CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS

(1)

FT-CTC-06//REV.00

Elaboró

______________________

L.C. Ariana Rodríguez San Juan

Responsable de Seguimiento de Proyectos

Revisó

_______________________ M.C. Pedro Arriero Casillas

Director de la Unidad de Desarrollo Institucional

Aprobó

______________________ C.P. Juan López Salazar

Rector

Control de emisión

CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS NIVEL DE

REVISIÓN

SECCIÓN

Y/O PÁGINA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA

FECHA DE MODIFICACIÓN

01

Pág. 3 Sección 1 Pág.3 Sección 2 Pág.3 Sección3.1 Pág.4 Sección3.2 Pág. 5 Sección 5 Pág. 5 Sección 6.4 Pág. 6 Sección 6.5, 6.6 y 6. 7. Pág. 7 Sección 7.1

Se amplió el propósito con el fin de incorporar el Informe Programático.

Se amplió el alcance, se incorpora al Responsable del Área de Fondos Específicos de la Dirección de Finanzas y al Órgano Interno de Control.

Se agrego las siglas de IES y DSU. Se agregaron tres Definiciones:

 Informe Programático.

 Auxiliar Analítico de los Proyectos.

 Reglas de Operación.

Dentro de Responsabilidades se agrego al Órgano Interno de Control.

Se modifico la redacción de la política 6.4.

Se agregaron tres políticas, con el fin de respaldar el Informe Programático.

Se agregó en el Diagrama Funcional ocho Operaciones Básicas:

1. Recepción de Informe Financiero. 2. Elaboración de Informe Programático. 3. Revisión del Informe Programático. 4. Tiene observaciones.

5. Envío del Informe Programático para su verificación, firma y elaboración de Dictamen.

6. Recepción de Dictamen e Informe Programático firmado. 7. Solicitud de firmas.

8. Envío de Informe Programático.

(2)

REVISIÓN

SECCIÓN Y/O

PÁGINA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA

01

Pág. 10

Sección 7.2

Se agregó ocho operaciones debido a que se incorporo el

Informe Programático. _12.02.10

02

Pág. 4 Sección 3.2

Se eliminaron las definiciones del informe programático e Informe Financiero.

16.01.13 Pág. 5

Sección 5

Se eliminó la responsabilidad 5.4 debido que no contribuye al desarrollo del procedimiento.

Pág. 5 Sección 6

Se eliminaron las políticas 6.5, 6.6 y 6.7.

Se eliminaron las operaciones básicas del número 6 al 12 del diagrama funcional.

Se eliminaron las operaciones del número 6 al 12 del apartado de Descripción.

(3)

REVISIÓN

SECCIÓN Y/O

PÁGINA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA

03

Pág. 1 Sección Encabezado

Se cambió el nombre del procedimiento

28.09.14 Pág. 4 Sección 2 Se modificó el Alcance. Pág. 4 Sección 3.1

Se agregó una sigla (PROFOCIE).

Se agregó la definición de Proyectos Federales.

Pág. 5 Sección 4

Se modificó el nombre de un documento en el apartado de referencias.

Pág. 6 Sección 5

Se modificó las responsabilidades número 5.1 y 5.2

Pág. 6 Sección 6. Se elimina la política 6.1. Pág. 5 Sección 6.

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1. Propósito

Dar seguimiento a los proyectos apoyados con recursos extraordinarios, verificando el cumplimiento de objetivos y metas.

2. Alcance

Aplica a la UDI, a los Responsables de Proyectos con recursos de Proyectos Federales; así como al Responsable del Área de Fondos Específicos de la Dirección de Finanzas.

3. Glosario 3.1 Siglas

AP.- Autorización Presupuestal.

DGESU.- Dirección General de Educación Superior Universitaria.

DF.- Dirección de Finanzas

DRM.- Dirección de Recursos Materiales.

DSU.- Dirección de Subsidio a Universidades.

FOMES.- Fondo para la Modernización de la Educación Superior.

IES.- Institución de Educación Superior.

PIFI.- Programa Integral de Fortalecimiento Institucional.

SEP.- Secretaría de Educación Pública.

SES.- Subsecretaría de Educación Superior.

SFA.- Secretaría de Finanzas y Administración.

UAN.- Universidad Autónoma de Nayarit.

UDI.- Unidad de Desarrollo Institucional.

PROFOCIE: Programa de Fortalecimiento de la Calidad en Instituciones Educativas.

3.2 Definiciones

Anexo “A”: Documento que la DGESU envía anexo al convenio donde especifica los proyectos aprobados por clave, nombre, monto y objetivos de cada uno de ellos.

Anexo “A” de Reprogramación: Documento anexo al Oficio de Liberación donde especifica la descripción de los proyectos, desglosando los montos por rubros.

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Autorización Presupuestal: Documento emitido por la UDI donde se informa que el proyecto cuenta con el techo presupuestal y se autoriza efectuar la adquisición de Bienes y/o Servicio.

Auxiliar Analítico de los Proyectos: Es el reporte cuantitativo de ejecución de los recursos (por proyecto).

Convenio: Documento que regula las condiciones y compromisos adquiridos por la UAN y la SEP.

Oficio de Liberación: Oficio emitido por la DGESU donde autoriza el ejercicio de los proyectos descritos en el Anexo “A”.

Proyectos Federales: Recursos Financieros Federales, etiquetados para la operación de un proyecto específico. Por ejemplo PIFI y PROFOCIES.

Reglas de Operación: Documento normativo que rige los compromisos contraídos entre las IES y la SEP.

4. Referencias

Código (cuando aplique) Nombre del documento

NA Norma Mexicana ISO 9001.

MC-CTC-01 Manual de Calidad.

Estatuto de Gobierno de la Universidad Autónoma de Nayarit en el

artículo 77 (Numeral III).

NA Reglas de Operación del FOMES.

NA Convenios de colaboración y apoyo en el marco de los Proyectos

Federales. NA

Reglamento de planeación de la Universidad autónoma de Nayarit,

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5. Responsabilidades

5.1 Director de la UDI: Coordinar el seguimiento de los proyectos, autorizando la aplicación del gasto conforme lo marca las reglas de Operación de los Proyectos Federales; así como los compromisos adquiridos en los convenios de colaboración y apoyo en el marco de dichos proyectos.

5.2 Responsable de Seguimiento de Proyectos: Responsable de dar seguimiento a los proyectos verificando que el gasto sea aplicado en los rubros que corresponden, capturar información en el Sistema en el Modulo de Seguimiento Académico.

5.3 Responsable de Proyecto: Solicitar los recursos de acuerdo a las políticas establecidas en el presente procedimiento, acudir a firmar documento.

6. Políticas

6.1 La solicitud de autorización presupuestal debe ser de acuerdo a lo estipulado en las metas académicas del proyecto, respetando el recurso asignado y la clasificación de los rubros aprobados en el mismo.

6.2 La requisición debe ser acompañado de oficio firmado por el responsable del proyecto que especifique clave, nombre, objetivo y meta del proyecto.

6.3 La solicitud de servicios (viáticos y capacitación) debe hacerse llegar a la UDI con anticipación al evento y/o comprobación de gastos por medio de facturas para su rembolso.

(7)

7. Acciones

(8)

7.2 Descripción

No. Operación Quién hace qué

Con quién o con qué

Cuándo y

dónde Cómo Registro

1 Recepción de solicitud de Autorización Presupuestal Responsable de Seguimiento de Proyectos Personalmente Cuando se solicita. En la UDI. Recibiendo solicitud de parte de los responsables de proyecto Sellando y firmando la solicitud. 2 Revisión de la solicitud Responsable de Seguimiento de Proyectos Director de la UDI Cuando se recibe la solicitud En la UDI. Revisando que la solicitud cumpla con los requerimientos establecidos en la política 6.1 de este procedimiento y comparándolo con el Auxiliar Analítico de los Proyectos del Área de Fondos Específicos de la DF. 2.1 Manejo de la solicitud Responsable de Proyecto Personalmente Cuando no cumpla con los requerimientos Regresando la solicitud al Responsable de Proyecto para su corrección y/o justificación, solicitud de transferencia de recursos. 3 Clasificación de solicitud Responsable de Seguimiento de Proyectos

Personalmente Una vez revisada. En la UDI. Analizando la solicitud, clasificando según el rubro.

(9)

Cuándo y

4 Autorización Presupuestal Responsable de Seguimiento de Proyectos Director de la UDI Una vez revisada y clasificada. En la UDI. Llenando el Formato de Autorización Presupuestal, Asignándole, número consecutivo, y realizando oficio para su envío, una vez firmado por el director de la UDI. Sellado con la leyenda de “Representación Institucional P.I.F.I.” FT-PI-10 5 Envío de Autorización Presupuestal Director de la UDI Responsable de Seguimiento de Proyectos Una vez elaborada la Autorización Presupuestal. En la UDI Enviando mediante oficio la AP a la DRM. si se refiere a bienes. Anexando requisición original y copia del oficio de solicitud del responsable de proyecto. Enviando mediante oficio la AP a la SFA, si es servicio de capacitación y viáticos. Anexando copia de oficio de solicitud del responsable de proyecto o en su caso facturas para su reembolso.

(10)

Cuándo y

Elaborando trimestralmente el Control de Autorización Presupuestal, Con las autorizaciones presupuestales liberadas FT-PI-11

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8. Documentos Generados (control de registros)

Código de registro o identificación

única

Nombre del registro Tiempo de conservación Disposición de los registros Responsable de conservarlo Lugar de almacén FT-PI-10 Autorización Presupuestal 5 años Caja de archivo muerto Responsable de Seguimiento de Proyectos Archivero del Área de Seguimiento de proyectos FT-PI-11 Control de Autorización Presupuestal

5 años Caja de archivo muerto Responsable de Seguimiento de Proyectos Archivero del Área de Seguimiento de proyectos 9. Monitoreo y medición No. Secuencia

Descripción de la actividad del

seguimiento o medición Periodicidad Nombre del registro Código

5

Elaborar un reporte con la finalidad de dar seguimiento al cumplimiento de las metas del proyecto y aplicación del gasto.

Trimestral Control de Autorización

Presupuestal FT-PI-11

10. Anexos

Código (cuando aplique)

Nombre FT-PI-10 Autorización Presupuestal

FT-PI-11 Control de Autorización Presupuestal

N/A Anexo “A” (Proyectos autorizados con sus montos) N/A Anexo “A” de Reprogramación

N/A Informe Financiero (DF) N/A Reglas de Operación FOMES