ADMINISTRACIÓN
DEL TIEMPO
La obra que usted tiene en sus manos posee un gran valor.
En ella, su autor ha vertido conocimientos, experiencia y mucho trabajo. El editor ha procurado una presentación digna de su contenido y está poniendo todo su empe-ño y recursos para que sea ampliamente difundida, a través de su red de comerciali-zación.
Al fotocopiar este libro, el autor y el editor dejan de percibir lo que corresponde a la inversión que ha realizado y se desalienta la creación de nuevas obras. Rechace cualquier ejemplar “pirata” o fotocopia ilegal de este libro, pues de lo contrario estará contribuyendo al lucro de quienes se aprovechan ilegítimamente del esfuer-zo del autor y del editor.
La reproducción no autorizada de obras protegidas por el derecho de autor no sólo es un delito, sino que atenta contra la creatividad y la difusión de la cultura. Para mayor información comuníquese con nosotros:
ADMINISTRACIÓN
DEL TIEMPO
SEGUNDA EDICIÓN
Serie de Capacitación Integral
DR. MAURO RODRÍGUEZ ESTRADA Director del Centro de Asesoría y Capacitación,
Mauro Rodríguez y Asociados, S.C.
Editor responsable:
Lic. Santiago Viveros Fuentes
Rodríguez Estrada, Mauro.
Administración del tiempo / Mauro Rodríguez Estrada. -- 2a. ed. -- México: Editorial El Manual Moderno, 2011.
79 p.: il.; 18 cm. (Serie capacitación integral; v. 1) Bibliografía: p. 77.
ISBN 968-426-828-9
ISBN 968-426-831-9 (Serie completa) 1. Tiempo -- Administración. I. t. II Ser. 658.008 CAP.s.1 1999 BN 431041
Serie de Capacitación Integral:
Administración del Tiempo, Vol. 1, segunda edición
D.R. © 1988 por Editorial El Manual Moderno, S.A. de C.V. ISBN: 968-426-828-9
ISBN: 968-426-831-9 (Serie completa) Miembro de la Cámara Nacional
de la Industria Editorial Mexicana, Reg. núm. 39 Todos los derechos reservados. Ninguna parte de esta publicación puede ser reproducida, almacenada o transmitida por otro medio —electrónico, mecánico, fotocopiador, etcétera— sin permiso previo por escrito de la Editorial.
Director editorial: Dr. Marco Antonio Tovar Sosa Editora asociada: LCC Tania Uriza Gómez Diseño de portada: LCS Adriana Durán Arce
• Pruebas psicológicas y más www.manualmoderno.com
Editorial El Manual Moderno, S.A. de C.V Av. Sonora núm. 206, Col. Hipódromo, Deleg. Cuauhtémoc, 06100 México, D.F. (52-55)52-65-11-00 [email protected] [email protected]
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Contenido
Introducción ... IX
Capítulo 1. El tiempo: ¿un enemigo o un aliado? ... 1
Un problema de suma actualidad ... 1
Una preocupación para las empresas ... 2
Se afronta el problema ... 3
Prácticas...4
Capítulo 2. Objetivos generales de aprendizaje ... 7
Prácticas...8
Capítulo 3. ¿Qué es el tiempo? ¿Qué no es? ¿Qué es la administración del tiempo ... 9
¿Qué es el tiempo?...9
El tiempo ...10
La administración ...11
La administración del tiempo ...11
Realidades y mitos ...11
Tiempo físico y tiempo psicológico ...12
Prácticas...12
Capítulo 4. El hombre y el tiempo ... 15
Un tema teórico con reflejos prácticos ...15
La experiencia del tiempo ...16
Filosofía y ciencia ...17
Capítulo 5. Obstáculos y trampas: enemigos del tiempo ... 23
Visibles y ocultos, internos y externos ...23
Los más frecuentes ...24
Prácticas...25
Capítulo 6. Personalidad y administración del tiempo ... 27
El uso del tiempo: reflejo de la personalidad...27
Tiempo y valores humanos ...28
El hombre superior y el hombre mediocre ...28
Prácticas...30
Capítulo 7. Programación y rendimiento del tiempo ... 31
El tiempo y el proceso administrativo...31
Controlar o dejarse manejar ...32
Principios de administración del tiempo ...33
Prácticas...35
Capítulo 8. El tiempo del ejecutivo... 39
Un tiempo de especial trascendencia ...39
“Ladrones del tiempo” del ejecutivo ...40
Mitos ...40
Principios sobre el tiempo del ejecutivo, ...41
El equipo jefe-secretaria ...45
La personalidad del ejecutivo exitoso con el tiempo ....45
Prácticas...47
Capítulo 9. Efectos patológicos del mal uso del tiempo ... 49
El mal uso es patógeno ...49
Dos tipos de mal uso ...50
Mal uso del tiempo por vaciedad ...50
Mal uso por congestión ...50
Tiempo y neurosis: psicopatologías ...52
Tiempo y salud ...52
Prácticas...53
Capítulo 10. Uso creativo del tiempo ... 57
Más allá del uso productivo ...57
Principios del tiempo creativo ...58
VII
Capítulo 11. Tiempo libre y desarrollo personal ... 61
Un tiempo difícil de clasificar...61
Teorías antiguas y modernas ...62
Funciones del tiempo libre ...63
Tiempo de vivir: un tiempo de plenitud ...64
Prácticas...66
Conclusiones ... 69
Bibliografía ... 71
Material audiovisual ... 73 Contenido
IX
Introducción
EL NECESARIO HUMANISMO
El hombre, que ha sido capaz de crear vehículos para la conquista del espacio, a menudo es incapaz de lograr un entendimiento con su vecino de enfrente, con sus compañeros de trabajo y consigo mismo.
Se admite que alrededor de 80% de los problemas serios que aquejan a las organizaciones modernas se refieren al factor humano. Por otra parte, las ciencias tecnológicas, que tratan de cosas, se han desarrollado mucho más rápido que las ciencias que estudian a las personas. Sufrimos un desequilibrio desastroso entre la tecnología y el humanismo.
Paul Hersey y Kenneth Blanchard, en su libro La administración y el comportamiento humano, señalan que de cada 30 dólares gastados en investigación en EUA, 29 son invertidos en cosas y sólo uno en personas.
En los países de América Latina, con sus problemas de marginación, corrupción, subdesarrollo y desorganización atávica, la necesidad de actitudes humanistas es aún más apremiante.
Por ejemplo, México posee inmensos recursos climatológicos, mi- nerales, forestales, marinos, entre otros; sin embargo, se cuenta entre los países en desarrollo. Es una paradoja viviente; y la clave está en que somos entes suborganizados, subadministrados y subeducados. Nuestros grandes problemas son las fallas humanas.
Por fortuna, en los últimos años la sociedad mexicana ha reaccionado y se preocupa por desarrollar en forma racional el capital humano a todos los niveles. Surgen por todas partes programas de capacitación
humanista con miras a que cada quien se responsabilice de su destino, se abra a la colaboración, cuestione sus metas, aclare sus objetivos y los de la institución, comprenda y acepte a la gente y libere sus capacidades, de tal modo que los equipos aumenten la productividad en formas creativas.
No se trata de aprendizajes convencionales predeterminados por una escuela o por un maestro, sino del aprendizaje vivo, significativo, que origine cambios interiores que se reflejen en nuevas conductas.
La tarea es inmensa y el reto es abrumador.
La capacitación en las instituciones con frecuencia se confía a personas de muy buena voluntad pero poco menos que improvisadas y además agobiadas por quehaceres heterogéneos.
Es muy evidente en el medio la necesidad de manuales que traten los temas básicos de la capacitación humanista con elevados criterios de actualidad y eficiencia así como con un diseño tan sencillo y claro que, como se dice, presente a los instructores y a los capacitandos el plato ya servido.
Con frecuencia encontramos que los instructores carecen de una preparación adecuada y de tiempo suficiente. Editorial El Manual Moderno, S.A. de C.V. y Mauro Rodríguez y Asociados, S.C., queremos responder a esta necesidad con la presente serie de manuales de capacitación integral.
• Los manuales que la componen son módulos separables; es decir, cada seminario puede manejarse de manera independiente. • Están diseñados de tal forma que una misma persona o un mismo
grupo puedan tomarlos todos, sin caer en repeticiones que aburran y desmotiven.
• Ofrecen material abundante y flexible para que el instructor pueda escoger –como en el menú de un restaurante– los puntos que se desean desarrollar y las prácticas a realizar con cada grupo. • El enfoque del proceso de aprendizaje es aquí eminentemente
práctico; orientado a cambios inmediatos a corto plazo. Como puede verse en la lista de manuales, los temas de los seminarios son los de primera necesidad y de mayor demanda en las organizaciones actuales.
• Aunque se da un papel preponderante a las prácticas, con todo se da la debida atención a los aspectos teóricos para llegar a una
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conceptualización y después a la comprensión. El hombre es un ser pensante, no un autómata ni un títere. Sabemos bien que “nada hay más práctico que una buena teoría”.• La base de todos nuestros planteamientos es una larga experiencia como instructores. No nos cimentamos en los estudios académicos, aunque los tenemos. Evitamos en lo posible la erudición que para el caso complica y abulta. Aunque, claro, al final de cada manual ofrecemos una adecuada bibliografía.
• Damos flexibilidad a la duración de los seminarios de acuerdo con las circunstancias concretas de cada grupo. En general, suponemos que entre 16 y 30 horas por seminario son adecuadas. • Aunque en la presentación de cada uno de los temas (capítulos)
se expone primero la teoría y luego las prácticas, en los seminarios con frecuencia surge la conveniencia de empezar con algunas prácticas y a partir de ellas formular y explicar las teorías correspondientes.
• No buscamos un aprendizaje académico (conceptual), sino vivencial (total). Este punto es tan importante que en la primera o segunda sesión de cada seminario el instructor debe aclararlo a su grupo. Podrá expresar los siguientes conceptos, con la amplitud que las circunstancias lo requieran.
EL APRENDIZAJE DE LOS ADULTOS
• La capacitación de adultos funciona, no como una enseñanza académica, magisterial, intelectualista, sino como un aprendizaje vivencial, activo, participante y práctico. En rigor, nadie enseña a nadie. El punto focal no debe ser la enseñanza de un maestro, sino el aprendizaje de los miembros de un grupo.
• No se viene a aprender una cantidad “X” de conocimientos, sino también, y sobre todo, actitudes, habilidades y conductas. El aprendizaje se traduce en desarrollo de habilidades y destrezas y en cambios de actitudes y conductas.
• Hay que crear una comunidad de aprendizaje entre los partici-pantes; propiciar la dinámica de dar y recibir; vivir los procesos de experimentar, compartir, interpretar, generalizar y aplicar. En el grupo cada uno será factor de cambio para los compañeros. Por ello el grupo es reducido.
• El conductor del aprendizaje no es un profesor, sino un facilitador, un animador, un coordinador. No es una figura de autoridad; no es “el que sabe”, sino un colega que asiste y ayuda en una búsqueda común.
• El aprendizaje vivencial es significativo; la dirección no está dada con base en los programas de alguien, sino en los intereses de los estudiantes en el “aquí y ahora”.
• Hay que tener presente una precaución: el aprendizaje que implica cambios en la organización de la propia vida tiende a ser percibido como amenaza. Es necesario estar preparados cuando surjan aquí y allá resistencias al cambio, algunas de ellas abiertas, otras sutiles y enmascaradas.
• Independientemente de la intención que tenga la empresa al enviar a su personal a tal o cual seminario, esta capacitación queda diseñada para favorecer antes a los individuos que a las instituciones.
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El tiempo:
¿un enemigo o un aliado?
OBJETIVOS
• Los participantes quedarán concientizados de que el buen o mal manejo del tiempo puede hacer la diferencia entre una vida plena y productiva y una existencia incolora e improductiva.
• Sabrán señalar y explicar los dos estilos fundamentales del mal manejo: por exceso de actividades (congestión) y por defecto (vacío).
• Podrán describir y analizar la relación entre tiempo desperdiciado por el personal de las empresas y dinero desperdiciado en las mismas.
• Conocerán algunos puntos sobresalientes del movimiento mundial en pro del buen uso del tiempo, y quedarán motivados a incorporarse de alguna manera, para beneficiarse y enriquecer su propia vida.
UN PROBLEMA DE SUMA ACTUALIDAD
Como apoyo audiovisual para los seminarios sobre manejo del tiempo, existe una película que ha llegado a ser clásica: la de Peter Drucker. Empieza con esta frase: “Ser ejecutivo significa no tener tiempo”.
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Y todos o casi todos contamos con evidencias de primera mano de que así es. Pero no hay que cerrase en el horizonte reducido de los ejecutivos. También muchas personas que no lo son han vivido una y mil veces la experiencia de estar agobiadas y confundidas por la desproporción que hay entre las muchas tareas y el poco tiempo; la vivencia de “hacerse bolas”; de sentirse presionado más de la cuenta; de no alcanzar a hacer lo que se debe y de sentirse incapaz de disfrutar y relajarse. Así es la vida moderna: apretada madeja de estímulos, compromisos, prisas, interrupciones, desplazamientos y distancias que hay que recorrer con cotidiana frustración. Sobre todo es así en las grandes metrópolis y en las grandes empresas. Un reflejo típico es la impuntualidad, tan gráficamente ilustrada en el dicho mexicano: “…siempre corriendo y llegando tarde”.
Como antítesis, tal vez remota, podemos visualizar la figura señera de Winston Churchill cuando desempeñaba el cargo de Primer Ministro de Inglaterra, en una de las etapas más complicadas y difíciles de la historia moderna. El célebre político cumplía orden médica de trabajar un máximo de tres horas diarias. El cúmulo de atenciones, inmensas responsabilidades y trascendentales decisiones, no impedían a este anciano aparecer siempre en calma, apacible y siempre sonriente. Por otro lado, personas con un radio minúsculo de acción y de trascendencia aparecen crónicamente hiperactivas, ansiosas, aceleradas y “abrumadas de trabajo”.
Debe haber una técnica del manejo del tiempo que explique la paradoja, y aquí nos proponemos buscarla.
También se da el polo opuesto a la angustia y el frenesí: el de las personas que no tienen qué hacer; que perciben las 24 horas del día como un vasto y monótono galerón que no se puede amueblar por falta de muebles; personas que no saben cómo “matar el tiempo”; que caminan a tientas por la vida sin saber bien a bien a dónde ni cómo ni para qué.
UNA PREOCUPACIÓN PARA
LAS EMPRESAS
Todas las empresas manejan sus finanzas a través del tiempo: tiempo de organizar, tiempo de fabricar, tiempo de comprar, tiempo de vender…
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Hay aquí un aspecto particularmente grave de la mala administración del tiempo, y es impresionante la cantidad de personas que no se han concientizado de él: en las empresas y, en general, siempre que alguien tiene empleados, se tiende a creer que se paga por “X” trabajo; pero la realidad es que se paga por “X” tiempo: los salarios son quincenales o mensuales, y se otorgan al cumplimiento de determinadas jornadas de presencia. El tiempo de los empleados es dinero de la empresa; el tiempo de los funcionarios es dinero de la institución. Si este tiempo no está bien empleado, el patrón está pagando un dinero que va, una y otra vez, al bote de la basura. El tiempo mal gastado es dinero mal gastado.SE AFRONTA EL PROBLEMA
En los siglos pasados el tiempo fue casi siempre objeto muy atractivo de estudio. Lo escudriñaron los poetas en sus finas instituciones, los filósofos en sus especulaciones y los teólogos en sus revelaciones, dogmas y liturgias. Hablaremos de esto en el capítulo 4.
Ahora el hombre común y corriente empieza a ver en el tiempo un artículo de primera necesidad y, por lo mismo, precioso y preciado. Parece que con el uso del tiempo sucede una cosa análoga a lo que sucedió hace siglos al empleo del espacio: que de ser una posesión banal (en la época de los nómadas el espacio no era una propiedad valiosa; ni siquiera una propiedad) ha pasado a ser la más apreciable riqueza: en la metrópoli moderna unos pocos metros de tierra pueden constituir una verdadera fortuna. Se valoriza hoy el tiempo de trabajo y el tiempo de la vida. Resulta muy natural que sean los países más notables por su dinamismo (como Japón, EUA, Francia y Alemania) los que sobresalen por su interés en estudiar e investigar el tema del tiempo.
Existen instituciones completas dedicadas al manejo del tiempo, como la de Alan Lakein, cuya empresa de asesoría y capacitación ha ganado millones de dólares enseñando a la gente cómo administrar tan valioso recurso.
En Chicago existe una institución llamada Centro de Investigación del Ocio. La Universidad de Florida del Sur, en Tampa, maneja el Institute for Studies of Leisure. En Washington, la National Recreation and Park Association publica, desde 1969, el Journal of Leisure Research.
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En Annecy, Francia, se echó a andar en 1956 el Groupe International des Sciences Sociales et du Loisir, convertido más tarde en Comité de Recherche du Loisir et de la Culture.
En Praga ha funcionado desde 1968 el Centre Européen du Loisir. En México, se ofrece ya la carrera de Administrador del Tiempo Libre (en la Y.M.C.A. de la ciudad de México).
La importancia del tiempo puede resumirse en la declaración de Ed Carlson, presidente de una de las más grandes compañías aéreas del mundo, la de United Airlines: “El tiempo es el elemento más precioso que tengo, aparte de la buena salud y del buen metabolismo”.
PRÁCTICAS
Nota: La duración de cada práctica dependerá de muchos factores, uno de los cuales será el tamaño del grupo. A título de orientación se señala en cada caso un tiempo aproximado suponiendo un grupo de 15 personas. Además, téngase en cuenta, que en general será suficiente que se realicen dos o tres de las prácticas que aparecen en cada capítulo. 1. Presentarse todos en una ronda y expresar los motivos del interés en el tema del manejo del tiempo (tiempo: 30 min). 2. Dialogar sobre el papel de la impuntualidad (propia y ajena) en la experiencia propia (tiempo: 20 min). 3. Responder al cuestionario de sondeo “Cómo manejo mi tiempo”. 4. Elaborar una “pizza” ilustrativa de cómo se maneja el tiempoy trazar sectores para las diferentes actividades, asignándoles superficies proporcionales al tiempo que se les dedica. Prender con un alfiler la “pizza” en la blusa o en la solapa. Caminar lentamente en silencio por la sala, mirando las “pizzas” de los compa- ñeros. Luego, hacer comentarios en parejas (tiempo: 30 min). 5. Comentar: ¿Es frecuente que nuestra institución traduzca el
dinero de la nómina en términos de tiempo eficaz? ¿Por qué sí o por qué no? (tiempo: 20 min).
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CÓMO MANEJO MI TIEMPO
A continuación hay diez afirmaciones sobre el manejo del tiempo. Encerrar en un círculo la que corresponda en cada punto.
1. Cada día dedico un tiempo a planear mi trabajo.
1. Casi nunca 2. A veces
3. Frecuentemente 4. Casi siempre
2. Cada año me fijo metas específicas y las pongo por escrito.
1. Casi nunca 2. A veces
3. Frecuentemente 4. Casi siempre
3. Diariamente hago una lista de “pendientes”, los jerarquizo según su importancia y trato de manejarlos en ese orden.
1. Casi nunca 2. A veces
3. Frecuentemente 4. Casi siempre
4. Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar, y no lo dedico a cosas utópicas, improductivas, o ambas.
1. Casi nunca 2. A veces 3. Frecuentemente 4. Casi siempre Visitas a amigos Depor tes Lec turas Comidas Espec táculos Sueño Trabajo
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5. Llevo una agenda flexible para estar en condiciones de manejar la crisis y lo inesperado.
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3. Frecuentemente 4. Casi siempre
6. Delego satisfactoriamente buena parte de mis actividades.
1. Casi nunca 2. A veces
3. Frecuentemente 4. Casi siempre
7. Trato de manejar una sola vez la papelería que me llega, anali- zándola de inmediato y decidiendo sobre ella.
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3. Frecuentemente 4. Casi siempre
8. Tengo una estrategia diseñada para evitar las interrupciones.
1. Casi nunca 2. A veces
3. Frecuentemente 4. Casi siempre
9. Soy capaz de decir “no” cuando se me requiere en cosas que interfieren con mi tiempo destinado a asuntos pendientes.
1. Casi nunca 2. A veces
3. Frecuentemente 4. Casi siempre
10. En forma habitual practico la relajación para reducir las tensiones.
1. Casi nunca 2. A veces
3. Frecuentemente 4. Casi siempre Calificar como sigue:
4 puntos por cada “casi siempre” 3 puntos por cada “frecuentemente” 2 puntos por cada “a veces”
1 punto por cada “casi nunca”
Si la suma es: La calificación será:
10 a 25 Mal, debes preocuparte
25 a 30 Bien, pero puedes mejorar
30 a 35 Muy bien
35 a 40 Excelente
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Objetivos generales
de aprendizaje
Como cada vida humana es única, el tiempo de cada hombre es único, y a cada quien le toca decidir qué hacer con él. Pero es posible buscar un común denominador, es decir, enumerar una serie de beneficios o utilidades que un curso o seminario de Administración del Tiempo puede prometer en forma razonable a la mayoría de las personas. Se señalan algunos: • Que los participantes se concienticen del valor del tiempo como recurso vital, escaso y no renovable. • Que cada uno analice y descubra el modo como ha estado usando este precioso recurso. • Que identifiquen y desenmascaren todas las situaciones de mal manejo del tiempo, así como las causas de ello.• Que adquieran la capacidad de controlar los elementos de su medio para no ser objeto de ellos.
• Que manejen adecuadamente la economía del tiempo laboral, logrando la máxima eficiencia con el mínimo esfuerzo y desgaste. • Que se capaciten para establecer no sólo una administración pro-ductivo-rutinaria de su tiempo, sino también un uso creativo; que además de aprender a no desperdiciarlo aprendan a enriquecerlo y hacerlo rendir para disfrutarlo y para autorrealizarse.
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• Que quienes son los jefes aprendan estrategias para aumentar y garantizar el buen manejo del tiempo de todos sus subordinados. • Que evalúen la organización y la productividad de las diversas
áreas a su cargo y determinen los ajustes necesarios para obtener mayor eficiencia y mejores resultados. • Que todos los participantes logren –¡finalmente!– encontrar tiem- po para hacer aquellas cosas que desde hace años han querido y anhelado hacer.
PRÁCTICAS
1. Escribir algunos objetivos personales para este curso o seminario. Comentarlos en pequeños grupos (tiempo: 20 min). 2. Responder a estas tres preguntas: ¿Qué he hecho con mi tiempo? ¿A dónde voy así? ¿Qué quiero realmente hacer con mi tiempo? Compartir las respuestas en parejas (tiempo: 25 min).3. Imaginar que se va a coordinar este curso o seminario. Formar grupos de 4 o 5 personas y para cada uno de los nueve objetivos dados, señalar uno o dos temas. Comparar el temario que resulte, con el temario de este manual (tiempo: 40 min).
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¿Qué es el tiempo?
¿Qué no es? ¿Qué es
la administración del tiempo?
OBJETIVOS
• Los participantes sabrán precisar el concepto de tiempo y definirlo, tanto en términos populares con en términos filosóficos. • Sabrán explicar el concepto genuino y original de administración
y su aplicación al tiempo, como recurso vital.
• Aprenderán a relacionar el tema del tiempo con el del cambio y de la evolución creativa.
• Podrán denunciar y desenmascarar los sofismas que implican conceptos falsos sobre el tiempo y su manejo.
¿QUÉ ES EL TIEMPO?
“Si no me lo preguntas, lo sé. Si me lo preguntas, no sé cómo responder”. Así se expresaba hace 1 600 años Agustín de Hipona, el profundo sofo-teólogo de la vida y del amor, del dolor, del pecado y de la muerte.
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Con este religioso respeto se ubica él ante el tiempo, símbolo enigmático e inquietante del existir humano.
Es necesario aclarar tres conceptos, renunciando a elevadas es- peculaciones: el tiempo, la administración y la administración del tiempo.
El tiempo
Para los griegos de la época clásica el tiempo era un dios: Cronos. Los modernos diccionarios lo definen: “relación que se establece entre dos o más fenómenos, sucesos, cuerpos u objetos” (Enciclopedia Ilustrada Cumbre); “duración de los fenómenos… época, siglo” (Dic-cionario Larousse); “duración de las cosas sujetas a mudanza” (Dic(Dic-cionario de la Real Academia); “aspecto mensurable de la duración” (Dicciona-rio de Psicología; editado por F.C.E.). La mejor definición, si bien no la más clara para el lector moderno, sigue siendo la antiquísima definición de Aristóteles:
ο
της κινησεως
a
ριϑµ ς κaτa πρ τερου και υστερου =
υ el número, o la medida, del movimiento según antes y después.Para Aristóteles, como para la mayoría de los filósofos antiguos y medievales, la palabra movimiento equivalía a cambio (decían que todo lo que cambia “se movía” de la potencia al acto, es decir, de la posibilidad a la realidad). Así pues, el tiempo es la dimensión del cambio. Si nada cambiara, no habría tiempo. Resulta un corolario que sorprenderá a más de uno: El tiempo en sí no existe. No existe porque no es una simple medida. No existe el tiempo como no existen ni el kilómetro ni el litro, sino únicamente las cosas que son medidas por tales patrones convencionales. Para el ser humano el tiempo es vida, con mayor razón que el trillado refrán castellano “El tiempo es oro”, y que el refrán anglosajón “Time is money”, y debería difundirse este refrán filosófico y universal: “El tiempo es vida”. Es la vida que se procesa y se construye, se despliega y hacia el final se repliega. La vida biológica no sustituible, renovada ni recuperable, inexorable y mortal, que camina sin detenerse jamás; que transcurre sin atención a clases sociales, dignidades ni señoríos; que fluye con el mismo ritmo para el peón de albañil que para el director
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¿Qué es el tiempo? ¿Qué no es?
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general de un banco; el mismo para el niño de kindergarten que para el anciano presidente de la república. Los padres ricos que llenan a los hijos de regalos, pero les regatean su tiempo, habrían de pensar que lo que les están negando es vida; que los alejan de compartir su vida; que les dan el mensaje de que son poco importantes. La administración El término administración proviene del latín ad-ministrare, o ministrare, que a su vez deriva de minister. Y minister viene de manus, que significa la mano o las manos. Minister era el criado, porque lo más típico de su condición era usar las manos en la atención de sus patrones y del quehacer doméstico. Administrar era “servir (con las manos) a o para”.Poco a poco se extendió y generalizó el término hasta aplicarse a todo lo que es funcional en el uso de ciertos medios para determinados fines.
La administración del tiempo
Es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades. Como el tiempo no existe en sí, la administración del tiempo es la administración de sí mismo, es decir, el manejo adecuado de los recursos de todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo.
REALIDADES Y MITOS
En torno al tiempo se han creado un sinnúmero de conceptos falsos, auténticos mitos, que ocultan la realidad de las cosas creando ilusiones deletéreas. “No tengo tiempo”, “No me alcanza el tiempo”, “El tiempo vuela”, “Se nos viene el tiempo encima”, “Tenemos que recuperar el tiempo perdido”, “Hay que ir contra el reloj”, “Soy esclavo del tiempo”, “Lo que hace fulano es matar el tiempo”, “Vamos a ahorrar tanto de tiempo”, entre otros.Falsedades todas. El tiempo del día y del año transcurre a un ritmo matemáticamente uniforme y parejo: a nadie se le echa encima, y nunca vuela ni tiraniza a la gente. Tampoco se recupera. Si un piloto sale de París a Nueva York con una hora de retraso, podría recorrer ese trecho
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en menos tiempo del acostumbrado, pero tendrá que pagar un precio adicional: mayor esfuerzo en las máquinas, mayor gasto de combustible, mayor tensión de los operadores y mayor riesgo para todos.
La tan cacareada escasez de tiempo es un engaño que nace de administrarlo mal, confundiendo prioridades, ignorando objetivos, obsesionándose por hacer más cosas de las razonablemente posibles y que se nutre de la incapacidad de decir “no” a las distracciones y a las solicitaciones extrañas.
TIEMPO FÍSICO
Y TIEMPO PSICOLÓGICO
Una cosa es el tiempo del reloj y otra el tiempo psicológico. El primero es un fenómeno aplicable a la realidad objetiva y que está por encima de las vicisitudes de los seres humanos. El segundo puede considerarse una experiencia subjetiva, o vivencia, como interiorización sujeta a toda la gama los caracteres, los caprichos y las neurosis. Del tiempo se dice: que es “una enfermedad terrible que duró dos largos años”, “quince días de vacaciones que pasaron en un santiamén”; “cinco minutos de angustia que me parecieron cinco años”…PRÁCTICAS
1. Buscar en diccionarios y enciclopedias otras definiciones de tiempo. Discutir y seleccionar las que parezcan mejores (tiempo: 25 min).
2. Suponer: “Un adivino me asegura que viviré normalmente tres años más; entonces un paro cardiaco me llevará en pocas horas a la tumba”. Escribir lo que haría en esos tres años (tiempo: 20 min).
3. La suposición anterior, pero con un plazo de seis meses (tiempo: 15 min).
4. Comentar de manera individual cómo se realizan las distintas administraciones; cómo administra: a) el dinero, b) el espacio, c) las fuerzas físicas, d) las relaciones sociales, e) las vacaciones (tiempo: 45 min).
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5. Comentar la frase de Thoreau: “El tiempo es el río en el cualpescamos”. Analizar la metáfora, y esta otra expresión del escritor Luis Spota al saber que un cáncer lo llevaría pronto a la tumba: “Estoy siempre lleno de novelas, de planes. Me falta tiempo. Quisiera comprar el tiempo de tantos que andan por ahí, de esa gente que no hace nada” (1981).
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El hombre y el tiempo
OBJETIVOS
• Los participantes se motivarán a ir más allá de la actitud pragmática de “¿cómo uso el tiempo?” y llegarán a apreciarlo como una dimensión clave para comprender a fondo el ser y el devenir del hombre.
• Sabrán exponer los principales enfoques: a) de los filósofos y de los teólogos en el intento de dar al hombre medios para protegerlo del paso inexorable del tiempo; b) de los científicos y de los técnicos para dividirlo y poder controlarlo.
UN TEMA TEÓRICO
CON REFLEJOS PRÁCTICOS
Si todo lo que queremos en nuestro aprendizaje sobre el tiempo es tener recetas de aplicación automática e inmediata, este cuarto tema nos parecerá demasiado teórico. Es un hecho que muchas personas viven obsesionadas por la tiranía de los problemas prácticos, y andan siempre en busca de recetas e instructivos. Aún más, un distintivo de los países subdesarrollados es que su gente aprecia muy poco la teoría y muestra veneración por lo práctico y funcional. En México, por ejemplo, muchas personas, sin confesarlo, se guían por el siguiente principio: “Que piensen y que investiguen en Alemania, Inglaterra, Japón y EUA… A nosotros dígannos qué hay que hacer y cómo”.
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Existe cierta analogía con el niño de tres años, que es capaz de manejar una televisión aun ignorando conceptos de física y de la electrónica.
Sin embargo, el hombre es ante todo un ser racional, capaz de captar las esencias de las cosas y llevado a escudriñar los porqués de los fenómenos. Nada hay tan práctico como las buenas teorías.
El que tratemos de procurarnos una panorámica de cómo la humanidad a través de la historia ha enfocado el tema del tiempo nos llevará a las raíces del asunto y dará a nuestro estudio un tinte de humanismo, lo cual es muy conveniente, aun cuando el seminario o curso se maneje a niveles pragmáticos.
LA EXPERIENCIA DEL TIEMPO
Antes de toda filosofía, el tiempo es una experiencia inmediata: sentimos el paso del tiempo, lo observamos en el ritmo de la naturaleza, y lo sentimos y vivenciamos en nuestra esfera corporal, psicológica y social.
En la esfera corporal: la vida fisiológica es una sucesión de ritmos: la inspiración y la espiración, el hambre y la saciedad, la atención y la dispersión, el cansancio y el descanso… se suceden día con día.
Además se vive el tiempo en el lapso de las estaciones cada año, en las variaciones del cuerpo a través de la infancia y de la adolescencia, en la fuerza de la juventud, en la resistencia de la madurez, en el debilitamiento progresivo de la vejez y en el curso evolutivo de las enfermedades.
En la esfera psicológica: nuestra psique tiene su tiempo interno: sentimos el fluir de los acontecimientos: 10 minutos alegres son una experiencia temporal muy diferente de 10 minutos de extrema tensión o dolor; tomamos distancia con respecto a los hechos pasados, localizándolos en el tiempo; podemos decir: “hace una semana”, “hace tres meses”, “hace cinco años”; y experimentamos el paso del mundo de la niñez, de la adolescencia, de la juventud, de los años maduros…
En la esfera social: dejamos de ver 15 años a un compañero de escuela, y al encontrárnoslo advertimos y casi palpamos el paso del tiempo. Comparamos nuestra ciudad o nuestro barrio con lo que eran hace 20 años, y por dondequiera encontramos la huella del tiempo que ha pasado.
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El hombre y el tiempo
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FILOSOFÍA Y CIENCIA
El hombre explica y controla el tiempo
Ya desde épocas inmemoriables el hombre trató de dividirlo, con el afán de controlarlo. Muchos siglos antes de la era cristiana se inventaron los relojes de sol y los de arena. Con frecuencia los artistas –más sensibles a los fenómenos humanos– sintieron con espanto su fluir inexorable y sin retorno. Lo percibieron como un torrente que corre en caída acelerada, hasta precipitarse en la cascada de la muerte, o como un monstruo implacable que estrangula y devora a los vivientes. Es la concepción de Goya en el célebre cuadro “El tiempo” que se exhibe en el Museo del Prado de Madrid. Pero el hombre no ha querido resignarse a este correr inexorable. Consciente de que su misión no es someterse pasivamente a la naturaleza, sino dominarla, se ha dado a discurrir diversos expedientes –algunos muy sofisticados– para negar la fatalidad del tiempo.
• Así, en la antigüedad inventó mitos tan fantásticos como el del Árbol de la vida y el de la Fuente de la juventud.
• Hizo intentos por detener el tiempo y conferir a las personas notables, por encima de los años efímeros y del polvo de la tumba, una perdurabilidad tangible. Y la creyó garantizada en las momias y en las estatuas, y en forma más reciente y democrática en los retratos y en las fotografías que aprisionan el momento fugaz. • La Biblia nos habla de patriarcas que tuvieron centenares de
años: antes del diluvio, Adán vivió 930 años; Set, 912; Henos, 905; Quenán, 910; Yéred, 962; Matusalén, 969; etc. (Génesis 5). Los patriarcas posdiluvianos anteriores a Abraham viven entre 600 y 200 años: Sem vive 600; Arfaxad, 438; Selaj, 533; Héber, 464; etc. (Génesis 11). Finalmente, los patriarcas hebreos viven entre 200 y 100 años. La ciencia moderna ha demostrado que jamás existieron hombres tan longevos. Los relatos bíblicos echaron mano de la longevidad para encarecer los privilegios del hombre recién salido de las manos del Creador. Y recíprocamente, diciendo que a medida que la humanidad se alejaba de Dios, la vida se acortaba, ponderando los estragos de la mala conducta. • Un recurso más elaborado estuvo a cargo de los filósofos y de
los teólogos. Los espíritus torturados por el tiempo se sienten liberados de él al insertarlo en un mito. Las concepciones cíclicas, que se encuentran en el acervo cultural de muchos pueblos,
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hacen del tiempo no una línea recta que avanza dejando atrás irremisiblemente todo suceso, sino una espiral, más o menos apretada. De este modo queda abierta la posibilidad de que se vuelva a pasar, si no exactamente por el mismo sitio, sí muy cerca del punto (momento) del pasado.
Podemos mencionar tres ejemplos de estas teorías:
• El mito del dios que muere y resucita de manera indefinida. Muchas religiones de los cinco continentes incluyeron este mito como elemento principal de sus creencias. Se sabe que este mito, poco menos que universal, obedece a la interpretación imaginativa de dos ciclos naturales: el ciclo diario del sol que nace en un extremo del mundo y muere en el otro (oriente, palabra latina, significa “naciente”, y occidente, “muriente”), y el ciclo agrícola anual de la naturaleza que en muchas latitudes se agota y desfallece durante el invierno, y que revive en primavera. Por una
Pasado Presente Futuro
El tiempo lineal
Presente
El tiempo cíclico
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El hombre y el tiempo
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“unión mística” del creyente con los dioses resucitados, se podía esperar una inmortalidad personal.• La filosofía de la metempsicosis o reencarnación enseña que, después de la muerte, el sujeto inicia una nueva vida, y luego otra y otra… Esta concepción, de sobra conocida en el budismo y en otras ideologías orientales, pretende negar el carácter fatal del paso del tiempo. • También las liturgias religiosas operan en el mismo sentido. Muchos ritos pretenden no sólo evocar, sino en cierto modo reactualizar hechos del pasado. Así, para un devoto católico el 25 de diciembre nace el niño Jesús, el Viernes Santo es condenado y crucificado el Maestro y el Domingo de Resurrección vuelve triunfante a la vida. Además en cada misa se renueva “místicamente” la Pasión de Cristo.* El tiempo místico pretende ser una fusión de lo divino y de lo humano. • Otro recurso defensivo ante el tiempo consiste en las concepciones de la historia como una cadena de alternancias y ritmos recurrentes. Ya los antiguos filósofos griegos habían pensado en este orden de ideas. Para Empédocles el mundo estaba constituido por cuatro elementos en constante tensión dialéctica (“estira y afloja” podríamos traducir hoy), y movido por dos fuerzas antitéticas: el amor y el odio. Para Heráclito el devenir de la naturaleza y de la historia era una cadena de síntesis frágiles, resultantes de la pugna de elementos opuestos y que daban paso una y otra vez al triunfo de los unos o de los otros. Heráclito había observado que las realidades más notables del cosmos aparecen en parejas de opuestos: frío, caliente; duro, blando; pesado, liviano; esperanza, desesperación; amor, odio; audacia, miedo; salud, enfermedad; vida, muerte; etcétera.
Por su parte Platón imaginó una eternidad como contrapartida del tiempo; es decir, al lado del tiempo efímero y fugaz de la experiencia humana, puso un tiempo lleno, denso, inalterable, siempre igual a sí mismo: el tiempo de los dioses.
* La palabra místico, de un verbo griego que significa cerrar, indica algo oculto y, por extensión, cualquier cosa o situación enigmática e inexplicable.
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Ya en la época moderna fue el filósofo alemán Friedrich Hegel quien colocó las alternancias o ritmos en el centro del escenario filosófico. Interpretó la historia no como una mera sucesión de fenómenos que estuvieran yuxtapuestos y encadenados, sino como un inmenso y complejísimo campo de fuerzas. La interacción de ellas, predominando en diversos momentos unas u otras (como suele suceder en una batalla o en un partido de futbol), crea una dialéctica cuyas unidades constan de tres fases recurrentes: la tesis, la antítesis y la síntesis. Notamos que la palabra dialéctica es la versión elegante de nuestra expresión popular “estira y afloja”. La doctrina de Hegel se refería al fluir y devenir del espíritu y de las ideas. Ludwig Feuerbach, un pensador alemán, la aplicó a los procesos materiales, convirtiendo una dialéctica idealista en un “materialismo dialéctico”. Y Carlos Marx, a su vez, la aplicó a los procesos sociales, iniciando una “sociología dialéctica”, también de corte materialista.
Para Emmanuel Kant, otro gran filósofo moderno, el tiempo no existe; es una necesidad de la mente humana y reside totalmente en ella. Kant enseña que sin la artificial categoría “tiempo” no puede desarrollarse el pensamiento.
También algunas filosofías orientales postulan dos principios antitéticos y complementarios: el ying y el yang, cuya interacción dialéctica resulta en una historia recurrente.
Finalmente, Albert Einstein y diversos sabios consideran al tiempo como la cuarta dimensión, como una coordenada que, además de las tres tradicionales del espacio (largo, ancho y alto), sirve para situar o ubicar a cada persona u objeto. Es un hecho que sin la coordenada tiempo, cualquier hecho o situación que podamos pensar no queda suficientemente definido.
Se concluye que el tiempo ha inquietado realmente al hombre en muchas formas y desde muchos puntos de vista. No a los animales, porque ellos se limitan a vivir en el presente, careciendo de la triple dimensión de “pasado, presente y futuro”. Sólo el hombre, capaz de concientizarse y reflexionar, y por ende de trascender su propio presente, ha abierto las puertas al dominio del universo, dominando el tiempo y el espacio, y también angustiándose ante la fatalidad del devenir y la seguridad del término en la muerte. No sólo la humanidad sino cada persona, al enfrentar su futuro y pasado, adopta, o bien crea, una filosofía del tiempo.
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El hombre y el tiempo
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PRÁCTICAS
1. Expresar cómo se siente y se ha sentido el paso del tiempo en la esfera somática (tiempo: 20 min). 2. Mencionar teorías filosóficas y científicas y expresiones artísticas acerca del tiempo (tiempo: 30 min). 3. Conversar sobre la propia vivencia del tiempo, como aparece en el cambio de intereses y actividades a través del paso de los años (tiempo: 20 min). 4. Precisar la diferencia entre tiempo del reloj y tiempo psicológico (tiempo: 15 min). 5. Intercambiar puntos de vista sobre la vivencia del tiempo: a) en el hombre; b) en un perro (tiempo: 10 min). 6. Si la cultura y los intereses del grupo lo sugiere,n discutir la tesis que explica la religiosidad del hombre y la no religiosidad de los animales, a partir de la seguridad implicada en la consciencia que tiene el primero del paso del tiempo (tiempo: 15 min). 7. Conversen sobre esta falsa analogía: “Las dos coordenadas de la vida humana son el espacio y el tiempo. Como al espacio sí se puede regresar, se crea fácilmente la ilusión de que también al tiempo podemos volver”.© Editorial El
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Obstáculos y trampas:
enemigos del tiempo
OBJETIVOS
• Los participantes aclararán el concepto de “enemigos del tiempo” y el impacto negativo específico de cada uno de ellos.
• Sabrán distinguir y analizar dos principales categorías: los ene- migos externos y los internos. • Identificarán los más peligrosos enemigos actuales: a) de su tiempo personal; b) del tiempo de la institución en la que trabajan.
VISIBLES Y OCULTOS,
INTERNOS Y EXTERNOS
¿Quién podría asegurar que saca el máximo partido de su tiempo? ¿Qué lo emplea del mejor modo posible para plena realización y para el logro de los más valiosos objetivos? ¿Qué se sirve de él para construir la felicidad propia y la de los seres queridos?© Editorial El
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Existen “ladrones del tiempo” bastante numerosos y tanto más temibles cuanto más ocultos y disimulados. Identificarlos es el camino para acabar con ellos.
Entendemos por “enemigo o desperdiciador del tiempo” cualquier circunstancia que se opone a la consecución de nuestros objetivos, o que simplemente nos aparta de nuestros valores. Existen enemigos visibles y ocultos, externos e internos, controlables y no controlables. Hay enemigos comunes a todo mundo y hay enemigos propios de quienes manejan un número considerable de personas. A estos últimos les dedicaremos una sección del capítulo 8, que trata del tiempo de los jefes y de los ejecutivos.
LOS MÁS FRECUENTES
Algunos enemigos son obvios y fáciles de identificar. Por ejemplo: • La verborrea como estilo de comunicación. • Las repeticiones inútiles. • El lenguaje confuso y ambiguo. • El desorden. • La indecisión. • La manía de pasar mucho tiempo hablando y muy poco pensando. • La manía de pasar demasiado tiempo realizando cosas sin aclarar intenciones, propósitos y objetivos.• La costumbre de adoptar rituales que son meros formulismos muertos y vacíos.
• Confundir lo urgente con lo importante.
Con facilidad caemos en la ilusión de que los enemigos de nuestro tiempo son externos, pero la realidad es que muchos de los más temibles se encuentran en nosotros mismos.
A reserva de volver sobre este punto en el capítulo 8, ofrecemos el siguiente cuadro:
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Obstáculos y trampas:
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Cuadro 5-1. Enemigos del tiempo
Externos Internos
Interrupciones del teléfono No saber decir “no”
Interrupciones por visitas Querer acaparar actividades inesperadas por no saber delegarlas
Urgencias Sobreestimar las propias-
capacidades
Mobiliario incómodo Subestimar las propias - capacidades
Incapacidad de los subalternos Aplazar; dejar las cosas para después
Falta de información adecuada Indisciplina en el cumplimiento de los propios planes
Exceso de reuniones Confusión y desorden en la- propia oficina
Liderazgo deficiente Falta de motivación; - indiferencia
Trámites excesivos (burocracia) Tensión y preocupaciones Ruidos y distractores visuales Obsesión por lo trivial,-
meticulosidad
Sistemas de comunicación Inconstancia, hábito de dejar deficientes tareas inconclusas
Todos estaríamos de acuerdo en que es más fácil identificar los enemigos de la primera columna (externos) que los de la segunda.
Algunos enemigos externos que no son temibles en sí se vuelven peligrosos cuando se combinan con los factores internos.
PRÁCTICAS
1. Identificar sus propios “enemigos del tiempo”. Destacar los cinco principales. Jerarquizar por orden de peligrosidad. Luego comentar en parejas (tiempo: 35 min).
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Externos Internos 1 2 3 4 5 2. Elaborar un cuadro de las soluciones a cada uno de los “enemigos” señalados (tiempo: 25 min). 3. En grupos, identificar los cinco principales “enemigos del tiempo” de la institución (cuando pertenecen a la misma). Analizar. Elaborar un perfil, empleando, si es útil, el siguiente modelo: Nuestros enemigos Según yo Según Pérez Según López Según Ruiz 1 2 3 4 5
Calificar cada renglón con una escala del 1 (poca gravedad) al 5 (máxima gravedad). Comentar luego en grupos de 5 o 6 (tiempo: 50 min). 4. Identificar: a) La propia experiencia más afortunada y exitosa en el manejo de su tiempo. b) La más desafortunada. Analizar los factores y causas. Comentar en pequeños grupos (tiempo: 20 min). 5. Ampliar y completar el cuadro de “enemigos del tiempo” en sus dos partes: los externos y los internos (tiempo: 25 min). 6. Escribir la peor interrupción que cada uno encuentra en su trabajo actual, y tres maneras de combatirla.
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Personalidad y
administración del tiempo
OBJETIVOS
• Los participantes sabrán explicar cómo la administración del tiempo es un tema de madurez psicológica y valores humanos, y no sólo de instructivos técnicos y de estrategias.
• Podrán identificar las relaciones entre la administración del tiempo y la autodisciplina, y también entre el uso del tiempo y la capacidad de tomar decisiones.
• Realizarán un examen objetivo de sus propias escalas de valores, concientizándolos, aclarándolos, reafirmándolos y, si es el caso, modificándolos.
• Sabrán describir sus objetivos vitales y ubicar dentro del contexto de éstos sus objetivos laborales.
EL USO DEL TIEMPO:
REFLEJO DE LA PERSONALIDAD
Toda administración implica la personalidad del administrador, máxime cuando se trata del tiempo, que no es algo externo a la persona.
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Ya lo explicamos: administrar el tiempo es administrar la vida; malgastar el tiempo es malgastar la vida.
La administración del tiempo no puede ser sino un reflejo de la personalidad: “Dime cómo gastas tu tiempo y te diré quién eres”.
Nos hallamos no ante un problema de técnicas sino de actitudes básicas; no de aprendizaje conceptual sino de compromisos vitales; no de recetas sino de reeducación; no de simples estrategias sino de madurez humana; no de adoctrinamiento sino de expresión espontánea, vital y creativa.
TIEMPO Y VALORES HUMANOS
De lo anterior se desprende cómo manejan su tiempo, en formas muy diversas, el individuo materialista, el hedonista, el perfeccionista, el idealista soñador, el bohemio, el burócrata rutinizado, el artista, el científico, el empresario, el religioso contemplativo, el “grillo” político, etcétera. De igual manera, manejamos nuestro tiempo de diversa manera a los 5 años de edad, a los 15, a los 25 y a los 60. Están de por medio los valores de cada individuo: los conscientes y los inconscientes. Ellos nos motivan a obrar y determinar nuestros intereses y nuestros gustos.*
Por ello, si bien es posible hasta cierto punto programar “desde fuera” el tiempo de trabajo de un individuo, no es posible programarle el tiempo vital. Eso sería una burda violación a la intimidad personal.
Cuestión de valores, voluntad, autodisciplina y madurez.
EL HOMBRE SUPERIOR
Y EL HOMBRE MEDIOCRE
¡Cuántas personas que murieron entre los 30 y 40 años de edad recorrieron largos caminos y pasaron a la historia como grandes figuras del arte, la ciencia y la política! ¡Y cuántos otros, viviendo hasta los 75 y 80 años, no lograron dejar una pequeña estela luminosa.
* El tema de los valores inconscientes es muy amplio y no podemos profundizarlo aquí. Por ello remitimos al lector al libro Clarificación de
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Personalidad y administración. . .
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Uno de los distintivos inconfundibles del hombre superior es que sabe siempre hacia dónde va.Gerry Achenbch, director de la cadena de supermercados Piggly Wiggly Southern lo expresa con claridad: “Quien elige vivir una vida plena, debe comprender la importancia del tiempo y de la autodisciplina. Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite al gerente disfrutar de su trabajo y su descanso. La autodisciplina significa fuerza de voluntad para hacer las cosas que deben hacerse antes que las que queremos hacer porque no son más fáciles o agradables. Enfrentándonos a los asuntos en vez de posponerlos, tendremos más tiempo para hacer las cosas. Puesto que es nuestro tiempo lo que estamos gastando, somos nosotros quienes debemos dominarlo, y no dejar que él nos domine. Y nadie podrá dominar su tiempo mientras no esté primero dispuesto a dominarse a sí mismo”. El reverso de la medalla lo tenemos en la persona indecisa, pasiva, confusa, manipulada, poco concientizada y extraña a sí misma. Dicha persona camina a tientas y dando tumbos, o bien, se detiene perpleja ante las frecuentes encrucijadas del camino.
Conviene recordar el significado original de decidir, decisión. Son palabras afines a in-cidir, in-cisión, circun-cidar, circun-cisión, pre-cisión, pre-ciso, con-cisión, con-ciso. Decídere, en latín, significa cortar por lo sano. Y esto es lo que sucede en las elecciones: se corta, porque quien decide deja algo, renuncia y se autolimita.
El uso de nuestro tiempo es resultado de miles de pequeñas y grandes elecciones cada día, cada hora y aun cada minuto.
Luis XIV, el “Rey Sol”, decía: “la decisión supone espíritu de señor”. Esto significa que se requiere fuerza de voluntad para involucrarse en actividades valiosas y para mantenerse en pie tras los fracasos, vencer los temores, resistir a lo fácil que tenemos enfrente y renunciar a la satisfacción inmediata a favor de la utilidad remota.
En la contraportada del libro de Lakein, How to get control of your time and your life (Cómo obtener el control de su vida y su tiempo), los editores ponderan los méritos de la obra. Presentan tres frases en grandes caracteres rojos; la que nos interesa reza así: How to build your willpower (Cómo construir su fuerza de voluntad). Es significativa esta traducción del uso del tiempo en términos de fuerza de voluntad. Una de las expresiones más características de la personalidad es el uso del tiempo libre, un tema que va adquiriendo enorme trascendencia y que trataremos en el capítulo 11.
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PRÁCTICAS
1. Analizar rasgos de la propia personalidad a partir de cómo se administra el tiempo es un buen ejercicio de instrospección, diagnóstico y análisis psicológico. Comentar en parejas (tiempo: 25 min).
2. Señalar qué aspectos de la programación y manejo del propio tiempo son verdaderamente personales y libres de toda imposición desde fuera (tiempo: 15 min).
3. Elaborar durante cuatro minutos una “Declaración de mis pro- pósitos vitales”, indicando lo que más se anhela conseguir en la vida y participándolo al grupo (tiempo: 45 min).
4. Platicar sobre el propio método de toma de decisiones. Ayudarse mutuamente a evaluarlo y, si es el caso, a rectificarlo (tiempo: 20 min).
5. Marcar en la “pizza” del tiempo el tiempo laboral y el tiempo vital. Decidir sí se está conforme con la proporción que guardan entre sí. Discutir la situación ideal en que el tiempo laboral fuera también tiempo vital, en el sentido explicado (tiempo: 20 min). 6. Tomar una hoja de papel tamaño carta. Dejar un margen a la
izquierda, escribir en 20 renglones “las 20 cosas que más me gustan, o me gustaría, hacer”. Luego jerarquizar, numerando en el margen del 1 al 20, por orden de importancia. Comentar en grupos, ayudándose mutuamente a deducir y aclarar sus valores y, a partir de ellos, a mejorar el uso del propio tiempo (tiempo: 45 min). 7. Preparar y pronunciar un minidiscurso (de dos minutos) sobre el tema: “Cómo influye mi escala de valores en la administración de mi tiempo” (tiempo: 35 min).
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Programación
y rendimiento del tiempo
OBJETIVOS
• Los participantes sabrán señalar la íntima relación entre el rendimiento del tiempo y la programación de las actividades. • Repasarán –o aprenderán– las cuatro fases del proceso admi-
nistrativo requeridas como condición sine qua non por el manejo eficaz del tiempo.
• Examinarán sus propias conductas frente a cada uno de los principios básicos de la buena administración del tiempo.
• Aprenderán la práctica del “Registro de tiempo diario” y se motivarán a emplearla
EL TIEMPO
Y EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Siempre que me encuentro ante la tarea de desarrollar un tema académico por primera vez ante un público, me gusta pedir la opinión de amigos competentes en la respectiva materia. Tengo la experiencia de que formular preguntas en forma directa a tales personas permite obtener con facilidad material interesante y valioso. La primera vez que me tocó dar un seminario de administración del tiempo quise conocer el
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punto de vista de una persona que admiro por su eficiencia y capacidad de disfrutar la vida. Mi amigo jamás ha estudiado el tema. Su respuesta a mi pregunta de cómo mejorar el tiempo –respuesta inmediata, segura, directa, categórica– consistió en tres palabras: “Lo primero, planear”. En efecto, la mayor parte de las actividades de la vida moderna son complejas, sufriendo la interacción de muy diversos factores. Pretender que converjan en forma espontánea hacia nuestros objetivos y bienestar es tanto como pretender que arrojando al azar mil tipos de imprenta resulte una página de poesía limpiamente redactada. Todos somos administradores, en el sentido de que a todos nos toca manejar recursos heterogéneos y situaciones que nos abren camino hacia el logro de nuestros objetivos. La administración es un proceso que pasa a través de por lo menos cuatro fases: Control 4 2 Organización Planeación 1 3 Operación
CONTROLAR O DEJARSE MANEJAR
Lo contrario a la planeación es el mexicanísimo “hacerse bolas”, el “ahí se va” o el “a ver qué sale”.
En la vida tomada en su conjunto, y en sus diversas etapas y escenas, se nos presentan dos alternativas muy diferentes: a) determinar nuestro camino y b) ser juguetes de las circunstancias.
Si es absurdo gastar nuestro tiempo en constantes reacciones y acomodaciones a los planes de otros, entonces la alternativa b) es insensata.
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Programación y rendimiento del. . .
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PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN
DEL TIEMPO
Principios generales: teóricos• El tiempo es un acuerdo noble y justo que se distribuye equi-tativamente a pobres y ricos, a débiles y poderosos, a jóvenes y ancianos. Todo mundo dispone de todo el tiempo que hay, ni más ni menos. • Nuestro tiempo es un campo muy expuesto a engaños y a ilusiones. La mayoría de las personas no sabemos de manera exacta cómo lo estamos administrando.
• La mayor parte de los problemas y de las pérdidas de tiempo surgen de actuar sin pensar. El buen uso del tiempo exige planear igualmente nuestro futuro mediato (objetivos a largo plazo) y nuestro futuro inmediato (objetivos a mediano y corto plazo). • Las tareas que cualquier persona afronta no tienen la misma
importancia. El tiempo disponible les debe ser asignado en orden de prioridades.
• Como nadie tiene el control absoluto de todas las circunstancias y factores, toda programación del tiempo personal deber ser flexible para poder adaptarse a los imprevistos.
• En muchas ocasiones se crea una tensión entre lo urgente y lo importante (lo urgente es lo que exige atención inmediata). La tiranía de lo urgente hace postergar los objetivos más importantes a largo plazo, olvidar las prioridades y responder en exceso a los problemas como si todos fueran crisis. • El uso del tiempo es óptimo cuando se logran los máximos bene- ficios con un mínimo de esfuerzo. • Hay problemas que tienden a solucionarse por sí solos. El saber identificarlos y dejarlos de lado redunda en un ahorro de tiempo y de energía (principio del descuido calculado). • El hábito de posponer decisiones y acciones es un modo común de perder no sólo el tiempo, sino muchas oportunidades valiosas de todo género. • Es frecuente que actividades que rinden poco consuman mucho tiempo de las personas y de las organizaciones (alrededor de
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80%), y que actividades que rinden mucho consuman poco tiempo (alrededor de 20%). Este principio es conocido como “la regla de 80/20”.
Principios prácticos: aplicados
• Para quien sinceramente se propone mejorar la administración de su propio tiempo, el primer paso consistirá en averiguar cómo lo está empleando (análisis del tiempo).
• Anticipar y prevenir es mejor que remediar. Casi todo toma más tiempo del que originalmente se piensa. Si se prevé lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la capacidad de mantenerse dueños de la situación.
• Los plazos definidos fuerzan en forma adecuada la acción. El imponerse a sí mismo fechas límite facilita la autodisciplina y la toma de decisiones, y de este modo favorece la eficiencia.
• Tener los propios objetivos vitales por escrito y revisarlos periódicamente (por ejemplo, una vez al mes, o al menos cada seis meses) parece ser la mejor garantía de no perder la orientación y de no malgastar tiempo y energías en cosas secundarias.
• Agrupar tareas similares formando bloques evita confusiones, elimina repeticiones y economiza tiempo y esfuerzos.
• Siendo las interrupciones enemigos crónicos del tiempo, conviene diseñar tales programas y controles que, por su propio peso, reduzcan dichas interrupciones.
• Algo útil para lograr una estructura consiste en dividir los propios objetivos en:
– Objetivos de mantenimiento: actividades de alimentación, ejercicio, recreo, terapias…
– Objetivos de crecimiento: fortalecerse física y mentalmente, aprender (leer, tomar cursos), ocupar determinados cargos… – Objetivos de innovación: nuevos métodos, nuevos campos de
acción, nuevas relaciones sociales, productos más creativos… • Los conflictos entre objetivos se resuelven estableciendo y deci-
