INSTRUCTIVO LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO (LCE) SENCE

INSTRUCTIVO

LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO (LCE) SENCE

1.- OBJETIVO Y ALCANCE

Establecer los procedimientos para la implementación de libro de clases electrónico de SENCE,

y uso para la toma y registro de asistencia de manera electrónica de alumnos de cursos y

diplomados con código SENCE o de programas sociales de SENCE.

2.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA

-

Resolución 4811 de SENCE. Obligatoriedad LCE.

-

Manual técnico integración vía Link, diciembre 2013, SENCE

-

Instructivo para liquidación de cursos del Programa Franquicia Tributaria

considerando el uso del Libro de Clases Electrónico.

3.- DEFINICIONES

4.- DESARROLLO

Con el objeto de operacionalizar de manera más amigable los procesos de instalación del

software y el uso de las plataformas y aplicaciones, hemos elaborado éste instructivo. A

manera de complemento a la información proporcionada por el equipo de la DEC en jornada

obligatoria de inducción sobre el LCE.

Para ello le pedimos seguir las siguientes instrucciones:

PRIMERA ETAPA:

 Ingresar a sitio web http://www.acepta.com/sence/ , a través de Internet explorer.

(Idealmente debe ser realizado antes de llegar a la sala de clases).

 Ingresar en opción:

Descargar Instalador

Y seguir paso a paso las instrucciones dadas en la Versión 5 del Instructivo de uso del Libro de Clases Electrónico. No olvidar desactivar el antivirus durante la instalación.

SEGUNDA ETAPA:

Toma de asistencia desde software

 Ir a aplicación “ASISTENCIA- SENCE 2.2” descargada en el escritorio:

 Ingresar en opción: “Operador” :

- Conectar huellero

- Digitar rut de operador autorizado:

 Ingresa a opción descargar cursos, sección descargar cursos (SÓLO UNA VEZ):

- Ingresar rut universidad: 71918700-5 / franquicia tributaria

- hacer clic en buscar, luego,

- hacer clic (tic/v°b ) frente a cada nombre de curso listado, y luego,

- hacer clic en descargar

Se sugiere seguir paso a paso las instrucciones dadas en Instructivo SENCE “MANUAL DE USUARIO

Libro de clases electrónico” en la Página 10, 11, 12.

Con esto se traspasan los datos a las siguientes secciones:

 Ingresar a opción pasar lista:

- Hacer un clic en buscar , luego,

- Hacer un clic sobre el nombre del curso (con su código) que desea registrar,

luego

- Ir a “horario” y seleccionar día y hora que registrará.

- Hacer un clic en seleccionar

- Seleccionar el relator e iniciar bloque, luego comienza la toma de asistencia

de los alumnos

- Hacer un clic sobre el nombre del alumno (cuadrado izquierdo de la

pantalla)

- Solicite al alumno coloque su dedo índice derecho sobre el lector

biométrico (quite previamente el plástico) para autenticar. (Apareciendo la huella en cuadrado derecho de la pantalla).

- Si aparece bajo la huella, en letras verdes, el rut del alumno y el mensaje

“entra a clase”, los datos se transfieren de la zona izquierda a la derecha, lo que significa que el alumno está registrado como asistente en la clase en el horario seleccionado.

- Si aparece bajo la huella, en letras rojas el mensaje “no reconocido”, debe

enrolar y seguir las instrucciones del manual de usuario.

Se sugiere seguir paso a paso las instrucciones dadas en Instructivo SENCE “MANUAL DE USUARIO

Para finalizar el proceso de toma de asistencia, se debe abrir nuevamente la opción pasar lista, seleccionar el bloque de inicio de clases y repetir el procesos, comenzar con el relator y luego los alumnos, finalmente se puede cerrar la aplicación.

Si en el proceso de toma de asistencia ocurren situaciones anómalas y no es posible registrar la asistencia de los alumnos, se debe dar inmediato aviso vía correo electrónico a la DEC, enviando adjunto al correo las imágenes con el print de pantalla que reporta el/los defectos. Esto permitirá desde nuestra Dirección gestionar con SENCE la generación de Ticket/s que serán enviados al cliente empresa junto a la factura, y certificado de asistencia generado electrónicamente.

El registro de asistencia electrónico, quita inevitablemente minutos a las clases, dado que dependiendo del número de alumnos con SENCE, deberán todos registrarse al mismo tiempo. Por lo cual sugerimos agregar minutos adicionales a sus jornadas de clases, ya que el registro electrónico deja registro de horas reales asistidas por el alumno, quien de no cumplir con el 75% de asistencia pone en riesgo el reembolso a través de la franquicia tributaria de capacitación.

TERCERA ETAPA: Subida asistencia e ingreso de actividades clase a clase:



Ir a “software de instalación” aplicación “ASISTENCIA- SENCE 2.2” descargada en el

escritorio

- Digite su Rut (administrador autorizado/rut)

- Haga click en tic

- Hacer click en informar asistencia. (aparecerá mensaje solicitando

conectarse a internet).

 Ingresar a sitio web http://www.acepta.com/sence/ , a través de Internet explorer. (para

generar la vía de acceso de datos de asistencia hacia sitio web)

- Ingrese a opción

- Digite su Rut (administrador autorizado/rut)

Vuelva

al “software de instalación” aplicación “ASISTENCIA- SENCE 2.2” descargada en el

escritorio

- Ir a opción Información asistencia

- Pinche curso correspondiente (se indica código nombre y otros datos del curso en fila de datos)

- Hacer click en informar

Vuelva a sitio web http://www.acepta.com/sence/ , a través de Internet explorer. (para verificar

descarga de datos de asistencia desde el sofware):

- Ir a la opción REGISTRO DIARIO

- Buscar el “código de acción” (6 dígitos) asociado al código SENCE del curso.

Hacer clic en Buscar y esperar, o

- Buscar en la lista el curso correspondiente.

- Pinche botón +verde en curso correspondiente (aparecerán los datos)

- Pinche botón +verde asociado al curso(aparecerá registro de asistencia)

- En la ficha diaria de asistencia;

a) Verifico que esté la asistencia (¿asistió? Si) b) Ingresar número de horas de la clase c) Ingresar actividades clase a clase

d) Hacer clik en la opción + Actividad. Y se desplegarán los datos en la ficha.

Esta gestión puede ser realizada tanto por el administrador autorizado como el relator. Idealmente debe realizarlo el relator al término de la clase.

Con esto a finalizado el proceso de ingreso de asistencia al nube electrónica.

Importante:

 Para cada día de clase se debe registrar la asistencia de alumnos, al inicio y cierre de cada sesión, e ingresar las actividades del docente.

minutos para no afectar el porcentaje de asistencia.

 Paralelamente al registro de asistencia electrónico, se solicitar generar registro de libro de clases en físico, para cada clase.

5.- CONTROL DE REGISTROS Identificación

Del registro Almacenamiento Protección Recuperación

Tiempo retención y disposición

LCE

http://loginsence.ace

pta.com/users Clave acceso Clave acceso permanente

Certificado de asistencia

http://loginsence.ace

pta.com/users Clave acceso Clave acceso permanente

6.- TABLA DE MODIFICACIONES Revisión

Nº

Pág. Modificada

Motivo del cambio Fecha Aprobación

Aprobó

0 1 Incorpora Versión 4 - Instructivo de uso del

Libro de Clases Electrónico. Enero 2014

Claudio Escobedo

1 1

Se cambia el nombre del instructivo.

Se agrega texto sobre la obligatoriedad de la jornada de inducción del LCE.

Se incorpora Versión 5 - Instructivo de uso del Libro de Clases Electrónico, 18/02/2014.

16.06.2014

Claudio Escobedo

1 2 Se quita texto redundante.

Se quita imagen con link acepta.

16.06.2014 Claudio

Escobedo

1 3 Se introduce instrucciones sobre Para

finalizar el proceso de toma de asistencia.

16.06.2014 Claudio

Escobedo

1 4 Se inserta texto que incorpora instrucciones

sobre situaciones anómalas.

16.06.2014 Claudio

Escobedo

1 5

En ítem control de registros, se indica registros controlados.

Se modifica texto que clarifica instrucción sobre el registro de asistencia diaria de alumnos y actividades

16.06.2014

Claudio Escobedo

1 6

Se quita “administrativo” en lista de distribución de profesional administrativo. Se incorporan datos asociados al control de los registros.

16.06.2014

Claudio Escobedo

1 7 Se indica sitio web de ed. continua en sección

lista de distribución.

16.06.2014 Claudio

Escobedo

02 Todas Se modifica encabezado de página dado que

cambia logo DEC.

16.03.2015 Claudio

Escobedo

02 1 Se actualiza lista de distribución , según LMDE 16.03.2015 Claudio

Escobedo

7.- LISTA DE DISTRIBUCIÓN

A través de la página web de educación continua en http://econtinua.uct.cl/econtinua/documentos/

 Coordinadores y asistentes de programas de educación continua

 Director/a Educación Continua.

 Coordinador/a de Procesos y Calidad

 Profesional

 Administrativo

 Asistente

8.- ANEXOS