D I R E C T I V A
GG. OAF N° 017 – 2005 - 07.00
TITULO: INFORMACION BASICA QUE DEBERAN PRESENTAR A LA OFICINA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS PARA EL CIERRE CONTABLE Y PRESUPUESTAL-EJERCICIO 2005APROBADO POR:
GERENCIA GENERAL FECHA DE APROBACION 30.11.2005
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REEMPLAZA A:DIRECTIVA. GG. OAF N° 023- 2004-07.00 FECHA DE PUBLICACIÓN 30.11.2005
1. OBJETIVO
Uniformizar la presentación de la información contable, para la elaboración de los Estados Financieros y Presupuestarios –Ejercicio 2005 del SENCICO y su posterior integración en la Cuenta General de la República.
2. FINALIDAD
2.1Señalar la Información Básica que deben proporcionar las Dependencias de Sede Central y Gerencias Zonales del SENCICO
.
2.2Establecer el Cronograma de presentación de la Documentación Básica Financiera Contable y Presupuestaria a fin que el Servicio Nacional de Normalización, Capacitación e Investigación para la Industria de la Construcción; cumpla con presentar en los plazos establecidos la Información Contable para la Cuenta General de la República-Ejercicio 2005.
3. ALCANCE
Están comprendidas y obligadas al cumplimiento de la presente Directiva las Dependencias de Sede Central, Gerencias Zonales y todo Ejecutor que tiene la Responsabilidad del Manejo de los Recursos Financieros del SENClCO, y/o Administradores de Recursos provenientes de los Convenios por encargo y de Gestión.
4. BASE LEGAL
• Ley Nº28427 Ley del Presupuesto del Sector Publico para el año Fiscal 2005.
• Ley Nº28425 Ley de Racionalización de Gastos Públicos.
• Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Publico aprobado por Ley Nº 28411
• Normas de Control Interno para el Sector Publico aprobado por Resolución de Contraloría Nº072-98-CG.
• Resolución de Contaduría Nº166-2003-EF/93.01, Aprueba Directiva referida a la preparación y Presentación de la información presupuestaria, Financiera, Económica y de Metas de Inversión por las Entidades Empresariales del Estado para la cuenta General de la Republica.
• Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Publico, aprobada por Ley Nº28112.
5. INFORMACION PARA EL CIERRE CONTABLE
La Oficina de Administración y Finanzas, como responsable de la presentación de la información Financiera y Presupuestaría a la Presidencia del Consejo Directivo Nacional del Servicio Nacional de Normalización, Capacitación e Investigación para la Industria de la
Construcción-SENCICO, así como a los Organismos Públicos Rectores de los Sistemas Administrativos ;
requiere que las Dependencias y Gerencias Zonales y todo aquel que este vinculado a la Gestión Financiera, cumplan con el cronograma establecido para la presentación de la Información Contable Ejercicio 2005.
NIVEL CENTRAL INFORMACION REQUERIDA
DEPARTAMENTO DE TESORERIA Deberá presentar documentación e información referido a
los Ingresos por toda fuente del SENCICO, así como por los Gastos atendidos, Así como de los Ingresos y Egresos de los Convenios por encargos, en la siguiente forma:
INFORMACIÓN FECHA DE
PRESENTACIÓN
• Arqueo de Valores al 31-12-05... 03.01.2006
• Liquidación y Arqueo de Caja (Fondo Fijo para Caja Chica 12.2005)... 30.12.2005
• Información de Cuentas Pendientes de Cobro al 31-12-2005 (adjuntar relación de
Comprobantes de Pago precisando su fecha de Vencimiento del crédito.) 03.01.2006
• Relación de Fondos y Valores en moneda extranjera Colocados en el Sistema
Financiero Nacional al 31-12-2005... 03.01.2006
• Registro de Ventas al 31-12-2005... 03-01-2006
• Libro Caja Conciliada vs. Dpto. de Contabilidad al 2005...05.01.2006
• Libro Bancos /Conciliaciones Bancarias –VS Dpto. de Contab. al 31.12.2005 05.01.2006
• Documentos de Ingresos y Egresos correlativos (Recibos/ Ingreso, Comprobante
de Pagos, Notas de Contabilidad) etc. ... 03.01.2006
• Información de Compromisos Pendientes de Pago año 2005
(Relación detallada incluye Contratos de Seguros y Otros………. 30.12.2005
• Reporte de Captación de Ingresos por partidas especificas
(Incluido Zonales) ... 05.01.2006
• Captación de Ingresos en Caja Central (Cobranzas) hasta el 30.12.2005
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE APORTES (Deberá presentar la información)
• Captación de lo efectivamente percibido Mensual por Aportes de Empresas Constructoras al 30.12.2005... 05.01.2006
DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO (Deberá presentar la siguiente información)
• Relación Mensualizada de O/C emitidas y atendidas
al 31-12.2005…... 30.12.2005
• Rebajas y/o anulaciones de Ordenes de Compra al 31-12-05... 30.12.2005
• Movimiento de Entrada y Salida de Bienes del Almacén al
31.12.2005... 03.01.2006
• Inventario del Almacén Valorizado (Almacén Central, con el Análisis
De Sobrantes y Faltantes al 31.12.2005 ... 15.01.2006
• Inventario Físico de Existencias valorizado de las Oficinas Zonales revisado y
validado por el Departamento de Abastecimiento y Control Patrimonial... 15.01.2006
• Inventario Físico de los Bienes del Activo Fijo Valorizado, ajustado por
Inflación al 31.12.2005... 15.01.2006
• Inventario Físico de los Bienes No Despreciables y Controlables en cuenta de
Orden al 31.12.2005 ... 15.01.2006
• Cálculo de Depreciación de Activo Fijo al 31.12.2005... 15.01.2006
• Inventario de los Edificios y Terrenos (Autovaluó 200)... 15.01.2006
• Inventario Físico y Valorizado de los Bienes Culturales y Biblioteca
Al 31.12.2005... 15.01.2006
• Relación de Bienes dados de Alta y Baja respectivamente en el Periodo 2005 15.01.2006
• Relación especificada de las Ordenes de Servicio emitidas y atendidas hasta
31-12.2005... 30.12.2005.
• Relación de contratos cuya fecha de vencimiento sea posterior al 31-12-2005
en la cual el SENCICO mantenga una obligación de pago. 20-12-2005
• La Oficina de Abastecimientos deberá disponer de la Evaluación de los Compromisos Pendientes al 31-12-2005 (Previo listado), debidamente justificado, Luz Agua Teléfono, sustentado con O/C, O/S u Otros, documentos sustentatorios, que enviarán al Dpto. de Contabilidad para su Compromiso. considerando que el Cierre Presupuestario y Contable será indefectiblemente el día 20.12.2005.
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS (Deberá presentar hasta el 04.01.2006)
• Cálculo de CTS, Noviembre-Diciembre 2005 D.L. Nº 728
• Relación de Subsidios por recuperar (reembolso) al 31-12-2005.
• Información del calculo actuarial referente a servidores de la Ley Nº19990 y 20530 al 31-12-2005 en relación al reconocimiento y registros contables de las obligaciones previsionales a cargo del Estado.
• Cuadro de Provisiones de saldos y Devengados de Vacaciones truncas o provisional al 31-12-2005, tanto del personal del Decreto Legislativo Nº 728 y 276.
OFICINA DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO (Plazo establecido por el MEF)
• Programación del Presupuesto de Ingresos (PP-1)
• Programación del Presupuesto de Gastos (PP-2)
• Estado de Ejecución Presupuestaria de Ingresos y Gastos (EP-1)
• Estado de Fuentes y Usos de Fondos (EP-2)
• Clasificación funcional del Gasto (EP-3)
• Distribución del Gasto por Ubicación Geográfica (EP-4)
Anexo Nº 1 - Programación y Ejecución de Gastos de Capital por Fuentes de Financiamiento. Anexo Nº 1A –Evaluación de Metas Físicas por Principales Proyectos de Inversión
GERENCIAS ZONALES (Deberán presentar lo siguiente)
INFORMACIÓN FECHA DE
PRESENTACION
• La atención de Transferencias se atenderá hasta el ………... 15-12-2005
• Libro Caja Bancos al 31-12-2005... 03.01.2006
• Ecuación Probatoria de Saldos Otorgado vs. Rendido)... 03. 01.2006
• Rendición Documentada del mes de Diciembre, acompañada de la Documentación sustentatoria de Ingresos y Egresos (Recibos de Ingreso y Comprobantes de Pago)
Primera quincena... 15.12.2005 Segunda Rendición... 20.12.2005
• Relación detallada y copia de toda documentación que afecte al presupuesto
Institucional 2005 y que se encuentre pendiente de Cancelación... 20.12.2005
• Relación de contratos cuyo vencimiento sea posterior al ejercicio 2005 20.12.2005 del cual el SENCICO mantenga una obligación de pago.
• Conciliaciones Bancarias al 31.12.2005 (SENCICO Y CONVENIOS)... 03.01.2005
• Arqueo del Fondo Fijo para Caja Chica a 12.2004... 03-01-2005
• Registro de Ventas y Compras al 31-12-2005...03.01.2005
• Registro COA al 31-12-2005... 03.01.2005
• Registro de retención del IGV. (6%)... 03-01-2005
• Trasmisión de Informac.de Vía correo, de Ejec.Ingresos y Gastos al 31-12-2005
Primera quincena... 16.12.2005 Segunda Rendición... 20.12.2005 La Información también deberá efectuarse transmisión de manera documentada a la Oficina de Contabilidad de esta Sede Central
• Relación de Facturas pendientes por cobrar al 31.12.2005
Mencionando su fecha de vencimiento del Crédito Otorgado si así fuere ... 03.01.2006
• Inventario de Stock de Almacenes valorizado al 31.12.2005... 06.01.2005
• Inventario Físico de los Bienes Patrimoniales, indicando el estado de
Conservación hasta el 31-12-2005... 06.01.2005
• Devolución de saldos transferencias no utilizados... 20.12.2005 (Con deposito a la Cta. Cte. Del Banco de la Nación de Sede Central)
5.- CUMPLIMIENTO DE LOS PLAZOS ESTABLECIDOS
Es preciso señalar que, es responsabilidad directa de los Ejecutores y de todos aquellos Funcionarios y/o trabajadores mencionados en el Numeral (02) de la presente Directiva, dar estricto cumplimiento a los Plazos establecidos, considerando que serán pasibles de Sanción Administrativa en caso de incumplimiento por cuanto compromete la Imagen Institucional ante los entes rectores de los Sistemas Administrativos, considerando que la recepción oportuna de la información detallada, permitirá que el Dpto. de Contabilidad cumpla con elaborar los Estados Financieros de manera eficiente y confiable, en los Plazos establecidos por Ley, para proceder luego a su aprobación por el Consejo Directivo Nacional, y posterior presentación a la Contaduría Pública de la Nación.
6.- DISPOSICIONES VARIAS (SEDE CENTRAL Y/O ZONALES)
a. Los Recibos Provisionales, las Liquidaciones de las Planillas de Viáticos, los Anticipos y en general toda documentación sujeta a rendición deberá estar resuelta hasta el 20 de Diciembre del 2005.
b. Los Gerentes Zonales, dispondrán la Evaluación de los Compromisos Pendientes al 31-12-2005 (Previo listado), debidamente justificado, Luz Agua Teléfono, sustentado con O/C, O/S u Otros, documentos sustentatorios, que enviarán al Dpto. de Contabilidad para su Compromiso, debiendo considerarlo dentro de su transferencia a solicitar, antes de efectuar el deposito por devolución de saldos de trasferencias no utilizados en la Cta. Operativa de la Sede Central, BANCO DE LA NACION CTA.CTE. Nº0000-0304840-SENCICO. el mismo que se deberá devolver a más tardar el 20.12.2005 “Todas las Dependencias del SENCICO, deberán prever la atención de la afectación de sus compromisos con el
presupuesto 2005” considerando que el Cierre Presupuestario y Contable será
indefectiblemente el día 20.12.2005, no habrá lugar a regularizaciones de compromisos presupuéstales ni de registros Contables posteriores a esta fecha, por lo cual se solicita se sirvan tomar las previsiones del caso a fin de no dejar sin Afectación Presupuestal a los Compromisos que hayan contraído.
c. Todos los Ejecutores Centrales o Zonales, que tengan anticipos y vales pendientes por liquidar deberán presentar la rendición de cuenta del anticipo o vale, solo hasta el día 20.12.2005 a la Oficina de Administración y Finanzas o Administración de Zonales, según corresponda con copia al Dpto. de Contabilidad, a fin de proceder a la liquidación contable correspondiente. Después de estas fechas se procederá a determinar los Saldos Pendientes por rendir y se coordinará para ser descontado de los haberes u honorarios, según lo que corresponda.
d. Todos los puntos de emisión, deberán determinar las Cuentas por Cobrar, consignando la fecha de emisión (Facturas), a fin de poder efectuar la Conciliación de Saldos que permitan conciliar con las cifras del Balance General.
e. La Oficina de Administración y Finanzas, dispondrá la correcta aplicación de las Directivas y Resoluciones del Sistema de Contabilidad en el marco del modelo de Entidad con Tratamiento Empresarial.
f. Asimismo, los Convenios por Encargos, cuyo presupuesto tenga fuente de financiamiento Recursos Ordinarios, deberán cerrar su Ejecución Presupuestal, en razón de tener una Cta. Cte. de Reversiónautomática al 31.12.05, por lo que se deberán prever la afectación y pago de todos los compromisos dentro del presente ejercicio, efectuando el giró de cheque hasta la primera semana del siguiente año, con indicación a los proveedores que el pago de los mismos lo hará el Banco de Nación solo hasta el 30.01.06
g. De otro lado se debe señalar que todos los Compromisos por Servicios No Personales que sean devengados durante el mes de Diciembre tanto en SEDE CENTRAL COMO EN LAS
OFICINAS ZONALES, serán necesariamente Girados y pagados hasta antes del 31-12-2005, teniendo en consideración que deberá preverse las Obligaciones tributarias por concepto de Impuesto a la Renta, que como agente de retención le corresponde al SENCICO, asimismo evitar el vencimiento de las Constancia de Retención., para ello la Oficina de Tesorería de sede central recibirá documentos devengados solo hasta el 26-12-2005
7. RESPONSABILIDADES
Los Gerentes de la Sede Central, Zonales y Ejecutores, son responsables, en los aspectos que les compete, del cumplimiento de lo establecido en la presente Directiva resaltando la necesidad de desarrollar siempre un trabajo integral coordinado entre la Sede Central las Oficinas Zonales y los Ejecutores.
En el caso de encontrar alguna dificultad, las Oficinas Zonales se comunicarán por la vía más rápida con la Oficina de Administración y Finanzas y/o el Dpto. de Contabilidad, quienes resolverán de inmediato los asuntos de su competencia.
Regístrese, Comuníquese y Cúmplase.
--- ARQ. LUIS SOLARI LAZARTE Gerente General del SENCICO
