Ejercicio y Comprobación
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DOCUMENTOS
REGISTROS
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
COORDINACIÓN DE FINANZAS
UNIDADES RESPONSABLES DE GASTO
N/A Reposición N/A
Realiza petición de
recursos a Dirección
de Finanzas
Las Unidad Responsable de Gasto (URE) recibe los proyectos
aprobados del proceso de Programación y Presupuestación
Póliza de cheque N/A
¿Aprueba
documentos?
La URE procede a comprobar conforme a tipo de solicitud
Revisa
N/A
Pólizas que integran las comprobación por tipo de
solicitud
La CF revisa y verifica que la comprobación cumpla con los
requisitos establecidos.
Recaba
documentos y
envía a CF
N/A N/AEnvía
comprobaciones a DF
N/ALa CF recibe expediente original y revisa de nuevo.
La CF envía respaldo de pagos en sistema AFIN a la URE, así
como los documentos comprobatorios.
N/A Global Comprobación cotejada
Proyectos
(Ordinarios, Extraordinarios, Especiales)Si NO se aprueban los documentos, estos son regresados a la
URE para su adecuación.
Si son aprobados...
Expediente completo Recibo N/A Documentos comprobatorios FIN N/ARegistra proyectos en
SGF
Proyectos impreso desde pagina P3E Compra N/A No
Verificar tipo de
recurso
N/ALa URE solicita recursos registrando e insertando facturas xml
y/o pdf en sistema AFIN, esperando aprobación.
Si todo esta debidamente cotejado la CF envía la
comprobación a la Dirección de Finanzas.
Proyectos aprobados
N/A
Pólizas que integran las comprobación por tipo
de solicitud
Manual de usuario del módulo para la gestión, ejercicio y comprobación de recursos financieros N/A
Solicita recurso
en AFIN
Recibe Recursos y
elabora
transferencia
bancaria
La URE recaba documentos comprobatorios, conforme a su
tipo de solicitud y envía a la CF para su revisión.
La URE verifica de que tipo hará la solicitud de recursos
Compra (materiales)
Recibo
Reposición
Global
Vale
La CF paga a proveedores
N/AManual de usuario del módulo para la gestión, ejercicio y comprobación de recursos
financieros
La CF recibe los recursos de las cuentas de URE’s y procede
a elaborar transferencia bancaria correspondiente.
N/A
Comprueba
conforme a tipo de
solicitud
Envía respaldo de
pagos
La Coordinación de Finanzas (CF) es la encargada de capturar
los proyectos en el Sistema de Gestión Financiera (SGF).
Vale N/A
Si los documentos son aprobados la CF realiza la petición de
recursos a la Dirección de Finanzas.
N/A
Recibe expediente
original y revisa
SiPaga a proveedores
1
Se podrá utilizar para las adquisiciones de bienes y servicios, que de conformidad
a la normatividad aplicable, no requieran la formalización de la adquisición
mediante la orden de compra o servicios; así como para el pago de los servicios
básicos, como son: energía eléctrica (CFE), teléfono, además de aquellos en los
que se hayan convenido pagos periódicos, como honorarios, arrendamientos,
entre otros.
Se deberá registrar el código y nombre de la persona responsable del gasto.
Se deberá registrar el RFC y nombre del proveedor o prestador del servicio.
En esta solicitud se podrán registrar dos o mas facturas ó documentos siempre y
cuando correspondan a un solo proveedor.
El cheque o transferencia se emitirá nominativo y para abono en cuenta del
beneficiario.
Se deberá contar con los documentos originales comprobatorios (facturas y
recibos).
Se utilizara para rembolsar el importe de aquellos gastos que hayan pagado
directamente los funcionarios o empleados, siempre y cuando estos
cumplan con lo establecido en la normatividad universitaria y los requisitos
fiscales (facturas o comprobantes menores a $2000.00, con excepción de
los gastos que hayan sido cubiertos con tarjeta de crédito o débito).
El cheque o transferencia se emitirá a nombre del funcionario o empleado
que haya cubierto los gastos.
Se deberá contar con los documentos originales comprobatorios (facturas,
recibos, voucher – cuando aplique-).
Se utilizará para obras o equipamiento (se utiliza cuando se requieren dar
anticipos).
Se utilizara para viáticos o gastos por comprobar.
Se debera registrar el codigo y nombre de la persona responsable de la
comprobación del gasto.
El cheque o transferencia se emitira a nombre del funcionario o empleado
responsable del gasto
En caso que se requiera emitir el cheque a nombre de un tercero (alumnos e
invitador), debera describirse el nombre en el campo de beneficiario.
Se debera elaborar un cheque por el total del vale.
Los comprobantes del gasto deberan cumplir con lo establecido en la
normatividad universitaria y los requisitos fiscales (facturas o comprobantes
menores a $2,000.00, con excepción de viáticos y los gastos que hayan sido
cubiertos con tarjeta de crédito o débito).
Contratación con recursos auto-generados
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REGISTRO
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
COORDINACIÓN DE FINANZAS
COORDINACIÓN DE
PERSONAL
UNIDADES RESPONSABLES
DEL GASTO
Verifica en SIIAU
sistema de finanzas si
es apto para
contratación
Recibe
confirmación de
autorización de
contrato, vía
electrónica
F-EC-15
N/A
N/A
N/A
N/A
Si el tramite sí esta completo, la Coordinación de Personal
elabora solicitud en sistema RH, imprimey recaba firmas de
las autoridades del centro.
N/A
N/A
N/A
Si es apto:
La Coordinación de Finanzas verifica el origen de los
recursos con los que se cubrirá el contrato y si el pago
el viable.
Una vez hecho lo anterior la Coordinación de Personal
digitaliza el contrato y archiva la copia.
La URG confirman el pago, por correo electrónico, a las
Coordinaciones de Personal y Finanzas.
La Coordinación de Finanzas recibe nómina y paga al
contratado.
N/A
Si el tramite no esta completo, se regresa a la URG para
que lo complete.
La Coordinación de Personal recibe contrato de la
Coordinación General de Recursos Humanos y entrega
original al interesado.
N/A
La URG y la Coordinación de Finanzas reciben la
confirmación de autorización de contrato vía electrónica.
Solicita al candidato
documentos
indispensables
Recibe contrato,
recaba firmas y
regresa a la CGRH
N/A
La Coordinación de Personal verifica en SIIAU (sistema de
finanzas) si es apto para la contratación.
N/A
N/A
N/A
Recibe notificación del
costo de la nómina
para su afectación en
acumulados de la
Dirección de Finanzas
Elabora solicitud en
RH y recaba firmas
de autoridades del
Centro
La Unidad Responsable del Gasto (URG) propone al
candidato llenado el formato según corresponda y verifica
con la Coordinación de Personal si es apto para ser
contratado.
N/A
N/A
No es apto:
Se pide a la URG que proponga un nuevo candidato.
La Coordinación de Personal recibe contrato, recaba firmas
de autoridades del centro y regresa a la Coordinación
General de Recursos Humanos.
Si
N/A
La CP recibe solicitud y verifica el cumplimiento de los
requisitos.
N/A
Digitaliza y archiva la
copia
F-EC-21
Si es viable:
La URG solicita al candidato los documentos
indispensables de acuerdo a los lineamientos
establecidos.
N/A
N/A
Recibe contrato de la
CGRH y entrega
original al interesado
Si el contrato es aprobado por la CGRH, la Coordinación
de Personal envía correo a la URG y a la Coordinación de
Finanzas para continuar con el proceso.
N/A
Si no es viable:
La CF rechaza el tramite la URG
N/A
Confirma pago por
correo electronico
N/A
Regresa tramite
Recibe confirmación
de autorización de
contrato, vía
electrónica
N/A
N/A
N/A
Solicitud de
contratos civiles /
honorarios o de
contrato laboral
La Coordinación de Finanzas recibe notificación del costo
de la nómina para su afectación en acumulados por parte
de la Dirección de Finanzas.
Recibe nómina y paga
al contratado
N/A
N/A
La URG envía los documentos a la Coordinación de
Personal.
Recibe solicitud y
verifica cumplimiento
de requisitos
¿Trámite
completo?
Verifica origen de
los recursos para el
pago
No
N/A
Envía correo a URG
y CF
Propone candidato
y verifica con la CP
si es apto para
contratar
No¿Es apto?
Si Si No¿Es
viable?
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
Honorarios (Recursos No Asimilables a Salarios)
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REGISTROS
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
SECRETARIA
ADMINISTRATIVA
COORDINACIÓN DE
FINANZAS
UNIDADES
RESPONSABLES DE
GASTO.
SiSe recaba el recibo de honorarios del candidato y se
manda a verificar a la coordinación de finanzas.
N/A
Recaba recibo de
honorarios
N/A
Las unidades responsables de gasto solicitan el servicio
de tallerista, profesor, etc.
Registra
contablemente
según guía y
elabora
transferencia
Se selecciona el proveedor de servicios de consultoría o
entrenamiento de acuerdo con los criterios establecidos.
No
N/A
La coordinación de finanzas verifica si el recibo cumple
los requisitos especificados, si no es así rechaza
Solicitud de servicios de
contratos civiles/honorarios
F-EC-15
Recurso
Ordinario
SiRecibe Servicio
Selección de
Proveedores
N/A
Si el pago se procede con el servicio de lo contrario es
considerado Recurso No ordinario.
Verifica
N/A
Solicitud de
Servicio
Si el recibo de honorarios cumple con los requisitos, se
elabora transferencia y se registra contablemente en
sistemas (SGF y AFIN)
N/A
N/A
Las Unidades responsables de gasto reciben
comprobante de operación e informan al beneficiario
sobre su pago. Y empieza el proceso de comprobación
Avisa al
beneficiario
N/A
Criterios para la selección de
proveedores (Honorarios/
Profesores)
N/A
Seleccionar
Proveedor
N/A
N/A
Se recibe el servicio solicitado por parte del candidato
No Ordinario
1
No
( Conexión con Unidades responsables de Gasto con el
mapeo general ).
N/A
Comprobante de
operación
Manual de Usuario del
modulo de Gestión,
Ejercicio y Comprobación
de Recursos Financieros
Honorarios (Recursos Asimilables a Salarios)
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DOCUMENTOS
REGISTROS
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
COORDINACIÓN DE
FINANZAS
COORDINACIÓN DE
PERSONAL
UNIDADES RESPONSABLES
DE GASTO
Elaborar comprobación por proyecto y enviar a la coordinación de finanzas.
N/A Si
Asimilable
Recaban y verifican los documentos comprobatorios. Envía el contrato a la Coordinación General de Recursos Humanos para que sea autorizado el pago.
La coordinación de personal recibe la solicitud de elaboración de contrato
Se solicita el recurso a la coordinación de finanzas y la elaboración de contrato a la coordinación de personal.
La URE es notificada para que realice el pago Solicitar requisitos al
candidato
Recabar Firmas
Solicita los requisitos al candidato
Enviar formato a la dirección de finanzas y capturar el deposito para que se elabore la nomina y se le envié a la Unidad Responsable del Gasto que se hará cargo del pago.
Comprobante de operación
Se revisa el aceptado. Si no es aceptado, entonces se solicitan los requisitos nuevamente.
N/A
Se aplica una encuesta de evaluación, ya sea profesor, tallerista o ponente.
N/A
Si es aceptado, entonces la coordinación de personal recibe el contrato y recaba las firmas del Rector, el Secretario Administrativo y el candidato
Se analiza si el pago es asimilable o no y se continua con el procedimiento correspondiente. Encuesta de evaluación de profesor, encuesta de evaluación de tallerista, encuesta de evaluación de ponente. N/A Es notificada para que
se realice el pago N/A N/A Elaborar solicitud de contrato y enviar a CGRH
Las Unidades Responsables de Gasto entregan el cheque al beneficiario.
SI es asimilable, entonces la Coordinación de Finanzas envía la solicitud de requisición de maquila a las Unidades Responsables de Gasto.
Realizar Pago
N/A
N/A Elabora la solicitud de contrato en sistema RH.
N/A N/A
Comprobaciones
Enviar recibos de honorarios para que la dependencia realice el pago.
N/A ¿Aceptado?
N/A
Enviar recibo de honorarios para pago
( Conexión con Unidades responsables de Gasto con el mapeo general ).
N/A
Envía autorización de pago a la URE y entrega copia del contrato al candidato.
Depositan en la Dirección de Finanzas Recibir y enviar
autorización de pago
La Coordinación de Finanzas solicita el recurso a la Dirección de Finanzas
Solicitar el recurso a la dirección de finanzas
La URE realiza el pago. Recibir elaboración de contrato Enviar a CGRH No Integración de la comprobación N/A
Registra contablemente según guía y elabora el cheque, póliza y envía a Secretaria Administrativa para su autorización y firma N/A N/A N/A N/A N/A Aplicar encuesta Enviar formatos y capturar depósitos Avisa al beneficiario Solicitar elaboración de contrato y recurso, con los requisitos de los
candidatos Recabar y verificar documentos comprobatorios Depositar en la dirección de finanzas
Hace registro contable, elabora transferencia Si No Elaborar comprobación y enviar a finanzas 1 N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A Evaluación de profesor Evaluación de Tallerista Evaluación de Ponente Si Solicitud de servicios de contratos civiles/honorarios F-EC-15 Integración de la comprobación de recursos N/A N/A N/A N/A N/A
Compras (materiales)
Se utilizara para todas las adquisiciones de bienes y servicios.
El cheque o transferencia se emitirá nominativo y para abono en cuenta del
beneficiario.
En los casos en que la orden de compra sea menor a 6 veces del salario mínimo
mensuales (salario mínimo general vigente en la zona metropolitana de la Ciudad
de Guadalajara, Jalisco) se podrá utilizar el formato que estará a disposición en el
mismo módulo, cuando de conformidad a la normatividad, no se requiera la
formalización de la adquisición mediante la orden de compra o servicio, no será
requisito en el módulo para dar continuidad a dicha solicitud.
En esta solicitud, se podrá adjuntar archivo que proporcione mayores datos de lo
solicitado, y permita al comprador realizar el seguimiento de la compra de bienes o
servicios con las características adecuadas de lo requerido (campo opcional).
Nota: Para aquellas adquisiciones menores a 6 veces del salario mínimo mensual la
Orden de Compra o de Servicios, se podrá sustituir por la Solicitud de Compra
debidamente autorizada.
Materiales, Equipo o Servicio
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REGISTROS
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
USUARIO
UNIDAD
RESPONSABLES DEL
GATO
SERVICIOS
GENERALES
(SUMINISTROS/
ALMACEN)
N/A F-EC-12El usuario deberá solicitar la autorización con el responsable de la URE recabando la firma en el formato correspondiente.
Generan solicitud de requisición en SGF Sistema de Gestión Financiera
Verifica si la compra es mayor de 6 salarios mínimos y no es inventariable si es menor se procede de lo contrario suministros la rechaza y se regresa a la URE.
Mayor de 6 y menor de 100 S.M.M. Mayor de 100 y menor de 200 S.M.M. Mayor de 200 y menor de 1000 S.M.M. Mayor de 1000 y menor de 2000 S.M.M. Mayor de 2000 S.M.M.
Si la solicitud es autorizada se genera la Requisición. Solicita la autorización con el responsable de la URE Si N/A No Formato de Requisición
Formato que se genera en el SGF
Formato de Solicitud de servicio para mobiliario y/o
equipo Si autoriza la solicitud de genera la Requisición N/A Mayor de 6 SMZMG y no es inventariable N/A Realiza compra directa
El usuario deberá capturar en el SGF una solicitud de artículos especificando claramente las características de lo que se desea comprar, la cual podrá ser enviada a la Unidad de Suministros para su cotización o bien a la URE para autorización de compra.
NOTA:en dado caso de un servicio se hace este mismo procedimiento y se llenar el formato de Solicitud de servicio para mobiliario y/o equipo.
Criterios de Selección y Evaluación de Proveedores de Suministros IT-EC-06 N/A 1
Si la Compra es de 0 hasta 6 salarios mínimos de la zona metropolitana de la ciudad de Guadalajara y no es inventariable, se realiza compra
directa.
( Conexión con Unidades responsables de Gasto con el mapeo general ). Mas de 6 - 100 Mas de 100-200 Mas de 200-1000 Mas de 2000 N/A F-GR-14 Sistema de Gestión Financiera N/A
Materiales, Equipo o Servicio (Mayor de 6 y menor de 100 S.M.M.)
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REGISTROS
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
UNIDAD RESPONSABLE
DEL GASTO
SERVICIOS GENERALES
(SUMINISTROS/ALMACEN)
N/ALas Unidades Responsables de Gasto reciben la orden de compra firmada.
Evalúa al proveedor
La unidad de Suministros recibe la requisición y elabora la Orden de Compra de acuerdo a los criterios de selección y evaluación de proveedores de suministros.
Orden de Compra Formato que se genera
en el SGF
Criterios para la selección y evaluación de proveedores de
suministros IT-EC-06
N/A
Recibe requisición N/A
Adjudicación Directa
Procede a generar cuadro comparativo y si el monto es mayor de 6 y hasta 50 S.M.G de Z.M.G., entonces la compra se hace por adjudicación directa de acuerdo con el Reglamento de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios de la Universidad de Guadalajara y los Criterios de Selección y Evaluación de Proveedores.
Elabora Orden de Compra
Elabora la orden de compra. Se exceptúa la elaboración de orden de compra para la posta pecuaria, el servicio y mantenimiento de los vehículos y la impresión de la Gaceta del CUSUR. En el caso de la compra de libros y material didáctico la orden será posterior a la fecha de compra (factura).
Selecciona Proveedor La Unidad de Suministros selecciona al proveedor.
Selección de Proveedor Formato que se genera en el
SGF
Selección de proveedor de alto y medio impacto F-EC-20 Orden de Compra Autorizada N/A ¿Inventariable? Si
Elabora Resguardo Si es inventariable entonces se elabora resguardo al beneficiario y entrega en especie. N/A
Elabora nota de debito y envía a CGP y CGA
Se elabora nota de debito y se envía a la Coordinación General de Patrimonio y a la Coordinación General Administrativa para que sea sellada.
Nota de Debito Formato que se genera en
SIIAU
Recibe copia sellada de nota de debito
Recibe copia sellada de Nota de Débito y archiva.
Recibe orden compra firmada
Nota de Debito sellada
Orden de compra firmada N/A
F-EC-14
1
( Conexión con Unidades Responsables de Gasto en el Mapeo General ).Evaluación de Desempeño de Proveedores de Alto y
Medio Impacto Formato que se genera en
el SGF
F-EC-13
Criterios para la selección y evaluación de proveedores de suministros IT-EC-06 Orden de Compra F-EC-26 N/A Un vez que autorizo la
requisición, envía a compras
La URE una vez que autoriza la solicitud de requisición por parte del usuario, la envía a la unidad de suministros para que proceda a su compra, via SGF.
Suministros, recibe y revisa los productos comprados y el documento del proveedor (factura, nota de remisión, etc) contra la orden de compra, si está de acuerdo con lo solicitado, registra las entradas, si no, se toman las acciones necesarias: Aceptación, Rechazo o Aceptación Bajo Concesión.
La unidad de Suministros firma y recaba las firmas de Rectoría y de Secretaría Administrativa, y envía la orden de compra original a las dependencias para tramitar el pago y se efectúe la compra.
Recibe y registra entradas del producto
adquirido Recaba firmas, envía a dependencias y elabora
compra
Almacén registra la entrada y salida del
producto
Almacén registra las entradas, si no, se lo reporta a la Unidad de Suministros para que se tomen las acciones necesarias . Se imprime la entrada, se entrega a la Unidad de Suministros para su expediente y se anexa a la orden de compra.
Entrega a la URE Entrega a la URE para proceder con el pago al proveedor.
N/A N/A N/A Entrada de producto al almacen N/A N/A Nota de Debito Formato que se genera en
SIIAU
Materiales, Equipo o Servicio (Mayor de 100 y menor de 200 S.M.M.)
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REGISTROS
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
UNIDAD RESPONSABLES DEL
GATO
SERVICIOS GENERALES
(SUMINISTROS/ALMACEN)
N/A
No
( Conexión con Unidades Responsables de Gasto en el Mapeo General ). Elabora Orden de
Compra
Entrada de Producto
Nota de Debito sellada
N/A Se elabora nota de debito y se envía a la Coordinación General de Patrimonio y a la Coordinación
General Administrativa para que sea sellada.
N/A
Si
Orden de Compra Formato que se genera
en el SGF
¿Inventariable?
Selección de Proveedor y Cuadro Comparativo
N/A
Identifica si la entrada es inventariable o no y se sigue con el procedimiento correspondiente., si no es inventariable Suministros entrega a la dependencia en especie.
Orden de compra firmada Si el monto es mayor de 100 y menor de 200 S.M.G de Z.M.G., entonces la compra se hace por
invitación de acuerdo con el Reglamento de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios de la Universidad de Guadalajara
Elabora nota de debito y envía a CGP y CGA
Elabora la orden de compra. Se exceptúa la elaboración de orden de compra para la posta pecuaria, el servicio y mantenimiento de los vehículos y la impresión de la Gaceta del CUSUR. En el caso de la compra de libros y material didáctico la orden será posterior a la fecha de compra (factura).
Se elabora la salida del almacén y se entregá a la dependencia solicitante. Recaba firmas, envía a
dependencias y elabora compra Orden de Compra Autorizada Entrada de Producto al Almacén Nota de Debito Formato que se genera en
el SGF
1
Recibe copia sellada de Nota de Débito, archiva y envia a las URES
F-EC-18
Recibe orden compra firmada
N/A Si es inventariable entonces se elabora resguardo al beneficiario y entrega en especie a la
dependencia.
N/A
Almacén registra las entradas, si no, se lo reporta a la Unidad de Suministros para que se tomen las acciones necesarias . Se imprime la entrada, se entrega a la Unidad de Suministros para su expediente y se anexa a la orden de compra.
N/A
Evaluación de Desempeño de Proveedores de Alto y
Medio Impacto Recibe copia sellada de
nota de debito
F-EC-13 Evalúa al proveedor
Selección de proveedor de alto y medio impacto
F-EC-20
La unidad de Suministros firma y recaba las firmas de Rectoría y de Secretaría Administrativa, y envía la orden de compra original a las dependencias para tramitar el pago y efectúa la compra.
Salida de Producto al Almacén Elabora salida de
Almacen
Suministros, recibe y revisa los productos comprados y el documento del proveedor (factura, nota de remisión, etc) contra la orden de compra, si está de acuerdo con lo solicitado, registra las entradas, si no, se toman las acciones necesarias: Aceptación, Rechazo o Aceptación Bajo Concesión.
Elabora Resguardo
N/A La unidad de suministros genera Cuadro comparativo que se presenta al Comité de Compras,
el cual selecciona la cotización mas adecuada.
Las Unidades Responsables de Gasto reciben la orden de compra firmada. Recibe y registra
entradas del producto adquirido
Unidad de Suministros realiza la Evaluación de Proveedores Entra al Almacén virtual
Solicitud de Cotización Formato que se genera en
el SGF Invitación Cuadro Comparativo Entrega a la dependencia en especie Orden de Compra F-EC-26 N/A N/A Nota de Debito Formato que se genera en
Materiales, Equipo o Servicio (Mayor de 200 y menor de 1000 S.M.M.)
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REGISTROS
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
COMITÉ DE
COMPRAS
UNIDAD RESPONSABLES
DEL GATO
SERVICIOS GENERALES
(SUMINISTROS/ALMACEN)
N/A Póliza de cheque Formato que se genera enel SGF Entrada de Producto Si la compra es un vehículo se nos vinculamos a su mapeo de lo contrario se
procede como indica.
N/A Recaba y verifica
documentos comprobatorios
F-EC-13 La Unidad de Suministros firma y recaba las firmas de Rectoría y de Secretaría
Administrativa, y envía la orden de compra original a las dependencias para tramitar el pago y efectúa la compra.
Registra contablemente y
elabora cheque
La URE entrega el cheque firmado al beneficiario o proveedor
Suministros, recibe y revisa los productos comprados y el documento del proveedor (factura, nota de remisión, etc.) contra la orden de compra, si está de acuerdo con lo solicitado, registra las entradas, si no, se toman las acciones necesarias: Aceptación, Rechazo o Aceptación Bajo Concesión. Y Almacén genera entrada y salida de los mismos, entregando a la dependencia solicitante.
N/A F-EC-20
Registra y elabora el cheque, póliza según guía y envía a Secretaria Administrativa para su autorización y firma.
La Unidad Responsable de Gasto reciben la orden de compra firmada.
Elabora Resguardo
Nota de Debito Formato que se genera en
SIIAU
F-EC-14 N/A
Orden de compra firmada
Entrega cheque
Se elabora nota de debito y se envía a la Coordinación General de Patrimonio y a la Coordinación General Administrativa para que sea sellada.
La Unidad Responsable de Gasto recaba y verifica los documentos comprobatorios.
Unidad de Suministros realiza la Evaluación de Proveedores Recibe copia sellada
de nota de debito
Orden de Compra Formato que se genera
en el SGF
( Conexión con Unidades Responsables de Gasto en el Mapeo General ).
Elabora la orden de compra. Se exceptúa la elaboración de orden de compra para la posta pecuaria, el servicio y mantenimiento de los vehículos y la impresión de la Gaceta del CUSUR. En el caso de la compra de libros y material didáctico la orden será posterior a la fecha de compra (factura).
F-EC-18
N/A Solicitud de Cotización
Formato que se genera en el SGF
Poliza de cheque firmada Orden de Compra
Autorizada
Recibe y registra entradas del producto
adquirido
Evalúa al proveedor
N/A Elabora nota de debito
y envía a CGP y CGA
Si es inventariable entonces se elabora resguardo al beneficiario y entrega en especie a la dependencia.
Si el monto es mayor de 200 y menor de 1000 S.M.G de Z.M.G., entonces la compra se hace por concurso de acuerdo con el Reglamento de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios de la Universidad de Guadalajara Formato de resguardo de mobiliario y equipo N/A Concurso Evaluación de Desempeño de Proveedores de Alto y Medio Impacto Nota de Debito sellada Recibe orden compra
firmada
1
Recaba firmas, envía a dependencias y elabora compra
Recibe copia sellada de Nota de Débito y archiva. Elabora Orden de
Compra
Selección de Proveedor de alto y medio impacto (Cuadro Comparativo) Formato que se genera en el
SGF Vehiculo Si No N/A N/A Mapeo Vehiculo
La unidad de Suministros genera cuadro comparativo, que se presentara en el Comité de Compras. Cuadro Comparativo No Si Obra Civil Mapeo Obra
Civil Si la compra es obra civil ver el mapeo de lo contrario se procede como se indica N/A N/A
Selecciona la
cotización El comité de compras selecciona la cotización mas adecuada. N/A N/A
F-EC-26
Inventariable? No
Si
Si la compra no es inventariable se entrega directamente en especie a la dependencia. Entrega a la dependencia en especie N/A Integración de la comprobación de recursos Integración de la comprobación Resguardo de mobiliario y equipo
Materiales, Equipo o Servicio (Mayor de 2000 S.M.M.)
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REGISTROS
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
UNIDAD RESPONSABLES
DEL GATO
SERVICIOS GENERALES
(SUMINISTROS/ALMACEN)
N/A Recibe y registraentradas del producto adquirido Elabora Orden de Compra N/A Orden de Compra Autorizada Acta de Aprobación Si N/A N/A Comité de General de Compras UDG Mapeo Obra Civil
El Comité General de Compras recibe una soicitud de la compra u obra requerida.. Selecciona al proveedor y realiza la Compra o Contrato de Obra según sea el caso.
No
Si el monto es mayor a 2000 S.M.G., entonces la compra se hace por Licitación. Se envia a la Coordinación General Administrativa la petición de compra u obra.
Licitación
Suministros, recibe y revisa los productos comprados y el documento del proveedor (factura, nota de remisión, etc) contra la orden de compra, si está de acuerdo con lo solicitado, registra las entradas, si no, se toman las acciones necesarias: Aceptación, Rechazo o Aceptación Bajo Concesión.
Si la compra es obra civil ver el mapeo de lo contrario se procede como se indica
Elabora la orden de compra. Se exceptúa la elaboración de orden de compra para la posta pecuaria, el servicio y mantenimiento de los vehículos y la impresión de la Gaceta del CUSUR. En el caso de la compra de libros y material didáctico la orden será posterior a la fecha de compra (factura).
La Unidad de Suministros firma y recaba las firmas de Rectoría y de Secretaría Administrativa, y envía la orden de compra original a las dependencias para tramitar el pago y efectúa la compra.
Obra Civil
Entrada de Producto Recaba firmas, envía a
dependencias y elabora compra
N/A N/A N/A
La Unidad Responsable de Gasto reciben la orden de compra firmada.
Si es inventariable entonces se elabora resguardo al beneficiario y entrega en especie a la dependencia.
N/A No
Poliza de cheque firmada
Si
Unidad de Suministros realiza la Evaluación de Proveedores
N/A
Póliza de cheque Formato que se genera en
el SGF
F-EC-14
La URE entrega el cheque firmado al beneficiario o proveedor
Elabora Resguardo
Evaluación de Desempeño de Proveedores de Alto y
Medio Impacto Entrega cheque
Recibe copia sellada de Nota de Débito y archiva.
( Conexión con Unidades Responsables de Gasto en el Mapeo General ).
N/A
N/A
Si la compra no es inventariable se entrega directamente en especie a la dependencia.
Recibe copia sellada de nota de debito Elabora nota de debito
y envía a CGP y CGA
1
Recibe orden compra firmada N/A Recaba y verifica documentos comprobatorios Evalúa al proveedor Inventariable? Registra contablemente y elabora cheque
La Unidad Responsable de Gasto recaba y verifica los documentos comprobatorios.
Nota de Debito sellada Orden de compra firmada
N/A
Nota de Debito Formato que se genera en
SIIAU
F-EC-13 Se elabora nota de debito y se envía a la Coordinación General de Patrimonio y a la Coordinación General
Administrativa para que sea sellada.
Registra y elabora el cheque, póliza según guía y envía a Secretaria Administrativa para su autorización y firma.
F-EC-26 Orden de Compra
Formato que se genera en el SGF Integración de la comprobación de recursos Integración de la comprobación Formato de resguardo de mobiliario y equipo Resguardo de mobiliario y equipo
Vehículo
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REGISTROS
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
COORDINACIÓN
GENERAL
ADMINISTRATIVA
RECTORIA
UNIDAD RESPOSABLES
DEL GATO
Si se aprueba la Coordinación General Administrativa, emite aprobación y realiza compra.
N/A Envía cheque al proveedor para pagar N/A Registra contablemente y elabora cheque N/A
La Coordinación de Servicio Generales recibe el vehículo de la ciudad de Guadalajara.
N/A Abrobada
La URE solicita autorización a Rectoría del Centro
Servicios Generales recibe vehículo
La URE recaba la factura, revisa y hace la comprobación. Solicita
autorizacion
Si no se aprueba el tramite se cancela y se avisa ala URE
Recibe aprobación y solicita recurso a la Coordinación de Finanzas N/A N/A Emite aprobación e inicia compra N/A N/A Elabora resguardo N/A La Rectoría del Centro solicita la aprobación de forma verbal o
escrita ala Rectoría General
Recibe la factura, revisa.
La URE registra contablemente según guía y elabora el cheque, y lo manda a firmar por la Secretaría Administrativa
N/A
La URE elabora el respectivo resguardo.
N/A Recibe recurso
para la compra del vehiculo
N/A
La URE envía cheque al proveedor para pagar. No
La URE recibe el recursos para la compra del vehiculo.
La URE recibe aprobación y solicita el recursos a la Coordinación de Finanzas con formato de solicitud de recursos de ingresos propios. Solicita aprobación a Rectoría General Si Cancela y avisa a la URE 1 Elabora nota de debito y envía a CGP y CGA
Se elabora nota de debito y se envía a la Coordinación General de Patrimonio y a la Coordinación General Administrativa para que sea sellada.
N/A Recibe copia sellada de Nota de Débito y archiva. Nota de Debito sellada
Recibe copia sellada de nota de debito Nota de Debito Formato que se genera en SIIAU Formato de resguardo de mobiliario y equipo
( Conexión con Unidades Responsables de Gasto en el Mapeo General ). Resguardo de mobiliario y equipo F-EC-14 Póliza de cheque Formato que se genera en el SGF Poliza de cheque firmada Integración de la comprobación de recursos Integración de la comprobación
N/A Modulo de gestión de solicitudes
Obra Civil
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DOCUMENTOS
REGISTROS
DESCRIPCIÓN
COORDINACIÓN DE
FINANZAS
COORDINACION DE
SERVICIOS GENERALES
SECRETARIA
ADMINISTRATIVA
Una vez recibida el acta de fallo y adjudicación, la URE
envía la documentación necesaria para la elaboración del
contrato de la obra al Abogado General.
Inicia proceso de
construcción de la
obra
Recibe contrato,
recaba firmas y
factura de anticipo
N/A
El Área de Obras y Proyectos recibe las estimaciones de la
obra que sean necesarias a lo largo de la construcción, son
revisadas y aprobadas según los avances.
Elabora
transferencia
bancaria
N/A
Realiza
procedimiento de
adjudicación
La Coordinación de Servicios Generales realiza el
procedimiento de adjudicación, ya sea Licitación publica,
concurso, invitación adjudicación directa
Recibe y revisa
estimaciones
Envía
documentación al
abogado General
El Comité de Compras recibe dictamen, lo analiza y da el
fallo de adjudicación de obra y entrega a la URE.
El CC recibe
dictamen para dar
fallo
La Coordinación de Finanzas elabora transferencia bancaria
del anticipo y avisa al beneficiario a través del representante
legal del contratista.
A través del Área de Obras y Proyectos, se recibe el contrato
para su reguardo y se solicitan las fianzas y la factura de
anticipo, como cumplimiento y se envía a la Coordinación de
Finanzas para la elaboración del cheque
Recibe información
de transferencia
Autoriza
estimaciones de la
obra
Genera
transferencias de
las estimaciones
La Coordinación de Servicios Generales es informada por
Finanzas de la transferencia.
Una vez recibida la información realiza acta de inicio, abre
bitácora, entrega lugar de los trabajos al contratista y se inicia
el proceso de construcción de la obra.
1
Se envía oficio con ficha técnica a la dirección de Patrimonio
para que la obra sea dad de alta en catastro.
Emite dictamen
técnico
Después emite un dictamen técnico en el cual se sugiere al
Comité de Compras y Adquisiciones, a la persona física o
moral que se adjudique el contrato.
Autoriza la estimación de obra ya revisada por Obras y
Proyectos de la Coordinación de Servicios Generales, para
realizar procedimiento de pago.
Genera las trasnferencias de acuerdo al numero de las
estimaciones que se requieran a los largo de la obra.
Revisa ultima
estimación, elabora
finiquito y acta de
recepción
Una vez terminada la obra, se recibe físicamente, se revisa la
ultima estimación, se elabora el acta de finiquito y el acta de
entrega recepción de la obra.
Autoriza ultima
estimación y recibe
obra terminada
Autoriza la ultima estimación, y recibe la entrega física de la
obra por la Coordinación de Servicios Generales.
Emite última
transferencia de
finiquito y entrega al
beneficiario
Se emite la última transferencia de la ultima estimación y se
avisa al beneficiario.
Se envía oficio a la
Dirección de
Patrimonio.
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
Viáticos
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USUARIO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
REGISTROS
DOCUMENTOS
RECTORÍA /
COORDINACIÓN
DE FINANZAS
UNIDADES
RESPONSABLES DE
GASTO
No Formato de Solicitud de viáticos y/o en su caso Formato deAutorización para uso de transporte aéreo
Recursos disponibles
Si no existen recursos disponibles para viáticos, o no cumple con los requisitos establecidos, se rechaza la solicitud al usuario.
Si existen recursos disponibles para viáticos, entonces la Unidad Responsable del Gasto enviara la solicitud a Rectoría para su autorización.
N/A N/A
N/A La Unidad Responsable del Gasto recibe la solicitud por
parte del interesado y verifica que existan recursos disponibles para viáticos conforme a lo programado en los proyectos y firmar el documento.
Si no existen recursos disponibles para viáticos, o no cumple con los requisitos establecidos se rechaza la solicitud del usuario.
Rechaza Autoriza Elabora transferencia al solicitante N/A Si N/A F-EC-03 Circular N° 1 (Lineamientos para la asignación de viáticos) Elabora Solicitud de Viáticos
El usuario elabora la solicitud de viáticos (alimentos, hospedaje, casetas, y/o en su caso transporte aéreo) y la envía a la URE para solicitar autorización.
Nota: al requerir transporte aéreo, será necesario realizar la Solicitud de Viáticos F-EC-03
La Coordinación de Finanzas elabora trasnferencia y envía a Secretaria Administrativa para su autorización y firma.
N/A
N/A La URE recaba y verifica los documentos
comprobatorios
Comprobante de operación
Documentos Comprobatorios
La URE revisa el monto total de las facturas que ampare el cheque entregado (verifica que correspondan al monto del cheque).
La URE recibe el comprobante de la operación de la transferencia y avisa al beneficiario
Recibe comprobante de operación de transferencia Recaba y verifica documentos comprobatorios Ejerce el dinero
solicitado para los viáticos
Una vez recibido el cheque, el usuario cambia el cheque y ejerce el dinero que solicito para los viaticos.
N/A N/A Realiza informe de actividades y comprobación de recursos y entrega a la URE
El usuario ya que ejerció el dinero, realiza el informe de las actividades que realizo, así como la comprobación de los viáticos y entrega a la URE.
Formato de Informe de Actividades Formato de Comprobación de viáticos F-EC-27 F-EC-28 F-EC-02 N/A Verifica facturas Si No Reintegra Integración de la comprobación de recursos
Si el monto de los solicitado NO fue cubierto en su totalidad, el usuario deberá reintegrar el dinero y depositarlo a la cuenta bancaria que la URE le indique.
Ficha de
deposito N/A
1
N/A N/A
