SISTEMATIZACION DEL PROCESO
LOGISTICO MELPAG
YESENIA ITZEL RAMIREZ LUEVANO
INGENIERÍA EN GESTIÓN EMPRESARIAL
ASESOR:
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CONTENIDO
Pagina
1. JUSTIFICACION 3
2. OBJETIVOS 4
• Objetivo general
• Objetivos específicos
3. PROBLEMÁTICA 4
• Alcances y limitaciones
4. PROCEDIMIENTO Y DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES 5 – 17
• Descripción general de la empresa
o Antecedentes de la empresa 5
o Servicios que ofrecen 5
o Misión, visión, valores 6
o Estructura organizacional 7
• Descripción del proceso 7-9
• Caracterización del área de trabajo 9
• Marco teórico 10-12
• Metodología 12
• Actividades realizadas 12-17
5. RESULTADOS 18-21
6. CONCLUSIONES 21-22
7. COMPETENCIAS DESARROLLADAS 22-23
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1. JUSTIFICACIÓN
“El autotransporte en México es una actividad muy importante en su alto grado de encadenamiento económico, proporcionando así, servicios a todos los sectores productivos de México; este tipo de transporte ha llegado a ser el modo dominante en los movimientos terrestres de mercancías con la caída del uso del ferrocarril, por cuya razón, podemos decir que el Autotransporte Federal de Carga, constituye un elemento esencial además de insustituible para el constante crecimiento de nuestra economía.” (CORONA, 2015)
Actualmente las empresas buscan herramientas que generen ventajas competitivas, para muchas organizaciones ya sean productoras o de servicios. El objetivo de crear e implementar un proceso sistematizado, es fortalecer la habilidad de la organización para agregar valor y en una empresa de autotransporte no es la excepción.
Hay procesos en los cuales es de mucho riesgo que haya intervención de personal, puesto que está muy ligado al error humano, pero el fin de este proyecto es disminuir el margen de error, un buen análisis realiza la evaluación necesaria y pertinente para asignar las tareas idóneas al personal, y para asignar al software, tareas que requieren alta precisión y rapidez en su ejecución. Éstas son las decisiones que llevan a la armonía dentro de una empresa, y a que su proceso de producción sea de alta calidad.
La sistematización de las operaciones hace posible que una empresa se ordene y asegure el mismo nivel y calidad en el servicio que proporciona o en el producto que ofrece. La manera de llevar a cabo dicha sistematización, será a través de la página oficial del SIALIANZA, evitando la impresión de papel innecesario, haciendo entonces honor a nuestra certificación ESR (empresas socialmente responsables) .
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2. OBJETIVOS
Objetivo general
Sistematizar los procesos que se realizan en el área de vacíos de la empresa, proponiendo una disminución de margen de error del 70%.
Objetivos específicos
• Elaborar una solicitud donde su estructura sea más legible, disminuyendo tiempos en los movimientos.
• Dar la situación 301 en SysExpert “Modulación” y 309 “Salida del puerto”
• Hacer el proceso de vacíos, sin necesidad de tener una solicitud de transporte en físico.
• Proponer e implementar en la medida de lo posible mejoras a los actuales procesos.
3. PROBLEMÁTICA
Actualmente en el área de vacíos, todo el proceso se hace con las solicitudes en físico, este es un factor que causa muchos problemas en el área de vacíos, ya que los ejecutivos, no tienen el suficiente compromiso, para poder presentar productos entregables. Esto no solo da problemas al área de vacíos, sino también al área de facturación, ya que en ellas el ejecutivo mismo señala si este se factura a terceros o a MELPAG.
Este es un problema ya que a los clientes internos de Melpag, ya que este tipo de polémicas hace que se levanten PNC a los trabajadores, quitándoles entonces su compensación mensual.
Alcance y limitaciones
El presente proyecto se llevó a cabo en la empresa Logística y Maniobras Melpag, específicamente en el área de vacíos, con el fin de hacer esta prueba y si es algo factible, implementarlo en el área de operaciones y después de facturación.
Por otra parte, se nos presentan limitaciones como:
• Falta de aceptación por partes de los colaboradores del área de vacíos de Melpag.
5 • Falta de tiempo dedicado al análisis y recolección de información sobre las
actividades debido a las cargas de trabajo en el área por la temporada.
4. PROCEDIMIENTO Y DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES
Descripción general de la empresa
Antecedentes de la empresa
Logística y Maniobras Melpag es la unidad de negocios dedicada al servicio de autotransporte en general, local y foráneo de la agencia aduanal Alianza Estratégica Portuaria, ubicada en las oficinas “Torre Alianza” (Imagen 4.1) en Manzanillo, Colima, que desarrolla las actividades de despacho aduanal en el puerto de Manzanillo y recientemente incorporados al puerto de Lázaro Cárdenas, Michoacán.
Imagen 4.1 Ubicación de Logística y maniobras Melpag, Manzanillo, Colima.
Alianza Estratégica Portuaria nace de la fusión de tres empresas, AVSA Agencia Aduanal, Corporación Multimodal y Logística y Maniobras Melpag, abarcando con ello los servicios de agenciamiento aduanal, terminal portuaria con frigorífico, recinto fiscalizado y operador logístico.
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Tipos de servicios que ofrecen
• Lavado y entrega de contenedores vacíos.
• Transportación de todo tipo de contenedores.
• Transportación de equipo pesado y sobredimensionado en low boys.
• Transportación de refrigerados en thermos de 40" y 48" (Sencillos y Full).
• Transportación de secos en caja de 40" y 48", torton, rabón o camiones de 1 y 3.5 Ton.
Propuestas de valor
• Trazabilidad: reportes según los requerimientos de cada proyecto.
• Tarifas competitivas: importantes ahorros en la integración de toda la operación con las áreas de negocio.
• Atención especializada: unidades en perfecto estado y operadas por transportistas con gran experiencia y confiabilidad.
• Infraestructura tecnológica: permite enlazar nuestros sistemas con los de nuestros clientes para el intercambio de información.
Misión
Contribuir a la competitividad de nuestros clientes a través de soluciones integrales de logística dentro de un marco de seguridad y sustentabilidad.
Visión
Ser el operador logístico de clase mundial institucional que facilite el comercio exterior. Valores
• Pasión por nuestro hacer con entrega, entusiasmo e interés
• Eficiencia para lograr nuestros objetivos siempre optimizando recursos
• Calidad en nuestra forma de ser, haciendo las cosas bien a la primera y con enfoque total en la satisfacción al cliente
• Orgullo de Pertenencia compartiendo la cultura organizacional haciendo lo propio
• Compromiso y Trabajo en Equipo para dar mi mayor esfuerzo y potencial para el logro de los objetivos
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Estructura organizacional
Logística y maniobras Melpag cuenta con 4 áreas funcionales centrales que cumplen las tareas de supervisar, definir y seguir el cumplimiento de las actividades y objetivos.
• Administración
• Vacíos
• Operaciones
• Servicios especiales
El presente proyecto se realizó en área de vacíos y el organigrama de la empresa se muestra en la figura 4.2.
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Descripción del proceso
• Solicitud de Transporte y Maniobras
Las actividades de transporte en la empresa Logística y Maniobras Melpag comienzan cuando se recibe una solicitud de transporte por parte del ejecutivo En estas solicitudes se indica la línea transportista que realizara el servicio que se clasifican en:
1. Transporte asignado por Melpag 2. Transporte asignado por el cliente
Este es el proceso que se sistematizara, en el momento que el ejecutivo hace su solicitud de transporte, este la imprime y es entregada a la encargada de maniobras, el propósito de este proyecto es evitar la impresión de todos estos documentos, de manera que este proceso sea digitalizado, con la finalidad de tener un ahorro de recursos, tiempos y movimientos.
Primeramente, el ejecutivo baja a dejar la solicitud en físico, esto se tendrá ya que omitir ya que se haría en el SIALIANZA, y esta no se entregara en físico, si no que una vez generada, los colaboradores podrán tener acceso a ella y al estatus de la referencia , después de que la encargada de vacíos tiene acceso se genera la maniobra, de pendiendo de la naviera es al patio de vacíos a donde se entregaran los contendores, toda esta información de la solicitud ya no será manipulada por el área de vacíos más que por los mismos ejecutivos.
Una vez realizada la maniobra de pendiendo de la naviera si es patio definido o indefinido, esta solicitud seguirá sin imprimirse, dándose las situaciones correspondientes en el sysexpert, para que después el encargado de recuperar los EIRS(Recibo de Intercambio de Equipo) pueda ver si estos tienen daños, limpiezas especiales para proceder con los pagos mismos y después liberarse los contenedores, o solamente si no tiene ninguna de estas dos situaciones mencionadas, solamente liberarse para proceder con el corte de demoras.
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Caracterización del área de trabajo
Se trabajó en el área de vacíos cuya función principal es realizar los trámites necesarios para que los contenedores utilizados en el traslado de mercancía, sean entregados en el lugar determinado por la naviera propietaria del contedor dentro de la fecha establecida para evitar la generación de costos por demoras.
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Figura 4.4 Composición del área de vacíos.
Las principales actividades de cada uno de los puestos de trabajo se describen a continuación.
Marco teórico
El área logística en nuestro medio es un sector bastante grande pero poco conocido, por esta razón es necesario adentrarse a conocer sus procesos para definir cuáles son necesarios regular o sistematizar para contribuir a su desarrollo. Las empresas consideran que todos sus procesos son importantes, pero realza uno como fundamental en su negocio, este proceso logístico prioritario a mejorar es el control y registro de preparación de pedidos. Podemos encontrar información de cómo las empresas ha organizado varias áreas internas donde cada empleado se desenvuelve en base a las normas y procesos establecidos, se ha identificado al personal involucrado directamente en las labores diarias de la bodega, también se encuentra un modelo de entrevista donde se obtiene datos necesarios de los requerimientos que tienen de un sistema. Se continúa con el análisis recabando los datos de los involucrados y se analiza la forma en la que opera el proceso, para esto se desarrollan modelos gráficos de casos de uso, de realización, de secuencia, y a su vez se especifica cada caso considerado como punto clave a ser sistematizado, dando como resultado una comparación del antes y después del proceso de sistematización. Las alternativas, son analizadas donde encuentra diseños y estándares que se usan en la estructura de la base de datos y la programación
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para más adelante ser El sistema en desarrollado debe cumplir con los requerimientos del cliente como seguridad de la información, disponibilidad, acceso por usuarios, informes que detallen sus necesidades, así como un ambiente amigable. Cada labor implica disposición de tiempo, espacio y valor económico, porque de estos se dispone desde el inicio del proyecto hasta su culminación.
Algunos de los beneficios que aporta la sistematización son:
o Disminuir el margen de error a la hora de elaborar las maniobras de vacíos.
o Evitar dar situaciones 301 y 309 en el systexpert ya que esta información se puede dar automáticamente.
o Suministras una base para el mantenimiento y mejoramiento de la forma de hacer el trabajo.
o Proveer medio para prevenir la ocurrencia de errores
o Minimizar la variación en los resultados
Una de las herramientas utilizadas en la sistematización del proceso son la digitalización de las solicitudes de servicio, cuyo objetivo es proporcionar las instrucciones precisas para la ejecución tareas.
Estos, son algunos términos que se manejan en el área de vacíos y que se ponen en las solicitudes de transporte
Navieras
Se denomina así a las empresas que manejan el tráfico marítimo de mercancías, por lo general son propietarios de flotas de buques así como de los contenedores utilizados para el traslado de mercancías.
Patio de vacíos
Recinto dedicado a la recepción de contenedores vacíos de las diferentes navieras. Maniobra de vacío
Es el trámite realizado en acuerdo entre Melpag y el patio de vacíos que permite la entrega de un contenedor vació en el patio para la entrega de contenedores vacíos. EIR de Vacío
Equipment Interchange Receipt o recibo de intercambio de equipo. Es el documento que expide el patio de vacíos, garantizando que recibió el contenedor vacío en buenas condiciones.
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Es el procedimiento realizado entre la empresa transportista y la naviera propietaria de un contenedor, la transportista envía a la naviera toda la documentación comprobatoria de que el contenedor fue entregado en el lugar indicado y en buenas condiciones. La naviera calcula la fecha límite en que el contenedor debió ser entregado y en caso de que haya excedido la fecha, se cobra una cantidad por cada día excedente. Las cuotas por demoras varían según la naviera.
Situaciones
Las situaciones son códigos numéricos que representan el estado o parte del proceso en que se encuentra un trámite. Las situaciones son ingresadas manualmente en una base de datos de la empresa y estas permiten localizar fácilmente un documento en cualquier área de la empresa.
Metodología
La metodología empleada en la sistematización de procesos fue la siguiente. 1. Evitar que los ejecutivos bajan al área de vacíos para dejar las solicitudes
2. En la página del SIALIANZA, podremos encontrar dichas solicitudes y podremos trabajar sobre ellas, sin necesidad de tener todas las solicitudes en físico
3. Dar situaciones asignadas.
4. Hacer las maniobras correspondientes para los contenedores 5. Recuperación de EIRS
6. Cortes de demoras
7. Para finalizar el proceso, estos cortes se tienen que pasar a tesorería para las recuperaciones de garantías.
Actividades realizadas
Durante todo el periodo de residencia, se trabajó en el área de CDT (coordinación y transporte), con actividades fijas, dándonos cuenta que hay ciertas áreas en las que se podría mejorar, es por eso que se llegó a la conclusión de que empezar por estas pequeñas oportunidades que pueden tener gran impacto en el área de CDT.
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Como inicio a todo esto, se partió del punto disminuir el porcentaje de error humano, a fin de crear compromiso en las personas de hacer productos entregables, ya que hasta hoy existen muchas polémicas a causa de la mala de redacción de esta, el propósito de este objetivo principal es crear el compromiso que existe desde el momento de llenar una solicitud.
Figura 4.5 Proceso general de la empresa.
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o Recepción de solicitudes de transporte.
o Entrega de solicitud al encargado del transporte.
o Entrega de contenedor vacío.
Figura 4.6 Proceso del área de vacíos.
• Asistente administrativo A:
o Recepción de solicitudes
o Corte de demoras
• Asistente administrativo B:
o Elaboración y entrega de maniobra de vacío.
• Asistente operativo de transporte:
o Recuperación de EIR de vacío
15 • Recepción de solicitudes
Figura 4.7 Diagrama de flujo de recepción de solicitudes
Este es el proceso más afectado a causa de una solicitud de transporte mal elaborada, ya que a la hora de facturar todos estos movimientos que desde un inicio se empezaron hacer, están ya mal hechos
16 • Corte de demoras
Figura 4.10 Diagrama de flujo de corte de demoras.
CORTE DE DEMORAS es mi área, y también es afectada por una solitud mal elaborada, ya que si la información no es correcta, a la hora de solicitar a la naviera el corte de un contenedor con datos de un cliente que no es, la naviera no puede hacerme ese corte de demoras, por lo que los días siguen pasando y si este ya se había terminado sus días libres por parte de la naviera, se empieza a crear montos en dólares y son demoras que el cliente no va a pagar, debido a que su entrega del contenedor fue en tiempo y en forma pero por un error humano estas tendrán que ser pagadas por la empresa
La elaboración de diagramas de flujo permitió analizar y ver hasta donde está llegando esto y hacer una pronta toma de sediciones, es un método algo complejo, ya que en todos los espacios habrá diferentes mentalidades y a veces los cambios asustan a las personas y más cuando se tratan de hacerlos mediante la tecnología.
Terminado estos análisis se procedió a una toma de decisiones para la mmejora de este, teniendo en cuenta estos puntos como principales :
1. Objetivo
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2. Alcance
Solamente en el proceso de CDT o departamento de vacíos como prueba piloto. 3. Responsabilidades
Se nos pidió a todos los encargados de CDT que bajo por ningún motivo , modificáramos las solicitudes de transporte, ya que en caso de un incidente el departamento de CDT fuera el primero en descartarse, apagarse estrictamente a la información que viene en la ST, en caso de no ser correcta, se llamara al área de calidad para hacer una toma de decisiones para este producto no conforme PNC .
4. Actividades
Este apartado es el más importante del manual ya que en él se describieron todas las actividades que conforman el proceso, así como la manera de realizarlas, se incluyeron también los diagramas de flujo mostrados anteriormente, se puede decir que es la parte en que toma forma el manual de procedimiento.
5. Anexos
Como anexo al proceso, en mi puesto se hicieron muchas mejoras, existe un reporte de ruta, bajo el cual se da las situaciones 301 y 309, que significan modulación y salida, estas solamente se dan cuando en la página del SOIA (Sistema Operativo Integral de Aduanas) marca como el pedimento DESADUANADO , solamente así se asignan estas situaciones; existen clientes que a los cuales aunque la página marque como desaduanado, pasan a segundas revisiones en recintos fiscalizados dentro del puerto, estos son los PRODUCTOS PERECEDEROS, a toda la demás mercancía se puede dar como modulada y fuera del puerto para salir a ruta fiscal. En este proceso se hicieron mejoras, se mandó a mantenimiento las herramientas con las cuales se generaba este reporte, teniendo una mejora del 90% teniendo aceptabilidad por las demás áreas beneficiadas.
6. Supervisión al proceso
Aquí solamente depende ver meticulosamente, todo el proceso con la nueva metodología, para la hora de que exista un error poder aplicar plan B y no generar gastos innecesarios
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proceso que se implementa dentro de la empresa con la aprobación del jefe directo de la persona o área a quien corresponde el documento.
Propuestas de mejora
Para poder tener mejoras y no estancamientos, es necesario ir usando los avances tecnológicos que tenemos, ya que eso hace los procesos más rápidos y eficientes. Vivimos en un mundo donde el mercado es demasiado volátil y necesitamos estar preparados para cualquier cambio, ofreciendo a nuestros clientes procesos seguros rápidos y eficientes , asegurando que su mercancía llegue siempre en tiempo y forma.
5. Resultados
Gracias a que la unidad de negocio MELPAG se prestó para hacer nuestras pruebas pilotos, es algo en lo que hoy en día se sigue trabajando, para poder lograr una sistematización del 100% en el área de vacíos.
El que una empresa te abra las puertas para que tú puedas hacer en ella pequeñas mejores, es de gran ayuda para nuestra formación, ya que estas pequeñas decisiones tienen gran impacto en las empresas.
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Fotografía del equipo Melpag.
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Como se podrá ver en la imagen esta es una situación de modulación dado por el usuario YESENIA ITZEL RAMIREZ LUEVANO.
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6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Vivimos en un mercado, donde por los avances de la tecnología es muy cambiante. Hoy en día la empresa tiene que adaptarse a esos cambios, si no se van rezagando y quedando atrás, ya que los clientes siempre buscan donde su mercancía este a tiempo y en forma, y que el proceso sea de calidad.
Aún se está trabajando con la implementación de la sistematización de solicitudes, sin necesidad de tenerlas en físico, esta parte es un poco delicada, ya que habrá personal que se resista a esta nueva forma de trabajo, por miedo al dejar de hacer su proceso a su manera, pero se ha logrado la aceptación de los colaboradores del más de 80 % recabándose firmas como evidencia para poder proseguir.
Sinceramente, trabajar aquí ha sido una experiencia muy gratificante, he aprendido a superarme como persona día con día, trabajando con diferentes factores que te ayudan a ser más creativos en la solución de problemas que se van presentando.
A pesar de llevar solo 5 meses en la empresa he aprendido más afondo el despacho aduanera y la logística de una empresa transportista, la verdad doy gracias a todos mis maestros que formaron parte de mi formación, por haberme dado las bases para poder ofrecer lo mejor de mí, y hablo desde ámbitos de conocimiento como también los de humano, por ética no diré nombres, pero hay maestros que me enseñaron a ser humana y comprensiva hacia los demás, que al final de cuentas, el tener empatía, sirve demasiado, porque logras que los colaboradores te escuchen, logras captar su atención, porque te preocupas por los demás, por ellos y eso se agradece.
Aprendí a relacionarme con todos mis compañeros de Melpag, gracias a Dios el ambiente de trabajo es muy humano, es una empresa joven con gran actitud y un espíritu de querer hacer bien las cosas, y eso se agradece, porque hay disposición por parte de los colaboradores de dar lo mejor de la empresa.
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a final ayudarme con las entregas de mis papeles, gracias a mi familia por su comprensión, por tener empatía conmigo de lo que vivo todos los días.
GRACIAS POR FORMAR PARTE DE ESTA EXPERIENCIA A TODOS.
7. COMPETENCIAS DESARROLLADAS Y/O APLICADAS
Este proceso de residencia, sirve a los alumnos para sellar sus conocimientos, para sacar lo mejor de ellos y pongan en práctica todo lo que aprendieron en su camino estudiantil. En mi caso las competencias que yo pude desarrollar durante la estancia en Melpag son :
• Competencias especificas
o Aprender a detectar fallas en el proceso.
o Evaluar y optimizar los sistemas de bienes y servicios mediante el uso de técnicas y herramientas de vanguardia.
o Desarrollar un conocimiento que me permitiera un mejor análisis para la toma de decisiones, búsqueda de alternativas y oportunidades para redefinir y solucionar problemas.
o Desarrollar habilidades me permitieron aprender a ser, estudiar, a comunicarme y a convivir adecuadamente con los demás.
• Competencias instrumentales
o Conocimientos básicos de la carrera.
o Comunicación oral y escrita.
o Manejo de nuevos sistemas que nunca había usado
o Solución de problemas.
• Competencias interpersonales
o Capacidad crítica y autocrítica.
o Trabajo en equipo.
o Compromiso ético.
o Empatía
o Actitud
o Pasión
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Bibliografía
http://www.sct.gob.mx/fileadmin/CGPMM/transporte/guia_new_2009.pdf http://www.aulafacil.com/cursos/l19694/empresa/organizacion/gestion-de-proyectos/diagrama-del-proceso-plan-de-produccion
http://vinculando.org/transportes/importancia_del_autotransporte_de_carga_en_mexico. html
http://www.juridicas.unam.mx/publica/librev/rev/rap/cont/79/pr/pr5.pdf http://www.alianza.com.mx/web/inic/inicio/
http://www.contactopyme.gob.mx/Cpyme/archivos/metodologias/FP2007-1323/dos_presentaciones_capaciatacion/elemento3/estandarizacion.pdf
http://www.transportesmelpag.com/quienes-somos
https://www.gestion.org/estrategia-empresarial/logistica-empresarial/
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http://negocios.udd.cl/files/2013/03/Diplomado-en-Gesti%C3%B3n-de-Procesos-Log%C3%ADsticos.pdf
