para la inducción, capacitación y adiestramiento del personal.
La implementación del manual de procedimientos en la Secretaría de Planeación y Finanzas, contribuirá a la organización de la dependencia, con relación a las responsabilidades y las funciones de los empleados, siendo estas descritas y posteriormente plasmadas en actividades permitiendo a la Secretaria la destinación de responsabilidades para cada uno de los procesos implementados.
La razón principal por la cual se llevó a cabo este proyecto fue por la identificación de la necesidad de que existan estas herramientas en todas las dependencias de la Administración Pública Estatal, al realizar el análisis para verificar cuales dependencias cuentan con este manual, resultó que algunas cuentan con un documento preliminar y otras están en proceso de reestructuración y no cuenta con el mismo.
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3. Objetivos
3.1 Objetivo General:
- Desarrollar un manual de procedimientos en la Secretaría de Planeación y Finanzas de acuerdo a su normatividad.
3.2 Específicos:
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4. Problemas a resolver y priorizarlos
1. Había funciones y responsabilidades pero no con una idea clara de quién o cómo hacerse.
2. Había cargos definidos, pero no procedimientos ni responsabilidades asignadas.
3. Errores en los procesos.
4. No se capacitaba de acuerdo a necesidades y puestos. 5. No había una guía para los de nuevo ingreso.
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5. Procedimiento y descripción de las tareas
realizadas.
5.1 Antecedentes de la empresa:
- Misión: Lograr el equilibrio de las finanzas públicas del Estado, generando información que permita administrar los recursos con eficiencia, eficacia, honradez, y transparencia en apego a las leyes y normas vigentes.
- Visión: Somos un equipo con sentido humano, multidisciplinario y profesional en constante desarrollo, que trabaja en un amiente armónico, con procesos certificados; promoviendo la adecuada aplicación de los recursos en todas las áreas de Gobierno, en beneficio a la sociedad.
5.2 Las actividades que se utilizaron para la elaboración de este proyecto fueron:
- Reuniones con las áreas responsables de los procedimientos de la Secretaría de Planeación y Finanzas.
Se realizaron reuniones con los encargados de los procedimientos de esta dependencia para desarrollar todo lo que realizan y plasmarlo en forma documental, fijar objetivos, su alcance, políticas, normatividad, sus términos y definiciones y realizar en forma de diagrama las actividades de inicio a fin para después describirlas, así como los indicadores y evidencia documental.
- Complicación de la información.
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5.3 Descripción de tareas realizadas.
Se realizó una reunión con todos los encargados de las áreas de la Secretaría de Planeación y Finanzas con la finalidad de hacerles llegar la información de la futura realización del manual de procedimientos y así poder contar con su apoyo para llevarlo a cabo.
- Capacitación de personal de la dependencia: Se proporcionó las bases a cada trabajador de las áreas responsables de cómo elaborar los procedimientos de la dependencia, de acuerdo a su conocimiento y aprendizaje de sus actividades realizadas para la elaboración del Manual de Procedimientos.
- Apoyo en la documentación: Conforme se iban llevando a cabo las reuniones con cada uno de los responsables de cada área, se le guio y brindó apoyo para que realizaran la documentación de sus procedimientos de manera correcta.
- Revisión de procesos y procedimientos documentados: Se realización
revisiones frecuentes para verificar que la documentación se haya realizado de manera correcta o aclarar dudas en todo caso que se hayan presentado.
- Integración preliminar del manual: Conforme se iban terminando los procedimientos de realizar, se fueron integrando de manera ordenada a un solo archivo para ir formando el documento final del Manual de Procedimientos.
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Fundamento Teórico:
Definiciones:
El manual de procedimientos administrativos es el documento en el que de manera ordenada y sistemática se recoge la información fundamental de cada uno de los procedimientos administrativos.
El manual de procedimientos es un elemento del control interno, el cual es un documento instrumental detallado e integral, que contiene, en forma ordenada y sistemática, instrucciones, responsabilidades, e información sobre políticas, funciones, sistemas y reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben de realizar individual y colectivamente en una entidad, en todas sus áreas, secciones, departamentos y servicios. (Linares Velez, 2002)
Los manuales de procedimientos son una expresión analítica, de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. (Melgar Callejas, 2002)
El manual de procedimientos es un documento que describe de forma lógica, sistemática y detallada las actividades de una institución o unidad organizativa de acuerdo a sus atribuciones y tomando en cuenta lo necesario para la ejecución eficiente de las mismas. (Rodríguez Cabrera, 2014)
Los manuales de procedimientos contienen información sobre el conjunto de operaciones o de etapas que en forma cronológica se establecen para llevar a cabo un determinado tipo de trabajo.
El manual de procedimientos es un instrumento de información en el que se consigna de forma metódica, las operaciones que deben seguirse para realización de las funciones de una o varias entidades.
El manual de procedimientos es útil porque permite conocer el funcionamiento interno de las dependencias en lo que se refiere a la descripción de tareas, ubicación requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
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Importancia de los manuales de procedimientos:
Ayuda a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos necesarios dentro de los procesos, facilitan la labor de la auditoría administrativa, la evaluación del control interno y si vigilancia.
El manual de procedimientos, conforma uno de los elementos principales tácticos que sirven como mecanismo de consulta permanente, por parte de los trabajadores, permitiéndoles un mayor desarrollo en la búsqueda de autocontrol.
Una de las principales funciones del manual, es permitir que todas las tareas y procedimientos por área vinculada, así como, la información relacionada, sean totalmente confiables, con el fin de verificar los parámetros claves de los procedimientos de fondo, tomándolos como guía en cualquier proceso de verificación dando paso a los macro procesos, procesos y procedimientos.
Objetivo de los Manuales de Procedimientos:
El objetivo fundamental de los manuales es explicar en términos accesibles el porqué de las decisiones gubernamentales, ministeriales o departamentales y el cómo se debe de aplicar en la práctica
Los manuales permiten alcanzar los siguientes objetivos:
- Presentar una visión de conjunto en la entidad.
- Precisar funciones encomendadas a cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones. - Permite el ahorro del tiempo y esfuerzo en la ejecución del trabajo, evitando
la repetición de instrucciones y directrices.
Ventajas del Manual de Procedimientos:
Dentro de las características que poseen los manuales podemos mencionar las siguientes:
10 - Auxilian a la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal, ya que describen de forma detallada las actividades de cada puesto.
- Auxilian en el análisis o revisión de los procedimientos un sistema. - Intervienen en la consulta de todo el personal.
- Permiten establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
- Ayudan a determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
- Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.
Contenido:
Miguel Duhalt Graus señala que en general los manuales de procedimientos contienen tres secciones importantes:
- Texto: En el que se expresan por escrito la información o instrucciones que contiene el procedimiento. El texto describe el procedimiento, enumera las operaciones que lo integran en orden cronológico, precisa en qué consiste cada operación y quién, cómo, cuándo, dónde y para qué debe ejecutarse.
- Diagramas: Un diagrama administrativo es un modelo gráfico que
representa en forma esquemática y simplificada algún fenómeno administrativo, ya sea de organización, de procedimiento, etc.
- Formas: Es importante incluir en el manual de procedimientos las formas empleadas en las operaciones secuenciales del procedimiento que describe.
- Simbología utilizada en los diagramas de flujo: Gustavo Quiroga Leans
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Contenido de un Manual de Procedimientos.
Los manuales varían según su contenido, según el estilo, experiencias y necesidades de los contribuyen a su diseño; sin embargo, por lo general se observan en su contenido, aspectos básicos como los siguientes:
- Portada (Logotipo de la organización, nombre oficial de la organización, nombre del manual, lugar y fecha de elaboración, numero de revisión, unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización).
- Índice - Introducción
- Cuerpo del documento (Objetivo, alcance, marco normativo, términos y definiciones, descripción de procedimientos)
12 - Diagrama del procedimiento
- Descripción del procedimiento - Indicadores
- Evidencia documental - Sección de cambios.
Procedimientos.
Definición:
Los procedimientos son una seria de labores conectadas, que constituyen una secuencia cronológica y el modo de ejecutar un trabajo, encaminados al logro de un fin determinado.
Se dice que es una serie de labores concatenadas, porque son una variedad de diferentes operaciones que se enlazan entre sí sucesivamente hasta llegar al resultado deseado.
Es una sucesión cronológica. Porque se suceden o siguen una tras otra en tiempos subsecuentes y en orden lógico, dando respuesta a la pregunta ¿Cuándo?
Y finalmente la manera de ejecutar un trabajo. Porque nos indica el ¿Cómo?, y el ¿Quién? Y el ¿Dónde? Del trabajo.
Objetivos de los Procedimientos:
- Establece la secuencia para efectuar las actividades rutinarias y específicas, para evitar la realización de un trabajo repetitivo desde el comienzo hasta su finalización.
- Establece el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.
- Determinar el orden en que debe realizarse un conjunto de actividades. - Eliminar operaciones, cambiándolas entre sí o suprimiéndolas.
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Importancia de los procedimientos
El hecho importante es que todos los procedimientos existen en todo lo largo de una organización, aunque, como sería de esperar, se vuelven cada vez más rigurosos en los niveles bajos, más que todo por la necesidad de un control riguroso para detallar la acción, de los trabajos rutinarios llega a tener una mayor eficiencia cuando se ordenan de un solo modo.
Los procedimientos representan la empresa de forma ordenada de proceder a realizar los trabajos administrativos para su mejor función a cuanto a las actividades dentro de la organización.
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6. Resultados, planos, gráficas, prototipos,
maquetas, programas, entre otros.
Procedimiento para elaborar Informe de Gobierno Nombre del
Procedimiento
Procedimiento para elaborar el Informe de Gobierno
Área
Responsable Dirección de Planeación Objetivo
Establecer la metodología para recopilar, analizar y sistematizar la información relevante generada por cada uno de los tres órdenes de Gobierno, que da cuenta anualmente del quehacer institucional, a través del Informe de Gobierno.
Alcance Aplica desde que se elaboran los oficios donde se solicita la información a las dependencias de los tres órdenes de Gobierno hasta la integración del Informe de Gobierno con la entrega de los documentos a la coordinación General Comunicación Social.
Políticas
Toda información deberá suministrarse en el plazo y los formatos enviados por la Secretaría de Planeación y Finanzas, que podrán ser modificados o adecuados de acuerdo a las necesidades de los programas que operen en el período.
Las dependencias generadoras son las responsables de integrar la información en los
formatos que la Secretaría de Planeación y Finanzas establece.
La Dirección de Planeación es la responsable de emitir la metodología para la elaboración del Informe de Gobierno.
La Dirección de Planeación es la responsable de recopilar, analizar, sistematizar y presentar la información correspondiente, hasta antes de su diseño y edición.
Cada dependencia generadora, nombrará un enlace encargado de dar seguimiento
a la información solicitada hasta la validación final de la misma por el titular de la dependencia correspondiente.
De toda la información recibida, se integran expedientes numéricamente ordenados
por dependencia.
Normatividad
Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Colima.
Ley de Planeación Democrática para el Desarrollo del Estado de Colima.
Reglamento Interior de la Secretaría de Planeación y Finanzas.
Decreto No.559 del 12 de septiembre del año 2015.
Términos y
Definiciones GARI.- Grado de Avance en la Recepción de la Información.
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Informe de Gobierno
Enlace Dependencias
Dirección de Planeación Titular de la Dependencia Coordinación General de Comunicación Social Inicio
Elaborar oficios de solicitud de información 1
Enviar a dependencias, oficio, formatos e
instructivo
Recibir oficio y formatos correspondientes
Requisitar formatos de acuerdo al
instructivo Enviar formatos Recibir, y analizar información ¿Información correcta?
Informar a la dependencia las inconsistencias No Sistematizar información Si
Verificar y corregir
información 1
1
Enviar a dependencia para
su validación y actualización Validar información ¿Información validada? Validar información Autorizar para publicación Recibir y sistematizar información 1 3 2 3 4 5 6 7 8 9
10 11 11
Si13 14 Actualizar Información No 2 2 12
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Enlace Dependencia
Dirección de Planeación Titular de la Dependencia
Coordinación General de Comunicación Social
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Armar documento para informe
Enviar a comunicación social
para diseño e impresión
Recibir documento de Informe
Fin Impresión de
informe 15
16 17
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Descripción del Procedimiento:
Fase/actividad Área responsable Documento
INICIO
1 Elaborar oficios de solicitud de información cualitativa y cuantitativa a los 3 órdenes de gobierno.
Dirección de Planeación Oficio
2 Armado de paquetes con: oficio y cd anexo
(instructivo y formatos). Dirección de Planeación
Instructivo
Formatos
3 Dependencias acusan de recibido oficio y cd. Enlace de cada
dependencia Acuse
4 Redactan textos y llenan de formatos con
asesoría de los enlaces internos.
Enlaces de las
dependencias Formatos y textos
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Las dependencias una vez que concluyeron con su trabajo envían textos y cuadros al despacho del Secretario de Planeación y Finanzas.
Enlaces y titular de cada dependencia
Oficios con información anexa
6 Se recibe, analiza y detectan en su caso la existencia de inconsistencias. ¿Información correcta?
Enlaces Dirección de planeación
Textos y formatos en su caso con observaciones
7 No, se contacta al enlace de la dependencia correspondiente para hacerle las observaciones pretine.
Los enlaces
correspondientes
Formato de seguimiento de
información
8 El enlace interno analiza, verifica y en su caso
corrige la información.
Enlaces
correspondientes Formatos textos
9 Si, una vez recibida la información corregida
se procede a su sistematización.
Enlaces Dirección de
Planeación Texto y anexo
10 Sistematizada la información se procede a la validación por los coordinadores de los subcomités estatales.
Los coordinadores de los subcomités con el Director
texto
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El titular de la dependencia coordina trabajos con su enlace para la última versión del documento definitivo.
¿Información validada?
Los coordinadores de los subcomités con el Director
Texto
12 No, el Titular de cada Subcomité una vez que
analiza el documento autoriza con su rúbrica.
Los coordinadores de los subcomités con el Director
texto
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Si, analizado el documento por el Titular del Subcomité coordina con su enlace realiza las actualizaciones pertinentes para su posterior rubrica
Enlace de cada
Subcomité texto
14 Captar los documentos rubricados por los
titulares de los subcomités. Director General textos
15 Se ordena el anexo y texto de acuerdo al
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Indicadores
Evidencia documental:
Clave Nombre del Documento Tiempo de retención Responsable de Conservarlo
N/A Oficio de solicitud de
información a
dependencias, texto y anexo
Anual Dirección de Planeación
N/A Instructivo para elaborar
informe de gobierno
Anual Dirección de Planeación
N/A Formatos de Anexo Anual Dirección de Planeación
N/A Cuadro de Seguimiento
de Información del Informe de Gobierno por dependencia
Anual Dirección de Planeación
N/A Tarjeta informativa de Anual Dirección de Planeación
16 Los documentos de texto y anexo organizado
se entregan a Comunicación Social.
Dirección General y
Secretario de
Planeación y Finanzas
Texto y anexo
17 Comunicación Social recibe el documento y le
da diseño para su edición. Comunicación Social Texto y anexo
18 Comunicación Social envía el Informe para su
impresión. Comunicación Social Texto y anexo
Fin
Indicador Fórmula Frecuencia Responsable
Grado de Avance en la Recepción de la Información.
No. Dep. Recibidas / No. Total De Dep. X 100
Anual Secretaria de la
Dirección de
Planeación
Grado de Avance en la Recepción de los Textos por Subcomité.
No. Subcomités Recibidos / No. Total de Subcomités X 100
Anual Director de
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texto y anexo
N/A Oficio a Contraloría
General del Gobierno del Estado para revisión de obras
Anual Dirección de Planeación
N/A Cuaderno de Revisión
de Obra, anexo a oficio para contraloría, General de Gobierno del Estado.
Anual Dirección de Planeación
1. SECCION DE CAMBIOS
No. de versión Fecha de actualización Descripción del cambio
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7. Conclusiones y recomendaciones
Conclusión.
A lo largo de este proyecto llegué la conclusión de que los manuales de procedimientos resultan indispensables para cualquier organización, gracias a ellos se logra una mayor eficiencia y eficacia en la empresa, ya que facilitan la estandarización de todos los procesos de cada departamento de la empresa.
Mientras más clara sea la descripción de los procedimientos de la organización, las actividades a realizar tendrán menor margen de error y al mismo tiempo aumentará la productividad del personal tanto como de la empresa.
Ya en la práctica, se ha podido establecer una explicación detallada de los procedimientos que se deben de realizar para el desarrollo tanto del personal como de la Secretaría de Planeación y Finanzas.
Estos procedimientos deben de ser evaluados de forma continua para confirmar que lo que se refleja en el Manual de Procedimientos corresponde con lo que se realiza en la práctica.
A nivel personal, la elaboración del Manual de Procedimientos ha permitido poner en práctica y al mismo tiempo fortalecer los conocimientos adquiridos en la carrera, ya que encierra en conjunto, todos los elementos que cualquier entidad necesita para su correcta organización y control, en todas las áreas que la conforman.
El trabajo realizado brindó un gran aporte a mi vida profesional, pues permitió vincular los conocimientos adquiridos en la escuela con el desarrollo de un proyecto que se realizó en un ambiente totalmente laboral, lo que de hecho significa adquirir una experiencia que sin duda representa un punto a mi favor para desenvolverme en la vida profesional.
Recomendaciones.
- Verificar los procedimientos de cada actividad con frecuencia para saber si hay cambios en sus procesos.
- Actualizar el manual cada que exista algún cambio en cualquier procedimiento.
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8. Competencias desarrolladas y/o aplicadas
Integrar los procesos gerenciales, de administración, innovación, y las estrategias para alcanzar la productividad y competitividad de las organizaciones.
Adapta las etapas de los procesos a las nuevas tendencias y enfoques de la administración, para la optimización de los recursos y el manejo de los cambios organizacionales, de acuerdo a las necesidades del entorno.
Desarrollar habilidades directivas basadas en la ética y la responsabilidad social, que le permita integrar y coordinar equipos interdisciplinarios y multidisciplinarios para el crecimiento de la organización.
Desarrolla el capital humano a través de la utilización de técnicas y herramientas gerenciales para la toma de decisiones.
Implementa y administra sistemas de gestión de calidad para orientarlos a la mejora continua, con la finalidad de lograr la eficacia y eficiencia de la organización.
- Materia: Procesos Estructurales.
Esta es una de las materias donde por primera vez nos explica sobre los manuales administrativos, tanto manuales organización, de bienvenida, de políticas y manuales de procedimientos.
Nos explicaron temas como: el análisis de las técnicas para el diseño de procedimientos, diagramas de flujo, símbolos y formas usados en los diagramas, recomendaciones para el uso y aplicación de símbolos, clasificación de diagramas de flujo, elaboración de mapas de procesos y la elaboración del manual de procedimientos.
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9. Referencias bibliográficas y virtuales
- Marco Teórico sobre: Manual, procedimientos, control interno, cuentas por cobrar, factoraje.
http://ri.ufg.edu.sv/jspui/bitstream/11592/7098/3/657.458-M722m-Capitulo%20II.pdf
(Quiroga Leans, 1988)
(Rusenas, 1999)
- Elaboración del manual de procesos y procedimientos.
http://cdim.esap.edu.co/BancoMedios/Documentos%20PDF/a6719%20-%20elaboraci%C3%B3n%20del%20manual%20de%20procesos%20y%20procedi mientos%20para%20la%20gerencia%20financiera%20de%20la%20alcaldia%20m
unicipal%20de%20cajic%C3%A1%20(p%C3%A1g%20152%20-%206.355%20kb).pdf
(Linares Velez, 2002)
- Marco Teórico conceptual sobre manual de procedimientos, auditoría, operaciones administrativas y operaciones financieras.
http://ri.ufg.edu.sv/jspui/bitstream/11592/7355/3/657.45-F634d-Capitulo%20II.pdf
(Melgar Callejas, 2002)
- Desarrollo del Manual de Procedimientos.
https://repositorio.unican.es/xmlui/bitstream/handle/10902/6424/RODRIGUEZCAB RERAGANAHITZA.pdf?sequence=1
(Rodríguez Cabrera, 2014)
file:///C:/Users/BEBO1/Downloads/657.458-M722m-Capitulo%20II.pdf
23 http://viref.udea.edu.co/contenido/pdf/084-importancia.pdf
- Guía para elaborar Manual de procedimientos administrativos
